Vertrag aufsetzen ohne juristischen Hintergrund – ist das möglich und erlaubt?

1. Was ist ein Vertrag?
2. Was ist ein Vertragsmanagement?
3. Welche Vertrags-Arten gibt es?
4. Vertrag aufsetzen – wie geht das?
5. Die Grundlage professioneller und rechtskonformer Verträge: So setzt Ihr Verträge auf
6. Inhalt eines Vertrags – Wie könnt Ihr einen Kaufvertrag aufsetzen?
7. In 7 Schritten einen Vertrag aufsetzen: Was muss er beinhalten und wie solltet Ihr vorgehen?
8. Wie genau sieht ein Vertrag aus?
9. Wer sollte die Verträge erstellen? 
10. Unsere Tipps zum Kostensparen bei der Erstellung eines Vertrages
11. Fazit: Das ist der beste Weg, um einen Vertrag aufzusetzen

Irgendwann in der Schule haben wir alle einmal gelernt, dass ein Vertrag die Übereinstimmung von mehreren Willenserklärungen ist – schriftlich oder mündlich. Im Alltag schließen wir ständig Verträge ab, selbst wenn wir nur an der Supermarkt-Kasse unsere Einkäufe zahlen. 

Unternehmen setzen immer wieder Verträge auf, Start-ups sowie Grown-ups. Doch ist es im Business-Alltag auch so unkompliziert wie auf privater Ebene? Oder dürfen nur bestimmte Personen rechtlich bindende Verträge aufsetzen? Welche Unterschiede gibt es zwischen den verschiedenen Vertrags-Arten? Gelten für die internen und externen Verträge die gleichen Regeln? Wir zeigen Euch, worauf Ihr bei Verträgen achten solltet und wie Ihr bei der Vertragserstellung am besten vorgeht.

Was ist ein Vertrag?

Die Theorie: Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft mit mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen zwischen natürlichen oder juristischen Personen. Verträge laut §§ 145 ff. BGB (bürgerliches Gesetzbuch) entstehen durch Angebot und Angebotsannahme. Sie kommen im Privatrecht, im öffentlichen Recht und im Völkerrecht zustande.

Die Praxis: Es gibt in Eurem Geschäftsalltag immer ein Angebot und eine Annahme. Eine Partei äußert ihren Willen, z. B. durch ein Verkaufsangebot. Darin werden alle Bedingungen ausführlich erörtert. Das können Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen sein. Die zweite Partei muss den Einzelheiten des Angebots zustimmen, also ebenfalls ihre Willenserklärung abgeben. Mit der Annahme des Angebots (Auftragsbestätigung) wird der Vertrag wirksam.

Was ist ein Vertragsmanagement?

Schriftliche Verträge sind im Geschäftsalltag enorm wichtig und werden ständig benötigt: in der Personalabteilung und für Vereinbarungen mit Kund*innen sowie Lieferant*innen und anderen Geschäftspartner*innen. Wie Ihr Euch sicher denken könnt, kommen da einige Dokumente zusammen. Ohne ein strukturiertes Vertragsmanagement geht der Überblick schnell verloren. Das kann fatale Folgen für Euer Unternehmen haben, denn Verträge können auslaufen, (Kündigungs-)Fristen ablaufen und Strafzahlung können aufgrund von Nicht-Einhaltung der Vertragsinhalte anfallen. Die Konsequenzen bei Vertragsbruch können Unternehmen im schlimmsten Fall die Existenz kosten.

Welche Vertrags-Arten gibt es?

Unternehmensinterne Verträge 

Interne Verträge sind z. B. Arbeitsverträge mit Mitarbeiter*innen oder auch der allererste Vertrag: der Gesellschaftsvertrag. Unternehmensintern sind alle Verträge, die Ihr nicht mit externen, sondern mit internen Vertragspartner*innen abschließt. 

Der Arbeitsvertrag regelt unter anderem die Arbeits-Zeiten, Konditionen, Vergütungen und andere betriebliche Leistungen. Um arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, solltet Ihr als Arbeitgeber*innen Eure Rechte und Pflichten sowie die Eurer Mitarbeiter*innen immer im Blick haben. Eine webbasierte Softwarelösung kann Euch dabei helfen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wie z.B. ContractHero Vertragsmanagement

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Unternehmensexterne Verträge 

Externe Verträge sind z. B. Verträge zwischen Eurem Unternehmen und Euren Kund*innen oder Lieferant*innen. Unternehmensextern sind alle Verträge, die Ihr mit externen Vertragspartner*innen abschließt. 

Die Anzahl der Vertragspartner*innen kann rasch steigen. Das ist ohne technische Unterstützung kaum handlebar. Wer hier etwas übersieht, kann unbeabsichtigt Vertragsbruch begehen. Das endet in der Regel nicht nur mit hohen Kosten, auch das Vertrauen externer Vertragspartner*innen ist damit verspielt. Mit einer Vertragsmanagement-Software können Vertrags-Bedingungen abgebildet und das komplette Vertrags-Leben verfolgt werden. 

Interne und externe Verträge: Wo liegt der Unterschied?

Es gibt keine pauschalen Unterschiede zwischen internen und externen Verträgen. Beide können sehr komplex sein. Sie umfassen meist Regelungen zur Vertrags-Laufzeit, zu Befugnissen, Verantwortlichkeiten und mehr. Euer Vorgehen beim Aufsetzen eines internen oder externen Vertrages ist prinzipiell gleich.

Vertrag aufsetzen – wie geht das?

Ihr fragt Euch, ob Ihr in Word einfach lostippen könnt oder doch die Vertragserstellung bei Anwält*innen in Auftrag geben solltet? Bei diesem Thema ist ein wenig Achtsamkeit geboten. Spoiler-Alarm: Es gibt gute Mittelwege, irgendwo zwischen Word und teuren Anwält*innen, mit denen Ihr rechtskonforme Verträge erstellen könnt.

Fakt ist, wer einen offensichtlich unprofessionell erstellten Vertrag vorgelegt bekommt, stellt die Seriosität seines Gegenübers infrage. Darum spielt nicht nur der Inhalt, sondern auch die Optik und die Fehlerfreiheit beim Aufsetzen eines Vertrages eine entscheidende Rolle.

Die Grundlage professioneller und rechtskonformer Verträge: So setzt Ihr Verträge auf

Schritt 1: Struktur und Aufbau

„Einfach und professionell“ lautet das Motto. Baut Euren Vertrag einfach und gut verständlich auf. Achtet darauf, Euch nicht mit zu vielen Ebenen zu verzetteln – macht es Euren Leser*innen so einfach wie möglich, auch juristische Texte zu verstehen. Dadurch können Eure Vertragspartner*innen den Vertrag schnell prüfen und unterzeichnen.

Schritt 2: Überschriften

Verträge enthalten mehrere Klauseln. Nutzt passende Überschriften für die einzelnen Absätze. Sie sagen Euren Vertragspartner*innen auf Anhieb, welche Informationen sie in welchem Absatz des Vertrages finden.

Schritt 3: Formatierung und Design

Natürlich solltet Ihr Euch nicht gerade für eine Schriftart wie Mistral entscheiden – das habt Ihr Euch mit Sicherheit schon gedacht. Sinnhafte Absätze dürfen nicht zu kurz kommen. Absolut jede Eurer Formatierungs-Entscheidungen sollte das gleiche Ziel verfolgen: gute Lesbarkeit. Wählt ein cleanes Design, das zu Eurer Corporate Identity passt. Wir empfehlen Euch vor allem, Euer Design nicht wöchentlich zu wechseln und auf keinen Fall innerhalb eines Dokuments die Formatierung zu wechseln. Haltet es einfach und einheitlich. Das steigert Euren Wiedererkennungswert und erleichtert die Vertragserstellung.

Mit Vertragsmanagement-Tools stellt Ihr ein gut lesbares, an Euer Unternehmen angepasstes und einheitliches Design für all Eure Verträge sicher.

Schritt 4: Medien

Ein Vertrag muss kompliziert und trocken sein? Nein, eben nicht! Grafiken wie Flussdiagramme können Euch dabei helfen, komplexe Prozesse und Hierarchien übersichtlich darzustellen. Nutzt Medien also, wann immer sie dem besseren Verständnis dienen.

Schritt 5: Komplexe Klauseln

Versetzt Euch immer in Euren Gegenüber. Das müssen nicht unbedingt Rechtsexpert*innen sein. Wenn in Euren Verträgen komplexe Klauseln eingebaut sind, dann geht näher darauf ein. Erklärt diese in den einfachsten Worten, die Ihr dafür findet. 

Manche Vertragsersteller*innen verweisen zu Gesetzestexten oder verwenden Abkürzungen. Das ist gut gemeint, doch genau das kann zu Verzögerungen beim Vertrags-Abschluss führen. Wenn Eure Vertragspartner*innen Textstellen in Euren Verträgen nicht direkt verstehen oder nachvollziehen können, legen sie diese beiseite oder geben sie zur Prüfung an eine Fachabteilung weiter. Das kostet Zeit.

Es gibt Vertragsmanagement-Softwares, die mehr als Kommentar-Funktionen zur Erklärung eventuell unbekannter Begrifflichkeiten und Klauseln ermöglichen. Video-Erklärungen können beispielsweise hinzugefügt werden.

Inhalt eines Vertrags – Wie könnt Ihr einen Kaufvertrag aufsetzen?

Quelle: freightos.com

Prinzipiell ist es möglich, selbst einen Kaufvertrag aufzusetzen. Euch sollte aber bewusst sein, dass ein fehlerhafter oder lückenhafter Kaufvertrag rechtliche Konsequenzen hat. Es empfiehlt sich daher, auf juristische Unterstützung oder speziell dafür entwickelte Softwares zuzugreifen.

Vertrag aufsetzen: Was gehört alles rein?

Pflicht- und Kann-Bestandteile

Kaufverträge müssen mindestens den Kaufgegenstand, den Preis sowie Käufer*in als auch Verkäufer*in beinhalten.

Ihr könnt einen Vertrag schreiben, ohne jedes Detail sofort zu definieren. Es reicht aus, wenn die Zahlungs- und Lieferbedingungen in einer separaten Abstimmung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Internationale Verträge

Im internationalen Geschäft bieten sich die „Incoterms“ an, denn sie sprechen länderübergreifend eine einheitliche Sprache. Incoterms sind international gültig und regeln die Kosten-Verteilung, die Risiko-Verteilung und die Sorgfalts-Pflichten zwischen den Vertragspartner*innen.

Weitere Dokumente

Mit einem Vertrag entsteht meist eine ganze Reihe von Dokumenten, wie Frachtbriefe, Lieferscheine und Rechnungen, die rechtskonform verarbeitet und abgelegt werden müssen. Darum kann sich ein Dokumenten-Management als besonders nützlich erweisen. 

Datenschutz und Vertragsmanagement 

Sensible Informationen im Vertrag müssen unbedingt datenschutzkonform aufbewahrt werden. Bei dem Aufsetzen eines Vertrages müsst Ihr zudem viele weitere Dinge beachten. Eine nach ISO 27001 zertifizierte Software-Lösung stellt sicher, dass Ihr Euch an rechtliche Vorgaben haltet. Es gibt z. B. eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Hosting auf deutschen Servern.  

Falls Euer Unternehmen mit datenschutzrechtlichen Angelegenheiten besonders viel Arbeit hat, kann es sich lohnen, den Prüfungsaufwand an eine verantwortliche Person zu delegieren und sich von den Profis der Privacy-Tech beraten zu lassen. 

In 7 Schritten einen Vertrag aufsetzen: Was muss er beinhalten und wie solltet Ihr vorgehen?

1. Benennt die Vertragsparteien exakt

Zunächst müsst Ihr die Parteien genau benennen. Achtet darauf, die korrekten Unternehmens-Bezeichnungen und Rechtsformen anzugeben. Die Haftungs-Bedingungen einer GmbH sehen z. B. anders aus als die einer Aktiengesellschaft. 

Übersetzt in internationalen Verträgen keine Rechtsformen. Obwohl GmbH häufig mit „Ltd.“ übersetzt wird, ist das falsch. Es gibt große Unterschiede zwischen der amerikanischen und der britischen Übersetzung, die auch berücksichtigt werden sollten: Möglich wäre die deutsche Rechtsform Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer Erklärung in Klammern hinter dem Firmennamen (German private limited company - Ltd. (UK) oder German limited liability company – Llc. (US)). Dies macht rechtlich gesehen große Unterschiede.

 
2. Erstellt eine Vertrags-Einleitung (Präambel)

Die Vertrags-Einleitung ist wichtig, falls es zu Streitigkeiten kommt und sollte daher nicht vernachlässigt werden. In dieser Einführung solltet Ihr die Vorgeschichte und die Beweggründe für die Vereinbarung erläutern. Wichtige Informationen zu den Geschäfts-Beziehungen und den Absichten der Parteien dürfen nicht fehlen. Sollten Streitigkeiten über die Auslegung verschiedener Vertrags-Bestandteile entstehen, ist diese Information relevant.

3. Verwendet verständliche Begriffe und ergänzt ggf. Definitionen

Wenn Ihr in Euren Verträgen (Fach-)Begriffe verwendet, solltet Ihr eine klare Definition dafür hinzufügen. Definiert die Begriffe eindeutig, damit jegliches Diskussionspotenzial ausgeschlossen ist.

Jede Partei muss genau wissen, was z. B. unter „Verantwortlicher in Zusammenhang mit der Verarbeitung von persönlichen Daten und Datenschutz“ zu verstehen ist. Hier könntet Ihr auch direkt die Begriffsbestimmung von der EU-Regelung zum Datenschutz übernehmen. Es würde dann in etwa so lauten: „Der Verantwortliche ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.“ 

Eine einwandfreie Definition lässt überhaupt keinen Raum für Missverständnisse. So könnt ihr Fehlinterpretationen vermeiden.

4. Bestimmt die Leistung und die Gegenleistung

Kernbestandteil jedes Vertrages sind die Leistung und Gegenleistung. Ihr solltet genau darlegen, welche Rechte und Pflichten die Parteien haben. Wer wann Leistungen erbringen muss und welche Gegenleistungen die (natürliche oder juristische) Person dafür bekommt.

5. Legt die Folgen bei Vertrags-Verletzung fest

Ein weiterer Pflichtteil des Vertrages sind die Folgen bei einer Vertrags-Verletzung. Beide Parteien haben bestimmte Rechte und Pflichten. Ihr solltet also festlegen, welche Konsequenzen eine Nichterfüllung der vereinbarten Pflichten haben würde. Das ist Euer Sicherheitsnetz: Nur so könnt Ihr Eure Rechte geltend machen. 

6. Ergänzt die Schluss-Bestimmungen

Die Schluss-Bestimmungen kommen am Ende des Vertrages. Das sind normalerweise Klauseln zum Gerichtsstand oder zu den eventuellen Vertrags-Änderungen in der Zukunft. In internationalen Verträgen sollte festgehalten werden, in welchem Land ein eventuelles Schiedsverfahren stattfinden würde, sollte es zu Streitigkeiten kommen. In der Regel ist das eines der Länder, in denen die Unternehmen registriert sind. 

7. Datum und Unterschrift

Nicht zu unterschätzen sind das Datum und die Unterschrift. Das Datum legt den Zeitpunkt fest, zu dem alle Rechte und Pflichten entstehen und der Vertrag in Kraft tritt. Es kann sein, dass ein anderer Startpunkt für die Leistungen und Gegenleistungen festgelegt wird, die Verpflichtungen aber schon früher gültig sind. Wird das Datum vergessen, kann das später erhebliche Rechtsfolgen nach sich ziehen. Wenn Ihr keine Unterschrift von Euren Vertragspartner*innen habt, habt Ihr auch keine Ansprüche.

Wie genau sieht ein Vertrag aus?

Quelle: freightos.com

Verträge können ganz unterschiedlich aussehen: mündlich, schriftlich oder durch eine Reaktion bzw. keine Reaktion. So kann etwa ein Vertrag zustande kommen, wenn Empfänger*innen die Ware behalten, obwohl sie diese gar nicht bestellten. Es gibt also keine pauschale Antwort darauf, wie ein Vertrag genau aussehen muss. Das hängt in der Regel von der Situation ab. Es gibt außerdem Unterschiede zwischen Rechtsgeschäften im B2B- und B2C-Bereich.

Die gängigsten Vertrags-Arten sind:

• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Gesellschafterverträge
• Mietverträge
• Lieferantenverträge
• Leasingverträge
• Mobilfunkverträge
• Wartungsverträge
• Softwareverträge
• AGB

Jede dieser Vertrags-Arten besteht aus identischen Pflicht- und unterschiedlichen Kann-Bausteinen. Pflicht-Bausteine wie Angaben zu den Vertragsparteien gehören in jeden der Verträge. In bestimmten Fällen, wie beim Grundstückkauf oder bei der Gründung einer GmbH, ist dazu eine notarielle Beurkundung nötig. Andernfalls ist der komplette Vertrag unwirksam.

Wer sollte die Verträge erstellen? 

Da durch Verträge wichtige Verbindungen und rechtliche Folgen entstehen, sollten sie von Spezialist*innen erstellt werden. Die Kosten für eine persönliche Rechtsberatung können allerdings hoch ausfallen. Alternativ könnt Ihr Vertragsmanagement-Softwares nutzen, die zusammen mit Rechts-Experten entwickelt wurden.

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Unsere Tipps zum Kostensparen bei der Erstellung eines Vertrages

1. Wenn Ihr Euch gegen Vertragsmanagement-Tools entscheidet, verwendet kostenlose Muster-Verträge der Handelskammern

Für Standard-Verträge stellen die Handelskammern aller Länder kostenlose Muster zur Verfügung. Hier müsst Ihr nur Eure Daten und die Eurer Kund*innen einfügen und den Vertrag im Anschluss unterschreiben lassen. Allerdings kommt es in der Praxis eher selten vor, dass diese Muster-Verträge alle Anforderungen erfüllen.

2. Digitalisierte Rechtsanwalts-Leistungen

Eine Lösung, die mehr Flexibilität bietet, ist die Erstellung von personalisierten Verträgen mit „Bausteinen“. Es handelt sich hierbei um digitalisierte Rechtsanwalts-Leistungen, die auch Legal-Tech-Services genannt werden. Auf Plattformen wie PACTA treffen sich Unternehmen und Anwält*innen, um gemeinsam Verträge aufzusetzen und durch die Automatisierung von rechtlichen Prozessen Kosten zu reduzieren. 

3. Pauschalpaket-Rechtsberatung 

Eine kostengünstige und sichere Lösung ist die Pauschalpaket-Rechtsberatung zur Erstellung von Grund-Verträgen. Sie lohnt sich besonders bei AGB und Kaufverträgen. Bei einmaliger Erstellung von Muster-Verträgen lassen sich die Ausgaben deutlich reduzieren. Die Muster-Vorlagen könnt Ihr mit kleinen Anpassungen immer wieder verwenden und in einer Vertragsmanagement-Software verwalten.

4. Vertragsmanagement-Software

Ein besonders gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten Vertragsmanagement-Systeme. Auf OMR Reviews findet Ihr jede Menge geeignete Vertragsmanagement-Softwares mit Bewertungen und Erfahrungs-Berichten von Nutzer*innen. Sie helfen Euch dabei, die beste Lösung für Euer Unternehmen zu finden.

Besonders beliebt sind aktuell:

ContractHero Vertragsmanagement

Icertis

ContractSafe

Agiloft

EASY Contract

Contractbook

Parashift

Inhubber

Wir haben die besten Vertragsmanagement-Softwares für Euch aufgelistet und Details wie Preise für Euch verglichen! 

Fazit: Das ist der beste Weg, um einen Vertrag aufzusetzen

Es gibt zahlreiche Vertrags-Arten. Sie regeln Eure Rechte und Pflichten sowie die Eurer Vertragspartner*innen. Einige Vertragsinhalte sind Pflicht, andere werden von den Parteien frei ausgewählt. Rechtliche Kenntnisse sind beim Erstellen eines Vertrages durchaus sinnvoll, vor allem wenn Ihr mit Word und Co. arbeitet. Unbedingt notwendig sind sie aber nicht. Am wenigsten Arbeit und Verantwortung habt Ihr mit der Beauftragung eines Anwalts, doch das erfordert ein nicht unerhebliches Budget. Euer Preis-Leistungs-Sieger könnte daher ein Vertragsmanagement-Tool sein. Mit diesem erstellt und verwaltet Ihr rechtskonforme, einheitliche und professionelle Verträge jeder Art in einer einzigen Software.