Workflow-Dokumentenmanagement: Damit Prüfprozesse nicht in E-Mail-Ketten versanden

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) unterstützen Unternehmen dabei, unstrukturierte Inhalte wie Dokumente, Bilder, E-Mails und Webinhalte zentral zu organisieren, zu verwalten und zu verteilen. Mit diesen Systemen können Inhalte gespeichert, nachverfolgt, bearbeitet und in Zusammenarbeit erstellt werden, während gleichzeitig festgelegte Sicherheitsstufen eingehalten werden. ECM-Software ermöglicht es Mitarbeitenden auf allen Ebenen, Informationen basierend auf Benutzerrechten zu nutzen und auszutauschen, was den gesamten Lebenszyklus von Informationen optimiert und Geschäftsprozesse mithilfe integrierter Workflows automatisiert. ECM-Systeme sind mit den meisten Dateiformaten kompatibel, darunter Office-Dokumente (DOC, XLS), Bilddateien (JPEG, PNG), E-Mails und CAD-Dateien. Sie dienen als Plattform für Unternehmen, um große Mengen an Inhalten sicher zu speichern, Informationen zu verteilen, Workflows zu erstellen und zu verwalten sowie die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu erleichtern. Weiterhin bieten ECM-Lösungen häufig eine nahtlose Integration in andere Unternehmenssysteme, wie ERP-Systeme. Um in der Kategorie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung folgende Features und Eigenschaften aufweisen: - Speicherung großer Datenmengen in verschiedenen Dateiformaten - Strukturierung von Daten basierend auf Organisationsmodellen - Erleichterung der Verwaltung und Verteilung von Inhalten durch erweiterte Such- und Filterfunktionen - Förderung der Zusammenarbeit und Dokumentenerstellung - Sicherstellung der Datenintegrität durch Berechtigungsstrukturen

Projektmanagement-Lösungen unterstützen Nutzer:innen bei der Verwaltung von Teamzielen und langfristigen Projekten sowie bei der Koordination einzelner Aufgaben. Kurz gesagt: Sie unterstützen Projektmanager:innen bei der Planung und Durchführung ihrer Projekte. Damit lässt sich u.a. die eigene sowie die Team-Produktivität steigern, Aufgaben können übersichtlich unterteilt und individuell zugeteilt, Fortschritte gemessen werden. Darüber hinaus können Zeitpläne erstellt und jederzeit eingesehen werden. Dank integrierter Chat-Funktionen bleiben Teams laufend in Kontakt. Gerade bei größeren Projekten können Projektmanagement-Lösungen dazu beitragen, Aufgaben ideal zu koordinieren. Einsetzen lassen sie sich grundsätzlich in jeder Branche. Manche Lösungen sind mehr auf den Bereich Planung (Kalender, To-Do-Listen, Milestones etc.), andere mehr auf den Bereich Kollaboration (Foren, Chats, Whiteboards etc.) fokussiert. Inzwischen gibt es aber auch so manche Hybrid-Lösung. Entscheidend ist hier, welche Lösung am besten zu den eigenen bzw. (Unternehmens-)Bedürfnissen passt. Oftmals macht es vielleicht auch Sinn, mehrere Lösungen miteinander zu kombinieren. Gut zu wissen: Projektmanagement-Lösungen sind eng mit Aufgabenverwaltungs-Lösungen verwandt, unterscheiden sich jedoch in Größe und Umfang. Während erstere dafür sorgen, dass Benutzer:innen Teams von Einzelpersonen verwalten, Ressourcen sinnvoll planen und die Effektivität messen können, zeigen zweitere lediglich die individuellen Anstrengungen und Deadlines und sorgen dafür, dass sich Projekte selbstständig verwalten lassen.

Collaboration-Tools, zu deutsch Kollaborationstools, beinhalten alle Softwares, die die Zusammenarbeit in Unternehmen effektiver machen sollen. Ganze Organisationen und einzelne Teams nutzen diese Softwares, um beispielsweise intern miteinander zu kommunizieren, Informationen und digitale Inhalte zu teilen, über Projektfortschritte zu informieren, Kolleg:innen zu Terminen einzuladen und Wissen zu teilen.  Die Funktionen der einzelnen Softwares zur Kollaboration unterscheiden sich teils stark. Jedoch verbindet die Tools, dass sie Teams Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bieten. Außerdem weisen die meisten Tools eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und lassen sich dadurch in der Regel schnell implementieren. Unternehmen, die auf Kollaborationsoftwares setzen profitieren von diversen Vorteilen. Neben der zeitlich und örtlich unabhängigen Zusammenarbeit, ermöglichen Collaboration Tools im Idealfall eine Steigerung der Produktivität von Teams und ganzen Organisationen, da sie eine vollumfängliche Kommunikation und Kollaboration dieser Gruppen ermöglichen. Zu den Softwares zählen Instant-Messaging-Dienste, Cloud-Speicher-Dienste, Social Intranet Softwares, Projektmanagement Tools, Videokonferenz Softwares, Digital Asset Management Tools (DAM), IT Service Management Softwares (ITSM) sowie vollumfängliche Kollaborationsplattformen.

Software für digitale Unterschriften und E-Signaturen lässt sich relativ einfach erklären, denn E-Signature-Tools dienen in ihrer Kernfunktion dazu, Dokumente elektronisch und verschlüsselt mit anderen Personen zu teilen, um, z.B. für Verträge oder andere sensible Dokumente, digital und datenschutzkonform Unterschriften von beteiligten Personen einzusammeln. E-Signature-Software ersetzt also den Bedarf von physischen Dokumenten und händischen Unterschriften. Darüber hinaus beinhalten einige der gelisteten Lösungen Features, die über die reine Unterschriftsfunktion hinausgehen. Beispiele dafür sind Design-Templates für verschiedene Dokumente, modulare Baukastensysteme für die einfache Erstellung von Inhalten oder auch weiterführende Vertragsmanagement-Funktionen. Außerdem lassen sich Tools für digitale Unterschriften häufig mit anderer Software integrieren, allen voran mit CRM-Systemen, mit ERP-Systemen und mit HR-Software. E-Signature-Software kann also überall dort verwendet werden, wo Dokumente unterschrieben werden und findet dementsprechend in verschiedenen Unternehmensbereichen ihre Anwendung. Typische Anwendungsfälle: Das digitale Unterschreiben von Kauf- oder Arbeitsverträgen.

Eine Vertragsmanagement-Software (Contract-Management-Software) unterstützt große Unternehmen, aber auch KMU und Freiberufler:innen bei der Vertragsverwaltung. Vertragsmanagement-Softwares bieten Funktionen zur Erfassung, Erstellung, Bearbeitung, Organisation, Unterschrift und Speicherung von Verträgen und allen dazugehörigen Dokumenten. Außerdem erleichtern sie durch ein gemeinsames Workspace die Zusammenarbeit an Vertragsdokumenten und unterstützen Genehmigungsprozesse. Durch Benachrichtigungen sind immer alle Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden und Erinnerungen zu Terminen und Fristen sorgen dafür, das immer alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Alle KPIs sind durch automatisierte Berichte und Analysen nur einen Klick entfernt. Hinzu kommt, dass bereits bestehende Softwares eines Unternehmens mithilfe von Integrationen und APIs schnell an die Vertragsmanagement-Software angebunden werden können. Häufig werden Softwares zum Erstellen elektronischer Signaturen oder CRM-Softwares an Contract-Management-Softwares angebunden. Ohne eine solche Softwares ist gutes Vertragsmanagement kaum möglich und ab einer gewissen Unternehmensgröße und einer wachsenden Anzahl laufender Verträge ist eine Vertragsmanagement-Software unabdingbar. Vertragsmanagement-Softwares gewähren einen guten Überblick, erleichtert Entscheidungen und reduziert Risiken. Außerdem kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software zu großen Zeit- und Kosteneinsparungen führen.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS-Software) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Dokumente zu organisieren und abrufbar zu machen. Dafür bieten Dokumentenmanagement-Softwares Funktionen zum digitalen Erfassen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und helfen beim Automatisieren der Dokumentenverwaltungsprozesse. Durch das zentrale und strukturierte Ablegen der Dokumente finden Mitarbeiter:innen zudem die Dokumente, die sie benötigen, können diese zurückverfolgen, untereinander teilen und miteinander an diesen arbeiten. Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Firmen Kosten und Aufwand einsparen, die Sicherheit von Dokumenten erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO, einfacher gewährleisten und Dokumentenverlust vermeiden. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme einfache Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwares, was die Weitergabe von Dokumenten vereinfacht und zusätzliche Prozessautomatisierungen ermöglicht. Solche Automatisierungen sowie unkomplizierter und schneller Dokumentenzugriff kann zu verbesserter Produktivität des ganzen Unternehmens führen. Meist werden DMS-Softwares in mittelständischen Unternehmen und Konzernen im Personalwesen, Finanzwesen, Marketing, Human Resources und im Vertrieb eingesetzt und bieten Schnittstellen zu Digital Asset Management Software, HR-Software, CRM-Tools, ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares und Wissensmanagement-Software.

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen oder Workflow-Management-Softwares definieren und verwalten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows). Der Einsatz eines Workflow-Management-Tools verfolgt das Ziel, die Produktivität der Mitarbeiter*innen und die Nutzung der Ressourcen zu optimieren. Außerdem kann eine solche Software die Zusammenarbeit zwischen Teams oder ganzen Abteilungen verbessern. In der Regel setzen Manager:innen die Workflow-Management-Systeme zur Definition von Abläufen und Prozessen ein.  Bei Workflow-Management-Softwares handelt es sich um eine abgespeckte Variante von Prozess-Management-Software für Unternehmen, welche sich eher für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Aufgaben- und Arbeitsabläufen mit niedrigem bis mittleren Komplexitätsgrad eignen. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software verwaltet Workflow-Management-Software keine separaten Projekte oder Aufgaben. Zudem ermöglicht sie, anders als Projektmanagement-Tools, die Automatisierung von Prozessen durch Integrationen von anderen Softwares wie z. B. CRM-Systemen. Um sich als Workflow-Management-Software zu qualifizieren, muss die Lösung: * Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von Regeln mit Logiken ermöglichen * einen Drag-and-Drop-Editor für die Erstellung von Workflows bieten * Nutzer*innen die Möglichkeit geben, Aufgaben und Arbeitsabläufe außerhalb des Workflow-Management-Systems zu automatisieren * Unterstützung beim Verwalten von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Arbeitsabläufen bieten * Warnhinweise und Benachrichtigungen von Mitarbeiter*innen oder Manager*innen auf Grundlage von vordefinierten Regeln ausgeben * Funktionen für das Erzeugen von Formularen und ggf. Dokumenten enthalten

Prozessmanagement Software ist eine Art von Business-Software, die dazu verwendet wird, Geschäftsprozesse zu planen, zu überwachen und zu optimieren. Sie wird häufig in Unternehmen verwendet, um die Effizienz und die Leistung von Geschäftsprozessen zu verbessern und um sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen. Prozessmanagement-Software kann als Web-Anwendung, mobile App oder Desktop-Software verfügbar sein und ist in der Regel modular aufgebaut, sodass sie an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Um sich als Prozessmanagement Software zu qualifizieren, muss die Lösung:  * Prozesse und Rollen zu identifizieren  * Funktionen zur zentralsierten Prozessdokumentation bieten * Die Möglichkeit bieten, Verantwortlichkeiten unter der Belegschaft zu definieren * Auswertungen und Reports über die Effizienz bisheriger Prozessketten anzeigen