Von Canva bis Trello: Mit diesen digitalen Hilfen funktioniert der Büroalltag vor allem für Frauen mit ADHS
Adina Zimmermann30.1.2026
So bringen digitale Tools Klarheit und Fokus in den Büroalltag von Menschen mit ADHS und machen ihre Stärken nutzbar
Inhalt
- Was sind die Herausforderungen von ADHS im Büroalltag?
- Warum digitale ADHS Tools im Unternehmen sinnvoll sind
- Was für Kategorien von ADHS Tools gibt es?
- Was musst du bei deiner Tool-Auswahl berücksichtigen?
- Wie du ADHS Tools im Unternehmen implementieren kannst.
- Die wichtigsten ADHS Tools im Überblick
- ADHS verstehen, statt dagegen zu arbeiten
Das Wichtigste in Kürze
- ADHS bei Frauen wird oft missverstanden, da Symptome wie "Masking" lange unsichtbar bleiben und Kompensationsstrategien im Erwachsenenalter zusammenbrechen können.
- Moderne Büro- und New-Work-Umgebungen verstärken ADHS-Herausforderungen wie Schwierigkeiten bei der Selbstorganisation und starke Reizüberflutung.
- Digitale ADHS-Tools wie Trello, Todoist oder Canva bieten externe Struktur und Klarheit, um Aufgaben greifbarer zu machen und die mentale Last zu reduzieren.
- Ein gutes Tool sollte sich der individuellen Arbeitsweise anpassen und einfach nutzbar sein, da komplexe Lösungen die kognitive Last unnötig erhöhen.
- Der Umgang mit ADHS sollte darauf abzielen, die besonderen Stärken (Kreativität, Fokus) durch passende Rahmenbedingungen zu fördern und Überforderung vorzubeugen.
"Du siehst nicht so aus, als hättest du ADHS!" oder "Ah ja, ADHS. Das ist doch die neueste Trenddiagnose. Hat heutzutage ja jede:r" – das sind zwei von vielen Sätzen, die mich regelmäßig auf die Palme bringen. Sie zeigen ziemlich genau, warum ADHS (Aufmerksamkeitsdefizit-/Hyperaktivitätsstörung) bis heute so oft missverstanden wird, insbesondere im Arbeitsalltag.
Vor allem Frauen haben es mit dieser Form der Neurodiversität nicht leicht. Nicht, weil die Symptome seltener wären, sondern weil sie häufig anders aussehen. Während ADHS lange mit dem Bild des lauten, impulsiven Jungen im Klassenzimmer verbunden war, blieb eine andere Ausprägung weitgehend unsichtbar.
Das Mädchen, das still in der Ecke sitzt, vor sich hinträumt und früh lernt, sich anzupassen. Dieses sogenannte Masking beginnt oft schon in der Kindheit. Es ist die unsichtbare Arbeit im Hintergrund, um nach außen "funktional" und "normal" zu wirken: Zappeln unterdrücken, Gespräche innerlich vorbereiten, Vergesslichkeit kompensieren, den Alltag überstrukturieren. Nicht, weil es leichtfällt, sondern weil es erwartet wird.
ADHS beschreibt eine neurobiologische Besonderheit bei der Verarbeitung von Reizen und der Selbstregulation. Es geht nicht um einen Mangel an Aufmerksamkeit, sondern um eine andere Art, sie zu steuern. Impulskontrolle, Energie und Konzentration lassen sich nicht konstant abrufen, sondern schwanken stark, abhängig von Kontext, Interesse und Überforderung. Das kann kreativ, schnell und lösungsorientiert sein, wird aber zur Belastung, wenn Umfeld und Erwartungen nicht dazu passen.
Auch das Klischee des ständigen Zuspätkommens greift zu kurz. Manche Menschen mit ADHS sind nicht zu spät, sondern deutlich zu früh dran. Aus Angst, etwas zu vergessen. Aus Angst, negativ aufzufallen. Aus Angst, wieder zu versagen.
Masking funktioniert oft erstaunlich lange und das bei vielen von ADHS betroffenen Menschen, ungeachtet des Geschlechts oder des Alters. Besonders Frauen erleben aber erst im Erwachsenenalter, häufig ab 30+, dass dieses fragile Gleichgewicht brüchig wird. Nicht, weil ADHS "schlimmer" wird, sondern weil die bisherigen Kompensationsstrategien nicht mehr tragen. Neue Lebensumstände wie beispielsweise Schwangerschaft, Menopause oder Beziehungskrisen können das gesamte Konstrukt zum Einsturz bringen. Die Folgen können Energieverlust sein, oder auch eine zunehmende Reizüberflutung und instabilere Konzentrationsfähigkeit.
Und genau hier beginnt das eigentliche Problem im Büroalltag.
Was sind die Herausforderungen von ADHS im Büroalltag?
Für viele wird ADHS im Arbeitsleben erstmals wirklich greifbar. Das liegt nicht daran, dass Betroffene weniger leisten wollen, sondern daran, dass moderne Arbeitsumgebungen viele der typischen Herausforderungen verstärken. Offene Büros, eine hohe Taktung digitaler Signale durch Chats wie Slack oder Microsoft Teams, Social Media oder andere Benachrichtigungen, parallele Aufgaben und implizite Erwartungen treffen auf eine Reizverarbeitung, die weniger filtert. Dadurch wird Konzentration zur täglichen Herausforderung statt zur Selbstverständlichkeit.
ADHS im Büro bedeutet für viele, permanent zwischen Über- und Unterstimulation zu pendeln. Ein Meeting jagt das nächste, Teams-Nachrichten ploppen auf, E-Mails bleiben unbeantwortet, während der Kopf gleichzeitig an mehreren Themen hängt. Unter diesen Bedingungen ist Produktivität selten gleichmäßig. Es gibt Phasen sehr hoher Leistungsfähigkeit, die von Erschöpfung oder inneren Blockaden abgelöst werden. Von außen wirkt das schnell widersprüchlich und wird häufig falsch eingeordnet.
Besonders anspruchsvoll ist das Thema Selbstorganisation. In vielen Arbeitsbereichen ist es erforderlich, Aufgaben zu priorisieren, Zeiten realistisch einzuschätzen und Deadlines eigenständig einzuhalten. Für Menschen mit ADHS ist genau das oft der schwierigste Teil ihrer Tätigkeit. Zeitmanagement verläuft nicht linear. Aufgaben werden unterschätzt, Zeit vergeht unbemerkt oder es wird überkompensiert, indem versucht wird, alles möglichst früh zu erledigen. Beides kostet eine Unmenge an Energie.
Hinzu kommt, dass sich im Kontext von New Work neue Spannungsfelder ergeben. Hybrides Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und weniger klare Strukturen bieten zwar Freiräume, verlangen aber gleichzeitig ein hohes Maß an Selbstmanagement. Was für viele als Fortschritt gilt, kann für neurodivergente Menschen schnell zur Überforderung werden, wenn die äußere Orientierung fehlt.
Dadurch entstehen auch im Team Missverständnisse. ADHS am Arbeitsplatz wird noch immer häufig mit Unzuverlässigkeit, fehlender Disziplin oder mangelnder Belastbarkeit verwechselt. Dabei liegt das Problem selten an fehlender Motivation, sondern an Rahmenbedingungen, die nicht zur individuellen Art der Reizverarbeitung passen. Der Umgang mit ADHS-Kolleg*innen erfordert deshalb vor allem Verständnis für unterschiedliche Arbeitsweisen.
Diese Herausforderungen machen deutlich, dass es nicht darum geht, Menschen mit ADHS "anzupassen", sondern Arbeitsbedingungen zu schaffen, die Klarheit, Struktur und Fokus unterstützen. Genau hier kommen digitale ADHS-Tools ins Spiel. Dabei geht es nicht um Lösungen zur Behandlung oder "Heilung", sondern um alltagstaugliche Werkzeuge, die im Büro unterstützen, indem sie externe Ordnung schaffen, wo interne Steuerung an ihre Grenzen stößt.
Warum digitale ADHS Tools im Unternehmen sinnvoll sind
Digitale ADHS Tools sind weder ein persönlicher Hack noch ein Zeichen von Schwäche. Im Unternehmenskontext schaffen sie vor allem eines: äußere Struktur, die im Arbeitsalltag oft fehlt. Sie ersetzen keine Fähigkeiten, sondern entlasten genau die Bereiche, in denen sonst dauerhaft Energie gebunden ist.
Digitale Tools können hier als externe Orientierung dienen. Sie machen Aufgaben greifbar, reduzieren mentale Last und unterstützen dabei, die Aufmerksamkeit gezielt zu lenken. Nicht durch Kontrolle, sondern durch Klarheit.
Anstatt Informationen permanent im Kopf zu behalten, werden sie ausgelagert. Deadlines müssen nicht mehr erinnert, sondern können zuverlässig abgebildet werden. Aufgaben verlieren ihre diffuse Größe und werden handhabbar. Für Menschen mit ADHS kann genau das den Unterschied zwischen anhaltender Überforderung und einer tragfähigen Arbeitsstruktur ausmachen.
Auch aus Unternehmenssicht sind diese Tools sinnvoll. Sie unterstützen die Selbstorganisation, ohne individuelle Arbeitsweisen einzuengen. Teams profitieren von klareren Abläufen, einer transparenteren Aufgabenverteilung und einer besseren Nachvollziehbarkeit. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen schaffen digitale Werkzeuge eine gemeinsame Orientierung – unabhängig von Ort und Zeit.
Wichtig ist dabei: Es gibt nicht das eine Tool für ADHS im Büro. Unterschiedliche Menschen benötigen unterschiedliche Formen der Unterstützung. Manche profitieren von visuellen Boards, andere von klaren Listen oder zeitbasierten Übersichten. Entscheidend ist, dass die Tools an die jeweilige Arbeitsweise angepasst werden, nicht umgekehrt.
Was für Kategorien von ADHS Tools gibt es?
Die Tools lassen sich grob in verschiedene Kategorien einteilen. Diese Einteilung hilft dabei, nicht wahllos auszuprobieren, sondern gezielt dort anzusetzen, wo im Arbeitsalltag der größte Bedarf besteht. Denn je nach Rolle, Aufgabenbereich und Arbeitsumfeld zeigen sich die Herausforderungen sehr unterschiedlich.
Projektmanagement-Tools: Arbeit sichtbar machen
Ein zentrales Thema im ADHS Arbeitsalltag ist eine fehlende Übersicht. Die Aufgaben sind zwar präsent, aber nicht klar greifbar oder sinnvoll strukturiert. Projektmanagement-Tools wie Trello, MeisterTask, awork oder helloHQ helfen dabei, Arbeit zu visualisieren, Aufgaben herunterzubrechen und Zuständigkeiten transparent zu machen. Das entlastet den Kopf und schafft Orientierung, besonders in teamübergreifenden Strukturen.
Methoden aus dem Projektmanagement helfen dabei, Arbeit sinnvoll zu gliedern und Projekte entlang klarer Projektmanagement-Phasen zu organisieren.
Für den Einstieg oder kleinere Teams kann es zudem sinnvoll sein, einen Blick auf kostenlose Projektmanagement-Softwares zu werfen, um verschiedene Ansätze kennenzulernen, ohne sich früh festzulegen.
Lesetipp: Auf der Suche nach weiteren Projektmanagement-Methoden? Die meistgenutzten haben wir für dich zusammengestellt.
Tools für Priorisierung und Zeitmanagement
Zeitmanagement gehört für viele Menschen mit ADHS zu den größten Herausforderungen bei der Arbeit. Aufgaben wirken gleichermaßen dringend, Prioritäten verschwimmen und Deadlines verlieren an Verbindlichkeit. Digitale Hilfsmittel können dabei unterstützen, Entscheidungen bewusster zu treffen und Überforderung zu reduzieren.
Klassische Aufgaben- und Zeittools wie Todoist oder Lösungen zur Zeiterfassung wie ZEP helfen dabei, Aufgaben klar zu priorisieren und ein realistischeres Gefühl für Zeitaufwand zu entwickeln. In Kombination mit Methoden wie der ABC-Analyse entsteht so mehr Klarheit darüber, worauf Fokus gelegt werden sollte.
Tools für hybride und flexible Arbeitsmodelle
Im Zuge von New Work und veränderten Arbeitsstrukturen gewinnt hybrides Arbeiten zunehmend an Bedeutung. Wechselnde Arbeitsorte, asynchrone Kommunikation und flexible Zeiten erfordern ein höheres Maß an Transparenz und Selbstorganisation.
Projekt- und Teamtools wie awork oder helloHQ können hier unterstützen, indem sie Absprachen sichtbar machen, Zusammenarbeit nachvollziehbar halten und Orientierung bieten – auch dann, wenn Teams nicht gleichzeitig oder am selben Ort arbeiten.
Kreative und visuelle Tools
Nicht alle ADHS Arbeitstools dienen klassischer Organisation. Kreative und visuelle Tools helfen dabei, Informationen anders aufzubereiten, Gedanken zu sortieren oder komplexe Inhalte zugänglich zu machen.
Tools wie Canva unterstützen insbesondere visuell denkende Menschen dabei, Inhalte klar zu strukturieren, Konzepte zu entwickeln oder Präsentationen übersichtlich aufzubereiten. Für viele entsteht dadurch mehr Fokus als durch reine Text- oder Listenformate.
Diese Kategorien zeigen: Es gibt nicht das eine Tool für ADHS bei der Arbeit. Entscheidend ist, welche Anforderungen im jeweiligen Arbeitskontext im Vordergrund stehen.
Was musst du bei deiner Tool-Auswahl berücksichtigen?
Bei der Auswahl von ADHS Tools geht es weniger um die Funktionsvielfalt als um die Entlastung. Ein gutes Tool sollte sich der Arbeitsweise anpassen, nicht umgekehrt.
Mehr Funktionen bedeuten auch nicht automatisch mehr Struktur. Für Menschen mit ADHS ist oft das Gegenteil der Fall. Zu komplexe Tools erhöhen die kognitive Last, statt sie zu reduzieren. Entscheidend ist, wie klar Aufgaben dargestellt werden und wie einfach sich ein Tool im Alltag nutzen lässt.
Auch die Art der Arbeit spielt eine Rolle. Kreative, projektbasierte oder operative Tätigkeiten stellen unterschiedliche Anforderungen an Übersicht und Priorisierung. Idealerweise sollten Tools diese Unterschiede abbilden, ohne zusätzliche Erklärungen oder Umwege zu erfordern.
Im Team zählen Transparenz und Nachvollziehbarkeit mehr als individuelle Feinjustierung. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen ist es von Vorteil, wenn Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten für alle sichtbar sind.
Am Ende entscheidet die Alltagstauglichkeit. Ein Tool, das im stressigen Arbeitsalltag nicht konsequent genutzt wird, verfehlt seinen Zweck.
Wie du ADHS Tools im Unternehmen implementieren kannst.
Bei der Einführung von ADHS Tools ist nicht die Auswahl der Tools entscheidend, sondern ihre Umsetzung. Ein Tool funktioniert nur, wenn klar ist, wofür es genutzt werden soll.
Anstatt alles auf einmal abzubilden, ist es hilfreich, mit einem konkreten Anwendungsfall zu beginnen, beispielsweise mit der Projektübersicht oder der Aufgabenverteilung. Wenige klare Regeln sind dabei wirkungsvoller als komplexe Setups.
Wichtig ist außerdem, Tools nicht als Kontrollinstrument zu positionieren. Sie sollten Orientierung geben und die Zusammenarbeit erleichtern, statt zusätzlichen Druck zu erzeugen.
Daher habe ich als kleine Hilfe ein paar Tools unter die Lupe genommen und ihre unterschiedlichen Einsatzschwerpunkte betrachtet.
Die wichtigsten ADHS Tools im Überblick
Trello- visuelle Aufgabenorganisation mit Boards und Karten
- gut für klare Workflows und überschaubare Projekte
- Fortschritt ist auf einen Blick sichtbar
MeisterTask- strukturierte Aufgaben- und Projektarbeit im Team
- klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe
- geeignet für wiederkehrende Prozesse
Notion- flexibles Tool für Wissen, Aufgaben und Projekte
- sinnvoll bei klarer, bewusst reduzierter Nutzung
- weniger geeignet ohne feste Strukturvorgaben
Todoist- klassische To-do-Listen mit Prioritäten und Deadlines
- gut für lineare Aufgaben und persönliche Organisation
- wenig Ablenkung, klarer Fokus auf Umsetzung
awork- Kombination aus Aufgabenmanagement und Zeitplanung
- hilfreich in projektbasierten Teams
- schafft Transparenz über Auslastung und Fortschritt
ZEP- Projekt- und Zeiterfassung
- unterstützt realistische Einschätzung von Zeitaufwand
- geeignet zur Reflexion, nicht als Kontrollinstrument
helloHQ- Projekt- und Ressourcenplanung für Teams
- gut bei vielen parallelen Projekten
- hilft, Überlastung früh sichtbar zu machen
Canva- visuelles Tool zur Gestaltung von Inhalten
- unterstützt Struktur durch klare visuelle Aufbereitung
- hilfreich für Präsentationen, Konzepte und Arbeitsmaterialien
- durch die Integration der Affinity-Tools auch für anspruchsvollere Designaufgaben geeignet, etwa für Layout, Illustration und Bildbearbeitung, ohne zwischen mehreren Programmen wechseln zu müssen
ADHS verstehen, statt dagegen zu arbeiten
ADHS ist nicht per se etwas Negatives. Es wird oft erst dann zur Belastung, wenn man gegen seine eigene Art arbeitet, statt mit ihr. Richtig eingeordnet, kann ADHS sogar eine Superkraft sein. Dazu gehören Kreativität, schnelles Denken, intensive Fokusphasen und ein hohes Maß an Engagement und Empathie.
Dieser Artikel ist zum Beispiel in einer Phase starken Hyperfokussierens entstanden. In solchen Momenten kann Arbeit unglaublich flüssig sein, Gedanken greifen ineinander, Inhalte entstehen fast von selbst. Der Nachteil ist allerdings, dass dabei alles andere leicht ausgeblendet wird. Essen, Trinken oder Pausen geraten schnell in den Hintergrund.
In solchen Phasen helfen mir kleine, äußere Anker. Oft reicht schon ein einfacher Pomodoro-Timer, der mir regelmäßig ein Signal gibt, kurz innezuhalten. Nicht, um den Fokus zu unterbrechen, sondern um ihn besser zu steuern.
Genau darum geht es im Umgang mit ADHS bei der Arbeit. Nicht um Selbstoptimierung oder Disziplin, sondern um Rahmenbedingungen, die Stärken nutzbar machen und gleichzeitig Überforderung vorbeugen.
ADHS ist keine Schwäche, die behoben werden muss. Es ist eine andere Art, zu denken und zu arbeiten. Wer lernt, damit umzugehen, kann viel daraus ziehen – für sich selbst und für die Zusammenarbeit im Team.
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Adina Zimmermann
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Adina Zimmermann
Adina konnte in den letzten Jahren viele Erfahrungen im Bereich der Websitebetreuung und Marketing sammeln. Aktuell lebt sie ihre Kreativität und Liebe zum Texten als Head of Marketing and Communications bei Hi-Systems Sicherheitstechnik GmbH aus.
