Ressourcenmanagement – Herausforderungen und Strategien 

1. Definition: Was ist Ressourcenmanagement?
2. Arten von Ressourcen
3. Warum ist Ressourcenmanagement unverzichtbar?
4. Wann ist Ressourcenmanagement sinnvoll?
5. Welche unterschiedlichen Methoden kommen im Ressourcenmanagement zur Anwendung?
6. Wie führe ich Ressourcenmanagement im Unternehmen ein?
7. Häufige Fehler bei der Einführung von Ressourcenmanagement und wie du sie vermeidest
8. Wie gestalte ich das Ressourcenmanagement DSGVO-konform?
9. Tools die dich bei deinem Ressourcenmanagement unterstützen
10. Ressourcenmanagement – Erfolgsfaktor für erfolgreiche Projekte

Kennst du das auch? Deine Projekte stapeln sich, Ressourcen sind knapp, und trotzdem soll alles rechtzeitig und im Budgetrahmen erledigt werden. Das Geheimnis, wie du genau das meistern kannst, liegt im richtigen Ressourcenmanagement. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine begrenzten Kapazitäten optimal nutzt, Engpässe vermeidest und deine Projekte stressfreier und erfolgreicher umsetzt.

Definition: Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement umfasst die strategische Planung, Zuweisung und Optimierung von Menschen, Material, Budget, Zeit und Infrastruktur in einem Unternehmen oder Projekt. Ziel ist es, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen, um Projekte effizient zu realisieren. Ein systematisches Ressourcenmanagement verhindert Engpässe durch vorausschauende Planung und optimiert den Ressourceneinsatz.

Das Ressourcenmanagement ist eng mit anderen Aspekten des Projektmanagements, wie dem Zeitmanagement, dem Risikomanagement und dem Kostenmanagement, verknüpft. Eine vorausschauende Ressourcenplanung ermöglicht es dir, auf Veränderungen flexibel zu reagieren und die Projektziele unter optimalen Bedingungen zu erreichen.

Das übergeordnete Ziel des Ressourcenmanagements ist es, sicherzustellen, dass alle für dein Projekt erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität sowie am richtigen Ort zur Verfügung stehen. 

Zu den spezifischen Zielen gehören:

• Optimierung der Ressourcennutzung hilft, Überlastung oder ungenutzte Kapazitäten zu vermeiden.
• Minimierung von Engpässen und Konflikten: Da mehrere Projekte oft um dieselben Ressourcen konkurrieren, ist eine frühzeitige Planung erforderlich, um Verzögerungen und Konflikte zu verhindern.
• Kostenkontrolle: Eine präzise Ressourcenplanung trägt dazu bei, unnötige Ausgaben zu vermeiden und das Budget effizient einzusetzen.
• Fristgerechte Fertigstellung des Projekts: Die Verfügbarkeit der notwendigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt stellt sicher, dass Projektmeilensteine und Endtermine eingehalten werden können.
• Sicherstellung der Qualität: Die Bereitstellung geeigneter und qualifizierter Ressourcen trägt dazu bei, die geforderte Qualität der Projektergebnisse zu gewährleisten.
• Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Ein transparenter Umgang mit Ressourcenanforderungen und -verfügbarkeiten fördert die Zusammenarbeit im Team und reduziert Missverständnisse.

Arten von Ressourcen

Quelle: Blue Ant

Ressourcen in Projekten lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Jede dieser Ressourcenarten spielt eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Durchführung deines Projekts.

Personelle Ressourcen

Deine personellen Ressourcen umfassen alle Menschen, die aktiv an der Durchführung deines Projekts beteiligt sind. Dazu zählen:

• Projektmitarbeiter*innen: Die Personen, die operativ an der Umsetzung des Projekts arbeiten.
• Projektleitung: Verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts.
• Externe Dienstleister*innen: Spezialist*innen oder Subunternehmer*innen, die für bestimmte Aufgaben beauftragt werden.
• Stakeholder: Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projektergebnis haben und möglicherweise Ressourcen (z.B. für das Testen oder die Abnahme) bereitstellen.

Die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal mit den erforderlichen Kompetenzen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Fehlendes Know-how oder eine Überlastung einzelner Teammitglieder kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen.

Materielle Ressourcen

Materielle Ressourcen sind physische Güter, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Dazu gehören:

• Maschinen und Werkzeuge: Produktionsanlagen, Geräte oder spezielle technische Hilfsmittel.
• Baumaterialien und Rohstoffe: Notwendig für Bauprojekte oder industrielle Fertigungen.
• Büroausstattung: Hardware, Möbel oder andere Arbeitsmittel, die für das Projektteam benötigt werden.

Die rechtzeitige Verfügbarkeit dieser Ressourcen ist entscheidend, um Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden.

Finanzielle Ressourcen

Die finanziellen Mittel deines Projekts umfassen das gesamte verfügbare Budget, das für die Durchführung bereitgestellt wird. Dazu gehören:

• Projektbudget: Die Gesamtsumme, die für das Projekt veranschlagt wurde.
• Investitionen: Mittel, die für bestimmte Anschaffungen oder langfristige Ressourcen eingeplant sind.
• Fördermittel oder Zuschüsse: Finanzielle Unterstützung durch externe Geldgeber oder staatliche Stellen.

Effektives Finanzmanagement stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des geplanten Budgets bleibt und keine finanziellen Engpässe entstehen.

Zeitliche Ressourcen

Zeit ist eine begrenzte und oft kritische Ressource im Projektmanagement. Dazu zählen:

• Projektlaufzeit: Der gesamte Zeitraum, der für die Durchführung des Projekts zur Verfügung steht.
• Meilensteine: Wichtige Zwischenziele, die erreicht werden müssen, um den Fortschritt sicherzustellen.
• Pufferzeiten: Reserven, die eingeplant werden, um unerwartete Verzögerungen auszugleichen.

Eine sorgfältige Zeitplanung hilft, unnötige Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten rechtzeitig abgeschlossen werden.

Technologische Ressourcen

Technologische Ressourcen umfassen alle IT-gestützten Werkzeuge, die für die Planung und Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Dazu gehören:

• Software: Projektmanagement-Tools, Datenbanken oder branchenspezifische Anwendungen.
• IT-Infrastruktur: Server, Netzwerke oder Cloud-Dienste, die für die Kommunikation und Datenspeicherung genutzt werden.
• Kommunikationssysteme: Plattformen für Meetings, Chats oder Dokumentenaustausch, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern.

Ein effizienter Einsatz technologischer Ressourcen kann die Arbeitsabläufe erheblich optimieren und den Projekterfolg positiv beeinflussen.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels konzentrieren wir uns auf die Personalressourcen, da diese insbesondere im Zuge von Fachkräftemangel einerseits und den Bedarfen an notwendigen Wissensträgern andererseits eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg darstellen. Gleichermaßen entsteht durch eine potenzielle Unterdeckung eines Projektes an benötigten personellen Ressourcen ein hohes Risiko für das Projekt im Einzelnen und in dessen Folge für das gesamte Projektmanagement des Unternehmens. 

Letztlich sind alle Projektthemen über den Zugriff auf dieselben Unternehmensressourcen miteinander verbunden. Das führt zu komplexen Ressourcenkonflikten, die selten durch Adhoc-Maßnahmen optimal gelöst werden können. Schließlich hat die Entscheidung in Bezug auf eine Ressource in einem Projekt, zunächst direkte Auswirkung auf alle anderen Projekte, die mit derselben Ressource planen. Da sich hierdurch wiederum andere Verschiebungen ergeben können, die dann weitere Ressourcen betreffen, die ebenso in anderen Projekten parallel genutzt werden, beeinflusst eine Einzelentscheidung über eine Ressource gegebenenfalls alle Projekte im Unternehmen. 

Warum ist Ressourcenmanagement unverzichtbar?

In der heutigen, projektgetriebenen Wirtschaft mit immer kürzer werdenden Innovationszyklen ist Ressourcenmanagement innerhalb des Projektmanagements ein zentraler Erfolgsfaktor. Besonders in einem gemischten Projektumfeld (agile sowie klassische Projekte und hybride Linienarbeit) ist der effiziente Einsatz von Ressourcen wichtig.  

Unternehmen setzen Projekte ein, um Innovationen schnell umzusetzen und ihre Marktstellung zu behaupten oder zu verbessern. Eine wachsende Anzahl von Projekten konkurriert jedoch um begrenzte Ressourcen, was ein strukturiertes und gleichzeitig flexibles Ressourcenmanagement erfordert. Beachten wir die Notwendigkeit eines unterstützenden Ressourcenmanagements für unsere Projektlandschaft nicht, lassen wir alle Projekte mit den dann entstehenden Ressourcenkonflikten allein. 

In der Praxis setzen sich in diesem Fall nicht die für das Unternehmen wichtigen Projekte durch, sondern diejenigen, die wichtige Sponsoren an ihrer Seite haben. Ein strategisch abgestimmtes Projektmanagement gelingt so allerdings nicht. 

Der Übergang zum Multiprojektmanagement ist daher oft ein notwendiger Schritt. Hierbei kommen Portfolio- und Ressourcenmanagement als rahmensetzende und überwachende Perspektiven ins Spiel. Das Portfoliomanagement bietet eine übergeordnete Sicht auf alle laufenden Projekte, während das Ressourcenmanagement projektübergreifend analysiert, welche Kapazitäten verfügbar sind und Engpässe frühzeitig identifiziert. 

Beide Methoden bedingen damit einander. Während das Portfoliomanagement die Projektlandschaft beschreibt und alle daran sich bewegenden Projekte überwacht, stellt das Ressourcenmanagement zum einen den Rahmen für nutzbare Kapazitäten zur Verfügung und ermöglicht im Zusammenspiel mit den geplanten Projekten wiederum die Grundlage für eine vorausschauende Portfolioplanung. 

Wann ist Ressourcenmanagement sinnvoll?

Die Frage, ab wann sich Ressourcenmanagement überhaupt für dich lohnt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr sind mehrere Kriterien für eine seriöse Empfehlung heranzuziehen.

Natürlich spielt die Größe deines Unternehmens eine wichtige Rolle, allerdings musst du ebenso die Größe der Projekte beachten. Verantwortet beispielsweise dein Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden ein Großprojekt mit über 100 externen Ressourcen, spielt Ressourcenmanagement eine wesentliche Rolle. Hingegen macht Ressourcenmanagement für ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden wenig Sinn, wenn hier nur wenige Projekte mit 2 bis 5 Ressourcen im Jahr durchgeführt werden und diese vielleicht auch noch nacheinander, statt parallel.

Es kommt daher auf die Kombination unterschiedlicher Parameter an. Und selbst, wenn dabei herauskommt, dass für zwei Unternehmen Ressourcenmanagement sinnvoll ist, kann wiederum die Ausprägung des Ressourcenmanagement sich in beiden Unternehmen unterscheiden. Was sind nun aber die wichtigsten Merkmale und in welcher Kombination müssen diese betrachtet werden?

• Verfügbare Ressourcenanzahl im Unternehmen: Das ist die potenziell maximale Anzahl an Menschen, die innerhalb unseres Unternehmens tätig sind, die überhaupt für eine Projektmitarbeit in Frage kommen, unabhängig von der Intensivität. Wenn 60% und mehr aller Personen eines Unternehmens potentielle Ressourcen darstellen, bedeutet dies, dass die Transparenz ihrer Verfügbarkeit einen hohen Einfluss auf unser Projektmanagement hat. Sprechen wir allerdings von in Summe sechs Menschen, ist die Komplexität zu gering, als dass ein professionelles Ressourcenmanagement sinnvoll ist. Sprechen wir von 50 und mehr Menschen, sieht die Situation völlig anders aus.
• Verfügbare Kapazität je Ressource für Projekte: Die verfügbare Kapazität für Projekte ergibt sich aus der grundsätzlichen Verfügbarkeit eine Ressource abzüglich der Belastung mit Regeltätigkeiten – auch Linienarbeit genannt. Besitzt die Linienarbeit – also die Arbeit in der Abteilung für sich wiederholende Routinearbeiten – einen Anteil von mehr als 90%, so ist der verbleibende Anteil für Projekte relativ klein. Inwiefern für diese Personen ein Ressourcenmanagement sinnvoll ist oder ob wir hier einen nicht zu rechtfertigenden Mehraufwand erzeugen, muss im Einzelfall abgeklärt werden. Handelt es sich um Schlüsselressourcen mit einzigartigem Wissen oder einer speziellen Fähigkeit, kann unter diesen Umständen Ressourcenmanagement wichtig sein. Handelt es sich jedoch um eher generische Tätigkeiten, die von unterschiedlichen Menschen eines Teams ausgeführt werden könnten, lohnt der Aufwand zumindest auf Personenebene nicht.
• Anzahl an parallellaufenden Projekten: Diese Kennzahl hat einen großen Einfluss auf die Entscheidung für oder gegen Ressourcenmanagement. Laufe alle Projekte in einer seriellen Reihenfolge ab, minimiert sich das Ressourcenmanagement auf das Austarieren von Ressourcen zwischen einem Projekt und der Linie. Sprechen wir hingegen von 20 und mehr Projekten, die gleichzeitig durchgeführt werden und die auf dieselben Ressourcen zurückgreifen, steigt der Aufwand eines Ressourcenausgleiches zwischen allen Projekten und der Linie überproportional an.
• Projektkomplexität: Einfach strukturierte Projekte mit wenigen Aktivitäten haben eine geringere Anforderung an das Ressourcenmanagement als Projekte mit hoch komplexen Aktivitätenplänen mit komplexen Abhängigkeiten. Besitzen deine Projekte eine Struktur von 3 und mehr Ebenen, ist es sinnvoll, zusätzlichen Aufwand in die Ressourcenplanung zu investieren. Sind deine Projekte eher einfach strukturiert und nutzen maximal zwei Ebenen innerhalb der Projektstruktur, solltest du dich mehr auf die Kapazitäts- als auf die Ressourcenplanung konzentrieren.  
• Langfristplanung (Roadmap) über ein oder mehrere Geschäftsjahre: Besteht die Notwendigkeit, mittel- und langfristige Projektthemen zu priorisieren und in Form einer Jahresplanung (Roadmap) sowohl von der Reihenfolge also auch Rangfolge einzuplanen, ist ein funktionierendes Ressourcenmanagement Grundvoraussetzung. Gibt es diese Ansprüche nicht und entwickelt sich die Projektlandschaft eher dynamisch von Monat zu Monat, entfällt diese Notwendigkeit.

In der Kombination dieser Kriterien lassen sich Tendenzen für ein Pro und Contra in Bezug auf die Einführung eines Ressourcenmanagements ableiten. Je mehr dieser Kriterien im Sinne des Ressourcenmanagements beantwortet werden, desto deutlicher die Empfehlung für eine Einführung.

Welche unterschiedlichen Methoden kommen im Ressourcenmanagement zur Anwendung?

Quelle: Blue Ant

Kapazitätsplanung 

Die Kapazitätsplanung betrachtet in der Regel losgelöst von konkreten Personen die Verfügbarkeit von Personentagen für unterschiedliche Projekte. Hierbei liegt die Betrachtung eher auf einer langfristigen Perspektive. Ziel ist es, eine Balance zwischen Angebot und Nachfrage von personellen Ressourcen unter Beachtung von Fähigkeiten und Verfügbarkeiten zwischen den Projekten und der Linie sicherzustellen. Somit kommt diese Methode im Wesentlichen bei der Portfolioplanung und Jahresplanung der Projekt-Roadmap zum Einsatz. Je nach Detailanspruch, kann hierbei bis auf Abteilungsebene oder Fähigkeitsebene heruntergebrochen werden. In der Regel wird dies in einer Wochen- oder Monatsbetrachtung gemacht.

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung im Einzelprojekt orientiert sich bestenfalls an der Kapazitätsplanung und muss diese nun mit echten Ressourcen auf Aktivitätenebene umsetzen. Hierbei kann es zu Überlastungen innerhalb einer Woche im Einzelfall kommen. Wichtig ist hierbei nur, dass gegen die Vorgaben der Kapazitätsplanung nicht verstoßen wird. Denn das würde bedeuten, dass man beispielsweise auf Monatsebene mehr Kapazität nutzt, als zugewiesen wurde. Im Umkehrschluss führt das wiederum zu Ressourcenkonflikten zwischen den Projekten, welche du ja eigentlich vermeiden willst.

Unterschied zwischen Kapazitäts- und Ressourcenplanung

Man bezeichnet somit die Kapazitätsplanung als das strategische Ressourcenmanagement und die Ressourcenplanung auf Projekteben als das operative Ressourcenmanagement. Beide gehen Hand in Hand und bedingen einander. So erhält nicht selten das strategische Ressourcenmanagement eine erste Indikation für zukünftige Projekte auf Grundlage einer ersten Grobplanung des Einzelprojektes. Umgekehrt macht eine Feinplanung eines Projektes erst wirklich Sinn, wenn die Kapazität unternehmensweit abgestimmt und damit auch wirklich verfügbar ist. Während der methodische Ansatz der Kapazitätsplanung und somit des strategischen Ressourcenmanagement eher unabhängig von der später verwendeten Projektmanagement-Methodik funktioniert, gibt es beim operativem Ressourcenmanagement deutliche Unterschiede.

Kapazitäts- und Ressourcenplanung in klassischen Projekten

Bei der klassischen Planung wird zunächst eine Ressourcenliste mit den für das Projekt benötigen Menschen oder Teams erstellt. Hierbei sollte sich die für das Projekt genutzt Kapazität an der Vorgabe der projektübergreifenden Kapazitätsplanung dieser Ressourcen orientieren.  Im nächsten Schritt werden die bestimmten Ressourcen den jeweiligen Projektaufgaben zugewiesen. Diese haben sich aus der zuvor erstellten Aktivitätenplanung ergeben. 

Jeder Aktivität benötigt eine oder mehrere Ressourcen, damit die mit dieser Aktivität verbundene Arbeit umgesetzt werden kann. Durch die Zuweisung spezifischer Ressourcen können nun die Umsetzungsdauer einer jeden Aktivität berechnet werden. Über die Projektablaufplanung werden alle Aktivitäten in einen fachlichen Zusammenhang gestellt und Abhängigkeiten definiert. Damit ergibt sich die Reihenfolge der Abarbeitung aller Aktivitäten. In Kombination mit den zuvor ermittelten Umsetzungsdauern aller Aktivitäten ergibt sich die Gesamtprojektdauer und damit der Projektendtermin. 

Im Rahmen der regelmäßigen Steuerung ist zu prüfen, ob die planerischen Annahmen bei der Umsetzung tatsächlich zutreffen. Ist dies nicht der Fall, muss die gesamte Planung (bis zum Projektende) aktualisiert werden.

Kapazitäts- und Ressourcenplanung in agilen Projekten

Die agile Umsetzung sieht keine langfristige Detailplanung vor. Vielmehr werde feste Zeiträume bestimmt (z.B. 2 Wochen) und am Anfang eines jeden Zeitraumes vom Team festgelegt, was realistischerweise innerhalb dieser Zeit umgesetzt werden kann. Am Ende des definierten Zeitraumes wird die Umsetzung reflektiert und unfertige Ergebnisse werden in die nächste Periode verschoben und weitere neue Aufgaben dazu geplant. 

Dieses iterative Vorgehen minimiert den Planungsaufwand und sorgt in der Regel für realistische Aussagen darüber, was zu schaffen ist und was nicht. Allerdings gibt dieses Vorgehen keine Auskunft über den Gesamtprojektzeitraum oder das Projektende. Vielmehr werden diese Parameter insbesondere im Rahmen des Ressourcenmanagements fest vorgegeben. Damit weiß das Projektteam, welche Kapazitäten in welchem Zeitraum grundsätzlich zur Verfügung stehen. Was damit konkret und vor allem wann umgesetzt wird, entwickelt sich während des Projektverlaufes. Die Abstimmung mit dem strategischen Ressourcenmanagement ist hier insofern einfacher, als dass es keine zeitlichen Verschiebungen von benötigten Kapazitäten geben kann, da diese fest vorgegeben werden. Allerdings kann es sein, dass das fiktive Projektende und damit eben auch der Ressourcenbedarf mehrere Mal erweitert werden muss, sofern das Projektergebnis nicht den Wünschen des Auftraggebers entspricht.

Wie führe ich Ressourcenmanagement im Unternehmen ein?

1. Zentralen Ressourcenpool aufbauen: Um ein Ressourcenmanagement umsetzen zu können, müssen zunächst alle verfügbaren Ressourcen dokumentiert werden. Da du dich später im Rahmen der Kapazitätsplanung mit den disziplinarischen Vorgesetzten abstimmen musst, sollte hierbei auch die Zuordnung der Ressourcen innerhalb des Unternehmensorganigramms hinterlegt werden. Notwendige Daten sind neben dem Namen, dem Arbeitszeitmodell, Urlaubsansprüchen und Fähigkeitsprofil auch die Mindestkapazität, die der Unternehmensbereich an der Ressource selber benötigt.  
2. Definition und Aktualisierung der Ressourcennutzung: Im nächsten Schritt werden die Kapazitäten der Ressourcen auf die parallellaufenden Projekte aufgeteilt. Hierbei kommt die Top-Down oder die Bottom-Up Methode zum Einsatz. Die Top-Down Methode ordnet verfügbare Kapazitäten auf Grundlage von Priorisierungen zwischen Projekten zu und balanciert diese auf diese Art und Weise grob aus. Die Bottom-Up Methode nutzt als erste Indikation für eine Kapazitätsplanung die Grobplanung aus dem Einzelprojekt und versucht, für die dort verplanten Ressourcen freie Kapazitäten zu finden. Dazu können unter Umständen andere Projekte gestoppt oder verschoben werden, sollten diese weniger wichtig sein als das betrachtete Projekt.
3. Einbindung der Daten des Ressourcenmanagement in einen rollierenden Steuerungsprozess auf Portfolioebene: Die innerhalb der Kapazitätsplanung getroffenen Entscheidungen werden in regelmäßigen Abständen überprüft und bei Bedarf angepasst. Anlass könnten neue Projektprioritäten sein, eine veränderte Ressourcensituation (Krankheitsstand) oder größere Planabweichungen der Einzelprojekte, welche zu zeitlichen Verschiebungen und Mehraufwand in Bezug auf Ressourcen führen.

Grundsätzlich sollten für die Umsetzung professionelle Multi- Projektmanagementtools genutzt werden, die von Haus aus die notwendige Datenbankstrukturen und Verwaltungsfunktionen für die Ressourcen und deren Kapazitäten mitbringen. Wichtig ist, darauf zu achten, dass das gewählte PM-Tool generische Schnittstellen mitbringt. Das bedeutet, dass du in der Lage bist, eigenständig andere Datenquellen mit einer PM-Lösung zu verbinden, um auf diese Art und Weise regelmäßig Daten zwischen Fremdanwendungen austauschen zu können. Dazu gehören zum Beispiel HR (Human Resources) Lösungen, die bereits alle relevanten Personaldaten vorhalten, die für das Ressourcenmanagement benötigt werden.

Häufige Fehler bei der Einführung von Ressourcenmanagement und wie du sie vermeidest

1. Unrealistische Planungen – Fehlende realistische Kapazitätsbewertung: In vielen Unternehmen werden Projekte geplant, ohne eine fundierte Analyse der vorhandenen Ressourcen durchzuführen. Es wird oft angenommen, dass Personalkapazitäten flexibel einsetzbar sind, ohne die tatsächlichen Verfügbarkeiten und bestehende Verpflichtungen zu berücksichtigen. Dies führt dazu, dass Teams sich plötzlich mit unrealistischen Zeitplänen und einer zu hohen Arbeitslast konfrontiert sehen, was die Qualität der Arbeit und die Motivation der Mitarbeiter negativ beeinflusst. Zudem führen Überplanungen zwangsläufig zu Zielkonflikten der betroffenen Menschen. Wird dieser Zielkonflikt nicht moderiert, zum Beispiel durch einen Programmmanager oder einen Portfoliomanager, bleibt dem Menschen nur eine individuelle Entscheidungsgrundlage. Da für eine fundierte Entscheidung jedoch in der Regel wesentliche Informationen für die Einzelperson nicht verfügbar sind, können wir davon ausgehen, dass die Entscheidung, wenn überhaupt, zufällig richtig sein wird.
2. Fehlende Transparenz – Unklare Zuständigkeiten führen zu doppelter Arbeit: Wenn in deinem Unternehmen keine klare Sicht darauf besteht, wer welche Aufgaben und Kapazitäten hat, entstehen ineffiziente Prozesse. Teams arbeiten teilweise an denselben Aufgaben, weil keine zentrale Koordination stattfindet. Dadurch werden wertvolle Ressourcen vergeudet, was zu unnötigen Verzögerungen und Frustration führt. Transparenz in der Ressourcenverteilung hilft, solche Doppelarbeiten zu vermeiden und fördert eine gerechte und effiziente Nutzung der verfügbaren Kapazitäten.
3. Zu starre Prozesse – Keine flexible Anpassung bei Änderungen: Viele Unternehmen setzen auf starre Ressourcenplanungen, die wenig Spielraum für unerwartete Entwicklungen lassen. In dynamischen Umfeldern, in denen sich Anforderungen oft kurzfristig ändern, kann dies problematisch sein. Wenn Ressourcen strikt an Projekte gebunden sind und keine Möglichkeit zur Umverteilung besteht, führt dies zu Engpässen in kritischen Bereichen. Ein flexibles Ressourcenmanagement muss in der Lage sein, auf neue Anforderungen schnell zu reagieren und Ressourcen bedarfsgerecht umzuverteilen.
4. Unzureichende Datenqualität wegen Fehlinterpretation des Datenschutzes: Der Datenschutz, insbesondere der personenbezogenen Daten, stellt ein hohes Gut dar. Wer allerdings mit Verweis auf den Datenschutz jegliche Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten unnötig erschwert oder gar verhindert, torpediert offensiv das Ressourcenmanagement, welches von solchen Daten lebt. Insofern gilt es abzuwägen, welche Tiefe der Transparenz man erreichen möchte. Wichtig hierbei – der Datenschutz und insbesondere die DSGVO (also die gesetzliche Regelung dessen) steht dem nicht im Wege. Im Gegenteil. Die DSGVO schafft einen verbindlichen Rahmen für eine rechtssichere Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Um es deutlich zu machen: das Erfassen von Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten, Fortschritten und Abwesenheiten im Rahmen des Projektmanagement und die Verwertung dieser Daten im Ressourcenmanagement sind über die DSGVO voll abgedeckt. Natürlich musst du bei der Speicherung und der Zugriffsdefinition sauber arbeiten – aber jede professionelle Multi-Projektmanagementsoftware, wie zum Beispiel Blue Ant, erfüllt diese Anforderungen.

Wie gestalte ich das Ressourcenmanagement DSGVO-konform?

Bei der Verwaltung von Ressourcen, insbesondere im Personalbereich, spielen Datenschutz und Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen im Ressourcenmanagement.

Worauf muss geachtet werden?

1. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

• Nur notwendige personenbezogene Daten dürfen erhoben und verarbeitet werden. Damit sind alle für das Ressourcenmanagement notwendigen Daten, wie zum Beispiel Verfügbarkeiten, Abwesenheiten aber auch Fähigkeiten und Arbeitszeiten, gemeint. Nicht abgedeckt sind Daten wie zum Beispiel Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeiten – diese Daten sind für das Ressourcenmanagement nicht notwendig und dürfen daher im Rahmen des Ressourcenmanagements auch nicht erfasst werden.
• Eine rechtliche Grundlage (z. B. Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse) muss vorliegen. In diesem Fall eben die Umsetzung eines unternehmensweiten Ressourcenmanagements. 
• Transparente Informationen zur Datenverarbeitung müssen den betroffenen Personen bereitgestellt werden. Bedeutet, dass dokumentiert werden muss, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden. Hierfür bietet sich beispielsweise der Projektmanagementleitfaden an.

2. Speicherung und Zugriffskontrolle

• Zugriff auf Ressourcenmanagement-Systeme sollte nur autorisierten Personen gewährt werden.
• Daten sollten verschlüsselt gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung sind erforderlich.

Diese Anforderungen sind in der Regel erfüllt, wenn du eine professionelle Multi-Projektmanagementsoftware nutzt. Übrigens auch dann, wenn du diese als Cloudservice nutzt. Solange die Daten in Deutschland oder der EU gespeichert und verarbeitet werden und der Anbieter eine entsprechende DSGVO-Vereinbarung mit dir abschließt, erfüllst du alle Kriterien.

3. Datenweitergabe und Drittanbieter

• Falls externe Tools für das Ressourcenmanagement genutzt werden, muss sichergestellt sein, dass diese DSGVO-konform sind.
• Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) sind notwendig, wenn Drittanbieter personenbezogene Daten verarbeiten.

4. Rechte der betroffenen Personen

• Mitarbeiter*innen müssen jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten erhalten können.
• Sie haben das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.
• Unternehmen müssen Prozesse implementieren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

5. Sicherstellung der Compliance

• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter*innen zum Datenschutz im Ressourcenmanagement.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen, insbesondere wenn neue Systeme eingeführt werden.
• Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen zur Nachweisbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden.

Da der Datenschutz im Ressourcenmanagement selbstverständlich nur ein Teilbereich des gesamten Datenschutzes darstellt, müssen hier keine parallelen Prozesse oder Dokumente geschaffen werden. Stelle einfach nur sicher, dass das Thema Ressourcenmanagement in deiner Gesamtdokumentation zum Datenschutz enthalten ist.

Tools die dich bei deinem Ressourcenmanagement unterstützen

Blue Ant Multi-Projektmanagementsoftware

awork

MOCO

ZEP

microtech

Ressourcenmanagement – Erfolgsfaktor für erfolgreiche Projekte

Ein rollierendes Ressourcenmanagement führt zu einer deutlich besseren Entscheidungsgrundlage auf Unternehmensebene. Projekte und deren Prioritäten können in Einklang mit den verfügbaren Kapazitäten gebracht werden. Daraus ergeben sich realistischere Planungen und letztendlich termintreuere Projektumsetzungen. Unrealistische Projektkonstellationen können im Vorfeld vermieden werden. Das hilft, die Vergeudung von Ressourcenkapazitäten zu reduzieren, da sich diese auf die wirklich wichtigen und realistischen Projekte konzentrieren lassen. 

Im Ergebnis werden strategischen Ziele, die mit der Projekt-Roadmap verfolgt werden sollen, effizienter erreicht, da sich potenzielle Ressourcenkonflikte frühzeitig erkennen und durch Umpriorisierung oder Ressourcenaufbau abmildern lassen.