Mobiles Arbeiten und Workation: Eine Praxisübersicht für Arbeitgeber und Personaler*innen in Deutschland

1. Die wesentlichen Definitionen und Unterschiede
2. Rechtliche Rahmenbedingungen für Workation
3. Praxistipps
4. Fazit

Die Flexibilität von Arbeitsmodellen wie mobilem Arbeiten oder auch Workation hat in den letzten Jahren vermehrt Einzug in die Unternehmen gefunden. Vielen dürfte mittlerweile klar sein: Wer als Arbeitgeber diese Trends verschläft oder unausgewogene „back to office- Regelungen“ einführt wird es bei der Personalentwicklung künftig schwer haben.

Der Trend der Modelle in den letzten Jahren ging dabei klar zum mobilen Arbeiten, weniger zum Homeoffice. Gründe dafür sind regelmäßig, dass das mobile Arbeiten formal leichter und kostengünstiger für Unternehmen einzuführen und zu betreiben ist als Homeoffice. Diese vielfach bereits in Unternehmen eingeführte Freiheit für die Mitarbeitenden, kann aber noch dadurch getoppt werden, dass ein mobiles Arbeiten sogar auch aus dem Ausland heraus ermöglicht werden kann.

Dies kann als sog. Workation erfolgen, erhöht so noch einmal spürbar die Flexibilisierung von Arbeit und Freizeit/ Urlaub und verbessert deutlich die Work-Life-Balance.

Aber was bedeutet das konkret für Dich als Arbeitgeber/ Personaler*in? Welche rechtlichen und organisatorischen Hürden gibt es zu beachten?  In diesem Artikel gebe ich Dir einen Überblick über die wesentlichen Punkte, insbesondere aber auch praxisbezogene Hinweise, um eine Workation für Deine Mitarbeitenden erfolgreich einzuführen und umzusetzen. 

Die wesentlichen Definitionen und Unterschiede

Um das Thema „Workation“ korrekt einzuordnen, definiere ich zunächst in aller Kürze die wichtigsten Begrifflichkeiten. Dabei beschränke ich mich auf drei Kernelemente.

Homeoffice

Unter Homeoffice wird klassischerweise die Arbeit in einem heimischen Arbeitszimmer verstanden. Die Flexibilität des Ortes ist für die Mitarbeitenden zwar schon besser, als ausschließlich das Unternehmensbüro zu nutzen, aber dennoch strikt auf diese zwei Möglichkeiten beschränkt.

Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten wiederum kommt schon flexibler daher und beschreibt eine Form der Arbeitsorganisation, bei der Mitarbeitende neben der Betriebsstätte nicht an einen festen (z.B. häuslichen) Arbeitsplatz gebunden sind. Sie können vielmehr von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, sei es am heimischen Schreibtisch, in der Küche, einem Café, oder auf einer Parkbank im Grünen.

Workation

Eine Workation ist eine Mischung aus „Arbeit“ und „Vacation“ (Urlaub), bei der Mitarbeitende berufliche Aufgaben in einem Urlaubsort erledigen. Letztlich handelt es sich dabei also um eine besondere Form des mobilen Arbeitens aus dem Ausland heraus, wobei es sich in aller Regel um sich ändernde Urlaube und Urlaubsörtlichkeiten (und daher gerade nicht um Homeoffice) handelt.

Rechtlich betrachtet ist dieses Modell besonders interessant, weil es eine Vielzahl an rechtlichen Fragen und Problemen aufwirft. Diese rechtlichen Herausforderungen sind allerdings - richtig strukturiert -  gut handelbar.

Rechtliche Rahmenbedingungen für Workation

Die rechtlichen Vorgaben für Workation sind komplex und können je nach Aufenthaltsland variieren. Die spezifischen Unterschiede bezüglich der Rechtsvorschriften müssen beachtet werden. Dies betrifft vor allem EU/bzw. Nicht-EU-Konstellationen. Dies macht die ganze Thematik grds. prüfungs- und zeitintensiv.

Arbeiten im europäischen anstatt im internationalen Ausland hat dabei gewisse Erleichterungen, insbesondere durch die rechtlichen Vereinbarungen innerhalb der Europäischen Union, etwa im Hinblick auf Sozialversicherungsrechte und das Arbeitsrecht für EU-Bürger.

Hier nun die wichtigsten rechtlichen Felder im Einzelnen:

Steuerrecht

Im steuerrechtlichen Kontext ist das Tätigkeitsstaatprinzip von zentraler Bedeutung. Danach sind Steuern prinzipiell dort zu zahlen, wo man physisch tätig wird. Darüber hinaus gibt es auch das Ansässigkeitsprinzip. Danach wiederum sind Steuern dort zu zahlen, wo man ansässig ist.

Was gilt denn nun?

Dies ist nach den geltenden Doppelbesteuerungsabkommen zu bewerten, die oftmals das Tätigkeitsstaatsprinzip für anwendbar definieren. Demgegenüber richten sich aber viele Doppelbesteuerungsabkommen (so auch regelmäßig die deutschen Abkommen) nach dem OECD-Musterabkommen – und in diesem ist eine Ausnahme dahingehend definiert, dass unter bestimmten Bedingungen ausschließlich dem Ansässigkeitsstaat die Besteuerung verbleibt. Diese Bedingungen lauten wie folgt:

• Arbeitnehmende dürfen sich nicht länger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat aufhalten, 
• der Arbeitgeber, der die Vergütungen zahlt, darf nicht im Tätigkeitsstaat ansässig sein
• und der Arbeitslohn darf nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat wirtschaftlich getragen werden 

Um eine sog. Doppelbesteuerung zu vermeiden, müssen diese Vorgaben zwingend eingehalten werden.

Die sog. 183-Tage-Regelung besagt, dass Mitarbeitende in der Regel nicht länger als 183 Tage pro Kalenderjahr im ausländischen Tätigkeitsstaat arbeiten (bzw. anwesend sein) dürfen, ohne dass sie dort steuerpflichtig werden. Hier gibt es wiederum unterschiedliche Zeitraumdefinitionen (z.B. Bezugnahme auf 12 Monate anstatt des Kalenderjahrs), die es zu beachten gilt.

Damit die Begründung einer Betriebsstätte durch eine Workation im Ausland vermieden wird, sind neben dem rein zeitlichen befristeten Aufenthalt auch einige spezifische Tätigkeiten währenddessen sowie die Örtlichkeiten an sich kritisch zu bewerten und mithin zu vermeiden. Dazu später bei den Praxistipps.

Sozialrecht

Anwendbares Recht

Das Sozialversicherungsrecht bestimmt, in welchem Land Mitarbeitende sozialversichert sind. Das dabei anzuwendende Territorialitätsprinzip (auch Beschäftigungslandprinzip genannt) regelt, dass Mitarbeitende grundsätzlich in dem Land versichert sind, wo die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt wird.

Ausnahmen davon regeln multilaterale oder bilaterale Sozialversicherungsabkommen. Diese stellen sicher, dass Mitarbeitende im Ausland (und nicht doppelt) versichert sind. In der EU ist der Rechtsrahmen durch EU-Verordnungen (bzgl. EWR-Staaten und der Schweiz, aber auch Großbritannien per gesonderter Verträge) klarer und einfacher als beim Arbeiten im Ausland für eine deutsche Firma in anderen Ländern.

Im Falle einer Workation in einem EU-Land (oder EWR-Staaten sowie Schweiz/ Großbritannien) ist gemäß der aufgezeigten Abkommen grundsätzlich das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar und Mitarbeitende weiterhin durch die deutsche Sozialversicherung abgesichert. 

Krankenversicherung

Da im Rahmen von Auslandsaufenthalten per Workation auch das Krankenversicherungsrecht tangiert ist, kann dies im Krankheitsfalle ein gewichtiges Praxisproblem für Arbeitnehmende darstellen, sofern nicht vorab gewisse organisatorische Voraussetzungen eingehalten wurden.

Rein sozialrechtlich wird der Auslandsaufenthalt durch die Krankenversicherung als „Entsendung“ bewertet (selbst wenn die Workation ausschließlich auf Wunsch der Mitarbeitenden und nicht auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt).

Hierzu sind jedoch zwingend Voraussetzungen einzuhalten:

• Es wird eine sog. A1-Bescheinigung benötigt, die bestätigt, dass Mitarbeitende auch im Ausland in Deutschland sozialversichert bleiben. 

• Der Auslandsaufenthalt muss zeitlich befristet sein. Hier gilt sozialrechtlich grds. eine maximale Dauer von 24 Monaten. Um den Status einer offiziellen „Entsendung“ jedoch nicht zu gefährden, sollte hier besser eine dreimonatige Grenze beachtet werden.
• Private Auslands-Krankenversicherung: Der normale Krankenversicherungsrechtliche Schutz kann eingeschränkt sein, daher ist empfehlenswert zusätzlich private Auslands-Krankenversicherungen durch die Arbeitnehmenden vorzuhalten
• Unfallversicherung: Sollten Arbeitnehmende während der Workation (hier: während der Arbeitszeit im Ausland) verunfallen, ist die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. 

Arbeitsrecht

Da zwingende Gesetze des ausländischen Staates zu beachten sind, sollten die jeweils gültigen ausländischen Sozial- und Arbeitsrechtsvorschriften immer geprüft werden.

• Aufenthaltsrecht/ Aufenthaltstitel: Das Aufenthaltsrecht sollte vor Auslandsaufenthalten stets geprüft werden. In der EU gilt das Privileg der Freizügigkeit, sodass EU-Bürger*innen in jeden Mitgliedstaat reisen und dort verweilen oder auch arbeiten können. Workation in einem EU-Mitgliedstaat ist damit rein aufenthaltsrechtlich (zumindest für die Dauer von drei Monaten) für diesen Personenkreis ohne große Nachweisobliegenheiten möglich. Bei Aufenthalten in Drittstaaten hingegen wäre es problematischer, hier sind ggf. Aufenthaltstitel erforderlich.
• Meldepflicht: Vor einer Workation im Ausland ist immer auch zu prüfen, ob eine Meldepflicht besteht. Innerhalb der EU sollte dies grds. zu keinen Hürden führen, während bei Drittstaaten oftmals komplizierte Meldeverfahren existieren. Weitere Informationen zu den Meldepflichten sind auf den Internetseiten der jeweiligen nationalen Behörden der Zielländer auffindbar. Dies ist in der Praxis oftmals sehr müßig. Die europäische Kommission plant allerdings ein einheitliches digitales Meldeportal einzurichten, welches künftig den Verwaltungsaufwand von Unternehmen verringern soll
• Arbeitsschutz: Grundsätzlich findet – jedenfalls bei kurzzeitigen Aufenthalten im europäischen Ausland von bis zu ca. 4 Wochen – weiterhin das deutsche Arbeitsrecht Anwendung. Beim Arbeiten im Ausland müssen aber trotzdem auch die Arbeitsschutzbestimmungen des Gastlandes beachtet werden, denn hinsichtlich der Mindestarbeitsschutzvorschriften gilt ein sog. Günstigkeitsvergleich. Das heißt, es gilt die Regelung, die für Arbeitnehmende günstiger sind. Daneben ist auch der Arbeitsplatz selbst durch den Arbeitgeber zu bewerten. Dies sollte wie üblich mittels einer gesonderten Gefährdungsbeurteilung erfolgen. Ebenso wäre eine gesonderte Belehrung in Sachen mobiles Arbeiten im Rahmen der Workation sinnvoll (insbes. sofern mobiles Arbeiten im originären deutschen Betrieb noch nicht geben sollte).
• Kollektives Arbeitsrecht und Betriebsrat: Wenn Dein Unternehmen einen Betriebsrat hat, muss dieser in die Einführung der Workation einbezogen werden. Hinsichtlich der konkreten Umsetzung von einzelnen Workations, auch der jeweiligen individuellen Genehmigung, ist nach Einführung des Rahmens jedoch keine Mitwirkung (mehr) erforderlich.

Datenschutz

Bei einer Workation muss die DSGVO beachtet werden, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Es kann erforderlich sein, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Diese sollten technischer, aber auch vertraglicher Art sein. Dabei sollten unbedingt Datenschutzbeauftragte eingebunden werden.

Praxistipps

Prozessbeschreibung

Führe eine klar definierte Prozessbeschreibung für Workation im Unternehmen ein. Das Antrags-/Genehmigungsverfahren sollte klar beschrieben sein, sodass sowohl antragstellende Mitarbeitende als auch Vorgesetzte/ Entscheidungsträger ganz genau wissen, wie der Prozess abläuft. Stelle die Prozessbeschreibung der Mitarbeiterschaft transparent zur Verfügung. Flankiere diese möglichst mit FAQs und gib versierte Ansprechpartner für etwaige Rückfragen an. Da die Einzelfallprüfungen zeitaufwändig sein können, setze eine angemessene Vorlauffrist für das Prüf-/Genehmigungsverfahren. 

Antragsverfahren

Führe einen digitalen Antragsbogen ein, der schon die wesentlichen Daten der avisierten Workation enthält und eine Einzelfallprüfung überhaupt erst möglich macht (z.B. Ort, Dauer, dortige Wohnsituation, zustellfähige Adresse, telefonische Erreichbarkeit, gab es bereits Workation im Jahr – wenn ja über welche Zeiträume etc.).

Einzelfallprüfung

Stelle sicher, dass jede beantragte Workation einer Einzelfallprüfung unterzogen wird. In vielen Fällen sind die Gegebenheiten vor Ort entscheidend – etwa bei der Steuerpflicht, Sozialversicherung oder beim Arbeitsschutz. Besondere Vorsicht gilt, da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen im Ausland stetig ändern können. 

Belehrungen

Um Deinen arbeitgeberseitigen Pflichten nachzukommen, ist es zu empfehlen, die Antragsteller*innen jedenfalls zu diesen Themen zu belehren:

• Gefährdungsbeurteilung
• Mobiles Arbeiten im Ausland
• Datenschutz
• Krankmeldungen/ Unfall
• Vertragsergänzung

Bei positivem Ausgang der Prüfung steht einer Umsetzung der Workation in die Praxis nichts mehr im Wege. Um rechtliche Klarheit zu schaffen, wird empfohlen neben der Erteilung der Genehmigung eine Vertragsergänzung zum Arbeitsvertrag zu treffen. Dies kann nach jüngster Änderung des Nachweisgesetzes auch digital in Textform erfolgen. Solch Vereinbarung regelt dann insbesondere:

• Zeitraum
• Arbeitszeit
• Arbeitsort
• Kostenübernahme
• Erreichbarkeit
• Etwaige ausländische Arbeitsschutzvorschriften
• Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
• Rückkehrpflicht
• Widerrufsmöglichkeit
• Rechtswahlklausel

Zu einzelnen ausgewählten Inhalten:

• Ausländische Arbeitsschutzvorschriften können erheblich von den deutschen Vorschriften abweichen, weshalb es notwendig ist, dass Du Antragstellende über etwaige arbeitsrechtliche Unterschiede und Risiken informierst. Hierbei kann es sich um Themen wie Arbeitszeitregelungen oder gesetzliche Feiertage im Ausland handeln.
• Um kein dauerhaftes Recht für Workation (z.B. auch durch betriebliche Übung) zu begründen, sollte dem mit entsprechenden Klauseln entgegengewirkt werden (kein Recht auf Workation; nur unter Vorbehalt; Widerrufsmöglichkeit).
• Auch eine Rechtswahlklausel ist aus Gründen der Rechtsklarheit empfehlenswert.

A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung sollte durch Dich als Arbeitgeber so rechtzeitig beantragt werden, dass sie bei der Aufnahme der Tätigkeit im Ausland bereits vorliegt, da sie von Arbeitnehmenden stets mitgeführt werden sollte. In der Regel reicht eine Woche vorher. Zur Vereinfachung der Antragstellung steht die Software „sv.net“ zur Verfügung, welche eine Ausfüllhilfe sowie die Möglichkeit der direkten elektronischen Übermittlung an die zuständige Stelle anbietet. 

Zuständige Stelle für die Beantragung ist für gesetzlich Versicherte die Krankenkasse. Für Privatversicherte oder Selbständige sind die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) und für Mitglieder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zuständig. 

Die A1-Bescheinigung sollte anschließend ausgedruckt und analog im Urlaub mitgeführt werden, da einige Länder noch keine digitalen Nachweise akzeptieren.

Private Auslands-Krankenversicherung

Es ist ratsam, eine zusätzliche Auslands-Krankenversicherung abzuschließen, um den Schutz im Falle von Krankheit oder Unfall im Ausland zu erhöhen. Hintergrund ist, dass die deutsche Krankenversicherung die ausländischen Leistungen der Höhe nach lediglich erstattet, die hypothetisch auch bei einer Behandlung in Deutschland angefallen wären. Ist die Behandlung im Ausland teurer, erfolgt keine Erstattung dieser Differenz. Diese Lücke schließt dann die private Auslands-Krankenversicherung.

Unfall

Ratsam ist es den Mitarbeitenden Vorgaben hinsichtlich der Meldung von Arbeitsunfällen mitzugeben, da auch bei einem Unfall im Ausland während der Arbeitszeit die Zuständigkeit der VBG/ DGUV weiter besteht und es ansonsten im Einzelfall zu vermeidbaren Abgrenzungsschwierigkeiten kommen kann, ob es sich tatsächlich um einen Arbeitsunfall handelte- oder auch nicht. Damit hier keine Probleme entstehen, sind hier die üblichen Meldeverfahren bei der VBG/ DGUV über die entsprechenden digitalen Wege vorzunehmen. Zudem ist durch die behandelnden Ärzte ein Medical Report zu erstellen (und dieser Report der Meldung beizufügen).

Technische Ausstattung/ VPN

Stelle sicher, dass die Mitarbeitenden im Ausland neben der erforderlichen technischen Ausstattung möglichst mit einem VPN versorgt sind, um sicher auf Unternehmensressourcen zugreifen zu können.

Risikominimierung und Praxiserleichterungen

• Zeitliche Beschränkung: Beschränke die Dauer einer Workation idealerweise auf maximal 30 Tage pro Jahr, um die wesentlichen (insbes. steuerrechtliche) Risiken zu minimieren.
• Örtliche Beschränkung: Beschränke das Arbeiten aus dem Ausland zunächst auf EU-Länder oder zusätzlich auf Länder mit ähnlichen rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Schweiz/ Großbritannien). Dies erleichtert unter anderem das Handling in Sachen Datenschutz. Zudem kann auch der Ort der Workation bereits steuerrechtlich kritisch werden, z.B. wenn es sich um Familienwohnsitze im Ausland handelt.  Dies führt u.U. nach den Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens im Ausland zu einer sog. „Ansässigkeit“. Dadurch kann sich im Einzelfall die Beurteilung des Steuerrechts negativ ändern. 
• Vermeidung von Homeoffice-Regelungen und bestimmten kritischen Tätigkeiten: Zur Vermeidung der Begründung einer Betriebsstätte im Ausland wäre anzuraten die Arbeit aus dem Ausland auf „mobile Arbeit“ zu beschränken (keine Gewährung von Homeoffice). Auch gewisse Tätigkeiten sind besser zu untersagen, welche eine sog. Vertreterbetriebsstätte begründen können (dies sind insbesondere Vertretertätigkeiten/ Abschluss von Verträgen bzw. bereits der Mitwirkung an deren Vorbereitung). Dies dürfte in der Praxis daher insbesondere Vertriebsmitarbeitende betreffen. 
• Externe Dienstleister: Wenn Du keine juristische Expertise im Bereich des Arbeitsrechts hast, ziehe ggf. externe Beratungen hinzu, die Dich bei der rechtlichen Prüfung stetig (in jedem einzelnen Einzelfall) unterstützen. Dies gilt umso mehr, wenn Du die Workation möglichst in einem umfangreichen Maß (und nicht stark reglementiert) anbieten möchtest. Diese Dienstleistung wird bereits von diversen Experten auf dem Gebiet angeboten.
  

Echter Mehrwert statt nur Papiertiger

Damit Deine Mitarbeitenden auch einen echten Mehrwert aus einer gelebten Workation mitnehmen, empfehle ich den Arbeitsanteil während der Workation nicht zu hoch anzusetzen, damit noch eine echte Entspannung durch den Vacation-Anteil erzielt wird.

Dies kommt dann auch der Zweckbestimmung des Urlaubes (Erholung) am nächsten. Eine klare Trennung zwischen Arbeitszeiten und Urlaubszeiten ist besonders wichtig. Dazu gehört auch, dass keinesfalls während des Urlaubsanteils eine Erreichbarkeit bewerkstelligt wird (klare Grenzen setzen).

Insbesondere wenn Begleitpersonen parallel mit in den Urlaub fahren und schon längst im Pool liegen oder auf den Berg steigen, birgt dies Herausforderungen. Gut ist es daher erfahrungsgemäß, wenn es auf eine 

• wochenweise Aufteilung von Arbeit/ Urlaub hinausläuft
• oder auf eine anteilige tägliche Beschäftigung am Vormittag, während der Nachmittag und Abend ganz im Zeichen von Freizeit stehen kann

Besonders gut umsetzbar ist dies zum Beispiel durch eine Kombination von Urlaub mit der Möglichkeit etwaige Überstunden abbauen zu können. So kann der Arbeitszeitanteil während Workation bereits verringert werden.

Daneben können auch „halbe Urlaubstage“ ein probates Mittel sein. Viele Unternehmen kennen die Option von halben Urlaubstagen noch nicht. Das Bundesurlaubsgesetz sieht zwar grds. keine halben Urlaubstage vor. Vertragsrechtlich spricht jedoch nichts dagegen solche im Unternehmen einzuführen. Diese Möglichkeit flankiert eine Workation sehr praxisgerecht und ermöglicht einen halbtäglichen Wechsel von Work und Vacation.

Um Workation effizient und rechtssicher zu gestalten, können dich verschiedene Tools unterstützen:

• Recruitee
• softgarden
• Personio
• onapply
• Greenhouse
• staffitpro
• d.vinci Bewerbermanagement

Fazit

Die Möglichkeit als Unternehmen Workation anzubieten, ist als besondere Urlaubsform bestens geeignet nicht nur die Flexibilität der Arbeits-/ Urlaubszeiten in der Mitarbeiterschaft zu steigern, sondern erhöht ganz erheblich die Chancen in Bezug auf Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung.

Wichtig ist, sich umfassend mit den diversen rechtlichen Aspekten auseinanderzusetzen. Dies betrifft bereits eine gut vorbereitete Einführung mitsamt all dem dazugehörigen Formalismus und Prozessen, insbesondere auch die Einzelfallprüfungen im Rahmen des Genehmigungsprozesses bei beantragten Workations.

Um sich dem Thema als Unternehmen versiert und risikoarm zu nähern ist zu empfehlen mit Workations erst einmal örtlich und zeitlich reglementiert zu starten.