Arbeitsplatzbuchung mit System: Mit diesen 8 beliebten Apps klappt flexibles Arbeiten
Von der neun-bis-fünf-Routine zur optimalen Work-Life-Balance – Mit diesen Apps für die Arbeitsplatzbuchung machst du deine Mitarbeiter*innen glücklich und dein Unternehmen erfolgreich
- Was sind flexible Arbeitsbedingungen und hybrides Arbeiten?
- Welche Herausforderungen entstehen durch flexible Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz?
- Wie helfen dir Apps für die Arbeitsplatzbuchung dabei, diese Herausforderungen zu meistern?
- Das sind die besten Workplace Management Software & Tools
- Arbeitsplatzbuchungs-Alternativen, die du kennen solltest
- Fazit: Die richtige Lösung für jede Büro-Strategie
- Herausforderungen wie Team-Koordination und Auslastungssteuerung lassen sich durch digitale Buchungssysteme effizient lösen.
- Moderne Tools bieten Funktionen wie interaktive Raumpläne, MS-Teams-Integration und Echtzeit-Analysen der Büroflächen.
- Die Wahl des passenden Tools hängt stark von der Unternehmensgröße und der bestehenden IT-Infrastruktur ab.
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
Was sind flexible Arbeitsbedingungen und hybrides Arbeiten?
Rechtliche Grundlage für Arbeitgeber*innen
Flexible Arbeitsmodelle in der Praxis
- Homeoffice: Mitarbeiter*innen arbeiten von zu Hause aus.
- Remote-Arbeit: Mitarbeiter*innen arbeiten immer dezentral und reisen in der Regel umher.
- Büro und Heimarbeit im Wechsel: An bestimmten Tagen, in bestimmten Teams, für bestimmte Projekte oder in bestimmten Rollen arbeiten Mitarbeiter*innen entweder im Büro oder von zu Hause aus.
- Flexibler Arbeitsort: Mitarbeiter*innen können im Homeoffice, in Co-Working-Spaces, in Satellitenbüros oder in anderen Städten bzw. Ländern arbeiten.
- Kernarbeitszeiten: Mitarbeiter*innen müssen sich lediglich an feste Kernzeiten halten.
- Gleitzeit: Mitarbeiter*innen müssen sich an keine festen Arbeitszeiten halten (außer die Vereinbarung beinhaltet auch Kernarbeitszeiten)
- Flexible Arbeitszeiten mit festen täglichen Arbeitsstunden: Mitarbeiter*innen entscheiden selbst, wann sie ihre täglichen Arbeiten erledigen.
- Flexible Arbeitsstunden: Mitarbeiter*innen sind nicht zu einer bestimmten Arbeitsstundenzahl, sondern zur Erreichung bestimmter Arbeitsziele verpflichtet.
Welche Herausforderungen entstehen durch flexible Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz?
- Koordination: Schwierigkeiten bei der Terminfindung und Meetingplanung
- Fokus: Nachweis der Einhaltung von vereinbarten Arbeitsstunden bzw. Arbeitszeiten
- Arbeitsschutz: Nachweis der Einhaltung von gesetzlich geforderten Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
Wie helfen dir Apps für die Arbeitsplatzbuchung dabei, diese Herausforderungen zu meistern?
- Buchungsportal: Büroräume, Arbeitsplätze, Parkplätze, Ausstattung und Dienstleistungen buchen
- Suchfunktion: Kolleg*innen suchen
- Buchungsverwaltung: Buchungen verwalten und ggf. stornieren
- Filterfunktion: nach Standort, Raumtyp und -größe, Verfügbarkeit und Ausstattung filtern
- Check-in-Funktion: benutzerfreundliche und schnelle Check-in-Funktion (z. B. per Barcode und Single-Sign-on)
- Gruppenbuchungen: Platzreservierung für ganze Teams
- Intelligente Regeln: Automatisierungsregeln konfigurieren (z. B. Reservierungen löschen und Erinnerung verschicken)
- Kalenderfunktion: auf Kalender mit Verfügbarkeitsstatus und Standortübersicht zugreifen
- Integration von Sensordaten: Raumbelegung und Umgebungsbedingungen in Echtzeit abrufen
- Statistiken und Grafiken: Auslastung und Kapazitäten analysieren, nachweisen und rückverfolgen
- Sicherheit: Rollen zuteilen und Rechte vergeben
Das sind die besten Workplace Management Software & Tools
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
deskbird | Ab 0 € | Ja, 7-Tage-Version | Hybride Teams jeder Größe |
desk.ly | Ab 1,65 € | Ja, Freemium bei bis zu 15 User*innen | Unternehmen mit Fokus auf Desksharing |
PULT | Ab 1,90 € | Ja, 14-Tage-Version | KMU und Teams mit Fokus auf All-in-One-Integration |
Flexopus | Ab 1,59 € | Ja, 30-Tage-Version | Ressourcenbasierte Planung (Desks, Parkplätze) |
Yoffix | Ab 1,50 € | Ja, 14-Tage-Version | Unternehmen im Microsoft-365-Ökosystem |
anny | Ab 0 € | Ja, Freemium für bis zu 5 Ressourcen | Komplexe Ressourcen- und Buchungsverwaltung |
LIZ Smart Office | Ab 1,99 € | Ja, 30-Tage-Version | Moderne Büros mit Fokus auf Kollaboration |
Workplace | Auf Anfrage | Nein | Große Unternehmen mit Fokus auf Flächenanalyse |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. deskbird
- Buchung von Schreibtischen und Meetingräumen
- Interaktive 2D/3D-Lagepläne
- Team-Wochenplanung und Präsenzanzeige
- Umfangreiche Analytics zur Büroauslastung
- Nahtlose Integration in Slack, MS Teams und Outlook
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Benutzerfreundliches UX | Optimierungspotenzial bei Fehlermeldungen |
Intuitive Bedienung der App und Webanwendung | Derzeit kein Exportieren zur Auslastung von Besprechungsräumen |
Simple Check-Ins in der App möglich | Optimierungspotenzial bei den Ladezeiten |
„Wir nutzen deskbird in unserer Firma schon seit mehreren Jahren und es ist echt ein super Tool! Es hilft einem seine eigenen Anwesenheiten besser zu planen und gleichzeitig auch noch zu checken, wo Kollegen sitzen und welche Meeting Räume frei sind." – Sophia, OMMAX GmbH
2. desk.ly
- Einfache Arbeitsplatz- und Parkplatzbuchung
- Interaktive Grundrisse der Büroflächen
- Umfangreiche Auslastungsanalysen
- Single Sign On (SSO) Anbindung
- Integrationen für MS Teams und Google Workspace
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Benutzeroberfläche | Täglich neues Einbuchen |
Keine Einarbeitung erforderlich | Weitere Exportmöglichkeiten wünschenswert |
Nachvollziehbare Gestaltung bei Rollen- und Berechtigungssystemen | Optimierungspotenzial bei der Buchungs-Tiefe |
„Es ist intuitiv Nutzbar und auf verschiedene Arten Nutzbar. Du kannst dir deine Platznummer nicht merken? - Kein Ding hier ist ne Karte. Du weisst nicht wo John Doe gerade sitzt? - Find ihn in desk.ly. Du möchtest mal mit einem anderen Team connecten? - Desk dich dazu." – Florian, mso digital
3. PULT
- Desk- und Raumbuchung mit 0-Klick-Check-in
- Integriertes Besuchermanagement inklusive Kiosk-Lösung
- Digitale Klon-Erstellung der Bürogrundrisse
- Parkplatzmanagement mit Zuweisungsregeln
- Tiefe Integration in Slack und Microsoft Teams
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Einfache Nutzung per App und Web | Komplizierte Buchung von Konferenzräumen |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Design der Plattform nicht an Corporate Identity anpassbar |
Hilfreiche Suchfunktion | Keine Vorausbuchung möglich |
„Es ist unglaublich einfach, die Pläne für ein Büro zu erstellen. Hierbei können sowohl die Arbeitsplätze super einfach eingestellt werden - aber auch die Konferenzräume inklusive deren Ausstattung. Das ist super konfigurierbar" – Fabian, Bornholdt Lee GmbH
4. Flexopus
- Ressourcenbasierte Buchung (Arbeitsplatz, Parkplatz, Hardware)
- 100 % DSGVO-konformes Hosting in Deutschland
- Buchung via QR-Code direkt am Arbeitsplatz
- Detaillierte Statistiken und Datenauswertung
- Integration in MS Exchange und Google Calendar
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Klare und schnelle Reservierung von Arbeitsplätzen | Umfangreichere Einarbeitung |
Transparente Preisübersicht | Optimierung bei Besuchermanagement |
Direkte Verknüpfung mit Kalender möglich | Keine Custom URLs möglich |
„Übersichtliche und schnelle Buchung von Arbeitsplätzen oder Parkplätzen. Zentrale Möglichkeit für alle Mitarbeiter auf einen Blick zu sehen, welche Arbeitsplätze besetzt oder frei sind. Es lassen sich weitere Informationen zur Ausstattung des Arbeitsplatzes hinterlegen, z.B. Anzahl der Monitore oder Dockingstations." – Nico, SOG Business-Software GmbH
5. Yoffix
- KI-Empfehlungen für optimale Büro-Tage
- 3D-Grundrisse für intuitive Buchungen
- Modulares System (nur zahlen, was genutzt wird)
- Integriertes Besuchermanagement und Asset-Tracking
- Vollständige Einbettung in MS Teams und Outlook
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Effiziente Nutzung durch zusätzliche Berichte | Optimierungspotenzial bei Benachrichtigungen |
Einfache Handhabung | Zeitweise langsame Ladevorgänge |
Flexible Raumbuchungsoptionen | Optimierungsbedarf bei den Filteroptionen |
„Ich kann Yoffix wirklich empfehlen – vor allem für Teams, die flexibel arbeiten. Arbeitsplätze und Räume lassen sich superleicht über 3D-Grundrisse buchen, oft sogar mit nur einem Klick. Auch wiederkehrende Buchungen funktionieren ohne Aufwand." – Mammad, abtis GmbH
6. anny
- Immersive 3D-Bürokarten
- Verwaltung komplexer Communities und Buchungsregeln
- Integrierte Online-Zahlungsabwicklung für Ressourcen
- Digital Signage für Raumdisplays
- Automatisierte Besucherregistrierung mit Badge-Druck
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Intuitive Bedienung | Optimierungspotenzial bei kurzfristigen Buchungen |
Unkomplizierte Nutzung im Alltag | Komplexe Einstellungsoptionen |
Nahtlose Integration in MS Teams | Unübersichtliche Untermenüs |
„Unser gesamter Betrieb läuft über Anny. Von verschiedensten, leicht konfigurierbaren Buchungsoptionen hin zu Online-Zahlungs-Abwicklung. Anny lässt sich auf jeden Use-Case (in unserem Fall Sport) anwenden, bei dem Ressourcen gebucht werden." – Tim, 201 Hockey Factory GmbH & Co. KG
7. LIZ Smart Office
- „OfficeHero“-Gamification zur Steigerung der Büropräsenz
- Intelligentes Kollegensystem für optimale Zusammenarbeit
- Parkplatzmanagement mit individuellen Buchungsrechten
- DSGVO-Löschkonzepte speziell für Betriebsräte
- Integration von Sensorik zur Echtzeit-Auslastung
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Arbeitsplatzbuchung über mehrere Standorte hinweg möglich | Aufwändigere Einarbeitung |
Klare und umfangreiche Struktur | Optimierungspotenzial bei Anwendung der Sensorik |
Optimale Verwaltung der Zugriffsrechte | Längeres Warten auf individuelle Features |
„Wir arbeiten seit 2,5 Jahren mit dem Produkt und Team von LIZ zusammen und sind begeistert. Uns war wichtig Transparenz zu schaffen und den Kolleg:innen die Möglichkeit zu geben flexibel von überall aus arbeiten zu können. Die Software wurde ist sehr gut auf uns angepasst worden." – Christoph, McDonald’s Deutschland LLC
8. Workplace
- Belegungsanalysen durch IoT-Sensorik
- Weltweiter Rollout durch Nemetschek-Anbindung möglich
- Grafisch hochwertige Grundrissdarstellungen
- Integration in CAFM-Systeme
- Mobile App für Ad-hoc-Buchungen
Stärken | Potenziale |
|---|---|
Anschauliches User-Interface | Unerwartete Bugs bei Updates |
Grafische Darstellung der Grundrisse | Optimierungspotenzial auf Administratorseite |
Intuitive Bedienung | Weitere Integrationsmöglichkeiten wünschenswert |
„Die Arbeitsplatzreservierung ist sowohl in der App- als auch in der Web-Version einfach und benutzerfreundlich gestaltet. Kollegen lassen sich schnell und unkompliziert finden, was die Zusammenarbeit erleichtert. Dank der Airthings-Sensoren erhalten wir jederzeit Informationen darüber, wann es Zeit ist, den Raum zu lüften. :-)" – Julie, Enloc
Empfehlenswerte Desk-Booking-Softwares
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