Workplace Management Software & Tools im Vergleich

Integrated-Workplace-Management-System-Definition (IWMS): Was sind IWMS?

Ein Integrated-Workplace-Management-System, kurz IWMS, ist eine Plattform, mit deren Hilfe der gesamte Lebenszyklus von Unternehmensräumen und -immobilien verwaltet werden kann. Sie wird normalerweise von IT-, Facility-Management- oder Immobilienfachleuten verwendet.

IWMS-Lösungen sind in aller Regel modular aufgebaut – je nach den Prioritäten bzw. Anforderungen des Unternehmens. Ein IWMS kann Unternehmen insbesondere dabei helfen, die Nutzung des vorhandenen Arbeitsplatzes zu optimieren und Ressourcen zu sparen. Die Systeme bieten einen integrierten Ansatz mit vielfältigen Tools. Sie ermöglichen es, Flächenauslastungen gezielter zu verwalten, Gebäudeleistungen zweckdienlicher zu gestalten, Energie zu sparen und Investitionsprojekte ganzheitlicher sowie flüssiger abzuwickeln.

Dabei bietet eine solche integrierte, flexible Lösung den großen Vorteil, dass sie zahlreiche Management-Funktionen in einer einzigen Datenbank und unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche vereint. Sie sorgt damit für mehr Effizienz bei der Bearbeitung der bereits oben genannten und weiteren möglichen To-dos.

Weshalb sollten Unternehmen eine IWMS-Software einsetzen?

Es gibt tatsächlich einige gute Gründe dafür, ein IWMS einzusetzen (dazu unten noch genauer). Die Möglichkeit, die Kosten im Immobilien- und Facility-Management erheblich zu senken, ist für die meisten Unternehmen ein besonders starkes Argument. Entsprechende Aufwände können mehr als 20 Prozent der Ausgaben eines Betriebs ausmachen. Je größer eine Firma ist und je mehr Standorte zu verwalten sind, desto stärker machen sich derartige Aufwendungen bemerkbar. Ein passend ausgerichtetes, integriertes Workplace-Management-System bietet effektiv Abhilfe. Verschiedene Studien belegen die potenziell hohe Wirkungskraft derartiger Plattformen. So hat beispielsweise Research & Markets herausgefunden, dass der Einsatz eines IWMS zu einer Senkung der Instandhaltungskosten um 14 Prozent führen kann. Gleichzeitig ist eine Verbesserung des Arbeitsplatz-Managements um bis zu 40 Prozent erzielbar. Die Effizienz der Anlagennutzung kann um bis zu 42 Prozent gesteigert werden.

Ein IWMS wird demnach vor allem von Unternehmen verwendet, die nach mehr Kosteneffizienz in ihren Facility-Management-Prozessen streben. Es erhöht dabei ebenfalls die Transparenz, die Flexibilität und die Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit.

Wie funktioniert Workplace-Management-Software?

IWMS-Software basiert auf einer zentralen Datenbank. Dort sind Geschäftsprozesse aus allen betreffenden Bereichen miteinander verbunden und integriert. Das gewährleistet qualitativ hochwertige, konsistente Management-Informationen, vollständige Compliance sowie ein optimales Monitoring und eine effektive Kontrolle.

Eine ideal abgestimmte Lösung integriert genau die Funktionsbereiche, die der jeweilige Betrieb für die Optimierung seines Raum-, Immobilien- und/oder Ressourcen-Managements benötigt. Es werden elementare Tools innerhalb eines einzelnen Arbeitsplatzes integriert, die ursprünglich nicht miteinander verbunden oder gar nicht vorhanden waren. Folgende Funktionsbereiche sind typisch:

• Facility-Management: Facility-Management-Werkzeuge ermöglichen es Nutzer:innen, den Betrieb und die Instandhaltung der Arbeitsplatzeinrichtungen zu optimieren. Darin eingeschlossen sind unter anderem die Verwaltung des Mitarbeiterservices, des Umzug-Managements, der Ressourcenplanung, der Gebäudedatenmodellierung und der Platzaufteilung. Grundrisse oder andere Karten können in einer leicht verständlichen Ansicht für alle notwendigen Analysen oder Informationsbeschaffungen zur Verfügung gestellt werden. Ebenfalls können Sensoren genutzt werden, um Daten über die Raumbelegung zu sammeln und die diesbezüglich ideale Kostenausrichtung zu analysieren.

• Management von Investitionsprojekten: Das Management von Investitionsprojekten umfasst in aller Regel die Planung und Umsetzung von Gebäudeerweiterungen oder -renovierungen, den Austausch von Einrichtungen und die Erstellung von betreffenden Plänen. Über ein IWMS werden unter anderem die Organisation, das Kapital-Management, die Beschaffung, die Zeitplanung, die Ausschreibung und die Dokumentation abgewickelt.

• Facility-Maintaince: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich die Nutzer:innen von Gebäuden wohl und sicher fühlen. Die Anlagen müssen entsprechend gewartet werden. IWMS-Lösungen können eine Datenbank mit dafür notwendigen Informationen umfassen. Hinterlegt ist dort unter anderem alles Wichtige zu Wartungsanfragen und –intervallen, Inventar, Lieferanten, Garantien, Arbeitsaufträgen sowie damit verbundene Kosten. Auch vorbeugende Wartungsmaßnahmen können analysiert und organisiert werden, um mögliche Mehrkosten in der Zukunft zu vermeiden. Derartige Tools helfen effektiv dabei, den Wartungsbedarf vorherzusehen und bieten eine Echtzeit-Überwachung von Anlagen sowie zugehörigen Vermögenswerten.

• Verwaltung des Lebenszyklus von Immobilien: Das Immobilien-Management erfordert kombinierte Datensätze über die verwalteten Güter, einschließlich Quadratmeterzahlen, Kosten, Vermögenswerten, Mietbedingungen, Belegung und mehr. Dies alles kann in einem IWMS festgehalten werden. Ferner besteht Gelegenheit, über ein solches System eine Visualisierung verschiedener Räume für Anschauungs- und Planungszwecke vorzunehmen. Dies ermöglicht eine einfachere Organisation der Ressourcen und Kooperation mit eventuellen Mieter:innen sowie allen anderen Personen, die mit der Immobilie interagieren. Dazu gehören ebenfalls Handwerker:innen und weitere externe Auftragnehmer:innen. Ein IWMS kann auch Informationen im Falle einer Anschaffung verwalten. Inbegriffen sind das betreffende Portfolio-Management, die Mietverwaltung, die Buchhaltung und die Steuerverwaltung.

• Ressourcen-Management: Unternehmen tendieren allgemein zu nachhaltigeren Praktiken. IWMS-Software trägt dem Rechnung. Moderne Anlagen können den Verbrauch von Ressourcen und Abfällen messen, analysieren und reduzieren. Hierbei geht es zum Beispiel um die Nutzung von Wasser, Energie und die Senkung von Emissionen. Mit einem IWMS können Betriebe entsprechende Prozesse auf einer zentralen Plattform organisieren. Verantwortliche sind damit unter anderem in der Lage, Leistungskennzahlen zu erfassen und ein besseres Energie-Management zu planen. Facility-Manager:innen können auch Zielvorgaben protokollieren und verfolgen. Verschiedenste diesbezügliche Daten sind zu sammeln und in automatischen Berichten darzustellen. So ist es möglich, sehr genau darzulegen, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Über intelligente Sensoren ist mithilfe eines Integrated-Workplace-Management-Systems praktisch alles – von der Beleuchtung bis zur Temperaturanpassung – regelbar.

Welche Vor- und Nachteile bieten Integrated-Workplace-Management-Systeme?

Einige Vorteile von IWMS-Software wurden in den letzten Abschnitten bereits angesprochen. An dieser Stelle werden die größten Benefits entsprechender Lösungen nun im Detail vorgestellt:

• Vollständige Transparenz: Relativ viele Unternehmen haben keinen hinreichenden Überblick ihres Immobilienportfolios. Dessen Wert, Flächenmaße, Belegung, Wartungsorganisation, Mietverträge, Dienstleister:innen, SLAs usw. sind zwar bekannt, aber nicht zentral organisiert. Das kann ein enormes Risiko in Bezug auf Kosten, Compliance, Verantwortung und Business-Continuity bedeuten. Ein passendes IWMS hilft. Es bringt Transparenz in allen betreffenden Aspekten, indem es ein zentrales, standardisiertes und optimal strukturiertes Daten-Repository für sämtliche relevanten Prozesse bildet. Verantwortliche können hier exakt nachverfolgen, wie viel Raum für künftiges Wachstum zur Verfügung steht. Sie haben eine Übersicht der Flächenverteilung, um beispielsweise Reinigungs- und Wartungsverträge ideal zu gestalten. Außerdem wissen sie damit immer rechtzeitig, zu welchen Fristen Mietverträge auslaufen.

• Effektive Nutzung: Büroflächen, Besprechungsräume und Arbeitsplätze erscheinen den meisten Verantwortlichen in Unternehmen gut ausgelastet. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, dass der durchschnittliche Grad der Auslastung bei lediglich rund 50 bis 60 Prozent liegt. IWMS-Software bietet spezifische Werkzeuge, mit denen Manager:innen die tatsächliche Auslastung messen und auswerten können. So sind eine effiziente Nutzung und schließlich der Wert der Räume für das Unternehmen deutlich zu verbessern.

• Bewährte Compliance: Auch im Facility- und Immobilien-Management spielen Compliance, Verantwortung, Richtlinien sowie Gesetze eine zunehmend wichtige Rolle. Mitarbeitergesundheit sowie -sicherheit, Instandhaltungsvorschriften und Nachhaltigkeitsorganisation sind nur einige Beispiele für Prozesse, die Unternehmen heutzutage regelkonform umsetzen müssen. Neben der richtigen Durchführung müssen hier eine strukturierte Verwaltung und eine korrekte Dokumentation gewährleistet sein. Im Fall von Prüfungen von offizieller Seite oder Störungen bzw. Unfällen sollte nachgewiesen werden können, dass man der Betreiberverantwortung nachgekommen ist. Bleibt ein solcher Nachweis aus, sind erhebliche rechtliche Konsequenzen zu erwarten. Innerhalb eines Integrated-Workplace-Management-Systems bekommen Verantwortliche die Möglichkeit, die notwendige Compliance mithilfe spezialisierter (Verwaltungs-)Tools sicherzustellen.

• Entscheidungsunterstützung: Rapide und dabei richtige Entscheidungen sind in der heutigen Geschäftswelt enorm wichtig. Der Druck auf Facility- und Immobilienverantwortliche steigt durch immer schnellere Fusions-, Übernahme-, Reorganisations- und Budgetbeschränkungs-Möglichkeiten/-Gefahren mehr und mehr. Infolgedessen besteht erhöhter Bedarf an belastbaren und umfassenden Management-Insights, mithilfe derer die Entscheidungsfindung effektiv zu unterstützen ist. Innerhalb von IWMS finden Verantwortliche genau solche Informationen. Dort können Berichte, Analysen, Dashboards, Benchmarks und alle möglichen anderen relevanten Facts organisiert werden.

• Kosteneinsparungen: Die zuvor aufgeführten Benefits schließen großteils automatisch eine erhebliche Kosteneinsparung ein. Betreffende Raum-, Immobilien- und/oder Ressourcen-Management-Prozesse können allgemein mit weniger Aufwand und mehr Effizienz organisiert werden. Zwar ist eine pauschale Darstellung der monetären Vorteile schwierig, da die Rahmenbedingungen natürlich in jedem Betrieb anders sind, dennoch gibt es diesbezüglich durchaus einige belastbare Erhebungen. Neben den oben schon genannten Zahlen sind insbesondere die Analysedaten der Marktforschungsorganisation Gartner interessant. Hier ist die Rede von einer zehn bis 15-prozentigen Kostenreduzierung im Raum durch effizientes Management. Weiterhin sollen fünf bis acht Prozent an Kosten durch Prozessverbesserungen und optimiertes Contracting gespart werden können. Schließlich spricht Gartner von einer fünf- bis achtprozentigen Einsparung bei den Mietkosten durch eine professionelle Mietverwaltung. Weitere Forschungsergebnisse beziehen sich auf Einsparungen von zehn bis 20 Prozent im Immobilien- und Anlagenbetrieb durch mehr Transparenz und Kontrolle von Daten sowie Informationen.

Wer sich jetzt fragt, ob es bei diesen eindeutigen Vorzügen von IWMS überhaupt Nachteile gibt, bekommt hier die passende Antwort: Wie jede Software-Lösung ist natürlich auch ein Integrated-Workplace-Management-System nicht perfekt. Insbesondere in den nachfolgend beschriebenen Bereichen können spezifische Herausforderungen entstehen:

• Hohe Anschaffungskosten: Zwar gibt es durchaus kostenfreie Integrated-Workplace-Management-Systeme, diese bieten dann aber nur einen sehr eingeschränkten Funktionsumfang. Unternehmen mit einer gewissen Größe bzw. mit einem gewissen Raum und mehreren Immobilien brauchen normalerweise eine umfangreichere Tool-Sammlung. Dann kann ein IWMS sehr schnell sehr teuer werden. Hier gilt es, Kosten und Nutzen genauestens abzuwägen.

• Komplexe Organisation: Ist eine IWMS-Solution tatsächlich sinnvoll, sollte sie, um Kosten einzusparen, möglichst genau an den Anforderungen des jeweiligen Betriebs ausgerichtet werden. Die einzelnen Anbieter unterstützen ihre (potenziellen) Kund:innen dabei im Allgemeinen sehr gut. Die Verantwortung für die Auslotung der Bedarfe bzw. für die Wahl der richtigen Module obliegt aber den Verantwortlichen aus den Käuferfirmen. Wird hier nicht ausreichend kleinteilig analysiert, kann es sein, dass viel Geld verschwendet oder andersherum eine unzureichend ausgestattet Anwendung erworben wird.

Wie wählt man die passende IWMS-Solution aus?

Bei einem Integrated-Workplace-Management-System handelt es sich in aller Regel um eine Plattform, die eine Reihe von Tools umfasst. Dementsprechend können Interessierte ganz an der Basis genau die Funktionen auswählen, die für die Bewältigung ihrer Anforderungen optimal geeignet sind.

Aufgrund der oft erheblichen Kosten einer IWMS-Software sollten sich Verantwortliche hier ausreichend Zeit nehmen. Werden nur die Features in Anspruch genommen, die man wirklich braucht, kann das den Preis stark senken. Im Folgenden gibt es eine Liste der Funktionen bzw. Voraussetzungen, die bei der Auswahl einer Workplace-Management-Software unbedingt berücksichtigt werden sollten:

• Modulares System: In den meisten Fällen ist es sinnvoll, auf ein modular aufgebautes Integrated-Workplace-Management-System zu setzen. Hier können Verantwortliche genau die Anwendungen auswählen, die sie wirklich brauchen. Ein modularer Ansatz ermöglicht es ebenfalls, flexibel einzelne Features oder größere Bundles hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. So kann auch langfristig sicher mit der Lösung verfahren werden.

• Skalierbarkeit: Die Skalierbarkeit wurde soeben bereits angesprochen, muss aber noch einmal thematisiert werden. Denn es reicht für das nötige Maß an Flexibilität nicht aus, dass die jeweilige Anwendung durch Module erweitert werden kann. Es müssen für eine langfristige Sicherheit die am wahrscheinlichsten benötigten Features verfügbar sein. Interessierte sollten bei der Wahl generell möglichst detailliert in die Zukunft blicken.

• Integrationen: Ein Hauptziel von IWMS ist die Schaffung von ganzheitlicheren software-gestützten Prozessen im Facility-, Immobilien- und Ressourcen-Management. Dabei sollte sich die Anwendung ebenfalls bestens in eine möglicherweise schon bestehende Software-Architektur einfügen können. Nur so ist maximale Effizienz zu gewährleisten.

• Zusätzliche Features: Die Hauptfunktionen sind bei den meisten integrierten Arbeitsplatz-Management-Systemen ähnlich. Manche Entwickler bieten aber noch zusätzliche Tools, die es Teams ermöglichen, die Effektivität weiter zu pushen. Das können UX-Werkzeuge, Multiansichten, individuelle Farben sowie Symbole, Einstellungen für Freigaben oder Datenschutz und andere Funktionen sein.

• Mobile Anwendung: Verantwortliche sollten sich im Vorfeld fragen, ob Mitarbeiter:innen von unterwegs auf das IWMS zugreifen können müssen? Dies ist besonders wichtig für Teams mit Außendienstler:innen, die Informationen über die jeweilige Anlage oder den Standort melden müssen.

• Berichterstattung: Ohne Berichte für die Geschäftsleitung oder Führungskräfte geht heute auch im Facility-, Immobilien- und Ressourcen-Management nichts. Je detaillierter entsprechende Reports ausfallen müssen, desto mehr sollte auf kleinteilige Funktionen für deren Erstellung geachtet werden.

• Benutzerfreundlichkeit: Wenn eine Workplace-Management-Plattform schwierig zu bedienen ist, werden deren User ihre Möglichkeiten wahrscheinlich nicht voll nutzen (können). Daher ist es immer angebracht, ein intuitives Tool zu wählen. Das sollte ebenfalls den Aufwand für Schulungen der Mitarbeiter:innen drastisch senken.

Was kosten Integrated-Workplace-Management-Systeme?

Die Preise für IWMS werden normalerweise entweder über eine monatliche bzw. jährliche Abonnementgebühr oder eine Lizenzgebühr im Voraus festgelegt.

Mittlerweile sind die meisten Integrated-Workplace-Management-Systeme webbasiert. Sie werden dann im Allgemeinen über ein Abonnementmodell als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Die monatliche oder jährliche Gebühr richtet sich neben dem Funktionsumfang häufig nach der Anzahl der Benutzer:innen, die auf das System zugreifen, und/oder nach den zu verwaltenden Positionen. Einige Preismodelle basieren auf der Quadratmeterzahl der zu organisierenden Räumlichkeiten.

Eine einmalige Gebühr pro Benutzer:in oder Computer wird häufig bei On-Premise-Lösungen fällig. Es gibt ebenfalls SaaS-Lösungen, die unter einem solchen Bezahlmodell laufen. Einige Produkte erlauben mehrere Benutzer:innen innerhalb einer einzigen Lizenz, während andere eine zusätzliche Lizenz für weitere User erfordern. Für Updates, Support und Schulungen können separate Kosten anfallen.

Die Preisspanne ist dabei enorm breit. So gibt es in der Tat Lösungen, die komplett kostenlos verwendet werden können. Andere Anbieter stellen für einen bestimmten Zeitraum eine Trial-Version gratis bereit und beginnen daraufhin mit Paketen von rund 100 Euro pro Monat. Je nach Ausstattung können aber auch mehrere hundert oder sogar über 1.000 Euro monatlich zu Buche schlagen. Da IWMS oft modular aufgebaut sind bzw. flexibel ausgestattet werden können, stellen die meisten Entwickler keine Standardpreislisten zur Verfügung. Die Kosten werden im Regelfall individuell nach Bedarf kalkuliert.