Überstunden auszahlen: Leitfaden für rechtssichere Prozesse im Unternehmen
Sebastian Schwarz25.3.2026
Was Arbeitgebende wirklich beachten sollten
Inhalt
- Freizeit oder Geld? So unterscheiden sich die Optionen
- Diese Gesetze regeln Überstunden
- So gelingt die Auszahlung von Überstunden
- Berechnung von Überstunden und Zuschlägen
- Auszahlung oder Abbau? Was für Unternehmen und Teams sinnvoller ist
- Software-Tools zum Erfassen und Verwalten von Überstunden
- Fazit
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die für die Nachvollziehbarkeit von Überstunden entscheidend ist.
- Ein Anspruch auf Überstundenvergütung entsteht nur, wenn die Mehrarbeit vom Arbeitgebenden angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet wurde.
- Ob Überstunden ausgezahlt oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden, hängt von den Regelungen in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ab.
- Überstundenvergütung wird grundsätzlich wie normales Arbeitsentgelt behandelt, wobei ein sauberer Dokumentations- und Freigabeprozess unerlässlich ist.
Wissen von den Besten: Dieser Artikel stammt von sorgfältig ausgewählten Branchen-Expert*innen. Unser Anspruch: fundierte Insights und praxiserprobte Tipps, die dich und dein Projekt wirklich weiterbringen. Erfahre hier mehr über die Autor*innen.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung aus Arbeitgebersicht. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Ob Überstunden vorliegen, wie sie nachzuweisen sind und ob ein Anspruch auf Auszahlung oder Freizeitausgleich besteht, hängt immer vom Vertrag, möglichen Tarifregelungen, betrieblichen Vereinbarungen und dem konkreten Einzelfall ab.
Wer ein Team führt, kennt die Szene. Das Projekt läuft eigentlich gut, dann wird es am Monatsende doch noch eng. Zwei Leute bleiben länger, ein*e Kolleg*in springt ein, irgendwo sammelt sich Zeit an. Auf dem Papier sieht das erst harmlos aus. In der Praxis wird genau daraus schnell ein Thema für Personal, Lohnabrechnung und im Zweifel auch fürs Arbeitsrecht. Spätestens seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung kommt niemand mehr elegant daran vorbei.
Nach der Entscheidung des BAG vom 13.09.2022 mit dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21 wird aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Wie das im Betrieb konkret umgesetzt wird, ist im Detail weiter umstritten. Der Grundsatz ist trotzdem klar: Wer Überstunden auszahlen oder ausgleichen will, braucht einen belastbaren Überblick. Genau deshalb verabschieden sich viele Unternehmen von halb gepflegten Excel-Listen und stillschweigenden Zurufen im Flur. Wichtig ist, dass Zeiten nachvollziehbar dokumentiert, Freigaben sauber geregelt und spätere Diskussionen gar nicht erst groß werden.
Freizeit oder Geld? So unterscheiden sich die Optionen
Überstunden entstehen nicht schon deshalb, weil jemand länger im Büro sitzt oder abends noch Mails beantwortet. Regelmäßig kommt es darauf an, dass die Mehrarbeit vom Arbeitgebenden angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet wurde. Wie diese Stunden später behandelt werden, richtet sich nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und dem Einzelfall. In Betracht kommen vor allem Freizeitausgleich, Auszahlung und in bestimmten Konstellationen auch Modelle wie ein Zeitwertkonto.
Diese Gesetze regeln Überstunden
Die gesetzlichen Leitplanken sind schnell benannt, im Alltag aber oft weniger simpel, als sie klingen. Nach § 3 ArbZG kann die werktägliche Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Monaten im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Überstunden sind also nicht per se unzulässig. Sie brauchen aber einen sauberen Rahmen.
Ob Überstunden zu bezahlen sind, hängt von vertraglichen Regelungen, möglichen Tarifverträgen und den Umständen des Einzelfalls ab. § 612 Abs. 1 BGB kann dabei eine Rolle spielen. Ebenso wichtig: Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass arbeitszeitrechtliche Grenzen verschwinden. Flexible Organisation ersetzt keine Pflichten bei Arbeitszeit und Dokumentation.
Ein genauer Blick lohnt sich auch in den Arbeitsvertrag. Klauseln wie "Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" halten nicht automatisch stand. Nach der Rechtsprechung des BAG vom 01.09.2010, Az. 5 AZR 517/09, kann eine solche Regelung im Einzelfall unwirksam sein, wenn nicht erkennbar ist, in welchem Umfang Überstunden ohne zusätzliche Vergütung geleistet werden sollen. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, sollte im Zweifel individuell geprüft werden.
Für leitende Angestellte gelten außerdem Besonderheiten. Für leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG findet das Arbeitszeitgesetz nach § 18 ArbZG in der Regel keine Anwendung. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass jede Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt erledigt ist. Maßgeblich bleiben die konkrete Funktion, die tatsächliche Verantwortung und die vertragliche Regelung. Schon die Frage, ob jemand überhaupt als leitende Fachkraft einzuordnen ist, ist oft eine Einzelfallfrage.
Noch einmal anders ist die Lage bei schwerbehinderten Menschen. Nach § 164 Abs. 4 SGB IX besteht ein Anspruch auf eine behinderungsgerechte Arbeitszeitgestaltung, soweit dies dem Arbeitgebenden zumutbar ist. Nach § 207 SGB IX können schwerbehinderte Menschen auf Verlangen von Mehrarbeit über acht Stunden werktäglich freigestellt werden. Auch hier entscheidet der Einzelfall.
So gelingt die Auszahlung von Überstunden
Damit Überstunden am Ende wirklich auf der Abrechnung landen, reicht bloßes Längerbleiben nicht aus. In der Praxis ist entscheidend, dass die Mehrarbeit angeordnet, gebilligt oder zumindest geduldet wurde – wie gesagt. Wer eigenmächtig länger arbeitet, schafft damit nicht automatisch einen Vergütungsanspruch. Gibt es einen Betriebsrat, ist dessen Mitbestimmung zu beachten, wenn Überstunden angeordnet werden.
Ein gutes System kann an dieser Stelle viel Ärger sparen. Nicht, weil Software Rechtsfragen löst, sondern weil sie Ordnung schafft: Wer erfasst hat, wann gearbeitet wurde, wer freigegeben hat und wie Zeitkonten stehen.
Digitale Zeiterfassung kann den Nachweis erleichtern und Prozesse sauberer machen. Ob daraus ein Anspruch auf Auszahlung folgt, bleibt eine Rechtsfrage. Bei der Auszahlung selbst gibt es keinen steuerlichen Sonderweg. Überstundenvergütung wird grundsätzlich wie normales Arbeitsentgelt behandelt. Gleichzeitig kann die praktische Abrechnung je nach Zahlungszeitpunkt kompliziert werden. Werden Überstunden laufend zeitversetzt mit dem Entgelt des nächsten oder übernächsten Monats abgerechnet, wird in der Praxis häufig die sogenannte Vereinfachungsregelung genutzt. Sie beruht allerdings nicht auf einem Gesetz, sondern auf akzeptierter Verwaltungspraxis. Wer so vorgeht, sollte die Umsetzung mit der Krankenkasse abstimmen.
Lesetipp: Bekanntermaßen ist Zeit = Geld. Deshalb erklärt dir unser Gastautor Tim in seinem Artikel, wie es mit der Zeiterfassung bei Dienstreisen aussieht.
Berechnung von Überstunden und Zuschlägen
Wenn im Arbeitsvertrag bereits ein Stundenlohn vereinbart ist, ist der erste Schritt schnell erledigt. Liegt dagegen ein Monatsgehalt zugrunde, wird der Stundenlohn häufig rechnerisch hergeleitet. In der Praxis wird dafür oft folgende Formel verwendet. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Je nach Tarifvertrag, betrieblicher Übung oder individueller Vereinbarung kann das Ergebnis anders ermittelt werden.
(Bruttomonatsgehalt × 3 ÷ 13) ÷ Wochenstunden = Bruttostundenlohn Bruttostundenlohn × Anzahl der Überstunden = Überstundenvergütung
Zusätzlich kann ein Überstundenzuschlag vereinbart sein. Das ist besonders in Tarifverträgen verbreitet. Auch für Arbeit an Sonn- und Feiertagen spielen Zuschläge häufig eine Rolle. Bei Nachtarbeit sieht § 6 Abs. 5 ArbZG einen angemessenen Zuschlag oder einen entsprechenden Ausgleich vor. Bei Sonn- und Feiertagsarbeit ist außerdem § 11 Abs. 3 ArbZG zu beachten, wonach ein Ausgleichstag vorgesehen ist.
Wird ein Zuschlag gezahlt, verändert sich die Rechnung entsprechend. Bei einem Zuschlag von 25 Prozent wird der Stundenlohn mit dem Faktor 1,25 multipliziert.
Stundenlohn × 1,25 = Überstundenvergütung
Die Mathematik dahinter ist nicht kompliziert. Die Fehler passieren meist an anderer Stelle: Bei unklaren Verträgen, unstimmigen Zeitkonten oder bei der Frage, welche Stunden überhaupt als Überstunden gelten. Genau deshalb lohnt sich ein sauberer Prozess mehr als eine hübsche Formel.
Auszahlung oder Abbau? Was für Unternehmen und Teams sinnvoller ist
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Nicht jede Branche, nicht jedes Team und schon gar nicht jedes Beschäftigungsverhältnis tickt gleich. Zuerst solltest du deshalb klären, was Vertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung vorsehen. Fehlt eine ausdrückliche Regelung und erfolgt kein Freizeitausgleich, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Vergütungsanspruch entstehen.
Im Alltag hilft meist ein nüchterner Blick. Auszahlung schafft einen klaren Abschluss, kostet aber Liquidität und Verwaltungsaufwand. Freizeitausgleich schont das Budget, verlangt dafür aber gute Planung. Für Mitarbeitende kann die Auszahlung kurzfristig attraktiv sein. Freizeitausgleich fühlt sich oft besser an, wenn Erholung gerade wichtiger ist als der nächste Betrag auf der Abrechnung.
Option | Für Unternehmen | Für Mitarbeitende |
|---|---|---|
Auszahlung | Schafft einen klaren finanziellen Abschluss und verhindert, dass offene Zeitguthaben stehen bleiben. Kostet aber Geld und erhöht den Aufwand in Abrechnung und Kontrolle. | Kann das Einkommen kurzfristig erhöhen. Fühlt sich oft weniger attraktiv an, wenn Erholung gerade dringender ist als zusätzliche Vergütung. |
Freizeitausgleich | Schont die Liquidität und kann das Betriebsklima stärken. Braucht dafür verlässliche Planung, damit Abwesenheiten nicht an anderer Stelle Druck erzeugen. | Schafft echte Erholung und oft mehr Flexibilität. Führt dafür nicht zu einer zusätzlichen Auszahlung auf der Gehaltsabrechnung. |
Am Ende ist selten die eine goldene Lösung entscheidend. Wichtiger ist, dass im Unternehmen klar ist, was gilt. Sonst wird aus einem überschaubaren Zeitthema erstaunlich schnell eine Grundsatzdiskussion.
Software-Tools zum Erfassen und Verwalten von Überstunden
Bei der Auswahl einer Lösung lohnt es sich, erst den eigenen Prozess anzuschauen und dann auf das Tool zu schauen. Wer vor allem Schichten plant, hat andere Anforderungen als ein Dienstleistender, der Projektzeiten dokumentieren muss. Und Unternehmen, die Überstunden, Abwesenheiten, Freigaben und Personaldaten zusammen denken wollen, schauen wieder auf andere Funktionen.
Deshalb tauchen am Markt je nach Schwerpunkt unterschiedliche Namen auf, etwa Personizer, Crewmeister, Clockodo oder ZEP. Neutral betrachtet ist nicht entscheidend, wer am lautesten wirbt. Entscheidend ist, ob das System zu eurem Alltag passt, Zeitkonten sauber abbildet und Verantwortlichkeiten klar unterstützt. Genau das spart später Arbeit in Personalabteilung, Führung und Lohnabrechnung.
Fazit
Überstunden sind kein Randthema. Sie betreffen Führung, Kosten, Erholung und im Zweifel auch Haftungsfragen. Wer hier mit klaren Regeln, sauberer Dokumentation und einem vernünftigen Prozess arbeitet, macht sich das Leben deutlich leichter. Und genau das ist am Ende oft schon der Unterschied zwischen Unternehmen, die ständig über Zeit diskutieren, und denen, bei denen das Thema einfach läuft. Dieser Beitrag ersetzt übrigens keine individuelle Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Bei konkreten Fragen sollte rechtlicher oder steuerlicher Rat eingeholt werden.
Werde Gastautor*in: Du hast in einem bestimmten Bereich richtig Ahnung und möchtest dein Wissen teilen? Dann schreibe uns einfach an reviews-experten@omr.com und bring deine Expertise ein. Wir freuen uns auf spannende Einblicke direkt aus der Praxis.
Autor*In
Sebastian Schwarz
Sebastian Schwarz ist Geschäftsführender Gesellschafter und CEO mehrerer digitaler Unternehmen innerhalb der //CRASH Unternehmensgruppe, mit Sitz in Rastede in Niedersachsen. 2015 war er als Co Gründer an der Entwicklung der HR SaaS Lösung beteiligt, die seit 2021 unter der Marke Personizer GmbH & Co. KG als eigenständige Gesellschaft firmiert, deren Geschäftsführer er von Anfang an ist. In seiner Rolle verantwortet Sebastian Schwarz die strategische Ausrichtung, den skalierbaren Aufbau von SaaS Businessmodellen sowie die Integration von Softwareentwicklung, Marketing und HR Technologie in einer wachsenden Unternehmensgruppe. In seiner über 20 jährigen Laufbahn hat er sich als Führungskraft in der digitalen Software und Dienstleistungsbranche etabliert, mit Schwerpunkten auf Produktstrategie, Produktmanagement, skalierbare E Commerce Architekturen und moderne HR Digitalisierung.
