Die 7 besten Zeiterfassungssoftwares zur Arbeitszeiterfassung

Carolin Puls 21.9.2023

Mit diesen 7 Zeiterfassungssystemen kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen und dir erfassen

Als Unternehmer*in musst du spätestens seit dem EuGH-Urteil von Mai 2019 die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter*innen erfassen (mehr zum Urteil zur Zeiterfassung). Der Begriff der Arbeitszeiterfassung umfasst dabei viele verschiedene Methoden, mit der die gearbeitete Zeit deiner Mitarbeiter*innen dokumentiert wird.

Dabei wird als Minimum den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende erfasst. Die exakte Ermittlung der Arbeitszeiten kann zum einen eine bedeutende Rolle für die Erstellung der Entgeltabrechnungen und zum anderen für die korrekte Rechnungsstellung an deine Kund*innen einnehmen, wenn in deinem Unternehmen projektbezogen gearbeitet wird. Weiterhin gilt es, zahlreiche rechtliche Vorschriften zum Schutz deiner Arbeitnehmer*innen einzuhalten und diese auch entsprechend zu dokumentieren.

Klingt erst einmal so, als wäre das Thema Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung für Unternehmen ein ziemlich komplexes Thema. Das muss es aber nicht sein. Denn bei der korrekten Arbeitszeitermittlung, der Dokumentation von Pausen sowie der Planung von Urlauben, Abwesenheiten oder Schichten kann dich eine Zeiterfassungssoftware, wie ZEP

unterstützen.

In diesem Beitrag erfährst du, wieso du ein Zeiterfassungstool in deinem Unternehmen implementieren solltest und welche Funktionen dieses mitbringen sollte. Außerdem haben wir die aus unserer Community die sieben besten Time-Management-Systeme mit ihren Funktionen und Kosten für dich zusammengestellt.

Los geht’s, die Zeit läuft!

 

Darum lohnt sich eine Software zur Zeiterfassung

Warum solltest du nun Geld in ein Tool zur Zeiterfassung investieren, wenn es auch kostenlose Zeiterfassungstools gibt? Die korrekte Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten ist nicht nur arbeitsrechtlich vorgeschrieben, sondern auch ein großer Pluspunkt für deine Personal- und Kundenauftragsverwaltung. Mit einer Software zur Zeiterfassung loggen sich deine Mitarbeiter*innen zum Arbeitsbeginn ein, registrieren online ihre Frühstücks- oder Mittagspausen und stempeln sich zum Arbeitsende wieder aus.

Solch ein Zeiterfassungstool ist also eine modernere Variante der Stempeluhr oder der Stundenzettel, die es früher in vielen Unternehmen gab. Exemplarisch für eine solche Software findest du in ZEP

So hast du direkt nach Dienstschluss die korrekten Anwesenheitszeiten des Tages für deine Personalverwaltung aufbereitet, ohne die Daten händisch eingeben oder Pausen korrigieren zu müssen. Der digitale Nachweis über die geleisteten Stunden kannst du beispielsweise als Bestandteil eines Mitarbeitergesprächs nutzen.

Du kannst einen Soll-Ist-Vergleich der Stunden sowie entsprechende Rückschlüsse auf die Produktivität deiner Mitarbeiter*innen ziehen, wenn du dies möchtest. Diese Erkenntnisse kannst du auch zum Anlass nehmen, Prozesse und verwendete Ressourcen zu überarbeiten.

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Wenn bei der Arbeit deiner Mitarbeiter*innen Überstunden anfallen sollten, kannst du diese direkt aus der Zeiterfassungssoftware in deine Lohnbuchhaltung übernehmen. Ebenfalls können die Nutzer*innen in vielen Tools direkt ihren Urlaubsantrag und den Überstundenausgleich zur Genehmigung einreichen.

Dabei entfallen die Schritte, dass die Anträge papierhaft ausgefüllt, eingereicht, abgezeichnet und schließlich online eingetragen werden. Mit einem einfachen Klick kannst du die Anträge genehmigen oder ablehnen und deine Mitarbeiter*innen werden direkt darüber informiert.

Wenn du Dienstleistungen für Kund*innen erbringst und diese auf Stundenbasis abrechnest, erfüllt die Dokumentation deiner Arbeitszeiten noch einen zusätzlichen Faktor: Die geleistete Arbeit soll korrekt in Rechnung gestellt und von deinen Kund*innen bezahlt werden. Viele Zeiterfassungssoftware z.B. ZEP

oder Kenjo bieten dir die Möglichkeit, neben der reinen Arbeitsdauer an einem Projekt auch die Art der geleisteten Arbeit zu dokumentieren. So kannst du unter anderem deine Arbeitszeiten für Recherche, Umsetzung und Nachbereitung sauber splitten.

Dadurch wird der Wert deiner einzelnen Leistungen sowohl für deine Arbeitnehmer*innen als auch für deine Dienstleistungsnehmer*innen deutlich. Häufig können die kunden- und projektbezogenen Arbeitszeiten direkt in ein Buchhaltungssystem übertragen werden, wodurch du wiederum mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast.

Außerdem ist eine Software für die mobile Arbeitszeiterfassung bei der Kundenarbeit vor Ort praktisch. Diese kannst du dann über eine App starten, sobald du mit der Erbringung deiner Dienstleistungen bei deinen Kund*innen beginnst und beendest sie durch eine erneute Betätigung der App.

Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftwares

Eine moderne Software zur Zeiterfassung kann dir einen großen Umfang an Funktionen und Schnittstellen bieten. Folgende Funktionen erhältst du in verschiedenen Zeiterfassungstools:

  • Arbeitszeit- und Pausenerfassung
  • Planung von Urlauben und anderen Abwesenheiten
  • Planung von Schichtarbeit und Dienstpläne
  • Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungssystemen
  • Projektzeiterfassung
  • Schnittstelle zu Rechnungssystemen für eine korrekte Rechnungsstellung
  • Mobiler App-Zugang
  • Elektronische Zutrittskontrolle

In welchem Umfang du deine Zeiterfassungssoftware nutzen möchtest, ist dir ganz allein überlassen. Sinnvoll ist es allerdings, die Arbeitszeiten, Projektzeiten und Pausen zu erfassen, Urlaubsanträge digital zu verwalten und bei Projektarbeiten die entsprechenden Stunden direkt in deinem System zu erfassen.

Die entsprechenden Schnittstellen für die Entgeltabrechnung und die Kundenverwaltung nehmen dir ebenfalls zusätzliche Arbeitsschritte ab. Am besten machst du zu Beginn deiner Suche nach der passenden Software eine Bestandsaufnahme, welche Funktionen dir wichtig sind und daher unbedingt im Zeiterfassungstool enthalten sein müssen.

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Diese 7 Zeiterfassungssoftwares unterstützen dich bei deiner Arbeit

Du bist von den Vorteilen eines Zeiterfassungstools überzeugt und brennst nun darauf zu wissen, welche Lösungen es gibt? Wir haben auf OMR Reviews die sieben besten Zeiterfassungssysteme für dich herausgesucht:

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 21. September 2023.

 
 

1. Clockin

Ein weiteres Time-Management-System ist Clockin, das sich per PC, Tablet oder Smartphone bedienen lässt. Deine Arbeit kannst du projektbezogen erfassen und um Checklisten, Notizen und Skizzen digital ergänzen. Dabei kannst du für jedes Projekt eine digitale Projektakte erstellen, die du für deine Kund*innen auf Wunsch per Klick exportieren kannst. clockin verfügt zudem über verschiedene Schnittstellen, über die du die entsprechenden Rechnungen für deine Kundenaufträge erstellen kannst.

Clockin Kosten

Die Kosten für Clockin sind von der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen abhängig. Wie hoch die Gebühren für deine Unternehmensgröße ausfallen, kannst du direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Zudem schwanken die möglichen Nutzungsgebühren nach ihrer Laufzeit.

Clockin bietet dir die Laufzeiten von 1 Monat, 12 Monaten oder 24 Monaten an:

  • 7 – 10 Mitarbeitende: 6,05 € – 7,73 € pro Monat und Mitarbeiter*in
  • 16 – 20 Mitarbeitende: 4,79 € – 6,47 € pro Monat und Mitarbeiter*in
  • 21 – 30 Mitarbeitende: 4,03 € – 5,71 € pro Monat und Mitarbeiter*in
  • 50 + Mitarbeitende: Wenn die Anzahl der Mitarbeiter*innen über 50 hinausgeht, kannst du die Preise individuell anfragen

Weitere Infos zu den Preisen von Clockin und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Clockin Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Clockin-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

 
 

2. Crewmeister


Mit dem Zeiterfassungstool Crewmeister kannst du die Arbeitszeiten, Urlaubstage und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter*innen digital verwalten und bei Bedarf entsprechende Dienstpläne erstellen. Die Zeiterfassung funktioniert sowohl über deinen Computer, per App auf deinem Smartphone oder an einem fest installierten Terminal. Du hast die Möglichkeit, beim Stempelvorgang die entsprechenden GPS-Daten zu erfassen, sodass du die getätigte Arbeitszeit den entsprechenden Projekten und Kund*innen zuweisen kannst.

Überstunden werden automatisch erkannt und ausgewiesen und die von dir festgelegten Pausen automatisch abgezogen. Neben einer optionalen DATEV-Schnittstelle kannst du deine Daten in Excel exportieren, den Crew-Chat sowie die persönliche Beratungshotline nutzen.

Das Modell „Zeiterfassung Plus“ enthält zusätzlich ein PIN-Code-Terminal sowie eine erweiterte Projekterfassung und eine Kolonnenzeiterfassung. Der zusätzlich buchbare Urlaubsplaner vereint die Urlaubsverwaltung inklusive des gesamten Genehmigungsprozesses, Krankheitsverwaltung, Verknüpfung mit dem Schichtplaner und die Dokumentation von Berufsschultagen für deine Auszubildenden.

Das Tool „Schichtplaner“ ermöglicht dir die Erstellung von Schichtplänen für verschiedene Arbeitsplätze, automatische Benachrichtigungen über neu erfasste Schichten und deren Änderungen sowie ein automatischer Abgleich mit dem Zeiterfassungstool und dem Urlaubsplaner. Dabei werden in jedem Bestandteil von Crewmeister die Daten gemäß der Dokumentationsvorschriften des EuGH-Urteils gespeichert. Das Time-Management-System ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit und eignet sich nach Entwickler*innen-Angaben am besten für eine Unternehmensgröße zwischen zwei bis 50 Mitarbeiter*innen.

Crewmeister Kosten

Die Kosten für Crewmeister sind abhängig von der Anzahl deiner Mitarbeiter*innen. Wie hoch die Gebühren für deine Unternehmensgröße ausfallen, kannst du direkt auf der Unternehmenswebsite einsehen. Dort kannst du das Tool neben der Arbeitszeiterfassung noch um Add-ons wie Zeiterfassung Plus, Urlaubsplaner, Schichtplaner und Rechnungsintervall ergänzen.

Die hier aufgelisteten Preise beziehen sich auf die reine Zeiterfassung:

  • 1 – 5 Mitarbeiter:innen: 9,99 € pro Monat
  • 6 – 10 Mitarbeiter:innen: 17,42 € pro Monat
  • 11 – 20 Mitarbeiter:innen: 27,50 € pro Monat
  • 21 – 30 Mitarbeiter:innen: 34,83 € pro Monat
  • 31 – 50 Mitarbeiter:innen: 53,17 € pro Monat
  • 50+ Mitarbeiter:innen: Bei dieser Unternehmensgröße könnt Ihr ein individuelles Angebot anfordern

Weitere Infos zu den Preisen von Crewmeister und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Crewmeister Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Crewmeister-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

 
 

3. TimeTac

TimeTac ist eine Zeiterfassungssoftware für mittlere und große Unternehmen, mit dem Arbeitszeiten, Projektzeiten sowie Urlaubs- und Abwesenheitszeiten schnell und einfach erfasst und verwaltet werden.

Die EU-DSGVO-Konformität sorgt dafür, dass du dir keine Sorgen um Datenschutzverletzungen machen musst. Die Module können einzeln bezogen oder flexibel kombiniert werden, um genau die Funktionen zu erhalten, die du benötigst.

Mit TimeTac sparst du Zeit und Geld, da alle Daten automatisch erfasst und in Echtzeit aktualisiert werden. Das System ist einfach zu bedienen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch für unerfahrene Nutzer*innen leicht verständlich ist.

TimeTac Kosten

Die Preise von TimeTac richten sich nach der Anzahl der Nutzer*innen und nach den gebuchten Modulen. Folgende Kosten entstehen bei einer jährlichen Zahlung:

  • Urlaubsverwaltung je Nutzer*in / Monat für 2,50 €
  • Arbeitszeiterfassung je Nutzer*in / Monat für 4,00 €
  • Projektzeiterfassung je Nutzer*in / Monat für 8,00 €

Hinzu kommt noch eine monatliche Basisgebühr in Höhe von 16,50 €. Weitere Infos zu den Preisen von TimeTac und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Außerdem bietet TimeTac eine kostenfreie Testphase von 30 Tagen an, in der du die Zeiterfassungssoftware unverbindlich testen kannst.

TimeTac Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den TimeTac-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Zeiterfassungssoftware entscheiden.

 
 

4. Ordio

Ordio ist eine vielseitige Software, die speziell für die Schichtplanung und Zeiterfassung entwickelt wurde. Sie bietet dir eine Reihe von Funktionen, um dich bei der effizienten Organisation deiner Schichten und der genauen Erfassung von Arbeitszeiten zu unterstützen.

Mit Ordio können Unternehmen mühelos Schichtpläne erstellen und verwalten. Das Tool ermöglicht es, Schichten für verschiedene Mitarbeitende und Abteilungen zuzuweisen, Schichtwechsel zu koordinieren und Urlaube oder Abwesenheiten zu berücksichtigen. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Planung und ermöglicht eine klare Übersicht über den Schichtplan.

Darüber hinaus bietet Ordio eine präzise Zeiterfassungsfunktion. Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten einfach und genau erfassen, sei es durch das Ein- und Ausstempeln oder das manuelle Eintragen ihrer Arbeitszeiten. Dies ermöglicht eine genaue Überwachung der geleisteten Arbeitsstunden und eine einfache Abrechnung.

Ordio Kosten

Ordio bietet drei verschiedene Preismodelle zur Auswahl. Die Preise variieren je nach Funktionsumfang. Das Starter-Paket ist mit 39 € pro Monat besonders kostengünstig, während das umfangreichste Pro-Paket 99 € monatlich kostet. Eine detaillierte Übersicht aller Ordio-Preise findest du auf unserer Übersichtsseite.

Ordio Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Ordio-Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die Zeiterfassungs-App entscheiden, die am besten zu deinem Handwerksbetrieb passt.

 
 

5. ZEP

ZEP

ist eine weitere leistungsstarke Zeiterfassungssoftware. Mit einer Vielzahl nützlicher Funktionen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche unterstützt ZEP Mitarbeitende dabei, ihre Arbeitszeit präzise zu erfassen und zu verwalten.

Eine herausragende Funktion von ZEP ist die einfache und intuitive Zeiterfassung. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit mit nur wenigen Klicks starten und stoppen, wodurch eine genaue Aufzeichnung der geleisteten Stunden gewährleistet wird. Diese präzisen Arbeitszeitaufzeichnungen ermöglichen eine genaue Kalkulation der Kosten und eine transparente Abrechnung gegenüber Kund*innen.

Darüber hinaus bietet ZEP eine Funktion zur Erfassung von Arbeitsnotizen und Kommentaren. Mitarbeitende können wichtige Informationen oder Besonderheiten zu bestimmten Arbeitszeiten oder Aufgaben festhalten. Diese Notizen dienen als nützliche Referenz für spätere Analysen oder zur Klärung von Fragen im Projektverlauf.

ZEP Kosten

Die Zeiterfassung mit ZEP kannst du schon ab günstigen 1,50 € pro Monat in die Wege leiten. Benötigst du weitere Funktionen, dann kannst du einen Blick auf die Versionen ZEP Compact Projektzeiterfassung für 8 € monatlich beziehungsweise ZEP Professional All in One ab 20 € im Monat werfen. Alle Preise für ZEP findest du auch auf unserer Übersichtsseite.

ZEP Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der ZEP-Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die Zeiterfassungs-App entscheiden, die am besten zu deinem Handwerksbetrieb passt.

 
 

6. Clockify

Mit Clockify kannst du schnell und professionell deine Arbeitszeiten erfassen und verfolgen. Clockify hilft dir dabei, deine Aufgaben und Projekte zu verfolgen und macht es dir einfach, deine Zeit optimal zu nutzen. Mit der mobilen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung von Clockify kannst du auch unterwegs produktiv sein und von überall aus deine Arbeitszeiten erfassen. Mit der Projektbuchhaltung behältst du immer den Überblick über deine Ausgaben und mit automatischen Erinnerungen verpasst du nie wieder wichtige Mitteilungen.

Clockify Kosten

Clockify steht dir kostenfrei zur Verfügung. Weitere Infos sowie Clockify-Bewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Clockify Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Clockify-Alternativen. Dort kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen für die für dich passende Software zur Zeiterfassung entscheiden.

 
 

7. Sawayo

Mit Sawayo können Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten genau erfassen. Die Zeiterfassungsfunktion ermöglicht es ihnen, ihre Arbeitsstunden präzise zu dokumentieren und somit die Grundlage für eine genaue Abrechnung und Projektbudgetierung zu schaffen.

Neben der Zeiterfassung bietet Sawayo auch weitere nützliche Funktionen. Dazu gehören die Aufgabenverwaltung, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern sowie die Dokumentenverwaltung. Diese Funktionen ergänzen die Zeiterfassungsfunktion und erleichtern den Arbeitsprozess insgesamt.

Sawayo Kosten

Sawayo existert in einer kostenlosen Version sowie in drei kostenpflichtigen Editionen. Die Free-Version hat zwar einen reduzierten Funktionsumfang, ist dafür aber dauerhaft gratis. Die Preise für die umfangreicheren Ausgaben reichen von 3,79 € pro Monat und Nutzer*in in der Basic-Version bis hin zu 8,79 € monatlich pro Nutzer*in im Enterprise-Modell. Alle Sawayo-Preise findest du auch auf unserer Übersichtsseite.

Sawayo Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Sawayo-Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die Zeiterfassungs-App entscheiden, die am besten zu deinem Handwerksbetrieb passt.

Downloade dir jetzt die Aufzeichnung des Tool-Talks zum Thema Zeiterfassung & Urteil

Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter

Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 150 Zeiterfassungssoftwares gelistet, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Stempeln, aber modern und digital

Mit einer Lösung zur Zeiterfassung kannst du deine Projektarbeiten und den Einsatz deiner Mitarbeiter*innen verbessern. Dabei ermöglichst du ihnen nicht nur eine bequeme und ortsunabhängige Dokumentation ihrer Arbeitszeiten, sondern gestaltest zudem die Abrechnungs- und Genehmigungsprozesse für deine Personalabteilung deutlich schlanker.

Beziehe deine Mitarbeiter:innen bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungstools mit ein, schließlich müssen sie jeden Tag damit arbeiten und zurechtkommen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werdet ihr im Team die vielen Vorteile für euch nutzen und eure Prozesse optimieren können.

Carolin Puls
Autor*In
Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

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