Das perfekte Match: So wählst du deinen Implementierungspartner
Augen auf bei der Partnerwahl für dein neues Software-Projekt
- Was ist ein Implementierungspartner?
- Wann brauche ich überhaupt Partner?
- Die wichtigsten Auswahlkriterien
- Implementation Partner finden in 5 Schritten
- Häufige Fehler vermeiden: Darauf musst du achten
- Tools für eine effiziente Partnerschaft
- Fazit: Partnerschaft auf Augenhöhe als Erfolgsfaktor
Kennst du das Gefühl? Du stehst vor einem großen Software-Projekt, vielleicht die Einführung eines neuen ERP-Systems oder einer modernen PIM-Software. Schnell wird klar: Du weißt, dass du das nicht allein stemmen kannst. Du brauchst einen Implementierungspartner.
Aber die Auswahl ist oft wie eine Dating Show: Viele Bewerber*innen, alle versprechen das Blaue vom Himmel, aber nur eine*r passt wirklich zu deiner Unternehmenskultur, deinen Zielen und deinen Herausforderungen. Dieser Guide zeigt dir, wie du dein perfektes Match findest.
- Ein Partner implementiert Software und passt sie an Prozesse an.
- Er kompensiert fehlendes internes Wissen, Ressourcen und Zeit.
- Achte auf Branchenexpertise, Referenzen und Projektmanagement-Methoden.
- Die Zusammenarbeit erfordert interne Ressourcen und stetige Kommunikation.
Was ist ein Implementierungspartner?
Bevor wir ins Detail gehen, klären wir die wichtigste Frage: Wer oder was ist ein Implementierungspartner überhaupt? Hierbei handelt es sich um einen externen Dienstleister – meist ein spezialisierter IT-Dienstleister oder eine Unternehmensberatung.
Dein Implementierungspartner ist vor, während und nach der Einführung oder Anpassung einer neuen Software deine wichtigste Anlaufstelle für:
- Konfiguration und Anpassung: Deine neue Software passt exakt zu deinen individuellen Geschäftsprozessen.
- Datenmigration: Der komplizierte Umzug deiner Altdaten in das neue System läuft einwandfrei.
- Wissenstransfer und Schulung: Dein internes Team ist geschult, sodass es die neue Lösung selbstständig und effizient nutzen kann.
- Projektmanagement: Der gesamte Prozess wird gesteuert, der Partner hält Termine und Budgets im Auge und beantwortet technische Rückfragen.
- Kontinuierliche Verbesserungen: Das System wird effektiv genutzt und steigert so langfristig den Geschäftswert.
Wann brauche ich überhaupt Partner?
Implementation Partner solltest du immer dann ins Boot holen, wenn du bei mindestens einem dieser drei Punkte ein Bottleneck hast.
Ein Implementierungspartner entlastet dich bei zu wenig Fachwissen, Ressourcen und Zeit.
Mangel an Fachwissen
Dein Team ist versiert in eurem Kerngeschäft, aber nicht in der speziellen Implementierung der passenden Tools. Du brauchst jemanden, der die Tücken des neuen Systems kennt, Best Practices mitbringt und die Fehler, die andere schon gemacht haben, vermeidet.
Mangel an Ressourcen
Deine Mitarbeitenden sind bereits ausgelastet. Eine große Implementierung parallel zum Tagesgeschäft ist oft eine Überforderung. Ein externer Dienstleister bringt die nötigen zusätzlichen Hände mit.
Ein weiterer Pluspunkt: Eine Partnerschaft ermöglicht auch eine schnellere Skalierung, sei es während der Implementierung oder später im Kundensupport.
Mangel an Zeit und Tempo
Externe Dienstleister haben standardisierte Prozesse, eingespielte Teams und können das Projekt oft in einem Bruchteil der Zeit umsetzen, die du intern benötigen würdest.
Die wichtigsten Auswahlkriterien
Den richtigen Implementierungspartner zu finden, heißt, nicht nur auf den Preis zu schauen. Mit dieser Tabelle hast du wichtige Erfolgskriterien auf einen Blick und kannst sie als Checkliste nutzen.
Fachliche Tiefe
Hauptkriterium | Fokusbereiche | Warum ist das wichtig? |
|---|---|---|
Branchenexpertise | Kenntnis typischer Prozesse und regulatorischer Anforderungen deiner Nische. | Ohne Branchenkenntnis muss dein Partner die Grundlagen erst lernen. Das kostet Zeit und kann zu Fehlentscheidungen bei der Prozessabbildung führen. |
Technologie-Know-how | Aktuelle Zertifizierungen (z. B. SAP Gold, HubSpot Elite) und Spezialisierungen auf bestimmte Module oder Schnittstellen. | Fehlende Zertifizierung deutet auf mangelndes Fachwissen hin. Bei einer komplexen Implementierung können Tücken des Systems übersehen werden. |
Projekterfahrung und Referenzen
Hauptkriterium | Fokusbereiche | Warum ist das wichtig? |
|---|---|---|
Die „gleichen“ Projekte | Nachweisbare Referenzen mit ähnlicher Unternehmensgröße, Komplexität und Branche. | Erfahrungen müssen zur Tragweite passen. Ein Partner, der nur kleine Projekte stemmt, ist mit einem Großprojekt möglicherweise überfordert oder umgekehrt. |
Kundenstimmen prüfen | Referenzkund*innen (nicht nur Fallstudien) anfordern und nach Verhalten in Krisensituationen fragen. | Nur direkte Gespräche zeigen die wahre Zuverlässigkeit und die Kommunikationsqualität im Ernstfall. |
Menschliches und Methodisches
Hauptkriterium | Fokusbereiche | Warum ist das wichtig? |
|---|---|---|
Projektmanagement | Passung der Vorgehensweise (z. B. agil wie Scrum oder Kanban) zur internen Arbeitsweise. | Unterschiedliche Methoden führen zu Reibungsverlusten, Verzögerungen und Frustration. Die gemeinsame Basis muss klar sein. |
Change Management | Klares Konzept für Schulung, Kommunikation und Akzeptanzförderung im Team. | Ohne Change Management wird die beste Lösung nicht genutzt oder sogar sabotiert. |
Implementation Partner finden in 5 Schritten
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich durch den Auswahlprozess – von der ersten Anforderung bis zum finalen Kick-off.
Schritt 1: Anforderungen definieren
Definiere genau, was du dir von einer Zusammenarbeit erhoffst. Das muss nicht immer ein Pflichtenheft sein, aber eine klare Definition der Geschäftsanforderungen und „Must-have”-Funktionen ist essenziell. Definiere die Ziele, nicht nur die Funktionen.
Schritt 2: Longlist erstellen und qualifizieren
Sammle Empfehlungen, suche online nach Dienstleistern in deiner Nische und schau in Partnerverzeichnissen der Software-Hersteller. Erstelle eine Longlist und nutze die oben vorgestellten Kriterien, um die Liste auf maximal drei bis vier Kandidat*innen zu kürzen.
Schritt 3: Angebote vergleichen
Vergleiche nicht nur den Gesamtpreis. Schau genau hin, welche Leistungen im Preis enthalten sind (z. B. Datenmigration, Schulungen). Kläre die Struktur der Kosten (z. B. Pauschalpreis oder Aufwandsschätzung) und wie realistisch die Zeitplanung ist.
Schritt 4: Das Kennenlernen
Bestehe auf ein Kennenlernen des konkreten Projektteams. Du arbeitest nicht mit der*dem Vertriebsleiter*in, sondern mit den Consultants und Entwickler*innen. Teste die Kommunikationsfähigkeit und die „Chemie”.
Schritt 5: Vertrag und Kick-off
Sorge für eine klare Definition von Meilensteinen, Abnahmekriterien und Eskalationsprozessen. Beim Kick-off geht es darum, alle internen und externen Beteiligten auf denselben Stand zu bringen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Das ist der Startschuss für eine funktionierende Partnerschaft.
Lesetipp: Bereit für den Umzug? So meisterst du die ERP-Datenmigration mit Sage 100.
Häufige Fehler vermeiden: Darauf musst du achten
Die günstigste Partnerschaft kann am Ende die teuerste sein, wenn die Implementierung in den Sand gesetzt oder die Qualität der Code-Basis schlecht ist. Wähle Wertigkeit vor Preis.
Viele Unternehmen denken fälschlicherweise, der Implementation Partner macht „alles“. Doch du brauchst interne Schlüsselpersonen, wie Projektleiter*innen, Key-User und Zeit für Tests und Entscheidungen.
Halte regelmäßige, kurze Meetings ab. Fehlende Kommunikation ist der schnellste Weg, ein Projekt scheitern zu lassen. Dein Implementierungspartner muss wissen, warum ihr etwas ändert, und du musst wissen, wie der Fortschritt ist.
Empfehlenswerte ERP-Systeme
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte ERP-Systeme. Wir stellen über 300 Lösungen vor, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen, Start-ups sowie Großkonzernen zugeschnitten sind. Diese ERP-Systeme bieten umfassende Unterstützung in allen Unternehmensprozessen. Nutze diese Gelegenheit, die verschiedenen ERP-Lösungen zu vergleichen und dabei auf authentische und verifizierte Nutzerbewertungen zurückzugreifen:
Tools für eine effiziente Partnerschaft
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit lebt von Kommunikation und Transparenz. Hier kommen digitale Helfer ins Spiel.
Kategorie | Zweck | Beispiele |
|---|---|---|
Projektmanagement | Ein gemeinsames Projektmanagement-Tool ist Pflicht. Es schafft eine zentrale, transparente Informationsquelle für alle Beteiligten. | |
Kollaboration | Kollaborationstools dienen als zentrale Wissensbasis für die Projektdokumentation. Dein Dienstleister kann hier sein Wissen ablegen und dein Team kann die neuen Prozesse erlernen. Für die tägliche Kommunikation sind Team-Collaboration-Tools in der Regel vorausgesetzt. | |
IT-Implementierung | Große Software-Hersteller nutzen oft Partner-Relationship-Management-Software (PRM). Diese Tools sind für dich als Kund*in weniger relevant, zeigen aber, dass der Implementation Partner das eigene Partner-Ökosystem professionell verwaltet. |
Fazit: Partnerschaft auf Augenhöhe als Erfolgsfaktor
Sieh deinen Implementierungspartner als strategischen Verbündeten. Konzentriere dich bei der Auswahl auf Fachwissen, Referenzen und die menschliche Komponente. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools schaffst du die Basis für eine Implementierung, die dein Unternehmen wirklich voranbringt. Viel Erfolg bei deinem Projekt!
Rebecca ist SEO-Redakteurin bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank +6 Jahren Erfahrung in SEO und Content-Strategien weiß sie, welche Hebel wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, smarte Tools und hohe Qualitätsstandards.
