Arbeitsplatzbuchung mit System: Mit diesen 8 beliebten Apps klappt flexibles Arbeiten
Pia Heßler2.6.2026
Von der neun-bis-fünf-Routine zur optimalen Work-Life-Balance – Mit diesen Apps für die Arbeitsplatzbuchung machst du deine Mitarbeiter*innen glücklich und dein Unternehmen erfolgreich
Inhalt
- Was sind flexible Arbeitsbedingungen und hybrides Arbeiten?
- Welche Herausforderungen entstehen durch flexible Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz?
- Wie helfen dir Apps für die Arbeitsplatzbuchung dabei, diese Herausforderungen zu meistern?
- Arbeitsplatzbuchungs-Alternativen, die du kennen solltest
- Welches Tool passt zu dir?
- Fazit: Die richtige Lösung für jede Büro-Strategie
Spielst du mit dem Gedanken, deinen Mitarbeiter*innen flexible Arbeitsbedingungen und hybrides Arbeiten anzubieten? In diesem Artikel verraten wir dir, welche flexiblen Arbeitsmodelle in anderen Unternehmen zum Einsatz kommen, welche rechtlichen Aspekte du beachten musst, welche Herausforderungen auf dich warten und mit welchen Arbeitsplatz-Buchungs-Systemen du diese meisterst. Last but not least erhältst du eine Übersicht mit den 8 beliebtesten Tools für die Arbeitsplatzbuchung im Vergleich.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitsplatz-Buchungs-Systeme helfen Unternehmen dabei, die Herausforderungen hybrider Arbeitsmodelle wie Koordination, Fokus und Arbeitsschutz effizient zu meistern.
- Die Tools bieten Funktionen wie interaktive Raumpläne, Kollegensuche, Gruppenbuchungen sowie Echtzeit-Analysen zur datenbasierten Optimierung von Büroflächen.
- Der Markt reicht von tief in Microsoft integrierten Lösungen wie Yoffix über KI-gestützte Systeme wie deskbird bis hin zu PULT mit datenbasierter No-Show-Erkennung.
- Nischenanbieter wie anny und Archie eignen sich durch integrierte Abrechnungs- und Zugangssysteme auch ideal für externe Vermietungen und Co-Working-Spaces.
- Während die meisten Tools pro User abrechnen, bietet Flexopus ein ressourcenbasiertes Lizenzmodell an, das sich besonders für Shared-Desk-Konzepte lohnt.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
| Tool-Name | Preis | Besonderheit / USP | Einsatzbereich |
| deskbird | Ab 2,75 Euro / User / Monat | Bietet mehr als 200 Integrationen (inkl. MS Teams, Outlook und Slack) und hochmoderne, KI-gestützte Analytics vollständig in einer einzigen, intuitiven App. | Flexibles Arbeitsplatzmanagement für hybride Büros aller Größen (z. B. Deloitte, Philips). |
| desk.ly | Kostenfreie Version / Ab 1,65 Euro / User / Monat | ISO/IEC 27001 zertifizierte, vollständig DSGVO-konforme Plattform mit Sitz und Cloud-Hosting in Deutschland sowie flexiblen Buchungsregeln. | Unternehmen jeder Größe und Branche, die New-Work-Konzepte effizient umsetzen möchten. |
| PULT | Kostenfreie Version / Ab 2,90 Euro / User / Monat | Kombiniert die Ressourcenbuchung mit realen Anwesenheitsdaten (Presence Data) über die bestehende Netzwerk-Infrastruktur. | Kleine Teams bis große Unternehmen im DACH-Raum mit Office- oder Hybrid-Setup. |
| Flexopus | Ab 1,59 Euro / Asset / Monat | Faires, transparentes Lizenzmodell, das nach genutzten Ressourcen (Assets) statt nach der reinen Benutzeranzahl abrechnet. | Unternehmen, die eine präzise Übersicht über Arbeitsplätze, Parkplätze und IT-Hardware-Assets benötigen. |
| Yoffix | Ab 1,50 Euro / User / Monat | Vollständig in Microsoft Teams und Microsoft 365 eingebettete, modular konfigurierbare All-in-One-Lösung mit KI-gestütztem Smart Scheduling. | Mittelständische und internationale Unternehmen sowie der öffentliche Sektor. |
| LIZ Smart Office | Ab 1,99 Euro / User / Monat | Höchste Sicherheitsstandards mit unternehmensindividuell konfigurierbaren Lösch- und Datenschutzkonzepten, die ideal für Betriebsräte sind. | Unternehmen unterschiedlichster Branchen zur zukunftssicheren Gestaltung hybrider Arbeitsmodelle. |
| anny | Kostenfreie Version / Ab 5,00 Euro / Asset / Monat | All-in-One-Software für internes und externes Buchungsmanagement mit immersiver 3D-Bürokarte und Nuki-Smartlock-Integration. | Unternehmen für internes Workspace-Management sowie Betreiber von Co-Working-Spaces oder Sportstätten. |
| Archie | Ab 159,00 Dollar / Monat | All-in-One-Lösung für hybride Büros und Coworking-Spaces mit integrierten Verträgen, e-Commerce-Strömen und vollständiger White-Label-Option. | Organisationen aller Größen sowie gewerbliche Betreiber von Coworking-Spaces. |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
Was sind flexible Arbeitsbedingungen und hybrides Arbeiten?
Flexibles Arbeiten kann so vieles bedeuten. Die einzige Konstante in den verschiedenen Modellen ist die Flexibilität, die Arbeitnehmer*innen dazugewinnen. Diese Flexibilität kann sich sowohl auf den Ort als auch auf die Arbeitszeit beziehen. Die hybride Arbeit (Hybrid Work) grenzt das Ganze dagegen ein wenig ein: Gemeint sind damit alle Arbeitsmodelle, bei denen Arbeitnehmer*innen teilweise im Büro und teilweise an anderen Orten arbeiten.
Rechtliche Grundlage für Arbeitgeber*innen
Anders als beispielsweise im Vereinigten Königreich haben deutsche Arbeitnehmer*innen keinen grundsätzlichen Anspruch auf flexible Arbeitsbedingungen. Der Gesetzgeber befürwortet lediglich flexibles Arbeiten. Er sagt unter anderem, dass deine Mitarbeiter*innen die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden nicht überschreiten dürfen und sie pro Tag mindestens elf Stunden Ruhezeit einhalten müssen. In Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen darfst du unter bestimmten Voraussetzungen (und unter Berücksichtigung des Arbeitsschutzes) auch abweichende Arbeitszeiten beschließen.
Ob du als Arbeitgeber*in ein flexibles Arbeitsmodell anbietest – und wenn ja, in welcher Form – liegt ganz bei dir, solange du dich im Rahmen des ArbZG (Arbeitszeitgesetz), TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) und der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) bewegst.
Flexible Arbeitsmodelle in der Praxis
Es gibt unzählige Modelle, die eine bessere Work-Life-Balance für deine Mitarbeiter*innen versprechen. Ob du mehr Freiheiten in puncto Arbeitszeiten ermöglichst oder bis zum Jobsharing (mehrere Personen teilen sich eine Stelle) gehen solltest, hängt ganz von deinem Unternehmen, deiner Unternehmenskultur, deinen Mitarbeiter*innen und natürlich von dir selbst ab.
Flexible und hybride Arbeitsmodelle können folgende Vereinbarungen beinhalten:
- Homeoffice: Mitarbeiter*innen arbeiten von zu Hause aus.
- Remote-Arbeit: Mitarbeiter*innen arbeiten immer dezentral und reisen in der Regel umher.
- Büro und Heimarbeit im Wechsel: An bestimmten Tagen, in bestimmten Teams, für bestimmte Projekte oder in bestimmten Rollen arbeiten Mitarbeiter*innen entweder im Büro oder von zu Hause aus.
- Flexibler Arbeitsort: Mitarbeiter*innen können im Homeoffice, in Co-Working-Spaces, in Satellitenbüros oder in anderen Städten bzw. Ländern arbeiten.
- Kernarbeitszeiten: Mitarbeiter*innen müssen sich lediglich an feste Kernzeiten halten.
- Gleitzeit: Mitarbeiter*innen müssen sich an keine festen Arbeitszeiten halten (außer die Vereinbarung beinhaltet auch Kernarbeitszeiten)
- Flexible Arbeitszeiten mit festen täglichen Arbeitsstunden: Mitarbeiter*innen entscheiden selbst, wann sie ihre täglichen Arbeiten erledigen.
- Flexible Arbeitsstunden: Mitarbeiter*innen sind nicht zu einer bestimmten Arbeitsstundenzahl, sondern zur Erreichung bestimmter Arbeitsziele verpflichtet.
Welche Herausforderungen entstehen durch flexible Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz?
Die Einführung flexibler Arbeitsbedingungen ist in der Regel mit Herausforderungen für Arbeitgeber*innen und Mitarbeiter*innen verbunden.
- Koordination: Schwierigkeiten bei der Terminfindung und Meetingplanung
- Fokus: Nachweis der Einhaltung von vereinbarten Arbeitsstunden bzw. Arbeitszeiten
- Arbeitsschutz: Nachweis der Einhaltung von gesetzlich geforderten Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
Wie groß die Hürden in der Praxis tatsächlich sind, hängt immer vom Unternehmen und dessen Kultur (z. B. Kommunikation, Vertrauen und Eigenverantwortung) ab.
Wie helfen dir Apps für die Arbeitsplatzbuchung dabei, diese Herausforderungen zu meistern?
Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Mit einer sorgfältigen Planung, klaren Regeln und einem digitalen Helfer, meisterst du alle drei Herausforderungen. Du brauchst eine ausgeklügelte und individuelle Unternehmensstrategie. Arbeitsplatz-Buchungs-Softwares helfen dir bei der anschließenden Umsetzung.
Die wichtigsten Funktionen von Tools für die Arbeitsplatzbuchung:
- Buchungsportal: Büroräume, Arbeitsplätze, Parkplätze, Ausstattung und Dienstleistungen buchen
- Suchfunktion: Kolleg*innen suchen
- Buchungsverwaltung: Buchungen verwalten und ggf. stornieren
- Filterfunktion: nach Standort, Raumtyp und -größe, Verfügbarkeit und Ausstattung filtern
- Check-in-Funktion: benutzerfreundliche und schnelle Check-in-Funktion (z. B. per Barcode und Single-Sign-on)
- Gruppenbuchungen: Platzreservierung für ganze Teams
- Intelligente Regeln: Automatisierungsregeln konfigurieren (z. B. Reservierungen löschen und Erinnerung verschicken)
- Kalenderfunktion: auf Kalender mit Verfügbarkeitsstatus und Standortübersicht zugreifen
- Integration von Sensordaten: Raumbelegung und Umgebungsbedingungen in Echtzeit abrufen
- Statistiken und Grafiken: Auslastung und Kapazitäten analysieren, nachweisen und rückverfolgen
- Sicherheit: Rollen zuteilen und Rechte vergeben
1. deskbird
deskbird ist ein Arbeitsplatz-Buchungs-System für kleine, mittlere und große Unternehmen mit einem hybriden Arbeitsmodell. Das datenschutzkonforme Tool gibt einen Überblick über die Mitarbeiter*innen, die sich im Büro befinden, und ermöglicht die Planung ihrer Arbeitstage im Büro oder Homeoffice sowie die Buchung von Schreibtischen. Dazu kommen Funktionen wie der Workplace Manager für Büroanalysen, die Kapazitätsverwaltung und die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen. Es ist mit Slack und Microsoft Teams kompatibel.
Warum dieses Tool?
Im Vergleich zu fragmentierten Systemen bietet deskbird eine zentrale All-in-One-Lösung, die das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Anwendungen überflüssig macht. Während viele Lösungen am Markt komplexe Schulungen erfordern, ist deskbird unschlagbar einfach gestaltet und ermöglicht eine intuitive Nutzung ohne langwieriges Onboarding. Gleichzeitig erweist es sich durch hochmoderne Analytics, eine Wochenplanungsfunktion und KI-gestützte Empfehlungen als deutlich leistungsstärker als klassische, rein manuelle Tabellenstrukturen.
Im Vergleich zu fragmentierten Systemen bietet deskbird eine zentrale All-in-One-Lösung, die das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Anwendungen überflüssig macht. Während viele Lösungen am Markt komplexe Schulungen erfordern, ist deskbird unschlagbar einfach gestaltet und ermöglicht eine intuitive Nutzung ohne langwieriges Onboarding. Gleichzeitig erweist es sich durch hochmoderne Analytics, eine Wochenplanungsfunktion und KI-gestützte Empfehlungen als deutlich leistungsstärker als klassische, rein manuelle Tabellenstrukturen.
Features:
- Intuitives Buchungssystem für Schreibtische und Meetingräume
- Integriertes Besuchermanagement und Verwaltung von Büroressourcen
- Wochenplanungsfunktion und KI-gestützte Empfehlungen für Teams
- Hochmoderne Analytics zur präzisen Erfassung der Büroauslastung
- Mehr als 200 Integrationen, einschließlich MS Teams, Outlook und Slack
Zielgruppe
Ideal für: Unternehmen und Marktführer, die hybrides Arbeiten unkompliziert strukturieren, die Teamzusammenarbeit fördern und ihre Büroflächen datenbasiert optimieren möchten.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine On-premise-Installation voraussetzen, da deskbird als reine Cloud-Infrastruktur bereitgestellt wird.
Ideal für: Unternehmen und Marktführer, die hybrides Arbeiten unkompliziert strukturieren, die Teamzusammenarbeit fördern und ihre Büroflächen datenbasiert optimieren möchten.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine On-premise-Installation voraussetzen, da deskbird als reine Cloud-Infrastruktur bereitgestellt wird.
deskbird Preise: Die Preise starten bei 2,75 € im Monat pro User*in für das Business-Paket. Die Tarife Professional und Enterprise sind auf Anfrage erhältlich. Zusätzlich stehen eine kostenlose 7-tägige Testversion sowie eine kostenlose Demoversion zur Verfügung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Benutzerfreundliches UX | Optimierungspotenzial bei Fehlermeldungen |
Intuitive Bedienung der App und Webanwendung | Derzeit kein Exportieren zur Auslastung von Besprechungsräumen |
Simple Check-Ins in der App möglich | Optimierungspotenzial bei den Ladezeiten |
„Wir nutzen deskbird in unserer Firma schon seit mehreren Jahren und es ist echt ein super Tool! Es hilft einem seine eigenen Anwesenheiten besser zu planen und gleichzeitig auch noch zu checken, wo Kollegen sitzen und welche Meeting Räume frei sind." – Sophia, OMMAX GmbH
2. desk.ly
desk.ly ist ein kollaboratives Arbeitsplatz-Buchungs-System, mit dem Teams ihre Arbeitsumgebung datengetrieben optimieren können. Du kannst mit der datenschutzkonformen Software Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze und mehr buchen und verwalten. Eine Analytics-Option soll die effiziente Nutzung der gegebenen Räumlichkeiten sicherstellen.
Warum dieses Tool?
desk.ly hebt sich von traditionellen Raumbuchungslösungen ab, indem es eine intuitive Benutzeroberfläche mit interaktiven Grundrissen kombiniert, die eine Buchung innerhalb von zwei Minuten erlaubt. Während Konkurrenzprodukte oft hohe administrative Hürden aufweisen, überzeugt desk.ly durch ein unkompliziertes Rollen- und Berechtigungssystem sowie praxisnahe Funktionen wie den Auto-Check-in. Zudem ermöglicht es Unternehmen, an bestehenden Standorten effizient zu wachsen, ohne hohe Investitionen in neue physische Flächen tätigen zu müssen.
desk.ly hebt sich von traditionellen Raumbuchungslösungen ab, indem es eine intuitive Benutzeroberfläche mit interaktiven Grundrissen kombiniert, die eine Buchung innerhalb von zwei Minuten erlaubt. Während Konkurrenzprodukte oft hohe administrative Hürden aufweisen, überzeugt desk.ly durch ein unkompliziertes Rollen- und Berechtigungssystem sowie praxisnahe Funktionen wie den Auto-Check-in. Zudem ermöglicht es Unternehmen, an bestehenden Standorten effizient zu wachsen, ohne hohe Investitionen in neue physische Flächen tätigen zu müssen.
Features
- Strukturierte Arbeitsplatz-, Meetingraum- und Parkplatzbuchung
- Integrierte Auslastungsanalyse zur Optimierung von Büroflächen
- Übersichtliche Darstellung anhand hinterlegter Raumpläne und Grundrisse
- Nahtlose Verknüpfung via Single Sign On (SSO) mit Microsoft und Google
- Erweiterte HRIS Integrationen (z. B. Personio, Workday) und SCIM-Synchronisation
Zielgruppe
Ideal für: Unternehmen jeder Größe und Branche sowie HR-Abteilungen, IT-Teams und Facility Manager, die flexible Shared-Desk-Modelle etablieren und administrative Aufwände minimieren wollen.
Nicht ideal für: Organisationen, die hochkomplexe, spezialisierte Event-Buchungssysteme für externe Kunden suchen, da der Fokus primär auf der internen Flächensteuerung liegt.
Ideal für: Unternehmen jeder Größe und Branche sowie HR-Abteilungen, IT-Teams und Facility Manager, die flexible Shared-Desk-Modelle etablieren und administrative Aufwände minimieren wollen.
Nicht ideal für: Organisationen, die hochkomplexe, spezialisierte Event-Buchungssysteme für externe Kunden suchen, da der Fokus primär auf der internen Flächensteuerung liegt.
desk.ly Preise: Das Paket Corporate startet ab 1,65 € pro User*in und Monat, während der Enterprise-Tarif ab 2,75 € pro User*in und Monat verfügbar ist. Das Paket Enterprise Plus wird auf Anfrage angeboten. Mit dem Freemium-Modell steht zudem eine kostenfreie Version für bis zu 15 Nutzer*innen dauerhaft zur Verfügung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Benutzeroberfläche | Täglich neues Einbuchen |
Keine Einarbeitung erforderlich | Weitere Exportmöglichkeiten wünschenswert |
Nachvollziehbare Gestaltung bei Rollen- und Berechtigungssystemen | Optimierungspotenzial bei der Buchungstiefe |
„Es ist intuitiv Nutzbar und auf verschiedene Arten Nutzbar. Du kannst dir deine Platznummer nicht merken? - Kein Ding hier ist ne Karte. Du weisst nicht wo John Doe gerade sitzt? - Find ihn in desk.ly. Du möchtest mal mit einem anderen Team connecten? - Desk dich dazu." – Florian, mso digital
3. PULT
PULT ist eine All-in-One-Software, die es Unternehmen ermöglicht, den hybriden Arbeitsplatz erfolgreich umzusetzen. Mit PULT können nicht nur Schreibtische und Besprechungsräume gebucht werden, sondern auch Aufgaben wie Visitor-Management und die Planung von Büroauslastungen problemlos gelöst werden. Egal, ob Buchungsregeln, Ressourcenmanagement, Anwesenheitsübersichten, Parkplatzreservierungen oder Gästemanagement – all diese Aufgaben können mit PULT’s All-In-One Software gelöst werden.
Warum dieses Tool?
Der entscheidende Unterschied zu klassischen Deskbooking-Tools liegt in der Integration von PULT Presence, wodurch Buchungen mit echten Netzwerk-Daten darüber verknüpft werden, wer sich real im Büro befindet. Im Vergleich zu Mitbewerbern, die primär Verkaufsgeschichten in den Vordergrund stellen, liefert PULT automatisierte KI-Assistenten, die No-Shows selbstständig erkennen, Räume freigeben oder den Küchenbedarf anhand realer Anwesenheitsmuster analysieren. Dies ermöglicht messbare Reduzierungen der Büroflächen und führt zu signifikanten Kosteneinsparungen.
Der entscheidende Unterschied zu klassischen Deskbooking-Tools liegt in der Integration von PULT Presence, wodurch Buchungen mit echten Netzwerk-Daten darüber verknüpft werden, wer sich real im Büro befindet. Im Vergleich zu Mitbewerbern, die primär Verkaufsgeschichten in den Vordergrund stellen, liefert PULT automatisierte KI-Assistenten, die No-Shows selbstständig erkennen, Räume freigeben oder den Küchenbedarf anhand realer Anwesenheitsmuster analysieren. Dies ermöglicht messbare Reduzierungen der Büroflächen und führt zu signifikanten Kosteneinsparungen.
Features:
- Flexible Arbeitsplatz-, Meetingraum- und Parkplatzbuchung
- Presence-basierte Workplace-Insights zur Analyse realer Hybrid-Work-Muster
- Automatisierte Reports und Auswertungen über den integrierten AI Assistant
- Intelligenter AI Room Agent zur Optimierung ineffizienter Raumbuchungen
- Vollständiges Besuchermanagement inklusive digitaler Evakuierungslisten
Zielgruppe
Ideal für: Kleine Teams bis große Unternehmen im DACH-Raum, die eine sichere, datengetriebene All-in-One-Lösung zur reibungslosen Koordination von Shared-Desk-Infrastrukturen suchen.
Nicht ideal für: Administratoren, die Krankmeldungen ohne HRIS-Anbindung vollautomatisch verwalten wollen, da die Tischfreigabe in diesem Fall eine manuelle Anmeldung erfordert.
Ideal für: Kleine Teams bis große Unternehmen im DACH-Raum, die eine sichere, datengetriebene All-in-One-Lösung zur reibungslosen Koordination von Shared-Desk-Infrastrukturen suchen.
Nicht ideal für: Administratoren, die Krankmeldungen ohne HRIS-Anbindung vollautomatisch verwalten wollen, da die Tischfreigabe in diesem Fall eine manuelle Anmeldung erfordert.
PULT Preise: Die Preise betragen für den Growth-Tarif 2,90 € pro User*in und Monat. Die Tarife Business und Enterprise sind auf Anfrage erhältlich. Für kleine Teams steht die Starter-Version permanent kostenlos zur Verfügung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfache Nutzung per App und Web | Komplizierte Buchung von Konferenzräumen |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Design der Plattform nicht an Corporate Identity anpassbar |
Hilfreiche Suchfunktion | Keine Vorausbuchung möglich |
„Es ist unglaublich einfach, die Pläne für ein Büro zu erstellen. Hierbei können sowohl die Arbeitsplätze super einfach eingestellt werden - aber auch die Konferenzräume inklusive deren Ausstattung. Das ist super konfigurierbar" – Fabian, Bornholdt Lee GmbH
4. Flexopus
Flexopus wurde für die flexible Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen entwickelt. Die Software soll Nutzer*innen die Kontrolle darüber geben, wann und wo sie arbeiten, Meetings abhalten oder ihr Auto parken können. Das datenschutzkonforme Arbeitsplatz-Buchungs-System gestaltet die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen effizienter. Es beinhaltet u. a. Microsoft Teams- und Outlook-Integrationen und ermöglicht detaillierte Analysen.
Warum dieses Tool?
Das wesentliche Differenzierungsmerkmal von Flexopus gegenüber fast allen Konkurrenten auf dem Markt ist sein faires Lizenzmodell, welches nach genutzten Ressourcen (pro Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz) und nicht nach der Anzahl der Benutzer abgerechnet wird. Für moderne, hybride Unternehmen mit deutlich mehr Mitarbeitenden als physischen Arbeitsplätzen erweist sich dies als weitaus wirtschaftlicher. Zudem überzeugt es durch ein grafisch sauberes Interface auf Basis echter Bürogrundrisse, das das Onboarding neuer User im Vergleich zu Excel-Strukturen erheblich vereinfacht.
Das wesentliche Differenzierungsmerkmal von Flexopus gegenüber fast allen Konkurrenten auf dem Markt ist sein faires Lizenzmodell, welches nach genutzten Ressourcen (pro Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz) und nicht nach der Anzahl der Benutzer abgerechnet wird. Für moderne, hybride Unternehmen mit deutlich mehr Mitarbeitenden als physischen Arbeitsplätzen erweist sich dies als weitaus wirtschaftlicher. Zudem überzeugt es durch ein grafisch sauberes Interface auf Basis echter Bürogrundrisse, das das Onboarding neuer User im Vergleich zu Excel-Strukturen erheblich vereinfacht.
Features:
- Effiziente Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkflächen
- Integrierte Buchung von Catering- und Facility-Management-Anfragen
- Asset Management für IT-Hardware und Verleihoptionen von Tablets oder QR-Codes
- Live-Plan zur schnellen Lokalisierung von Kolleg*innen auf dem Grundriss
- Nahtlose Verknüpfung via Single Sign On (SSO), SAML2 und SCIM-Synchronisation
Zielgruppe
Ideal für: Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen und New-Work-Strukturen, die alle Ressourcen zentral in einer App bündeln und von einer transparenten Preispolitik profitieren möchten.
Nicht ideal für: Große Organisationen mit einer sehr hohen Anzahl an separaten Gebäuden, für die das optionale Besuchermanagement aufgrund von Pauschalpreisen pro Premiumplan finanziell unvorteilhaft sein kann.
Ideal für: Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen und New-Work-Strukturen, die alle Ressourcen zentral in einer App bündeln und von einer transparenten Preispolitik profitieren möchten.
Nicht ideal für: Große Organisationen mit einer sehr hohen Anzahl an separaten Gebäuden, für die das optionale Besuchermanagement aufgrund von Pauschalpreisen pro Premiumplan finanziell unvorteilhaft sein kann.
Flexopus Preise: Das Starter-Paket kostet 1,59 € pro Asset und Monat, während der Business Plan für 2,99 € pro Asset und Monat verfügbar ist. Für größere Organisationen ab 100 Ressourcen wird ein Enterprise-Tarif als individuelles Angebot mit Mengenrabatten bereitgestellt.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Klare und schnelle Reservierung von Arbeitsplätzen | Umfangreichere Einarbeitung |
Transparente Preisübersicht | Optimierung bei Besuchermanagement |
Direkte Verknüpfung mit Kalender möglich | Keine Custom URLs möglich |
„Übersichtliche und schnelle Buchung von Arbeitsplätzen oder Parkplätzen. Zentrale Möglichkeit für alle Mitarbeiter auf einen Blick zu sehen, welche Arbeitsplätze besetzt oder frei sind. Es lassen sich weitere Informationen zur Ausstattung des Arbeitsplatzes hinterlegen, z.B. Anzahl der Monitore oder Dockingstations." – Nico, SOG Business-Software GmbH
5. Yoffix
Yoffix bietet eine intuitive Lösung, um hybride Büros und hybride Teams effektiv zu managen. Mit Yoffix kann man Buchungsregeln für Shared Ressourcen (Arbeitsplätze, Arbeitszonen, Räume, Parkplätze, etc.) definieren, Anwesenheitsregeln für einzelne Teams festlegen, Benachrichtigungen und Office Check-ins aktivieren und natürlich sehr einfach die Arbeitswoche planen und Bürotage buchen. Yoffix ist nahtlos mit MS Teams, Outlook, Google (Calendar, Workplaces, Chat), Personio, BambooHR, HiBob, Workday, etc. integriert. Yoffix kann auch direkt über Microsoft Appsource bezogen werden.
Warum dieses Tool?
Yoffix unterscheidet sich von anderen Marktteilnehmern durch seine tiefe, zertifizierte Verankerung in der Microsoft-Infrastruktur, wodurch IT-Aufwände und die typische Tool-Fatigue der Mitarbeitenden drastisch reduziert werden. Während klassische Buchungswerkzeuge starre Pläne vorgeben, nutzt Yoffix ein KI-gestütztes Smart Scheduling. Dieses empfiehlt den Teams die optimalen Bürotage, aktiviert die persönliche Zusammenarbeit vor Ort und senkt gleichzeitig die Büroflächenkosten um bis zu 30 %.
Yoffix unterscheidet sich von anderen Marktteilnehmern durch seine tiefe, zertifizierte Verankerung in der Microsoft-Infrastruktur, wodurch IT-Aufwände und die typische Tool-Fatigue der Mitarbeitenden drastisch reduziert werden. Während klassische Buchungswerkzeuge starre Pläne vorgeben, nutzt Yoffix ein KI-gestütztes Smart Scheduling. Dieses empfiehlt den Teams die optimalen Bürotage, aktiviert die persönliche Zusammenarbeit vor Ort und senkt gleichzeitig die Büroflächenkosten um bis zu 30 %.
Features:
- 1-Klick-Buchung über interaktive 3D-Grundrisse inklusive QR-Check-in
- KI-gestütztes Smart Scheduling zur bewussten Planung von Teamtagen
- Zentrale Ressourcenbuchung für Laptops, Spinde, Medienausstattung oder Firmenwagen
- Umfassendes Besuchermanagement mit Vorab-Registrierung, Kiosk-Support und Host-Alerts
- Nahtlose Integration in Microsoft 365, Teams, Slack und führende HRIS-Systeme
Zielgruppe
Ideal für: Mittelständische und internationale Unternehmen im Microsoft-Ökosystem, die eine flexibel skalierbare, modulare Lösung zur Steuerung hybrider Arbeitsmodelle suchen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die eine mobile App mit identischer Funktionstiefe zur Web-Version verlangen, da die mobile Anwendung derzeit funktionale Einschränkungen aufweist.
Ideal für: Mittelständische und internationale Unternehmen im Microsoft-Ökosystem, die eine flexibel skalierbare, modulare Lösung zur Steuerung hybrider Arbeitsmodelle suchen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die eine mobile App mit identischer Funktionstiefe zur Web-Version verlangen, da die mobile Anwendung derzeit funktionale Einschränkungen aufweist.
Yoffix Preise: Die Preise starten ab 1,50 € pro User*in und Monat für das Modul Desk Sharing. Das Modul Team Zusammenarbeit sowie die Parkplatzbuchung sind ab jeweils 1,00 € pro User*in beziehungsweise Ressource und Monat verfügbar. Das Raummanagement kostet 10,00 € pro Raum und Monat, und das Besuchermanagement startet ab 80,00 € pro Standort und Monat. Eine kostenlose Testphase von 14 Tagen wird bereitgestellt.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Effiziente Nutzung durch zusätzliche Berichte | Optimierungspotenzial bei Benachrichtigungen |
Einfache Handhabung | Zeitweise langsame Ladevorgänge |
Flexible Raumbuchungsoptionen | Optimierungsbedarf bei den Filteroptionen |
„Ich kann Yoffix wirklich empfehlen – vor allem für Teams, die flexibel arbeiten. Arbeitsplätze und Räume lassen sich superleicht über 3D-Grundrisse buchen, oft sogar mit nur einem Klick. Auch wiederkehrende Buchungen funktionieren ohne Aufwand." – Mammad, abtis GmbH
6. LIZ Smart Office
Mit LIZ Smart Office können Mitarbeiter*innen Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze buchen. Außerdem beinhaltet das Tool eine Funktion zur Arbeitszeiterfassung und Integrationen zu sämtlichen Büro-Verwaltungs-Tools. Gleichzeitig kannst du mit LIZ Flächen verwalten und die Auslastung messen. Der Anbieter erfüllt die Voraussetzungen der DSGVO und sitzt in Berlin.
Features:
- „OfficeHero“-Gamification zur Steigerung der Büropräsenz
- Intelligentes Kollegensystem für optimale Zusammenarbeit
- Parkplatzmanagement mit individuellen Buchungsrechten
- DSGVO-Löschkonzepte speziell für Betriebsräte
- Integration von Sensorik zur Echtzeit-Auslastung
Geeignet für: Moderne Unternehmen, die neben der reinen Verwaltung auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Team-Kultur stärken wollen.
LIZ Smart Office Preise: Starterplan ab 1,99 € pro Monat und User erhältlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Arbeitsplatzbuchung über mehrere Standorte hinweg möglich | Aufwändigere Einarbeitung |
Klare und umfangreiche Struktur | Optimierungspotenzial bei Anwendung der Sensorik |
Optimale Verwaltung der Zugriffsrechte | Längeres Warten auf individuelle Features |
„Wir arbeiten seit 2,5 Jahren mit dem Produkt und Team von LIZ zusammen und sind begeistert. Uns war wichtig Transparenz zu schaffen und den Kolleg:innen die Möglichkeit zu geben flexibel von überall aus arbeiten zu können. Die Software wurde ist sehr gut auf uns angepasst worden." – Christoph, McDonald’s Deutschland LLC
7. anny
anny ist eine All-in-One-Softwarelösung für internes und externes Buchungsmanagement, die in Deutschland entwickelt und gehostet wird. Die flexible Plattform ermöglicht das Buchen von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Equipment über eine immersive 3D-Karte. Mit integrierten Communities, einer Raumdisplay-App für Ad-hoc-Buchungen und einem umfassenden Besuchermanagement lässt sich der Buchungsprozess über individuelle Regeln steuern.
Warum dieses Tool?
anny differenziert sich maßgeblich von reinen internen Workspace-Systemen, da es als ganzheitliches "Operating System" sowohl interne Ressourcen verwalten als auch externe Vermietungen inklusive digitaler Online-Zahlungsabwicklung abbilden kann. Durch tiefgehende Schnittstellen, wie die Anbindung an Nuki-Smartlocks, automatisiert anny den gesamten operativen Ablauf von der Buchung über die Rechnungsstellung bis hin zur Türöffnung, wodurch manuelle Koordinationsaufwände in kleinen Teams massiv reduziert werden.
anny differenziert sich maßgeblich von reinen internen Workspace-Systemen, da es als ganzheitliches "Operating System" sowohl interne Ressourcen verwalten als auch externe Vermietungen inklusive digitaler Online-Zahlungsabwicklung abbilden kann. Durch tiefgehende Schnittstellen, wie die Anbindung an Nuki-Smartlocks, automatisiert anny den gesamten operativen Ablauf von der Buchung über die Rechnungsstellung bis hin zur Türöffnung, wodurch manuelle Koordinationsaufwände in kleinen Teams massiv reduziert werden.
Features
- Immersive 3D-Karte des Büros und integrierter Raumplaner
- Community-Modul zur zentralen Steuerung von Ressourcenzugriffen in Gruppen
- Integrierte Online-Zahlungsabwicklung und automatisierte Rechnungsstellung
- Digital Signage über eine Echtzeit-Raumdisplay App für Ad-hoc-Buchungen vor Ort
- Automatisiertes Visitor Management inklusive digitaler Signaturen und Badge-Druck
Zielgruppe
Ideal für: Unternehmen und Betreiber von Co-Working-Spaces, die eine hochflexible Plattform suchen, um Buchungs-, Bezahl- und Zugangsprozesse vollständig zu automatisieren.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine rein minimalistische Kalender-App ohne jeglichen Einarbeitungsaufwand suchen, da die Komplexität der Einstellungsoptionen anfangs Orientierung erfordert.
Ideal für: Unternehmen und Betreiber von Co-Working-Spaces, die eine hochflexible Plattform suchen, um Buchungs-, Bezahl- und Zugangsprozesse vollständig zu automatisieren.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine rein minimalistische Kalender-App ohne jeglichen Einarbeitungsaufwand suchen, da die Komplexität der Einstellungsoptionen anfangs Orientierung erfordert.
anny Preise: Der Starter-Tarif ist für bis zu 5 Ressourcen und 100 Buchungen pro Monat dauerhaft kostenlos. Das Essential-Paket kostet 5,00 € pro Asset und Monat, während der Professional-Tarif ab 10,00 € im Monat verfügbar ist. Das Business-Paket liegt ab 15,00 € im Monat, und das Enterprise-Paket ist auf Anfrage erhältlich. Eine kostenlose 14-tägige Testversion steht zur Verfügung.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Bedienung | Optimierungspotenzial bei kurzfristigen Buchungen |
Unkomplizierte Nutzung im Alltag | Komplexe Einstellungsoptionen |
Nahtlose Integration in MS Teams | Unübersichtliche Untermenüs |
„Unser gesamter Betrieb läuft über Anny. Von verschiedensten, leicht konfigurierbaren Buchungsoptionen hin zu Online-Zahlungs-Abwicklung. Anny lässt sich auf jeden Use-Case (in unserem Fall Sport) anwenden, bei dem Ressourcen gebucht werden." – Tim, 201 Hockey Factory GmbH & Co. KG
8. Archie
Archie ist eine integrierte Softwarelösung für hybride Büros und Coworking-Spaces, die sich an Organisationen aller Größen richtet. Die Plattform bietet Funktionen wie die Buchung von Räumen und Schreibtischen über visuelle Grundrisse, ein umfassendes Besuchermanagement sowie native Schnittstellen zu über 40 Softwareanwendungen, darunter Teams, Slack und Google Kalender. Die Preisgestaltung basiert auf der Anzahl der Nutzer*innen und Standorte.
Warum dieses Tool?
Archie zeichnet sich im Vergleich zu klassischen Desk-Sharing-Tools durch seine tiefe Ausrichtung auf administrative und e-Commerce-gestützte Workflows in Coworking-Strukturen aus. Es bündelt automatisierte Abrechnungen, elektronische Unterschriften und erweiterte Verträge direkt in einer vollständigen White-Label-Plattform. Während andere Anbieter wichtige Infrastruktur-Schnittstellen separat berechnen, integriert Archie Türöffnungssysteme, WLAN- und Drucker-Anbindungen standardmäßig in seine Tarife.
Archie zeichnet sich im Vergleich zu klassischen Desk-Sharing-Tools durch seine tiefe Ausrichtung auf administrative und e-Commerce-gestützte Workflows in Coworking-Strukturen aus. Es bündelt automatisierte Abrechnungen, elektronische Unterschriften und erweiterte Verträge direkt in einer vollständigen White-Label-Plattform. Während andere Anbieter wichtige Infrastruktur-Schnittstellen separat berechnen, integriert Archie Türöffnungssysteme, WLAN- und Drucker-Anbindungen standardmäßig in seine Tarife.
Features
- Interaktive Bürogrundrisse mit kollegenbasierter Suchfunktion
- Festlegung spezifischer Zonen im Büro für unterschiedliche Abteilungen
- Automatisierte Abrechnung, e-Commerce-Ströme und elektronische Verträge
- Integriertes Besuchermanagement mit iPad-App und Host-Benachrichtigung in Echtzeit
- Umfassende Integrationen von Türöffnungssystemen, WLAN und Druckern
Zielgruppe
Ideal für: Betreiber von Coworking-Spaces und hybride Unternehmen, die abteilungsbezogene Buchungsbereiche etablieren und administrative Prozesse stark automatisieren möchten.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine tiefe, individuelle Anpassung des primären Web-Dashboards verlangen, da die dortigen Layout-Optionen limitiert sind.
Ideal für: Betreiber von Coworking-Spaces und hybride Unternehmen, die abteilungsbezogene Buchungsbereiche etablieren und administrative Prozesse stark automatisieren möchten.
Nicht ideal für: Organisationen, die eine tiefe, individuelle Anpassung des primären Web-Dashboards verlangen, da die dortigen Layout-Optionen limitiert sind.
Archie Preise: Die Tarife für Hybrid Offices sowie für Coworking spaces starten bei jeweils ab 159,00 $ im Monat. Das System wird zudem über eine kostenlose Demoversion angeboten.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Äußerst reibungsloser, digitaler Besucher-Check-in über die iPad-App am Eingang | Die Weboberfläche ist optisch weniger attraktiv gestaltet als die mobile Anwendung |
Ermöglicht die Einrichtung dedizierter, abteilungsbezogener Buchungszonen im Büro | Das Haupt-Dashboard bietet nur begrenzte Anpassungsoptionen für eigene Bedürfnisse |
Hervorragender Support, der schnell via Chat oder kurzen Videoanleitungen unterstützt | Die Ersteinrichtung nimmt aufgrund der vielen Detailkonfigurationen Zeit in Anspruch |
Schneller, unkomplizierter Buchungsflow sowie einfache Stornierungs- und Umbuchungsprozesse | In neueren Modellen werden Tischbuchung und Besuchermanagement separat berechnet |
„Mit Archie kann ich ganz einfach sehen, wo meine Kollegen sitzen, ihren gebuchten Platz finden und direkt einen Schreibtisch in ihrer Nähe reservieren. Besonders praktisch ist die visuelle gebäudeplan, ich sehe nicht nur freie und belegte Schreibtische, sondern auch, wer wo sitzt und welche Meetingräume reserviert sind.“ – Thomas
Arbeitsplatzbuchungs-Alternativen, die du kennen solltest
Für dich ist die passende Software noch nicht dabei? Dann wirf einen Blick auf unsere Workplace Management Software und Tools im Vergleich!
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Welches Tool passt zu dir?
- Wenn eine nahtlose, tiefe Integration in bestehende Kommunikationskanäle ohne App-Wechsel gesucht wird, ist deskbird ideal für Unternehmen mit Fokus auf MS Teams, Outlook und Slack.
- Für Organisationen, die ein datenschutzkonformes System mit Serverstandort in Deutschland, einer schnellen Einrichtung und einer kostenlosen Basisversion für bis zu 15 Nutzer*innen bevorzugen, eignet sich desk.ly hervorragend.
- Falls eine datengetriebene Flächenoptimierung auf Basis tatsächlicher Präsenzen im Büro gewünscht ist, ist PULT ideal für Unternehmen, die Buchungsdaten mit echten Netzwerk-Presence-Daten verknüpfen wollen.
- Wenn ein faires Abrechnungsmodell gesucht wird, das nach genutzten Arbeitsplätzen oder Parkplätzen statt nach der reinen Mitarbeiteranzahl kalkuliert, eignet sich Flexopus perfekt für hybride Strukturen.
- Für mittelständische Betriebe, die vollständig im Microsoft-365-Ökosystem arbeiten und eine modular kombinierbare Lösung inklusive KI-gestützter Wochenplanung suchen, ist Yoffix die ideale Wahl.
- Wenn anspruchsvolle Compliance-Vorgaben und eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat im Fokus stehen, eignet sich LIZ Smart Office durch seine individuell konfigurierbaren Lösch- und Datenschutzkonzepte optimal.
- Für Betreiber von Co-Working-Spaces oder Unternehmen, die neben internen Buchungen auch externe Vermietungen, automatisierte Online-Zahlungen und Smartlock-Türöffnungen benötigen, ist anny die ideale All-in-One-Lösung.
- Falls eine vollständige White-Label-Plattform für ein Coworking-Modell inklusive E-Commerce-Anbindung, elektronischer Unterschriften und WLAN-Integration gesucht wird, eignet sich Archie perfekt.
Fazit: Die richtige Lösung für jede Büro-Strategie
Die Auswahl des passenden Workplace Management Tools hängt stark von der vorhandenen IT-Infrastruktur und dem Fokus ab: Während Yoffix die erste Wahl für Microsoft-User ist, bietet Flexopus das fairste Modell für ressourcenstarke Büros. Für maximale Nutzerfreundlichkeit und Team-Feeling führen deskbird und LIZ Smart Office das Feld an, während Workplace die nötige Datentiefe für Großkonzerne liefert.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Juni 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
