OKR Software & Tools im Vergleich


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GESCHRIEBEN VON
Korbinian Riedl
OKR & Strategy Consultant bei
MURAKAMY

Mehr über OKR Software & Tools im Vergleich

Objectives and Key Results Definition (OKR)

OKR steht als Abkürzung für Objectives and Key Results, was auf Deutsch so viel bedeutet wie Ziele und Schlüsselergebnisse. Es handelt sich hierbei um die Bezeichnung einer Methode zur gemeinschaftlichen Zielsetzung, die von Unternehmen, Teams und Einzelpersonen verwendet wird, um anspruchsvolle und ehrgeizige Ziele zu definieren und diese durch die messbaren Schlüsselergebnisse effizient zu erreichen. Die OKRs eines Unternehmens setzen den Fokus für den OKR Zyklus auf die wichtigsten Themen, um diese mit der ganzen Aufmerksamkeit der Organisation konsequent zu verfolgen und Engagement bei den Mitarbeiter*innen zu schaffen. Egal, ob es um Büroabläufe, Software-Entwicklung, gemeinnützige Organisationen oder andere Bereiche geht – OKRs funktionieren branchenübergreifend gleich. OKRs werden normalerweise mit einem Ziel an der Spitze und – je nach Interpretation – drei bis fünf unterstützenden Schlüsselergebnissen darunter definiert. Das Objective steht dabei an der Spitze und definiert das Outcome, das bis zum Ende des OKR Zyklus erreicht werden soll. Die Key Results darunter definieren, durch welche Schlüsselergebnisse das Outcome erreicht werden soll. Per Definition sind Ziele signifikant, konkret, handlungsorientiert und (idealerweise) inspirierend. Wirksame Key Results sind spezifisch für den Zyklus, objektiv messbar und ambitioniert formuliert, sodass 70 % schon ein zufriedenstellendes Ergebnis darstellen. Am Ende des OKR Zyklus – in der Regel ein Quartal – werden die Schlüsselergebnisse (KRs) bewertet und überprüft, ob das übergeordnete Ziel (O) damit erreicht werden konnte. Auf Basis der Ergebnisse und der gewonnenen Erkenntnisse werden dann die OKRs für den nächsten OKR Zyklus entwickelt und verabschiedet. 

Was sind OKR-Softwares und wozu werden sie benötigt?

Eine OKR-Software (Objectives-and-Key-Results-Software), auch OKR-Management-Tool oder Zielsetzungssoftware genannt, übernimmt bzw. erleichtert weite Teile der Definition und der Nachverfolgung von Objectives and Key Results. Benutzer*innen können eine OKR-Plattform nutzen, um Objectives bzw. Ziele zu visualisieren, entsprechende Fortschritte zu messen, direkt mit Mitgliedern betreffender Teams zu interagieren oder auch relevante Kommentare von Kolleg*innen zu sammeln. Dabei unterstützt OKR-Software Betriebe dabei, – immer unter der Bedingung, dass sie passend gewählt und richtig eingesetzt wird – die Arbeit ihrer Angestellten präzise auf die unternehmerischen Kernziele auszurichten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören natürlich die Möglichkeit zur Definition von Objectives and Key Results, aber ebenso Dashboards zur Visualisierung von Zielen auf Unternehmens-, Team- und individueller Ebene, die Dokumentation von OKR Check-Ins, spezifische Grafiken und Diagramme, Schnittstellen zu anderen Tools, um OKRs automatisiert zu aktualisieren, sowie Team-Kommunikationsfunktionen für Mitarbeitergespräche oder Feedback-Sessions. Objectives and Key Results sind grundsätzlich nichts Neues. Generell verfolgen Unternehmen spezifische Ziele und schon immer wurden diese bzw. deren Erreichen in gewisser Weise nachverfolgt. Traditionell geschieht dies jedoch händisch mithilfe von OKR Templates, in Excel-Tabellen oder mittels PowerPoint. Ein solch manuelles Vorgehen ist selbstverständlich vergleichsweise ineffizient und zudem sehr fehleranfällig. Eine OKR-Software schafft hier Abhilfe. Mit dieser sind Objectives und Key Results relativ einfach abzustimmen, zu tracken und zu visualisieren. 

Wie funktionieren OKR-Tools?

Es hängt natürlich immer vom Umfang beziehungsweise von den Funktionen einer OKR-Software ab, wie sie letztendlich genau funktioniert oder genutzt werden kann. Folgender Prozess ist jedoch typisch.

  1. OKRs definieren: Normalerweise bieten OKR-Tools eine intuitiven Bedieneroberfläche, über die Nutzer*innen mittels OKR-Vorlagen und andere Assistenten schnell entsprechende Objectives und Key Results definieren können.
  2. OKR Planning: Nutzer*innen haben mit einer OKR-Software oftmals verschiedene Möglichkeiten des OKR-Plannings (top-down oder bottom-up). So lassen sich spezifische OKR-Sets präzise ausrichten – ganz gemäß der Strategie-Planung.
  3. Abstimmung der Teams: Auf Ebene der Teams hilft OKR-Software, Ziele und Key Results genauestens zu organisieren. Verantwortliche können verfolgen, in welcher Qualität die Mitarbeiter*innen auf das Erreichen der Ziele hinarbeiten und entsprechend reagieren. Ein bestimmter Score vermittelt einen klaren Eindruck davon, wie gut die OKR-Sets der Teams abgestimmt sind.
  4. Ganzheitlicher Blick: Schließlich kann sichtbar gemacht werden, wie alle Mitarbeiter*innen ihre spezifischen OKRs erreichen. Die Statusberichterstattung erfolgt direkt über das Tool und ist als Agenda für Meetings und Einzelgespräche einsetzbar.
  5. OKR-Weiterentwicklung: OKR-Software lässt Verantwortliche genau eingrenzen, was für sie entscheidend ist. OKR-Tools bieten diverse Filter, um die wichtigsten OKRs zu fokussieren und weiterzuentwickeln bzw. gegebenenfalls anzupassen.

Welche Vor- und Nachteile bieten OKR-Softwares?

Hier die Top-Vorteile, von denen Unternehmen beim Einsatz einer OKR-Software profitieren können:

  • Mitarbeiter*innen können präzise auf das Erreichen der Unternehmensziele gebrieft werden.
  • Verantwortliche sind in der Lage, jedem Team und jedem Einzelnen eine klare Richtung vorzugeben.
  • Optimalerweise erfolgt eine Produktivitätssteigerung durch die Fokussierung auf spezifische Ziele.
  • Fortschritte beim Bearbeiten der Unternehmensziele sind regelmäßig und kleinteilig zu erfassen.
  • Anhand von OKR-Daten können effektivere und fundiertere Entscheidungen getroffen werden.
  • Durch Messungen und eine klare Datenbasis steigt die Transparenz.
  • Wöchentliche Aktualisierungen verschaffen kurzfristige Erkenntnisse und damit die Flexibilität schneller Anpassungen.
  • Es lässt sich eindeutig erkennen, wie die Zielerreichung mit der Vision, der Strategie und den obersten Prioritäten des Unternehmens übereinstimmt.
  • OKR-Software ermöglicht die effiziente Festlegung klarer und spezifischer Ziele.
  • Verantwortliche bekommen ein Werkzeug, mit dem sie das Erreichen von Zielen bzw. die Ausführungen auf dem Weg dorthin umfassend und transparent organisieren können.
  • Der klare Zielsetzungsprozess hilft dabei, das Engagement und die Eigenverantwortung des Einzelnen zu steigern.
  • Ursachen für das Nichterreichen von Zielen sind ebenfalls deutlich nachzuvollziehen.
  • Anhand von Daten der Zielerreichung können die Ressourcenzuweisung und das betreffende Management effizienter gestaltet werden.
  • Es lassen sich auch funktionsübergreifende Abhängigkeiten zwischen Teams erfassen.

Und was ist mit den Nachteilen – gibt es überhaupt welche? Tatsächlich können einige Fallstricke auftreten, die man beachten sollte:

  • Nutzen Führungskräfte OKR-Software als Instrument der Kontrolle, reagieren Mitarbeiter*innen möglicherweise ablehnend, womit die Potenziale des OKR-Ansatzes nicht ausgeschöpft werden.
  • Die Einführung von OKR-Software und entsprechender Prozesse erfordert in aller Regel einen erheblichen zusätzlichen Aufwand.
  • Der Einsatz eines OKR-Software-Tools verlangt auch auf lange Sicht zusätzliche (personelle) Ressourcen, deren Kosten Unternehmen mitunter zunächst nicht kalkulieren.
  • OKR für Teams spielt sein volles Potenzial in aller Regel nur unter einer offenen Unternehmenskultur und agilem Denken aus.
  • OKR-Software kann vieles vereinfachen und verbessern, auf der anderen Seite aber auch zu ineffizienten Vorgängen führen – insbesondere dann, wenn ein unpassendes Tool oder eine falsche Strategie gewählt wurden.
  • Passt das Tool nicht zum OKR-Ansatz der Organisation, kann Verwirrung in den Teams entstehen und das Tool wird zum Stolperstein für die OKR-Einführung und -Umsetzung.

OKR-Vergleich: Wie wählt man die beste OKR-Software aus bzw. worauf sollte man besonders achten?

Da es viele unterschiedlich ausgestattete OKR-Lösungen auf dem Markt gibt, sollten Unternehmen ihre Anforderungen sorgfältig abwägen, bevor sie in eine Software investieren. Im Folgenden werden die beiden häufigsten Kategorien von Käuferfirmen von OKR-Software und deren typische Bedarfe aufgeführt. Interessierte können sich somit als primären Schritt auf dem Weg zur Bestimmung einer passenden OKR-Anwendung in eine dieser beiden Gruppen einordnen und schnell erste Insights erhalten, welche OKR-Möglichkeiten für sie wahrscheinlich besonders relevant sind.

Kleine Unternehmen

Diese Unternehmen beschäftigen normalerweise weniger als 100 Mitarbeiter*innen und suchen eine kostengünstige sowie benutzerfreundliche OKR-Lösung. Anwender*innen in kleinen Betrieben haben in der Regel nicht viel Zeit, um eine neue Software anzupassen und zu erlernen. Sie benötigen Tools mit vorinstallierten Funktionen, während größere Unternehmen Lösungen bevorzugen, die mehr Anpassungsmöglichkeiten bieten. Grundsätzlich sind für kleine Unternehmen Funktionen wie Drag-and-Drop oder einfache Schieberegler mit eingängigen Erklärungen ideal. Darüber hinaus ist eine Zentralisierung, durch die Informationen und Funktionen leicht auffindbar sind, ein wichtiger Faktor für die Benutzerfreundlichkeit. So sollten die User*innen beispielsweise in der Lage sein, an einer zentralen Stelle Feedback zu ihren Zielen zu erhalten und weiterzugeben. Visuelle Dashboards sollten auch die Verfolgung von Leistungsberichten einfach und schnell machen. Kleine Unternehmen brauchen kaum ein OKR-Tool mit einer großen Anzahl an Funktionen. Ihr primäres Ziel ist es vielmehr, den Return-on-Investment (ROI) der Gesamtausgaben für die Software und deren Nutzen zu bestätigen. Sie suchen nach Anbieterfirmen, die keine zusätzlichen Gebühren für das Hinzufügen neuer Nutzer*innen oder die Bereitstellung eines persönlichen Supports verlangen.

Größere Unternehmen

Diese Art von Unternehmen hat speziellere Anforderungen an die Verwaltung von OKRs. Sie müssen ihre Ziele über eine große Belegschaft hinweg organisieren, die wahrscheinlich sogar auf mehrere Standorte verteilt ist. Oft brauchen größere Enterprises eine OKR-Software mit einer Vielzahl von Funktionen und der Möglichkeit, Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren, um alle ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Großfirmen wünschen sich typischerweise präzise Berichtsfunktionen, mit denen sie die aktuelle und historische OKR-Leistung ihrer Mitarbeiter*innen vergleichen sowie genauestens analysieren können. Außerdem möchten sie in der Lage sein, schnell personalisierte Reports in einer Vielzahl von Formaten, einschließlich PDF, XLS und HTML, zu erhalten, die Informationen darüber zusammenfassen, wer für bestimmte Ziele verantwortlich ist, wann sie abgeschlossen werden und mehr. Darüber hinaus sind eine Aufgabenzuweisung und -verfolgung, visuelle Organigramme, White-Label-Optionen und Push-Benachrichtigungen in Echtzeit für mobile Anwendungen weitere oft geforderte Funktionen für diese Betriebe. Großunternehmenskunden wünschen sich weiterhin eine Technologie, die sich bestens in ihre bestehende - häufig sehr umfangreiche - System-Infrastruktur einfügen lässt. Folglich muss die OKR Software mit Anwendungen wie Projektmanagement-Software, Kollaboration-Tools, HR-Software und weiteren Programmen zu verknüpften sein. Mit anderen Worten, die Daten sollten dank der Integrationen nahtlos zwischen den verschiedenen Systemen fließen.

Die wichtigsten Funktionen von OKR-Systemen

Viele in spezifischen Fällen oft wichtige OKR-Möglichkeiten wurden bereits angesprochen. Nun sollen diese anhand von typischen Funktionen konkretisiert werden. Interessierte können so genauer erfassen, wonach sie im Detail Ausschau halten müssen, wenn sie sich auf die Suche nach einem passenden OKR-Tool machen. Mit folgenden Funktionen und Voraussetzungen sollten sich Verantwortliche immer vertraut machen.

  • Benutzerfreundlichkeit: Es ist wichtig, darauf zu achten, dass sich die fokussierte OKR-Software leicht in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt, einen einfachen Einführungsprozess mitbringt und Anwender*innen sie im tagtäglichen Einsatz leicht nutzen kann.
  • OKR Management: Die Organisation bzw. Erstellung von OKRs ist normalerweise über Vorlagen bzw. Assistenten und/oder individuell möglich. Ziele und wichtige Ergebnisse können für das Unternehmen, Teams und Einzelpersonen erstellt werden. Außerdem sind Fristen für die Erreichung dieser Ziele festzulegen. Individuelle Ziele können mit abteilungs- oder unternehmensweiten Zielen auf einer zentralen Plattform verknüpft werden.
  • Feedback Management: Es ist häufig hilfreich, Beiträge von Mitarbeiter*innen und anderen Interessengruppen zu den festgelegten Zielen einzuholen und zusammenzustellen. Dies dient schließlich als Leitfaden für die Strukturierung von OKR-Techniken und -Methoden, die angesichts der Rückmeldungen erforderlich sind.
  • Fortschrittsverfolgung: Die Festlegung von messbaren Schlüsselergebnissen und die Definition von Leistungsindikatoren können helfen, die Fortschritte in Richtung der Ziele sehr klar zu verfolgen.
  • Gamification: Gamification-Funktionen helfen dabei, die Erfüllung von Zielen und entsprechendes Feedback verlockender zu machen – zum Beispiel, indem sie es den Mitarbeiter*innen ermöglichen, sich bei Kolleg*innen mit High-Fives und Sternen zu bedanken oder sogar in Bestenlisten gegeneinander anzutreten.
  • Analysen und Berichte: Die Leistungen der Mitarbeiter*innen und andere wichtige Faktoren für das Erreichen spezifischer Ziele können präzise untersucht und in Reports gefasst werden, um zu erfahren, was funktioniert hat und was nicht. Die Berichte unterstützen dann unter anderem die Prognose und Planung von Ressourcen, damit die Unternehmensziele termingerecht zu erreichen sind.

Was kosten OKR-Softwares und gibt es kostenlose OKR-Tools?

Die meisten OKR-Anbieter stufen ihre Preise ab, indem sie zwei bis fünf Kosten- bzw. Lizenzpläne bereitstellen. Auf diese Weise decken sie Unternehmen verschiedener Größe und mit dementsprechenden Bedarfen sowie finanziellen Möglichkeiten ab. Die Pläne unterscheiden sich in der Regel vor allem in Bezug auf die Funktionsumfänge. Sie kosten entweder eine pauschale monatliche/jährliche Gebühr für eine unbegrenzte oder begrenzte Anzahl von Mitarbeiter*innen oder sie nutzen ein Abonnementmodell pro Monat und eventuell pro Mitarbeiter:in. Bei einer monatlichen Bezahlung entstehen normalerweise Kosten zwischen rund zehn und 20 Euro. Umfangreiche Suiten sind deutlich teurer. Tatsächlich gibt es auch kostenlose OKR-Software. Solche OKR Freeware kommt dann im Allgemeinen mit stark eingeschränkten Funktionalitäten, kann von kleineren Unternehmen oder Einzelpersonen aber durchaus zweckdienlich eingesetzt werden. Sowohl bei kostenpflichtigen OKR-Systemen als auch bei Freeware sollte immer daran gedacht werden, dass eventuell zusätzliche Gebühren für individuelle Dienste, sprich Produktschulungen, Anpassungen, Anleitung zur Einhaltung von Vorschriften, spezielles Account-Management und andere, anfallen können.

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