Die Interne Meldestelle in deinem Unternehmen: Rechte & Pflichten

1. Aufgaben einer internen Meldestelle
2. Meldestelle vs. Meldekanal
3. Organisation der internen Meldestelle
4. Ablauf im Falle einer Meldung
5. 5 Softwares für interne Meldestellen

In jeder Organisation können Missstände oder Verstöße auftreten, die das Potenzial haben, sowohl dem Unternehmen als auch der breiten Öffentlichkeit zu schaden. Hier kommt die interne Meldestelle ins Spiel – ein essenzielles Instrument, das es Mitarbeiter*innen ermöglicht, solche Verstöße sicher und anonym zu melden. Die interne Meldestelle dient als zentraler Punkt, an dem Hinweisgeber*innen ihre Bedenken äußern können, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.

Vor allem mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Juli 2023 haben interne Meldestellen noch einmal enorm an Bedeutung gewonnen. Denn seitdem sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, solche Hinweisgebersysteme in ihrer Firma anzubieten. Noch mehr zu diesen Pflichten, der Übergangsregelung und eine Auswahl an passenden Tools findest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Hinweisgeberschutzgesetz und unserer Liste der besten Hinweisgeberschutzgesetz-Softwares. In diesem Artikel schauen wir uns dagegen an, welche Funktionen eine interne Meldestelle aufweisen und wer ein sog. Hinweisgebersystem einrichten und verwalten muss. 

 

Dabei gilt wie immer bei juristischen Themen: Die bereitgestellten Informationen in diesem Artikel dienen ausschließlich dem allgemeinen Verständnis des Hinweisgeberschutzgesetzes und stellen keine juristische Beratung dar. Bei spezifischen rechtlichen Anliegen solltest du eine*n qualifizierte*n Rechtsanwalt*Rechtsanwältin konsultieren. 

Aufgaben einer internen Meldestelle

Das HinSchG legt die Aufgaben der internen Meldestellen fest, um einen geregelten und sicheren Rahmen für das Melden von Missständen innerhalb einer Organisation zu schaffen. Folgende Aufgabenbereiche deckt eine solche Meldestelle in deinem System ab: 

• Betrieb von Meldekanälen: Laut § 16 des Gesetzes sollen interne Meldestellen spezielle Kanäle einrichten, über die Mitarbeiter*innen Missstände melden können. Diese Kanäle sollten leicht zugänglich und sicher sein, um das Melden von Bedenken zu erleichtern und die Informationen vertraulich zu halten.

• Durchführung des Meldeverfahrens: Gemäß § 17 sind die Meldestellen verantwortlich für die Durchführung des Verfahrens, sobald eine Meldung eingeht. Das umfasst die Prüfung der Meldung, die Kontaktaufnahme mit der meldenden Person für eventuelle Nachfragen und die Weiterleitung der Meldung an die zuständigen Stellen. Mehr zum genauen Ablauf erfährst du weiter unten im Text.

• Ergreifen von Folgemaßnahmen: Nach § 18 des Gesetzes sollen die Meldestellen nach dem Eingang einer Meldung angemessene Folgemaßnahmen ergreifen. Das könnte beispielsweise die Einleitung interner Untersuchungen oder die Meldung an externe Behörden sein, je nach Art und Schwere des gemeldeten Missstandes.

• Bereitstellung von Informationen über externe Meldeverfahren: Die internen Meldestellen sollen auch klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten. Das beinhaltet Informationen darüber, wie und wo Mitarbeite*innen Missstände auch außerhalb der Organisation melden können, zum Beispiel bei relevanten Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union.

Meldestelle vs. Meldekanal

Die Begriffe „Meldestelle“ und „Meldekanal“ beziehen sich auf zwei unterschiedliche Aspekte im Kontext der Berichterstattung von Missständen oder anderen relevanten Informationen innerhalb einer Organisation. Es ist wichtig, zwischen diesen beiden zu unterscheiden, um ein klares Verständnis der Struktur und des Prozesses der Informationsberichterstattung zu haben.

• Meldestelle: Eine Meldestelle ist eine organisierte Einheit oder Abteilung innerhalb einer Organisation oder einer externen Institution, die speziell für den Empfang, die Verwaltung und die Bearbeitung von Meldungen eingerichtet ist. Die Meldestelle hat definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die von der Entgegennahme von Meldungen über die Prüfung der Inhalte bis hin zur Einleitung von Folgemaßnahmen reichen. Sie dient als zentraler Punkt für die Kommunikation zwischen der meldenden Person und der Organisation und stellt sicher, dass die Meldungen auf angemessene und rechtliche Weise behandelt werden. Die Meldestelle kann von internem Personal oder von einem externen Dienstleister betrieben werden und ist dafür verantwortlich, den Schutz der meldenden Person zu gewährleisten und die Vertraulichkeit der Informationen zu wahren.

• Meldekanal: Ein Meldekanal ist hingegen das spezifische Medium oder die Plattform, über die Meldungen an die Meldestelle übermittelt werden können. Meldekanäle können verschiedene Formen annehmen, wie zum Beispiel eine Telefonhotline, eine E-Mail-Adresse, ein Online-Formular auf der Website der Organisation oder eine spezielle mobile Anwendung. Der Meldekanal ist die Schnittstelle, über die Personen Missstände melden können, und sollte so gestaltet sein, dass er leicht zugänglich, benutzerfreundlich und sicher ist. Ein gut gestalteter Meldekanal fördert die Bereitschaft der Menschen, Bedenken zu äußern, und stellt eine sichere Kommunikationslinie zur Meldestelle her. Übrigens: Bei OMR Reviews findest du gleich die passenden Whistleblowing Softwares.

Organisation der internen Meldestelle

Die Organisation einer internen Meldestelle ist ein komplexes Unterfangen, das sorgfältige Überlegungen und eine klare Strategie erfordert. Die Meldestelle kann entweder intern von deiner Organisation selbst oder extern durch spezialisierte Dienstleister verwaltet werden. Beide Ansätze haben ihre eigenen Vor- und Nachteile:

Verwaltung der Meldestelle durch dein Unternehmen:

Vorteile:

• Kontrolle: Bei der internen Verwaltung der Meldestelle behält deine Organisation die volle Kontrolle über den Prozess. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an interne Policies und rechtliche Vorgaben.

• Kosten: Die interne Verwaltung kann kosteneffizienter sein, da keine zusätzlichen Gebühren für externe Dienstleister anfallen.

• Kenntnis interner Abläufe: Internes Personal hat oft ein besseres Verständnis für die interne Kultur und die spezifischen Herausforderungen der Organisation.

Nachteile:

• Ressourcenintensiv: Der Betrieb einer internen Meldestelle kann sehr ressourcenintensiv sein, sowohl in Bezug auf Personal als auch auf Technologie.

• Möglicher Interessenkonflikt: Es könnte einen Interessenkonflikt geben, besonders wenn die Meldestelle nicht ausreichend unabhängig von anderen Abteilungen ist.

• Fehlende Expertise: Es könnte an spezialisiertem Know-how fehlen, das erforderlich ist, um eine effektive und rechtskonforme Meldestelle zu betreiben.

Verwaltung der Meldestelle durch Dienstleister:

Vorteile:

• Expertise: Externe Dienstleister verfügen in der Regel über spezialisierte Kenntnisse und Erfahrungen im Betrieb von Meldestellen und können rechtliche Compliance sicherstellen.

• Unabhängigkeit: Die externe Verwaltung kann eine höhere Ebene der Unabhängigkeit und Objektivität bieten, was das Vertrauen in die Meldestelle erhöht.

• Entlastung interner Ressourcen: Die Auslagerung der Meldestelle kann interne Ressourcen entlasten und es der Organisation ermöglichen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Nachteile:

• Kosten: Die Beauftragung externer Dienstleister kann teurer sein.

• Möglicher Mangel an internem Kontext: Externe Dienstleister haben möglicherweise nicht den gleichen Grad an Verständnis für die interne Kultur und Dynamik der Organisation.

• Kommunikation: Die Kommunikation zwischen der Organisation und dem externen Dienstleister kann herausfordernd sein, und es könnte schwieriger sein, schnelle Anpassungen vorzunehmen.

Ablauf im Falle einer Meldung

Der Umgang mit Meldungen ist ein kritischer Aspekt im Betrieb einer internen Meldestelle und muss sorgfältig und nach klar definierten Prozessen abgewickelt werden, um die Integrität des Meldeprozesses zu wahren und alle beteiligten Parteien zu schützen. Laut HinSchG musst du im Falle einer Meldung wie folgt vorgehen: 

Schritt 1: Eingangsbestätigung 

Sobald eine Meldung bei der internen Meldestelle eingeht, ist es deren Pflicht, den Eingang der Meldung der hinweisgebenden Person spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen. Dies stellt eine erste Kommunikation dar, die das Vertrauen der*des Hinweisgebenden in den Prozess stärkt.

Schritt 2: Prüfung des Anwendungsbereichs 

Die Meldestelle muss dann prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich der Meldestelle fällt, wie er im § 2 des HinSchG definiert ist. Dies gewährleistet, dass die Meldestelle ihre Ressourcen auf relevante und zulässige Meldungen konzentriert.

Schritt 3: Kontakthaltung

Es ist wichtig, dass deine interne Meldestelle während des gesamten Prozesses mit der hinweisgebenden Person in Kontakt bleibt. Dies schafft eine offene Kommunikationslinie und ermöglicht es, bei Bedarf weitere Informationen zu erhalten.

Schritt 4: Prüfung der Stichhaltigkeit

Die interne Meldestelle muss die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen. Dies umfasst die Überprüfung der bereitgestellten Informationen und ggf. die Einholung weiterer Beweise oder Bestätigungen.

Schritt 5: Anforderung weiterer Informationen 

Falls erforderlich, kann die Meldestelle die hinweisgebende Person um weitere Informationen ersuchen, um ein klareres Bild des gemeldeten Verstoßes zu erhalten.

Schritt 6: Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen 

Basierend auf den gesammelten Informationen muss die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen gemäß § 18 des HinSchG ergreifen. Dies könnte interne Untersuchungen, die Einleitung disziplinarischer Maßnahmen oder die Meldung an externe Behörden umfassen.

Schritt 7: Rückmeldung an die hinweisgebende Person

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (oder spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde) muss die Meldestelle eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person geben. Diese Rückmeldung sollte die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese umfassen. Es ist jedoch wichtig, dass diese Rückmeldung die internen Nachforschungen oder Ermittlungen nicht beeinträchtigt und die Rechte anderer betroffener Personen nicht verletzt.

 

5 Softwares für interne Meldestellen

In unserer Whistleblowing Kategorie findest du zahlreiche Tools, mit denen du im Handumdrehen eine interne Meldestelle für dein Unternehmen umsetzt. Fünf Anbieter haben wir dir hier schon einmal mitgebracht:
whistle.law

Hintbox

heyData

OneTrust

hintcatcher