Confluence

Confluence ist meiner Meinung nach wirklich einfach zu erlernen und zu bedienen. Die Baumstruktur der Seiten und Seitenbereiche ist logisch aufgebaut. Das Erstellen von Seitenbereichen und einzelnen Pages im Editor ist intuitiv. Super ist auch, dass man seine erstellten Seiten vertaggen und so Inhaltsverzeichnisse bauen kann, über welche die einzelnen Seiten leicht auffindbar sind. Die Suche funktioniert auch gut, könnte aber noch weiter optimiert werden.

Leider ist die Roadmap Funktion umständlich zu bedienen und eigentlich sich eher nicht, wenn man komplexe Roadmaps langfristig nutzen und pflegen möchte.. Auch das Verschieben von Seitenbereichen bzw. einzelnen Seiten ist nicht sehr intuitiv. Das könnte man einfacher lösen. Das copy pasten von Bildern funktioniert teilweise nicht und ist fehlerhaft. Das ist besonders nervig, wenn man aus Emails oder PPT Bilder/Screens in Confluence dokumentieren möchte.

Wir dokumentieren und sammeln mit Confluence UX Research und Testergebnisse. In einigen Product und Entwicklungsteams wird Confluence auch als "Anforderungs-Tool" als eine Art JIRA Ersatz genutzt. Dort werden dann Requirements als Page festgehalten, in den Kommentaren diskutiert oder JIRA Tickets verlinkt. Die Vorteile liegen wie bereits erwähnt in der einfachen Erlernung und in der guten Verknüpfung mit JIRA (Tickets können einfach verlinkt und integriert werden)

Dokumente setzt man in Confluence sehr ähnlich wie in Word, aber der Funktionsumfang ist wesentlich kompakter und zielgerichteter. Gleichzeitig ist es nicht zu wenig, sodass man ein Thema gut auf der Seite strukturiert bekommt. Ich benutze häufig eine Kombination aus Text und Tabellen mit unterschiedlichen Farben, um Konzeptstände abzubilden. Die Integration zwischen Confluence und Jira hilft auch ungemein in der täglichen Arbeit z.B. um auf Hintergrundwissen zu einer Story zu referenzieren. Oder auf die Schnelle eine Übersicht eines bestimmten Themas zu konstruieren, das man dann abarbeitet (damit meine ich, wenn der Prozess in Jira mit dem Backlog nicht ausreicht). Auch kollaboratives Arbeiten und Teilen der Dokumente empfinde ich persönlich wesentlich einfacher und entspannter, als z.B. Microsoft-Lösungen wie Sharepoint.

An einigen Stellen wünsche ich mir etwas mehr "Convenience" in der Benutzung. Zum Beispiel kann man in Jira einfach "XYZ-123" schreiben, und Jira versteht das direkt als Link zu anderen Issues. Bei Confluence muss ich dazu erstmal ein "Tool" über "/jira" aktivieren und wenn man nicht eine Issue-Tabelle nutzt, sondern die Issues einzeln referenziert, wird das auf die Dauer recht stupide/zeitaufwändig (und fehlende Tastendruck-Reaktionen machen die Nutzung des Tools umständlich). Auch, dass andere, während man scheibt, das Geschriebene releasen können ist etwas unglücklich gelöst, lässt sich aber durch einfache Absprachen untereinander verhindern. Alles in allem finde ich Confluence wesentlich eingängiger und unkomplizierter in der Benutzung, als z.B. Sharepoint/Office365, das einen ähnlichen Scope hat.

Austausch zwischen Projektbeteiligten. Confluence spielt vor allem dann seine Stärke aus, wenn man sonst auf getrennten Systemen unterwegs ist. Ich arbeite in einer Agentur, sodass unsere Kunden häufig ihre eigenen Systeme haben. Bevor man sich nun abspricht, wer wo wann wie warum Zugriff hat: Einfach ein Confluence/Jira für alle Projektbeteiligten aufsetzen, einladen, fertig. Und ganz klar ist die Integration zwischen Jira und Confluence ein absoluter Plus-Punkt. Stories, die hier erwähnt werden tauchen automatisch in Jira auf, man kann sich für den aktuellen Projektfall exakte "Übersichten" zusammenbauen, wie sie einfach nur mit Jira-Filtern/-Dashboards nicht ausreichend wären etc.

Am hilfreichsten habe ich bei Confluence die Rollenzuweisung sowie die Erstellung von verschiedenen Rollen empfunden, mit welchen man die verschiedenen Beiträge schnell und unkompliziert verbinden kann. So ist immer gewährleistet, dass man die wichtigsten Informationen auf einer Seite zur Verfügung gestellt bekommt. Darüber hinaus finde ich es ebenfalls sehr wichtig und hilfreich, die gesamte Liste der jeweiligen Kategorie an der linken Bildschirmseite zu sehen und aufklappen zu können, sodass ich schnell und ohne große Suchaktion zu den wichtigen Artikeln komme, die ich benötige. Außerdem als hilfreich empfinde ich die Möglichkeit, Confluence mit anderen Programmen wie z.B. JIRA zu verbinden und einzubinden, um mgl. problemfrei eine direkte Informationsweitergabe zu gewähren.

Was mir nicht gefällt ist die rechte Seitenleiste und die dortigen Symbole, da sie farblich nicht gut herausstechen und somit auch einfach mal untergehen können - trotz ihrer doch recht eindeutigen Position. Darüber hinaus bin ich der Meinung, dass ein Klick auf das Profilbild deutlich zu viele Auswahlmöglichkeiten zu weiteren Website-Punkten bietet, welche man eventuell ein wenig mehr aufteilen sollte, sodass man nicht direkt bombardiert wird. Ebenfalls als nicht hilfreich empfinde ich die nicht übersichtlich gestaltete Hilfewebsite zu Confluence, die zwar nicht in direkter Verbindung mit dem 'Wiki-Dienst' steht, trotz alledem ein wichtiger Bestandteil einer solchen Software ist.

Confluence bietet mir die Möglichkeit, zu fast jedem Zeitpunkt einen schnellen Zugriff auf wichtige betriebliche Informationen und Abläufe zu erhalten, um mein Wissen aufzufrischen & neues mitzunehmen. Es ist außerdem hilfreich, um sich in neue Gebiete einzuarbeiten oder mich über bereits abgeschlossene Themen nachträglich zu informieren, um dahingehend auf den neuesten Stand zu kommen. Ansonsten nutze ich Confluence als Nachschlagewerk für alles firmeninterne, was theoretische Relevanz hat.

Das Tool ist vielfältig einsetzbar, man kann es als Wiki oder als Dokumentationstool verwenden. Genau so besteht die Möglichkeit Besprechungsprotokoll anzulegen oder sonstige Informationsseiten zu erstellen. Darüber hinaus besteht durch das Rechte und Rollen Konzept die Möglichkeit Sichtbarkeit und Bearbeitung je nach Belieben, für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen zu definieren.

Um mit dem Tool richtig um zugehen, benötigt es eine gewisse Zeit, da es aufgrund des Funktionsumfangs sehr komplex ist. Gerade, wenn man z.B. über das "normale Seiten erstellen" hinauskommen möchte braucht es doch einige Einarbeitungszeit, bis man alle Tricks und Kniffe raus hat, die man dafür benötigt. Die Anbindung von Plugins ist zum Teil sehr kompliziert und sollte daher lieber von Experten übernommen werden.

Wir benutzen Confluence u.a. zum Know-how-Transfer in dem wir z.B. unsere Prozesse dort beschreiben, um sie für alle Kollegen einsehbar zu machen. Das hat den Vorteil, dass alle wichtigen Informationen an einer zentralen Stelle gebündelt werden. Ebenso protokollieren wir dort unsere Meetings aus demselben Grund.

Confluence ist letztendlich das, was man daraus macht. Ob Wiki-Ersatz, Knowledge Management System, Invetarisierungssystem, Ideensammlung und Brainstormingtool. Egal, welches System genau man braucht, man kann es mit Confluence irgendwie aufbauen. Betonung dabei auf "irgendwie". Das System ist ein Tausendsassa, der alles kann, manches aber nur umständlich und nicht so ausgefeilt wie spezielle Konkurrenztools (mehr dazu aber unten). Die Usability für den Endnutzer ist sehr gut. An Übersichtlichkeit, Menü- und Benutzerführung ist nichts auszusetzen. Auch der Texteditor ist für den Laien sehr gut nutzbar und es ist einfach, layouttechnisch ansprechende Beiträge zu verfassen. Viele Addons verfügbar, die die sowieso schon große Funktionalität noch erweitern können. Preislich auch für kleinere Teams interessant.

Durch die Vielfältigkeit in der Nutzung ergibt sich die Notwendigkeit das die Admins des Systems sich sehr genau mit den ganzen Möglichkeiten befassen. Sonst entsteht schnell Verwirrung und die Funktionen von Confluence werden nicht ihrer eigentlichen Bestimmung gemäß verwendet. Backend-Management (Account, Users, Teams, etc.) ist umständlich. Es gibt dazu drei verschiedene Admin-Bereiche, zwischen denen hin und her gewechselt werden muss. Man sollte schon ein gewisses Grundverständnis von Cloudtools mitbringen, um Confluence erfolgreich im Unternehmen zu implementieren und zu administrieren.

Wir nutzen Confluence als Knowledge-Management-System. Die Aufteilung in "Spaces" erlaubt uns das unternehmensinterne Wissen so zu gruppieren und zu strukturieren, dass es am richtigen Ort für die richtigen Leute zugänglich ist. Etwas weiterführend nutzen wir Confluence aber auch zur Inventarisierung und zur Organisation unserer IT-Ausstattung sowie zum Dokumentenmanagement von SOPs, etc. Dazu sind allerdings (kostenlose) Addons nötig, die Review- und Freigabeprozesse für Dokumente ermöglichen.

Die Einfachheit der Bedienbarkeit und die schnelle Lernkurve für neue User ist mit Sicherheit die Stärke von Confluence. Wissenstransfer und Dokumentation basierend auf einfachen Berechtigungskonzepten erlaubt eine bessere und zeitgemäßere Zusammenarbeit auch in großen Unternehmen. Die Integration in die Atlassian Welt sowie die Verfügbarkeit von zahlreichen Makros (Tools oder Dritttools) lassen den Spielraum für die Anwendung sehr offen.

Medienspeicher und Datenverwaltung ist nicht ausgereift, bzw. das Tool dazu nicht konzipiert. Auch die Seitenverwaltung und Sprachverwaltung hat noch einige Hürden zu nehmen. Die Gefahr Inhalte mehrfach abzulegen bzw. den Überblick zu verlieren besteht, wenn kein klares Konzept in Bereichen geschaffen wird.

Wissensmanagement, Informationsaustausch, Collaboration, Information in Form vom Social Intranet sowie Projektmanagement / Taskmanagement für Daily Business oder kleinere Projekte. Vorteil ist wie erwähnt in der Einfachheit der Bedienung.

In Confluence kann man Seiten in Bereiche strukturieren, die mit individuellen Berechtigungseinstellungen ausgestattet werden können. Der neue Editor ist sehr intuitiv und bietet alle wesentlichen Funktionen, um Informationen sinnvoll darzustellen ohne, dass man sich zu stark mit der Formatierung auseinanderzusetzen. Der Atlassian Marketplace bietet auch sehr viele zahlreiche Apps, die den Funktionsumfang von Confluence erweitern und es so erlauben sehr individuelle Anwendungsfälle abzubilden.

Die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen gibt es zwar, jedoch fehlen Formularfunktionen beim Erstellen von Seiten, um Informationen strukturiert erfassen zu können.

Confluence ist stark bei der Dokumentation von Wissen und Prozessen. Angelegte Seiten lassen sich schnell und einfach mit dem Team teilen. Durch die Wiki-Funktionen sind Änderungen jederzeit nachvollziehbar und können rückgängig gemacht werden.

Intuitives Knowledge Management dass sich perfekt mit Jira Integriert. Es ist so leicht einfach loszulegen und gut organisierte und ansprechende Spaces zu erstellen. Egal ob Dokumentation, Knowledgebase, Team Webseite - für alles findet sich eine passende Struktur und lässt sich perfekt mit Jira verknüpfen. Die mitgelieferten Templates sind ein guter Anfang aber neue lassen sich schnell erstellen und besonders künstlerisch begabte können sich einbringen. Wie bei allen Atlassian Tools liefer der Marketplace ein riesen Repertoire an Plugins für alle Wünsche.

Man merkt dass Confluence in einem anderen Tempo entwickelt wird als andere Atlassian Produkte. Es gibt besonders in der Administration einige Stellen an denen das UI/UX sehr alt wirkt weil es wahrscheinlich ewig nicht angepasst wurde. Gerade die Rechteverwaltung ist nicht auf dem Level wie man es von Atlassian kennt. Wie bei anderen Atlassian Produkten kann man schnell abhängig werden von 3rd Party Plugins und man sollte die Kosten und Sicherheitsaspekte dieser genau im Auge behalten.

Confluence ist unsere zentrale Dokumentationsplattform für alle Projekte in Jira und bildet alle Knowledgebases ab - vom Mitarbeiter Handbuch bis zur externen Knowledgebase mit Service Desk Anbindung.

Die ganzen Funktionen innerhalb der Seiten: Verlinkungen & Anker (intern wie extern), Seiten lassen sich super einfach erstellen, egal wo man ist und über wenige Klicks können diese Seiten dann in die bestehende Seitenhierachie geschoben werden. Hier wird Drag'n'Drop wirklich toll angewendet. Es ist super einfach zu nutzen und die Bedienung ist total intuitiv. Darüber hinaus gibt es im Netz unendlich viele Guides und Anleitung für die Nutzung und kleine Tricks - das ist großartig.

Es ist ein Cloud-Tool. Als Enterprise-User ist es blöd wenn Confluence nicht erreichbar. Es gibt wohl eine lokale Version, die so lala funktioniert, aber in Unternehmen ist auch das Installieren einer neuen Software erstmal eine Herausforderung. Darüber hinaus scheint die Rechtevergabe nicht sehr transparent zu sein (für mich als normaler User). Möglicherweise sieht das von Adminsicht anders als, aber für uns als Nutzer nervt es manchmal einfach nur, dass wir nicht einfach Kollegen berechtigen können. Auch fehlt mir noch eine "einfache" Möglichkeit Wikis, oder Seiten an externe User zu teilen (bspw. eine Anleitung zu einem Tool)

Wir dokumentieren Meeting Minutes mit den Kunden, schreiben Onboardings und Anleitungen für die Kollegen. Durch die technische Struktur können wir so super einfach ergänzen, löschen, anpassen. Die Teamorganisation ist dadurch einfach nur ein Traum

Confluence macht es mir sehr leicht, Projektreviews oder interne Informationen per One-Click mit meiner gesamten Organisation zu teilen und spart so einen Haufen an Zeit ein. Wir nutzen die Software nicht nur beim Onboarding neuer Mitarbeiter (um bspw. Zielgruppenwissen oder auch unser eigenes Playbook zu vermitteln), sondern auch um stetig weiter daran zu bauen, das komplette Fachwissen unserer Abteilung zu bündeln. Dadurch hat man bspw. in der Projektvor- oder Nachbereitung eine viel größere Freiheit als davor, weil man sich nicht mehr umständlich alles aus den verschiedensten Systemen ziehen muss.

Die Implementierung von Daten/Seiten/Wikis aus anderen Systemen (wie Wordpress) funktioniert so gut wie gar nicht. Wer ein Word-Dokument inhaltlich in Confluence kopiert, geht den einfachsten Weg. Zudem ist es umständlich und etwas zeitaufwendig, bei jedem neuen Projekt/ jedem angelegten Unterkapitel erstmal die Beitrags- bzw. Änderungsbenachrichtigungen auszuschalten.

Da ich in vielen Projekten arbeite, die sich mit neuen Märkten oder grundsätzlich neuen Informationen beschäftigen, lege ich pro Thema eine neue Page oder einen neuen Eintrag an und versende diesen am Ende an meine Kollegen. Wenn jemand etwas ändern (und ggf. an einem Eintrag sogar etwas verschlimmbessern) sollte, kann ich diesen Eintrag direkt wieder rückgängig machen - und das ohne großen Zeitaufwand, was mir natürlich wieder im PM in die Karten spielt. Confluence bündelt das, was vorher in verschiedensten Systemen vielleicht an Wissen vorhanden, aber nur schwer findbar war. Außerdem kann jeder mit Confluence arbeiten, der schon einmal mit Word gearbeitet hat.

Was mir an Confluence am besten gefällt, ist die nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit. Es ermöglicht mir und meinem Team, Inhalte einfach zu erstellen und zu bearbeiten. Die Möglichkeit, Arbeitsbereiche individuell anzupassen, erleichtert unsere Arbeitsweise. Darüber hinaus ist die Versionierung und die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen, äußerst hilfreich. Confluence ist für uns ein unverzichtbares Werkzeug, das unsere Teamarbeit und das Wissensmanagement deutlich verbessert.

Obwohl Confluence zweifellos viele Vorzüge bietet, sind mir auch einige Aspekte aufgefallen, die weniger positiv sind. Eines davon ist die Kostenstruktur, die für kleine Unternehmen oder Teams mit beschränkten Budgets eine Belastung darstellen kann. Zudem empfinde ich die anfängliche Lernkurve als herausfordernd, da die breite Palette von Funktionen Zeit und Geduld erfordert, um sie vollständig zu beherrschen. Manchmal neigen wir dazu, mehr Funktionen zu verwenden, als wirklich erforderlich, was zu unnötiger Komplexität führt und die Effizienz beeinträchtigen kann. Dennoch überwiegen die Vorteile von Confluence für uns, und mit der Zeit haben wir gelernt, die Nachteile zu minimieren.

Mit Confluence lassen sich verschiedene Probleme effektiv angehen. Zum einen fördert es die Zusammenarbeit in Teams, unabhängig von deren Standort, und löst damit das Problem der mangelnden Zusammenarbeit. Die Echtzeit-Kollaboration ermöglicht es den Teammitgliedern, Dokumente und Projekte effizient zu bearbeiten. Zudem dient Confluence als Wissensmanagement-Tool, das Informationen zentral speichert und organisiert, was das Problem der verstreuten Informationen effektiv löst. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und verhindert deren Verlust.Ein weiterer Vorteil der Nutzung von Confluence besteht in der Verbesserung der Transparenz. Das Tool ermöglicht die einfache Verfolgung von Änderungen und zeigt den Arbeitsfortschritt in Projekträumen an, was die Transparenz im Team erhöht. Durch die Anpassbarkeit von Confluence kann die Dokumentationsstruktur individuell gestaltet werden, wodurch eine bessere Übersichtlichkeit und Effizienz gewährleistet sind.

Insgesamt ist Confluence ein äußerst anfängerfreundliches Tool für das kollaborative Arbeiten und Wissensmanagement. Mit seinen benutzerfreundlichen Funktionen, der intuitiven Benutzeroberfläche und den umfangreichen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit ist Confluence eine ausgezeichnete Wahl für Teams, die nach einer einfachen und effektiven Lösung für die Organisation von Wissen und die Zusammenarbeit suchen.

Ich würde mir wünschen, dass man noch mehr Gestaltungsmöglichkeiten hat, um eine Confluence Seite anzulegen.

Wissensbasis erstellen: Mit Confluence können Benutzer problemlos eine umfassende Wissensbasis erstellen, um Informationen, Dokumentationen und Ressourcen zu organisieren. Die Funktion "Spaces" ermöglicht es, Inhalte in verschiedenen Bereichen zu erstellen und zu verwalten, was die Organisation von Inhalten erleichtert. Anfänger können ganz einfach neue Seiten erstellen, Texte formatieren, Bilder hochladen und Links einfügen, um Inhalte zu erstellen und zu teilen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Schritt-für-Schritt-Anleitung machen es auch Benutzern ohne technische Vorkenntnisse leicht, mit Confluence zu arbeiten und eine professionelle Wissensbasis aufzubauen. Kollaboratives Arbeiten: Eine der Stärken von Confluence ist die Möglichkeit, nahtlos in Teams zusammenzuarbeiten. Mit Funktionen wie Kommentaren, Berechtigungen und Versionierung können Benutzer gemeinsam an Inhalten arbeiten, Feedback geben und Änderungen verfolgen. Anfänger können einfach Benutzer einladen, Inhalte teilen und Feedback erhalten, ohne sich Gedanken über komplexe Berechtigungen oder technische Details machen zu müssen. Die Benutzeroberfläche von Confluence ist klar strukturiert und ermöglicht es Benutzern, Änderungen an Inhalten zu sehen und den Verlauf von Änderungen zu verfolgen, was die Zusammenarbeit einfach und effektiv macht.

Die Möglichkeit, eine Datenbank zu erstellen, auf die von jedem Ort und Gerät aus zugegriffen werden kann, ist sehr nützlich für unsere Remote Teams. Man kann nicht nur Text, sondern auch Fotos, Tabellen, Links, Grafiken usw. hinzufügen und die Daten in verschiedene Spaces unterteilen.

Wenn ich von meinem iPad aus auf Confluence zugreife, bin ich mit eingeschränkten Funktionen konfrontiert. Ich kann zum Beispiel nicht die Farbe des Textes ändern oder Tabellen bearbeiten, was frustrierend ist, da ich mit meinem Teamleiter kommunizieren muss.

Remote Teamwork ist leicht gemacht. Dank Confluence haben wir alle wichtigen Daten an einem Ort gesammelt.

Confluence ist wie ein großes Nachschlagwerk in dem jedes Team ordentlich und ganz einfach Prozesse dokumentieren kann. Gerade für remote work ist es super, dass jeder Mitarbeiter Dinge einfach selber nachschauen kann ohne immer wieder nachfragen zu müssen (vorausgesetzt, alles ist umfassend und gut aufgeschrieben). Ich liebe die additional Extras die man in eine Confluence Page einfügen kann wie zum Beispiel eine Roadmap oder die Infoboxes - so macht Dokumentation Spaß und mein innerer Ordnungsmonk freut sich, wenn er auf eine Confluence Page schaut.

Ich fände es cool, wenn man in Confluence auch seinen eigenen Bereich hätte um eigene Notizen/Drafts oder so zu machen, ohne sie direkt mit dem ganzen Team zu teilen. Klar, kann man auch Dinge nicht sofort veröffentlichen, trotzdem sind diese Pages aber direkt im Teambereich und ich kann damit nicht wirklich selber individuell arbeiten. Ein gesonderter Bereich, nur für mich, wäre super

In Confluence schreiben wir alles auf, was sich wiederholt oder was wichtig ist zu Papier zu bringen, damit andere es nachschlagen können. Gerade im CRM Bereich gibt es viele Tool/Prozesse, die sich nicht wirklich ändern, aber manchmal doch schwer zu sind sich immer zu merken. Daher nutzen wir Confluence als kleiner Internet, um immer wieder Dinge nachzuschauen oder auch Erfolge/Learning zu dokumentieren.