Die Top 7 Vertragsmanagement-Softwares
Wir zeigen Euch, mit welchen Tools Ihr Eure Vertragsverwaltung digitalsieren könnt
Wer kennt es nicht – den Handyvertrag wolltest du nach der günstigen Erstlaufzeit kündigen, aber du hast die Kündigungsfrist versäumt. Jetzt hat sich der Vertrag automatisch verlängert und du musst einen höheren Preis dafür bezahlen. Was bereits im privaten Bereich ärgerlich ist, kann für dein Unternehmen richtig teuer werden. Denn hier ist es besonders wichtig, den Überblick über Fristen und Absprachen zu behalten. Alle beteiligten Abteilungen müssen die entsprechenden Aufgaben zur Erstellung, Anpassung, Durchführung oder Verwaltung von Verträgen termintreu bearbeiten und Zugriff auf alle notwendigen Informationen bekommen.
Zudem können vertragliche Absprachen finanzielle und gesellschaftliche Risiken oder Chancen für dein Unternehmen bieten, die Ihr in regelmäßigen Abständen unter die Lupe nehmen solltet. Hierbei kann dich eine Vertragsmanagement-Software unterstützen, denn sie organisiert alle wichtigen Verträge an einem zentralen Ort. Wir stellen dir in diesem Artikel vor, was ein Vertragsmanagement-Tool ist und welche Vorteile es dir bietet. Abschließend erhältst du noch einen Überblick über die 7 besten Contract-Management-Softwares, ihre Inhalte und Kosten.
Was ist eine Vertragsmanagement-Software?
Eine Vertragsmanagement-Software, auch Contract-Management-Software genannt, bezeichnet die digitale Verwaltung und Optimierung deiner vertraglichen Beziehungen zu anderen Unternehmen und Dienstleister*innen. Dadurch, dass Prozesse und Strukturen innerhalb des Vertragsmanagements optimiert werden, kannst du Risiken für dein Unternehmen minimieren und wirtschaftliche Chancen realisieren. Oft sind verschiedene Abteilungen deines Unternehmens in einen Vertragsprozess involviert. Jede*r Mitwirkende*r benötigt verschiedene Informationen zu verschiedenen Zeiten, um die jeweiligen Aufgaben erfüllen zu können. Würden deine Kolleg*innen hierzu jedes Mal auf die physischen Verträge und Mitschriften zurückgreifen müssen, könnte der Prozess schnell unübersichtlich werden und im schlimmsten Fall Informationen oder Dokumente verloren gehen. Diesem Risiko entgehst du mit einem digitalen Vertragsmanagement.
Ein Vertragsmanagement-Tool hat also die Aufgaben, Dokumente in digitaler Form so abzulegen, dass sie leicht gefunden und bearbeitet werden können. Hinzu kommen die Analyse und Bewertung der abgelegten Dokumente sowie die Steuerung zusätzlich anfallender Aufgaben im Zusammenhang mit den verschiedenen Verträgen. So stehen allen Beteiligten stets die aktuellen Versionen für ihre Arbeit zur Verfügung, ohne dass es zu Verzögerungen im Ablauf kommt. Die Vertragsverwaltung ist sehr umfangreich und umfasst viele verschiedene Schritte – von der Prüfung der Vertragsdaten, über die Auswertung der Zahlen bis zur Überwachung der Vertragsfristen sowie der Archivierung vorangegangener Dokumente. Hierbei bietet die Nutzung einer Vertragsmanagement-Software viele Vorteile.
Ein Vertragsmanagement-System unterstützt Euch bei allen Schritten im Vertragslebenszyklus
Diese Vorteile bieten Euch Vertragsmanagement-Softwares
Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht dir einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf deine Kontrakte. Dadurch, dass mehrere Kolleg*innen gleichzeitig an vertraglichen Bestandteilen oder Aufgaben arbeiten können, verschlankt ihre Prozesse, die vorher mehr Zeit in Anspruch genommen haben. Die einheitliche Struktur in deinem Vertragsmanagement-Tool erhöht zudem die Transparenz über die Art und den Umfang der abgeschlossenen Verträge. Hierdurch kannst du wirtschaftliche Risiken und Potentiale besser einschätzen und nutzen.
Wenn dein Unternehmen mit internationalen Partner*innen zusammenarbeitet, können unterschiedliche Rechtssysteme und politische Veränderungen Einfluss auf deine Verträge haben. Oftmals werden auch Zusatzdokumente oder besondere Lizenzvereinbarungen benötigt. Bei sich ändernden Rahmenbedingungen musst du oft schnell reagieren. In deinem Vertragsmanagement-Tool hast du hierfür alle nötigen Informationen und Dokumente digitalisiert, so dass du zügige Entscheidungen treffen kannst. Dies kann auch notwendig sein, wenn sich die Nachfrage nach deinen Produkten verändern sollte, wodurch du die Verträge mit deinen Lieferant*innen dahingehend anpassen musst. Durch die erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit kannst du die Nachfrage deiner Kund*innen besser bedienen und durch automatisierte Workflows alle hierbei involvierten Personen darüber informieren. Entscheidungen und die Arbeit an den Verträgen werden durch ein Contract-Management-Tool transparent und deutlich effizienter.
Ein weiterer Vorteil einer Vertragsmanagement-Software ist, dass sie die Anfertigung von betriebswirtschaftlichen Berichten, die z. B. dein Controlling benötigt, erleichtert. Viele Kennzahlen, die für Auswertungen benötigt werden, können von den Tools automatisiert generiert werden. Dadurch, dass viele Anwendungen mit bereits vorhandenen Systemen (wie z. B. SAP) gekoppelt werden können, minimierst du durch die Nutzung eines Vertragsmanagement-Systems auch das Fehlerpotential durch händische Übertragung der Daten. Zusätzlich kannst du inhaltliche Risiken aus vorangegangenen Verträgen einfacher analysieren und diese Punkte in der Verhandlung neuer Verträge berücksichtigen.
Last but not least hast du noch den großen Vorteil der Kostenkontrolle. Du erinnerst dich an den Handyvertrag, den du vergessen hast zu kündigen? Mit einem Vertragsmanagement-Tool passiert dir so etwas nicht mehr. Es unterstützt dich dabei, die wichtigen Fristen aus deinen Verträgen im Blick zu behalten und deinen eingegangenen Verpflichtungen nachzukommen. So gibt es keine bösen Überraschungen in Form von automatisch verlängerten Verträgen mit schlechteren Konditionen, da viele Tools dich direkt an bevorstehende Fristen erinnern.
Das sind die 7 besten Vertragsmanagement-Softwares für Euer Unternehmen
Bei diesen umfangreichen Vorteilen brennst du sicher schon darauf, die verschiedenen Tools zum Vertragsmanagement kennenzulernen. Deswegen bekommst du hier einen Überblick über die verschiedenen Vertragsmanagement-Softwares und deren Alternativen.
1. ContractHero Vertragsmanagement
Los geht es mit ContractHero Vertragsmanagement. Mit dieser Vertragsmanagement-Software kannst du deine Verträge automatisch digitalisieren und von überall verwalten. Die wichtigsten Informationen zu den Verträgen zeigt dir das Tool zudem auf einem eigenen Dashboard an. Zu den verschiedenen Kündigungs- und Verlängerungsfristen bekommst du von ContractHero automatisierte Erinnerungen. Weiterhin bietet die Software eine Suchfunktion, den Export in Excel und die Vergabe verschiedener Berechtigungen an.
ContractHero-Vertragsmanagement-Kosten:
- Demo verfügbar
- Pricing auf Anfrage
- Drei Tarife zur Auswahl: Essential, Professional, Enterprise
Weitere Infos zu den Preisen von ContractHero sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Wenn ContractHero dir noch nicht das bietet, was du suchst, findest du auf OMR Reviews passende ContractHero-Vertragsmanagement-Alternativen.
2. Inhubber Vertragsmanagement-Software
Eine weitere Software, mit der du deine Verträge managen kannst, ist Inhubber. Das Content-Management-Tool überzeugt durch eine sichere E-Signature-Funktion sowie Terminüberwachungen und automatisch ablaufende Dokumenten-Analysen. Hierzu kommt an diversen Stellen künstliche Intelligenz zum Einsatz. Neben der Erstellung von Workflows kannst du auch gemeinsam an Verträgen arbeiten. Die Vertragsmanagement-Software verfügt weiterhin über eine nach ISO-27001 zertifizierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Inhubber-Kosten:
- Demo – Kostenlos
- Weitere Preise auf Anfrage
Weitere Infos zu den Preisen von Inhubber sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Inhubber ist noch nicht DIE Vertragsmanagement-Software für dich? Kein Problem, auf OMR Reviews findest du mehrere Inhubber-Alternativen.
3. Contractbook für das Vetragsmanagement
Für dein Vertragsmanagement kannst du auch die Software Contractbook verwenden. Diese Plattform dient zur Organisation des gesamten Vertragszyklus und bietet neben Standardfunktionen wie Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Verträgen auch Task-Management, Versionshistorien, Erinnerungen und Zusammenarbeitsfunktionen. Darüber hinaus ermöglicht Contractbook eine datengesteuerte Dokumentautomatisierung, durch die spezifische wiederkehrende Aufgaben automatisiert und dadurch auch Verträge erstellt werden können. Es bietet außerdem Schnittstellen zu über 3.000 weiteren Tools.
Die Preise für Contractbook erhältst Du beim Softwareanbieter auf Anfrage.
4. PACTA. als Lösung für Vetragsmanagement
Eine weitere Möglichkeit für dein Vertragsmanagement ist PACTA.. Dieses intuitive Vertragsverwaltungstool, betrieben von der BlockAxs GmbH, bietet Unternehmen, Anwaltskanzleien und Finanzinstituten die Möglichkeit, Dokumente kollaborativ zu bearbeiten, Verhandlungen durchzuführen, digital zu unterzeichnen, zu analysieren und bereitzustellen. Darüber hinaus erlaubt PACTA die Automatisierung juristischer Abläufe, bietet datenbasierte Überwachungsfunktionen und fördert eine intelligente rechtliche Kommunikation.
5. Icertis für dein Vertragsmanagement
Das nächste Vertragsmanagement-Tool, das wir dir vorstellen möchten, ist Icertis. Es bedient sich in hohem Maße an den Vorteilen der künstlichen Intelligenz, wodurch du über den gesamten Lebenszyklus deiner Verträge viele verschiedene Werkzeuge innerhalb der Software nutzen könnt. Die Entwickler*innen bezeichnen vor Allem die Bearbeitung der Aufgaben nach Abschluss eines Vertrages als großen Vorteil der Contract-Management-Software. Hierdurch kannst du sicherstellen, dass du die Zusagen, die du deinen Vertragspartner*innen gegenüber getroffen habt, auch wirklich einhältst.
Icertis-Kosten:
Werden nur auf Anfrage über die Unternehmenswebsite mitgeteilt. Weitere Infos zu den Preisen von Icertis sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Du suchst Icertis-Alternativen? Dann schau auf OMR Reviews vorbei und finde alternative Vertragsmangement-Softwares, die besser zu deinen Bedürfnissen passen.
6. ContractSafe als Vertragsmanagement-Tool
Weiter geht es mit ContractSafe. Wie der Name schon vermuten lässt, lassen sich deine vertraglichen Dokumente mit dieser Contract-Management-Software sicher und ohne großen Aufwand in der zugehörigen Cloud organisieren. Dies belegt auch die SOC2-Zertifizierung. Weitere Vorteile des Vertragsmanagement-Tools sind: Die Möglichkeit verschiedene Rollen zu vergeben, eine elektronische Signierungsfunktion sowie Erinnerungen per E-Mail, wenn sich etwas am Status deiner Verträge verändert.
ContractSafe-Kosten:
- Demo – Kostenlos
- Basic – $ 299 pro Monat
- Standard – $ 499 pro Monat
- Professional – $ 699 pro Monat
- Enterprise – $ 899 pro Monat
Weitere Infos zu den Preisen von ContractSafe sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Wenn du lieber eine andere Software für dein Vertragsmanagement nutzen möchtest, findest du auf OMR Reviews mehrere Alternativen zu ContractSafe.
7. moreflow für deine Vertragsverwaltung
Als Letztes möchten wir Dir gerne moreflow präsentieren. Diese Software automatisiert den kompletten Prozess von der Vertragsunterzeichnung über die Zahlung bis hin zur Aktivierung von Online-Kursen für Coaches und Dienstleister. Moreflow optimiert die Geschwindigkeit der Conversion mit digitalen Verträgen, automatisierten Rechnungen und Direktzahlungs-Links. Mit Funktionen für wiederkehrende Rechnungen und eingebetteten Produktlinks für Käufe rund um die Uhr entstehen keine Grundgebühren, nur 1% Transaktionsgebühren, zusätzlich zu den Gebühren der unterstützten Zahlungsdienstleister.
Solltest Du lieber eine andere Software für das Vertragsmanagement wählen wollen, schau Dir auf OMR Reviews die Alternativen zu moreflow an.
Let’s get digital – legt Euch eine digitale Vertragsmanagement-Software zu
Du hast die Nase voll von vertraglicher Zettelwirtschaft? Dann wird es jetzt aber wirklich Zeit für ein digitales Vertragsmanagement-Tool. Es erhöht die Transparenz über die anstehenden Aufgaben und bestehenden Verträge. Zudem bietet es dir eine Vielzahl an automatisierten Workflows, durch die du nicht nur Zeit, sondern auch Geld einsparen kannst. Deine Kolleg*innen können zeitgleich und ortsunabhängig auf die digitalen Unterlagen zugreifen und die anstehenden Aufgaben erledigen. Dadurch kannst du schnell auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren und anfallende Risiken für dein Unternehmen minimieren.
Verschaff dir für den Anfang einen Überblick über die Anzahl und den Umfang deiner Verträge und die Kolleg*innen, die in verschiedene vertragliche Prozesse integriert werden müssen. Dann kannst du eine Bestandsaufnahme der bestehenden Bedürfnisse machen, die dein neues Contract-Management-System erfüllen muss. Du wirst sehen – mit ihm gewinnst du eine*n zusätzliche*n Kolleg*in, die dir nicht nur Geld, sondern auch Nerven sparen wird.
Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.
