So richtest du ein Hinweisgebersystem für dein Unternehmen ein

In der modernen Geschäftswelt rücken ethische Praktiken und Transparenz zunehmend in den Vordergrund. Unternehmen suchen nach effektiven Wegen, um eine Kultur der Verantwortlichkeit zu fördern und rechtswidriges Verhalten zu vermeiden. Ein Schlüsselelement in diesem Bestreben ist die Implementierung eines robusten Hinweisgebersystems. Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es deinen Mitarbeiter*innen und Stakeholdern, Bedenken hinsichtlich rechtlicher oder ethischer Verstöße vertraulich und ohne Angst vor Vergeltung zu äußern. Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes im Juli 2023 wurde die Einrichtung eines solchen Systems nicht nur zu einer guten Geschäftspraxis, sondern auch zu einer rechtlichen Verpflichtung für alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden. 

Wenn du dich auf den Weg machst, ein Hinweisgebersystem in deinem Unternehmen zu implementieren, wirst du auf eine Vielzahl von Überlegungen und Entscheidungen stoßen. Von der Auswahl der richtigen Whistleblowing-Software bis zur Schulung deines Teams und der Einrichtung interner Meldestellen - die Implementierung eines Hinweisgebersystems erfordert eine gründliche Planung und Überlegung. Wie du diese Aufgabe spielend meisterst, zeigt dir dieser Artikel. 

Dabei gilt wie immer bei juristischen Themen: Die bereitgestellten Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich dem allgemeinen Verständnis des Hinweisgeberschutzgesetzes und stellen keine juristische Beratung dar. Bei spezifischen rechtlichen Anliegen solltest du eine*n qualifizierte*n Rechtsanwalt*Rechtsanwältin konsultieren. 

Was ist ein Meldekanal?

Ein Meldekanal ist ein spezifizierter Weg, über den Individuen – häufig Mitarbeitende, aber auch externe Stakeholder – Bedenken über mögliche rechtswidrige oder unethische Praktiken innerhalb einer Organisation äußern können. Die Schaffung eines solchen Kanals ist ein wichtiger Schritt zur Förderung einer offenen und rechtschaffenen Unternehmenskultur, da er es den Beteiligten ermöglicht, potenzielle Probleme sicher und oft anonym zu melden. 

Im Gegensatz dazu bezieht sich eine interne Meldestelle auf eine spezielle Einheit oder Abteilung innerhalb der Organisation, die für die Entgegennahme, Untersuchung und Bearbeitung der über den Meldekanal eingegangenen Meldungen verantwortlich ist. Die interne Meldestelle ist also der organisatorische Rahmen, in dem die über den Meldekanal gemeldeten Bedenken behandelt werden. Sie besteht in der Regel aus geschultem Personal, das die Berichte bewertet, weiterverfolgt und geeignete Maßnahmen ergreift, um auf die gemeldeten Bedenken zu reagieren.

Während der Meldekanal den Mechanismus für die Berichterstattung bietet, stellt die interne Meldestelle die Struktur und das Prozedere bereit, um diese Berichte effektiv zu managen und darauf zu reagieren. Beide Elemente sind entscheidend für die Entwicklung eines robusten und effektiven Hinweisgebersystems, das es der Organisation ermöglicht, rechtliche Compliance zu wahren, potenzielle Risiken zu identifizieren und eine Kultur der Verantwortlichkeit und Transparenz zu fördern. Noch mehr Infos zu den Eigenschaften einer internen Meldestelle findest du in unserem dazugehörigen Artikel.

Die Wahl des passenden Meldekanals

Meldekanäle sind essenzielle Bestandteile eines funktionierenden Hinweisgebersystems in Unternehmen und anderen Organisationen. Durch sie bekommen deine Mitarbeiter*innen und manchmal auch externe Personen die Möglichkeit, auf mögliche Verstöße oder Missstände hinzuweisen. Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Arten von Meldekanälen und die gesetzlichen Vorgaben gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), die du kennen solltest:

Telefon-Hotlines

Eine gängige Methode zur Berichterstattung ist die Einrichtung einer Telefon-Hotline, über die Bedenken anonym oder namentlich geäußert werden können. Laut § 16 Abs. 3 des HinSchG müssen Meldekanäle Meldungen in mündlicher Form ermöglichen, und Telefon-Hotlines erfüllen diese Anforderung.

Online-Portale

Online-Meldeportale und Formulare ermöglichen es deinen Mitarbeiter*innen, Bedenken digital zu äußern. Diese können in Textform übermittelt werden, was ebenfalls eine Anforderung des HinSchG ist. 

E-Mail-Systeme

E-Mail ist ein weiterer Kanal, über den Meldungen in Textform gemacht werden können. Es ist eine einfache und direkte Methode, allerdings könnte die Anonymität hierbei nicht immer gewährleistet sein. Diese ist allerdings vom Hinweisgeberschutzgesetz auch nicht vorgeschrieben.

Persönliche Meldung

Das HinSchG verlangt auch, dass Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben sollten, ihre Bedenken persönlich bei einer zuständigen Person der internen Meldestelle zu melden. Dies sollte innerhalb einer angemessenen Zeit nach der Anfrage des meldenden Mitarbeitenden ermöglicht werden.

Video- und Audiokonferenzen

Ebenfalls gemäß dem HinSchG können Meldungen auch über Video- oder Audiokonferenzen gemacht werden, wenn der meldende Mitarbeitende zustimmt.

Briefkasten-Systeme

Ein physischer oder elektronischer Briefkasten kann auch als Meldekanal dienen, in dem Mitarbeitende ihre Bedenken schriftlich äußern können.

Die gesetzlichen Vorgaben betonen auch die Wichtigkeit der Vertraulichkeit und Sicherheit der Informationen, die über diese Kanäle gemeldet werden. Gemäß § 16 Abs. 2 des HinSchG sollten nur die Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind, sowie die Personen, die sie bei diesen Aufgaben unterstützen, Zugang zu den Meldungen haben.

 

So implementierst du das Hinweisgebersystem

Die Implementierung eines effektiven Hinweisgebersystems ist ein proaktiver Schritt, um eine transparente und rechtschaffene Unternehmenskultur zu fördern. Ein solches System ermöglicht es den Mitarbeitern, Bedenken oder mögliche Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien zu melden. Hier ist ein detaillierter Leitfaden, wie du ein Hinweisgebersystem in deinem Unternehmen implementieren kannst, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und der bereitgestellten Notizen:

• Verstehen der gesetzlichen Vorgaben: Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen deine Meldekanäle so gestaltet sein, dass Meldungen in mündlicher oder textlicher Form möglich sind. Dies beinhaltet auch die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft, oder bei Einwilligung der meldenden Person, eine Übermittlung per Bild- und Tonübertragung.

• Auswahl der passenden Technologie: Die Implementierung eines Hinweisgebersystems wird erheblich erleichtert durch den Einsatz von Software. Es gibt spezielle Whistleblowing-Softwarelösungen, die den Prozess von der Meldung bis zur Nachverfolgung und Bearbeitung vereinfachen. Passende Tools findest du in unserer Kategorie für Whistleblowing Software oder unserer Liste der besten Tools fürs Hinweisgeberschutzgesetz.

• Einrichtung des Meldekanals: Online-Formulare sind eine gängige und effektive Methode, um Meldungen zu ermöglichen. Du kannst ein Online-Formular auf der Unternehmens-Website oder im Intranet bereitstellen, das durch einen Link leicht zugänglich ist. Bei der Verwendung einer Software ist der Prozess relativ einfach: Du erstellst dein Formular, bindest es auf der gewünschten Plattform ein, und schon ist dein Meldekanal einsatzbereit.

• Verwaltung von Meldungen: Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Software ist die Möglichkeit, Meldungen zentral zu verwalten, nachzuverfolgen und zu bearbeiten. Innerhalb der Software kannst du die gesamte Kommunikation abwickeln, was den Prozess effizient und übersichtlich gestaltet.

• Schulung und Sensibilisierung: Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden über das Hinweisgebersystem informiert sind und wissen, wie sie es nutzen können. Eine entsprechende Schulung und Sensibilisierung ist daher unerlässlich.

Anonymität und Datenschutz im Hinweisgebersystem

Datenschutz und Anonymität sind im Bereich Whistleblowing zwei wichtige Aspekte. Hier sind einige der wichtigsten Punkte die du beim Einrichten des Hinweisgebersystems beachten solltest:

• Anonymität: Es besteht keine gesetzliche Pflicht, dass deine Meldekanäle eine anonymisierte Abgabe von Meldungen ermöglichen müssen. Die meisten Softwares bieten dies trotzdem an, indem sie beispielsweise im Falle einer Meldung einen individuellen Tracking-Code erstellen. Mit diesem können sich Nutzer*innen auch im Nachhinein ohne Angabe von Credentials wie Mail-Adresse in das System einloggen und ihren Meldeverlauf nachvollziehen. 

• Datenschutz: Selbstverständlich müssen alle Meldekanäle und Hinweisgebersystem den gängigen Datenschutzregelungen (DSGVO) entsprechen. Darüber hinaus musst du gewährleisten, dass nur Personen Zugriff auf die Meldungen haben, die diese auch bearbeiten und entgegennehmen. 

• Aufbewahrung von Daten: Gewisse Daten wie Protokolle, Ton- oder Videoaufnahmen dürfen nur nach vorheriger Genehmigung der meldenden Personen aufgezeichnet werden. Alle Daten müssen anschließend nach spätestens 3 Jahren gelöscht werden.

 

5 Tools für Hinweisgebersysteme

Nun, da du weißt, worauf es beim Einrichten eines Hinweisgebersystems ankommt, bist du noch auf der Suche nach dem passenden Tool? Dann wirf doch einmal einen Blick auf diese fünf Anbieter: 

whistle.law

hintcatcher

Whistle Willow

Whistlelink

Ethicontrol