OKR vs KPI - So nutzt Ihr die beiden Methoden für Euren Erfolg

1. OKR Definition – Der Weg ist das Ziel!
2. KPI Definition – Wie gut sind wir?
3. Unterschiede von OKRs und KPIs
4. OKR und KPI gemeinsam nutzen 
5. Software für Euer OKR-Management
6. Fazit

„OKR ... KPI ... die Welt liegt dir zu Füßen ...“ Zwei Abkürzungen, die stark an den Hip-Hop-Dauerbrenner abgelaufenen Jahrhunderts erinnern, beschreiben eigentlich Controlling-Metriken zur Messung und Ausrichtung Eurer Geschäftserfolge. In diesem Artikel heben wird die beiden Begriffe aus Schall und Rauch und sorgen für eine einprägsame Definition, damit Ihr sie in Zukunft für Eure eigenen Erfolge nutzen könnt.

OKR Definition – Der Weg ist das Ziel!

OKR steht für Objectives and Key Results und bedeutet übersetzt: Ziele und Schlüsselergebnisse. Konkret handelt es sich bei OKR um ein Rahmenwerk für Unternehmen, um sich auf klar festgelegte Ziele, also Objectives, auszurichten. Um ein solches qualitatives Ziel zu erreichen, werden mehrere messbare Aktionen, die Key Results in einem definierten Zeitraum vollzogen.

Das Besondere der Methodik ist die Integration weit über Eure Management-Ebene hinaus. OKRs betreffen in der Regel jedes Prozess- bzw. Team-Mitglied und fördern eine proaktive Unternehmenskultur und das Bewusstwerden, Teil einer erfolgreichen Struktur zu sein. Gerne werden OKRs auch als moderner Prozessansatz betrachtet, der innovative Lösungen zu Tage bringt. Erfolgreiche Vertreter der OKR Methode sind Google, Spotify, METRO, HolidayCheck und viele Unternehmen mehr, die damit ihre Erfolgsgeschichte beeinflussen.

OKR Beispiele in der Praxis:

OKR Beispiel 1: Zur gezielten Verbesserung Eures Produktmarketings wollt Ihr tiefgründiges Kund:innen-Feedback gewinnen.

Objective: Gezieltes Kunde:innen-Feedback

Key Result 1: Zufriedenheits-Mailing erzielt eine Rücklaufquote von 20 %

Key Result 2: Aus dem Kundenstamm werden 60 qualitative Interviews generiert

Key Result 3: Das Kund:innen-Event erzielt 50 Anmeldungen

OKR Beispiel 2: Im Rahmen Eures SEO-Audits habt Ihr festgestellt, dass Ihr im Ranking etwas abgerutscht seid.

Objective: Verbesserung des On-Page-SEO

Key Result 1: Der SEO Health Score erzielt mind. 90 %

Key Result 2: Die Ladezeit von 80 % der Seiten beträgt 3 Sekunden oder niedriger

Key Result 3: Metadaten und Descriptions wurden auf allen Seiten überprüft und optimiert

Key Result 4: Forcierung der Experten-Podcasts von 2 auf 4 pro Monat

Noch mehr Input und weitere Beispiele zum Thema OKR findet Ihr in unserem Artikel OKR-Beispiele.

KPI Definition – Wie gut sind wir?

Key Performance Indicators bzw. auf Deutsch: Leistungskennzahlen, sind das klassische Messinstrument, um Fortschritte, Rückschritte, Entwicklungen, Zielerreichung und weitere Erfolgsfaktoren auszuwerten.

Jedes Unternehmen, egal in welcher Größe kann anhand von KPIs Gewinn, Umsatz, Produktivität und vieles mehr betrachten, um daran den Erfolg zu bewerten oder mit anderen Zeiträumen zu vergleichen. KPIs werden in der Regel als dauerhaftes Messinstrument verwendet und blicken auf einen abgelaufenen Zeitraum, ohne auf ihn eingewirkt zu haben.

KPI Beispiele in der Praxis: 

KPI Beispiel 1: Wie schnell konvertiert Eure LinkedIn-Webinar-Kampagne im B2B-Sektor?

Details:

• Vertriebskanal: LinkedIn
• Produkt: Webinar „Agile Projektführung“
• Messeinheit: Anzahl Kalendertage
• Auswertungszeitraum: vergangene 12 Monate
• Indikator: Je niedriger die Anzahl an Kalendertagen, desto besser

KPI Beispiel 2: Wie viele offene Tickets liegen pro IT-Support-Mitarbeiter:in auf?

Details:

• Messkanal: Jira-Service-Management
• Messeinheit: Anzahl der offenen Tickets
• Anzahl an IT-Support-Mitarbeiter:innen: 5
• Auswertungszeitraum: durchgängig
• Indikator: Je niedriger die Anzahl an offenen Tickets pro Mitarbeiter:in, desto besser

Unterschiede von OKRs und KPIs

Obwohl die beiden Messinstrumente unterschiedlich aufgebaut sind, steht jeweils der Erfolg Eures Unternehmens im Rampenlicht. Während die OKR-Methode auf zukünftige Prozesse und Maßnahmen ausgelegt sind, blicken KPIs auf einen vergangenen Zeitraum, um eine gegenwärtige Aussage des Ist-Zustands zu treffen. Um Einsatzbereich und Nutzen von OKR und KPI noch klarer zu unterscheiden, haben wir die konkreten Unterschiede in der nachfolgenden Grafik zusammengestellt: 

Grafik: OKR vs KPI

OKR und KPI gemeinsam nutzen 

Trotz ihrer gegensätzlichen Verwendung müsst Ihr Euch nicht für eine Metrik entscheiden, um den Erfolg Eures Unternehmens zu messen. Für Euer Zielmanagement ist es sogar ein Vorteil, beide Systeme zu kombinieren bzw. Teilaspekte im jeweils anderen Messinstrument zu integrieren oder daran auszurichten. Wollt Ihr beispielsweise Euren Umsatz steigern, so werdet Ihr den verbesserungsbedürftigen Ist-Status an entsprechenden Leistungsindikatoren, also KPIs ablesen. Um den Absatz gezielt zu fördern, leitet Ihr Maßnahmen ein, die Ihr in Form von OKRs festlegt.

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Aber es geht auch andersherum, denn die Key Resultate eines OKRs sind, wie schon erwähnt, Maßnahmen, die messbare Ergebnisse erzielen – also auch wie ein KPI verwertbar. Anhand eines noch konkreteren Beispiels aus der Praxis wird die Kombination von OKR und KPI noch deutlicher:

Die Leistungsindikatoren Eures Departments für Human Resources zeigen auf, dass in den vergangenen 12 Monaten um 20 % mehr Mitarbeiter*innen abgegangen sind, als durchschnittlich in den fünf Jahren davor. Besonders hoch sind die Kündigungen unter Euren Wissensarbeiter:innen – also Mitarbeiter*innen die wertvolle Erfahrungen mit starker Ausrichtung auf das Kerngeschäft Eures Unternehmens besitzen – hier hat sich der Wert sogar verdoppelt.

Die konkrete Status-Quo-Erkenntnis habt Ihr also anhand folgender – beispielhafter – KPIs abgelesen:

• Anzahl an Kündigungen im Kalenderjahr
• Anzahl an Kündigungen im Kalenderjahr in fachlich bedeutenden Positionen

Nun habt Ihr die Aufgabe neue Mitarbeiter:innen zu rekrutieren, einzuschulen und hegt natürlich die Hoffnung, die aufgrund der Situation entstandenen Umstände und Mehrkosten nur kurzfristig schultern zu müssen. Mehrkosten, die in den nächsten Reporting-Phasen auch anhand von KPIs abzulesen sind. Dazu weitere Beispiele:

• Kosten für die Schaltung von Inseraten
• Kosten für externe Headhunter
• Zeitaufwand für Bewerbungsinterviews
• Zeitaufwand für Einschulung
• Schlechtere Performance in den unterbesetzten Teams
• Geringere Performance in strategischer Wissensarbeit

Wie Ihr seht, ziehen die kleinen Zahlen aus Eurer HR-Abteilung ziemliche Nachwehen mit sich. Um diese langfristig wieder in den grünen Bereich zu bekommen, sind Maßnahmen gefordert. Zufriedenheit lässt sich aber nicht übers Papier oder über Kalkulationsprogramme gewinnen. Deshalb schreitet Ihr an die Tat und überlegt Euch einige Sofortmaßnahmen, um nicht noch mehr Kolleg:innen zu verlieren, qualifiziertes Personal zu finden und die gesamte Mannschaft besser an das Unternehmen zu binden. Um diese qualitativen Vorhaben zu tracken, legt Ihr messbare, quantitativen Faktoren fest – oder anders gesagt: Ihr bestimmt OKRs.

Objective: Erhebung der Mitarbeiterstimmung und – Zufriedenheit

Key Result 1: 70 % der Mitarbeiter:innen nehmen anonym an einer digitalen Befragung teil

Key Result 2: Interviews mit allen Teamleiter:innen

Key Result 3: Wöchentliche short-surveys liefern einen Einblick in die aktuelle Stimmung

Objective: Effizientes Recruiting

Key Result 1: Verkürzung der Response auf 5 Arbeitstage

Key Result 2: Interview-Feedbacks werden innerhalb von 24 Stunden abgegeben

Key Result 3: Erstinterviews werden zu 100 % via Videokonferenz abgehalten

Key Result 4: Verkürzung des kompletten Bewerbungsprozesses von 30 Tage auf max. 20 Tage

Objective: Erfolgreiches Loyality Programm

Key Result 1: Bewertung des aktuellen Loyality Programmes und Abgleich mit Mitarbeiterprogrammen im Umfeld

Key Result 2: Vergleich des Loyality Programmes mit Mitbewerb im DACH-Raum

Key Result 3: Anpassung des eigenen Programmes bei 15 % mehr Budget

Objective: Verbesserte Weiterqualifikation

Key Result 1: Schulungsbudget wird verdoppelt

Key Result 2: Mentoring-Kapazitäten werden um 30 % erhöht

Key Result 3: Erweiterung des HR-Departments um zwei Learning & Development-Verantwortliche

Objective: Ausweitung des LinkedIn-Profils und Kreation einer Kampagne für Senior-Positionen

Key Result 1: Etablierung des LinkedIn-Profils als zusätzlicher Bewerbungskanal mit Responsesteigerung von 30 %

Key Result 2: Generierung von mindestens 100 potenziellen Bewerbungskandidat:innen als neue Follower

Key Result 3: Erstellung einer Bewerbungskampagne auf LinkedIn für den Wissenssektor

Key Result 4: Überarbeitung des internen Bewerbungsportals nach UX, um 10 % mehr Initiativ-Bewerbungen zu erhalten

Diese oder ähnliche Maßnahmen werden helfen, um die Stimmung und Zufriedenheit Eurer Teams zu fördern. Nachdem die einzelnen Aktionen gesetzt wurden, werden die Key-Resultate gemessen und dem geplanten Soll gegenübergestellt. Schließlich zahlen sämtliche Maßnahmen in die Wirtschaftlichkeit Eures Unternehmens ein. Für das folgende Wirtschaftsjahr dürft Ihr außerdem mehr erwarten, als dass Eure HR-KPIs wieder im üblichen Durchschnitt dahin dümpeln. Viel mehr dürft Ihr Bestnoten in mehreren Sektoren erwarten, denn Ihr habt in ein hochgradig motiviertes und befähigtes Team investiert.

Ein weiteres Beispiel über die praktikable Verknüpfung der beiden Messinstrumente erfahrt Ihr auch in diesem Video.

Software für Euer OKR-Management

Ausrichtung, Transparenz und voller Fokus auf Eure OKRs – die nachfolgenden Tools unterstützen Euch im OKR-Management durch Funktionen wie:

• Zielmanagement
• Personalentwicklung
• KPI-Monitoring
• Feedback-Management
• Strategieplanung
• Zentrales Status-Quo-Tracking
• Instant-Messaging

Mithilfe von OMR Reviews zum Thema OKR Software könnt Ihr Euch ein genaues Bild davon machen, wie praktikabel die Tools sind und wie sie von echten Nutzer*innen bewertet wurden. Ebenso empfehlen wir Euch, die Hersteller bezüglich kostenloser Demo-Versionen zu kontaktieren, um die Systeme selbst auf Herz und Nieren zu prüfen.

• Mooncamp
  ⁠Die OKR-Software unterstützt Euch in der Entwicklung agiler Organisationsstrukturen auf allen Ebenen. Unternehmensziele, Team-OKRs und auch die persönliche Produktivität können mit Mooncamp festgelegt werden. DSGVO-konforme Funktionen, wie Datenverschlüsselung und granulares Zugriffsmanagement sowie ein in Deutschland ansässiges Cloud-Hosting sprechen für den Hersteller.
• Leapsome
  ⁠Mit Leapsome macht Ihr Euch ein sehr intuitives und flexibles System zunutze, mit dem Ihr die Leistungen Eurer Mitarbeiter*innen verwalten könnt und einen personalisierten Lernzyklus erschafft. Leapsome stellt das Engagement Eurer Teams in den Vordergrund und vereinheitlicht dazu die Darstellung der Prozesse und Ausrichtung des Unternehmens.
• Loopline
  ⁠Dieser Hersteller unterstützt Euch bei der kontinuierlichen und automatisierten Befragung Eurer Mitarbeiter:innen. Dazu werden Euch fundierte Fragenkataloge zu variablen Themen zur Verfügung gestellt. Mit nur einem Klick sammelt die Cloud-Software alle Antworten ein und liefert die Ergebnisse.
• Workpath
  ⁠Agiles Zielmanagement mit OKR, ganzheitliche, ergebnisorientierte und strategische Steuerung – das sind die Fokusthemen, die Ihr mit Workpath nutzen könnt. Dazu lässt sich die Software gut in Eure Prozess- und Systemlandschaft integrieren, um Ziele, Metriken und Projekte zentriert zu organisieren.
• Loopline
  ⁠Die Funktion von LoopNow konzentriert sich auf Feedbäck-Gespräche und OKRs. Konstruktives Feedback, verbesserte Kollaboration und Leistungsbeurteilungen können damit optimiert werden. Ein integriertes Notizbuch unterstützt Euch außerdem dabei, gelungene, aber auch verbesserungswürdige Meetings zu dokumentieren und Entwicklungsschritte daran auszurichten.
• Weekdone
  ⁠Mithilfe von Weekdone können OKRs, Wochenreports, Dashboards und Feedbacks erstellt und verwendet werden. Dazu liefert Euch das Tool eine rasche Übersicht über den Status-Quo von Projekten, ermöglicht Feedbacks und unterstützt die Interaktion unter Kolleg:innen mittels Newsfeed.
• Zielnavigator
  ⁠Bei dieser Software ist der Name Programm. Zielnavigator hilft Eurem Unternehmen dabei, Strategien umzusetzen, Nutzer:innen bezüglich Mission, Vision und Strategie up to date zu bringen und Fortschritte transparent zu kommunizieren. Weitere Features sind das Kennzahlenmodul oder die API-Schnittstelle zum Einlesen von Daten aus Fremdsystemen.
• Haufe X360
  ⁠Das OKR Tool von Haufe unterstützt die Organisation von OKRs sowie die Verknüpfung strategischer Vorhaben mit operativen Teamzielen. Abhängigkeiten werden transparent und zentral abgebildet, um den OKR-Prozess zu vereinfachen. Neben praktischer Feedbackoptionen hilft Euch die Software außerdem dabei, das richtige Mindset einzuführen, um die Prinzipien von OKR nachhaltig zu verankern.
• WorkBoard
  ⁠Workboard bietet Echtzeit-Zielmanagement-Lösungen, um Unternehmensergebnisse zu verbessern und Führungskräfte zu unterstützen. Ziele eindeutig definieren, fehlerlos arbeiten und besseres Coaching samt Feedback sind ebenso zentrale Features, die Euch der US-Software-Hersteller zur Verfügung stellt.
• 15Five
  ⁠Diese Software ist vor allem für HR-Führungskräfte ein kluges Werkzeug, um Engagement und Leistung zu fördern und mit OKRs zu kombinieren. Unterstützung für strategische Entscheidungen und der geförderte Einfluss von Talenten auf das Unternehmenswachstum stehen im Vordergrund des Leistungsspektrums. Zudem bietet 15Five Schulungen, Coachings und eine starke Community für regen Austausch.
• Mirro.io
  ⁠Mirro hilft dabei, die Prioritäten eines Teams festzulegen und räumt dazu jedem Team-Mitglied ausreichend Spielraum für Austausch und Feedback ein und fördert die Kollaboration durch vereinfachte Prozesse. Mit diesem Tool rückt Ihr die individuelle, aber auch persönliche Entwicklung jeder Entität Eures Unternehmens wieder deutlich in den Fokus.
• Ally.io
  ⁠Die OKR-Software von Ally gibt Führungskräften, Teams und Einzelpersonen Einblick in den gesamten Arbeitsprozess und verbindet alltägliche Aufgaben mit den wichtigsten Zielen Eures Unternehmens. Dabei wird der für OKRs typische Ansatz verfolgt, dass Teams, die sehen, was sie bewirken, sich mehr engagieren, um bestmögliche Ergebnisse zu schaffen.
• Quantive
  ⁠Unterstützung für die zukunftsorientierte Ergebniskultur – darauf setzt Gtmhub. Konzentrierte Ausrichtung, agile Organisationsstrukturen und Engagement sind die Eckpfeiler, die von Gtmhub anhand von transparenten OKRs aufgegriffen worden. Whiteboards, Sessions, KPIs und ein intuitiver Aufbau stellen sicher, dass Ihr Eure Strategien dokumentiert und zugänglich kommuniziert.
• Betterworks
  ⁠Betterworks liefert klare und fokussierte Zielsetzungen zur Unterstützung Eurer Team-Performance, die durch Check-in-Gespräche, kontinuierliches Feedback und Reviews unterstützt werden. Zudem sammelt Betterworks Feedback von Mitarbeiter:innen, um gewünschte Maßnahmen zu priorisieren und das Vertrauen auszubauen.
• ⁠Kepp Solid Goals wurde entwickelt, um Geschäftsinhaber:innen und Projektmitarbeiter:innen zu unterstützen, um an komplexen und besonders anspruchsvolle Zielen festzuhalten. Dazu liefert Euch die Software eine praktische Roadmap, um Meilensteine und Schlüsselergebnisse zu identifizieren, um am Kurs zu bleiben.
• Perdoo
  ⁠Das Tool verknüpft OKRs mit KPIs, um den direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg erkenntlich zu machen und Entscheidungen zu erleichtern. Perdoo hilft auch, Strategien effektiv zu kommunizieren, damit Mitarbeiter:innen umfassend informiert sind und sich in an der Schaffung von Mehrwert selbst beteiligen zu können.

Ihr wollt mehr über die Tools von Haufe erfahren? Dann schaut auf die Übersichts-Seite des Software-Herstellers nach. Hier findet Ihr eine Übersicht über alle Produkte von Haufe und weitere Informationen.

Fazit

KPIs sind das Dashboard Eures Unternehmens, sie zeigen Eure Vitalwerte und verweisen auf Optimierungspotenzial. Welchen Feature-Button Ihr drückt oder welcher Hebel durch Eure Leute wann und wie in Bewegung setzen, um diese Daten zu beeinflussen, das beschreiben OKRs. Sie sind das interaktive Echo auf KPI-Controlling, ohne selbst ein starres Instrument darzustellen. OKRs finden in Euren Teams statt, sie fördern die agile Organisationsgestaltung und beschreiben proaktive Gestaltungselemente, um letztlich Innovationen und Mehrwert zu fördern oder einfach um Probleme besser zu lösen.

OKRs und KPIs stehen deshalb nicht im Widerspruch zueinander, sondern rücken – aufeinander abgestimmt – die erfolgreiche Steuerung Eures Unternehmens in den Vordergrund. Anhand der passenden OKR-Software könnt Ihr diese Steuerung zentral und transparent abbilden, um Eure Missionen einfacher zu realisieren. Wie schon anfangs angestimmt: OKR … KPI … nutzt die beiden Messinstrumente und legt Euch damit die Unternehmenswelt zu Füßen.