Vertrauensarbeitszeit: Warum es für dich relevant sein könnte

1. Was ist Vertrauensarbeitszeit?
2. Was muss bei der Arbeitszeiterfassung beachtet werden?
3. Welche Vorteile bietet die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber*innen?
4. Welche Nachteile hat Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber*innen?
5. Welche Tools für die Zeiterfassung sind aktuell auf dem Markt?
6. Für welche Unternehmen eignet sich die Vertrauensarbeit?
7. Welche Vorteile der Vertrauensarbeitszeit gibt es aus Sicht der Arbeitnehmer*innen?
8. Welche Nachteile der Vertrauensarbeitszeit gibt es aus Sicht der Arbeitnehmer*innen?
9. Wann braucht es individuelle Arbeitszeitmodelle anstelle von Vertrauensarbeitszeit?
10. Fazit
11. FAQ zur Vertrauensarbeitszeit

In unserer heutigen Arbeitswelt suchen immer mehr Arbeitgeber nach neuen Modellen der Zusammenarbeit. Remote Work, 4-Tage-Woche oder Begriffe wie „New Work“ sind in aller Munde. Flexible Arbeitszeitmodelle nehmen aktuell ebenfalls an Bedeutung zu. Vertrauensarbeitszeit ist eines dieser Modelle, das dir als Arbeitnehmer*in ein hohes Maß an Autonomie verspricht. Aber was steckt genau dahinter?

Ein wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist, dass Vertrauensarbeitszeit in Deutschland nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben funktioniert. Daher stellt sich auch die Frage: Was ist bei der Vertrauensarbeitszeit rechtlich zu beachten? Diese Punkte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass trotz der Flexibilität alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.

In diesem Artikel erfährst du, was Vertrauensarbeitszeit bedeutet, wie sie sich von klassischen Arbeitszeitmodellen unterscheidet und welche Aspekte du beachten solltest, wenn du oder dein Arbeitgeber dieses Modell in Betracht zieht. Ob du mehr Freiheiten bei der Einteilung deiner Arbeitszeit haben möchtest oder wissen willst, wie sich Vertrauensarbeitszeit auf deine Work-Life-Balance auswirken kann – es gibt einiges zu beachten.

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Max kommt morgens ins Büro, ohne auf die Uhr zu schauen. Er weiß, dass heute viel zu tun ist, aber wann er anfängt oder aufhört, liegt ganz bei ihm. Die Vertrauensarbeitszeit ermöglicht es ihm, seinen Tag flexibel zu gestalten. Nach einer kurzen Besprechung mit dem Team legt er eine Stunde später eine längere Kaffeepause ein, um einen Spaziergang zu machen und den Kopf freizubekommen. Am Nachmittag arbeitet Max konzentriert an einem Projekt, das er abends zu Hause noch zu Ende bringt. Dank der Vertrauensarbeitszeit kann er seine Arbeit optimal an seine persönlichen Bedürfnisse anpassen, ohne starren Zeitvorgaben folgen zu müssen.

Das Beispiel zeigt, wie bei diesem Arbeitszeitmodell Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit flexibel in Eigenverantwortung planen können. Die Definition von Vertrauensarbeitszeit umfasst keine festen Anwesenheitszeiten, stattdessen wird den Mitarbeitenden vertraut, dass sie ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit eigenverantwortlich erbringen. Entscheidend ist das zu erfüllende Arbeitsvolumen in einem bestimmten Zeitraum, welches vertraglich von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen festgelegt wird. Das können Wochenarbeitszeiten, ein Soll an Stunden im Monat oder auch bestimmte Aufgaben sein, die erfüllt werden müssen.

Max kann seinen Arbeitstag flexibel gestalten, allerdings immer innerhalb eines festgelegten rechtlichen Rahmens. Dieser Rahmen wird in Deutschland durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert, das beispielsweise die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, Pausenregelungen und Ruhezeiten vorschreibt. Der Chef von Max ist trotz Vertrauensarbeitszeit weiterhin verpflichtet, sicherzustellen, dass diese gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit darf trotz der Freiheiten nicht im Widerspruch zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen stehen.

Was muss bei der Arbeitszeiterfassung beachtet werden?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Ein Spruch, den jeder kennt und der auch bei der Vertrauensarbeitszeit seine Gültigkeit nicht verliert. Denn sie dient zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, besonders seit den Urteilen des EuGH und BAG, sowie zum Schutz der Arbeitnehmer*innen.

Es gibt keine spezifische gesetzliche Regelung zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit. Die Modalitäten können jedoch im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden; auch eine mündliche Absprache kann ausreichend sein. Wichtig ist, dass eine Zielvereinbarung existiert, in der Ziele, Zeitrahmen sowie bestimmte Aufgaben und Fristen definiert sind. Ein allgemeiner Anspruch auf Vertrauensarbeitszeit besteht für Mitarbeiter*innen nicht.

Nicht zu verwechseln ist der Begriff Vertrauensarbeitszeit mit der Gleitzeit. Bei der Gleitzeit gibt es feste Kernarbeitszeiten, innerhalb derer die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten können. Bei Vertrauensarbeitszeit gibt es einen solchen Zeitrahmen nicht, sodass die Arbeitszeiten noch freier gestalten werden können.

Dennoch gelten auch bei Vertrauensarbeitszeit die Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes:

• Die tägliche Höchstarbeitszeit beträgt 8 Stunden (in Ausnahmefällen bis zu 10 Stunden).
• Es muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich.
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden muss eine Pause von mindestens 45 Minuten eingelegt werden.

Diese Vorgaben dienen dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmenden und gelten unabhängig von der Art der Arbeitszeitregelung.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt hat im September 2022 (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) entschieden, dass in Deutschland eine elektronische Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Seit 2023 ist das BAG-Urteil rechtlich bindend. Noch gibt es seitens der Bundesregierung keinen exakten Zeitpunkt darüber, wann das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten kommen wird. Derzeit wird noch geprüft, wie die elektronische Arbeitszeiterfassung auch für kleinere Betriebe eingeführt werden kann, ohne diese übermäßig zu belasten.

Es gibt flexible Systeme zur elektronischen Zeiterfassung, die per App oder Browser durchgeführt werden können und damit wenig organisatorische Änderungen nach sich ziehen. Überstunden werden so korrekt erfasst und vergütet und die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit überwacht.

Was jedoch klar ist: Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung ist 2024 nicht mehr möglich.

Welche Vorteile bietet die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber*innen?

• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Vertrauensarbeitszeit wird als modernes und zeitgemäßes Arbeitszeitmodell wahrgenommen, das stark mitarbeiterorientiert ist. Unternehmen, die dieses Modell anbieten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber*innen.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Die Möglichkeit, die eigene Arbeitszeit flexibel zu gestalten, steigert oft die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter*innen. Diese Flexibilität erleichtert es ihnen, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Sie führt auch zu einer intensiveren Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen. Mitarbeiter*innen fühlen sich wertgeschätzt, was die Loyalität und Zufriedenheit langfristig stärkt.
• Förderung der Produktivität: Durch die individuelle Planung der Arbeitstage können Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben nach ihrem eigenen Rhythmus und Arbeitsaufkommen organisieren. Dies kann zu einer effizienteren Arbeitsweise und damit zu höherer Produktivität führen.
• Förderung der Selbstwirksamkeit: Durch die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen können sie selbst die Priorisierung der Aufgaben vornehmen (Was ist dringlich und wichtig? Auf welche Ziele zahlt meine Leistung und die Zeit, in der ich sie erbringe, ein?). Dadurch erhöht sich ihre Selbstwirksamkeit.

Welche Nachteile hat Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber*innen?

• Hoher Vertrauensbedarf: Eine funktionierende Vertrauensarbeitszeit setzt eine tief verankerte Vertrauenskultur im Unternehmen voraus. Ohne diese Grundlage ist die Umsetzung dieses Arbeitszeitmodells nicht möglich.
• Erhöhter Koordinationsaufwand: Die flexible Gestaltung der Arbeitszeiten kann dazu führen, dass die Organisation von Projekten, Meetings und Abwesenheiten komplexer wird und mehr Absprachen erfordert.
• Hohe Anforderungen an Mitarbeitende: Die mit Vertrauensarbeitszeit verbundene Freiheit und Eigenverantwortung kann für einige Mitarbeitende eine Herausforderung darstellen. Nicht jeder kommt mit dieser Form der Selbstorganisation gut zurecht, was zu Frustration oder Überforderung führen kann und möglicherweise die Fehlzeiten erhöht.
• Erschwerte Teamarbeit: Die flexible Arbeitszeitgestaltung kann die Zusammenarbeit im Team beeinträchtigen, da die Anwesenheit und Verfügbarkeit der Teammitglieder*innen weniger vorhersehbar ist. Dies kann die Abstimmung und den reibungslosen Ablauf im Team erschweren. Der Sinn und Zweck sowie die Zielsetzung des Unternehmens treten hinter die persönlichen Befindlichkeiten und eigenen Ziele zurück, was das Unternehmen gefährden kann.

Welche Tools für die Zeiterfassung sind aktuell auf dem Markt?

Ob einfache Excel-Tabellen oder spezielle Zeiterfassungstools, die Erfassung sollte so gestaltet sein, dass sie die durch Vertrauensarbeitszeit geschaffene Flexibilität nicht einschränkt, aber dennoch den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Arbeitgeber müssen sich auf die kommende Rechtslage einstellen, da sie sonst bald mit dem Gesetz in Konflikt geraten könnten. Konkret bedeutet das: Wenn ein*e Arbeitnehmer*in in Zukunft behauptet, bestimmte Stunden erbracht zu haben, liegt es an dem Arbeitgeber darzulegen und zu beweisen, dass diese Stunden dennoch nicht erbracht wurden.

Um sicherzustellen, dass Vorgaben eingehalten werden, ist es ratsam, einen Arbeitszeitrechner oder andere digitale Tools zu nutzen, die es Mitarbeiter*innen ermöglichen, ihre Arbeitszeiten einfach und transparent zu erfassen. Diese Tools unterstützen nicht nur bei der Dokumentation, sondern helfen auch, einen Überblick über geleistete Stunden zu behalten und die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Dies entlastet sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber und stellt sicher, dass die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit nicht zu Lasten des Gesundheitsschutzes geht.

Zur Zeiterfassung gibt es eine ganze Reihe von Tools, von denen wir dir hier fünf vorstellen möchten.

Clockodo

Seit 2019 hat Clockodo bereits über 2.500 Unternehmen den Schritt in die Digitalisierung ermöglicht. Die Software mit dem Namen Clockin ist schnell einzurichten und benutzerfreundlich zu bedienen. Sie ist eine digitale Zeiterfassungssoftware für KMUs mit Funktionen wie Verwaltung von Abwesenheiten, Projektakten und mobiler Zeiterfassung.

ZEP

Auch ZEP ist eine Software, die aber wahlweise als Zeiterfassung, Projektzeiterfassung oder als Projekt-ERP zum Einsatz kommen kann. Sowohl im Browser als auch per App. Sie kostet ab 1,50 € monatlich.

TimeTac

Das System dieser Online-Zeiterfassung eignet sich für Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaube und Abwesenheiten. Die Software ist ideal für mittlere und große Unternehmen. Es ist als Cloud-Lösung auf allen Geräten anwendbar. Es gibt eine kostenlose Version sowie auch eine kostenlose Testversion.

Crewmeister

Auch Crewmeister ist eine gesetzeskonforme Lösung für die Zeiterfassung. Sie ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Software kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Die Datenerfassung über App, PC oder Terminal kann optional per GPS unterstützt werden, sodass der genaue Standort immer erfasst wird.

Timemaster

Konservativ und innovativ, so bezeichnet sich der Anbieter Timemaster selbst. Anders als viele andere Anbieter werden die Lösungen von Timemaster allerdings nicht zur Miete angeboten, sondern zum Kauf. Eine Lizenz des App-Moduls berechtigt jeweils 10 Mitarbeiter*innen zur mobilen Zeiterfassung. Sollten mehr Lizenzen benötigt werden, so sind diese jederzeit flexibel erweiterbar.

Ergänzend zu den Zeiterfassungs-Angeboten findest du hier weitere, diverse vergleichende Softwarelösungen aus dem Bereich Human Resources Management, die in diesem Zusammenhang interessant sein könnten. Zum Beispiel Software, die eine Vielzahl von HR-Aufgaben abdecken kann oder Systeme, die die Weiterbildung von Mitarbeiter*innen fördern.

Für welche Unternehmen eignet sich die Vertrauensarbeit?

Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die in Wissens- und Kreativbranchen tätig sind, in denen kreative oder intellektuelle Arbeit im Vordergrund steht, wie IT-Firmen oder Beratungsunternehmen. Auch Unternehmen mit hohem Autonomiegrad, die ihren Mitarbeiter*innen viel Eigenverantwortung übertragen, können dieses Modell effektiv nutzen, was häufig bei Start-ups und innovativen Unternehmen der Fall ist.

Darüber hinaus bietet Vertrauensarbeitszeit Vorteile für projektorientierte Unternehmen, bei denen der Arbeitsaufwand je nach Projektphase variiert, sowie für Firmen mit dezentralen oder mobilen Arbeitsstrukturen, bei denen Mitarbeiter*innen häufig an verschiedenen Standorten oder mobil arbeiten. Insbesondere Unternehmen mit flachen Hierarchien, in denen Kommunikation offen und Entscheidungsprozesse agil sind, profitieren von dieser Arbeitszeitgestaltung.

Allerdings ist Vertrauensarbeitszeit weniger geeignet für Unternehmen, in denen strikte Arbeitszeiten, hohe Sicherheitsanforderungen oder eine starke Anwesenheitskultur erforderlich sind, wie in der Produktion, im Gesundheitswesen oder in der öffentlichen Verwaltung.

Welche Vorteile der Vertrauensarbeitszeit gibt es aus Sicht der Arbeitnehmer*innen?

• Flexibilität: Arbeitnehmer*innen können ihre Arbeitszeit selbst einteilen und an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen, was eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht.
• Selbstbestimmung: Durch die eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeitszeit fühlen sich Arbeitnehmer*innen unabhängiger und stärker in ihre Arbeit eingebunden.
• Erhöhte Motivation: Das Vertrauen des Arbeitgebers motiviert die Arbeitnehmer*innen oft zu höherer Leistung und Engagement.
• Verbesserte Produktivität: Arbeitnehmer*innen können ihre produktivsten Stunden optimal nutzen, was zu effizienteren Arbeiten führt.

Welche Nachteile der Vertrauensarbeitszeit gibt es aus Sicht der Arbeitnehmer*innen?

• Gefahr der Überarbeitung: Ohne klare Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Freizeit besteht das Risiko, dass Arbeitnehmerinnen mehr arbeiten, als vertraglich vorgesehen.
• Erhöhter Druck: Das Fehlen einer festen Struktur kann zu Stress und dem Gefühl führen, ständig erreichbar sein zu müssen.
• Unsicherheit: Manchmal fehlt es an klaren Vorgaben, was zu Unsicherheiten bezüglich der Erwartungen des Arbeitgebers führen kann.
• Erschwerte Teamarbeit: Die flexible Arbeitszeitgestaltung kann die Abstimmung und Zusammenarbeit im Team erschweren, da die Verfügbarkeit der Kolleginnen nicht immer gewährleistet ist.

Wann braucht es individuelle Arbeitszeitmodelle anstelle von Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit in produzierenden und international vertrieblich ausgerichteten Betrieben ist aktuell nur sehr schwer umsetzbar. Sie ist grundsätzlich eine attraktive Möglichkeit, da sie den Mitarbeitenden große Freiheiten bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit bietet. Diese Flexibilität setzt jedoch voraus, dass alle Mitarbeitenden die Verantwortung für ihre Aufgaben und Rollen übernehmen und sich den Zielen und Bedürfnissen des Unternehmens sowie seiner Kunden anpassen.

In einem produzierenden Unternehmen, das sowohl internationale Vertriebsstrukturen als auch unterschiedliche Freiheitsgrade in den verschiedenen Bereichen aufweist, stellt die Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit eine erhebliche Herausforderung dar. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie Arbeitszeiterfassung und Ruhepausen, erfordern eine präzise Dokumentation und Überwachung, die im Kontext flexibler Arbeitszeiten schwer zu gewährleisten ist.

Zudem würde die Einführung einer solchen Regelung zu Ungleichbehandlung und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden führen, insbesondere wenn unterschiedliche Abteilungen oder Teams ungleich behandelt werden. Auch die Geschäftsmodelle und festgelegten Strukturen von internationalen Märkten erfordern klare und verbindliche Arbeitszeiten, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Fazit

Vertrauensarbeitszeit bietet Unternehmen und Mitarbeitenden gleichermaßen die Chance, moderne Arbeitsmodelle zu leben, die auf Eigenverantwortung und Vertrauen basieren. Während sie die Flexibilität und Autonomie der Mitarbeitenden erhöht und so zur Steigerung der Zufriedenheit und Produktivität beitragen kann, stellt sie gleichzeitig hohe Anforderungen an die Unternehmenskultur und die Selbstorganisation der Belegschaft. Angemessen umgesetzt, kann Vertrauensarbeitszeit die Basis für eine moderne, zukunftsfähige Arbeitskultur sein.

Nicht immer und nicht in jedem Bereich kann Vertrauensarbeitszeit, wie im Artikel beschrieben, erfolgen. So richten sich zum Beispiel im Vertrieb die Ansprech- und Arbeitszeiten hauptsächlich nach den Arbeitszeiten der Kunden. Jedes Unternehmen kann Vertrauensarbeitszeiten nur insoweit anbieten, wie es zu seinen Aufgaben passt. Daher ist es eine sehr individuelle Entscheidung.

FAQ zur Vertrauensarbeitszeit

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst gestalten, basierend auf Zielerreichung statt Stundenabrechnung.

Wie funktioniert Vertrauensarbeitszeit?

Mitarbeitende arbeiten eigenverantwortlich und flexibel, fokussiert auf das fristgerechte Erreichen von Aufgaben.

Welche Vorteile gibt es?

Mehr Flexibilität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, bessere Work-Life-Balance und stärkere Mitarbeiterbindung.

Welche Nachteile gibt es?

Höherer Koordinationsaufwand, Risiko von Überlastung, erschwerte Teamarbeit und Bedarf an Vertrauenskultur.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten?

Es gelten weiterhin die Arbeitszeitgesetze, wie maximale Arbeitszeiten und Pausenvorschriften.

Für wen ist es geeignet?

Besonders für selbstorganisierte Mitarbeitende in projektorientierten Berufen.

Wie wird die Leistung bewertet?

Primär durch Zielerreichung und Ergebnisse, unterstützt durch Feedbackgespräche.