Software fürs Hinweisgeberschutzgesetz: Die Top 5 Whistleblower Tools

Seien wir doch mal ehrlich: Mit juristischen Themen setzen sich vermutlich die wenigsten von uns gerne auseinander. Besonders als Unternehmer*in ist es allerdings unvermeidlich, sich mit einer Vielzahl von Gesetzen, Regeln und Vorgaben zu beschäftigen. Da ist es natürlich hilfreich, wenn man Tools einsetzen kann, die einem diesen Aspekt des Unternehmertums erleichtern. So auch im Falle des Hinweisgeberschutzgesetzes (kurz: HinSchG), das einen sicheren Kanal für interne Meldungen für Verstöße in Unternehmen bereitstellen soll. Im Folgenden stellen wir dir fünf Softwares vor, mit denen du das Hinweisgeberschutzgesetz schnell, unkompliziert und rechtssicher in deiner Firma umsetzen kannst. 

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz, welches am 2. Juli 2023 seinen Weg in die Rechtslandschaft fand, stellt für dich als Unternehmer*in den gesetzlichen Rahmen dar, der das Aufdecken von Missständen in Unternehmen und Organisationen sicherer macht. Das Kernziel ist der Schutz von Personen, die auf gravierende Missstände hinweisen, seien es deine Mitarbeiter*innen, Vertragspartner*innen oder Dritte und gleichzeit die Förderung von Transparenz bei der Bearbeitung dieser Missstände. Hier eine Übersicht über die zentralen Aspekte des Gesetzes, die du kennen solltest:

• Geltungsbereich: Das Gesetz ist bindend für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen. Es gibt jedoch Ausnahmen wie Kapitalverwaltungsgesellschaften, die das Gesetz unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl umsetzen müssen.

• Einrichtung interner Meldestellen: Du bist verpflichtet, in deinem Unternehmen interne Meldestellen bereitzustellen, über die Hinweise anonym gegeben werden können. Am einfachsten geht das beispielsweise durch die in diesem Artikel genannten Softwares.

• Übergangsregelung: Falls dein Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiter*innen hat, hast du bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, die erforderlichen internen Meldestellen einzurichten.

 

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz ist also ein bedeutender Schritt in Richtung einer transparenteren und verantwortungsbewussteren Unternehmenskultur gemacht worden, die das Aufdecken von Missständen erleichtert und so letztendlich zum Wohl der gesamten Gesellschaft und Wirtschaft beiträgt. 

Trotzdem bedeutet das für dich als Unternehmer*in zunächst einmal einen gewissen Aufwand: Die interne Meldestelle will eingerichtet und effizient verwaltet werden. Zum Glück gibt der SaaS-Markt auch dafür die passenden Tools an die Hand.

Top 5 der Softwares für das Hinweisgeberschutzgesetz 

Auf OMR Reviews findest du in unserer Kategorie Whistleblower unterschiedliche Anbieter von Tools, die dir dabei helfen, das HinSchG für dein Unternehmen umzusetzen. Fünf davon stellen wir dir im Folgenden vor:

whistle.law

Hintbox

PRIMA Hinweisgeber

tell it

Parlabox

1. whistle.law

whistle.law auf OMR Reviews

Mit whistle.law

Die Einrichtung des Hinweisgebersystems ist in drei simplen Schritten erledigt: Du registrierst deine Firma, definierst die Themengebiete und bindest einen Hyperlink auf deiner Firmen-Website ein. Dabei zielt whistle.law darauf ab, alle gesetzlich verpflichtenden Themengebiete im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes abzudecken. Du hast aber auch die Möglichkeit, weitere Themengebiete individuell zu definieren.

Die Cloud-Lösung ist darauf ausgerichtet, stets verfügbar zu sein und kann auf verschiedenen Endgeräten genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ist die fortlaufende Aktualisierung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie automatisierte Workflows und ein effizientes Fristenmanagement. Optional kannst du ein externes Ombudsteam hinzubuchen, das sich um diverse Aufgaben wie das Vorfiltern der Hinweise, rechtliche Bewertungen und Datenschutz kümmert.

Im Bereich der Organisationsprofil-Einrichtung bietet whistle.law Funktionen wie automatisierte Sprachübersetzung für alle EU-Sprachen und eine Erinnerungsfunktion für eingegangene Hinweise. Zudem ist eine 100 % anonyme, wechselseitige Kommunikation möglich. Die Verwaltung von Themengebieten und eingegangenen Hinweisen wird durch individuelle Definitionsmöglichkeiten und eine übersichtliche Darstellung erleichtert.

whistle.law Preise

Die Preise für whistle.law sind nach der Anzahl der Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen gestaffelt. Der Funktionsumfang ist in jeder Version identisch. Für Firmen bis 99 Beschäftigte starten diese beispielsweise bei 50 € im Monat. Darüber hinaus kannst du das Tool auch kostenlos testen.

whistle.law Alternativen

Du möchtest weitere Whistleblowing Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zu whistle.law.

 

2. Hintbox

Hintbox auf OMR Reviews

Ein weiteres Tool aus der Riege der Whistleblower Tools ist Hintbox. Diese Software ermöglicht dir, die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie, des Hinweisgeberschutzgesetzes und des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sicher, schnell und einfach zu erfüllen. Die Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, vorgefertigte Templates und ein integriertes Kommunikationstool sorgen dafür, dass Hinweise zügig und effizient bearbeitet werden, während du stets den Überblick behältst.

Mit Hintbox kannst du anonyme sowie personalisierte Hinweise empfangen. Die Gestaltung des Hinweisgeberformulars lässt sich an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen, und es ist auch optimiert für mobile Geräte, sodass Hinweise problemlos per Smartphone oder Tablet abgegeben werden können.

Das integrierte Triage-System bewertet und priorisiert eingehende Fälle automatisch, und das dynamische Formular ermöglicht dir, verschiedene Templates zu erstellen und zu konfigurieren. Dadurch wird nicht nur die Erfüllung der EU-Whistleblower-Richtlinie erleichtert, sondern auch das Lieferkettengesetz kann damit umgesetzt werden.

Hintbox bietet zudem eine breite Palette an Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, einschließlich einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung, revisionssicherer Protokollierung und einem ISO 27001-zertifizierten Hosting in Deutschland.

Hintbox Preise

Für die genauen Preise von Hintbox solltest du direkt auf der Website des Anbieters nachsehen. Dort gibt es auch die Möglichkeit, eine kostenlose Demo anzufordern, um einen besseren Einblick in die Funktionen und Vorteile des Tools zu bekommen.

Hintbox Alternativen

Du möchtest weitere Whistleblowing Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zu Hintbox.

3. PRIMA Hinweisgeber

PRIMA Hinweisgeber auf OMR Reviews

Auch das digitale Whistleblower-System PRIMA Hinweisgeber ermöglicht dir, eine sichere Kommunikationsplattform für Hinweisgeber*innen einzurichten. Die Plattform ist so gestaltet, dass sie auf verschiedenen Endgeräten responsiv funktioniert, auch wenn die Nutzung am Computer oder Tablet empfohlen wird. 

Die Anonymität der Hinweisgeber wird durch das Nicht-Speichern von IP-Adressen und die Möglichkeit, Hinweise ohne Angabe einer E-Mail-Adresse zu geben, gewährleistet. Beim Erstellen eines Hinweises erhält der oder die Hinweisgeber*in eine zufällig generierte Vorgangsnummer, die zusammen mit einem selbstgewählten Passwort den Zugang zum Kommunikationsverlauf ermöglicht.

Die cloudbasierte Anwendung ist von überall aus zugänglich, solange du über einen Webbrowser verfügst. Die Kommunikation und der Austausch von Beweismaterial werden durch das Hochladen von Dateianhängen im .png, .jpg oder .pdf-Format erleichtert. 

PRIMA Hinweisgeber Preise

Die Preise für PRIMA Hinweisgeber starten ab 19,99 € monatlich. Dieser Preis ermöglicht dir den Zugang zu einem sicheren und zuverlässigen digitalen Hinweisgebersystem, das die Kommunikation von Missständen erleichtert.

PRIMA Hinweisgeber Alternativen

Du möchtest weitere Whistleblowing Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zum PRIMA Hinweisgeber.

4. tell it

tell it auf OMR Reviews

Das Tool tell it präsentiert sich als weitere effektive Lösung, um dein Unternehmen im Einklang mit den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zu halten. Durch ein intuitives Design und Unterstützung in Compliance-Fragen, ermöglicht es dir, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu fördern, indem es eine sichere Plattform für die Meldung und Verwaltung von Missständen bietet. 

Die Hauptfunktionen von tell it umfassen eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von Hinweisen, die es dir ermöglicht, immer den Überblick zu behalten. Das System bietet dazu automatische Benachrichtigungen, damit du keine wichtigen Fristen verpasst. Zudem unterstützt es den Dialog mit dem*der Hinweisgeber*in durch einen nahtlosen Kommunikationsweg. Die strukturierten Fallkategorien erleichtern das effiziente Sortieren und Bearbeiten der Hinweise, während die Plattform das Hochladen von relevanten Dateien unterstützt.

Auch tell it ist so konzipiert, dass keine Namensnennung bei der Abgabe von Hinweisen notwendig ist. Auf diese Weise werden vertrauliche Meldungen ohne Identitätsenthüllung ermöglicht. Selbstverständlich ist das Tool auch DSGVO-konform. 

tell it Preise

Die Preise für tell it starten in der Essential-Variante ab 90 € im Monat. Darin enthalten sind beispielsweise eine unbegrenzte Anzahl an Hinweisen, 2 Nutzerkonten und 10 Fallkategorien. Noch größeren Umfang gibt es in der Edition Professional für 135 € monatlich. 

tell it Alternativen

Du möchtest weitere Whistleblowing Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zu tell it.

5. Parlabox

Parlabox auf OMR Reviews

Last but not least: Auch das Tool Parlabox hat sich die Bereitstellung einer anonymen Infrastruktur für Whistleblower auf die Fahne geschrieben. Die Plattform bietet ein übersichtliches Dashboard, auf dem neue, laufende und abgeschlossene Fälle zentral dargestellt werden. Mit verschiedenen Filterfunktionen und einem einfachen Klick kannst du direkt in den gewünschten Fall navigieren.

Bearbeiter*innen können den Status ändern und über ein anonymes Chatsystem Rückfragen an die Hinweisgeber*innen stellen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Fristenmanagement, um die Einhaltung aller relevanten Fristen gemäß der EU-Richtlinie zu gewährleisten. Die Parlabox bietet zudem einen einfachen Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstand jedes Falles.

Ein weiterer Vorteil ist der schnelle Einsatz: Die Parlabox ist nach der Anmeldung in unter einer Minute aufgesetzt und startklar, mit einem bereitgestellten Link für die Integration und Absetzen der Hinweise, beispielsweise auf deiner Webseite. Die Individualisierung der Plattform ist durch das Einfügen deines Logos und die Anpassung der Standard-Fragen möglich. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform den Export von Hinweisen in PDF-Form, was die Weitergabe an Personen, die keinen Zugriff auf die Parlabox haben, erleichtert.

In Bezug auf die Datensicherheit wird Parlabox in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet und ist darüber hinaus natürlich DSGVO-konform. 

Parlabox Preise

Die Preise für Parlabox sind nach der Anzahl deiner Mitarbeitenden gestaffelt und starten beispielsweise bis 50 Beschäftigte ab 69 € pro Jahr. Die Funktionen sind in allen Versionen identisch. 

Parlabox Alternativen

Du möchtest weitere Whistleblowing Tools entdecken? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zu Parlabox.

So findest du die passende HinSchG Software für dein Business

Nun, da du einen Überblick über mögliche Tools hast, fragst du dich vielleicht, wie du die passende Hinweisgeberschutzgesetz Software für dich findest. Hier sind Schritte, die du dazu befolgen kannst:

Schritt 1: Bedarfsanalyse

• Unternehmensspezifische Anforderungen: Ermittle die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens, wie z.B. die Anzahl der Nutzer*innen, benötigte Sprachen, und ob eine Integration in bestehende Systeme erforderlich ist.

Schritt 2: Recherche

• Software-Optionen: Recherchiere und erstelle eine Liste von Software-Optionen, die den Hinweisgeberschutz unterstützen. Starte zum Beispiel in unserer Kategorie für Whistleblower Software auf OMR Reviews! 

• Bewertungen und Empfehlungen: Lies Bewertungen und hole Empfehlungen von anderen Unternehmen oder Branchenexpert*innen ein.

Schritt 3: Vergleich der Software-Lösungen

• Funktionsvergleich: Vergleiche die Feautres der verschiedenen Software-Lösungen miteinander, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen deines Unternehmens und die gesetzlichen Vorgaben.

• Kostenvergleich: Vergleiche auch die Kosten, einschließlich der Lizenzkosten, Implementierungskosten und laufenden Kosten.

Schritt 4: Testphase

• Demo oder Probeversion: Nutze Demoversionen oder Probeversionen der Software, um ein Gefühl für die Bedienbarkeit und die Funktionen zu bekommen.

• Kundenservice: Teste auch den Kundenservice der Software-Anbieter, um sicherzustellen, dass Unterstützung verfügbar ist, wenn du sie benötigst.

Schritt 5: Evaluierung

• Feedback einholen: Hole Feedback von den Nutzer*innen ein, die an der Testphase beteiligt waren.

• Anpassbarkeit: Überprüfe gegebenenfalls, inwieweit die Software an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden kann.

Schritt 6: Entscheidungsfindung und Implementierung

• Endgültige Entscheidung: Treffe eine informierte Entscheidung basierend auf den gesammelten Informationen und Erfahrungen.

• Implementierung: Beginne mit der Implementierung der Software und sorge für eine gründliche Schulung der Nutzer*innen, um eine effektive Verwendung zu gewährleisten.

 

Weitere Softwares fürs Hinweisgeberschutzgesetz

Noch nicht die passende Lösung gefunden? Kein Problem! Auf OMR Reviews findest du viele weitere Anbieter von Whistleblowing Software, zum Beispiel:

EQS Integrity Line

Whistleblower Software

hintcatcher

Whistle Willow

Fazit

Eines steht fest: Als Unternehmer*in führt sehr wahrscheinlich kein Weg für dich an einer Hinweisgeberschutzgesetz Software vorbei. Welche der oben genannten die Richtige für dein Business ist, hängt vor allem von den unternehmensspezifischen Anforderungen ab – in gesetzlicher Hinsicht sind die genannten Tools nämlich alle mehr oder weniger gleich und erfüllen beispielsweise sämtliche DSGVO-Anforderungen. Und auch wenn sich das Thema Hinweisgeberschutzgesetz zunächst einmal nach viel Arbeit anhört: Mit der richtigen Software kannst du die Grundlage für eine positive, transparente und verantwortungsvolle Unternehmenskultur schaffen, von der sowohl deine Mitarbeitenden als auch du selbst profitieren kannst.