Digitale Dokumentenablage: Mit System zur besseren Organisation

1. Vorteile einer digitalen Dokumentenablage
2. Grundbausteine der digitalen Dokumentenablage
3. Das ist wichtig bei der Implementierung
4. Schnittstellen für die digitale Dokumentenablage
5. Bestehendes Ablagesystem optimieren
6. 3 Trends zur digitalen Dokumentenablage
7. Fazit: Bringe Ordnung in deine digitalen Inhalte

Als Content-Strategin spreche ich aus Erfahrung: Wenn du deine dokumentierten Informationen richtig strukturierst, arbeitest du selbst nicht nur effizienter, sondern vereinfachst die Zusammenarbeit im Team und triffst zudem bessere strategische Entscheidungen.

Ob Produktdatenblatt, Blogbeitrag oder Fallstudie, mit einer durchdachten digitalen Dokumentenablage organisierst du deine Inhalte nahtlos über alle Kanäle. Zum Beispiel werden Briefings, Markenrichtlinien und Freigabeprozesse transparent und effizient gestaltet. Und die Kooperation mit internen wie externen Stakeholdern gestaltet sich durch klare Versionierung und Zugriffsrechte deutlich einfacher.

Doch trotz moderner Tools bleibt die digitale Dokumentenablage in vielen Unternehmen ineffizient. Wie Gartner in seinem "Content Services Platforms Market Guide" feststellt, nutzen 76 % der Unternehmen mehr als fünf verschiedene Systeme zur Dokumentenverwaltung – sie bekämpfen Chaos mit mehr Chaos.

Damit dir das nicht passiert, lernst du in diesem Artikel, wie du Ordnung in deine digitalen Inhalte bringst – strategisch durchdacht und technisch sinnvoll.

Vorteile einer digitalen Dokumentenablage

Die Vorteile einer digitalen Dokumentenablage sind eine effiziente elektronische Verwaltung, Organisation und Speicherung von digitalen Informationen. Darunter fallen Textdokumente und Videos genauso wie Dateien in Excel-Formaten oder CAD-Dateien (Computer-Aided Design). Im Gegensatz zur klassischen Papierablage werden die Dokumente – ob eingescannt oder digital erstellt – in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) organisiert, kategorisiert und zugänglich gemacht:

• Zeitersparnis: Mitarbeiter*innen verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen.
• Platzersparnis: Physische Aktenordner und Archivräume werden überflüssig.
• Standortunabhängiger Zugriff: Ermöglicht flexible Arbeitsmodelle
• Verbesserte Zusammenarbeit: Gleichzeitiger Dokumentenzugriff und kollaboratives Arbeiten 
• Automatisierte Workflows: Prozesse wie Freigaben und Genehmigungen werden beschleunigt
• Sicherheit: Schutz vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff
• Nachhaltigkeit: Geringerer Papierverbrauch und CO₂-Fußabdruck

Eine digitale Dokumentenablage ist auch dann wichtig, wenn du gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen musst. Beispielsweise Geschäftsbriefe, Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse müssen zwischen sechs und zehn Jahren revisionssicher aufbewahrt werden. Automatisierte Aufbewahrungsfristen, unveränderbare Speicherung und rechtskonforme Löschroutinen gewährleisten die Einhaltung dieser Pflichten. Ein lückenloser Nachweis minimiert Compliance-Risiken.

Grundbausteine der digitalen Dokumentenablage

Dokumentenklassifizierung und Metadaten

Durch Klassifizierung und Metadaten musst du ein Dokument nicht mehrfach ablegen, sondern findest es gleichzeitig unter verschiedenen Aspekten, wie beispielsweise:

• Dokumententyp (Rechnung, Vertrag, Protokoll etc.)
• Erstellungsdatum und Autor*in
• Zugehörigkeit zu Projekten, Kunden oder Prozessen
• Bearbeitungshistorie
• Gültigkeitszeitraum
• Geschäftsrelevante Informationen (Beträge, Fristen, Produktnummern etc.)

Suchfunktionen und Auffindbarkeit

Mit einer leistungsfähigen Suche in deiner elektronischen Aktenführung findest du ein Dokument in Sekundenschnelle, beispielsweise durch diese Features:

• Volltextsuche
• Filterung nach Metadaten
• Kombination verschiedener Suchparameter
• Semantische Suche
• Speicherbare Suchabfragen 
• Erkennung von Synonymen 
• Texterkennung für eingescannte Dokumente

Zugriffsrechte und Sicherheitsaspekte

Während Aktenordner oft unzureichend vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, bietet dir die elektronische Aktenführung genaue Zugriffskontrollen:

• Benutzer- und Gruppenberechtigungen
• Dokumentspezifische Zugriffsrechte
• Zugangsbeschränkungen
• Verschlüsselung
• Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe
• Zwei-Faktor-Authentifizierung

Das ist wichtig bei der Implementierung

Bedarf und Ziel festlegen 

Beginne die Implementierung deiner digitalen Dokumentenablage mit einer gründlichen Analyse: Wie werden Dokumente aktuell erstellt, verwaltet und genutzt? Gibt es Schwachstellen, wie Informationsverluste oder Verzögerungen? Dokumentiere, wie viele Dokumente und welcher Art verarbeitet werden, und frage die Anforderungen verschiedener Fachabteilungen ab. Auf Basis dieser Ergebnisse definierst du smarte Optimierungsziele. Zum Beispiel, dass du die Suchzeit um 50 % reduzierst oder den Rechnungseingang innerhalb von sechs Monaten vollständig digitalisierst.

Mitarbeitende einbeziehen

Binde Anwender*innen ein, die von der Umstellung betroffen sind. Dazu zählt eine frühzeitige Kommunikation genauso wie praxisnahe Schulungen. Für Akzeptanz und Erfolg der neuen digitalen Dokumentenablage ist vor allem in der Anfangsphase eine kontinuierliche Unterstützung wichtig. Sobald das neue System integriert ist, helfen regelmäßige Feedbackrunden, die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

System auswählen

Deine Entscheidung für ein bestimmtes DMS sollte immer auf einer umfassenden Bewertung basieren. Bei OMR Reviews findest du verschiedene Tools für diverse Unternehmensgrößen und Use Cases – inklusive echter Nutzerbewertungen.

Back-up und Ordner auflösen

Möchtest du deine neue digitale Ablage organisieren, solltest du ein Back-up aller bisherigen digitalen Dokumente erstellen. Jede Datei sollte gesichtet werden. Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen kommen ins Archiv, ansonsten werden alte oder irrelevante Dateien gelöscht und Ordner aufgelöst.

Ablage implementieren 

Ab einem festgelegten Stichtag startet die Ablage im neuen DMS. Dokumenttypen sind definiert, Zugriffsrechte vergeben und Workflows eingerichtet. Implementiere schrittweise, beginnend mit den Bereichen mit dem größten Nutzen.

Schnittstellen für die digitale Dokumentenablage

Ein modernes DMS sollte in deine bestehende Softwarelandschaft integriert werden, damit du Daten und Dateien nahtlos austauschen kannst. Häufige DMS-Schnittstellen sind:

• Buchhaltungssoftware
• Rechnungsprogramme
• E-Mail-Systeme
• CRM-Systeme (Customer Relationship Management)
• Projektmanagement-Tools
• Kassensysteme
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning)
• Callcenter-Software

Bestehendes Ablagesystem optimieren

Solltest du bereits ein digitales Ablagesystem nutzen und deinen Erfolg messen oder Prozesse optimieren wollen, sind diese Kennzahlen relevant: 

Erfüllt beispielsweise die durchschnittliche Suchzeit nicht den internen Vorgaben, können Features wie Filter, Suchvorschläge oder „kürzlich verwendete Dokumente“ implementiert werden. Wenn die Kosten pro Dokument reduziert werden sollen, kann ein Blick auf die Archivierungsrichtlinien helfen: Ab welchem Alter sollen Dokumente ins Archiv wandern, um so den Cloud-Speicher und damit zusammenhängende Kosten zu reduzieren?

3 Trends zur digitalen Dokumentenablage

Blockchain

Die Blockchain-Technologie ist besonders relevant für Dokumente, bei denen Fälschungssicherheit entscheidend ist. Die Blockchain speichert einen kryptografischen „Fingerabdruck“ (Hash) eines Dokuments zusammen mit einem Zeitstempel. Da Einträge nachträglich nicht verändert werden können, hast du damit den Beweis, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert hat. Auch interessant: Zertifikate und Nachweise können direkt in der Blockchain überprüft werden, ohne dass eine ausstellende Institution kontaktiert werden muss.

Mobile Nutzung 

Ein weiterer Trend dreht sich um den Zugriff und die Bearbeitung von unterwegs. Funktioniert dein DMS in der mobilen Nutzung einwandfrei, fördert das die Zusammenarbeit – unabhängig vom Standort oder Endgerät. Dokumente sind auch offline abrufbar, du kannst deine Smartphone-Kamera integrieren oder die Sprachsteuerung zur freihändigen Suche nutzen. 

Künstliche Intelligenz

Die digitale Dokumentenablage entwickelt sich ständig weiter. Ein aktueller Trend umfasst die KI-Dokumentenverarbeitung. Indem du Künstliche Intelligenz für dein Ablagesystem nutzt, reduzierst du manuelle Tätigkeiten und steigerst die Qualität deines DMS. Selbstlernende Systeme ordnen Dateien ein, erkennen ungewöhnliche Muster in Dokumenten oder können durch Predictive Analytics Dokumentenflüsse und Ressourcen vorhersehen.

Fazit: Bringe Ordnung in deine digitalen Inhalte

Die digitale Dokumentenablage ist weit mehr als ein technologisches Upgrade. Mit der richtigen Strategie und sorgfältiger Umsetzung schaffst du auch neue Formen der Zusammenarbeit und optimierst Geschäftsprozesse.