Die 6 besten Enterprise-Content-Management-Systeme

Wenn du folgendes Szenario kennst, solltest du dringend darüber nachdenken, ein ECM-System in deinem Unternehmen zu installieren – falls es noch nicht geschehen ist: Mitarbeiter*in A erstellt eine Excel-Tabelle mit wichtigen Informationen zu einem Kundenprojekt. Speichername: „Infos_Kunde A“. Mitarbeiter*in B benötigt Informationen zu ebendiesem Kund*innen und geht im digitalen Netzwerk deines Unternehmens auf die Suche. Die Zeit verstreicht. Irgendwann findet Mitarbeiter*in B die Datei von Mitarbeiter*in A. Die Tabelle wird ergänzt und als „Info_Kunde A_bearbeitet“ abgespeichert. Nun multipliziere diese wenigen Arbeitsschritte mit der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen, internen Dateien und Informationen im Umlauf sowie deiner Kund*innen. Ruckzuck kommt da ein ganzes Chaos zusammen, obwohl du möglicherweise dachtest, dass es direkt organisiert wäre, alles digital abzulegen – auch die analogen Dokumente. So einfach ist es leider nicht!

Mit einem ECM-System hebst du das Ganze noch auf ein höheres Level. Wie genau ein solches System funktioniert, was der Unterschied zwischen ECM und DCM ist und welche Funktionen ein ECM-System bietet, verraten wir dir in diesem Artikel. On top erhältst du einen Überblick über die 6 besten ECM-Systeme.

Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Wir starten den Fragenkatalog mit der grundlegendsten Frage: Was ist ECM eigentlich? Unter Enterprise-Content-Management (ECM) verstehst du verschiedene Methoden, Dokumente zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Der Content kann aus Personalakten, Rechnungen, Kundenunterlagen oder auch analogen Dokumenten bestehen. Dabei wird zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Content unterschieden. Doch jeder Inhalt kann Relevanz für dein Business haben, weshalb ein System Sinn ergibt. Von außen betrachtet wird ein ECM ein wesentlicher Part deiner Unternehmensstruktur. Dabei wird ein ECM-System nicht durch ein einzelnes Tool definiert, sondern entsteht aus dem Netzwerk mehrerer.

Was genau macht ein ECM-System und welche Funktionen kennt es?

Mithilfe einer ECM-Software kannst du eine Strategie aufbauen, die bestimmt, wie Dokumente grundsätzlich erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Teil dessen sind jedoch auch andere Softwares wie CMS oder DMS. Ein ECM-System gilt unternehmensweit, für jede Abteilung und jeden*jede Mitarbeiter*in. Dabei können die Workflows manuell festgehalten, aber auch automatisiert werden, um die Prozesse effizienter zu gestalten. Ein beispielhafter Ablauf innerhalb eines ECM-Systems könnte wie folgt aussehen:

1. Dokument wird erfasst (gescannt oder in digitaler Form übernommen).
2. Das Dokument wird den passenden Mitarbeiter*innen und Units zugeordnet, für die es relevant ist (z. B. Rechnungen nur für die Buchhaltung).
3. Dabei sorgt die ECM-Software dafür, dass es bei einer Datei bleibt und doppeltes Bearbeiten verhindert wird.
4. Das Dokument kann nun von jedem*jeder Berechtigten mittels Suchfeature gefunden werden – unabhängig vom Titel des Dokuments. Was zählt, ist der Inhalt.
5. Prozesse werden automatisiert, indem Arbeitsschritte wegfallen, die ein Dokument betreffen, aber vorher zeitfressend waren. Sämtliche Wege zwischen berechtigten Mitarbeiter*innen werden digital gegangen.
6. Das Dokument kann seinen Weg auch in externe Programme finden, da ein ECM-System nicht geschlossen ist. Gleichzeitig haben externe Nutzer*innen Zugriff auf das System. Das Dokument verlässt das System jedoch nicht, sondern erhält einen passwortgeschützten Link, der weitergeleitet werden kann.
7. Dem Dokument können eingangs Attribute zugeordnet werden, welche darüber entscheiden, wann es gelöscht oder dauerhaft archiviert werden soll.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS?

Von der Definition her könntest du meinen, dass ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) dem Dokumentenmanagement-System (DMS) ähnlich ist. Doch das Gegenteil ist der Fall. Während ein ECM-System unternehmensweit etabliert wird, um sämtliche Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu bearbeiten, zu archivieren sowie Workflows zu digitalisieren, ist ein DMS Teil dieses Systems. Ein DMS ist eine eigenständige Software, die sich um das Management von Dokumenten kümmert.

Was sind die Vorteile eines Enterprise-Content-Managements?

Warum du ein ECM-System in deinem Unternehmen einsetzen solltest? Ganz einfach aus folgenden Gründen:

• Arbeitszeit und Infrastruktur effizienter nutzen
• Leichter Zugriff auf relevante Dokumente
• Monetäre Ersparnis (vor allem mit Blick auf deine IT-Infrastruktur)
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente deines Unternehmens
• Strukturierte Ansammlung aller interner Dokumente
• Zugriff mittels passwortgeschützter Links für externe Partner*innen
• Vor jeder Bearbeitung ist ein Check-in erforderlich, was mehrfach versionierte Dokumente verhindert
• Beim Eingang eines Dokuments entscheidet das ECM-Tool automatisch anhand von Vorgaben, welcher Unit und welchen Mitarbeiter*innen es zugeordnet werden soll
• Die Suche erfolgt auf Basis des Inhaltes eines Dokuments, nicht auf Basis des Titels

Das sind die Top 6 ECM-Systeme auf OMR Reviews

Bevor wir dir die 6 besten ECM-Systeme zeigen, möchten wir eindrücklich darauf hinweisen, dass die Implementierung eines solchen Systems in einem Unternehmen eine große Sache ist. Während eine Buchhaltungssoftware fix herausgefiltert und im Unternehmen eingesetzt werden kann, ist die Wahl des richtigen ECM-Systems nur ein erster Schritt. Die tatsächliche Arbeit ist es, die ECM-Lösung inklusive Struktur zu installieren und das Onboarding zu organisieren. Nimm dir also genug Zeit.

Nun kannst du dich an Schritt eins machen und zunächst die richtige ECM-Software auswählen. Dazu haben wir dir die sechs Besten aufgelistet, die du u.a. auf OMR Reviews finden kannst:

• Storyblok
• Magnolia
• Contentful
• Contentstack
• SAP ECM
• ELO ECM Suite

1. Storyblok

Storyblok auf OMR Reviews

Storyblok ist ein Headless Content-Management-System, das viele ECM-Features aufweist. Dazu gehören Aktivitäten-Dashboards, Versionskontrolle, Volltextsuche, mobiler Zugriff oder auch das Workflow-Management. Große Namen wie Adidas, Oatly, Pizza Hut und Marley Spoon nutzen die Software von Storyblok bereits. Außerdem setzt das österreichische Unternehmen, das erst 2017 gegründet wurde, verstärkt auf Support.

Storyblok Kosten

Storyblok bietet seine Software in drei Größenordnungen und damit zu drei unterschiedlichen Preisen an. Die günstigste Version „Entry“ beginnt bei 90 Euro pro Monat für bis zu 5 Nutzer*innen. Umfassender wird es mit der „Teams“-Version für 411 Euro pro Monat und bis zu 10 Nutzer*innen. In beiden Fällen kostet jede*r weitere Nutzer*in 9 Euro pro Monat. Die „Enterprise“-Version schlägt mit 2.999 Euro zu Buche, umfasst aber auch sämtliche Funktionen.

Weitere Infos zu den Storyblok-Preisen sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Storyblok Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Storyblok-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

2. Magnolia

Magnolia auf OMR Reviews

Die Software mit dem wunderschönen Namen Magnolia ist eine Content-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht sämtliche Inhalte zu verwalten. Dabei bedient sich Magnolia der Fähigkeiten eines CMS basierend auf Headless-Architektur, eines Digital Asset Managements und anderer Bereiche wie E-Commerce und Digital Experience. Aufgrund dessen, dass Magnolia hinsichtlich Content-Managements so umfassend ist, kann es helfen ein ECM-System in deinem Unternehmen zu launchen.

Magnolia Kosten

Das auf OMR Reviews bestens bewertete Tool lässt sich in keine Preisschublade stecken. Daher kannst du auf der Website von Magnolia eine Demo anfordern und verhandelst anschließend die Bezahlung für das, was du brauchst.

Weitere Infos zu den Magnolia-Preisen sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Magnolia Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Magnolia-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

3. Contentful

Contentful auf OMR Reviews

Das Tool Contentful ist eine API-first Content-Management-Plattform und damit eine ideale Grundlage für ein ECM-System. Contentful wird nach eigenen Angaben von mehr als 2.200 Kund*innen weltweit genutzt. Das spricht dem Anbieter eine gewisse Erfahrung und gleichzeitig Expertise aus, wenn es um Content Management geht. Gleichzeitig ist das Handling der Software-Lösung vergleichsweise simpel, was es ideal für Unternehmen macht, die wenige IT-affine Menschen in den eigenen Reihen haben.

Contentful Kosten

Der Entwickler hinter Contentful bietet seine Software in drei unterschiedlichen Paketen an. Paket eins heißt „Community“, ist kostenlos und richtet sich an ITler*innen. Paket zwei heißt „Team“, umfasst alle Funktionen und kostet 489 US-Dollar im Monat. Paket drei hat den Namen „Enterprise“ und ist für diejenigen relevant, die auf der Suche nach einer Grundlage für ein ECM-System sind. Es ist auf dein Unternehmen skalierbar, weshalb du den Preis mit dem Contentful-Team absprechen musst.

Weitere Infos zu den Contentful-Preisen sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Contentful Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Contentful-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

4. Contentstack

Contentstack auf OMR Reviews

Enterprise-Content-Management-Anbieter Nummer zwei, der passenderweise Content in seinem Namen hat: Contentstack. Es ist ebenfalls ein API-first Content-Management-System. Das Tool unterstützt bereits Riot Games, Icelandair, Berlitz, McDonald's und andere prominente Marken. Mit Contentstack ist es dir möglich, Content entsprechend einem ECM-System zu erfassen, zu verwalten und zu bearbeiten.

Contentstack Kosten

Contentstack kannst du zu drei unterschiedlichen Konditionen erwerben. Das „Start“-Paket gibt es für 995 Euro und das „Grow“-Paket für 4.500 Euro. Beide Preise gelten pro Monat. Das dritte Paket ist auf Skalierung ausgelegt, weshalb du in diesem Fall einen individuellen Preis verhandelst.

Weitere Infos zu den Contentstack-Preisen sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Contentstack Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Contentstack-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

5. SAP ECM

SAP Extended Enterprise Content Management von OpenText auf OMR Reviews

Zusammen mit dem größten kanadischen Softwareunternehmen OpenText hat sich auch SAP in den ECM-Markt eingeschlichen. Mithilfe des SAP ECM kannst du sämtliche Geschäftsabläufe digitalisieren, Echtzeitinformationen managen und Dokumente speichern, wie es ein On-Premise ECM-System vorsieht. Demnach lassen sich Dokumente und Akten erfassen, bearbeiten und archivieren. Im Mittelpunkt des SAP ECM stehen eine prozessorientierte Zusammenarbeit und effizientere Workflows.

SAP ECM Kosten

SAP hat kein einheitliches Preisschild an sein ECM gehängt. Du kannst das SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText testen und individuell ein Preismodell mit dem Entwickler aushandeln. Dadurch bezahlst du aber auch nur für das, was du brauchst.

Weitere Infos zu den Preisen von SAP ECM sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

SAP ECM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der SAP-ECM-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.

6. ELO ECM Suite

ELO ECM Suite auf OMR Reviews

Das ELO Enterprise-Content-Management ermöglicht es dir, betriebliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dafür stellt dir der Software-Entwickler ein allumfassendes ECM zur Verfügung, welches ortsunabhängig angewendet werden kann. Es soll sich nahtlos in deine IT-Infrastruktur einfügen können und einen sicheren Ort für all deine Unternehmensdaten bieten. Die ELO ECM Suite umfasst somit mehrere Tools in einer Software: Dokumentenmanagement, mobiles Arbeiten, Automatisieren von Workflows und eine intelligente Suche. Zusätzlich lassen sich Softwares von Microsoft, Salesforce, SAP und DATEV integrieren.

ELO ECM Suite Kosten

Die ELO ECM Suite ist zu keinem festen Preis zu haben. Ein Anruf beim Entwickler wird jedoch deine Fragen diesbezüglich beantworten.

Weitere Infos zu den Preisen von der ELO ECM Suite Suite sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

ELO ECM Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Alternativen zur ELO ECM Suite und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete ECM-System entscheiden.