Change-Management: Kulturwandel in Zeiten des Fachkräftemangels

1. Was bedeutet Change-Management? 
2. Warum braucht es in Unternehmen Veränderungen? Und warum gerade jetzt?
3. Wann benötigen Unternehmen einen Wandel?
4. Der Wandel des Change-Managements – So verändert sich auch das Vorgehen des Wandels.
5. In welchen Bereichen wird Veränderung und der kulturelle Wandel immer wichtiger? 
6. Was ist das Ziel und die Aufgabe von Change-Management, insbesondere in Bezug auf den Kulturwandel?
7. Change-Management-Prozess – Wie läuft der Wandel ab?
8. Welchen Herausforderungen stellen sich Mitarbeiter:innen und Führungskräfte während des Veränderungsprozesses? 
9. Welche Change-Management-Methoden gibt es? 
10. Umgang mit laufenden Projekten und dem Tagesgeschäft während des Changes 
11. Woran scheitern Change-Management-Projekte? 
12. Welche Tools unterstützen beim Veränderungsmanagement?
13. Ist das Change-Management im Unternehmen jemals abgeschlossen? 
14. Fazit zum Veränderungsmanagement

“Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit”
Diesen Satz hat sicherlich schon jeder gehört und nie war er aktueller als jetzt. Die täglichen Anforderungen an Unternehmen wachsen. Es muss immer optimierter, effizienter und noch ein bisschen schneller reagiert werden. Zu alledem gibt es noch die Sache mit dem Fachkräftemangel. Wegschauen ist keine Option mehr. Es ist Zeit für Veränderung und eine Kultur, in der die Bedürfnisse Arbeitnehmender sowie Arbeitgebender zusammenfinden und zeitgleich die Wirtschaftlichkeit sichergestellt wird. Wie Ihr dies erfolgreich umsetzen könnt, erfahrt Ihr genau hier.

Was bedeutet Change-Management? 

Wenn es um Veränderungen geht, sind diese meist an den Begriff Change-Management gekoppelt. Doch was genau ist das eigentlich? Lasst uns Change-Management doch einfach mal übersetzen: Change-Management bedeutet Veränderungsmanagement. Etwas zu verändern, ist leider nicht unbedingt an eine Verbesserung gebunden. Genau das kann in der praktischen Umsetzung schon zum ersten Scheitern führen. Dazu später mehr. Zurück zur reinen Definition: Es geht darum, mit gezielten Maßnahmen neue Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen umzusetzen bzw. zu implementieren.

Warum braucht es in Unternehmen Veränderungen? Und warum gerade jetzt?

Wir stehen mit dem Fachkräftemangel noch ganz am Anfang und bereits jetzt herrscht Alarmstufe Rot. Mitarbeitende und deren Anforderungen an Arbeitgebende haben sich geändert und werden sich auch in den nächsten Jahren fortlaufend ändern. Um weiterhin und zukünftig als attraktive Arbeitgebende konkurrenzfähig zu bleiben und zeitgleich auf wirtschaftliche Schwankungen reagieren zu können, ist es unabdinglich, veraltete und dadurch künstlich verlangsamte Prozesse und Denkweisen aufzubrechen. Insbesondere unter Berücksichtigung fehlender Fach- und Führungskräfte ist es notwendig, bei dieser Veränderung einen enorm starken Fokus auf den Kulturwandel zu legen. Denn letztlich ist ein Unternehmen genau das, eine Kultur – eine Zusammenkunft verschiedener Individuen, welche sich, je nach Organisation, über Jahre hinweg geformt hat.

Wann benötigen Unternehmen einen Wandel?

Die Frage nach der Notwendigkeit stellt sich in zweierlei Hinsicht.

a) Gibt es ein akutes Problem, was mit aktuellen Vorgehensweisen nicht oder nur schwer behoben oder gelöst werden kann?

Oder

b) Möchte ich die Veränderung als präventive Maßnahme nutzen, um mich zukunftssicher aufzustellen?

Die Vielzahl heutiger Unternehmen befindet sich mindestens an einem dieser Punkte. Wobei b) auch eine Folge von a) sein kann. Wer diese Notwendigkeit erkannt hat, sollte darüber nachdenken, eine Veränderung mit dem Ziel der Verbesserung anzustoßen.

Der Wandel des Change-Managements – So verändert sich auch das Vorgehen des Wandels.

Nicht nur Unternehmen und Organisationen müssen sich verändern, sondern auch die Vorgehensweisen, wie der Change vollzogen wird. Das klassische Change-Management gibt es bereits über Jahrzehnte und mag auch bis heute, abhängig von der jeweiligen Organisation, funktionieren. Allerdings ist es ebenso wichtig, auch diese Prozesse anzupassen und in unserer zunehmend komplexeren und teilweise unbegreiflichen Welt so einfach wie möglich zu gestalten. 

Diese Überarbeitung von Veränderungsprozessen zeigt sich bereits darin, welche Unternehmen überhaupt die Möglichkeiten zur Veränderung haben und jene, die es sich leisten können, einen Change-Management-Prozess zu vollziehen. Bislang war diese, auch sehr kostenintensive Begleitung, insbesondere großen Unternehmen vorbehalten, welche neben externen und intern Veränderungsbegleitern vor allem auch eines hatten – Budget. Change darf 2022 kein Luxusprodukt mehr sein, was ausschließlich großen Unternehmen vorbehalten ist. 

Es finden täglich eine Vielzahl von Veränderungen und stetig neuer Herausforderungen statt, dieser Zustand wird auch in Zukunft mit wachsender Digitalisierung weiter zunehmen. Dennoch darf dabei eines nicht vergessen werden: der Mensch. Denn letztlich ist es genau dieser, der im Mittelpunkt stehen sollte oder bestenfalls bereits steht.

Jeder Mensch ist ein Individuum und es ist nahezu unmöglich, dass selbst der bemühteste Mitarbeitende alle Zusammenhänge versteht, geschweige denn diese allein lösen kann. Sachverhalte werden steigend mit der Veränderung der äußeren Welt immer unverständlicher. Umso wichtiger ist es, die Reise der Veränderung, insbesondere des Kulturwandels, so einfach wie möglich zu halten und dadurch greif- und anwendbar zu machen.

In welchen Bereichen wird Veränderung und der kulturelle Wandel immer wichtiger? 

Pauschal könnte man sagen: überall dort, wo Menschen arbeiten. Die Differenzierung von Branchen ist hier nicht notwendig. Ob beispielhaft Agenturen, Pflege, E-Commerce, Real Estate, Industrie oder Handwerk hat keinen Einfluss auf die Wichtigkeit. In allen Bereichen ändern sich die Anforderungen und die Wünsche Arbeitnehmender als auch Kund:innen, insbesondere auch in Bezug auf die Digitalisierung.

Wer branchenunabhängig über den Wandel nachdenkt, sollte sich vor allem folgende Fragen stellen:

• Wo macht welche Art von Wandel Sinn?
• Warum soll dieser stattfinden?
• Was soll damit erreicht werden?
• Wie ist dieser umsetzbar?

Veränderungen nur um des Veränderungswillens ist niemals eine Lösung und sollte auch kein Ansatz sein.

Was ist das Ziel und die Aufgabe von Change-Management, insbesondere in Bezug auf den Kulturwandel?

Change-Management an sich ist erst mal nur der Prozess, also das Vorgehen, die Analyse, Planung, Ausführung und/oder Begleitung der Transformation. Diese Aufgaben fallen hier insbesondere bei den durchführenden Personen an, wie zum Beispiel Change-Manager:innen. Die Ziele auf Unternehmensebene können höchst individuell sein, doch auch hier gibt es selbstverständlich Überschneidungen bzw. übergeordnete wirtschaftliche Ziele, die mit einer erfolgreichen Veränderung erreicht werden können. Dazu gehören unter anderem:

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit
• Erhöhter Ertrag
• Umsatzsteigerung
• Das Gewinnen 
• und vor allem das Halten qualifizierter Mitarbeiter:innen

All diese Ziele stellen letztlich die unternehmerische Konkurrenzfähigkeit sicher.

Bezugnehmend auf den Punkt der Mitarbeitergewinnung, kommen wir auch auf den Kulturwandel in Zeiten des Fachkräftemangels zu sprechen. Wenn wir also als übergeordnetes Ziel die Sicherstellung von genügend sowie qualifiziertem Personal nehmen, zeigt es sich immer wieder, dass Menschen gerne und gute Leistung bringen. Voraussetzung dafür ist allerdings ein Umfeld, was genau dies ermöglicht. 

Zeitgleich ändern sich jedoch auch die Anforderungen bzw. die Vorstellung der Arbeitswelt durch Arbeitnehmende. Auch, wenn Ihr nicht pauschal in Generationen denken solltet, geht der Trend in die Richtung, dass Arbeitnehmende Freiheit und Erfahrung vor Sicherheit und ein langfristiges Arbeitsverhältnis stellen. Dieses geänderte Bedürfnis zeigt sich auch dann, wenn in der Beziehung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmenden augenscheinlich alles in Ordnung ist. So sollte das Ziel nicht nur sein, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten, sondern auch Systeme zu bauen, welche diese neue Art der Fluktuation auffangen.

Bezugnehmend auf die Unternehmenskultur könnte eine Veränderung also zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Integration einer Fehlerkultur
• Aufbrechen von Hierarchien
• Neues Führungsverständnis
• Interdisziplinäre Teamförderung
• Sichtbarkeit und Transparenz von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Förderung der Autonomie 
• Steigerung des Commitments
• Integration einer Feedbackkultur 

Change-Management-Prozess – Wie läuft der Wandel ab?

Natürlich hängt die Praxis stark von dem jeweiligen Unternehmen sowie dessen Aufstellung, Möglichkeiten und dem Willen der einzelnen Mitarbeitenden als auch Vorgesetzten ab. Jedoch gibt es, ebenso wie bei den Zielen, wiederkehrende Überschneidungen, die ähnlich verlaufen.

Der Wunsch nach Veränderung muss nicht unbedingt aus Reihen der Geschäftsführung oder Managementebene kommen, sondern sollte auch, wenn er von Mitarbeitenden ausgeht, besonders ernst genommen werden. Niemand kann Veränderung und vor allem Verbesserung so gut vorantreiben, als jemand, der:die einen tatsächlichen Bedarf erkennt und diesen decken möchte.

Nachdem dieses Bewusstsein geschaffen wurde, geht es an die ersten praktischen Schritte, wobei es wichtig ist, nicht einfach ins Leere zu handeln.

Zuerst sollte also der aktuelle Ist-Zustand analysiert und ein Ziel ermittelt werden. Dies dient vor allem auch der Messbarkeit der Ergebnisse, denn schließlich muss Veränderung wirtschaftlich sinnvoll sein.

Je nach Ziel, Aufstellung und Möglichkeiten geht es dann in die Umsetzung. Dabei können verschiedene Change-Management-Modelle von Vorteil sein. Allerdings möchte ich Euch an dieser Stelle auch bereits darauf hinweisen, dass Modelle, Methoden oder Rahmenwerke immer nur als Tool bzw. Werkzeug gesehen werden sollten. Nicht jedes Vorgehen ist für jede Art von Veränderung oder Transformation geeignet.

Wichtig zu verstehen ist auch, dass Veränderungen immer 80 % die Kultur und entsprechend die Menschen in der Organisation betreffen. Das umfasst vor allem das Miteinander, der Umgang mit Fehlern, Offenheit, Weiterentwicklung sowie Autonomie, aber auch, und das ist ganz wichtig, das Verständnis dafür, dass eben nicht jeder Mitarbeitende Teil davon sein möchte.

Daher ist es grundlegend, Veränderung greifbar zu machen. Hört auf, sie zu benennen und zeigt den Mitarbeitenden ihre Vorteile bzw. nehmt sie und ihre Wünsche sowie Anregungen ernst. Am Ende des Tages ist jedes Unternehmen nur so gut wie dessen Teammitglieder:innen. Wer aktiv die Chance bekommt, Veränderung mit anzutreiben und zugleich vollständig einbezogen wird, baut parallel auch ein besseres Commitment zum Arbeitgebenden auf. Richtig umgesetzt, könnt Ihr hier von einer weiteren Win-win-Situation sprechen. 

Welchen Herausforderungen stellen sich Mitarbeiter:innen und Führungskräfte während des Veränderungsprozesses? 

Es kommt darauf an. Menschen sind höchst individuell und es gibt weder „DIE Führungskraft“ noch „DIE Mitarbeiter:innen“, auch wenn es natürlich wiederkehrende Muster gibt. Typische Phasen und Herausforderungen zeigen sich zudem auch abhängig davon, aus welchen Reihen der Wunsch nach Veränderung kommt bzw. wo dieser Entschluss gefasst wurde. Häufig werden Veränderungsprozesse Top-down, also durch das Management initiiert. Der aktuelle Wandel zeigt jedoch sehr deutlich, dass auch immer mehr Mitarbeitende den Wunsch nach Veränderung äußern und diese aktiv mit antreiben wollen.

Um eine Übersicht zu erhalten, welche Phasen oder Herausforderungen einzelne Teammitglieder:innen durchlaufen, eignet sich die folgende Akzeptanzmatrix der Veränderungstypen sehr gut.

Matrix der Veränderungstypen

Promotoren: Sehen für sich weder auf persönlicher noch sachlicher Ebene einen Nachteil, sondern teilweise sogar Vorteile, weswegen sie die Veränderung begrüßen und sogar unterstützen.

Verweigerer: Stimmen aufgrund sachlicher als auch emotionaler Gründe gegen eine Veränderung und bilden somit eine Form von Widerstand.

Bremser: Stimmen sachlich zu, fürchten jedoch persönliche Nachteile.

Skeptiker: Sehen sachliche bzw. fachliche Probleme, leisten meist jedoch keinen Widerstand.

Neben diesen Veränderungstypen gibt es wiederkehrende Ängste oder Hürden, welche nahezu bei jedem Veränderungsprozess aufkommen. Dazu gehören beispielsweise folgende:

• Angst vor Kontrollverlust: Insbesondere, wenn es um die Veränderung hierarchischer Strukturen in Unternehmen geht.
• Widerstand: Dieser zeigt sich auch sehr deutlich in Zusammenhang mit den Veränderungstypen. Widerstand an sich ist jedoch nichts Negatives, sondern kann auch als treibende Kraft gesehen und genutzt werden.
• Das Verlassen der Komfortzone: Menschen mögen es bequem. Veränderung ist anstrengend, da damit alte und über lange Zeit angelernte Verhaltens- und Arbeitsmuster aufgebrochen werden.

Welche Change-Management-Methoden gibt es? 

Es gibt eine Vielzahl von Change-Management-Methoden bzw. Modellen, welche sich über Jahrzehnte bewiesen haben. An dieser Stelle möchte ich einmal die bekanntesten drei Change-Management-Modelle auflisten, welche auch aufeinander aufbauen bzw. aneinander angelehnt sind.

• 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
• 8-Stufen-Modell nach Kotter
• 5-Phasen-Modell nach Krüger 

Bei Modellen, Methoden und Rahmenwerken handelt es sich immer um Werkzeuge, die Euch an die Hand gegeben werden. Sich eins zu eins daran zu halten, kann besonders dann hilfreich sein, wenn Euch die Erfahrung fehlt, bzw. Ihr nicht wisst, wie und wo Ihr mit der Veränderung starten könnt.

Wichtiger als das Einbeziehen von Methoden ist jedoch das Verständnis für das, was erreicht werden soll und wo sich das Team sowie die Organisation befinden. Nicht jedes Vorgehen eignet sich für jedes Ziel, kann jedoch immer einen neuen und eventuell passenden Ansatz geben.

In Bezug auf den Wandel des Change-Management-Vorgehens selbst sowie den stetig ändernden Anforderungen am Arbeitnehmermarkt zeigt sich auch Management by Objectives and Key Results (OKRs) als erfolgreiche Methode. Auch wenn diese Methode zur Organisationsentwicklung nicht unbedingt ins klassische Change-Management eingeordnet wird, kann die Einführung eines OKR-Systems, insbesondere für Unternehmen, die sich agil aufstellen wollen, eine ausgezeichnete Unterstützung sein.

Umgang mit laufenden Projekten und dem Tagesgeschäft während des Changes 

Um laufende Projekte sowie das Tagesgeschäft nicht oder nur so gering wie möglich zu gefährden, bedarf es einer ausführlichen Analyse sowie Planung der Umsetzung. 

Planung bedeutet an dieser Stelle allerdings auch, sich auf unvorhersehbare Ereignisse einzustellen, jedoch darauf auch schnellstmöglich reagieren zu können. Je nach Organisation und Umsetzungsmöglichkeiten sowie Zielsetzung ist es sinnvoll, die Veränderung erst in einzelnen Teams zu starten. Dort können in einer Art „Pilot-Transformation“ erste Eindrücke und eventuelle Hindernisse erkannt und konkret darauf eingegangen werden. 

Dies betrifft insbesondere auch Probleme technischer Natur sowie interne Kommunikation und Abläufe. Auf Unternehmensebene macht es in den meisten Fällen dennoch Sinn, den Veränderungsprozess von Beginn an transparent zu gestalten, um Mitarbeiter:innen vollständig einzubinden.

Woran scheitern Change-Management-Projekte? 

Nur knapp 23 % der durchgeführten Veränderungsprojekte sind tatsächlich erfolgreich, so eine Studie aus dem Jahr 2018 der Mutaree GmbH. Doch was sind die Gründe dafür, die Vorteile liegen doch praktisch auf der Hand? 

Letztlich genau das. Arbeitnehmende werden nicht genug in den Veränderungsprozess einbezogen, was dazu führt, dass diese sich entsprechend auch nicht als „change-fit“ einstufen. Den größten Einfluss auf dieses Scheitern haben insbesondere Führungskräfte, die während des Change Prozesses sicherstellen müssen, dass das Tagesgeschäft weiterhin funktioniert, zeitgleich jedoch den Raum für Innovation und Tests bieten sollen. Viele Führungskräfte sind mit diesen neuen Anforderungen nicht vertraut oder sogar überfordert, da es sich dabei zusätzlich noch um eine neue Art der Führung handelt.

Welche Tools unterstützen beim Veränderungsmanagement?

Es gibt eine Menge an Tools, die Veränderungsprozesse begleiten und auch in Zahlen sichtbar machen. Selten wird jedoch darauf eingegangen, welche Tools tatsächlich während des Veränderungsprozesses jene unterstützen, die es wirklich betrifft – die Mitarbeitenden.

Eine Veränderung ist immer ein großer Schritt, sie erfordert, dass Menschen aus ihrer Komfortzone ausbrechen und neue Dinge ausprobieren. Zeitgleich soll natürlich alles wie gehabt funktionieren. Kund:innen müssen nach wie vor zufriedengestellt und Ergebnisse rechtzeitig geliefert werden. Umso wichtiger ist es, auf einfache Software zurückzugreifen, die jeder unabhängig der Position und Rolle im Unternehmen nutzen kann und zeitgleich Menschen zusammenführt.

In Zeiten von Homeoffice, der Freude wieder ins Büro zu dürfen oder gepaart als Hybrid-Arbeitsmodelle zeigt sich, wie man mit einfachen Tools, große Veränderung vorantreiben kann.

Dazu bietet sich zum einen Zoom, als Video Conferencing-Tool an. Da Zoom durch den Lockdown generell schon großes Vertrauen bekommen hat, dient es auch im Veränderungsprozess als Raum für Gespräche und Präsentationen. Durch verschiedene Funktion, wie das Teilen des Bildschirms oder auch die Nutzung von Breakout-Räumen, wird interaktives sowie Arbeiten in Gruppen ermöglicht. Zeitgleich ist Zoom so selbsterklärend, dass auch Mitarbeitende, die eventuell keinen klassischen Bürojob haben, dadurch bequem mit integriert werden können.

Gepaart mit dem Collaboration-Tool Miro können ganz einfach Remote-Workshops und virtuelle Whiteboards aufgesetzt werden. Das ist nahezu so simpel und verständlich wie Zoom und bietet Teams genügend Platz zum Brainstormen, ausarbeiten von Prozessen und Ideen sowie der Erstellung von Workflows, Strategien und vielem mehr. Kurz gesagt ist Miro das Whiteboard an der Laptop-Tasche.

Beide Tools sind einfach, greif- und anwendbar und bieten die Möglichkeit gemeinsam Neues zu erschaffen und Veränderung voranzutreiben, ohne Mitarbeitende zu über- oder unterfordern.

Ist das Change-Management im Unternehmen jemals abgeschlossen? 

Bei dem klassischen Verständnis von Change-Management arbeitet Ihr auf ein bestimmtes Ziel hin. Ist dieses Ziel erreicht, kann der offizielle Change als abgeschlossen gewertet werden. Allerdings verändern sich Unternehmen, die Wirtschaft und entsprechend die Anforderungen permanent. Wer das verstanden hat, erkennt auch, dass Change-Management an sich heute agiler verlaufen muss, um dadurch auch während des Changes auf wechselnde Anforderungen reagieren zu können. 

Die einzige Konstante ist Veränderung, daher ist es ein erstrebenswertes Ziel, den Kaizen-Ansatz in den Change Prozess zu implementieren. Dieser strebt nach kontinuierlicher Verbesserung und ermöglicht dem Team so auch langfristig, flexibel und anpassungsfähig reagieren zu können und dadurch fortlaufend bessere Leistungen zu bringen. Im besten Fall sollte das Unternehmen nach dem offiziellen Change in der Lage sein, diesen Kaizen-Ansatz permanent selbst weiter zu verfolgen.

Fazit zum Veränderungsmanagement

Veränderungen finden permanent statt, doch wer sich nicht traut sich selbst und die eigenen Arbeitsweisen ebenso zu verändern, wird langfristig verlieren. Veränderungsprozesse sollten die Verbesserung wirtschaftlicher und menschlicher Ziele vereinen und zudem eine Brücke zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden bauen.

Change-Management ist ein Prozess, dieses Vorgehen darf 2022 kein Luxusprodukt mehr sein, denn die Herausforderungen in unserer Arbeitswelt unterscheiden sich vielleicht in der Größe, jedoch nicht in der Art. Wir alle setzen uns täglich einer Menge Veränderungen und stetig neuer Anforderungen aus. Der Change sollte vor allem eines bieten: Die Möglichkeit auf diese Herausforderungen reagieren zu können, als Team und Gemeinschaft.

Diese Veränderungen müssen greif- und anwendbar gemacht werden, denn es gibt eine Vielzahl an Arbeitnehmenden, die etwas verändern wollen würden, wenn sie es denn dürften. Genau diese Mitarbeitenden solltet Ihr als treibende Kraft sehen – Nehmt sie mit ins Boot auf der Reise namens „Veränderungsprozess“. Am besten funktioniert dies durch klare Ziele gepaart mit Handlungsfreiraum, Transparenz sowie Offenheit, ohne dabei den Tagesablauf zu beeinträchtigen.

Lasst uns Change als Chance sehen und gemeinsam die Arbeitswelt von morgen nachhaltig gestalten.