Vermeide Non-Compliance, um in Sachen Datenschutz und Security auf der sicheren Seite zu sein

1. Was versteht man unter Non-Compliance?
2. Was sind die Folgen von Non-Compliance für Unternehmen?
3. Wie lässt sich Non-Compliance in Firmen umgehen?
4. Fazit: Non-Compliance – Mit der passenden Software für Datenschutz kannst du es leicht umgehen

Wohl kaum eine Wirtschaft scheint so reguliert zu sein wie die deutsche: EU-weitere Richtlinien, nationale Gesetze und andere brancheninterne Sicherheitsstandards betreffen so gut wie alle Firmen und Betriebe in Deutschland. Und stets müssen Datenschutz und Cyber Security stimmen, damit ein Unternehmen hierzulande wirklich arbeiten kann.

Um im Paragrafendschungel durchblicken zu können, ohne gleich die brandneuen Regularien aus Brüssel, Berlin oder der Branche studieren zu müssen, solltest du dich mit Compliance beschäftigen – und besser gesagt, mit Non-Compliance. Dazu widmet sich dieser Artikel der Frage: Was würde denn passieren, wenn du Datenschutz und Sicherheit nicht so ernst nehmen würdest?

Wie du aus Non-Compliance Compliance machst und dabei auf spezialisierte Softwarelösungen zurückgreifen kannst, erfährst du im folgenden Blogbeitrag.

Was versteht man unter Non-Compliance?

Unter Non-Compliance versteht man im Allgemeinen die Nichteinhaltung von Vorschriften, Standards oder (vertraglichen) Verpflichtungen. Dies kann sich auf den politischen Kontext (Gesetzeslage) sowie auf geschäftliche Abkommen (Verträge oder Richtlinien) beziehen. Im Gegensatz zur medizinischen Definition, die Non-Compliance als das Nichtbefolgen von medizinischen Anweisungen durch Patient*innen beschreibt, bezieht sich der Begriff in der Wirtschaft und im Recht also auf Verstöße gegen gesetzliche Regelungen oder interne Richtlinien. Compliance ist dementsprechend die Einhaltung von Regularien und Standards.

Verstöße gegen die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), bei denen Unternehmen beispielsweise personenbezogene Daten unsachgemäß verarbeiten oder somit nicht ausreichend schützen, fallen unter Non-Compliance. In der Schweiz ist dieser Fall vergleichbar mit dem revDSG (revidiertes Datenschutzgesetz). In Deutschland wird die DSGVO übrigens durch das nationale Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erweitert.

Weitere Compliance-Richtlinien umfassen Sicherheitsstandards wie ISO 27001 (Zertifizierung auf Bass von IT-Grundschutz) oder NIS 2 (EU-weite Richtlinie für Netzwerk- und Informationssicherheit). All diese müssen strikt eingehalten werden, um Sanktionen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Speziell durch die Popularität von KI-basierten Tools in den vergangenen Jahren sorgen immer weitere Regularien für mehr Klarheit im Umgang mit innovativer Software. Erst dieses Jahr wurde die EU-KI-Gesetz verabschiedet, die als internationaler Standard für AI-Nutzung im Hinblick auf Datenschutz gelten soll. Hier bist du als Unternehmen wieder einmal in der Pflicht, neu beschlossene Grundsätze in deinen Arbeitsabläufen zu berücksichtigen.

Was sind die Folgen von Non-Compliance für Unternehmen?

Jetzt kannst du dich natürlich immer streng im Sinne der Compliance an alle Vorgaben richten. Oder du nimmst wissentlich bzw. billigend in Kauf, durch Non-Compliance auf mehrere Schwierigkeiten zu stoßen. Zu diesen zählen:

• Hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung
• Rechtliche Sanktionen (je nach Schwere der Verstöße)
• Rufschäden deiner Marke oder deines Unternehmens
• Vertrauensverlust bei Bestandskund*innen und potenzielle Einbußen bei Neukundschaft
• Mögliches Auflösen von Kooperationen oder Partnerschaften

Du musst bei Non-Compliance also nicht nur mit hohen finanziellen Verlusten – durch Zahlungen, Gerichtskosten oder ausbleibendem Umsatz – rechnen, sondern auch damit, dass deine Brand sich eventuell von einem Reputationsschaden nicht erholen kann. Wenn herauskommt, dass du etwa nicht sachgemäß mit sensiblen Daten umgehst, springen dir Kundschaft, Investor*innen und sogar Mitarbeitende ab.

Es ist daher unerlässlich, dass du dich im Rahmen der Gesetze bewegst. Ein wichtiger erster Schritt besteht aus einem Datenschutzaudit. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren, das Vertrauen der Stakeholder zu bewahren und dir den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern.

Es ist ratsam, dass du die geltenden Standards und Vorgaben nicht als nötiges Übel siehst. Vielmehr gibt es die meisten Regularien nur deshalb, damit Daten und Sicherheit überhaupt geschützt werden können. Wenn du nämlich strikt nach DSGVO (oder revDSG) arbeitest, reduzierst du das Risiko eines Datenlecks, durch NIS 2 und ISO 27001 bist du stärker gegen Cyberangriffe gewappnet und im Umgang mit künstlicher Intelligenz sollen die Normen helfen, Datenschutz und AI-Potenzial zusammenzubringen.

Insbesondere bei KI-Technologien sind viele Fragen nach Verantwortung, ethischen Grundfragen, Transparenz und Konkurrenz noch offen. Einzelne Regulierungen helfen immer mehr, Datenschutzverletzungen vorzubeugen, ohne dass Personen vorher zu Schaden kommen müssen.

Wie lässt sich Non-Compliance in Firmen umgehen?

Um in deinem Unternehmen Non-Compliance auszuschließen, hast du nun mehrere Optionen. Entweder du bleibst selbst in der aktuellen Gesetzeslage up to date, stellst Datenschutzbeauftragte bzw. ein Legal Team ein oder setzt kurzerhand bei all deinen Prozessen auf Software. Diese helfen dabei, komplexe rechtliche Anforderungen wie Datenschutzrichtlinien und andere regulatorische Vorgaben zu automatisieren und zu standardisieren.

Ein besonders umfassendes Tool in diesem Bereich ist die All-in-One Compliance-Lösung von heyData, ein Tool eines 2019 gegründeten Legal-Tech-Unternehmens mit Sitz in Berlin. Es unterstützt vorwiegend KMUs, Start-ups sowie größere Unternehmen für sämtliche Regularien. Durch die Kombination aus Software-as-a-Service und individueller Expertenberatung stellt heyData sicher, dass Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Compliance-Vorgaben sind und diese effizient in ihre Geschäftsprozesse integrieren.

Neben der Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) bietet heyData auch Unterstützung beim Hinweisgeberschutzgesetz für Whistleblowing oder der Industriezertifizierung ISO 27001. Besonders für Unternehmen, die mit vielen personenbezogenen Daten arbeiten, stellt heyData eine grundlegende Data-Governance-Lösung dar: Finanz- und Versicherungsbranche, E-Commerce, Gesundheitswesen, Tech, Rechtsbranche etc. Sie hilft ebenfalls Verwaltung und öffentlichem Dienst sowie interne Datenschutzbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit. Die benutzerfreundliche Plattform automatisiert alle Compliance-Prozesse und sorgt für standardisierte Abläufe für Effizienz.

Fazit: Non-Compliance – Mit der passenden Software für Datenschutz kannst du es leicht umgehen

Du musst also kein*e Rechtsexpert*in sein oder den Live-Ticker ins EU-Parlament dauer-abonnieren. Non-Compliance kann zwar einige schwerwiegende Folgen für die Zukunft deines Unternehmens mit sich ziehen, aber mit dem richtigen Tool lassen sich politische Standardnormen und (aktuelle) Richtlinien schnell umsetzen und nachhaltig einhalten.

heyData ist solch eine All-in-one-Plattform, mit der du immer im Sinne der jeweiligen Compliance, z. B. nach der DSGVO, arbeiten kannst. So vermeidest du rechtliche Konsequenzen und profitierst direkt von den Vorteilen hinter den Gesetzen und Regularien. Entweder verschaffst du dir einen Zeitvorteil oder sogar einen Wettbewerbsvorteil, weil du direkt gemäß den neuen Standards agieren kannst. Goodbye, Non-Compliance und hey, Data (Governance).