So setzt du Kapazitätsplanung in deiner Agentur erfolgreich um
Wir zeigen dir, wie und mit welchen Tools Kapazitätsplanungen in Agenturen gelingen
Es ist gar nicht so einfach, die verfügbaren Kapazitäten in einer Agentur exakt zu ermitteln und zu planen – zumindest nicht ohne das passende Hilfsmittel. In diesem Artikel erfährst du, wie dir eine Agentursoftware, z.B awork
zum optimalen Ressourceneinsatz & Co. verhilft. Selbstverständlich erhältst du unsere OMR-Tool-Empfehlung dazu, die sogar KI-gestützte Funktionen beinhaltet. Los geht’s!
Was ist Kapazitätsplanung?
Unter Kapazitätsplanung versteht man die Ressourceneinteilung basierend auf dem Kapazitätsbedarf. Darunter fallen etwa die verfügbare Zeit, das Budget, die Mitarbeiter*innen, die Maschinen und die Räumlichkeiten.
Kapazitätsplanung vs. Aufgabenplanung
Quelle: Timewax
| Kapazitätsplanung | Aufgabenplanung | |
| Beschreibung | Planung eines (z. B. wöchentlichen) Zeitkontingents pro Projekt für Mitarbeiter*innen anhand des Kapazitätsbedarfs (wie sie dieses nutzen, entscheiden Mitarbeiter*innen selbst) |
Planung der Mitarbeiterauslastung durch Strukturierung und Zuweisung von detaillierten Arbeitsschritten anhand eines geschätzten zeitlichen Aufwands (Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben erfolgt durch Vorgesetzte) |
| Vorteil | geringer Aufwand, aktuell und realistisch | Mitarbeiter*innen müssen nicht selbständig Aufgaben planen können |
| Nachteil | Mitarbeiter*innen müssen selbständig Aufgaben planen können |
zeitintensiv, teilweise veraltet und realitätsfern |
Nutzen der Kapazitätsplanung für dein Team
Mit einer Kapazitätsplanung kannst du die Auslastung innerhalb deines Teams effektiv organisieren und verwalten. Davon profitierst du in vielerlei Hinsicht:
- Ressourceneinsatz: Setze deine Ressourcen optimal ein, vermeide Engpässe und halte deine Termine fristgerecht ein.
- Aufteilung: Verteile die Arbeit gleichmäßig, vermeide Überlastungen und erhöhe die Mitarbeiterzufriedenheit im Team.
- Effizienz: Mitarbeiter*innen priorisieren selbst, reagieren schneller auf Probleme und bringen mehr Leistung.
- Transparenz: Arbeitsbelastungen und Verfügbarkeiten sind transparent. Jedes Teammitglied hat den Überblick und kann seine Planung und Koordination entsprechend ausrichten.
- Anpassungsfähigkeit: Reagiere frühzeitig und flexibel auf Veränderungen wie neue Anforderungen oder Projekte, verschobene Prioritäten und Engpässe.
Wie setzt du Kapazitätsplanung in Agenturen ein?
Auf OMR Reviews findest du verschiedene Agentursoftwares, wie z.B. awork
, darunter auch Die Agenturverwaltung. Sie kommt vor allem in kleinen und mittleren Agenturen zum Einsatz – aber auch in einigen Beratungsunternehmen und Werbefilmproduktionen.Warum ist Die Agenturverwaltung in modernen Teams so beliebt? Das liegt unter anderem an diesen Merkmalen:
- Junioren- und Quereinsteiger-tauglich: Für moderne Teams zählt nicht nur der Lebenslauf. Auch Quereinsteiger*innen und Frischlinge kommen mit der übersichtlichen Plattform und der intuitiven Benutzeroberfläche sofort gut klar.
- Mobile-tauglich: Die Cloud-Lösung läuft auf jedem Browser. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Büro, im Homeoffice und in kompletten Remote-Teams.
- KI-gestützt: Die Eingangsrechnungsbelegerfassung der Software ist KI-gestützt, wodurch das manuelle Abtippen vollständig entfällt.
- KPI-Umfang: Du kannst mit der Agenturverwaltung die üblichen Berichte erstellen und zudem mit knapp 100 KPIs ganz individuelle Berichte generieren und exportieren.
- Integrationen: Durch die Low Code-Adapterplattform Make.com kannst du neben den Standard-Integrationen auf über 1.000 Drittanbieter-Apps zugreifen.
- Berechtigungsmanagement: Du entscheidest, wie viel Die Agenturverwaltung preisgeben soll. Stelle einfach die entsprechenden Berechtigungen für deine Teammitglieder ein.
- DSGVO: Die Software erfüllt die EU-Datenschutzgrundverordnung, schließt AV-Verträge mit deinen Kundinnen und Kunden sowie Dienstleister*innen ab und übernimmt sämtliche IT-Security-Maßnahmen.
Mit der Agenturverwaltung können Agenturen von einer komplexen IT-Infrastruktur auf ein einziges Tool wechseln – das reduziert Fehler sowie manuelle Tätigkeiten, spart bares Geld und viele Nerven. Von den offenen Kostenvoranschlägen, der Einhaltung deines Projektbudgets, den erfassten Arbeitszeiten, der Weiterberechnung deiner Lieferantenausgaben über offene Rechnungen und der Kostenentwicklung innerhalb deiner Agentur hast du alles im Blick.
Best Practise: Vom Kostenvoranschlag zum Projektabschluss mit der Agentursoftware Die Agenturverwaltung
Verwendest du einen riesigen Pool aus IT-Systemen? Vielleicht eine Buchhaltungssoftware, ein CRM, ein Projektmanagement und ein Tracking-System – oder sogar Excel? Ziemlich aufwendig und fehleranfällig. Wir zeigen dir, wie du jeden Vorgang in deiner Agentur in nur einem Tool abbilden kannst.
Kapazitätsplanung
In der Agenturverwaltung führst du deine Kapazitätsplanung durch, indem du im jeweiligen Projekt direkt bestimmst, wie viele Stunden ein*e bestimmte*r Mitarbeiter*in in der entsprechenden Woche diesem Projekt widmen darf. Dadurch ist für dich jederzeit ersichtlich,
- ob die benötigten Stunden ins Budget passen.
- welche Mitarbeiter*innen die entsprechenden Kapazitäten haben.
- ob Mitarbeiter*innen ggf. unter- oder überlastet sind.
- wie der Projektstatus aussieht.
Video: Ressourcen-Planung am Projekt
Projekt anlegen
Erledige mit der Agenturverwaltung jeden Schritt, den du bei der Projektverwaltung und -auswertung brauchst. Du kannst in der Software neben Kundinnen bzw. Kunden und Projekten auch Etats anlegen. Das kann etwa hilfreich sein, wenn du bei Kundinnen und Kunden mit verschiedenen Stundensätzen (z. B. einen reduzierten Stundensatz für Großprojekte und den üblichen Stundensatz für parallellaufende kleine Projekte) abrechnest.
Einfache und effiziente Erstellung deiner Kostenvoranschläge
Beim Erstellen deiner Kostenvoranschläge kannst du Vorlagen und Positionsblöcke aus alten KVAs mit wenigen Klicks übernehmen. Sollte sich dein Kostenvoranschlag mit einem alten Dokument decken, kannst du auch schnell und einfach einen alten KVA kopieren und anpassen. Standardmäßig setzt das Tool die kundenspezifisch hinterlegten Stundensätze ein. Diese kannst du bei Bedarf manuell ändern. Im Hintergrund berechnet Die Agenturverwaltung automatisch deine verfügbaren Stunden. Sobald die Freigabe des Kostenvoranschlags erfolgt, kannst du ihn als Teilleistung, mit KVA-Bezug als Akontorechnung oder in deiner Abschlussrechnung abrechnen.
Durch die Freigabe eines Kostenvoranschlags sieht deine Kapazitätsplanung zunächst so aus:
Quelle: Die Agenturverwaltung
Du siehst, welche Stunden bereits angefallen sind. Dieser Wert ist die Summe der zuvor erfassten Arbeitszeiten. Ebenso erhältst du Einblicke ins Verhältnis zwischen den angefallenen Stunden und dem Zeit-Budget aus dem Kostenvoranschlag. Wenn du nun eine*n Mitarbeiter*in diese Planung hinzufügst, sieht das so aus:
Quelle: Die Agenturverwaltung
Mitarbeiter*innen können sich in der Agenturverwaltung ihre verplanten Wochenstunden anzeigen lassen. Über das Farbenspiel und die Ist- sowie Optimal-Stunden ist sofort erkennbar, ob diese eventuell unter- oder überfordert sind:
Quelle: Die Agenturverwaltung
Wenn du nun überforderten Mitarbeiter*innen Stunden abnehmen möchtest, kannst du in der Team-Übersicht auf einen Blick sehen, welche Mitarbeiter*innen im selben Zeitraum unterfordert sind und entsprechend handeln:
Quelle: Die Agenturverwaltung
Jetzt sind alle Teammitglieder (wieder) gut oder sogar optimal ausgelastet. Du siehst nur noch grüne und gelbe Markierungen. Darunter verrät dir das Tool zwei besonders interessante Insights:
- den Fertigstellungsgrad deines Projekts: Ist-Zustand, geplante Zeiten und dein Restbudget
- die Wochenplanung bezogen auf einzelne Mitarbeiter*innen
Quelle: Die Agenturverwaltung
Interne Leistungserfassung (kunden- und projektbezogene Zeiterfassung)
Ordne deinen Projekten die entsprechenden Zeiten zu. Das betrifft sowohl die Arbeitszeiten deiner Angestellten als auch deiner freien Mitarbeiter*innen. Je nach Sinnhaftigkeit können Mitarbeiter*innen ihre Zeiten über die Timer-Funktion (Mausklick für Beginn und Ende), die Kalenderansicht (Erfassung aller Zeiten am Ende der Woche oder des Monats in einem Rutsch), in der Zeiterfassungsliste (Listenansicht) oder projektübergreifend sowie EuGH-konform erfassen.
Aufgabenverwaltung
Du kannst Aufgaben verwalten, terminieren, zuweisen und kommentieren. Aus der Aufgabengliederung bzw. der Übersicht der Teilschritte kannst du mit wenigen Klicks Timing- und Statuslisten erzeugen.
Quelle: Die Agenturverwaltung
Fremdleistungsmanagement (Lieferantenbeleg erfassen)
Wenn du etwa Texter*innen, Lektor*innen oder Foto- und Videograf*innen beauftragst, erhältst du Eingangsrechnungen. In der Agenturverwaltung lässt sich auch das nun benötigte Fremdleistungsmanagement abbilden. Im jeweiligen Projekt siehst du, welche Fremdleistungen bereits abgerechnet wurden. Diese können mit einem Kostenvoranschlag verknüpft sein. Die Software vermerkt die erledigte Abrechnung (inkl. Zeitpunkt und Rechnungsnummer) automatisch im Projekt.
Quelle: Die Agenturverwaltung
Die Belegerkennung ist KI-gestützt. Das bedeutet für dich: nie mehr Belege abtippen oder manuell Rechnungsmails bearbeiten. Das Tool erkennt alle signifikanten Daten in JPEG- und PDF-Dateien. Deine Buchhaltung muss nur noch die Freigabe erteilen.
Abwesenheitsmanagement
Das Abwesenheitsmanagement der Agentursoftware sorgt je nach Bedarf für Transparenz innerhalb des Teams, automatisierte Freigabeprozesse (z. B. Anträge für Urlaube und Fortbildungen), hilft bei der Vertretungssuche und berechnet den Resturlaubsanspruch.
Quelle: Die Agenturverwaltung
Projekt- und Unternehmens-Controlling
Quelle: Die Agenturverwaltung
Das Tool analysiert die wichtigsten KPIs wie den Jahresumsatz, die Kostenvoranschlagsvolumina, Budgets, Fixkosten, Einnahmen und Ausgaben. Im Jahresüberblick werden die Kennzahlen kundenübergreifend zusammengefasst und die letzten 12 Monate gruppiert. Neben den Standard-Auswertungen kannst du (Zugriffsrechte-gesteuert) mit etwa 70 KPIs individuelle Berichte erstellen. Diese können sich auf Projekte, Etats oder Kundinnen und Kunden beziehen.
Video: Kapazitätsplanung auswerten
Funktionsüberblick
Die Agenturverwaltung ist eine All-in-One-Lösung, mit der auch kleine und mittlere Agenturen Kapazitäts- und Ressourcenplanungen umsetzen können. Diese Funktionen bietet die Agentursoftware im Detail:
- Angebot und Abrechnung: Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen, offene Posten, Gutschriften, Storno, Mahnungen und Liquiditätsplanung
- Kostentransparenz: Zeiterfassung, Fremdleistungsmanagement, Projektverwaltung und -auswertung, Unternehmensauswertung und benutzerdefinierte Berichte
- Prozess-Digitalisierung: KI-gestützte Belegerkennung, Aufgabenmanagement, Retainer, Honoraretats, Wiedervorlagen und Kontaktverwaltung
- Automation und Integration: Dokumentenversand per E-Mail, Rechnungsabonnements, Integromat-Schnittstelle, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Get My Invoice, Geschäftspapier und CI
Fazit: Löse dich von Insellösungen mit der All-in-One-Lösung für Agenturen
Wenn deine Agentur noch zu viel Zeit durch manuelle Arbeit verliert und immer wieder ärgerliche (Übertragungs-)Fehler begeht, wird’s höchste Zeit, auf eine allumfassende Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung umzusteigen. Wie du siehst, unterstützt sie dich von der Erstellung deines Kostenvoranschlags bis zum erfolgreichen Projektabschluss – sogar KI-gestützt! Nutze die Gunst der Stunde: Hier geht’s zur kostenlosen Demo.
Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.
