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Marktsegment

E-Signature Software & Tools im Vergleich

Software für digitale Unterschriften und E-Signaturen lässt sich relativ einfach erklären, denn E-Signature-Tools dienen in ihrer Kernfunktion dazu, Dokumente elektronisch und verschlüsselt mit anderen Personen zu teilen, um, z.B. für Verträge oder andere sensible Dokumente, digital und datenschutzkonform Unterschriften von beteiligten Personen einzusammeln. E-Signature-Software ersetzt also den Bedarf von physischen Dokumenten und händischen Unterschriften.

Darüber hinaus beinhalten einige der gelisteten Lösungen Features, die über die reine Unterschriftsfunktion hinausgehen. Beispiele dafür sind Design-Templates für verschiedene Dokumente, modulare Baukastensysteme für die einfache Erstellung von Inhalten oder auch weiterführende Vertragsmanagement-Funktionen. Außerdem lassen sich Tools für digitale Unterschriften häufig mit anderer Software integrieren, allen voran mit CRM-Systemen, mit ERP-Systemen und mit HR-Software.

E-Signature-Software kann also überall dort verwendet werden, wo Dokumente unterschrieben werden und findet dementsprechend in verschiedenen Unternehmensbereichen ihre Anwendung. Typische Anwendungsfälle: Das digitale Unterschreiben von Kauf- oder Arbeitsverträgen.

Flixcheck

Was ist Flixcheck?

Die Flixcheck GmbH wurde 2015 gegründet und bietet mit der gleichnamigen Lösung einen sogenannten ‚digitalen Assistenten‘ für verschiedenartige digitale Kundendialoge und -interaktionen zur Optimierung des Kundenservice. Über die Lösung sollen Nutzer:innen - DSGVO-konform - individuelle, digitale Formulare via E-Mail, SMS oder Messenger aufs Smartphone versenden können. Die Kunden:innen sollen ohne vorherige Installation der Software Dokumente, Unterschriften, Fotos oder Bankverbindungen direkt teilen können. So entsteht für sie ein digitales Serviceerlebnis, welches nachweislich ihre Service-Zufriedenheit erhöht.

Flixcheck nutzen inzwischen über 2000 Kleinst- bis Großunternehmen, darunter die Deutsche Telekom und die Gothaer Versicherungen. Demzufolge kann die Software in verschiedenen Versionen genutzt werden – im Smart-Tarif bereits ab 19 €, wobei die ersten 30 Tage kostenfrei sind. Enterprise-Kunden erhalten Preise auf Anfrage. Flixcheck setzt dabei auf eine Datenverarbeitung auf Servern innerhalb Deutschlands.

Adobe Sign

Was ist Adobe Sign?

Das Tool ‚Adobe Sign‘ ermöglicht sichere elektronische und rechtsgültige Unterschriften. Empfänger können ohne Download oder Log-in das Dokument direkt im Browser, auf dem Computer, Tablet oder Smartphone unterschreiben. Nutzer:innen können PDF-Dateien in Web- und digitale Formulare umwandeln und den Bearbeitungsstatus verfolgen und verwalten. Die Unterlagen werden automatisch aufbewahrt und archiviert. Erweiterte Features sind wiederverwendbare Templates, Selfservice-Web-Formulare, Mega Sign oder Online Zahlungen. Adobe Sign kann in Microsoft Programme und andere Anwendungen integriert werden. Das Tool ist zertifiziert nach ISO 27001, SSAE SOC 2 Typ 2, FedRAMP Tailored und PCI DSS und kann außerdem so konfiguriert werden, dass Unternehmen branchenspezifische Compliance- Anforderungen erfüllen können. Eigenen Angaben zufolge wurden mit dem Tool bisher über 8 Milliarden Transaktionen global getätigt.

sproof sign

Was ist sproof sign?

Das E-Signature Tool sproof sign ist eine Software zur Digitalisierung von Unterschriftenworkflows. Mit dem Tool können schnell und einfach Unterschriften gesammelt und Dokumente digital unterschrieben werden. Die Unterschriften sind vollständig rechtsgültig und DSGVO-konform. Außerdem kann sproof sign dem eigenen Branding angepasst und mittels API in bestehende Systeme und Workflows integriert werden. Darüber hinaus ermöglicht sproof sign das Erstellen und Ausfüllen von Formularen sowie das Verwalten von Dokumenten und Kontakten. Das Tool kann kostenlos in einer limitierten Version genutzt werden. Die Premium-Pakete Small, Medium und Large enthalten unlimitierte Signaturen und starten ab 190 Euro im Jahr. Auch eine Enterprise-Version ist nach Absprache mit sproof sign erhältlich.

Skribble

Was ist Skribble?

Skribble ist eine Software für elektronische Signaturen, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Signaturprozesse nahtlos digital abzuwickeln. Als One-Stop-Shop liefert Skribble für jede Art von Vertrag die rechtlich passende elektronische Signatur — auch dann, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt.
Nutzer:innen können Skribble in ihre bestehende Business-Software integrieren. Die Online Plattform wird eigenen Angaben zufolge bereits von über 1500 Unternehmen genutzt. Das Paket ‚Fair Flat‘ für Einzelpersonen liegt preislich bei €1,10 bis €2,40 pro Signatur. Im ‚Business‘ Modell für Unternehmen liegt der Preis bei €79 monatlich. Weiterhin können auch individuelle Enterprise Pakete erstellt werden.

DocuSign

Was ist DocuSign?

DocuSign eSignature ist eine Software für digitale Unterschriften, mit dem Verträge, Genehmigungen und andere Vereinbarungen direkt abgeschlossen werden können. Nutzer:innen können auf wiederverwendbare Templates zugreifen, den aktuellen Stand im Signaturprozess überwachen und Dokumente in 43 Sprachen signieren und in 13 Sprachen versenden. Mit ‚eSignature Signing Insights’ steht Nutzer:innen ein leistungsstarkes Visualisierungs-Dashboard zur Verfügung und ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen und Optimierungen des Signaturprozesses. DocuSign soll die stärksten verfügbaren Datenverschlüsselungstechnologien verwenden. Das Tool ist Teil der DocuSign Agreement Cloud, welche zur Vorbereitung, Pflege und Verwaltung von Verträgen genutzt werden kann. Zudem bietet DocuSign über 350 Integrationen und API’s und lässt sich mit anderen Anwendungen verknüpfen. Preislich startet das ‚Personal‘-Paket bei €9 monatlich, das ‚Standard‘-Paket kostet monatlich €23 pro Nutzer und das ‚Business Pro‘-Paket €38 pro Nutzer monatlich.

HelloSign

Was ist HelloSign?

Das amerikanische Unternehmen HelloSign, welches zu Dropbox gehört, ist eine eSignature- und Speicherlösung für Dokumente. Nutzer:innen können per Drag & Drop die gewünschten Signaturfelder in das auf HelloSign hochgeladene Dokument einfügen und per E-Mail versenden. Das Dashboard ermöglicht den Überblick über die unterschiedlichen Signaturanfragen zu behalten, Branding zu personalisieren und den Zugriff der Teammitglieder zu verwalten. Dokumente und Daten sind ISO27001 zertifiziert und verschlüsselt und geschützt. HelloSign wird in 22 Sprachen angeboten. Neben einer kostenfreien Version startet das ‚Essential‘-Paket bei $15 monatlich. Das ‚Business‘-Paket kann ab $40 monatlich genutzt werden.

eversign

Was ist eversign?

Das 2015 in Wien von den Brüdern Julian und Paul Zehetmayr gegründete Startup meint es ernst mit dem Papierlosen Büro. Eversign ist eine Cloud-Plattform für rechtsgültige digitale Unterzeichnung von Dokumenten, deren Zustellung und Archivierung über die API des Dienstleisters sich auch vollständig automatisieren lässt. Über einen Editor können PDFs für digitale Unterschriften vorbereitet oder Templates erstellt werden.

PandaDoc

Was ist PandaDoc?

Über PandaDoc können Nutzer:innen Dokumente erstellen und Kunden diese direkt digital unterschreiben. Es sollen über 200 Templates zur Verfügung stehen. Mithilfe der Analysemöglichkeit können Nutzer:innen den Signaturprozess entsprechend auswerten. PandaDoc kann mit dem CRM des Unternehmens verknüpft werden. Die eingebaute eSignature Technologie ist rechtswirksam. Eigenen Angaben zufolge nutzen über 23.000 Unternehmen die Funktionen von PandaDoc. Neben der kostenfreien Version steht das ‚Essential‘-Paket für $19 pro Nutzer monatlich zur Verfügung und das ‚Business‘-Paket für $49 pro Nutzer monatlich.

Yousign

Was ist Yousign?

Yousign bezeichnet sich selbst als intuitive und rechtssichere E Signature Lösung mit Serverstandorten in der EU. Das Tool soll sich an Start-Ups, KMUs und Freiberufler aller Branchen richten. Mit der Software lassen sich Dokumente elektronisch unterschreiben, Genehmigungen via Work-Flow Tool einholen und Formular-Vorlagen erstellen. Die Preise für die Tarife App starten bei 25€ monatlich pro Benutzer im “Team”-Paket, das “Business”-Paket gibt es für 40€ monatlich je Benutzer. Die Abomodelle für die Tarife API starten bei 75€ monatlich für “Basic”, “Premium” kostet 125€ im Monat und “Ultimate” gibt es für 175€ monatlich.

signNow

Was ist signNow?

Die E-Signature-Software signNow ist für die Verwendung auf unterschiedlichsten Devices ausgelegt. Das System wird cloud-basiert als SaaS angeboten. Die Key-Benefits benennt das seit 2017 bei signNow federführende Unternehmen airSlate Inc. wie folgt: Das Unterschreiben und Sammeln von E-Signaturen, das Erstellen von online ausfüllbaren Vorlagen, der automatische Versand von Dokumenten an mehrere Empfänger und vieles mehr. Mit dem einfachen, aber funktionalen Portfolio hat man laut Entwickler bereits tausende Betriebe überzeugt. signNow steht derzeit in vier Paketen bereit – Business, Business Premium, Enterprise und als Teil der airSlate Business Cloud. Letztere bietet neben signNow für 50$ pro User und Monat, inkl. weiterer Tools. Die signNow-Solo-Varianten kosten zwischen 8 und 30$.

Paperless

Was ist Paperless?

Paperless ist nach eigenen Angaben eine Lösung für effizientes Vertrags­management. Das Tool soll Unternehmen beim Umstieg von Papier- und PDF-basierten Prozessen zu einer Online-Lösung helfen, mit der intelligente Dokumente auf einer Plattform erstellt, elektronisch signiert und verwaltet werden können. Dabei unterstützt das Tool im gesamten Vereinbarungszyklus und automatisiert manuelle Aufgaben. Durch eine API lässt sich Paperless außerdem mit bestehenden Tools integrieren. Eine Demo-Version lässt sich über die Website anfragen.

inSign

Was ist inSign?

Das deutsche Unternehmen Intelligent Solution Services AG bietet mit ihrer Software inSign eine vollständige Digitalisierung von Unterschriftenprozessen. Dokumente aller Art sollen zu jedem Zeitpunkt orts- und zeitunabhängig rechtssicher unterzeichnet werden können und somit Workflows beschleunigen.
Neben dem Unterschriftsabbild werden auch biometrische Daten einer Unterschrift erfasst und dem Dokument verschlüsselt beigefügt. Die DSGVO-konforme Lösung berücksichtigt alle rechtlichen Vorschriften, wie eIDAS, BGB und BDSG. inSign ist zur Zeit in zwei Produktvarianten verfügbar: ‚inSign 365‘ als Webanwendung in der Cloud ab €24,90 monatlich und ‚inSign enterprise‘ als individuelle integrierbare Lösung (Preis auf Anfrage).

Scrive

Was ist Scrive?

2010 in Schweden gegründet bietet Scrive mit ‚Scrive eSign‘ eine omnichannel Lösung für elektronische Signaturen. Das Scrive E-Signing- Portal ermöglicht Nutzer:innen die zentrale Verwaltung aller Signaturprozesse. Nutzer:innen können wiederverwendbare Templates erstellen. Die eingebaute Blockchain-Technologie ermöglicht eine Garantie der Integrität des Dokuments, da es die digitale Signatur versiegelt. Den sogenannten ‚Scrive eID Hub‘ mit integrierter Authentifizierung können Nutzer:innen zur Identitätsprüfung neuer Kunden und Identifizierung von Bestandskunden verwenden. Die sogenannte ‚eSign API‘ ermöglicht die Integration in bestehende Systemlandschaften. Mit ‚Scrive e-sign Go‘ lässt sich der Signierungsprozess von jedem Dokument aus anzustoßen ohne dass esign in ein System integriert werden muss. Die digitale Signatur über Scrive eSign ist rechtskonform gemäß der eIDAS-Verordnung der EU.

Formstack Sign

Was ist Formstack Sign?

Formstack Sign ist ein auf einfache Bedienbarkeit ausgelegtes eSign-Tool. Es ist Teil der Formstack-Suite, einer SaaS-Lösung mit der sich Umfragen und Formulare per Drag-and-Drop erstellen lassen, kann aber auch separat gekauft werden. Dokumente werden hochgeladen und um Unterschriftsfelder ergänzt per Mail oder Textnachricht an Kunden verschickt, die auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop unterzeichnen.

MOXIS

Was ist MOXIS?

MOXIS ist eine E-Signatur-Plattform für Unternehmen. Sie ermöglicht die eIDAS- bzw. ZertES-konforme Fernsignatur von Dokumenten mit höchster Rechtsverbindlichkeit per qualifizierter elektronischer Signatur (QES). Die dafür notwendige digitale Identität kann über den Service xIDENTITY.eu jederzeit und weltweit online ausgestellt werden. Mit MOXIS können Auftraggeber:innen eines Unterschriftenprozesses jeden Workflow mit beliebig vielen Unterschreiber:innen erstellen, verwalten und verfolgen. Wie in einem E-Mail-Postfach erhalten alle eingeladenen Personen ihre Dokumente in einer persönlichen elektronischen Unterschriftenmappe. Nach der Signatur werden alle Dokumente automatisch geordnet. Das Tool lässt sich über Anbindungsmöglichkeiten und APIs in bestehende Prozesse und Systeme integrieren. MOXIS ist als Enterprise-Lösung für den Einsatz in Unternehmen entwickelt worden und kann sowohl in der Cloud als auch On-Premises sowie als Miet- oder Kaufmodell betrieben werden.

d.velop sign

Was ist d.velop sign?

Mit d.velop sign lassen sich digitale Unterschriften in drei einfachen Schritten erledigen: Dokument uploaden, digital unterschreiben, speichern. Hochgeladen werden können PDFs, aber auch Word-Dokumente. Die Software ist dabei am Desktop und auch mobil nutzbar. Des Weiteren ist eine Integrierung in business-relevante Anwendungen, wie Salesforce oder SAP, per API möglich. Im Fokus des Produkts stehen Vertriebsteams, Einkauf, Finanzabteilungen und allgemein Unternehmen. Dabei achtet der Entwickler d.velop AG aus Deutschland laut eigener Aussage sehr stark auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Man bietet d.velop sign in drei Paketen ab 29,90 Euro im Monat an. Zunächst kann das Tool aber 30 Tage kostenlos getestet werden.

Sawayo

Was ist Sawayo?

Die Software Sawayo unterstützt unternehmen bei der Umsetzung von Arbeitgeber- und Unternehmerpflichten. Das Tool ermöglicht das Management von Dokumenten mit Echtzeit Rücklaufkontrolle und revisionssichere Archivierung, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter über die Sawayo-App sowie Personalverwaltung mit Urlaubsplanung. Das Programm erlaubt Teammitgliedern die digitale Signatur per App sowie ein Dokumenten-Archiv zur Einsicht
Die integrierte Arbeitszeiterfassung, Dokumenten- und Vertragsverwaltung lässt Unternehmen verschiedene Compliance Anforderungen mit wenig Aufwand, zeitsparend und rechtskonform umsetzen.

FP Sign

Was ist FP Sign?

Das deutsche Unternehmen FP Mentana-Claimsoft GmbH ermöglicht mit ‚FP Sign‘ die Signatur digitaler Dokumente mit unterschiedlichen Signaturstufen. Die Signaturlevel sind einfache, fortgeschrittene Signaturen sowie eine qualifizierte elektronische Fernsignatur. FP Sign ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert und eIDAS-konform. Das Tool ermöglicht die zeit- und ortsunabhängige Signatur von Dokumenten. Nutzer:innen können im sogenannten ‚Signatur-Cockpit‘ den Überblick über die jeweiligen Signaturprozesse behalten. Preislich sind die Pakete nach KMU und Enterprise kategorisiert: für KMUs beginnt das ‚Business‘- Paket bei € 19,95 je Nutzer monatlich und für Enterprises das ‚Enterprise Starter‘-Paket bei €6900 jährlich.

Mehr über E-Signature Software & Tools im Vergleich

Was ist eine elektronische Signatur?

Bei elektronischen Signaturen, auch E-Signatures genannt, handelt es sich um elektronische Unterschriften, welche technisch gesehen den gleichen Zweck wie herkömmliche Unterschriften auf Papierdokumenten erfüllen. Dafür verknüpft man Daten mit elektronischen Informationen, bei denen es sich meist um elektronische Dokumente handelt, wodurch man den:die Unterzeichende:n bzw. Signatursteller:in eindeutig identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Dokumente prüfen kann. Rechtlich und juristisch gesehen können elektronische Unterschriften daher die gleichen Aufgaben erfüllen wir eine analoge, auf Papier durchgeführte Unterschrift.

Anwendung finden elektronische Signaturen beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung (E-Government) oder in der Justiz (E-Justice). Aber auch in Unternehmen in Bereichen wie E-Commerce oder anderen digitalen Geschäftsabschlüssen werden E-Signaturen immer beliebter.

Es gibt drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen:

  • Einfache elektronische Signaturen

  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen

  • Qualifizierte elektronische Signaturen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden in der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union bestimmt.

Einfache elektronische Signatur

Bei den meisten elektronischen Signaturen, die heute erstellt werden, handelt es sich um einfache Signaturen. Das liegt daran, dass es keine festgelegten Anforderungen an diese Form der Unterschrift gibt, was eine einfache und schnelle Nutzung ermöglicht. Diese Form der E-Signatur besitzt eine relativ geringe (rechtliche) Sicherheit, da nicht nachvollzogen werden kann, ob etwas am signierten Dokument verändert wurde.

Eine Unterschrift kann so beispielsweise durch mehreren Klicks ohne weitere Identitätsprüfung erzeugt werden, was bedeutet, dass Unterzeichner*innen die Signatur theoretisch im Nachhinein abstreiten können. Eine anderes Beispiel für eine einfach E-Signature ist eine engescannte Unterschrift beispielsweise auf Bewerbungsunterlagen oder in einer E-Mail oder die Unterschrift, die auf dem Display des Handscanners bei einer Paketzustellung geleistet wird.

Beispiele für Dokumente mit einfachen elektronischen Signaturen

  • Kaufverträge für bewegliche Güter

  • Dienstleistungsverträge

  • Kostenvoranschläge

  • Auftragsbestätigungen

  • Datenschutzerklärungen

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs)

  • Geheimhaltungserklärungen

  • Urheberrechtserklärungen

  • Arbeitsverträge etc.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist sicherer als die einfache elektronische Signatur. Sie wird deshalb für Finanztransaktionen und die Unterzeichnung von Dokumenten durch die höhere rechtliche Risiken bestehen verwendet. Anders als die einfache elektronische Signatur, muss die fortgeschrittene elektronische Signatur strengere Auflagen für die Identitätsprüfung erfüllen, die in der eiDAS-Verordnung festgelegt sind. Durch die Erfüllung dieser Kriterien besitzt sie eine höhere Beweiskraft.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss laut der Verordnung:

  • eindeutig dem:r Unterzeichner:in zugeordnet und mit ihm:r verbunden sein.
  • eine Identifizierung des:r Signaturstellers:in ermöglichen.
  • mit den elektronischen Daten verbunden sein, sodass nachträglich Veränderungen an diesen erkennbar sind.
  • mit Mitteln erzeugt werden, auf die nur der*die Unterzeichnende Zugriff hat wie bspw. ein Computer, Smartphone oder Tablet.

Diese Kriterien können zum Beispiel durch das Hochladen und anschließende Prüfen eines Ausweisdokumentes erfüllt werden, welches anschließend zur Nachweisdatei hinzugefügt wird. Ein Kontrollkästchen hinzuzufügen, auf dem Leser*innen eines Dokumentes bestätigen können, dass sie dieses richtig verstanden haben, ist auch eine Art der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Alle Arten der Indentitätsprüfung können auch kombiniert werden, was das Ziel verfolgt die E-Signatur weiter zu verstärken.

Beispiele für Dokumente mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen

  • Personenversicherungen, wie Unfallversicherungen, Lebensversicherungen oder Berufsunfähigkeitsversicherungen

  • Gesellschaftsvertrag (GbR, OHG, KG)

  • Patentverträge

  • Markenvertäge

  • Urheberrechtsverträge

  • Sozialversicherungsdokumente

  • Rentenversicherungsdokumente

  • Unbefristete Mietverträge

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die sicherste Form der elektronischen Identifizierung ist die qualifizierte elektronische Signatur. Aufgrund der hohen Anforderungen, die an diese Art der elektronische Unterschrift gestellt werden, wird diese lediglich für bestimmte Zwecke eingesetzt.

Zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur ist rechtlich gesehen ein größerer Unterschied als zwischen der einfachen und fortgeschrittenen E-Signatur. Die Kriterien, die die qualifizierte elektronische Signatur zur Identitätsüberprüfung - und validierung sowie die Aufbewahrung des Signaturschlüssels einhalten muss, sind in der eiDAS-Verordnung der EU genau definiert. Sie ist zudem die einzige E-Signatur, welche der handschriftlichen Signatur rechtlich ebenbürtig ist.

Ein elektronisches Signaturverfahren ist erst dann qualifiziert, wenn es eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, die von einer Zertifizierungsbehörde ausgestellt wurde. In Deutschland werden die Zertifizierungsstellen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kontrolliert. Im europäischen Ausland gibt es ähnliche Stellen, die die Zertifizierung durchführen.

Während das qualifizierte elektronische Signaturverfahren die gleichen Sicherheitskriterien wie bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur verwendet, liegt der Unterschied darin, dass die Identität desr Unterzeichnerin zuvor validiert werden muss. Des Weiteren muss der Signaturschlüssel auf in einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegen.

Beispiele für Dokumente mit qualifizierten elektronischen Signaturen

  • SEPA Lastschriftmandate

  • Bankkontoeröffnung

  • Quittungen

  • Amtliche Geschäfte: Anmeldung im Handelsregister, Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Wirtschaftsprüfberichte

  • Befristete Arbeitsverträge oder Teilzeitarbeitsverträge

  • Zeitarbeitsverträge

  • Befristete Mietverträge über ein Jahr Laufzeit

  • Staffel- oder indexierte Miet- oder Leasingverträge

  • Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingverträgen

  • Kapitalbildende Personenversicherungen

  • Lebensversicherungen auf den Tod einer anderen Person

  • Maklervollmachten

  • Verbraucherdarlehensverträge

  • Freischaltungen von SIM-Karten

  • Elektronische Patientenakten

  • e-Vergaben öffentlicher Aufträge

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und digitalen Signaturen?

Wie eben beschrieben bezieht sich der Begriff "E-Signatur" auf alle Arten von elektronischen Authentifizierungsmethoden. Die Methoden müssen lediglich die Identität des Unterzeichners verifizieren und können von einer Unternehmens-ID bis zu einem verifizierten E-Mail-Konto reichen. E-Signaturen können mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung ausgestattet werden, um bei Bedarf erhöhten Sicherheitsanforderungen zu genügen.

Der Begriff "digitale Signatur" bezieht sich zunächst einmal auf ein Verschlüsselungsverfahren. Im Zusammenhang mit E-Signature-Software wird der Ausdruck jedoch oft mit einer ganz bestimmten Art von elektronischer Unterschrift in Verbindung gebracht. Digitale Signaturen sind praktisch eine besonders sichere, weil verschlüsselte Variante einer digitalen Unterschrift. Sie erfordern in der Regel eine zertifikatsbasierte digitale ID, die eine Verschlüsselungsebene zur Identitätsüberprüfungsmethode hinzufügt. Anschließend wird die digitale Signatur im Allgemeinen durch sogenannte Certificate-Authorities (CAs) oder Trust-Service-Provider (TSPs) validiert. Sowohl E-Signaturen als auch digitale Signaturen können für eine Vielzahl von Geschäftszwecken verwendet werden. Letztere finden jedoch am häufigsten speziell bei Prozessen Einsatz, die eindeutig erhöhte Risikovariablen aufweisen. Typische Beispiele für solche Vorgänge sind Kreditgenehmigungen, Banktransaktionen, Prozesse im Personal-Management, Qualitäts- sowie Sicherheitsfreigaben und Arztunterschriften.

E-Signature-Software: In unserem Vergleich gibt’s die besten E-Signature-Tools

E-Signature-Software verschafft die Möglichkeit, Unterschriften auf digitalen Dokumenten zu leisten. Entsprechende Schriftstücke müssen unter der Verwendung eines E-Signature-Tools somit nicht mehr extra ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und dann in digitaler Form an zuständige Stellen geleitet werden. E-Signature Systeme erleichtern somit den Verkehr von Dokumenten, die für ihre Gültigkeit eine Unterschrift verlangen, erheblich. Typische Anwendungsbereiche sind Verkaufsverträge und Beschäftigungsunterlagen, für die in der Regel Unterschriften von Kunden:innen, Mitarbeiter:innen oder Partner:innen erforderlich sind, damit sie rechtskräftig werden. Ferner lässt sich E-Signature-Software mit anderen business-relevanten Anwendungen, wie beispielsweise mit CRM-Software, ERP-Systemen, Personalverwaltungs-Suiten und Buchhaltungsprogrammen, verknüpfen, um auch dort organisierte Vorgänge, die Unterschriften verlangen, zu vereinfachen. Achtung: Die E-Signature, oder zu Deutsch „elektronische Signatur“, wird oftmals fälschlicherweise mit der digitalen Signatur gleichgesetzt. Jedoch bezieht sich der Ausdruck „elektronische Signatur“ auf einen juristischen Sachverhalt, wohingegen der Begriff „digitale Signatur“ ein mathematisch technisches Verschlüsselungsverfahren betrifft. Trotzdem sind sich beide Terme bzw. die sich dahinter verbergenden Sachverhalte nicht vollkommen fremd. Denn mithilfe einer digitalen Signatur kann eben eine sichere E-Signature geschaffen werden.

Das sind bekannte E-Signature-Softwares:

Gute E-Signature-Software bringt unter anderem folgende Features bzw. Vorteile mit:

  • Sie ermöglicht sowohl Absender:innen als auch Empfänger:innen, Dokumente auf einer Vielzahl von Geräten und Betriebssystemen zu signieren.

  • E-Signature-Software verschlüsselt und sichert die Kommunikation sowie gemeinsam genutzte Dokumente zwischen den Anwendern*innen der Lösung.

  • Sie lässt Dokumentstatus verfolgen und benachrichtigt automatisch, wenn Aktionen, wie Unterschriften, Genehmigungen etc., erforderlich sind.

  • Innerhalb des Systems können Rollen und Berechtigungen definiert werden - sowohl intern als auch für externe Benutzer:innen, wie Auftragnehmer:innen, Partner:innen, Kund:innen etc.

  • Sie bietet oftmals integrierte Funktionen zur Dokumentenerstellung und -speicherung und/oder lässt Software von Drittanbietern anschließen, welche die E-Signature-Software und/oder deren Anwendungsbereich erweitert.

  • Sie trägt dazu bei, Papier zu sparen und die physische Aktenlagerung zu reduzieren.

  • E-Signature Software schafft vollständig digitale Prozesse ohne Medienbrüche und schließlich eine erhöhte Verfahrenseffizienz.

Welche Arten von E-Signature-Software gibt es?

E-Signature-Software kann erst einmal sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Gebrauch auf Dokumenttypen, die für ihre Rechtskräftigkeit eine Unterschrift benötigen, wie beispielsweise Rechnungen/Arbeitsaufträge, Kaufverträge, Immobilienverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Schulformulare, Leasing-/Mietverträge, Versicherungsformulare oder Kostenvoranschläge, verwendet werden. Die folgenden Aufzählungspunkte erläutern die verschiedenen Typen und Einsatzmöglichkeiten von E-Signature-Software. Im Zuge dessen wird noch einmal genauer der Unterschied zwischen bzw. das Zusammenspiel von E-Signaturen und digitalen Signaturen erläutert.

Cloud E-Signature-Software

E-Signatur-Tools, die innerhalb einer Cloud gehostet werden, sind in der Regel als SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) ausgerichtet. Es gibt hier normalerweise unterschiedliche Preismodelle für verschiedene Anforderungen. Das Cloud-Preismodell setzt typischerweise einen festen Preis pro Benutzer:in und Monat voraus. Mitunter kann auch jährlich bezahlt werden. Anwender:innen nutzen die jeweilige E-Signature-Software innerhalb eines Browsers. Tatsächlich sind heute viele E-Signatur-Tools Cloud-Lösungen. Das ist nicht zuletzt den zahlreichen klaren Vorteilen von Cloud E-Signature-Software geschuldet. So ist sie sehr einfach zu implementieren, sie erfordert keine Hardware-Investitionen, sie ist für Nutzer:innen wartungsfrei und sie basiert im Allgemeinen auf einem relativ flexiblen Preismodell.

On-Premise-Software für elektronische Signaturen

E-Signature-Software kann auch vor Ort auf Hardware installiert werden, die sich im Besitz des jeweiligen Anwenderunternehmens befindet und von jenem gewartet wird. Die meisten Kundinnen und Kunden, die solche Vor-Ort-Tools, oder ganz auf Englisch „On-Premise-Tools“, verwenden, kaufen eine Lizenz basierend auf der Anzahl der Benutzer:innen der Software und zahlen eine jährliche Wartungsgebühr. Vor-Ort-Tools können Client-Server-Tools sein, bei denen die Software auf dem PC aller Benutzer:innen installiert werden muss, es sind aber auch browserbasierte Lösungen möglich. On-Premise-Software ist in einigen Kontexten immer noch die beste Alternative. Da sie jedoch IT-Support für die Installation sowie Wartung benötigen und normalerweise außerdem Investitionen in Hardware erfordern, werden solche Systeme vergleichsweise selten in Anspruch genommen.

Wer braucht E-Signature-Software?

E-Signature-Software wird häufig von Vertriebsteams verwendet, die hoffen, Geschäfte dadurch schneller abschließen zu können, weil eine digitale Unterschrift natürlich unkomplizierter zu leisten ist als eine solche auf Papier. Neben diesem möglichen „Überrumpelungsvorteil“ können entsprechende Stellen spezifische Geschäftsprozesse durch E-Signature-Tools aber natürlich auch einfach sehr viel effizienter gestalten. Es werden Papier und diverse Arbeitsschritte eingespart. Letztendlich können de facto sämtliche Geschäftsbereiche, in denen häufig Unterschriften geleistet werden müssen, von E-Signature-Software profitieren. E-Signature-Software kann diese Mitarbeiter und vollständige Abteilungen mit ganz unterschiedlichen Funktionsumfängen maßgeblich unterstützen. So gibt es durchaus einige Produkte, mit denen nicht viel mehr möglich ist, als eine elektronische Unterschrift zu leisten. Diese Lösungen können häufig in andere Tools, wie beispielsweise ein ERP-System, integriert werden. E-Signature-Tools sind aber mitunter auch umfangreiche Dokumenten-Management-Plattformen, zu deren Funktionalitäten automatische Benachrichtigungen bei erforderlichen Freigaben, Werkzeuge zur Speicherung bzw. Organisation von Dokumenten, eine verschlüsselte PDF-Erzeugung, eine Statusverfolgung und Optionen zum Anlegen individueller Berechtigungen gehören. Vor dem Aufkommen von E-Signature-Software erforderten Dokumentenvorgänge, bei denen Unterschriften erforderlich und an denen mehrere Parteien beteiligt waren, einen erheblichen Zeitaufwand. In aller Regel bedeutete dies, dass die Dokumente physisch an jede Partei geschickt, diese unterschrieben, erneut übermittelt und jeweils Kopien als Empfangsnachweis aufbewahrt werden mussten. Solche Prozesse waren naturgemäß höchst ineffizient. Bei komplexeren Geschäften dauerten sie nicht selten Monate. Gerade in Fällen, in denen Parteien Änderungen vornahmen oder mit einem Vertrag nicht einverstanden waren, erhöhte sich der Zeitaufwand drastisch. E-Signature-Software ökonomisiert den Dokumentenfluss dagegen massiv. Sie bietet zum Teil vielfältige Funktionen, die genau darauf ausgelegt sind, die Dokumentenvorgänge mit Unterschriften erheblich zu vereinfachen. Sie lässt spezifische Workflows einrichten und erinnert involvierte Parteien sogar automatisch daran, unterschriebene Dokumente einzureichen. Tatsächlich wird E-Signature-Software meistens für den Abschluss von Geschäftsverträgen genutzt, die Technologie ist jedoch auch in einer Vielzahl von anderen Business-Kontexten und Branchen vorteilhaft einsetzbar. Einige typische Beispiele für weitere Branchen, die stark vom Einsatz von E-Signature-Tools profitieren können, sind das Gesundheitswesen, das Bankwesen, das Immobilienwesen, das Bauwesen, gemeinnützige Organisationen, das Rechtswesen und Versicherungen jeglicher Art. Viele dieser Bereiche, insbesondere aber das Bank-, Versicherungs- und Immobilienwesen, sind mittlerweile verstärkt auf diese Technologien angewiesen, um ihre täglichen Geschäftsabläufe überhaupt effizient meistern zu können.

Typische Features von E-Signature-Tools

Natürlich hat nicht jede E-Signature-Software am Markt sämtliche der nachfolgenden Funktionen an Bord, es handelt sich bei diesen jedoch durchaus um typische Bestandteile.

  • Jede E-Signature-Software ermöglicht das Signieren von Dokumenten.

  • Teilweise erinnert E-Signature-Software Unterzeichner:innen an Dokumente, die auf ihre Unterschrift warten, und an Verfallsdaten von Schriftstücken.

  • Entsprechende Tools bieten stets einen sicheren und nahtlosen Authentifizierungsprozess.

  • Viele E-Signature-Softwares lassen Dokumente auch an mobile Geräte senden und dort unterzeichnen.

  • Manche E-Signature Systeme bieten Workflows, mithilfe derer Absender und/oder Administratoren Dokumente einfach einrichten und durch mehrere Signaturschritte verfolgen können.

  • Massensignaturen sind mit einigen E-Signature-Tools möglich - das heißt, sie lassen im Extremfall Dokumente an tausende von Unterzeichnern auf einmal versenden.

  • Einige E-Signature-Softwares bieten die einfache Erstellung von benutzerdefinierten Reportings zur Analyse des Unterschriftprozesses.

  • E-Signature-Software kann auch direkt dabei unterstützen, Signaturdokumente zu erstellen.

  • E-Signature-Software bietet oftmals eine Skalierung für unterschiedlich große Organisationen.

  • Zum Teil lässt E-Signature-Software ein benutzerdefiniertes Branding während des Signaturprozesses anwenden.