Alles, was du zum Hinweisgeberschutzgesetz wissen musst

Diese Situation kennt vermutlich jeder von uns: Man beobachtet in der Firma einen Missstand oder gar Illegales und steht vor der schwierigen Entscheidung, ob man die Lippen fest verschließt oder den Mund aufmachen soll. Der Gedanke, zum „Whistleblower“ zu werden, kann einem kalte Schauer über den Rücken jagen. Die Sorge um den eigenen Job, die Karriere oder das soziale Ansehen sorgt bei vielen Arbeitnehmer*innen zurecht für Unbehagen. Doch hier kommt das Hinweisgeberschutzgesetz ins Spiel – ein Gesetz, das seit Juli 2023 den mutigen Schritt zur Offenlegung von Missständen nicht nur fördert, sondern auch schützt.

Was es mit dem Gesetz im Einzelnen auf sich hat, welche Rechte und Pflichten es für dich als Arbeitgeber*in mit sich bringt und warum es auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen bietet, erfährst du in diesem Artikel. Dabei gilt wie immer bei juristischen Themen: Die bereitgestellten Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich dem allgemeinen Verständnis des Hinweisgeberschutzgesetzes und stellen keine juristische Beratung dar. Bei spezifischen rechtlichen Anliegen solltest du eine*n qualifizierte*n Rechtsanwalt*Rechtsanwältin konsultieren. 

Am 14. Dezember 2023 fand ein Experten-Talk bezüglich des neuen Whistleblowing-Gesetzes statt. Unsere Kollegin Jana sprach mit Rechtsanwalt Dr. Michael Fausel und Johannes Jakob von whistle.law über das neue Gesetz sowie deren konkrete Umsetzung. Klick auf den folgenden Link, um jetzt noch die Aufzeichnung zu sehen. 

 

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein rechtlicher Rahmen, der am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist und der darauf abzielt, Individuen zu schützen, die Missstände in Organisationen oder Unternehmen aufdecken. Diese Gesetzgebung schafft einen sicheren Kanal für Mitarbeiter*innen, Vertragspartner*innen oder sogar Dritte, die auf schwerwiegende Missstände hinweisen wollen, ohne dass diese Angst vor Vergeltung oder Diskriminierung haben müssen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Im Kern sieht das HinSchG die Bereitstellung interner Meldestellen vor, über die Mitarbeitende anonym Hinweise geben können.

• Das Gesetz gilt für Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden.

• Ausnahmen wie Kapitalverwaltungsgesellschaften müssen das HinSchG unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl umsetzen.

• Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten haben eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, um die internen Meldestellen einzurichten.

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Warum ist das HinSchG wichtig?

Die Wurzeln des Hinweisgeberschutzgesetzes liegen in der Erkenntnis, dass Missstände in Organisationen oft intern bekannt sind, bevor sie die Öffentlichkeit erreichen. Dabei kann es sich um eine breite Palette von Themen handeln, beispielsweise finanzielles Fehlverhalten, Betrug, Korruption, Gesundheits- und Sicherheitsverstöße oder Umweltvergehen. Ohne einen sicheren Kanal zur Meldung solcher Missstände können diese unentdeckt bleiben oder weitergehen, mit potenziell ernsten Konsequenzen für die Gesellschaft und die Wirtschaft.

Das Hinweisgeberschutzgesetz dient nicht nur dem Schutz der individuellen Hinweisgeber*innen, sondern fördert auch eine Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht in Organisationen. Dies wiederum kann das Vertrauen der Öffentlichkeit in Unternehmen und Institutionen stärken.

Für Unternehmen bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz eine Notwendigkeit, Mechanismen zur Meldung von Missständen einzurichten und eine Kultur zu fördern, in der Mitarbeiter*innen sich wohl fühlen, Bedenken zu äußern. Es erfordert auch, dass Unternehmen Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber*innen vermeiden und stattdessen proaktive Maßnahmen ergreifen, um identifizierte Probleme anzugehen.

Das musst du als Unternehmer*in beachten

Das Hinweisgeberschutzgesetz implementiert die EU-Richtlinie 2019/1937 in deutsches Recht und zielt darauf ab, einen sicheren Rahmen für die Meldung von Missständen in Unternehmen und Behörden zu schaffen. Als Unternehmer*in solltest du dich mit den Pflichten vertraut machen, die dieses Gesetz mit sich bringt, um sowohl rechtlich abgesichert zu sein als auch eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu fördern. Hier sind die wesentlichen Pflichten und Maßnahmen, die du für das HinSchG ergreifen musst:

Einrichtung von Meldestellen:

• Interne Meldestellen: Gemäß §§ 12 bis 18 HinSchG musst du in deinem Unternehmen internes Hinweisgebersystem einrichten, durch das Mitarbeiter*innen Missstände melden können.

• Externe Meldestellen: Externe Meldestellen werden von der öffentlichen Hand betrieben (§§ 19 bis 31 HinSchG). Diese können auch für Meldungen aus deinem Unternehmen genutzt werden, besonders wenn es sich um ernste Missstände handelt oder wenn interne Meldestellen als unzureichend erachtet werden.

Bearbeitung von Meldungen

• Du bist verpflichtet, alle Meldungen, die über die internen Meldestellen eingehen, zu bearbeiten und ernst zu nehmen. Dies schließt eine gründliche Untersuchung der gemeldeten Missstände und falls notwendig, die Einleitung geeigneter Maßnahmen ein. Zudem bist du verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten die Hinweisgeber*in über die von dir getroffenen Maßnahmen zu informieren.  

Schutz der meldenden Personen

• Personen, die Missstände melden, sind vor jeglicher Form von Vergeltung oder Benachteiligung zu schützen. Dies umfasst den Schutz vor Kündigung, Mobbing, Beförderungsverweigerung oder anderen negativen Konsequenzen aufgrund ihrer Meldung.

Anonymität und Vertraulichkeit gewährleisten

• Wenn Whistleblower es wünschen, müssen ihre Meldungen anonym gemacht werden können. Die Identität von Hinweisgeber*innen darf nicht ohne deren ausdrückliche Zustimmung offenbart werden. 

Aufklärung und Training

• Dein Unternehmen sollte Aufklärungs- und Schulungsmaßnahmen durchführen, um die Mitarbeiter*innen über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen des Hinweisgeberschutzes zu informieren.

Dokumentation und Nachverfolgung

• Es ist wichtig, alle Schritte im Umgang mit Meldungen von Verstößen zu dokumentieren, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden.

So gehst du bei einer internen Meldung korrekt vor

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt bestimmte Schritte fest, die im Prozess einer internen Meldung befolgt werden müssen. Sollte der Ernstfall einmal eintreten, muss deine Meldestelle folgende Schritte unternehmen:

1. Meldungseingang bestätigen: Bestätige der hinweisgebenden Person den Eingang ihrer Meldung innerhalb von spätestens sieben Tagen.

2. Anwendungsbereich prüfen: Überprüfe, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 des Gesetzes fällt.

3. Kontakt halten: Halte mit der hinweisgebenden Person Kontakt während des gesamten Prozesses.

4. Stichhaltigkeit prüfen: Überprüfe die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung gründlich.

5. Weitere Informationen einholen: Fordere bei Bedarf weitere Informationen von der hinweisgebenden Person an.

6. Angemessene Folgemaßnahmen ergreifen: Ergreife nach § 18 des Gesetzes angemessene Folgemaßnahmen, basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung.

7. Rückmeldung geben: Gib der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Meldungseingangs eine Rückmeldung über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe für diese. Stelle sicher, dass die Rückmeldung keine internen Nachforschungen oder Ermittlungen beeinträchtigt und die Rechte anderer Beteiligter nicht verletzt werden.

Durch die Befolgung dieser Schritte sorgst du für einen strukturierten und gesetzeskonformen Umgang mit internen Meldungen in deinem Unternehmen.

Vorteile des Hinweisgeberschutzgesetzes für dein Unternehmen

Zugegeben: Das HinSchG bedeutet für dich als Arbeitgeber*in zunächst einmal einen nicht unerheblichen Aufwand bei der Implementierung und späteren Verwaltung eventueller Meldungen. Doch nicht nur für deine Angestellt*innen, sondern auch für dich als Unternehmer*in schafft das Gesetz echte Vorteile: 

Förderung einer offenen Unternehmenskultur

Das Gesetz fördert eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens, in der Mitarbeiter*innen ermutigt werden, Bedenken oder Missstände ohne Angst vor Vergeltung zu melden. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern.

Früherkennung von Problemen

Durch das Hinweisgeberschutzgesetz kannst du Missstände in deiner Firma frühzeitig erkennen und angehen, bevor sie sich zu größeren oder gar öffentlichen Problemen entwickeln. Dies kann finanzielle Verluste und rechtliche Risiken minimieren.

Verbesserung der Compliance

Ein effektives Hinweisgeberschutzsystem hilft deinem Unternehmen, gesetzliche Vorschriften besser einzuhalten und ein höheres Maß an Compliance zu erreichen. Das wiederum kann die Risiken von rechtlichen Sanktionen und Strafen reduzieren.

Steigerung des öffentlichen Vertrauens

Unternehmen, die transparent mit Missständen umgehen und eine aktive Hinweisgeberschutzpolitik verfolgen, können das Vertrauen der Öffentlichkeit und der Stakeholder stärken. Dies kann wiederum das Unternehmensimage und die Kundenbindung positiv beeinflussen.

Verbesserung der Unternehmensführung

Das Hinweisgeberschutzgesetz kann als Anlass dienen, die Unternehmensführung und die internen Kontrollsysteme zu überprüfen und zu verbessern, was letztendlich zur Stärkung der Unternehmensstruktur beiträgt.

Risikomanagement

Durch die Schaffung sicherer Meldekanäle und die Förderung einer offenen Kommunikation kann dein Unternehmen seine Risikomanagementstrategien verbessern und besser auf potenzielle Risiken reagieren.

 

Für mehr Informationen über das Thema sowie interessante Praxisbeispiele lohnt es sich, diesem Link zu folgen und sich den vergangenen Experten-Talk von uns anzuschauen.

Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen: 5 Softwares für Whistleblower

Am einfachsten kannst du ein Hinweisgebersystem aufsetzen, wenn du dich für die passende Hinweisgeberschutzgesetz-Software entscheidest. Diese sorgt nicht nur für Transparenz in deinem Unternehmen, sondern auch für die notwendige Rechts- und Datensicherheit. Fünf der beliebtesten Lösungen von OMR Reviews haben wir dir hier schon einmal mitgebracht: 

whistle.law

Hintbox

PRIMA Hinweisgeber

Parlabox

BKMS Incident Reporting Essentials