Vertrag erstellen in 7 Schritten: So geht’s ohne juristischen Hintergrund

1. Was ist ein Vertrag?
2. Diese Vertragsarten gibt es
3. Vertrag aufsetzen: Worauf vorher achten?
4. Wichtige Anforderungen vor dem Vertrag Aufsetzen
5. In 7 Schritten einen Vertrag aufsetzen
6. Äußere Form eines Vertrags
7. Wer sollte die Verträge erstellen? 
8. Kosten sparen beim Vertrag aufsetzen
9. Fazit: Der beste Weg, um einen Vertrag aufzusetzen

Im Alltag schließen wir ständig Verträge ab, selbst wenn wir nur an der Supermarktkasse unsere Einkäufe zahlen. Auch Unternehmen setzen ständig Verträge auf. Doch ist es im Business-Alltag genauso unkompliziert wie auf privater Ebene? Oder dürfen nur bestimmte Personen rechtlich bindende Verträge aufsetzen? Und was gehört alles in einen Vertrag?

Was ist ein Vertrag?

Bevor wir klären, wie du einen Vertrag erstellen kannst, solltest du über die Basics Bescheid wissen. In der Theorie ist ein Vertrag ein Rechtsgeschäft mit mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen zwischen natürlichen oder juristischen Personen. Verträge laut §§ 145 ff. BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) entstehen durch Angebot und Angebotsannahme. Sie kommen im Privatrecht, im öffentlichen Recht und im Völkerrecht zustande.

Es gibt in deinem Geschäftsalltag immer ein Angebot und eine Annahme. Eine Partei äußert ihren Willen, beispielsweise durch ein Verkaufsangebot. Darin werden alle Bedingungen ausführlich erörtert. Das können Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen sein. Die zweite Partei muss den Einzelheiten des Angebots zustimmen, also ebenfalls ihre Willenserklärung abgeben. Mit der Annahme des Angebots, also der Auftragsbestätigung wird der Vertrag wirksam.

Diese Vertragsarten gibt es

Unternehmensinterne Verträge 

Interne Verträge sind alle Verträge, die du nicht mit externen, sondern mit internen Vertragspartner*innen abschließt. Das kann der Gesellschaftsvertrag als allererster Vertrag sein oder auch Arbeitsverträge mit Mitarbeiter*innen.

Unternehmensexterne Verträge 

Unternehmensextern sind alle Verträge, die du mit externen Vertragspartner*innen abschließt, wie zwischen deinem Unternehmen und Kund*innen oder Lieferant*innen. Die gängigsten Vertragsarten sind:

• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Gesellschafterverträge
• Mietverträge
• Lieferantenverträge
• Leasingverträge
• Mobilfunkverträge
• Wartungsverträge
• Softwareverträge
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Interne und externe Verträge erstellen: Wo liegt der Unterschied?

Es gibt keine pauschalen Unterschiede zwischen internen und externen Verträgen. Das Vorgehen beim Aufsetzen ist prinzipiell gleich. Beide Vertragsarten können sehr komplex sein. Sie umfassen meist Regelungen zur Vertragslaufzeit, zu Befugnissen, Verantwortlichkeiten und mehr.

Vertrag aufsetzen: Worauf vorher achten?

Möchtest du einen Vertrag schreiben, ist ein wenig Achtsamkeit geboten. Es gibt keine pauschale Antwort darauf, wie ein Vertrag genau aussehen muss. Das hängt in der Regel von der Situation ab.

Verträge können ganz unterschiedlich aussehen: mündlich, schriftlich oder durch eine Reaktion bzw. keine Reaktion. So kann etwa ein Vertrag zustande kommen, wenn Empfänger*innen die Ware behalten, obwohl sie diese gar nicht bestellten. 

Es gibt außerdem Unterschiede zwischen Rechtsgeschäften im B2B und B2C Bereich.

Wichtige Anforderungen vor dem Vertrag Aufsetzen

Grundlegende Vertragsbestandteile

Jede Vertragsart besteht aus grundlegenden Pflicht-Bausteinen sowie optionalen Kann-Bausteinen. Die Pflicht-Bausteine, wie die Angaben zu den Vertragsparteien, sind in jedem Vertrag erforderlich. Ein Beispiel: Ein Kaufvertrag muss mindestens den Kaufgegenstand, den Preis und die Vertragsparteien (Käufer*in und Verkäufer*in) enthalten.

Du kannst einen Vertrag schreiben, ohne jedes Detail sofort zu definieren. Es reicht aus, wenn die Zahlungs- und Lieferbedingungen in einer separaten Abstimmung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Internationale Verträge: Nutzung von Incoterms

Im internationalen Handel sind die Incoterms besonders hilfreich. Diese weltweit anerkannten Vertragsklauseln regeln einheitlich Kostenverteilung, Risikoübernahme und Sorgfaltspflichten der Vertragspartner*innen. Dadurch sorgen sie für mehr Rechtssicherheit und Transparenz zwischen Unternehmen in verschiedenen Ländern.

Zusätzliche Vertragsdokumente

Ein Vertrag bringt häufig weitere notwendige Dokumente mit sich, darunter Frachtbriefe, Lieferscheine oder Rechnungen. Diese müssen rechtskonform verarbeitet und archiviert werden. Ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) kann hierbei unterstützen und den administrativen Aufwand reduzieren.

Datenschutz und Vertragsmanagement 

Sensible Informationen im Vertrag müssen unbedingt datenschutzkonform aufbewahrt werden. Bei dem Aufsetzen eines Vertrages musst du zudem viele weitere Dinge beachten. 

Eine nach ISO 27001 zertifizierte Software-Lösung stellt sicher, dass du dich an rechtliche Vorgaben hältst. Wichtige Sicherheitsmaßnahmen sind eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,  Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Hosting auf deutschen Servern.

Falls Datenschutz in deinem Unternehmen besonders aufwendig ist kann es sich lohnen, den Prüfungsaufwand an eine verantwortliche Person zu delegieren und sich von den Profis der Privacy-Tech beraten zu lassen.

In 7 Schritten einen Vertrag aufsetzen

1. Schritt: Benenne die Vertragsparteien exakt

Zunächst musst du die Parteien genau benennen. Achte darauf, die korrekten Unternehmensbezeichnungen und Rechtsformen anzugeben. Die Haftungsbedingungen einer GmbH sehen z. B. anders aus als die einer Aktiengesellschaft. 

Übersetze in internationalen Verträgen keine Rechtsformen. Obwohl GmbH häufig mit „Ltd.“ übersetzt wird, ist das falsch. Es gibt große Unterschiede zwischen der amerikanischen und der britischen Übersetzung, die auch berücksichtigt werden sollten: Möglich wäre die deutsche Rechtsform Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer Erklärung in Klammern hinter dem Firmennamen (German private limited company - Ltd. (UK) oder German limited liability company - Llc. (US)). Dies macht rechtlich gesehen große Unterschiede.

2. Schritt: Erstelle eine Vertragseinleitung

Die Vertragseinleitung (Präambel) ist wichtig, falls es zu Streitigkeiten kommt und sollte daher nicht vernachlässigt werden. In dieser Einführung solltest du die Vorgeschichte und die Beweggründe für die Vereinbarung erläutern. Wichtige Informationen zu den Geschäftsbeziehungen und den Absichten der Parteien dürfen nicht fehlen. Sollten Streitigkeiten über die Auslegung verschiedener Vertrags-Bestandteile entstehen, ist diese Information relevant.

3. Schritt: Verwende verständliche Begriffe

Wenn du in deinen Verträgen Fachbegriffe verwendest, solltest du eine klare Definition dafür hinzufügen. Definiere die Begriffe eindeutig, damit jegliches Diskussionspotenzial ausgeschlossen ist.

Jede Partei muss genau wissen, was zum Beispiel unter „Verantwortlicher in Zusammenhang mit der Verarbeitung von persönlichen Daten und Datenschutz“ zu verstehen ist. Hier könntest du auch direkt die Begriffsbestimmung von der EU-Regelung zum Datenschutz übernehmen. Es würde dann in etwa so lauten: „Der Verantwortliche ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.“ Eine einwandfreie Definition lässt keinen Raum für Missverständnisse. So vermeidest du Fehlinterpretationen.

4. Schritt: Bestimme die Leistung und Gegenleistung

Kernbestandteil von jedem Vertrag sind die Leistung und Gegenleistung. Du solltest genau darlegen, welche Rechte und Pflichten die Parteien haben. Wer wann Leistungen erbringen muss und welche Gegenleistungen die (natürliche oder juristische) Person dafür bekommt.

5. Schritt: Lege die Folgen bei Vertragsverletzung fest

Ein weiterer Pflichtteil des Vertrages sind die Folgen bei einer Vertragsverletzung. Beide Parteien haben bestimmte Rechte und Pflichten. Du solltest also festlegen, welche Konsequenzen eine Nichterfüllung der vereinbarten Pflichten haben würde. Das ist dein Sicherheitsnetz: Nur so kannst du deine Rechte geltend machen. 

6. Schritt: Ergänze die Schlussbestimmungen

Die Schlussbestimmungen kommen am Ende des Vertrages. Das sind normalerweise Klauseln zum Gerichtsstand oder zu den eventuellen Vertragsänderungen in der Zukunft. In internationalen Verträgen sollte festgehalten werden, in welchem Land ein eventuelles Schiedsverfahren stattfinden würde, sollte es zu Streitigkeiten kommen. In der Regel ist das eines der Länder, in denen die Unternehmen registriert sind. 

7. Schritt: Datum und Unterschrift

Nicht zu unterschätzen sind das Datum und die Unterschrift. Das Datum legt den Zeitpunkt fest, zu dem alle Rechte und Pflichten entstehen und der Vertrag in Kraft tritt. Es kann sein, dass ein anderer Startpunkt für die Leistungen und Gegenleistungen festgelegt wird, die Verpflichtungen aber schon früher gültig sind. Wird das Datum vergessen, kann das später erhebliche Rechtsfolgen nach sich ziehen. Wenn du keine Unterschrift von deinen Vertragspartner*innen habt, hast du auch keine Ansprüche.

Äußere Form eines Vertrags

Fakt ist, wer einen offensichtlich unprofessionell erstellten Vertrag vorgelegt bekommt, stellt die Seriosität seines Gegenübers infrage. Darum spielt nicht nur der Inhalt, sondern auch die Optik eine entscheidende Rolle.

„Einfach und professionell“ lautet das Motto. Baue deinen Vertrag gut verständlich auf. Mache es deinen Leser*innen so einfach wie möglich, auch juristische Texte zu verstehen. Dadurch können deine Vertragspartner*innen den Vertrag schnell prüfen und unterzeichnen.

Überschriften

Verträge enthalten mehrere Klauseln. Nutze passende Überschriften für die einzelnen Absätze. Sie sagen deinen Vertragspartner*innen auf Anhieb, welche Informationen sie in welchem Absatz des Vertrages finden. Achte darauf, dich nicht mit zu vielen Ebenen zu verzetteln.

Formatierung und Design

Jede Formatierungsentscheidung sollte das gleiche Ziel verfolgen: gute Lesbarkeit. Wähle eine simple Schriftart und ein cleanes Design. Behalte die Formatierungen bei und wechsle sie nicht innerhalb eines Dokuments. Halte es einfach und einheitlich. Das erleichtert dir nicht nur die Erstellung, sondern deinen Vertragspartner*innen auch das Lesen.

Tipp: Mit Vertragsmanagement-Tools stellst du ein gut lesbares und einheitliches Design für alle Verträge sicher.

Medien

Ein Vertrag muss kompliziert und trocken sein? Nein, eben nicht! Grafiken wie Flussdiagramme können Euch dabei helfen, komplexe Prozesse und Hierarchien übersichtlich darzustellen. Nutze Medien, wann immer sie dem besseren Verständnis dienen.

Komplexe Klauseln

Versetze dich immer in dein Gegenüber. Das müssen nicht unbedingt Rechtsexpert*innen sein. Wenn in deinen Verträgen komplexe Klauseln eingebaut sind, dann erkläre sie in den einfachsten Worten, die du dafür findest. 

Manche Vertragsersteller*innen verweisen zu Gesetzestexten oder verwenden Abkürzungen. Das ist gut gemeint, doch genau das kann zu Verzögerungen beim Abschluss führen. Wenn Vertragspartner*innen Textstellen nicht direkt verstehen oder nachvollziehen können, legen sie diese beiseite oder geben sie zur Prüfung an eine Fachabteilung weiter. Das kostet Zeit.

Tipp: Es gibt Vertragsmanagement-Softwares, die Kommentarfunktionen oder Videoerklärungen unbekannter Begriffe und Klauseln ermöglichen.

Wer sollte die Verträge erstellen? 

Ein fehlerhafter oder lückenhafter Kaufvertrag hat rechtliche Konsequenzen. Spoiler-Alarm: Es gibt gute Mittelwege, irgendwo zwischen Word und teuren Anwält*innen, mit denen du rechtskonforme Verträge erstellen kannst. Es empfiehlt sich, auf juristische Unterstützung oder speziell dafür entwickelte Softwares zuzugreifen.

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Kosten sparen beim Vertrag aufsetzen

Da durch Verträge wichtige Verbindungen und rechtliche Folgen entstehen, sollten sie von Spezialist*innen erstellt werden. Die Kosten für eine persönliche Rechtsberatung können allerdings hoch ausfallen. Alternativ kannst du Vertragsmanagement-Softwares nutzen, die zusammen mit Rechtsexpert*innen entwickelt wurden.

Ein besonders gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten Vertragsmanagement-Systeme. Auf OMR Reviews findest du jede Menge geeignete Vertragsmanagement-Softwares mit Bewertungen und Erfahrungsberichten von Nutzer*innen. Sie helfen dir  dabei, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden. Besonders beliebt sind aktuell:

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Mit einer Vertragsmanagement-Software wie zum Beispiel ContractHero

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Wenn du dich gegen ein Vertragsmanagement-Tool entscheidest, empfehlen wir kostenlose Musterverträge der Handelskammern, die alle Länder kostenlos zur Verfügung stellen. Du musst nur deine Daten und die deiner Kund*innen einfügen und den Vertrag im Anschluss unterschreiben lassen. Allerdings kommt es in der Praxis häufiger vor, dass diese Muster-Verträge nicht alle Anforderungen erfüllen.

Eine flexiblere Lösung einen Vertrag erstellen zu lassen sind personalisierte Verträge mit „Bausteinen“. Es handelt sich hierbei um digitalisierte Rechtsanwaltsleistungen, auch Legal-Tech-Services genannt. Auf Plattformen wie PACTA treffen sich Unternehmen und Anwält*innen, um gemeinsam Verträge aufzusetzen und durch die Automatisierung von rechtlichen Prozessen Kosten zu reduzieren. 

Eine weitere kostengünstige und sichere Lösung ist die Pauschalpaket-Rechtsberatung zur Erstellung von Grundverträgen. Sie lohnt sich besonders bei AGB und Kaufverträgen. Bei einmaliger Erstellung von Musterverträgen lassen sich die Ausgaben deutlich reduzieren. Die Mustervorlagen kannst du mit kleinen Anpassungen immer wieder verwenden und auch in deiner Vertragsmanagement-Software verwalten.

Fazit: Der beste Weg, um einen Vertrag aufzusetzen

Rechtliche Kenntnisse sind beim Vertrag durchaus sinnvoll, vor allem wenn du mit Word und Co. arbeitest. Unbedingt notwendig sind sie aber nicht. 

Am wenigsten Arbeit und Verantwortung hast dur mit der Beauftragung eines Anwalts, doch das erfordert ein nicht unerhebliches Budget. Dein Preis-Leistungs-Sieger könnte daher ein Vertragsmanagement-Tool sein. Mit diesem kannst du rechtskonforme, einheitliche und professionelle Verträge jeder Art erstellen und verwalten – und das alles in einer einzigen Software.