Arbeitszeitgesetz zur Zeiterfassung: Pflichten & Beispiele
Hier findest du wichtige Fragen und Antworten zum Arbeitszeitgesetz und wie du deine Zeiterfassung rechtssicher umsetzt
- Was das Arbeitszeitgesetz für die Zeiterfassung regelt
- Das EuGH-Urteil von 2019 und seine Folgen
- Pflichten bei der Zeiterfassung
- Datenschutz bei der Zeiterfassung
- Flexible Arbeitszeitmodelle und Remote Work
- Dokumentation und Aufbewahrung
- Fazit: Flexibilität im rechtssicheren Rahmen
Wie exakt muss die Arbeitszeiterfassung eigentlich erfolgen? Sind Pauschalzeiten erlaubt und was tun, wenn Stempelzeiten fehlen? Seit das Thema Zeiterfassung gesetzlich geregelt ist, stehen viele vor genau diesen Fragen. Denn trotz der scheinbar gesetzlichen Klarheit herrscht in der Umsetzung oft Unsicherheit.
Egal ob du ein Team leitest oder selbst deine Zeiten erfassen musst. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick zu rechtlichen Grundlagen und wie du diese mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware umsetzt – Features und Beispiele inklusive.
- Durch das Arbeitszeitgesetz und EuGH-Urteil haben sich die Pflichten zur Zeiterfassung verändert.
- Unternehmen müssen ein "objektives und verlässliches" System zur Erfassung einrichten.
- Professionelle Zeiterfassungssoftware unterstützt bei der Einhaltung und schützt vor Bußgeldern.
Was das Arbeitszeitgesetz für die Zeiterfassung regelt
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in Deutschland die zulässige Arbeitszeit von Arbeitnehmer*innen. Es schützt deren Gesundheit und stellt sicher, dass gesetzliche Ruhezeiten und Pausenreglungen eingehalten werden.
§ 1 ArbZG: „Zweck des Gesetzes ist es, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer [...] zu gewährleisten und die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten zu verbessern.“
§ 3 ArbZG: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.“
Diese zentrale Bestimmung definiert die maximale tägliche Arbeitszeit. In der Praxis bedeutet das: Eine Softwareentwicklerin, die montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr mit einer einstündigen Pause arbeitet, erreicht täglich neun Arbeitsstunden. Das ist nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Monaten ein entsprechender Ausgleich stattfindet – etwa durch kürzere Arbeitstage oder freie Tage.
Passendes Software-Feature: Deine Zeiterfassungssoftware sollte bei der täglichen Arbeitszeiterfassung automatisch überprüfen, ob die 10-Stunden-Grenze eingehalten wird. Bei Überschreitung kann ein Warnsystem dich und deine Führungskräfte benachrichtigen und gleichzeitig dokumentieren, wie der Ausgleich innerhalb der 6-Monats-Frist erfolgen soll. Das erleichtert dir die Einhaltung des § 3 ArbZG.
§ 4 ArbZG: „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.“
Diese Pausenregelung muss laut Arbeitszeitgesetz in der Zeiterfassung berücksichtigt werden. Die Pause selbst muss dokumentiert werden, wobei klar erkennbar sein sollte, dass die Pause tatsächlich genommen wurde und nicht nur formal verbucht wird. Bei elektronischen Systemen geht das beispielsweise durch ein separates "Ausstempeln" für die Pause und erneutes "Einstempeln" im Anschluss. In manchen Unternehmen wird sogar der Computerzugang während der geplanten Pausenzeiten temporär gesperrt.
Passendes Software-Feature: Eine automatische Pausenerinnerung benachrichtigt sowohl deine Mitarbeiter*innen als auch deren Vorgesetzte nach sechs beziehungsweise neun Stunden Arbeitszeit. Die Software sollte gesetzlich vorgeschriebene Pausen vorschlagen und deren Einhaltung dokumentieren. Bei fehlenden Pausen können Warnungen an deine Personalabteilung gehen, um Verstöße gegen § 4 ArbZG zu vermeiden.
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Das EuGH-Urteil von 2019 und seine Folgen
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat das ArbZG durch ein Urteil zur Zeiterfassung vom 14. Mai 2019 angepasst.
EuGH, Urteil vom 14.05.2019 - C-55/18: „Die Mitgliedstaaten müssen die Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“
Die aktuelle Rechtslage in Deutschland
In Deutschland wird die Umsetzung seitdem kontrovers diskutiert. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) schuf mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) schließlich Klarheit: Es erklärte, dass bereits jetzt eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht – ohne spezifische gesetzliche Regelung zur genauen Ausgestaltung.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 - 1 ABR 22/21: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Mit diesem Beschluss hat das Bundesarbeitsgericht die Zeiterfassungspflicht in Deutschland konkretisiert.
Beispiel: Ein Start-up mit 15 Mitarbeiter*innen, das bisher keine systematische Zeiterfassung betrieben hat, muss jetzt aktiv werden. Die Geschäftsführung entscheidet sich für eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, die sowohl im Büro als auch im Home-Office genutzt werden kann.
Pflichten bei der Zeiterfassung
Die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen werfen für konkrete Fragen zur praktischen Umsetzung auf. Unternehmen sind bereits jetzt zur Umsetzung verpflichtet. Das bedeutet: Auch wer schon länger eine Zeiterfassungssoftware nutzt, sollte prüfen, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Schauen wir uns die wichtigsten Aspekte genauer an.
Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?
Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Zeiterfassung alle Arbeitgeber*innen – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Doch bei bestimmten Personengruppen gewährt das Arbeitszeitgesetz Ausnahmen für die Zeiterfassung. Diese gelten unter anderem für leitende Angestellte, Selbstständige oder Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit, sofern kein Arbeitszeitverstoß vorliegt.
§ 18 Abs. 1 ArbZG: „Die §§ 3 bis 13 finden keine Anwendung auf leitende Angestellte [...]."
Passendes Software-Feature: Biete unterschiedliche Erfassungsmodi je nach Mitarbeiterrolle an. Für deine leitenden Angestellten könnte ein vereinfachtes System mit Wochenübersichten ausreichen, während für andere Mitarbeiter*innen detailliertere Erfassung notwendig ist. Das berücksichtigt die Sonderstellung nach § 18 ArbZG.
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Welche Zeiten müssen erfasst werden?
§ 16 Abs. 2 ArbZG: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.“
Das Arbeitszeitgesetz zur Zeiterfassung besagt, dass die gesamte Arbeitszeit im Büro oder am Arbeitsplatz (z. B. Home-Office oder auch Dienstreisen) erfasst werden muss – von Beginn bis Ende der täglichen Arbeit. Auch Überstunden und Mehrarbeit sowie gesetzlich vorgeschriebene Pausen zählen dazu.
§ 2 Abs. 1 ArbZG: „Arbeitszeit im Sinne dieses Gesetzes ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen.“
Basierend auf dieser Definition ist klar, dass auch Bereitschaftsdienst als Arbeitszeit gelten kann.
In der Praxis bedeutet das: Ein Systemadministrator, der am Wochenende Rufbereitschaft hat und zweimal remote eingreifen muss, erfasst diese Einsatzzeiten als Arbeitszeit. Die reine Erreichbarkeit ohne konkrete Arbeitsleistung zählt hingegen nicht als volle Arbeitszeit.
Muss die Zeiterfassung minutengenau erfolgen?
Das Arbeitszeitgesetz schreibt zur Zeiterfassung keine bestimmte Methode vor, somit auch keine sekundengenaue Erfassung. Es verlangt aber ein „objektives und verlässliches“ System.
EuGH, Urteil vom 14.05.2019 - C-55/18: „Ein System zur Arbeitszeiterfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.“
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb entscheidet sich für ein System, bei dem die Mitarbeiter*innen ihre Ankunft und ihren Feierabend per App registrieren. Die App rundet auf 5-Minuten-Intervalle – das ist zulässig, solange die Rundung nicht systematisch zu Lasten der Arbeitnehmer *innen geht und im Wesentlichen die tatsächliche Arbeitszeit wiedergibt.
Darf ich bei der Zeiterfassung runden?
Grundsätzlich ist ein gewisses Runden möglich, solange es nicht systematisch zu Lasten der Arbeitnehmer*innen geht.
BAG, Urteil vom 13.05.2015 - 5 AZR 122/14: „Eine Regelung in einem Arbeitsvertrag, wonach Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit auf eine Viertelstunde genau zu erfassen sind (Rasterregelung), ist eine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB zugänglich.“
Passendes Software-Feature: Biete anpassbare Rundungsregeln, die transparent und fair gestaltet sind. Deine Software sollte Rundungen auf 5- oder 15-Minuten-Intervalle ermöglichen und gleichzeitig statistische Auswertungen bereitstellen. Damit kannst du nachweisen, dass die Rundung nicht systematisch zu Lasten deiner Mitarbeiter*innen geht.
Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen verwendet ein Zeiterfassungssystem, das die Arbeitszeit auf 15 Minuten rundet – dabei wird vor 7:53 Uhr auf 7:45 Uhr abgerundet, ab 7:53 Uhr auf 8:00 Uhr aufgerundet. Diese Regelung ist transparent und führt statistisch gesehen nicht zu einer systematischen Benachteiligung der Mitarbeiter*innen.
Wie müssen die Zeiten erfasst werden?
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 - 1 ABR 22/21: „Arbeitgeber sind [...] verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Die konkrete Ausgestaltung der Zeiterfassung erlaubt eine Anpassung an die betrieblichen Gegebenheiten. Eine Excel-Tabelle kann also grundsätzlich ausreichen, muss aber die Kriterien eines „objektiven und verlässlichen“ Systems erfüllen.
Beispiele: Eine kleine Anwaltskanzlei mit vier Mitarbeiter*innen nutzt eine Excel-Tabelle zur Zeiterfassung, in der täglich Beginn, Ende und Pausen eingetragen werden. Die Inhaberin überprüft die Einträge wöchentlich und speichert monatlich eine unveränderliche Version als PDF ab, um Manipulationen auszuschließen.
Im Gegensatz dazu verwendet ein Industrieunternehmen mit 500 Mitarbeitenden ein elektronisches Zeiterfassungssystem mit RFID-Chipkarten. Die Mitarbeiter*innen checken bei Betreten und Verlassen des Betriebsgeländes ein und aus. Das System ist mit dem Lohnabrechnungsprogramm verknüpft und generiert automatisch Überstundenberichte.
Lesetipp: Steige mit unserem Software Guide zur Zeiterfassung noch tiefer in das Thema ein.
Datenschutz bei der Zeiterfassung
Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO: „Personenbezogene Daten müssen [...] dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein (‚Datenminimierung').“
Bei der digitalen Zeiterfassung sind personenbezogene Daten im Spiel. Hier greift zwar nicht das ArbZG, aber die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Daher gilt: Erfasse nur zwingend notwendige Daten, richte Zugriffsbeschränkungen ein und informiere Mitarbeitende über die Datennutzung.
Beispiel: Ein Unternehmen führt ein Zeiterfassungssystem mit Fingerabdrucksensor ein. Da es sich hierbei um biometrische Daten handelt, muss es eine Folgenabschätzung durchführen und prüfen, ob nicht ein milderes Mittel (z. B. Chipkarten) ausreichen würde.
Flexible Arbeitszeitmodelle und Remote Work
Mobile Zeiterfassung und Home-Office
§ 106 GewO: „Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen [...]“
Diese Grundlage des Weisungsrechts ermöglicht es Arbeitgebern, auch die Art der Zeiterfassung im Home-Office festzulegen.
Passendes Software-Feature: Biete mehrere Erfassungsmethoden, damit deine Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit unabhängig vom Arbeitsort objektiv und verlässlich erfassen, wie vom EuGH gefordert. Integriere eine GPS-Funktion in deine mobile App. Diese Funktion erkennt, ob sich die Mitarbeitenden im Home-Office, unterwegs oder im Büro befindet und kategorisiert die Zeiterfassung entsprechend, ohne dass sie Mitarbeiter*innen das händisch nachtragen müssen.
Vertrauensarbeitszeit
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 - 1 ABR 22/21: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“
Vertrauensarbeitszeit und die neue Rechtslage zur Zeiterfassung scheinen zunächst im Widerspruch zu stehen. Doch das Modell kann weiterhin mit einigen Anpassungen praktiziert werden:
- Die Arbeitszeit muss auch bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden
- Die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen bei der Zeiterfassung kann erhalten bleiben
- Kontrollinstrumente müssen implementiert werden
- Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben muss gewährleistet sein
Passendes Software-Feature: Entwickle ein spezielles "Freiheit-mit-Kontrolle-Modul" für Vertrauensarbeitszeit, das deinen Mitarbeiter*innen maximale Flexibilität bietet, aber dennoch gesetzeskonforme Dokumentation sicherstellt. Die Software könnte wöchentliche Arbeitszeitdaten anzeigen und nur bei kritischen Abweichungen Alarme auslösen.
Dokumentation und Aufbewahrung
Im Arbeitszeitgesetz zählt zur Zeiterfassung auch die korrekte Dokumentation und Aufbewahrung der Arbeitszeitdaten. Sie müssen so gestaltet sein, dass sie bei Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden (z. B. Gewerbeaufsicht) problemlos vorgelegt werden können.
Welche Daten müssen wie lange aufbewahrt werden?
§ 16 Abs. 2 ArbZG: „Der Arbeitgeber hat die [...] Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO i.V.m. § 147 Abs. 3 AO: „Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: [...] 4. Buchungsbelege [...]. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre für die [in Nr. 4 und 5] aufgeführten sonstigen Unterlagen.“
Sofern Arbeitszeitdaten als Grundlage für die Lohnabrechnung dienen, können längere steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Passendes Software-Feature: Dein Zeiterfassungssystem sollte eine rechtssichere Archivierungsfunktion bieten. Damit speicherst du die Arbeitszeitdaten revisionssicher, je nach Aufbewahrungsfrist. Deine Software sollte unveränderbare Backups erstellen und vor versehentlichem Löschen schützen.
Was tun, wenn Stempelzeiten fehlen?
Fehlende Stempelzeiten können problematisch sein, sind aber kein unlösbares Problem. Das Wichtigste ist, transparent und zeitnah zu handeln und alle Korrekturen nachvollziehbar zu dokumentieren. Je früher du reagierst, desto glaubhafter.
Passendes Software-Feature: Deine Zeiterfassungssoftware sollte ein Feature für nachträgliche Korrekturen anbieten, zur Eingabe der fehlenden Zeit mit Angabe eines Grundes. Wichtig dabei: Die Software sollte diese Korrektur als nachträgliche Änderung kennzeichnen und den ursprünglichen Zustand (die fehlende Stempelzeit) in einem Audit-Log festhalten. Wenn du eine fehlende Zeit nachtragen möchtest, muss deine Führungskraft oder das HR-Team diese Korrektur bestätigen.
Bei systematischen Problemen, wie etwa einem ausgefallenen Zeiterfassungsterminal, sollte deine Software ein „Notfall-Protokoll“ aktivieren können. Dieses dokumentiert den Ausfall und erlaubt eine pauschale Zeitgutschrift für alle betroffenen Mitarbeiter*innen, basierend auf:
- Vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten
- Durchschnittlichen tatsächlichen Arbeitszeiten der letzten Wochen
- Alternative Nachweisquellen (z. B. Gebäudezugangsdaten)
Fazit: Flexibilität im rechtssicheren Rahmen
Die Zeiterfassungspflicht nach dem ArbZG und EuGH-Urteil betrifft alle Arbeitgeber*innen – unabhängig von Branche oder Größe. Es soll nicht nur dem Schutz der Arbeitnehmenden dienen, sondern auch flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Mit einer entsprechenden Software handeln Unternehmen rechtssicher und für Mitarbeiter*innen entsteht kein Mehraufwand.
Rebecca Loeks ist SEO-Redakteurin bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank ihrer langjährigen Agenturerfahrung weiß sie, welche Hebel für erfolgreiche SEO-Strategien wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, der gezielte Einsatz smarter Tools und kontinuierliches Testing.