Die 7 besten HR-Softwares für den Mittelstand

Mit diesen Softwares professionalisierst du deine HR-Prozesse in KMU

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HR-Verantwortliche haben eine Schlüsselposition, wenn es um den Unternehmenserfolg geht. Die Hauptaufgaben sind Personalbeschaffung, -bindung, -planung und der Personaleinsatz, um Unternehmensziele zu erreichen. KMU geraten schnell an zeitliche und finanzielle Grenzen. Genau hier setzten HR-Softwares für den Mittelstand an. Sie sollen Zeit und Geld sparen und Raum für Unternehmensentwicklung schaffen.

Was zeichnet HR-Softwares für den Mittelstand aus?

Personalabteilungen in KMU unterscheiden sich zu großen Unternehmen in Größe, Zuständigkeiten, Ressourcen und Personalbeschaffung. Der Größenunterschied bezieht sich auf die Büroflächen, Personal sowie Kund*innen und Produkte. Weniger Angestellte führen dazu, dass Personalverantwortliche mehr unterschiedliche Aufgaben haben als in größeren Unternehmen. In kleinen Unternehmen werden einer Person oft die Aufgaben einer ganzen Personalabteilung zugeteilt: Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Leistungsabwicklung sowie Planung und Entwicklung des Unternehmenswachstums. 

KMU verfügen über weniger Ressourcen. Die Einnahmen sind geringer, weniger Budget ist für die HR-Aufgaben vorhanden. Personalverantwortliche in KMU müssen also kreativ werden, um mit weniger Mitteln möglichst viel zu erreichen. Hier kommt Personalsoftware für mittelständische Unternehmen ins Spiel. HR-Software für KMU ist auf die genannten Aufgaben und Bedürfnisse ausgerichtet. Basis-Funktionen sind Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie An- und Abwesenheitsverwaltung. Weitere nützliche Funktionen sind Personalbeschaffung, Leistungsverwaltung und Portale für Mitarbeiter*innen.

Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen

Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Was sind die Vorteile vom Einsatz einer HR-Software in KMU?

  • Arbeitsabläufe und -prozesse werden standardisiert: Durch die digitale Abbildung der Abläufe und Prozesse siehst du Optimierungspotenzial und kannst ein standardisiertes Vorgehen einführen. Aufgaben und Rollen werden klar definiert.
  • Weniger Papier: HR-Software spart zusätzlich zum Papier auch deine Zeit. Dokumente sind schneller erstellt und an einem Ort gesammelt verfügbar. Berichte und Auswertungen lassen sich schnell und einfach erzeugen.
  • Gehaltsabrechnungen und Ausgaben einfach erstellen und verwalten: Die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter*innen kannst du mit HR-Software einfach und sicher generieren. Zusätzlich lassen sich auch andere Ausgaben wie Reisen und Fortbildungen einfach in das Tool einpflegen.
  • Aufgaben delegieren: Durch Portale für Mitarbeiter*innen kannst du Aufgaben auslagern. Mitarbeiter*innen können bspw. selbst Urlaubsanträge einreichen oder Ausgaben für Reisen eintragen.
  • Effiziente Personalbeschaffung: Personalmanagement-Software kann Daten von Bewerbenden mit dem Stellenprofil abgleichen. Das hilft dir, eine bessere Auswahl der Kandidat*innen zu treffen.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten: Durch die zentrale Verwaltung von Abläufen, Prozessen, Dokumenten und mehr kann die HR-Software von überall genutzt werden.
  • Bessere Unternehmensentscheidungen: Durch Datenanalyse kannst du bessere Entscheidungen treffen. Zeigen Auswertungen bspw. viele Überstunden in bestimmten Bereichen oder auf Personenebene, kannst du daraus Maßnahmen ableiten und durchführen.
  • Gesetzliche Vorschriften einhalten: Die einfachste Methode, um rechtssicher zu arbeiten, ist, eine HR-Software einzusetzen. Alle notwendigen Einstellungen und Abfragen sind im Tool bereits abgebildet.

Was sind die besten HR-Softwares für den Mittelstand?

Welche HR-Software für dich die beste ist, hängt von deiner Unternehmensgröße und deinen Entwicklungszielen ab. Frag dich: Was brauche ich jetzt und wo soll es hingehen? Kann die HR-Software mit mir wachsen?

Um dir den Einstieg bei der Suche zu erleichtern, stellen wir dir hier die besten Personalsoftwares für mittelständische Unternehmen auf OMR Reviews vor.

Das sind die 7 besten HR-Softwares für KMU:

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 19.10.2023.

1. Sage Lohnabrechnung

 

Mit Sage Lohnabrechnung kannst du auch ohne Vorkenntnisse deine Gehaltsabrechnungen fehlerfrei und bei Bedarf automatisiert erledigen. Alle deine notwendigen Dokumente für gesetzliche Meldungen werden auf Knopfdruck erstellt und an das Finanzamt und Krankenkassen versendet. Für die Verwendung von Sage Lohnabrechnung benötigst du keine weiteren Installationen oder kostenpflichtigen Updates. Du kannst Sage Lohnabrechnung für 30 Tage kostenlos nutzen. Wenn du Neukund*in bei Sage bist, steht dir ebenso der kostenlose Neukundenservice mit Unterstützung zu Produkteinrichtung und Meldeverfahren zur Verfügung.

Das war noch nicht genug? Dann schau dir die weiteren Tools von Sage auf der Sage-Overview an.

Sage Lohnabrechnung Features

  • Zeiterfassung, Abwesenheiten & bezahlte Auszeiten bzw. Freistellungen
  • Zusatzleistungsmanagement
  • Self-Service Funktionalitäten für Mitarbeiter*innen (Web-Portal + Mobile)
  • Management von fakturierbaren Zeitsätzen
  • Abwesenheits- & Urlaubsmanagement
  • Nutzer-, Rollen- und Zugangsmanagement
  • Compensation History
  • Mobile User Support

Sage Lohnabrechnung Kosten

Dir stehen von Sage Lohnabrechnung zwei Preispakete zur Verfügung. Das Basic Paket ist perfekt für kleine Teams mit bis zu 5 Mitarbeiter*innen. Enthalten sind unter anderem ein kostenloser E-Mai-Support, ein Steuerberater Zugang, DATEV-Schnittstelle und ist kompatibel mit Apple, Windows und Android. Die Kosten starten bei 6 € pro Monat und Mitarbeiter*in. Wenn du den vollen Funktionsumfang für ein größeres Team haben möchtest, steht dir Lohnabrechnung Plus von Sage zur Verfügung. Hierbei sind weitere Funktionen wie ein Telefon-Support, eine digitale Personalakte, ein Urlaubs- und Fehlzeitenplaner oder die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. Preislich startet das Paket bei 7,80 € pro Monat und Mitarbeiter*in.

Weitere Infos zu den Preisen von Sage Lohnabrechnung sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Sage Lohnabrechnung Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Sage Lohnabrechungs Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

2. Personio


Personio ist eine Personalsoftware für den HR-Bereich. Das Tool unterstützt dich dabei, Verzögerungen zu beseitigen und durch effiziente HR-Prozesse mehr Business-Chancen zu ergreifen. Mit Personio kannst du alle HR-Kernaufgaben wie die Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung, tätigen und hast damit ein Tool an der Hand, dass dich in all deinen HR-Prozessen abteilungsübergreifend unterstützt. Durch automatisierte & nahtlose Integrationen, kannst du mit Personio zudem hilfreiche HR-Berichte für dich und dein Unternehmen erstellen.

Personio Key Features

  • Zeiterfassung, Abwesenheiten & bezahlte Auszeiten bzw. Freistellungen
  • Tracking des Bewerbungsprozesses & Workflow Building
  • Bewerberdatenmanagement und Bewerberevaluierungen.
  • Module für Gehaltsstrukturen, Compliance & Zusatzleistungsmanagement
  • Die Möglichkeit von Reporting & Dashboards
  • Mobile User Support, API Integration & Compensation History

Personio Kosten

Personio stellt dir zwei verschiedene Pakete zur Verfügung, sowie eine kostenlose Testversion. Mit Core erhältst du einen zentralen Datenpool mit allen Personalinformationen. Die All-in-one-HR-Software kannst du individuell an den Bedarf deines Unternehmens anpassen. Ergänzend dazu, ermöglicht dir Personio deine Anwendungen als App zu installieren. Über die Website von Personio kannst du dir individuelle Angebote einholen.

Weitere Infos zu den Preisen von Personio sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Personio Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Personio Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

3. clockin

Mit clockin kannst du Arbeitszeiten per Smartphone, Tablet-Terminal & PC erfassen. Ebenso ist die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit mit clockin möglich. Clockin bietet dir diese Funktionen, wie die Projekt- und Fahrzeiterfassung als App an. Ebenso enthalten sind Foto-, Skizzen- und Notizfunktion für Teamprojekte. Zur Qualitätssicherung kannst du Funktionen wie die digitalen Projektakten, Checklisten und digitale Unterschriften in clockin nutzen. Über relevante Schnittstellen kannst du entsprechende Rechnungen für Aufträge erstellen.

clockin Key Features

  • Kostenlose Unterstützung und Beratungsgespräche
  • Kommen, Gehen & Pause per App stempeln
  • Zeiterfassung von Projekten (inkl. Unterprojekten)
  • lexoffice Schnittstelle
  • Digitale Projektakte (inkl. Kunden-Export)
  • Foto-, Skizzen & Notizfunktion sowie digitale Unterschriften

clockin Kosten

clockin bietet dir eine kostenlose Testphase für 14 Tage an. Danach stehen dir drei verschieden Pakete zur Verfügung. Die Kosten starten hier bei 3,99 € pro Monat und User. Dafür stehen dir Funktionen wie Zeiterfassung per App, verschiedene Kalenderfunktionen oder das Einrichten von einer individuellen Optik zur Verfügung. Umfangreichere Pakete beinhalten dann eine lexoffice Schnittstelle, Zeiterfassung von Projekten (inkl. Unterprojekten) und die Möglichkeit von digitalen Unterschriften. Die Kosten hierbei starten ab 6,99 €. Den vollen Funktionsumfang von clockin bekommst du ab 9,99 € pro Monat und User.

Weitere Infos zu den Preisen von clockin sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

clockin Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der clockin Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

4. Haufe HR Services


Haufe HR Services bietet dir integrierte Lösungen, die dir und deinem Unternehmen dabei helfen, administrative HR Arbeiten zu digitalisieren. Haufe HR Services ist modular aufgebaut, sodass du bestimmen kannst, in welchem Bereich du genau Unterstützung benötigst. Haufe HR Services ist zu 100 % rechtssicher, papierlos und du kannst die Software auch ohne IT-Kenntnisse anwenden. Haufe bietet dir zudem verschiedene Online-Seminare zu den Angeboten der Software an. Diese kannst du einfach über die Website von Haufe HR Services anfragen.

Haufe HR Services Key Features

  • Mit der digitalen Personalakte kannst du schnell und einfach eine digitale Personalakte für deine Mitarbeiter*innen anlegen. Alle nötigen Dokumente sind hier an einem zentralen Ort gespeichert.
  • Der Zeugnis-Manager umfasst geprüfte Vorlagen und verschiedene Features. Alle Funktionen sind Single-Sign-On-Anbindung, IP-Filter und beinhalten REST-Schnittstellen zur Integration von Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibungen.
  • Mit dem Haufe HR Assistant können HR-Mitarbeiteranfragen schnell, rechtssicher und einfach beantwortet werden. Hierbei sind mehr als vorformulierte Antworten enthalten.
  • Haufe Personal Office, hierbei sind Funktionen wie Kündigungs-Checklisten, ein Zeugnis- & Abmahnungsgenerator, Lohn- und Gehalts-Rechner sowie Online-Seminare und e-Trainings enthalten.
  • Mit Haufe Onboarding können über webbasierte Lösungen Onboarding-Prozess digital abgebildet, strukturiert und für neue Mitarbeiter*innen eine umfängliche Onboarding Experience entwickelt werden.

Haufe HR Services Kosten

Haufe HR Services kommuniziert keine Preise. Diese kannst du über die Website von Haufe HR Services unverbindlich anfragen. Dazu steht dir eine Demoversion zur Verfügung.

Weitere Infos zu den Haufe HR Services Preisen sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Haufe HR Services Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Haufe HR Services Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

5. Crewmeister

Mit Crewmeister kannst du unter anderem die Arbeitszeiten und Urlaubstage deiner Mitarbeiter*innen erfassen, Schichtpläne digital verwalten und einsehen. Crewmeister ist ein sehr individuelles Tool, welches du nach deinen Bedürfnissen mit verschiedenen Modulen zusammenstellen kannst. Zudem kannst du alle deine gesammelten Daten an Excel oder DATEV via Schnittstelle übermitteln. Crewmeister richtet sich an Unternehmen mit 2 bis zu 50 Mitarbeiter*innen aus allen Branchen. Zudem steht dir ein persönlicher Support jederzeit zur Verfügung.

Crewmeister Key Features

  • Nutzer-, Rollen- und Zugangsmanagement.
  • Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle.
  • Abwesenheits- & Urlaubsmanagement und Self-Service Funktionalitäten.
  • Einfaches Ausfüllen von Stundenzetteln, Aufgaben- und Projekt-Zeiterfassung oder Management von fakturierbaren Zeitsätzen.
  • Benutzer- & Rechteverwaltung, Internationalisierung, Reporting & Dashboards, Mobile User Support oder Customization.

Crewmeister Kosten

Du kannst Crewmeister 14 Tage kostenlos nutzen. Dabei ist die Vollversion inklusive aller Funktionen und Module enthalten. Danach kannst du dir die einzelnen Module individuell zusammenstellen und je nach Anforderung individuell nutzen. Das Modul der Zeiterfassung kostet dich 1,40 € pro Monat und User. Den Schichtplaner kannst du für 0,92 € dazubuchen und den Urlaubsplaner für 0,55 € pro Monat und User. Mit Crewmeister hast du ein sehr individuelles Tool für dich und dein Unternehmen an der Hand.

Weitere Infos zu den Preisen von Crewmeister sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Crewmeister Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Crewmeister Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

6. TimeTac

TimeTac ist eine Software für mittlere und große Unternehmen und enthält Module für die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Das System ist als Cloud-Lösung auf allen Geräten anwendbar. Die Software kann flexibel an jegliche Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden. Du kannst alle Module von TimeTac individuell zusammen, einzeln oder beliebig miteinander kombinieren. Alle Daten werden von TimeTac bei ISO 27001-zertifizierten Hosting-Dienstleistern in der EU gespeichert.

TimeTac Key Features

Arbeitszeiterfassung

  • Zeiterfassung ist live und nachträglich möglich, sowie das Abbilden von verschiedenen Arbeitszeitmodellen
  • Stundenabrechnung für die Lohnabrechnung und Erfassung sowie die Berechnung von Überstunden
  • Gesetzliche Anforderungen können abgebildet und via Export zur Lohnverrechnung an DATEV, BMD etc. versendet werden

Projektzeiterfassung

  • Enthalten sind Auswertungs- und Statistikfunktionen
  • Personalressourcen können zugeteilt und geplant werden
  • Module für die Projektplanung mit Auslastungen & Kapazitäten von Mitarbeiter*innen, sowie Aufgaben- und Projektzuordnungen

Urlaubsverwaltung

  • Automatische Berechnung für Urlaubsanspruch und Abwesenheitszeiten.
  • Abwesenheiten können geplant, abgestimmt und beantragt werden.
  • Es ist möglich, Reports & Auswertungen zu erstellen
  • Möglichkeiten für Urlaubsübertragungen und Urlaubsverfall
  • Ebenso enthalten sind Feiertagskalender für den DACH Raum

TimeTac Kosten

Du kannst alle Module von TimeTac für 30 Tage kostenlos nutzen. Die einzelnen Module kannst du nach der kostenlosen Testphase individuell dazu buchen. Das Modul für die Urlaubsverwaltung startet bei 2,50 €, für die Arbeitszeiterfassung startest du mit 4 € und das Modul für die Projektzeiterfassung ist für 8 € erhältlich. Alle Preise werden pro Monat und User berechnet. Dazu fällt eine Basisgebühr von 16,50 € pro Monat und User an.

Weitere Infos zu den Preisen von TimeTac sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

TimeTac Alternativen 

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der TimeTac Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

7. kiwiHR

kiwiHR ist ein All-in-One HR-Tool, das täglich anfallende Personalaufgaben automatisiert und vereinfacht. Das Unternehmen selbst sagt, sie möchten das Personalmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen kostengünstig digitalisieren. Der Fokus liege auf Usability und der Vereinfachung der Personalverwaltung. kiwiHR verfügt über ein Ideen-Board, in das Kund*innen ihre Wünsche eintragen können.

kiwiHR Key Features

  • Digitale Personalakte mit Selfservice, Personaldokumenten und Verzeichnis der Mitarbeiter*innen.
  • An- und Abwesenheiten sowie Arbeitszeiten erfassen.
  • Zentrale Dokumenten- und Informationsverwaltung unternehmensrelevanter Informationen, wie z. B. bevorstehende Ereignisse und Organigramm.
  • Onboarding mit Checklisten und automatisierten Prozessen.
  • Berichte zu Mitarbeiter*innen, Projektarbeitszeiten und mehr.
  • Transparente Übersicht zu Personalausgaben mit Selfservice.

OMR-Reviewer gefällt vor allem die intuitive Nutzung, auch für HR-Neulinge, und die übersichtliche Struktur.

kiwiHR Kosten

Nach einer 14-tägigen Testphase kannst du kiwiHR Starter für 3,50 € buchen oder kiwiHR Plus für 6 €. Beide Preise fallen monatlich an, pro Mitarbeiter*in mit Jahreszahlung.

kiwiHR Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der kiwiHR Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die HR-Software entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

Fazit

HR-Software hilft dir dabei, standardisierte Routineaufgaben zu automatisieren. Damit fällt viel Sachbearbeitung weg. Du kannst dich darauf konzentrieren, Mitarbeiter*innen weiterzuentwickeln und das Unternehmen voranzubringen. Deswegen solltest du schnellstmöglich eine geeignete HR-Software einführen, um von ihr zu profitieren.

Katharina-Maria Röder
Autor*In
Katharina-Maria Röder

Katharina-Maria Röder ist freie Redakteurin bei OMR Reviews und schreibt zu den Themen Software und Co.

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