Digitales Vertragsmanagement: Wie du mit KI und Kollaboration deine Dokumentenverwaltung effizienter gestaltest

1. Was umfasst digitales Vertragsmanagement?
2. Warum sollte ich mich um mein digitales Vertragsmanagement kümmern? 
3. Wie hilft Software bei der Digitalisierung der Vertragsverwaltung?
4. Digitales Vertragsmanagement: Tools helfen beim Einsatz von künstlicher Intelligenz

Immer wieder hören wir den Begriff Digitalisierung. Aber was steckt überhaupt hinter dem vermeintlichen Buzzword? Ein anschauliches Beispiel bildet das Vertragsmanagement in vielen alteingesessenen Unternehmen, denn der sogenannte Contract Lifecycle (Vertragszyklus) findet hier noch allzu oft völlig analog statt. Dabei kannst du heutzutage mit vielen Tools nicht nur sämtliche Prozesse der Vertragsverwaltung digitalisieren, sondern deine Unterlagen mithilfe von KI-Funktionen sogar effektiv analysieren.

Dieser Artikel erklärt dir digitales Vertragsmanagement mithilfe geeigneter Software sowie Vorteile und Best Practices für dein Unternehmen. Eins sei schon einmal verraten: Wenn du auf künstliche Intelligenz beim Dokumentenmanagement setzt, gehört stundenlanges Suchen in verstaubten Archiven ab sofort der Vergangenheit an. 

Was umfasst digitales Vertragsmanagement?

Um am besten nachzuvollziehen, inwiefern dich Software beim digitalen Vertragsmanagement unterstützen kann, sehen wir uns einmal die typischen Schritte des Vertragszyklus an. Ohne geeignetes Tool laufen diese analog ab und bieten viel Raum für Fehler. 

1. Ein Vertrag regelt generell die Beziehungen eines Unternehmens (Arbeits-, Lieferanten-, Miet-, Finanzierungs-, Leih- oder Kaufverträge). Daher müssen die Verantwortlichen einen genauen und rechtlich gültigen Text verfassen. 
2. Als Nächstes überprüfen alle Beteiligten und insbesondere die Vertragsparteien die Klauseln des Contracts. Hierbei kann es auch immer zu Nachverhandlungen sowie Rechtsberatung kommen.
3. Die Unterschriften aller Parteien machen den Vertrag – sofern juristisch korrekt formuliert – wirksam und seine Bestimmungen treten in Kraft.
4. Jeder Vertrag sollte die Laufzeit bzw. den Hinweis auf unbefristete Gültigkeit enthalten. Während dieser Zeit haben beide Parteien im Blick, dass die Klauseln eingehalten werden und es zu keinem Vertragsbruch kommt. 
5. Verträge lassen sich fast immer in beidseitigem Einvernehmen auflösen oder nach Ablauf der Laufzeit verlängern.

In einem analogen Setting ist dein Team dafür zuständig, dass der Vertrag in ausgedruckter Form zum Unterschreiben vorliegt und dann bei Inkrafttreten im Archiv schnell auffindbar ist. Wenn eine der Parteien etwas nachschauen will, muss sie händisch nach dem Dokument suchen. Das frisst nicht nur Zeit und Nerven, sondern dabei ist sogar denkbar, dass Papier abhandenkommen oder nach einem Zwischenfall wie Brand oder Wasserschaden zerstört sind. 

Liegen alle Dokumente hingegen (auch) digital ab, sind die Klauseln nur ein paar Mausklicks entfernt. Mit elektronischer Unterschrift entfallen Ausdrucke sowie Sortierarbeiten in einem Lagerraum. Und auch falls es in den Büroräumlichkeiten zu einem Unfall kommen sollte, sind immer noch alle Daten sicher. Wenn dein Remote-Unternehmen ohnehin kein Büro hat, bildet dieses digitale Vertragsmanagement die einzig sinnvolle Alternative für die Archivierung von Unterlagen. 

Und nun kommt der Clou: Dokumentensoftware ist in der Lage, durch künstliche Intelligenz Analysen vorzunehmen, die in einer analogen Welt undenkbar sind. Sie kann nämlich relevante Informationen aus den Verträgen wie Fristen oder Vertragsstrafen automatisch in deinen Kalender und deine To-do-Listen importieren. 

Warum sollte ich mich um mein digitales Vertragsmanagement kümmern? 

Wenn du die Digitalisierung deiner Vertragsdokumente vorantreiben möchtest, startest du am besten nicht nur mit dem neuen Contract, den du erst noch aufsetzt, sondern auch mit den bestehenden Altverträgen in Papierform. Hierzu bieten Dokumentenverwaltungstools KI-Importe, die eine nahtlose Übernahme von ausgedruckten Unterlagen oder sogar handschriftlichen Formularen ermöglichen. In Vertragsmanagementsoftwares kommt die sogenannte Scanfunktion OCR zum Einsatz. 

Und wenn dann alle laufenden und künftigen Verträge digitalisiert sind, kann dein Business von diesen zwölf Vorteilen des digitalen Vertragsmanagements profitieren: 

• Sicherheit: Vertragsdaten sind sicher und können besser DSGVO-konform gespeichert, verarbeitet und zugänglich gemacht werden.
• Zugänglichkeit: Alle Verträge liegen virtuell an einem zentralen Ort ab.
• Kollaboration: Viele Stakeholder lassen sich einfacher unter einen Hut bringen.
• Individualität: Editor-Funktionen erlauben das Aufsetzen maßgeschneiderter Verträge.
• Einheitlichkeit: Mustervorlagen und Platzhalter sorgen für tadellose Formulierungen.
• Effizienz: Genehmigungs-Flows lassen sich durch E-Signatur und digitale Prozesse beschleunigen. Das spart Kosten und Zeitaufwand. 
• Erfolg: Es kommt zu schnelleren Vertragsabschlüssen bei voller Transparenz.
• Compliance: AI-Funktionen helfen bei der Überwachung der Klauseln.
• Risikopotenzial: Eine KI prüft bereits bei der Vertragserstellung, ob Risiken bestehen. 
• Audits: Verträge, die dein Team überarbeiten muss, lassen sich automatisiert filtern und anpassen.
• Analysemöglichkeiten: Dashboards verraten Chancen sowie ROI deiner Vertragsverwaltung.
• Wachstumspotenzial: Dein Vertragsmanagement wird skalierbar, ohne erhöhte Personalkosten oder höheres Stresslevel beteiligter Mitarbeitender.

Das Beste am Einsatz einer künstlichen Intelligenz ist jedoch, dass sie mit jedem neuen bzw. digitalisierten Vertrag dazulernt. Somit kannst du immer mehr auf gängige Vertragsrichtlinien und vorgefertigte Formulierungen zurückgreifen, sobald ein neuer Vertrag fällig wird. 

Bei jedem der fünf Schritte des Contract Lifecycle hilft KI-gestütztes Vertragsmanagement: 

1. Nutze bei der Vertragserstellung Vorlagen und genau diese Formulierungen als Ergebnis des maschinellen Lernens. Außerdem kann die KI Chancen sowie Risiken anzeigen, sodass du diese noch vor den Verhandlungen aus dem Weg räumen kannst. Bestandsverträge können per Scan und Massenimport digitalisiert werden.
2. Da der Vertrag allen Parteien digital vorliegt, ist es wahrscheinlich, dass es zu keinem Problem bzgl. Zugänglichkeit bzw. der Transparenz kommt. Zudem kann er – zumindest theoretisch – schnell bearbeitet werden.
3. Eine elektronische Signatur macht die Schritte ausdrucken, weiterreichen und manuell unterschreiben überflüssig. Das spart Zeit und Nerven.
4. Digitales Vertragsmanagement macht es möglich, die Vertragsbestimmungen automatisch zu checken. So lassen sich Informationen wie Vertragsdaten, Erinnerungen und Co. per Volltextsuche anzeigen. 
5. Fristen oder Überarbeitungsaufträge landen direkt als To-dos in deinem Kalender. Zudem kannst du ausgelaufene oder aufgehobene Verträge weiter archivieren und dir diese mit anderen Daten innerhalb von Dashboards darstellen lassen, um fundierte Entscheidungen für dein Unternehmen treffen zu können.

Wie hilft Software bei der Digitalisierung der Vertragsverwaltung?

Kommen wir nun endlich zur Software. Ein passendes Tool fürs digitale Vertragsmanagement ist fynk. Die All-in-One-Lösung vereint Dokumentenverwaltung durch OCR-Scan mit KI-gestützter Vertragsverwaltung. Das Tool erfordert keine Installation und speichert alle Verträge einfach zugänglich in der Cloud. 

fynk auf OMR Reviews

Wahrscheinlich sind auch in deiner Firma noch einige Papierverträge im Umlauf. Hierfür gibt es bei fynk eine Upload-Funktion, die das jeweilige Dokument in ein PDF umwandeln kann. So kann es dann mit KI-Technologie analysiert und wichtige Informationen als Meta-Daten extrahiert werden.

fynk ermöglicht einen Dokumenten-Upload, um digitales Vertragsmanagement zu unterstützen. 

Die Metadaten von digitalisierten Verträgen werden in fynk so dargestellt, dass du schnell zu den einzelnen Parteien oder Informationen springen kannst. Sogar eine KI-generierte Zusammenfassung der Vertragsinhalte wird erstellt. Auf diese Art wird lästige und ineffiziente Sucharbeit auf ein Minimum reduziert. Dank der extrahierten Metadaten kannst du darüber hinaus Eckdaten zu Laufzeit, Vertragstyp und sogar angegebene Geldsummen einsehen. 

Digitales Vertragsmanagement findet bei fynk durch die geteilte Ansicht der Einzelverträge inklusive KI-Analyse statt.

Alles in allem kannst du die Features von fynk während des gesamten Lifecycles deiner Verträge nutzen. Von Vertragserstellung über Genehmigung und Unterzeichnung bis Analyse und Verwaltung hat die Software alle oben erwähnten Funktionen im Angebot, damit du die ganzen Vorteile der Digitalisierung in Anspruch nehmen kannst. 

Der österreichische Software-Anbieter arbeitet gemäß europäischen Datenschutz- und Compliance-Bestimmungen, mit Datenverschlüsselung sowie EU-zertifizierten Rechenzentren. Dabei entsprechen die elektronischen Signaturen den Formaten SES, AES, QES (einfach, fortgeschritten und qualifiziert) und dem EU-Standard eIDAS. Das Tool richtet sich an Unternehmen jeder Größe und jeder Branche.

Digitales Vertragsmanagement: Tools helfen beim Einsatz von künstlicher Intelligenz

Dass viele beim Stichwort Digitalisierung an eine leere Worthülse denken, ist also vollkommen unbegründet. Das Beispiel digitales Vertragsmanagement zeigt nämlich, dass rechtskräftige Unterlagen nicht so verstaubt und umständlich verwaltet werden müssen, wie es sein Ruf vermuten lässt. Vielmehr helfen hier Automatisierungen und künstliche Intelligenz bei allen notwendigen Schritten. 

Die Softwarelösung fynk etwa bietet sowohl KI-gestützte Vertragsanalysen vor und nach Vertragsunterzeichnung als auch Datei-Upload und Scanfunktion für die Digitalisierung bestehender Verträge. So oder so wirst du feststellen: Online abgelegte Contract sind besser zugänglich, effizienter und weniger anfällig für Fehler. Das werden die zuständigen Teams genauso wie das Leadership merken, immerhin macht Digitalisierung Skalierbarkeit, Wachstum und nachhaltigen Firmenerfolg erst möglich.