So findest du die richtige OKR-Software

1. Warum braucht man eine OKR-Software?
2. Was muss eine OKR-Software können?
3. Welche Lösungen gibt es, um OKRs abzubilden?
4. 4 Fragen, um die richtige OKR-Software auszuwählen
5. Fazit

Jedes Unternehmen, das mit dem OKR-Framework arbeitet, steht früher oder später vor der Frage, wo die Objectives & Key Results verwaltet werden sollen. Die richtige „digitale Heimat“ für die Unternehmensziele zu finden ist ein zentraler Erfolgsfaktor dafür, OKRs im Alltag zu verankern und den Fokus während des OKR-Zyklus auf den Zielen zu halten. Die Lösungen reichen dabei vom einfachen Excel Sheet bis hin zu speziellen OKR-Tools, die eigens für die Verwaltung von OKRs entwickelt wurden.

In diesem Artikel gibt unser Gastautor und Spezialist für OKR Korbinian Riedl einige Denkanstöße und Erfahrungen, die dir dabei helfen sollen, die richtige Lösung für dich zu finden.

Warum braucht man eine OKR-Software?

Eine der wesentlichen Herausforderungen bei der OKR-Einführung ist die OKR-Implementierung ins Tagesgeschäft. Erst dann bleiben die formulierten Unternehmensziele während des Quartals im Fokus und können zur Grundlage für Kommunikation und Zusammenarbeit werden. 

Organisationen, die es nicht schaffen diese Zielsetzung im Alltag zu etablieren, profitieren nur zu einem kleinen Bruchteil von der OKR-Methode. Eine klar definierte „digitale Heimat“, in der Check-ins und Updates festgehalten werden, ist also unerlässlich für das Arbeiten mit Objectives & Key Results.

Was muss eine OKR-Software können?

Obwohl es unerlässlich ist, ein Tool für Unternehmensziele zu haben, sind die Anforderungen an eine OKR-Software gar nicht so hoch. Rein theoretisch könnte man OKRs in einem sehr kleinen Team sogar analog abbilden und nachhalten – was heutzutage natürlich (hoffentlich!) niemand mehr macht!

Grundsätzlich geht es darum, die Zielsetzung zu dokumentieren, Abhängigkeiten zu definieren und jederzeit transparent zu machen. Außerdem kannst du mit der OKR-Methode erfolgreich Ziele setzen und schauen, wie es um die Ziele steht. 

Eine recht einfache Lösung dafür ist bspw. ein Google Sheet wie dieses:

Quelle: Google Sheets

Natürlich geht man mit einer einfachen Lösung auch Kompromisse ein, denen man sich bewusst sein muss. Es erfordert bspw. deutlich mehr Disziplin und Konsequenz, OKRs in einem einfachen Sheet zu verwalten. In größeren Organisationen wird es schnell unübersichtlich und man muss viel Energie investieren, nur um eine saubere Dokumentation zu haben. Andere Lösungen mit Check-in-Funktionen, Notifications und einer besseren Übersicht können also durchaus einen Mehrwert liefern.

Welche Lösungen gibt es, um OKRs abzubilden?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, OKRs abzubilden und es kommen nach wie vor viele neue Lösungen auf den Markt. Um langfristig einen guten Überblick zu behalten, macht es daher Sinn, die verschiedenen Kategorien von OKR-Software zu betrachten, anstatt speziell in einzelne Softwares einzutauchen. 

Eine gute Unterscheidungsmöglichkeit bieten die Kategorien "Basic", "Allround" und "Specific".

Basic OKR-Tools

Diese Tools erfüllen die Mindestanforderungen, um OKRs transparent abzubilden und zu aktualisieren. Sie bieten jedoch keine Unterstützung im OKR-Prozess und eignen sich vor allem für kleine Organisationen und für Unternehmen, die OKRs gerade erst einführen und erst noch Erfahrung sammeln wollen, bevor sie sich für ein Tool entscheiden.

Die gängigsten Beispiele für Basic OKR-Tools sind:

• Google Sheets

• Microsoft Excel 

Allround OKR-Tools

In die Kategorie Allround-Tools fallen Lösungen, die nicht in erster Linie zur Abbildung von OKRs entwickelt wurden, die Anforderungen aber trotzdem besser erfüllen als die Basic-Tools. Oft sind diese Tools in Unternehmen schon vorhanden und etabliert, sodass OKRs dort abgebildet werden können, wo man im Alltag bereits arbeitet.

Einige Tools aus dieser Kategorie haben mittlerweile sogar eigene OKR-Module entwickelt, oder ermöglichen, über Add-ons spezielle OKR-Funktionen zu nutzen.

Einige Lösungen aus der Allround-Kategorie sind unter anderem:

• Confluence

• Jira

• Asana

• Leapsome

• Notion

Hier ein Beispiel für eine einfache OKR-Struktur in Confluence:

Quelle: Confluence

Specific OKR-Tools

In die Kategorie Specific OKR-Tools zählen all die Tools, die eigens für die Verwaltung von OKRs entwickelt wurden. Sie bieten dementsprechend Funktionen an, die speziell auf das OKR-Framework zugeschnitten sind. 

Mit der zunehmenden Verbreitung von OKRs hat sich über die letzten Jahre eine bunte Tool-Landschaft entwickelt und einige der Tools versuchen mittlerweile, auch Mehrwerte über OKRs hinaus zu schaffen.

Zu dieser Kategorie zählen Lösungen wie unter anderem:

• Workpath

• Mooncamp

• Quantive

• Perdoo

• Weekdone

• Collato

4 Fragen, um die richtige OKR-Software auszuwählen

Welche Tool-Kategorie und welches Tool das Richtige für eine Organisation ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Folgenden werden die wichtigsten Faktoren beleuchtet, die man bei der Auswahl einer OKR-Software beachten sollte.

Welches Tool passt zu meinem OKR-Framework?

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl der „digitalen Heimat“ der OKRs ist es, ein Tool zu finden, das auch dazu passt, wie OKRs in deiner Organisation genutzt werden. 

Man muss dabei wissen, dass das OKR-Framework nicht einheitlich definiert ist und je nachdem, welcher Interpretation man folgt, passen manche Tools besser als andere.

Wenn Framework und Tool nicht zueinanderpassen, entsteht dadurch im schlechtesten Fall eine Menge Verwirrung in der Organisation.

Ein typisches Beispiel:

Bei der Einführung einigt man sich darauf, dass man binäre Key Results vermeiden möchte und immer eine klare Messbarkeit definiert. Einige der „Specific OKR-Tools“ bieten bei der KR-Definition allerdings explizit die Option „binär“ an.

Für die User*innen ist das natürlich zunächst verwirrend und führt nicht zu einem einheitlichen Verständnis von OKRs in der Organisation.

Hier sollte man also genau abwägen, welches Tool am besten dazu passt, wie OKRs in der Organisation genutzt werden sollen.

Wie viele Mitarbeiter*innen arbeiten mit OKRs?

Der nächste Aspekt, der hier eine Rolle spielt, ist die Größe der Organisation bzw. wie viele Mitarbeiter*innen mit OKRs arbeiten. Je mehr OKR-Sets es gibt, desto wichtiger ist ein klarer Rahmen. Hier stoßen vor allem die „Basic Lösungen“ an ihre Grenzen.

Zudem steigt mit der Mitarbeiter*innen-Zahl auch der Aufwand einer Tool-Einführung und man sollte sich sehr sicher sein, dass ein neues Tool wirklich einen Mehrwert liefert.

Welche Tools werden bereits genutzt?

Wie eingangs erwähnt ist das OKR-Framework recht genügsam, was die Anforderung an ein Tool angeht. Der Knackpunkt liegt vor allem darin, das Framework in den Alltag zu integrieren.

Aus diesem Grund sollte man auch die bereits vorhandene Tool-Landschaft in die Betrachtung einbeziehen und prüfen, ob die OKRs nicht dort integriert werden können, wo man heute schon arbeitet. 

In vielen Unternehmen werden bspw. Tools wie Confluence oder Asana genutzt, die sich auch hervorragend dafür eignen, OKRs abzubilden. 

In anderen Unternehmen werden wiederum kaum spezielle Tools genutzt und die Zusammenarbeit läuft noch via E-Mail. Dann sollte man sich eher unter den „Allround Lösungen“ umsehen und darüber nachdenken, ob man eine Lösung findet, die neben OKRs auch noch weitere Vorteile für die Zusammenarbeit bringen kann.

Das dritte Szenario ist eine Organisation, die für alles ein eigenes Tool nutzt und sich in dieser Umwelt sehr wohlfühlt. Entscheidet man sich dann für eine spezielle OKR-Software, sollte man auch die Anschlussfähigkeit an bestehende Tools via API einbeziehen, sodass das OKR-Tool reibungslos integriert werden kann.

Wie Tool-Affin ist die Organisation?

Zu guter Letzt ist die Auswahl des richtigen Tools auch eine Frage der Kultur. 

Dort, wo die E-Mail noch das dominierende Abstimmungs-Instrument ist, ist die Einführung eines „Specific OKR-Tools“ wahrscheinlich nicht der richtige Weg.

Andere Organisationen fühlen sich wiederum vollkommen wohl in einer ausgeklügelten Tool-Landschaft, in der alles seinen Platz hat und ein eigenes OKR-Tool ist eine logische Folge der OKR-Einführung.

Fazit

Bei der Auswahl einer OKR-Software sollte man sich genau fragen, welche Lösung zur Organisation und zum eigenen „OKR-Stil“ passt. Das OKR-Framework wird in Teilen recht unterschiedlich interpretiert und je nach Quelle oder Anbieter gibt es mehr oder weniger große Abweichungen. 

Wie bei jeder Tool-Entscheidung ist es wichtig, sich erst darüber klar zu werden, was man sucht und dann mit einer klaren Vorstellung den Markt nach der richtigen Lösung zu durchforsten. Dann kann die passende Lösung ein wichtiger Erfolgstreiber für die OKR-Einführung und die Integration in den Alltag werden.