Paperless

⭐⭐⭐⭐⭐ Endlich keine Unterschriften mehr per Post! Wir nutzen Paperless.io jetzt seit einigen Monaten für unsere Vertragsunterzeichnungen und möchten es nicht mehr missen. Was früher bedeutete – ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken – läuft heute in wenigen Minuten digital ab. Rechtssicher, eIDAS-konform und komplett in Deutschland gehostet. Die Einrichtung war überraschend unkompliziert, und auch Kollegen und externe Partner, die noch nie mit E-Signaturen gearbeitet haben, kommen sofort damit zurecht. Kein langes Erklären, kein Hin und Her per E-Mail. Was uns besonders überzeugt hat: Man merkt, dass das Produkt von Leuten gebaut wurde, die selbst wissen, wie nervig Papierprozesse sein können. Die Workflows sind durchdacht, die Formulare flexibel, und die API-Anbindung hat bei uns problemlos funktioniert. Für uns als HR-Team ist es mittlerweile ein echter Alltagshelfer – ob Arbeitsverträge, Nachträge oder interne Dokumente. Alles läuft schneller, sauberer und nachvollziehbarer als vorher. Klare Empfehlung für alle, die endlich weg vom Papierchaos wollen – und dabei keine Abstriche bei Datenschutz und Rechtssicherheit machen möchten.

Man kann frei Textblöcke definieren und diese anordnen. Dokumente können in einem eigenen Design angefertigt werden und wir können hier auch mehrere Workplaces anlegen. Auch der Support ist super schnell und kompetent. Es müssen keine Dokumente direkt in Paperless angefertigt werden, es können auch PDFs hochgeladen werden.

Uns überzeugt vor allem, wie einfach und unkompliziert Paperless im täglichen Einsatz funktioniert. Vorhandene PDF-Dokumente können schnell hochgeladen, für die benötigten Unterschriften vorbereitet und anschließend an interne oder externe Personen versendet werden. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und weitgehend selbsterklärend. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne umfangreiche Einweisung schnell mit der Lösung arbeiten. Gleichzeitig behalten wir jederzeit den Überblick darüber, welche Dokumente bereits geöffnet oder unterschrieben wurden und bei welchen Vorgängen noch eine Rückmeldung aussteht. Besonders positiv hervorheben möchten wir außerdem den Support. Bei Fragen oder Anforderungen erhalten wir schnell eine kompetente, persönliche und lösungsorientierte Rückmeldung.

Paperless erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, insbesondere, wenn regelmäßig viele Dokumente von Kunden digital unterschrieben werden müssen. Die Bedienung ist intuitiv und über die Weboberfläche lassen sich Formulare schnell und unkompliziert zusammenstellen. Besonders positiv finde ich, dass Paperless ein deutscher Anbieter ist. Das schafft Vertrauen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Einhaltung europäischer Anforderungen. Aus meiner Sicht ist es wichtig, innovative Softwarelösungen aus Deutschland zu unterstützen. Insgesamt eine klare Empfehlung für alle, die eine zuverlässige, benutzerfreundliche und datenschutzorientierte Lösung für digitale Signaturen suchen.

Ich mag an Paperless den einfachen und übersichtlichen Aufbau des Programms. Besonders hervorzuheben ist die effiziente und schnelle Verarbeitung von Dokumenten sowie die unkomplizierte Einholung von Unterschriften. Das automatisierte System, bei dem Dokumente der Reihenfolge nach versendet werden, erleichtert die Abläufe zusätzlich. Außerdem ist das Anlegen von immer wiederkehrenden Dokumenten eine enorme Zeitersparnis.

Am besten gefällt mir die intuitive Nutzeroberfläche – die Lernkurve ist sehr gering, man kann schnell ins erste Dokument starten. Das Tool ist von der Nutzung her super simpel, jeder kann damit arbeiten. Man merkt, dass die Entwickler mitgedacht haben und viele wichtige Funktionen ins Tool integrierten. Es ist ein junges Team, dem man anmerkt, dass sie mit dem Zeitgeist gehen. Der Kundenservice ist ausgezeichnet; man erhält in der Regel nach wenigen Minuten eine Rückmeldung zur jeweiligen Frage.

Besonders hilfreich an Paperless ist, dass man Vorlagen für wiederkehrende Verträge strukturiert ablegen kann und dadurch bei neuen Fällen nur noch die jeweiligen individuellen Felder ausfüllen muss. Außerdem behält man jederzeit den Überblick darüber, ob Mandanten oder beteiligte Personen ein Dokument bereits geöffnet haben und wie weit der jeweilige Prozess fortgeschritten ist. Zusätzlich kann man bei Bedarf eine Erinnerung versenden, sodass die Empfänger erneut einen direkten Link zur Datei erhalten und offene Vorgänge schneller abgeschlossen werden.

Paperless überzeugt durch seine einfache Handhabung: Entweder lässt sich ein hochgeladenes PDF-Dokument in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden, oder der praktische Baukasten ermöglicht das direkte Erstellen von Dokumenten im Tool. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur erweist sich dabei als äußerst hilfreich. Zudem ist die Möglichkeit, Formulare zu erstellen und diese unkompliziert per Link zu verteilen, ein großer Pluspunkt. Abgerundet wird das Gesamtbild durch einen sehr guten Service und eine superschnelle Rückmeldung bei Fragen, was die Nutzung besonders angenehm macht.

Am besten gefällt uns, dass Paperless.io komplexe Dokumentenprozesse in eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche überführt. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv arbeiten. Besonders hilfreich ist die flexible Automatisierung – wiederkehrende Abläufe lassen sich in wenigen Minuten als Templates oder Workflows abbilden, was manuelle Nacharbeiten nahezu vollständig eliminiert. Das Preismodell von Paperless.io ist ebenfalls positiv hervorzuheben: Es ist transparent, fair strukturiert und ermöglicht es auch kleineren Teams, ohne große Anfangsinvestitionen direkt produktiv zu starten. Besonders angenehm ist, dass Funktionen klar nachvollziehbar gestaffelt sind und man genau für den Umfang bezahlt, den man tatsächlich benötigt.

Paperless hat unser gesamtes Vertragsmanagement enorm vereinfacht. Besonders hilfreich ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss. Unsere Kunden können bequem digital von unterwegs unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt hat. Außerdem behalten wir dank der klaren Übersicht und automatischen Reminder jederzeit den Überblick über alle Verträge. Auch das Erstellen und Anpassen von Verträgen ist heute super einfach. Früher musste unsere MarCom-Abteilung eine InDesign-Datei ändern, wenn wir eine Formulierung oder einen Vertragsbestandteil anpassen wollten, jetzt können wir das direkt selbst machen. Und nicht zuletzt ist der Support großartig: unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und kümmert sich zuverlässig um unsere Anliegen.

Ich verwende Paperless nun seit einiger Zeit und bin absolut begeistert von dem Tool. Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumenten und Vertragsmanagement papierlos und effizient gestalten. Man kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Zum anderen sind Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung etabliert. Es besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen. Ich musste nicht stundenlang die Bedienungsanleitung studieren, um loszulegen.

Mit Paperless wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel. Zudem können einfach und schnell auch wiederkehrende Dokumente wie NDA's etc. für unterschiedlichste Personen erstellt und versendet werden. Dank der zu definierenden Variablen innerhalb eines Dokuments, ist das abändern von Informationen zur Person, Adresse etc. schnell und einfach.

Die Anwendung von paperless mit verschiedenen Fachkollegen als workspaces strukturiert macht eine übergreifende Unterstützung möglich und ist ein hilfreiches Tool für das Reporting im Team zum Bearbeitungsstand.

Man kann sehr gut Verträge anlegen und verwalten. Die Erstellung von Formularen ist praktisch und für den Anwender bequem. Der Support ist schnell, freundlich und lösungsorientiert.

- einfaches Handling der Software, schnelle Bearbeitung der Dokumente => dadurch effektiveres Arbeiten / besserer Workflow im Vertragswesen möglich