Was ist ein Whistleblower System? – dein ultimativer Guide

Stell dir vor, du hast die Möglichkeit, Veränderungen in deinem Unternehmen anzustoßen, indem du Fehlverhalten sicher und vertraulich meldest. Genau das ermöglicht ein Whistleblower-System: Es ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, das Transparenz fördert und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Bedenken anzusprechen, ohne Angst vor Vergeltung haben zu müssen. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Whistleblower-Systeme wissen musst – von ihrer Bedeutung, über die rechtlichen Grundlagen bis hin zur praktischen Umsetzung.

Zentrale Begriffe eines Whistleblower Systems

Im Zusammenhang mit Whistleblower Systemen wirst du häufig auf Begriffe wie interne Meldestelle, Meldekanäle oder auch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stoßen. Zum besseren Verständnis erläutern wir diese Termini an dieser Stelle kurz: 

Interne Meldestelle

Auf den ersten Blick wirken ein Whistleblower System und eine interne Meldestelle wie ein und dasselbe. Tatsächlich sind die Begriffe auch eng miteinander verbunden, es gibt aber Nuancen, die sie unterscheiden: 

• Whistleblower System ist der übergeordnete Begriff, der alle Mechanismen und Verfahren umfasst, die es Einzelpersonen ermöglichen, über Fehlverhalten innerhalb einer Organisation zu berichten. Ein Whistleblower System kann interne Meldestellen, externe Meldestellen und sogar öffentliche Meldekanäle beinhalten. Es umfasst die Policies, den rechtlichen Rahmen, die Kommunikationskanäle und die Prozesse, die erforderlich sind, um die Meldungen zu handhaben und zu untersuchen.

• Die interne Meldestelle ist ein spezifischer Teil des Whistleblower-Systems, meist innerhalb einer Organisation angesiedelt, der es deinen Mitarbeitenden und manchmal auch externen Parteien ermöglicht, Bedenken oder Berichte über Fehlverhalten intern zu melden. Die interne Meldestelle ist typischerweise die erste Anlaufstelle für solche Meldungen und könnte in Form eines Online-Portals, einer Hotline, eines speziellen E-Mail-Postfachs oder einer anderen Plattform realisiert sein.

Noch mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Artikel über interne Meldestellen.

Meldekanal

Ein Meldekanal ist ein spezifisches Medium innerhalb eines Whistleblower-Systems, mit dem deine Mitarbeitenden, Kund*innen oder andere Stakeholder Verstöße sicher und oftmals auch anonym melden können. Diese Kanäle sind so gestaltet, dass sie Vertraulichkeit gewährleisten und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber den Whistleblowern minimieren.

In ihrer einfachsten Form können Meldekanäle dedizierte Telefon-Hotlines, E-Mail-Adressen oder Postanschriften sein. Moderne Ansätze nutzen jedoch häufig gesicherte Online-Plattformen und Apps, die nicht nur Anonymität garantieren, sondern auch eine verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Whistleblower und den für die Untersuchung zuständigen Personen ermöglichen. In unserer Kategorie Whistleblower Softwares findest du dafür zahlreiche Hinweisgebersystem-Anbieter. Zudem haben wir dir die Top 5 der Hinweisgeberschutzgesetz-Softwares schon einmal in einem eigenen Artikel zusammengefasst.

Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stellt den rechtlichen Rahmen dar, innerhalb dessen Whistleblower Systeme in Deutschland eingerichtet werde. Das Gesetz wurde im Juli 2023 verabschiedet und besagt, dass alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen eine internes Hinweisgebersystem einrichten müssen. Als Übergangsfrist haben Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden bis zum 17. Dezember Zeit, eine solche Meldestelle zu implementieren. Noch mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Artikel zum Hinweisgeberschutzgesetz.

 

Schlüsselelemente eines Whistleblower Systems

Ein effektives Whistleblower-System ist ein mehrschichtiges Konstrukt, das darauf abzielt, Unregelmäßigkeiten und Fehlverhalten innerhalb einer Organisation aufzudecken und zu adressieren. Um seine Rolle als Instrument der Risikominimierung und der Förderung ethischer Standards gerecht zu werden, muss es verschiedene Schlüsselelemente enthalten:

1. Klare Richtlinien und Verfahren: Ein robustes Whistleblower-System beginnt mit klar definierten Richtlinien, die den Prozess der Meldung von Verfehlungen detailliert beschreiben. Diese Richtlinien müssen leicht zugänglich sein und die Schritte erklären, die die Mitarbeiter*innen oder externen Stakeholder unternehmen sollten, wenn sie auf potenzielles Fehlverhalten stoßen.

2. Sichere und zugängliche Meldekanäle: Wie bereits erwähnt, sind Meldekanäle die erste Anlaufstelle für Whistleblower. Diese müssen sicher sein, um die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden zu gewährleisten. Sie sollten auch mehrere Zugangsmöglichkeiten bieten, um sicherzustellen, dass jeder, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Standort, Bedenken äußern kann.

3. Anonymität und Vertraulichkeit: Ein effektives System sollte die Option der Anonymität bieten und gleichzeitig die Vertraulichkeit aller Meldungen sicherstellen. Dies schützt Whistleblower vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen und fördert eine Kultur, in der deine Mitarbeitenden ermutigt werden, ihre Bedenken ohne Angst zu äußern.

4. Unparteiische Untersuchungsprozesse: Nach dem Eingang einer Meldung muss ein transparenter und unparteiischer Prozess zur Untersuchung der erhobenen Vorwürfe folgen. Dieser Prozess sollte von einer unabhängigen Instanz durchgeführt werden, um Interessenkonflikte zu vermeiden und Gerechtigkeit zu gewährleisten.

5. Schutzmaßnahmen für Whistleblower: Gesetze und interne Richtlinien sollten Whistleblower vor jeglicher Form von Vergeltung schützen. Dies schließt rechtliche Schritte ein, falls ein Whistleblower wegen seiner Meldung benachteiligt wird.

6. Feedback- und Follow-up-Mechanismen: Whistleblower müssen die Möglichkeit haben, Feedback zum Fortschritt der Untersuchungen zu erhalten. Außerdem sollten sie informiert werden, sobald die Untersuchung abgeschlossen ist und welche Maßnahmen ergriffen wurden.

7. Integration in die Unternehmenskultur: Das Whistleblower-System sollte als Teil der Unternehmenskultur und des ethischen Rahmens der Organisation gesehen werden. Es muss von der Führungsebene unterstützt werden und in die alltäglichen Geschäftsprozesse integriert sein.

FAQ: Whistleblower System

An dieser Stelle beantworten wir noch einmal kurz die wichtigsten Fragen zum Thema Whistleblower System:

Was ist ein Whistleblower-System? 

Ein Hinweisgebersystem ist eine eingerichtete Struktur in Organisationen, die es Individuen ermöglicht, Verstöße gegen Gesetze, ethische Richtlinien oder Unternehmensregeln anonym oder unter Wahrung ihrer Identität zu melden.

Was kann über ein Whistleblower-System gemeldet werden? 

Über das System können vielfältige Arten von Fehlverhalten gemeldet werden, wie zum Beispiel Korruption, Betrug, Diskriminierung, Sicherheitsmängel, Datenschutzverletzungen oder Umweltschäden.

Sind Whistleblower geschützt? 

Viele Länder haben Gesetze, die Whistleblower vor Vergeltung schützen. Organisationen legen oft eigene Richtlinien fest, um die Identität von Whistleblowern zu schützen und Repressalien zu verhindern. In Deutschland ist dies im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) festgelegt.

Was geschieht nach einer Meldung über ein Whistleblower-System? 

Nach einer Meldung wird in der Regel ein Untersuchungsprozess eingeleitet, um die Behauptungen zu überprüfen. Geeignete Maßnahmen werden eingeleitet, wenn sich die Meldung als berechtigt herausstellt. Zudem haben Hinweisgeber*innen Anspruch darauf, in regelmäßigen Abständen über den Fortgang der Untersuchungen und getroffenen Maßnahmen informiert zu werden. 

Wie bleibt der Whistleblower anonym? 

Whistleblower-Systeme verwenden häufig spezielle Software, die die Identität des Meldenden schützt, falls dieser anonym bleiben möchte. Die Kommunikation erfolgt dann über Codes oder Pseudonyme. Auch die Softwareanbieter müssen sich an die bestehenden Datenschutz-Regelungen halten und haben i.d.R. keinen Zugriff auf die gemeldeten Fälle.

Was sind die Vorteile eines Whistleblower-Systems für Unternehmen? 

Ein Whistleblower-System kann Unternehmen helfen, Risiken zu minimieren, indem es frühzeitig auf interne Probleme hinweist. Es fördert eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens und kann das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit stärken.

Muss jedes Unternehmen ein Whistleblower-System einrichten? 

Seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes im Juli 2023 besteht die Pflicht in Deutschland für jedes Unternehmen mit mind. 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle einrichten.

 

5 Whistleblower Tools für dein Unternehmen

Du suchst noch nach der passenden Software für dein Whistleblower System? Dann wirf doch mal einen Blick auf diese fünf Anbieter:

whistle.law

hintcatcher

Whistle Willow

Whistlelink

EQS Integrity Line