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Die 7 besten HR-Softwares für den Mittelstand

Mit diesen Softwares professionalisiert Ihr Eure HR-Prozesse in KMU.

HR-Verantwortliche haben eine Schlüsselposition, wenn es um den Unternehmenserfolg geht. Die Hauptaufgaben sind Personalbeschaffung, -bindung, -planung und der Personaleinsatz, um Unternehmensziele zu erreichen. KMU geraten schnell an zeitliche und finanzielle Grenzen. Genau hier setzten HR-Softwares für den Mittelstand an. Sie sollen Zeit und Geld sparen und Raum für Unternehmensentwicklung schaffen.

Was zeichnet HR-Softwares für den Mittelstand aus?

Personalabteilungen in KMU unterscheiden sich zu großen Unternehmen in Größe, Zuständigkeiten, Ressourcen und Personalbeschaffung. Der Größenunterschied bezieht sich auf die Büroflächen, Personal sowie Kunden und Produkte. Weniger Angestellte führen dazu, dass Personalverantwortliche mehr unterschiedliche Aufgaben haben als in größeren Unternehmen. In kleinen Unternehmen werden einer Person oft die Aufgaben einer ganzen Personalabteilung zugeteilt: Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Leistungsabwicklung sowie Planung und Entwicklung des Unternehmenswachstums. 

KMU verfügen über weniger Ressourcen. Die Einnahmen sind geringer, weniger Budget ist für die HR-Aufgaben vorhanden. Personalverantwortliche in KMU müssen also kreativ werden, um mit weniger Mitteln möglichst viel zu erreichen. Hier kommt Personalsoftware für mittelständische Unternehmen ins Spiel. HR-Software für KMU ist auf die genannten Aufgaben und Bedürfnisse ausgerichtet. Basis-Funktionen sind Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie An- und Abwesenheitsverwaltung. Weitere nützliche Funktionen sind Personalbeschaffung, Leistungsverwaltung und Portale für Mitarbeiter:innen.

Was sind die Vorteile vom Einsatz einer HR-Software in KMU?

  • Arbeitsabläufe und -prozesse werden standardisiert: Durch die digitale Abbildung der Abläufe und Prozesse seht Ihr Optimierungspotenzial und könnt ein standardisiertes Vorgehen einführen. Aufgaben und Rollen werden klar definiert.
  • Weniger Papier: HR-Software spart zusätzlich zum Papier auch Eure Zeit. Dokumente sind schneller erstellt und an einem Ort gesammelt verfügbar. Berichte und Auswertungen lassen sich schnell und einfach erzeugen.
  • Gehaltsabrechnungen und Ausgaben einfach erstellen und verwalten: Die Gehaltsabrechnungen Eurer Mitarbeiter:innen könnt Ihr mit HR-Software einfach und sicher generieren. Zusätzlich lassen sich auch andere Ausgaben wie Reisen und Fortbildungen einfach in das Tool einpflegen.
  • Aufgaben delegieren: Durch Portale für Mitarbeiter:innen könnt Ihr Aufgaben auslagern. Mitarbeiter:innen können bspw. selbst Urlaubsanträge einreichen oder Ausgaben für Reisen eintragen.
  • Effiziente Personalbeschaffung: Personalmanagement-Software kann Daten von Bewerbenden mit dem Stellenprofil abgleichen. Das hilft Euch, eine bessere Auswahl der Kandidat:innen zu treffen.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten: Durch die zentrale Verwaltung von Abläufen, Prozessen, Dokumenten und mehr kann die HR-Software von überall genutzt werden.
  • Bessere Unternehmensentscheidungen: Durch Datenanalyse könnt Ihr bessere Entscheidungen treffen. Zeigen Auswertungen bspw. viele Überstunden in bestimmten Bereichen oder auf Personenebene, könnt Ihr daraus Maßnahmen ableiten und durchführen.
  • Gesetzliche Vorschriften einhalten: Die einfachste Methode, um rechtssicher zu arbeiten, ist, eine HR-Software einzusetzen. Alle notwendigen Einstellungen und Abfragen sind im Tool bereits abgebildet.

Was sind die besten HR-Softwares für den Mittelstand?

Welche HR-Software für Euch die beste ist, hängt von Eurer Unternehmensgröße und Euren Entwicklungszielen ab. Fragt Euch: Was brauche ich jetzt und wo soll es hingehen? Kann die HR-Software mit mir wachsen?

Um Euch den Einstieg bei der Suche zu erleichtern, stellen wir Euch hier die besten Personalsoftwares für mittelständische Unternehmen auf OMR Reviews vor.

Das sind die 7 besten HR-Softwares für KMU:

1. Kenjo

Kenjo Screenshot

 

Kenjo auf OMR Reviews

 

Kenjo ist eine All-in-One HR-Software zur Administration, Personalgewinnung und -entwicklung. Mit der webbasierten Anwendung könnt Ihr On- und Off-Boarding organisieren, An- und Abwesenheiten festhalten, Personaldokumente verwalten, Personalumfragen durchführen und mehr. Kenjo bietet eine offene Entwicklerschnittstelle und hat das Chat-Tool Slack für die interne Kommunikation direkt integriert. Alle neuen Kenjo-Kund:innen erhalten eine persönliche Schulung für das HR-Tool.

Kenjo Key Features

  • Abwesenheitsmanagement, um Urlaub und Krankheitstage zu verwalten.
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen, um Arbeitszeit und Anwesenheit zu dokumentieren.
  • Leistungsmanagement, um besonders gute Leistungen zu sehen, Feedback zu geben und Unterstützung zu bieten.
  • Workflows für neue und bestehende Mitarbeiter:innen sowie Bewerber:innen.
  • Gehaltsabrechnung einfach erstellen, für feste und befristete Mitarbeiter:innen.
  • Organigramm, das die Unternehmensstruktur übersichtlich abbildet.
  • HR-Berichte zu Projektzeit, Finanzen, Zeiterfassung und mehr.

OMR-Reviewer:innen gefällt vor allem die einfache Nutzung und der Support, der offen ist für Änderungswünsche.

Kenjo Kosten

Nach einer kostenlosen Testphase gibt es drei Tarifmodelle: Starter für 4,10 Euro, Growth für 6,30 Euro und Connect, Preis auf Anfrage. Alle Preise beziehen sich auf Mitarbeiter:in pro Monat mit jährlicher Abrechnung. Der Funktionsumfang von Starter ist ausreichend für kleine Unternehmen. Growth beinhaltet bereits mehrere Bürostandorte und Berechtigungsprofile.

Kenjo Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen zu Kenjo ansehen, wie zum Beispiel Factorial, Personio und Zoho People.

2. Zoho People

Zoho People Screenshot

 

Zoho People auf OMR Reviews

Zoho People ist ein umfassendes cloudbasiertes HR-Tool, mit dem Ihr alle HR-Prozesse verwalten könnt. Zoho People hat außerdem einen Live-Feed, der Mitarbeiter:innen über wichtige Neuerungen informiert. Zoho People kann mit vielen weiteren Zoho-Apps, wie z. B. Zoho Projects, verbunden werden. Support gibt es neben persönlichem Kontakt in Form von Videos, auch auf Deutsch. Das Lernverwaltungssystem zur internen Kurserstellung ist ein besonderes Feature, das nicht viele Personalmanagement-Softwares für den Mittelstand haben. Durch viele verschiedene Tarife ist für jede Unternehmensgröße eine passende Variante vorhanden.

Zoho People Key Features

  • Effiziente Datenverwaltung durch die zentrale Sammlung der Personal-Datensätze.
  • Einfache Personalverwaltung mit Onboarding, Anwesenheitserfassung, Urlaub, Schichtpläne und mehr.
  • Leistungen der Mitarbeiter:innen durch Bewertungsmodule immer im Blick.
  • Lernverwaltungssystem für interne Schulungsprogramme.
  • Selfservice für Mitarbeiter:innen, um bspw. Urlaub einzureichen.
  • Zentrale Dokumentenverwaltung für Angebote, Verträge und mehr.
  • Individuelle Workflows erstellen und automatisieren.
  • Rollenverwaltung, um Zugriffsrechte festzulegen.
  • Apps für iOS und Android für orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

OMR-Reviewer:innen gefällt die einfache Bedienung und die Erfassung der An- und Abwesenheit.

Zoho People Kosten

Zoho People bietet 5 verschiedene Tarifmodelle: Essentielle HR für 1,25 Euro, Professional für 2 Euro, Premium für 3 Euro, Enterprise für 4,50 Euro und People Plus für 9 Euro. Alle Preise beziehen sich auf eine Person pro Monat mit jährlicher Abrechnung. Die HR-Software kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Zusätzlich gibt es einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Mitarbeiter:innen.

Zoho People Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen zu Zoho People ansehen, wie zum Beispiel Factorial, Aconso oder easyreview.

3. BambooHR

bamboohr Screenshot

 

BambooHR auf OMR Reviews

BambooHR ist eine amerikanische HR-Software und nicht explizit für den deutschen Markt ausgelegt. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Recruiting und Onboarding. Bewerber:innen können immer den aktuellen Stand ihrer Bewerbung verfolgen. Neue Mitarbeiter:innen können Verträge anschließend digital unterzeichnen, was den Einstellungsprozess beschleunigt. Das anschließende Onboarding sorgt für eine schnelle Integration ins Unternehmen.

BambooHR Key Features

  • Personalmanagement, wie Dokumentenablage, Reporting, einfache Workflows und Genehmigungen.
  • Selfservice für Mitarbeiter:innen, um Abwesenheiten einzutragen oder im Organigramm nach Kolleg:innen zu suchen.
  • Personalbeschaffung mit Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess.
  • On- und Offboarding-Prozesse einfach definieren.
  • Ein Audit Trail, um alle Datenänderungen im System zu verfolgen und Fehler schnell zu finden.
  • Benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Meilensteinen oder wichtigen Ereignissen.
  • Viele Möglichkeiten zur benutzerdefinierten Berichterstellung.

OMR-Reviewer:innen spricht vor allem das moderne Design und das Onboarding-Feature an.

BambooHR Kosten

BambooHR bietet zwei Varianten an, Essentials und Advantage. Zusätzlich gibt es Add-ons wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Preise gibt es nur auf Anfrage und nach Angabe der Personalanzahl.

BambooHR Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen zu BambooHR ansehen, wie zum Beispiel HRworks, Personio oder rexx systems.

4. HRworks

hrworks Screenshot

HRworks ist eine webbasierte HR-Komplettlösung eines Freiburger Unternehmens. Das HR-Tool bietet alle zentralen Funktionen, die für die Personalverwaltung erforderlich sind. Besonders hervorgehoben wird die digitale Reisekostenabrechnung. Dank der DATEV-Schnittstelle könnt Ihr alle lohnbezogenen Daten mit einem Klick übertragen. HRworks bietet viele weitere Schnittstellen, z. B. zu Lexware, SAP Business One oder Microsoft NAVISION.

HRworks Features

  • An- und Abwesenheiten eintragen inkl. Urlaubsplaner mit Selfservice für Mitarbeiter:innen.
  • Personalverwaltung mit Stammdaten, digitaler Personalakte, Bewerbermanagement und mehr.
  • Gehaltsabrechnung mit einfachem Export.
  • Rechtlich sichere Reisekostenabrechnung mit digitalen Belegen und Schnittstelle zu Lohn- und Finanzbuchhaltung.
  • Automatische Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen, Ende von Probezeiten und anderen wichtigen Ereignissen.
  • Zentrale Aufgabenliste zur Aufgabenverwaltung wie Reisekosten prüfen, Urlaub genehmigen oder Zeugnisse ausstellen.

OMR-Reviewer:innen finden die Nutzung einfach und mögen die umfangreichen Features. Preis-Leistung und Support finden sie sehr gut.

HRworks Kosten

HRworks hat eine monatliche Lizenzgebühr von 6,90 Euro pro Nutzer:in. Zusätzlich zahlt Ihr eine Grundgebühr zwischen 40 Euro und 150 Euro, abhängig von der Unternehmensgröße. Die Einrichtung kostet einmalig 150 Euro pro Stunde; eine Schulung zur Software-Nutzung kommt mit 790 Euro noch dazu. Um das Tool nutzen zu können, müsst Ihr mindestens 20 Lizenzen erwerben.

HRworks Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen zu HRworks ansehen, wie zum Beispiel BambooHR, HeavenHR oder Personio.

5. HeavenHR

hr-puls Screenshot

 

HeavenHR auf OMR Reviews

HeavenHR ist eine cloudbasierte HR-Software, die Lösungen für alle HR-Prozesse bietet. Die Software kann aus 3 Modulen individuell zusammengesetzt werden. Das HR-Tool wurde in Berlin entwickelt und die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gehostet. HeavenHR erleichtert die Personalbeschaffung durch die Möglichkeit, eine Stellenausschreibung auf hunderten Jobportalen gleichzeitig zu veröffentlichen. Auch die bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen lassen sich durch alle relevanten Funktionen einfach und übersichtlich managen. Eine zusätzliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bietet die automatisierte Lohnabrechnung.

HeavenHR Key Features

  • Modul Recruiting: Stellenausschreibungen auf vielen Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen, vordefinierte E-Mail-Vorlagen, automatisierter E-Mail-Versand und digitale Vertragserstellung.
  • Modul HR Admin: digitale Personalakte mit Verträgen, Lohnzetteln und weiteren persönlichen Informationen, An- und Abwesenheiten sowie Zeiterfassung und Schichtpläne, On- und Offboarding sowie Reisekostenabrechnung und vorbereitende Lohnabrechnung.
  • Modul Lohnabrechnung: vorbereitende Lohnabrechnung, automatisierte Entgeltabrechnung, zentrale Dokumentenverwaltung, Krankenkassenmeldungen und Lohnsteueranmeldungen.

OMR-Reviewer:innen schätzen die Grundfunktionen und finden, Preis-Leistung stimmt bei diesem Produkt.

HeavenHR Kosten

HeavenHR bietet drei Tarife an: Recruiting für 1 Euro, HR Admin für 5,46 Euro und Lohnabrechnung für 12,53 Euro. Alle Preise gelten monatlich pro Mitarbeiter:in. Für jeden Tarif wird ein Mindestpreis von 60 Euro berechnet.

HeavenHR Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen für HeavenHR anschauen, wie zum Beispiel Kenjo, jacando oder Personio.

6. kiwiHR

kiwiHR Screenshot

 

kiwiHR auf OMR Reviews

kiwiHR ist ein All-in-One HR-Tool, das täglich anfallende Personalaufgaben automatisiert und vereinfacht. Das Unternehmen selbst sagt, sie möchten das Personalmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen kostengünstig digitalisieren. Der Fokus liege auf Usability und der Vereinfachung der Personalverwaltung. kiwiHR verfügt über ein Ideen-Board, in das Kund:innen ihre Wünsche eintragen können.

kiwiHR Key Features

  • Digitale Personalakte mit Selfservice, Personaldokumenten und Verzeichnis der Mitarbeiter:innen.
  • An- und Abwesenheiten sowie Arbeitszeiten erfassen.
  • Zentrale Dokumenten- und Informationsverwaltung unternehmensrelevanter Informationen, wie z. B. bevorstehende Ereignisse und Organigramm.
  • Onboarding mit Checklisten und automatisierten Prozessen.
  • Berichte zu Mitarbeiter:innen, Projektarbeitszeiten und mehr.
  • Transparente Übersicht zu Personalausgaben mit Selfservice.

OMR-Reviewer:innen gefällt vor allem die intuitive Nutzung, auch für HR-Neulinge, und die übersichtliche Struktur.

kiwiHR Kosten

Nach einer 14-tägigen Testphase könnt Ihr kiwiHR Starter für 3,50 Euro buchen oder kiwiHR Plus für 6 Euro. Beide Preise fallen monatlich an pro Mitarbeiter:in mit Jahreszahlung.

kiwiHR Alternativen

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen für kiwiHR anschauen, wie zum Beispiel HR Puls, UKG oder Sage HR Suite.

7. HRlab

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hrlab Screenshot

 

HRlab auf OMR Reviews

HRlab bezeichnet sich selbst als moderne HR-Plattform für digitales Mitarbeiter:innen-Management. HRlab möchte die Digitalisierung voranbringen, indem sie sich auf selbsterklärende Vorgänge, intuitive Nutzung und benutzerfreundliche Strukturen fokussieren. Mit agilen Personalprozessen sollen Zeit, Geld und Ressourcen gespart werden. Datenschutz ist ihnen sehr wichtig. Alle Daten werden verschlüsselt in Frankfurt/Main gehostet.

HRlab Key Features

  • Digitale Personalakte zur Verwaltung von Stammdaten und Verträgen.
  • Dokumente verwalten, erstellen und Gehaltsabrechnungen hochladen.
  • Selfservice für Mitarbeiter:innen, um Urlaubsanträge und Krankmeldungen selbst einzureichen und eine Übersicht über die eigene An- und Abwesenheit zu haben.
  • Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto.
  • Erstellung von Standardreports sowie individuellen Berichten.
  • Stellenanzeigen und Bewerber:innen verwalten.

OMR-Reviewer:innen heben die Professionalität hervor und finden das Tool flexibel und anpassbar.

HRlab Kosten

Ihr könnt HRlab 14 Tage kostenlos testen, bevor Ihr Euch für HRlab Compact für 4 Euro oder HRlab Classic für 6 Euro entscheidet. Die Preise gelten monatlich pro Nutzer:in über einen Zeitraum von 24 Monaten bei jährlicher Zahlung.

HRlab Alternativen 

Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch Alternativen für HRlab anschauen, wie zum Beispiel Personio, HeavenHR oder BambooHR.

Fazit

HR-Software hilft Euch dabei, standardisierte Routineaufgaben zu automatisieren. Damit fällt viel Sachbearbeitung weg. Ihr könnt Euch darauf konzentrieren, Mitarbeiter:innen weiterzuentwickeln und das Unternehmen voranzubringen. Deswegen solltet Ihr schnellstmöglich eine geeignete HR-Software einführen, um von ihr zu profitieren.

Katharina-Maria Röder
Autor:In
Katharina-Maria Röder
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Katharina-Maria Röder

Katharina-Maria Röder ist freie Redakteurin bei OMR Reviews und schreibt zu den Themen Software und Co.

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