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Marktsegment

Wissensmanagement Software & Tools im Vergleich

Wissensmanagement-Tools unterstützen die Identifizierung, Erfassung, Abfrage und gemeinsamen Nutzung von Informations- und Wissensressourcen, welche beantworten wie ein Prozess funktioniert oder eine Aufgabe erfüllt oder eine Situation gehandhabt wird. Zu den Ressourcen können Textdokumente, Präsentationen, Audio - und Videodateien, Bilder und weitere Datentypen gehören.

Der Zweck von Wissensmanagement-Software besteht darin, Wissen zu erfassen und zu verteilen, sodass Mitarbeiter:innen eines Unternehmens sowie seine Geschäftspartner:innen und Kund:innen effektiv auf diese Informationen zugreifen und diese nutzen können. Eine zentrale Wissensdatenbank schafft eine "Single Source of Truth" für Unternehmen, wodurch die Zeit für die Suche nach Informationen verringert sowie Fehler und Missverständnisse vermieden werden können.

Notion

Was ist Notion?

Notion bezeichnet sich selbst als “All-in-One Workspace” für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken, das sich besonders für die Bereiche Product, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing eignet. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern vielmehr als Werkzeug zur Organisation dienen. Genutzt wird das Tool nach eigenen Angaben im Moment sowohl von Startups als auch von Fortune 500 Companies, von Einzelnutzer:innen sowie Teams. Für den privaten Gebrauch ist Notion i.d.R. kostenlos, die Teamversion ist ab $8 pro Nutzer:in/Monat erhältlich.

Wie nutze ich Notion?

Notion ist eine cloudbasierte Software, die Ihr sowohl im Browser als auch als Desktop- oder Mobile-App nutzen könnt. Dafür müsst Ihr Euch lediglich mit Eurer E-Mail-Adresse bei dem Produktivitäts-Tool registrieren und anmelden.

Wodurch zeichnet sich Notion aus?

Notion ist extrem vielseitig einsetzbares Tool, welches Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem vereint. Neben Textverarbeitung bietet die Software aber auch einen vollwertigen Kalender und die von Trello bekannten Kanban-Boards. Selbst Datenbanken lassen sich mithilfe von Notion erstellen.

Wie sicher ist Notion?

Notion ist äußerst sicher, da alle Daten bei der Übertragung vollständig verschlüsselt sind.

Confluence

Was ist Confluence?

Das von Atlassian entwickelte sogenannte offene Workspace ‚Confluence‘ soll zum Informationsaustausch im gesamten Unternehmen für die Remote-Arbeit genutzt werden können. Über das Tool können Teammitglieder Aufgaben und Projekte gemeinsam bearbeiten, managen und erledigen. Außerdem können Nutzer:innen das Tool in die Atlassian Suite und eigenen Angaben zufolge über 3.000 Marketplace-Apps integrieren. Datenschutzkontrollen und Datenverschlüsselung sollen die Arbeit der Nutzer:innen schützen. Für bis zu 10 Teammitglieder steht eine kostenfreie Version zur Verfügung. Das ‚Standard‘ Modell liegt preislich bei $5/monatlich pro Nutzer und das ‚Premium‘ Modell bei $10/monatlich pro Nutzer:in für jeweils bis zu 10.000 Nutzer:innen.

Zendesk Support Suite

Was ist die Zendesk Support Suite?

Die Zendesk Support Suite möchte eine Komplettlösung für Kundenservice-Prozesse mit optimaler Usability und guter Skalierbarkeit sein. Dafür bietet Zendesk unter anderem Unterstützung für Chats, Instagram, WhatsApp sowie E-Mail und Telefon. Außerdem ist es möglich, ein Help-Center und Community-Foren zur Selbsthilfe zu integrieren. Bei all dem soll der persönliche Support laut Entwickleraussage niemals zu kurz kommen. Direkte Kommunikation sowie KI-basierte Automatisierungen und Bots sollen dafür sorgen, dass Anfragen stets kontextgenau bearbeitet werden können. Sämtliche Features und damit verbundene Vorgänge sind von einem zentralen Arbeitsbereich zu steuern. Zur besseren Team-Zusammenarbeit stehen spezifische Kollaborations-Tools bereit. Integrierte Verteilungs- und Business-Intelligence-Funktionen erfassen kritische Details und organisieren Anfragen intern. Das und einiges mehr bietet das US-amerikanische Entwicklerunternehmen Zendesk in verschiedenen Paketen ab 49 Euro monatlich.

ClickUp

Was ist ClickUp?

ClickUp, 2016 gegründet, ist eine Projektmanagement-Lösung und eine Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Daten lassen sich in diversen Ansichten wie Listen, Boards, Tabellen, Kalendern, Gantt-Diagrammen, Timelines, Maps, Workload, Mindmaps, Whiteboards und anderen darstellen. In sogenannten Dashboards können Daten auf einer höheren Ebene in unterschiedlichen Diagramm-Typen und zusätzlichen “Widgets” ausgegeben und visualisiert werden. Zu den weiteren Funktionen zählen Automationen, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele, Ressourcenplanung, Teams, Gäste, Chats, Datenbeziehungen, Sprints, Scrum-Points, Vorlagen-Management, externe App Integrationen, eine offene API und ein Rechte-Management. ClickUp kann kostenlos im “Free Forever” Plan genutzt werden. Die kostenpflichtigen Pakete variieren zwischen 5 $ beim “Unlimited Plan” bis 19 $ beim “Business Plus Plan” monatlich pro Benutzer (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise Pläne werden auf Anfrage individuell erstellt.

Zoho Desk

Was ist Zoho Desk?

Zoho Desk ist eine Kundenservice-Lösung, die für jedes Unternehmen skalierbar sein soll. Laut Zoho wird die App bereits von 50.000 Unternehmen weltweit zur Steigerung der Produktivität der eigenen Mitarbeiter:innen, der Erhöhung der Kundenzufriedenheit und der Stärkung der Kundenbindung genutzt. Die Kern-Benefits des Systems sieht das Unternehmen in seiner Omnichannel-Fähigkeit, der integrierten Workflow-Automatisierung, den zahlreichen Schnittstellen, den Self-Service-Funktionen und der Verwendung von künstlicher Intelligenz in unterschiedlichen Bereichen. So sind zum Beispiel E-Mail, Chat und soziale Medien mit Zoho Desk zu bedienen, sich wiederholende Aktionen leicht zu automatisieren, CRM, Messenger und andere Programme per API anzubinden, Wissensdatenbanken oder Benutzer-Communities zu generieren und Support-Tickets per KI effizient zu organisieren. Für bis zu drei Mitarbeiter:innen ist Zoho Desk kostenlos verfügbar. Darüber hinaus gibt es drei Pakete mit erweiterten Funktionen zwischen 14 und 40 Euro pro Mitarbeiter:in und Monat.

LiveAgent

Was ist LiveAgent?

Per LiveAgent können sich Unternehmen über mehr als 130 Ticketing-Funktionen und 200 Integrationen mit ihren Kund:innen oder Interessent:innen verbinden. Das System fungiert als zentrale Plattform auf der die wichtigsten Kommunikations- bzw. Support-Prozesse zusammenlaufen. Zu verbinden sind unter anderem Telefonate, Mails, Chats, Foren, Kontaktformulare, Video-Calls, Feedbacks, soziale Medien, Messenger und einiges mehr. Alle Unterhaltungen sind hier zu organisieren und/oder durch die Anbindung anderer wichtiger Tools weiterzuverarbeiten. Automatisierbare Tasks und Kollaborationsmöglichkeiten im Team sollen den Kundenservice mit LiveAgent besonders effizient machen. LiveAgent wird vom gleichnamigen Entwicklerunternehmen in vier Pakten angeboten. Es gibt eine kostenlose Variante und drei Bundles zwischen 15 und 39 Euro pro Agent:in und Monat.

Evernote

Was ist Evernote?

Evernote ist eine Notizanwendung, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten unterstützt. Das Tool eignet sich sowohl für den privaten als auch beruflichen Gebrauch und ist auf allen mobilen Geräten verfügbar. Mit Evernote sind Nutzer:innen in der Lage Notizen zu erfassen, Projekt zu planen und benötigte Inhalte bei Bedarf schnell wiederzufinden. Darüberhinaus verfügt Evernote über diverse Integrationen wie z.B. auch Kalender, Google Drive, Slack oder Microsoft Teams. Die Preise von Evernote starten bei 6,99 € pro Monat.

Bitrix24

Was ist Bitrix24?

Bitrix24 ist eine wahlweise kostenlose oder kostenpflichtige Software für Projekt-Management und CRM. Das System wird heute laut Unternehmensaussage von mehr als acht Millionen Organisationen weltweit verwendet. Es gibt eine Cloud- und eine On-Premise-Lösung, die jeweils unterschiedliche Pakete bieten. CRM, Projekt-Management, Kommunikations-Tools, Chats sowie Video-Calls, ein Onlineshop-Creator, ein Support-Center und Datenverwaltung sind in allen Varianten der Cloud in verschiedenen Umfängen enthalten. Wesentliche Abweichungen im Funktionsumfang treten bei den Top-Modellen auf. Ansonsten richten sich die Preise – von 19 Euro bis 159 Euro monatlich – bei den Cloud-Versionen stark nach dem zur Verfügung gestellten Online-Speicher.

Yext Search Experience Cloud

Was ist Yext Search Experience Cloud?

Die Yext Search Experience Cloud-Plattform hat das Ziel, Unternehmen und Organisationen offizielle Antworten bereitstellen zu lassen und zwar egal wo im Internet danach gesucht wird. So sollen Unternehmen die Kontrolle über ihre Online-Fakten zurückbekommen, ganz egal ob auf der eigenen Website oder bei den Ergebnissen von Suchanfragen bei Suchmaschinen, Sprachassistenten, Karten, Apps oder Chatbots. Die Tools, die im einzelnen dazu beitragen, sind Yext Answers, die Software zur Optimierung der eigenen Website-Suche, Yext Pages für KI-optimierte Landingpages, Yext Analytics für die Auswertung der Ranking-Performance, Yext Listings als Software, die dafür sorgen soll, dass auf allen Plattformen die gleichen fehlerfreien, vollständigen und ansprechenden Angaben stehen und Yext Reviews zur Überwachung von sogenanntem User-Generated-Content in Form von plattformübergreifenden Bewertungen. Alle Tools basieren auf dem Yext Knowledge Graph und stehen modular in den Paketen Base, Starter, Professional und Ultimate zur Verfügung. Für Preise kann man das weltweit tätige Unternehmen mit Sitz in Berlin ganz einfach über die Website kontaktieren.

Inkling

Was ist Inkling?

Inkling ist nach eigenen Angaben die führende Plattform für operatives Lernen, die es Mitarbeiter:innen ermöglicht Schulungsinhalte sowie Nutzungsanalysen zu erstellen und verwalten. Die digitale Lernplattform ergänzt Corporate Learning Systeme, um das Lernen in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mit Inkling können Benutzer:innen betriebliche Schulungs- und Wissensinhalte erstellen, veröffentlichen, verteilen und weitergeben. Über die Website des Anbieters ist eine kostenlose Demoversion erhältlich.

Slab

Was ist Slab?

Slab ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Wissensdatenbanken und zur Zusammenarbeit, die Unternehmen bei der Erstellung einer Datenbank mit Dokumenten, Richtlinien und Verfahren, Artikeln, Mitarbeiterhandbüchern, Leitlinien unterstützt. Unternehmen können Informationen in einem zentralisierten Repository ändern, entfernen oder speichern, Inhalte nach Themen organisieren und die gemeinsame Nutzung durch Teams erleichtern. Slab bietet zudem eine Echtzeit-Zusammenarbeit, die es den Mitglieder:innen ermöglicht, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu aktualisieren sowie Mediendateien oder interaktive Widgets mithilfe eines integrierten Editors hinzuzufügen. Für bis zu 10 Usern kann Slab kostenlos genutzt werden. Darüberhinaus bietet das Tool drei kostenpflichtige Preispakete an: Startup, Business und Enterprise. Die Preise starten bei $6,67 pro User pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

XWiki

Was ist XWiki?

XWiki ist eine leichte und leistungsstarke Entwicklungsplattform, mit der User das Wiki an ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können. Die kollaborative Open-Source-Plattform ermöglicht es Unternehmen aller Größen die Zusammenarbeit sowohl auf Team- als auch auf Organisationsebene zu verbessern. Nach eigenen Angaben gibt es derzeit ca. 5000 XWiki Installationen. Zu den Basisfunktionen gehören ein WYSIWYG-Editor, eine erweiterte Suche, Content-Organisation und vieles Mehr. Das Tool ist kostenlos herunterladbar und bietet eine Vielzahl an digitalen Anleitungen an.

SABIO

Was ist SABIO?

SABIO ist eine übersichtlich und klar strukturiert aufgebaute Wissensdatenbank, mit deren Hilfe die Einarbeitung neuer und Unterstützung aller Mitarbeiter:innen ermöglicht wird. Das Tool integriert eine intelligente Suche, dynamische Rankings sowie weitere Suchfilter, um sich in der Datenbank zurecht zu finden. Weitere wichtige Features, die von SABIO unterstützt werden, sind Berichte, Statistiken und Integrationen. Mit den benutzerdefinierten Berichten und Statistiken von SABIO können Anwender umsetzbare Einblicke in verschiedene Suchanfragen und Themen gewinnen.Die Preise von SABIO starten bei 8€ pro Nutzer:in und pro Monat bei jährlicher Zahlung. Das Tool ist in drei Preispaketen verfügbar. SABIO kann 30 Tage kostenlos getestet werden oder auch in der Demoversion angefragt werden.

Guru

Was ist Guru?

Guru ist ein Unternehmens-Wiki, das sich in Arbeitsabläufe einfügt, so dass die nötigen Informationen immer zur Hand sind. Der Verifizierungs-Workflow und die Browser-Erweiterung von Guru stellen sicher, dass die Mitarbeiter:innen immer Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit sicher zu erledigen. Das Tool bietet unter anderem Funktionen wie Content-Management, Dokumentenmanagement, Textbearbeitung und anpassbare Vorlagen. Guru ist für Teams mit bis zu 3 Usern kostenlos nutzbar. Darüberhinaus starten die Preise ab $5 pro User und Monat. Guru kann für 30 Tage lang kostenlos getestet werden.

Shelf

Was ist Shelf?

Shelf ist eine Software für modernes Wissensmanagement und unterstützt nach eigenen Angaben Unternehmen mit bedarfsgerechten Antworten auf die Fragen, die den Erfolg von Kund:innen und Mitarbeiter:innen behindern. Shelf MerlinAI hört auf Fragen und schlägt sofort die besten Antworten in Suche, Chat, IVR und Formularen vor. Die Ergebnisse liefern hilfreiche Snippets, sodass User auf Nachfrage tiefer einsteigen können. Alle Nutzungspläne von Shelf beinhalten den vollen Zugang zur Plattform und werden pro Benutzer:in berechnet. Weitere Preisinformationen sind über die Anbieter-Website erhältlich.

eXo Platform

Was ist eXo Platform?

Nach eigenen Angaben ist eXo Platform die einzige unabhängige Lösung für den digitalen Arbeitsplatz. Die All-in-one Plattform baut Brücken zwischen Mitarbeiter:innen, Tools und Informationen und unterstützt Unternehmen bei der Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes, um das Engagement der Mitarbeiter:innen zu fördern und die Produktivität zu steigern. Dazu bietet eXo Platform Funktionen wie Chat, Foren, Gruppen, Events, Mailbox, um eine eigene Social-Network-Software erstellen zu können. Das Tool ist schon ab $4 pro User und pro Monat nutzbar und bietet drei Preispläne.

TRIBE

Was ist TRIBE?

Die 2015 gegründete Influencer-Plattform TRIBE hilft Marketern Markeninhalte von einflussreichen Creatorn zu erhalten. Mit TRIBE können Influencer-Kampagnen im Campaign Builder erstellt werden und anschließend User Generated Content von ausgewählten Influencer eingesammelt werden. Die Plattform gibt zudem Leistungseinblicke der einzelnen Kampagnen und Influencer, um den Erfolg mit First-Party-Publikumsdaten und Analysen zu messen. TRIBE ist in Form eines Jahresabonnement oder Pay-per-Use erhältlich. Über die Website des Anbieters kann eine Demoversion angefragt und weitere Preisinformationen erhalten werden.

Mehr über Wissensmanagement Software & Tools im Vergleich

Wissensmanagement-Tool-Definition: Was sind Wissensdatenbanken und wozu wird eine Wissensmanagement-Software benötigt?

Im Zuge der technologischen Entwicklung wird an immer mehr Orten spezifisches Wissen benötigt. Mitunter wichtige Informationen sind in E-Mails, Social-Media-Interaktionen, Forumsdiskussionen, Kommentaren, Support-Tickets und sogar in den Köpfen einzelner Mitarbeiter:innen gespeichert. Um all diese Facts zusammenzuführen und nutzen zu können, ist es in vielen Fällen sinnvoll eine durchstrukturierte Wissensdatenbank zu schaffen.

Eine Wissensdatenbank (englisch „Knowledge Base“) ist praktisch eine Online-Bibliothek zur Selbstbedienung. Sie stellt Informationen über Waren, Dienstleistungen, typische (Produktions-)Vorgänge, rechtliche bzw. sicherheitsbezogene Anforderungen und gegebenenfalls andere für Nutzer:innen relevante Facts rund um ein Unternehmen und dessen Leistungen.

Die Daten in einer Knowledge-Base können von so gut wie überall herstammen. In der Regel wird die Wissensdatenbank von dafür angestellten Personen, die Wissen zu den entsprechenden Themen vorweisen, aufgebaut und kontinuierlich erweitert. Der Inhalt kann von Dos und Dont’s der Personal- oder Rechtsabteilung bis hin zur Erklärung der Funktionsweisen von Produkten reichen. In einer Knowledge-Base finden sich typischerweise FAQs, Handbücher, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Runbooks oder andere im Kontext nützliche Content-Formate.

Weiterhin können Wissensdatenbanken mit künstlicher Intelligenz ausgestattet sein, die unter anderem auf Benutzerverhalten reagiert und zum passenden Zeitpunkt den richtigen Content anbietet. Andere Bases sind einfach indizierte Enzyklopädien. Es gibt auch spezielle maschinenlesbare Wissensdatenbanken, die Inhalte in systemspezifischen Codes speichern.

Eine Wissensdatenbank bildet die Grundlage für das sogenannte Wissensmanagement. Wissensmanagement umfasst alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um wichtige Informationen innerhalb eines Unternehmens oder nach außen - an Kunden, Interessenten, Partner etc. – zielgenau zu vermitteln und dementsprechend zu organisieren.

Eine Wissensdatenbank-Software stellt (bestenfalls) alle Features bereit, die Firmen benötigen, wenn sie eine Wissensdatenbank aufbauen möchten. Normalerweise bietet ein solches Tool intuitive Funktionen, mit denen selbst weniger technikaffine Nutzer:innen eine Knowledge-Datenbank aufbauen können. Es gibt hier unter anderem Templates und Content-Formatmuster, die im einfachsten Fall nur mit Informationen gefüllt und veröffentlicht werden müssen. Auf der Suche nach einer geeigneten Software helfen auch die Synonyme Wissensmanagement-Tools, Wissensmanagement-Apps bzw. Knowledge-Management-Software oder Knowledge-Sharing-Software.

Eigene Wissensdatenbank erstellen: Wie funktionieren Wissensmanagement-Tools?

Eine Wissensdatenbank bzw. Wissensmanagement aufbauen, ist mit einer nutzerfreundlichen Knowledge-Software zumindest in technischer Hinsicht relativ einfach. Eine Wissensmanagement-Software ist oftmals mit verschiedenen Vorlagen ausgestattet, die sich für Wissensdatenbanken bewährt haben.

In der Regel können Anwender:innen diese Vorlagen an ihre Bedürfnisse und nicht zuletzt das Branding ihres Unternehmens anpassen. Eine gute Wissensdatenbank-Software unterstützt ihre Nutzer:innen mit einfachen (Drag-and-Drop-)Funktionen bei der Erstellung und Verwaltung einer Knowledge-Base.

Diese Tools ermöglichen unter anderem eine einfache visuelle Gestaltung der Inhalte in Farben, Schriftarten, Abständen, Formen etc. Des Weiteren lassen sie schnell Call-outs, Verlinkungen, Warnhinweise, Überschriften oder Tabellen strukturieren sowie eine endanwenderfreundliche Navigation mit abgestuften Kategorien anlegen. Auch eine leistungsstarke Suchumgebung durch die Verwendung der richtigen Schlüsselwörter und intelligente Verschlagwortung einzelner Artikel lässt sich schaffen.

Eine Software für Wissensmanagement ist dabei häufig – und gerade dann, wenn sich die Datenbank an externe Nutzer:innen richtet - mit einer Medium-Plattform verbunden. Hierbei handelt es sich um ein System, welches den Informationsfluss von der Wissensbasis zu denjenigen transportiert, die entsprechende Fakten benötigen. Ein typisches Beispiel für eine solche Medium-Plattform ist ein Content-Management-System.

Welche Vor- und Nachteile bietet Knowledge-Base-Software?

Wissensmanagement-Software kann sowohl intern als auch extern eingesetzt werden. Einige Firmen nutzen Wissensmanagement-Tools als interne Datenbank, auf die ihre Mitarbeiter:innen zurückgreifen können. Andere setzen eine Wissensmanagement-Software als externe Informationsquelle für ihre Zielgruppe ein. Und wieder andere benötigen beide Formen von Wissensdatenbanken in Unternehmen. Sie alle können von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Wichtige Informationen effizient vermitteln: Wissensmanagement-Administrator:innen können Produkthandbücher, Prozessbeschreibungen, Fehlerbehebungen, Schulungspräsentationen, Kleiderordnungen oder Verhaltenshandbücher und vieles mehr in einer Wissensdatenbank organisieren. Dies verringert die Häufigkeit, mit der sich Kolleg:innen oder Interessenten an ihre Vorgesetzten respektive das Unternehmen wenden, um Fragen zu klären.

  • Ganzheitliche Wissenssicherung: Langjährige Mitarbeiter:innen, die in den Ruhestand gehen, gelöschte E-Mails oder verworfene Online-Broschüren müssen nicht mehr ihr gesamtes Wissen unwiderruflich mitnehmen. Die wichtigsten Fragen, die von diesen Personen beantwortet wurden bzw. die zentralen Fakten, die in entsprechenden Dokumenten stehen, können innerhalb eines Tools für Wissensmanagement gesichert und langfristig genutzt werden. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit einzigartigen Prozessen und komplexen Produkten, welche auf ganzheitlich informierte Mitarbeiter:innen angewiesen sind. Mit einem Wissensmanagement-Tool bleibt das Fachwissen im Unternehmen.

  • Mehr Zeit für die wichtigsten Tasks: Organisiertes, dokumentiertes Wissen bedeutet, dass weniger Zeit mit dem Stellen und Beantworten von Fragen verbracht wird. Dadurch ist intern wiederum mehr Luft für die Arbeit an den anstehenden Aufgaben oder Projekten vorhanden. Weiterhin haben Support-Mitarbeiter:innen, Kundenbetreuer:innen, und Vorgesetzte mehr Zeit, um sich um die wirklich schwierigen Fälle zu kümmern, denen eine Wissensdatenbank nicht weiterhilft.

  • Noch mehr Effizienz durch Integration: Die Benutzer:innen können Dokumente und Dateien direkt von ihren Dateispeicher- oder Digital-Asset-Management-Konten in die Wissensmanagementlösung hochladen. Die Integration mit anderen Software-Produkten erhöht die Effizienz, da viele typische Schritte einer manuellen Übertragung entfallen.

  • Schnelle direkte Weitergabe von Wissen: Die Benutzer:innen eines Knowledge-Base-Tools können Kolleg:innen oder andere Interessenten in Kommentaren zu Dateien leiten. Weiterhin können diese durch Markierungen in Social-Media-Verknüpfungen und das Erstellen von Links, direkt auf Dokumente aufmerksam gemacht werden, die für sie wahrscheinlich wichtig sind.

  • Optimierung des Kundenservice: Ein Wissensmanagementsystem ist ein sehr einfaches, aber effektives Kundendienst-Tool zum Nachschlagen von häufig gestellten Fragen oder Anleitungen auf der Website eines Unternehmens. Diese Support-Methode ist vergleichsweise kostengünstig. Zudem wird sie tatsächlich immer mehr angenommen, da Interessierte heute in vielen Fällen sehr selbstständig bei Recherchen agieren und gar nicht unbedingt Kontakt zum Support wünschen. Das selbstständige und schnelle Finden aller benötigter Informationen, wirft ebenfalls ein überaus positives Licht auf den Service des Unternehmens und die Praktikabilität des jeweiligen Produkts oder Prozesses.

  • Aufgabenmanagement: Wissensmanagement-Tools helfen den Benutzer:innen dabei, herauszufinden, wie sie spezifische Ziele erreichen können - und einige bieten dazu sogar noch spezielle Aufgabenmanagement-Funktionen. Obwohl Aufgabenverwaltungslösungen eine eigene Software-Kategorie darstellen, handelt es sich bei spezifischen Funktionen auch um Elemente, die in mehreren anderen Softwaretypen enthalten sind. Wissensmanagement-Tools verfügen durchaus über Features, die es ermöglichen, Transparenz in die Projekt- oder Aufgabenabwicklung zu bringen. Beispielsweise können Projektteilnehmer:innen mithilfe von Markierungsfunktionen in Dokumenten einzelne Inhalte an diejenigen weiterleiten, die diese für bestimmte Projektaufgaben benötigen. Weiterhin ist es natürlich möglich, innerhalb von Wissensdatenbanken bestimmte - sich vielleicht wiederholende – Projekt-To-do-Abfolgen festzuhalten, an die sich betreffende Personen halten sollen/müssen.

Hat eine Wissensmanagement-Software überhaupt Nachteile? Die kurze Antwort lautet: Wenn sie richtig ausgewählt und zweckdienlich eingesetzt wird, dann nicht. Es gilt jedoch einige durchaus herausfordernde und vielleicht problematische Aspekte im Zusammenhang mit der Nutzung eines solchen Systems zu beachten.

  • Anwenderschulung: Wenn eine Wissensdatenbank-Software im Einsatz ist, müssen Mitarbeiter:innen im Umgang mit dieser geschult werden. Das ist immer mit gewissen Aufwänden verbunden. Es gilt ein spezielles Schulungsprogramm rund um die Wissensdatenbank-Software zu entwickeln und abzuhalten. Nicht zuletzt kostet es Zeit, zunächst Verantwortliche zu schulen, damit diese dann weitere Mitarbeiter:innen in der Nutzung der Software schulen können.

  • Verwaltungsaufwand: Wissensdatenbanken entfalten nur dann ihr volles Potenzial, wenn sie immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dafür wiederum sollten sich (im Idealfall) mehrere Personen der jeweiligenFachbereiche, darum kümmern Informationen hinzuzufügen und generell langfristig zu verwalten. Eine Knowledge-Base als Haupt-Admin zu beaufsichtigen, kann - je nach Umfang – schnell ein Vollzeitjob sein. Die Person, die für den Erfolg der Wissensdatenbank verantwortlich ist, stellt sicher, dass die Anleitungen korrekt sind, prüft das Feedback der Endbenutzer:innen, analysiert Nutzungsberichte und organisiert neue oder bestehende Inhalte aus unterschiedlichen Abteilungen. Je nach Größe des Unternehmens und Nutzeraufkommen der Wissensdatenbank kann es sich sogar lohnen, spezielle Autoren für den Content einzustellen.

Wissensmanagement-Software-Vergleich: Worauf sollte man bei der Wahl der besten Knowledge-Management-Software achten?

Wissensmanagement-Tools können je nach Verwendungszweck sehr unterschiedlich aussehen. Diejenigen, die für den internen Gebrauch bestimmt sind, bieten einen anderen Funktionsumfang als diejenigen, deren Inhalte von Kund:innen oder externen Partner:innen benutzt werden.

Demzufolge sollten Interessierte im Zuge eines Knowledge-Management-Software-Vergleichs zunächst festlegen, welche Art von Wissensbasis sie erstellen möchten: Eine interne Wissensdatenbank aufbauen, eine externe Wissensdatenbank erstellen oder vielleicht beides?

  • Interne Wissensdatenbank: Am häufigsten wird ein Wissensmanagementsystem für interne Informationen und Verfahren verwendet. Interne Wissensdatenbanken erfordern normalerweise eine Anmeldung über eine Unternehmens-E-Mail und ein Passwort, welche eine Zugriffsberechtigung auf das System verifizieren. Unternehmen nutzen entsprechende Wissensmanagement-Tools, um sich wiederholende Aufgaben, Geschäftspraktiken und andere wichtige Betriebsinformationen zu archivieren und bereitzustellen.

  • Externe Wissensdatenbank: Externe Datenbanken bzw. betreffende Wissensmanagementsysteme werden häufig auf der Website eines Unternehmens oder auf einer separaten Internetpräsenz gehostet, die ausschließlich der Wissensdatenbank gewidmet ist. Im Gegensatz zu internen Knowledge-Bases ist hier in der Regel keine Anmeldung erforderlich. Einige Wissensdatenbanken werden ausschließlich vom Unternehmen selbst gepflegt, andere ermöglichen es den Benutzer:innen, selbst Tipps zu veröffentlichen oder Fragen anderer User zu beantworten. So entsteht eine Wissensdatenbank, zu der der Durchschnittskäufer beitragen kann, was mehrere Chancen bringt.

  • Hybride Wissensdatenbank: Während die meisten Wissensmanagement-Tools entweder den internen oder den externen Einsatz fokussieren, decken einige Produkte beide Bereiche ab. Diese Programme bieten demzufolge typische Funktionen für die interne Verwendung und für die externe Nutzung. Auf diese Weise kann eine zusammenhängende Wissensdatenbank geschaffen werden. Egal, ob mit fließenden Übergängen oder klar getrennt – mit einem hybriden Tool für Wissensmanagement können Anwender:innen sowohl interne als auch externe Informationen sehr effizient in einer einzigen Plattform hosten.

Steht fest, welche Art Wissensdatenbank-Software grundsätzlich benötigt wird, gilt es zu erfassen, was diese leisten bzw. welche Anforderungen sie bedienen können muss. In diesem Zusammenhang sollten sich potenzielle Käufer:innen folgende Schlüsselfragen stellen, die helfen, ihre Optionen einzugrenzen:

  • Benötigen wir nur eine einzelne Wissensdatenbank oder sind mehrere getrennte Datenbanken gefordert bzw. wie kann das angepeilte Tool mit mehreren Wissensdatenbanken umgehen?

  • Wie viele Personen werden die Inhalte verfassen oder aktualisieren und benötigen demgemäß einen Zugang zum Programm für die Wissensdatenbanken?

  • Kann die Wissensdatenbank-Software Inhalte direkt anzeigen oder muss sie mit einer Medium-Plattform verbunden werden (Wissensdatenbank-Plugin, Wissensdatenbank-Integration)?

  • Kann das Design der Wissensdatenbank-Seiten individuell angepasst werden und welche Fähigkeiten benötigen Nutzer:innen dafür?

  • Ist die Software einfach (ohne externe Hilfe von Fachkräften) zu bedienen und bietet sie auch für die typischen Endnutzer:innen der Wissendatenbank optimale Voraussetzungen für eine einfache Anwendung?

  • Sind Analytics gefragt und welche Art von Berichten soll die Wissensdatenbank-Software bereitstellen?

Sind diese Fragen geklärt, ist man im Wissensmanagement-Tools-Vergleich schon einen großen Schritt weiter. Schließlich sollte natürlich noch ein genauer Blick auf die wirklich benötigten Funktionen geworfen werden. Folgende Features sind dabei immer zu berücksichtigen.

  • Foren: Fragen und Antworten: Wissensmanagement-Software bietet häufig Foren, in denen Mitarbeiter:innen verschiedener Ebenen Fachwissen und Prozessinformationen austauschen können.

  • Suchfunktion: Ein gutes Wissensmanagement-Tool enthält eine Suchleiste und/oder Kategorien, Tags sowie andere Hilfsmittel, welche die Benutzer:innen dabei unterstützen, den richtigen Inhalt zu finden.

  • Öffentlicher und privater Austausch: Eine Knowledge-Base kann die Möglichkeit bieten, eine Konversation zwischen bestimmten Teilnehmer:innen privat durchzuführen oder für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

  • Dateiansicht: Gute Knowledge-Tools speichern unterschiedliche Dateitypen (weitgehend automatisiert) und bereiten sie zur Ansicht vor.

  • Tagging und Links: Eine Wissensmanagement-Software ermöglicht es Nutzer:innen, sich gegenseitig in Informationen bzw. Kommentaren zu markieren oder zu verlinken. Dies erleichtert die Suche und das Auffinden von jeweils wichtigen Referenzen.

  • Upload: Nutzer:innen können in Wissensmanagement-Tools einfach Office-Dokumente, Fotos und verschiedene andere Dateitypen von ihren persönlichen Geräten hochladen.

  • Kommentare: Knowledge-Tools ermöglichen es den Nutzer:innen, Notizen oder Kommentare zu verschiedenen Dateitypen zu hinterlassen, um später darauf verweisen zu können.

  • Externer Wissen-Upload: Manchmal können auch externe Personen Inhalte zu einer Wissensdatenbank hinzufügen

Was kosten Wissensmanagement-Tools?

Eine Wissensdatenbank-Software kann zwischen rund 5 € und ca. 400 € pro Benutzer:in und Monat kosten. Zwei Faktoren beeinflussen die Kosten eines Wissensdatenbank-Tools maßgeblich: zum einen der Funktionsumfang und zum anderen das Bereitstellungsmodell - On-Premise oder SaaS.

In der Regel wird eine Wissensdatenbank-Software als Jahresabonnement erworben. Die meisten Anbieter von Wissensdatenbank-Tools geben jedoch auch die Möglichkeit, die Software pro Monat zu mieten. Dabei erweisen sich SaaSs normalerweise als kosteneffizienteste Option. Ein On-Premise-Programm kann mitunter einmalig für einen größeren Betrag erworben werden. Ist eine solche Lösung dann noch eine Wissensdatenbank-Software mit Open-Source-Lizenz, bedeutet dies für Unternehmen die größte Flexibilität. Sie können hier den Code nach Belieben anpassen.

Eine Wissensdatenbank-Software kann durchaus auch kostenlos genutzt werden, doch haben diese Wissensdatenbank-Freewares dann in der Regel nur sehr begrenzte Funktionsumfänge. Sie sind kaum brauchbare Option für große, mittlere oder sogar kleine Unternehmen.