Tellent Recruitee

Seit der Einführung von Recruitee Anfang 2023 sind wir durchweg begeistert – das Tool hat unsere tägliche Recruiting-Arbeit nachhaltig verändert und vereinfacht. Besonders überzeugt uns die intelligente Automatisierung, die viele manuelle Aufgaben im Bewerbungsprozess übernimmt. Von der automatisierten Kommunikation mit Bewerbenden über smarte Erinnerungen im Team bis hin zur strukturierten Bewerberorganisation: Recruitee nimmt uns enorm viel Arbeit ab und ermöglicht es, uns stärker auf die persönliche Ansprache und Auswahl zu konzentrieren. Auch das übersichtliche und intuitiv gestaltete Dashboard ist ein echtes Plus. Es erlaubt uns, alle Stellen, Bewerbungen und Prozesse auf einen Blick zu überblicken. Die Möglichkeit, Reports individuell zu konfigurieren und gezielt Auswertungen zu fahren, hat unsere Analyse- und Steuerungsmöglichkeiten auf ein neues Level gehoben. Besonders im Team schätzen wir zudem die kollaborativen Funktionen – Kommentare, Bewertungen und Aufgaben lassen sich reibungslos im Prozess integrieren. Kurzum: Recruitee ist für uns zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Recruitings geworden – ein Tool, das wir täglich mit Begeisterung nutzen.

Tatsächlich fällt uns nur sehr wenig ein, was uns an Recruitee nicht gefällt – und das spricht bereits für sich. Wenn überhaupt, wünschen wir uns hin und wieder etwas mehr Flexibilität bei der Darstellung komplexer Reportings oder individuelleren Visualisierungsmöglichkeiten in der Statistikansicht. Zum Beispiel die Kombination von verschiedenen Report-Werten (Einstellungsquote) würde die Reports deutlich aufwerten! Gleichzeitig fehlt uns di Möglichkeit die Abfrage von Daten der Bewerber individueller zu gestalten, es wird sich noch am klassischen Lebenslauf orientiert und dem auslesen von eben diesem. Allerdings sind das eher Wunschpunkte auf sehr hohem Niveau – denn die Funktionen sind hervorragend umgesetzt und der Support reagiert schnell und lösungsorientiert.

Tellent Recruitee hat in unserem Unternehmen zentrale Herausforderungen im Recruiting effizient gelöst. Vor der Einführung war unser Bewerbungsprozess stark fragmentiert, viele Schritte liefen manuell in Excel und die Abstimmung im Team (>60 beteiligte Personen) war zeitaufwändig und fehleranfällig. Seit wir mit Recruitee arbeiten, sind diese Probleme Geschichte. Ein wesentlicher Vorteil ist die automatisierte Bewerberkommunikation: Standardisierte Mails wie Eingangsbestätigungen oder Absagen lassen sich automatisiert versenden, was nicht nur Zeit spart, sondern auch eine professionelle Kommunikation mit den Bewerbenden sicherstellt. Die Individualisierung der einzelne Pipelines je Job mit den entsprechenden Automatisierungen löst nahezu jedes Problem und spart unglaublich viel Arbeitszeit! Zudem profitieren wir stark von der zentralen, übersichtlichen Verwaltung aller Stellen und Bewerbungen. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf relevante Informationen und können sich standortübergreifend abstimmen. Das hat nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch unsere Reaktionsgeschwindigkeit im Auswahlprozess deutlich verbessert. Ein weiterer Pluspunkt ist das starke Reporting-Modul, das uns ermöglicht, Kennzahlen wie Bewerberanzahl, Absprungraten oder Time-to-Hire detailliert auszuwerten. Dadurch erkennen wir schneller Optimierungspotenziale in unseren Prozessen und können gezielter Maßnahmen ergreifen. Insgesamt bietet Tellent Recruitee für uns eine skalierbare, strukturierte und moderne Lösung, die sich bestens in unsere tägliche Arbeit integriert und unsere Recruiting-Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern qualitativ auf ein neues Niveau hebt.

die Benutzerfreundlichkeit der Plattform sowie die übersichtliche Gestaltung, die die Zusammenarbeit im Team erleichtert.

Was mir nicht so gut gefällt - eigentlich meckern auf hohem Niveau - waren anfangs die die Anzahl der Funktionen, die etwas überwältigend waren und hat ein Wenig gedauert, bis man sich vollständig zurechtgefunden hat.. Doch insgesamt bietet die Plattform viele nützliche Tools.

Mit Tellent Recruitee kann ich vorallem die Herausforderung im Prozess effizienter bewältigen, die Bewerbungen lassen sich übersichtlich verwalten - man behält den Überblick über den Status der Kanditate. Spart Zeit und sorgt für bessere Organisation

Recruitee verschafft mir einen klaren Überblick über sämtliche aktuelle Bewerbungen. Mit Leichtigkeit kann ich nach Stellen filtern, die Kandidaten entlang ihres Weges durch den Auswahlprozess führen. Dank Recruitee sende ich spielend leicht Einladungen zu Vorstellungsgesprächen direkt aus dem Tool heraus, komplett mit vordefinierten Vorlagen. Die Handhabung des Baukastens ist unkompliziert und die Erstellung einer neuen Jobausschreibung ist im Handumdrehen erledigt und bereit, um auf Plattformen wie LinkedIn und anderen geteilt zu werden.

Die erste Konfiguration war etwas zeitaufwendig, da zahlreiche Abläufe automatisiert und optimiert werden können. Preislich empfinde ich es als etwas teurer, was für kleinere Unternehmen möglicherweise weniger sinnvoll ist, da sie normalerweise nicht mehrere offene Stellen gleichzeitig zu besetzen haben.

Recruitee automatisiert das Veröffentlichen von Stellenausschreibungen und ermöglicht ein gebündeltes Management. Für mich ist es der Alleskönner, mit dem ich sämtliche Aspekte im Bereich Recruiting und Bewerbermanagement effektiv unter einen Hut bringe. Die zusätzlichen Funktionen im Bewerbermanagement tragen ebenfalls zu meinem Nutzen bei.

Recruitee ermöglicht es mir auf einen Blick alle neusten Bewerber zu sehen. Gleichzeitig kann ich nach Jobs filtern, die Bewerber entlang einer Pipeline bewegen und direkt aus dem Tool heraus Mails (mit Templates) zu Interview-Einladungen versenden. Stellenanzeigen werden automatisch auf Indeed und weiteren Portalen publiziert.

Ein Nachteil ist, dass ich nicht direkt in Recruitee z.B. Video Calls hosten kann und dass Integrationen zu Stepstone oder anderen großen Plattformen mit einem Aufpreis verbunden sind

Stellenausschreibungen werden automatisiert geposted, gebündelt gemanagement und meine Karriere-Seite auf unserer Homepage wird über Recruitee dargestellt. Es ist für mich der Allrounder, mit dem ich gut alle Punkte im Recruiting und Bewerbermanagement unter einen Hut bringe.

Wir nutzen im Unternehmen hauptsächlich Outlook für unsere E-Mails. Deshalb ist es für uns praktisch, dass sich Tellent mit unserer bestehenden E-Mail-Kommunikation verbinden lässt. Nachrichten an Bewerber können wir direkt aus dem System verschicken und die bisherigen Unterhaltungen bleiben dem jeweiligen Kandidaten zugeordnet.

Wenn mehrere Nachrichten und Anhänge ausgetauscht wurden, dauert es manchmal etwas, bis man eine bestimmte Information wiederfindet. Eine bessere Suchfunktion innerhalb einzelner Unterhaltungen wäre hier hilfreich.

Wir sparen Zeit bei der täglichen Kommunikation mit Bewerbern und können auch dann problemlos einen Vorgang übernehmen, wenn der zuständige Kollege gerade nicht erreichbar ist. Die bisherige Korrespondenz ist direkt beim Bewerber hinterlegt, sodass wir schneller erkennen können, welche Fragen bereits geklärt wurden und worauf noch eine Antwort aussteht.

Es kommt bei uns durchaus vor, dass sich jemand auf mehrere Stellen bewirbt oder nach einigen Monaten erneut eine Bewerbung einreicht. An Tellent Recruitee finde ich gut, dass wir solche Bewerbungen leichter zuordnen und die bisherige Kommunikation mit einem Kandidaten nachvollziehen können. Gerade wenn unterschiedliche Kollegen die jeweiligen Stellen betreuen, ist das praktisch. Wir können nachsehen, ob bereits ein Vorstellungsgespräch stattgefunden hat oder welche Rückmeldung es bei einer früheren Bewerbung gab.

Die Erkennung mehrfach vorhandener Bewerberprofile könnte noch etwas zuverlässiger sein. Besonders wenn jemand unterschiedliche E-Mail-Adressen verwendet oder seine Kontaktdaten geändert hat, ist eine manuelle Kontrolle teilweise weiterhin notwendig.

Wir vermeiden unnötige Doppelarbeit und können Bewerbungen besser einordnen. Wenn sich ein Kandidat erneut bei uns meldet, müssen wir nicht jedes Mal den gesamten bisherigen Kontaktverlauf zusammensuchen. Außerdem hilft uns das dabei, Missverständnisse zu vermeiden, wenn sich dieselbe Person auf mehrere Positionen beworben hat.

Wir arbeiten bei der Personalsuche mit verschiedenen Abteilungen zusammen, möchten aber nicht, dass jeder Mitarbeiter automatisch Zugriff auf sämtliche Bewerbungen erhält. In Recruitee können wir die Berechtigungen entsprechend festlegen. So können beispielsweise Abteilungsleiter die Bewerber für ihre offenen Stellen einsehen, während andere Bereiche für sie nicht zugänglich sind.

Die unterschiedlichen Berechtigungsstufen könnten etwas verständlicher erklärt werden. Gerade bei neuen Mitarbeitern muss man sich zunächst genauer damit beschäftigen, welche Rechte tatsächlich benötigt werden. Eine übersichtlichere Darstellung der einzelnen Berechtigungen würde die Einrichtung erleichtern.

Wir können mehrere Mitarbeiter in die Personalsuche einbeziehen, ohne allen uneingeschränkten Zugriff auf unsere Bewerberdaten geben zu müssen. Dadurch bleibt die Zusammenarbeit flexibel und gleichzeitig können wir besser kontrollieren, wer welche Informationen einsehen oder bearbeiten darf. Besonders bei vertraulichen Stellenbesetzungen ist das für uns wichtig.

Super finde ich vor allem die Auswertungen zur Dauer unserer Bewerbungsprozesse. Wir können nachvollziehen, wie lange es dauert, bis eine Stelle besetzt wird und in welchen Phasen besonders viel Zeit verloren geht.

Bei den Berichten würde ich mir noch mehr Möglichkeiten wünschen, einzelne Zeiträume oder bestimmte Stellen miteinander zu vergleichen. Gerade wenn man herausfinden möchte, ob eine Veränderung im Bewerbungsprozess tatsächlich etwas gebracht hat, wären detailliertere Vergleiche praktisch.

Wir können gezielter daran arbeiten, unsere offenen Stellen schneller zu besetzen. Statt nur allgemein davon auszugehen, dass ein Bewerbungsprozess zu lange dauert, sehen wir genauer, an welcher Stelle es hakt. Dadurch können wir interne Abläufe anpassen und vermeiden, dass geeignete Kandidaten unnötig lange auf eine Entscheidung warten müssen.

Wir suchen regelmäßig Mitarbeiter für ähnliche Positionen, weshalb sich viele Anforderungen in unseren Stellenanzeigen wiederholen. An Tellent gefällt mir, dass wir bestehende Stellenangebote als Grundlage für neue Ausschreibungen verwenden können.

Bei der Übernahme bestehender Stellenanzeigen muss man darauf achten, dass keine veralteten Angaben übernommen werden. Eine deutlichere Kennzeichnung von Informationen, die möglicherweise noch aus einer früheren Ausschreibung stammen, wäre gut

Wir können neue Stellenangebote wesentlich schneller vorbereiten und veröffentlichen. Gleichzeitig bleiben unsere Ausschreibungen einheitlicher, weil wir auf bereits verwendete Beschreibungen zurückgreifen. Besonders bei Positionen, die wir mehrmals im Jahr besetzen, reduziert sich dadurch der Aufwand für die Erstellung neuer Anzeigen deutlich.

Mir gefällt, dass wir Bewerber mit eigenen Tags versehen können. Wir nutzen das beispielsweise, um bestimmte Fachkenntnisse, Sprachkenntnisse oder Erfahrungen direkt im Profil zu kennzeichnen. Wenn wir später jemanden mit einer bestimmten Qualifikation suchen, können wir die vorhandenen Kandidaten entsprechend filtern.

Bei den Tags fehlt mir eine etwas bessere Verwaltung. Wenn mehrere Mitarbeiter eigene Schlagwörter anlegen, entstehen schnell unterschiedliche Bezeichnungen für dieselbe Qualifikation. Hier wäre es hilfreich, ähnliche Tags einfacher zusammenzuführen oder bestimmte Bezeichnungen zentral vorzugeben.

Wir finden geeignete Kandidaten schneller wieder und können vorhandene Bewerberprofile gezielter durchsuchen. Wenn eine Stelle kurzfristig besetzt werden muss, schauen wir zunächst nach, ob bereits interessante Bewerber mit den benötigten Kenntnissen vorhanden sind. Das spart Zeit bei der Vorauswahl und macht unsere Bewerberdatenbank insgesamt übersichtlicher.

Nicht jede Bewerbung erreicht uns über eine ausgeschriebene Stelle. Gelegentlich bekommen wir auch Initiativbewerbungen oder Lebensläufe direkt per E-Mail zugeschickt. In Recruitee können wir solche Kandidaten ebenfalls erfassen und ihre Unterlagen zentral verwalten. Das ist für uns besonders praktisch, weil wir dadurch nicht mehr zwischen verschiedenen Postfächern und unserem Bewerbermanagement wechseln müssen. Auch zusätzliche Informationen oder spätere Rückmeldungen können wir direkt beim jeweiligen Kandidaten hinterlegen.

Beim manuellen Anlegen neuer Bewerberprofile könnte die Übernahme der Informationen aus Lebensläufen noch zuverlässiger funktionieren. Teilweise müssen einzelne Angaben nachträglich korrigiert oder ergänzt werden. Gerade bei vielen Initiativbewerbungen wäre eine noch genauere automatische Erfassung eine Erleichterung

Wir haben sämtliche Bewerbungen an einem zentralen Ort, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingegangen sind. Wenn später eine passende Stelle frei wird, können wir auch Kandidaten berücksichtigen, die sich ursprünglich ohne konkrete Stellenausschreibung gemeldet haben. Dadurch müssen wir weniger alte E-Mails durchsuchen und können vorhandene Bewerbungen besser nutzen.

Wir bekommen hin und wieder Bewerber über unsere eigenen Mitarbeiter empfohlen. Früher wurden uns die Lebensläufe meistens einfach per Mail weitergeleitet und irgendwann wusste niemand mehr genau, von wem die Empfehlung ursprünglich kam. Mit Recruitee können wir solche Bewerbungen besser erfassen und den jeweiligen Empfehlungen zuordnen.

Für die Auswertung von Mitarbeiterempfehlungen würde ich mir noch etwas mehr Möglichkeiten wünschen. Beispielsweise wäre eine kompakte Übersicht hilfreich, in der man direkt erkennen kann, wie viele Empfehlungen eingegangen sind und wie viele davon tatsächlich zu einer Einstellung geführt haben.

Wir können Empfehlungen aus dem eigenen Team besser berücksichtigen und verlieren interessante Kandidaten nicht mehr so leicht aus den Augen. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, welche Bewerbungen über diesen Weg zu uns gekommen sind. Das hilft uns auch dabei, einzuschätzen, ob sich unser internes Empfehlungsprogramm lohnt.

Wir haben bei manchen Stellen bestimmte Anforderungen, die wir gerne direkt vor dem ersten Gespräch klären möchten. Mit Recruitee können wir unsere Bewerbungsformulare entsprechend anpassen und zusätzliche Fragen einbauen. Bei uns betrifft das beispielsweise den frühestmöglichen Eintrittstermin, vorhandene Sprachkenntnisse oder bestimmte Qualifikationen.

Bei umfangreicheren Bewerbungsformularen könnte die Bearbeitung etwas komfortabler sein. Wenn mehrere Fragen nachträglich geändert oder anders angeordnet werden sollen, ist das teilweise umständlicher als nötig.

Wir können bereits vor dem ersten Vorstellungsgespräch besser einschätzen, ob die grundlegenden Voraussetzungen für eine Stelle erfüllt sind. Das spart uns einige Rückfragen und erleichtert die Vorauswahl. Außerdem haben wir die wichtigsten Angaben direkt im Bewerberprofil und müssen sie nicht erst aus verschiedenen Dokumenten zusammensuchen.

Bei Recruitee gefällt mir vor allem, dass wir den Bewerbungsprozess für jede Stelle unterschiedlich aufbauen können. Für manche Positionen reichen ein kurzes Telefonat und ein persönliches Gespräch, während wir bei anderen Stellen noch eine zusätzliche fachliche Prüfung durchführen. Diese einzelnen Schritte lassen sich gut abbilden und die Bewerber entsprechend zuordnen.

Wenn man einen bereits laufenden Bewerbungsprozess nachträglich verändern möchte, muss man etwas aufpassen, damit die bestehenden Kandidaten weiterhin richtig zugeordnet sind. Eine einfachere Möglichkeit, solche Änderungen vorzunehmen, wäre für mich eine sinnvolle Verbesserung.

Wir haben einen deutlich besseren Überblick über unsere laufenden Bewerbungen. Früher mussten wir häufiger untereinander nachfragen, wie weit ein bestimmter Kandidat bereits im Auswahlverfahren ist. Mittlerweile können wir das direkt nachsehen und wissen auch, welcher Schritt als Nächstes ansteht. Dadurch bleiben weniger Bewerbungen unnötig lange liegen.

An Recruitee gefällt mir, dass wir Aufbewahrungsfristen für Bewerberdaten festlegen und die Löschung entsprechend organisieren können. Auch die Einwilligungen der Kandidaten lassen sich nachvollziehen.

Die verschiedenen Datenschutzeinstellungen sind am Anfang nicht unbedingt selbsterklärend. Man sollte sich etwas Zeit nehmen, um die Aufbewahrungsfristen und Einwilligungen richtig einzurichten. Eine verständlichere Erklärung direkt bei den einzelnen Einstellungen wäre hilfreich.

Wir haben deutlich weniger manuellen Aufwand bei der Verwaltung älterer Bewerbungen. Früher mussten wir regelmäßig prüfen, welche Bewerberdaten noch benötigt werden. Heute können wir einen großen Teil davon über die entsprechenden Einstellungen steuern. Das erleichtert uns die Einhaltung unserer internen Datenschutzvorgaben und sorgt dafür, dass Bewerberunterlagen nicht unnötig lange gespeichert bleiben.