Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit: Was du ab 2024 beachten musst

1. Welche Anforderungen musst du gemäß Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit ab 2024 erfüllen? 
2. Dokumentationspflicht und Datenschutz: Was musst du im Rahmen der DSGVO bei der digitalen Zeiterfassung beachten? 
3. Vorteile der digitalen Zeiterfassung in der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit
4. Fazit: Die einfache Lösung zur Erfüllung deiner Pflichten gemäß Aufzeichnungspflicht heißt (Arbeits-)Zeiterfassungstool

Obwohl die Arbeitszeiterfassungspflicht bereits gilt, gehört die Erfassung der Arbeitszeit bislang nicht für jede*n Mitarbeiter*in zur Tagesordnung. Laut einer aktuellen Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) nehmen sich seit 2021 allerdings immer mehr Unternehmen diesem Thema an. 

Falls auch du gerade eine einfache und konforme Lösung suchst, bist du hier genau richtig. In diesem Artikel gehen wir auf deine konkreten Pflichten gemäß der Auszeichnungspflicht ein noch zeigen dir beliebte Lösungswege auf.

Welche Anforderungen musst du gemäß Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit ab 2024 erfüllen? 

Schon 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle Arbeitgeber*innen innerhalb der EU die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen systematisch erfassen sollen, um deren Gesundheit zu schützen und die Vergütung des gesetzlichen Mindestlohns sicherzustellen (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stoß die Umsetzung innerhalb Deutschlands mit einem Urteil am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) an. Im April 2023 legte dann das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) den Referentenentwurf für ein entsprechendes Gesetz mit konkreten Regeln für die Arbeitszeiterfassung vor (§ 3 Arbeitsschutzgesetz). 

Deine Pflichten in Kürze:

• Führe ein System zur Arbeitszeiterfassung ein. Es muss i. d. R. elektronisch bzw. digital sein. 
• Dokumentiere den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Der pauschale Abzug von Pausenzeiten reicht nicht aus.
• Du kannst dafür z. B. ein Zeiterfassungstool oder ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden.
• Die Frist zur Umstellung auf elektronische Arbeitszeiterfassung beträgt je nach Unternehmensgröße 1, 2 oder 5 Jahr(e)
• Die Arbeitszeiterfassung in Papierform ist in Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeiter*innen weiterhin erlaubt.
• Die Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt, solange du die Start- und Endzeit sowie alle Pausen dokumentierst.
• Die Aufbewahrungspflicht hängt von der Beschäftigungsdauer ab und beträgt höchstens zwei Jahre.
• Du darfst die Zeiterfassung an Dritte (z. B. Vorgesetzte) delegieren. Die Verantwortung, dass die Zeiten tatsächlich erfasst werden, bleibt jedoch bei dir.
• Du musst ggf. dem Wunsch deiner Mitarbeiter*innen nachkommen, sie über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu informieren (z. B. in Form einer Aufzeichnungskopie).

Bist du von der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit betroffen?

Jedes Unternehmen in Deutschland ist von der Aufzeichnungspflicht betroffen: Du bist ab sofort verpflichtet, die Arbeitszeiten all deiner Mitarbeiter*innen im Sinne des § 5 Absatz 1 BetrVG zu erfassen, allerdings wird diese Regelung im Hinblick auf leitende Angestellte heiß diskutiert. In gewisser Weise gilt § 3 des Arbeitsschutzgesetzes auch für leitende Angestellte. Das Arbeitszeitgesetz gilt für sie aber nicht. 

Zu den leitenden Angestellten gehören nur die wenigsten Mitarbeiter*innen. Die Anforderungen hierfür sind hoch: Die Führungskräfte müssen beispielsweise berechtigt sein, selbstständig Mitarbeiter*innen einzustellen bzw. zu entlassen oder eine Prokura haben.

Das Arbeitszeitgesetz soll (auch) eine europäische Arbeitszeit-Richtlinie umsetzen (2003/88/EG). Der EuGH leitet die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit aus der europäischen Arbeitszeit-Richtlinie ab. Das Bundesarbeitsgericht wies darauf hin, dass die Mitgliedstaaten von der Richtlinie insbesondere bei leitenden Angestellten abweichen können. Ohne weiteres dürfe deshalb keine Arbeitszeiterfassungspflicht bei leitenden Angestellten bestehen. Einige Stimmen hielten den Ausschluss der leitenden Angestellten aus dem Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes für europarechtswidrig.

Wie musst du die Arbeitszeit erfassen?

Solange du deine Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich und einsehbar gestaltest, ist (fast) alles erlaubt:

• ggf. Papier-Stundenzettel
• Tabellenkalkulationsprogramme
• Terminals
• webbasierte Zeiterfassungstools
• mobile Zeiterfassungstools

Im System deiner Wahl müssen der Start, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit inklusive der Überstunden festgehalten werden. Es gibt verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Softwares, mit denen du eine fälschungssichere und datenschutzkonforme Aufzeichnung sicherstellen kannst.

Falls du einen Betriebsrat hast, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl des Zeiterfassungssystems. Wenn du dich für ein elektronisches Zeiterfassungssystem entscheidest, dann muss der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG an der Einführung und Anwendung beteiligt sein.

Kleine Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeiter*innen können die Arbeitszeiten auch händisch erfassen. Gleiches gilt auch für Unternehmen ohne inländische Betriebsstätten, die maximal zehn Mitarbeiter*innen nach Deutschland entsenden. 

Welche Übergangsfristen gelten bei der Aufzeichnungspflicht?

Die Frist zur Umstellung auf elektronische Arbeitszeiterfassung hängt von deiner Unternehmensgröße ab:

• Unternehmen mit 250 Mitarbeiter*innen: 1 Jahr
• Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeiter*innen: 2 Jahre
• Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter*innen: 5 Jahre
• Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeiter*innen: Papierform ist weiterhin erlaubt

Was kann passieren, wenn du keine entsprechenden Vorkehrungen triffst?

Der Verstoß gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll mit einer Geldstrafe von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Dokumentationspflicht und Datenschutz: Was musst du im Rahmen der DSGVO bei der digitalen Zeiterfassung beachten? 

Die Zeiterfassung in einem digitalen Zeiterfassungssystem bringt viele Vorteile mit sich: Sie ist genau, nachvollziehbar, auswertbar, benutzerfreundlich und zeitsparend. Gleichzeitig steht wie bei der Einführung von allen anderen Tools eine zentrale Frage im Raum: „Was sagt die Datenschutzgrundverordnung dazu?“

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Damit fallen aufgezeichnete Arbeitszeiten laut EuGH unter personenbezogene Daten und müssen folglich DSGVO-konform behandelt und vor Hackerangriffen geschützt werden.

„So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ lautet die Devise

Die drei wichtigsten Grundsätze der Verordnung besagen, dass die Daten

• nur zweckgebunden verwendet werden dürfen,
• auf das Notwendige beschränkt sein müssen und
• gelöscht werden müssen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Einwilligung

In der Regel ist die Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung und / oder fürs Gleitzeitkonto erforderlich. Darum ist die ausdrückliche Einwilligung deiner Mitarbeiter*innen zur Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten eventuell nicht erforderlich. Allerdings gibt es auch Unternehmensbereiche, in denen dir eine ausdrückliche Einwilligung vorliegen muss:

• GPS-Aufzeichnung: erfordert eine freiwillige Zustimmung (nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO)
• biometrische Daten: erfordert eine gesonderte Zustimmung (Art. 9 Abs. 1 DSGVO)

Speicherdauer

Die Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeiterfassung beträgt grundsätzlich zwei Jahre. Auf der sicheren Seite bist du aber, wenn du die Arbeitszeiten vier Jahre aufbewahrst, denn neben dem Zoll haben auch Betriebsprüfer*innen der gesetzlichen Rentenversicherung einen Anspruch auf Unterlageneinsicht (§ 28p SGB IV).

IT-Sicherheit

Du bist dafür verantwortlich, dass all deine Daten vertraulich behandelt werden. Was kannst du tun? Achte bei der Wahl deines Zeiterfassungssystems beispielsweise auf einen sicheren Serverstandort in Deutschland und die DSGVO-Konformität.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung in der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit

Selbst, wenn es der Gesetzgeber nicht von dir verlangen würde, könnten dich die vielen Vorteile der digitalen Zeiterfassung überzeugen. Davon profitierst nicht nur du. Auch deine Mitarbeiter*innen werden sie feiern.

• Flexibilität: Zeiterfassung auf jedem Gerät und an jedem Ort
• Zeitersparnis für Nutzer*innen und die Lohnbuchabrechnung: kaum manuelle Arbeit bei Erfassung im Browser, in der App oder am Terminal, automatische Datenübermittlung, keine Übertragungsfehler
• Projektzeiterfassung: auf Knopfdruck projektbasiert abrechnen
• Dokumentation: digitale Projektakte mit allen dazugehörigen Daten und Dateien
• Personaleinsatzplanung: freie Kapazitäten sind schnell identifizierbar
• Transparenz: einsehbar für alle Berechtigten
• Monitoring: Echtzeit-Überblick über An- und Abwesenheiten sowie Überstunden
• Reporting: aussagekräftige Auswertungen und Berichte auf Knopfdruck
• Konformität: eingehaltene Pausenzeiten sind nachvollzieh- und nachweisbar
• Umwelt: papierloses Büro

Funktionen von Zeiterfassungstools

Der exakte Funktionsumfang hängt natürlich vom Tool selbst ab. Eins dieser möglichen Tools für die digitale Arbeitszeiterfassung, mit denen du die Vorgaben aus der Aufzeichnungspflicht erfüllen kannst, ist timr. Das timr-Team entwickelt seit über 10 Jahren gezielt Funktionen, die auf die spezifischen Anforderungen des DACH-Marktes zugeschnitten sind. Das Tool erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und ist mittlerweile bei über 3.000 Kundinnen und Kunden in über 50 Ländern im Einsatz.

• Zeiterfassung für die Arbeits- und Projektzeit sowie die Urlaubsplanung: An- und Abwesenheitszeiten, Fehltage und abgebaute Überstunden deiner Mitarbeiter*innen erfassen
• Zeiterfassung per Mausklick: mit einem Klick Aufzeichnung starten und stoppen
• Zeiterfassungsterminal: einfache Zeiterfassung für stationäre Teams wie Baustellen-, Lager- und Produktionsteams
• Zeiterfassungs-App (on- und offline), inklusive GPS-Positionserfassung: einfache Zeiterfassung für mobile Teams wie Außendienstler*innen
• Dashboard: reale Daten ablesen und fundierte Entscheidungen treffen
• Urlaubsplaner: übersichtliche Kalenderübersicht
• Fahrtenbuch: finanzamtskonformes Fahrtenbuch mit Adresseingabe per GPS-Positionserkennung

Besonders beliebt ist timr in

• Bauunternehmen,
• Software-Unternehmen
• IT-Unternehmen,
• Handwerksbetrieben,
• Agenturen,
• Immobilienunternehmen,
• Gebäudereinigungsunternehmen und
• Montageunternehmen.

Besonderheiten der timr-Arbeitszeiterfassung

• Arbeitszeitmodelle: beliebige Modelle mit Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter*innen sowie Wochenendarbeiter*innen abbilden, personalisieren und zuweisen
• Arbeitszeitregeln: automatisch alle Arbeitszeiten hinsichtlich der Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Gleit- und Kernarbeitszeiten überprüfen
• Automatische und fixe Pausen: z. B. automatisch 30-minütige Pausen nach 6 Stunden Arbeitszeit oder fixe Mittagspausen einplanen
• Automatische Benachrichtigungen: Mitarbeiter*innen automatisch an nicht gestoppte Zeiterfassungen erinnern
• Automatische Zeitkontrollen: automatisch auf Abweichungen von den hinterlegten Arbeitszeitregeln hinweisen
• Arbeitszeitkonto: automatisch Stunden- und Urlaubssaldos sowie Monatsabschlüsse berechnen und PDF-Stundenzettel auf Knopfdruck erstellen
• Anwesenheitsboard: Mitarbeiterübersicht mit Arbeits-Status
• (Feiertags-)Kalender: auf länderübergreifende Kalender zugreifen
• Urlaubsanträge: Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen und verwalten

Quelle: timr

Fazit: Die einfache Lösung zur Erfüllung deiner Pflichten gemäß Aufzeichnungspflicht heißt (Arbeits-)Zeiterfassungstool

Wie anfangs erwähnt, zeigt die BAuA-Arbeitszeitbefragung 2023, dass die konforme Arbeitszeiterfassung in Unternehmen immer relevanter wird. Die Befragung zeigt aber auch die negativen Folgen in Unternehmen auf, die sich diesem Thema immer noch verschließen: Ohne die Arbeitszeiterfassung ist eine zeitliche Entgrenzung, schlechtes Abschalten von der Arbeit sowie eine geringe zeitliche Flexibilität und folglich auch eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit ersichtlich.

Wie diese Befragung bestätigt, ist die gesetzliche Aufzeichnungspflicht nicht der einzige Grund, der für die Einführung einer Arbeitszeiterfassung spricht. Obwohl du in der Form völlig frei bist, bewähren sich Programme für Zeiterfassung, weil sie besonders benutzerfreundlich, fälschungssicher und zeitsparend sind. Unter der Kategorie Zeiterfassung auf OMR Reviews findest du eine große Auswahl an beliebten Tools mit verifizierten Nutzererfahrungen: klick dich durch, lies dich ein und teste deine Favoriten!