Die 7 besten kostenlosen Projektmanagement-Softwares
Nils Martens24.11.2025
Wir verraten dir die Vorteile von Projektmanagement-Softwares und welche kostenlosen Planungstools du nutzen kannst
Inhalt
- Warum solltest du ein Projektmanagement-Tool einsetzen?
- Die 7 besten Projektmanagement Softwares im Vergleich
- Fazit: Kostenloses Projektmanagement – Die beste Wahl für dein Team
Das Chaos killt dein Projekt. Ganz egal, wie gut es in deinem Kopf durchdacht ist. Schließlich arbeitest nicht nur du an dem Projekt, sondern noch viele weitere Köpfe und Teams. Die wollen alle bezüglich der Pläne und Aufgaben eingeweiht und abgeholt sein, die wollen wissen, was sie zu tun haben und die wollen vor allem helfen, das Projekt erfolgreich werden zu lassen.
Damit keiner in irgendeiner Projekt-Phase den Kopf verliert, ist die Anwendung einer Projektmanagement-Software dringend zu empfehlen. Eine Projektmanagement-Software dient als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter*innen, Manager*innen und Auftraggeber*innen, die mit dem Projekt in Verbindung stehen.
Auch wenn du nur ein kleines Projekt startest, beispielsweise die Implementierung eines Code of Conduct in einem Start-up, ist eine Projektmanagement-Software unabdingbar. In diesen Fällen reichen aber oftmals kostenlose Projektmanagement-Tools, die wir dir in diesem Artikel vorstellen möchten. Außerdem gehen wir näher auf die „Warums“ ein, welche die Vorteile einer Projektmanagement-Software ins rechte Licht rücken.
Wenn du dich aktuell noch fragst, warum Projektmanagement überhaupt wichtig ist, legen wir dir den Gastbeitrag von Finn Reiche ans Herz, der dir eine Antwort auf diese Frage gibt.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektmanagement-Software ist essenziell, um Aufgaben, Teams und Kommunikation zentral zu koordinieren.
- Selbst kleine Projekte profitieren von kostenlosen Tools durch transparente Abläufe und bessere Zusammenarbeit.
- Funktionen wie Aufgabenverteilung, Echtzeit-Updates und Automatisierungen sparen Zeit und verbessern Workflows.
- Top-Tools wie Notion, Trello, Asana oder monday.com bieten kostenlose Versionen mit solider Funktionalität.
- Die Wahl des richtigen Tools hängt stark von Projektumfang, Teamgröße und bevorzugter Methode ab.
Warum solltest du ein Projektmanagement-Tool einsetzen?
Wenn du vor einem Projekt stehst, ganz gleich welcher Größe oder welche Rolle du darin einnehmen wirst, ist es ratsam, sämtliche Informationen dafür an einer zentralen Stelle zusammenlaufen zu lassen. Dadurch haben sämtliche Beteiligten aus deinem Team darauf Zugriff, was Workflows und Planung effektiver gestaltet und jeden produktiver macht. Dazu gehören Angaben über die Ziele des Projekts, die Aufgabenverteilung, die Zeitvorgaben, die Kosten und die Ressourcen.
Um das möglichst simpel umzusetzen, nutzt du am besten eine Projektmanagement-Software . Doch einfach eine auszusuchen, weil dich das Logo des Anbieters oder das Preis-Leistungs-Verhältnis anspricht, wäre ein Fehler. Schließlich gibt es verschiedene Projektmanagement-Methoden. Vorher gilt es somit herauszufinden, welche Herangehensweise bei deinem Projekt die sinnvollste ist und erst anschließend suchst du die richtige Projektmanagement-Software heraus.
Empfehlenswerte Projektmanagement-Softwares
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Projektmanagement-Software. Wir stellen über 300 Tools vor, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups sowie Großkonzerne geeignet sind und Unterstützung in sämtlichen Bereichen des Projektmanagements bieten. Nutze die Gelegenheit, die verschiedenen Softwares zu vergleichen und dich dabei auf authentische und verifizierte Nutzerbewertungen zu stützen:
- awork (Kostenlos testen)
- Stackfield (Kostenlos testen)
- MeisterTask (Mehr erfahren)
- Engenion (Kostenlos testen )
- ZEP (Kostenlos testen)
- monday.com (Direkt zum Anbieter)
- Oracle NetSuite (Direkt zum Anbieter)
- Notion (Direkt zum Anbieter)
- Die Agenturverwaltung (Jetzt kostenlos testen)
- monday CRM (Jetzt mehr erfahren)
Um der Überschrift des Absatzes noch gerechter zu werden, haben wir dir die Vorteile, warum du ein Projektmanagement-Tool einsetzen solltest, Bullet-Points-like zusammengefasst:
- Zugriff auf alle relevanten Infos rund um das Projekt – für jeden, der am Projekt beteiligt ist
- Du kannst dein Projekt zentral organisieren und steuern
- Durch einfache Aufgabenverteilung weiß jeder, was zu erledigen ist
- Jede*r Beteiligte kennt das Ziel des Projekts und kann sich zudem einbringen, um Workflows effektiver zu gestalten
- Remote Work ist möglich
- Effizientere Kommunikation
- Echtzeit-Monitoring
- Erspart zeitfressende Meetings
- Prozesse können automatisiert werden
Die 7 besten Projektmanagement Softwares im Vergleich
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
Ab $10,00/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Startups, Fortune 500 Companies, Einzelnutzer*innen sowie Teams | |
Ab $10,00/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Einzelpersonen und kleine Teams, wachsende Teams | |
Ab €9,00/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Einzelpersonen, Teams, die ihre Arbeit an einem Ort verwalten | |
Ab $17,50/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams | |
Ab $7,00/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Kleine Teams, agile Softwareentwicklung | |
Ab €13,50/ User / Monat | Ja (kostenlose Version) | Einzelpersonen, Teams, Organisationen jeder Größe | |
Kostenlos (Core Lizenz) | 14 Tage (Kostenlose Testversion) | Agenturen, Berater und weitere Wissensdienstleister |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Notion
Notion bezeichnet sich selbst als "All-in-One Workspace" für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken. Das Tool dient als zentrales Werkzeug zur Organisation und wird von Einzelnutzer*innen sowie Teams genutzt.
Features:
- All-in-One Workspace für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken.
- Kanban-Boards und vollwertiger Kalender.
- Extrem vielseitig und individuell anpassbar (Whiteboard-Ansatz).
- Integration mit Slack, GitHub und mehr.
- Cloudbasierte Software (Browser, Desktop- oder Mobile-App).
Geeignet für: Primär für Product, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing, von Startups bis Fortune 500 Companies.
Notion Preise: Kostenlos für den privaten Gebrauch, $10,00/User/Monat für Plus Paket.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Flexibilität und ultimative Personalisierung. | Ersteinrichtung ist komplex und zeitintensiv. |
Vereinheitlicht Funktionen vieler Tools (z.B. Word, Excel, Trello). | Gelegentliche Performance-Probleme und mobile App-Funktionalität. |
Übersichtliche und intuitive Bedienung (für erfahrene Nutzer). | Nicht immer in Echtzeit bei Eingaben auf dem Handy. |
"Notion ist unsere eierlegende Wollmilchsau, wir nutzen es für Projektmanagement, Kanban Boards, Wiki, Onboarding, Tech-Tickets, Meeting Minutes, Social Media Content und vieles Mehr. Hier muss man nicht die individuellen Bedürfnisse in eine vorgefertigte Form pressen, sondern startet mit einem Whiteboard - der mögliche Grat an Individualisierung gefällt mir am besten." - Lukas, CEO bei Articly
2. Asana
Asana ist ein modernes und flexibles Projektmanagement-Tool, das Teams dabei hilft, ihre Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Die intuitive Plattform ermöglicht es, Aufgaben einfach zu erstellen, zuzuweisen und den Fortschritt jederzeit im Blick zu behalten.
Features:
- Anpassungsfähige Ansichten: Kanban-Board, Timeline (Gantt) oder Aufgabenliste.
- Automatisierte Workflows und smarte Aufgaben-Priorisierung (Asana AI).
- Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten und Abhängigkeiten.
- Projekt-Dashboards und unternehmensweite Berichte (ab Starter-Plan).
- Mehr als 100 kostenlose Integrationen.
Geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams (Free Plan), aber auch wachsende Teams und Unternehmen zur abteilungsübergreifenden Verwaltung.
Asana Preise: Kostenlos für Einzelpersonen und kleine Teams (Personal), ab $10,99/User/Monat für Starter Plan.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Klare Struktur, Benutzerfreundlichkeit und Transparenz im Team. | Ersteinrichtung kann als komplex empfunden werden. |
Sehr gut für parallele Projekte, Verantwortlichkeiten und Automatisierung. | Benachrichtigungssystem kann überfordernd sein. |
Hohe Flexibilität in der Darstellung (Liste, Board, Timeline). | Mobile App ist verbesserungswürdig für komplexere Aufgaben. |
"Wir nutzen Asana seit über fünf Jahren als zentrales Tool für Projektmanagement und Teamkommunikation – und es ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade im direkten Vergleich zu ähnlichen Tools hat uns Asana überzeugt." - Olaf, Inhaber bei netkin Digital Marketing
3. monday.com
monday.com ist ein vielseitiges Work OS, das Organisationen dabei hilft, alle Aspekte ihrer Arbeit auf einer Plattform zu steuern. Die Plattform nutzt anpassbare Workflows, No-Code-Automatisierungen und intuitive KI zur Steigerung von Produktivität und Effizienz.
Features:
- Flexible Bausteine (Boards, Dashboards, Apps) für individuelle Workflows.
- Umfangreiche No-Code-Automatisierungen und Integrationen.
- Zeitleisten- und Gantt-Ansichten (ab Standard-Plan).
- Spezialisierte Produkte wie monday CRM und monday Dev.
- Echtzeit-Dashboards und detaillierte Reporting-Funktionen.
Geeignet für: Einzelpersonen, Teams, die gerade beginnen, ihre Arbeit zu verwalten, sowie Unternehmen jeder Größe und Branche (Work OS).
monday.com Preise: Kostenlos für Einzelpersonen (Einzelperson), ab €9,00/User/Monat für Basic.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Anpassbare Boards, intuitive Oberfläche und hilfreiche Automatisierungen. | Pricing kann, besonders für kleine Teams, hoch sein (ab Basic). |
Gute Übersicht und Struktur für Projekt- und Kampagnenmanagement. | Ersteinrichtung kann komplex sein, Automatisierungen teils umständlich. |
Schneller und hilfsbereiter Kundensupport. | Gelegentliche Performance-Probleme bei vielen Boards. |
"Ich finde die Benutzung weitesgehend intuitiv und die Oberfläche übersichtlich. Besonders für das Projekt- und Kampagnenmanagement im Team hat das Tool alles, was es braucht, ohne überdimensioniert zu sein." - Andra, Senior Marketing Manager bei Descartes Systems (Germany) GmbH
4. Trello
Trello ist ein unkompliziertes, flexibles und visuelles Gratis-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Es eignet sich ideal, um Projekte zu verwalten, Aufgaben festzuhalten und gemeinsam im Team zu kollaborieren.
Features:
- Visuelle Darstellung von Aufgaben in Karten auf virtuellen Pinnwänden.
- Unbegrenzte Karten und Mitglieder im Free Plan (bis zu 10 Boards).
- Einfache Bedienung und schnelle Einarbeitung (sehr intuitiv).
- Einsatz des Automatisierungs-Roboters "Butler".
- Integration mit Diensten wie Slack und Google Drive.
Geeignet für: Einzelpersonen sowie kleine und mittlere Teams, oft genutzt zur Ideensammlung und für einfache Projekte.
Trello Preise: Kostenlos für Einzelpersonen und Teams (Free), ab $10,00/User/Monat für Business Class.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr unkomplizierte, intuitive Oberfläche und Benutzerfreundlichkeit. | Weniger geeignet für komplexe Projekte (Übersichtlichkeit leidet). |
Visuelle Darstellung und flexibles Board-System (Kanban). | Berichterstattung und Datenanalyse sind begrenzt. |
Kostenlose Version bietet bereits umfangreiche Funktionen. | Erweiterte Funktionen erfordern kostenpflichtiges Abonnement. |
"Trello ist einfach: das ist der wesentliche Vorteil der Plattform. Anders als bspw. JIRA ist Trello wirklich intuitiv und für jeden zu verstehen, selbst für weniger Tech-affine Mitarbeiter*innen." - Dario, Marketing Manager
5. Jira
Jira, von Atlassian, ist ein leistungsstarkes Tool für das Aufgabenmanagement, das sich besonders für die agile Softwareentwicklung eignet. Mithilfe von Jira können Teams ihre Aufgaben planen, verfolgen, verwalten und Berichte dazu erstellen.
Features:
- Starke Ausrichtung auf agile Methoden (Scrum Boards, Kanban Boards, Backlog).
- Individuell anpassbare Workflows (hohe Flexibilität).
- Umfangreiche Berichtsfunktionen (Agile Berichtsfunktion, Roadmaps Advanced).
- Integration von Bildern, Videos, Tabellen und Code-Elementen in Tickets.
- Kostenlose Version für bis zu 10 Benutzer*innen.
Geeignet für: IT- und Softwareentwicklungsteams, die agil arbeiten (Scrum, Kanban), sowie Teams, die ein sehr komplexes Aufgabenmanagement benötigen.
Jira Preise: Kostenlos für bis zu 10 Benutzer*innen (Free), ab $7,00/User/Monat für Standard.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Ideale Abbildung agiler Prozesse (Scrum, Kanban, Sprintplanung). | Hohe Komplexität und steile Lernkurve, überfordert Einsteiger. |
Sehr hohe Flexibilität durch individuell anpassbare Workflows. | Benachrichtigungssystem (E-Mail) ist oft überflutend. |
Zentrales Tool für IT, Service Ops, Marketing und mehr (firmenweit). | Benutzeroberfläche nicht immer intuitiv und optisch weniger ansprechend. |
"JIRA begleitet mich schon seit Beginn meiner Berufs-Karriere im E-Commerce und in der Produktentwicklung. Es gehört meiner Meinung nach zu den Tools, die man immer wieder und bei allen möglichen Unternehmen wiederfindet." - Stane, UX Manager A/B-Testing & Personalisierung bei Douglas
6. MeisterTask
MeisterTask ist eine Aufgabenmanagement-Plattform, die durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und visuellen Kanban-Boards überzeugt. Es dient als zentraler Anlaufpunkt für Projekte, Aufgaben und Dokumente und ist für das tägliche Arbeitsmanagement ideal.
Features:
- Intuitive Kanban-Boards und einfache Handhabung (hohe Benutzerfreundlichkeit).
- Datensicherheit durch Hosting in Deutschland (ISO 27001-zertifiziert).
- Automatisierungen und Integrationen (z.B. MindMeister, Zapier).
- Statistiken und Berichte (ab Pro-Plan).
- Unbegrenzte Aufgaben und Projektmitglieder in der kostenlosen Version.
Geeignet für: Organisationen jeder Größe, Teams, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und DSGVO-Konformität legen (z.B. Gesundheitswesen, Bankwesen).
MeisterTask Preise: Kostenlos für Einzelpersonen (Basic), ab €13,50/User/Monat für Pro Plan.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Einfache Bedienung, intuitive Oberfläche und schnelle Einarbeitung. | Mangel einer ganzheitlichen Zeitleiste/Gantt-Funktion in Basisversion. |
DSGVO-konforme Alternative zu Trello mit Serverstandort Deutschland. | Gelegentliche Probleme mit langsamen Ladezeiten. |
Integration mit MindMeister (Mind Mapping) ist sehr praktisch. | Nur begrenzte Analysefunktionen in Basisversion. |
"Meistertask überzeugt durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und die einfache Handhabung mit der Projekte geplant und gesteuert werden können. Das klar strukturierte und übersichtliche Tool erleichtert innerhalb des Teams das Aufgabenmanagement und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit aller Kolleg*innen." - Marlene, Text und Strategie bei brandcom
7. poool
poool ist eine cloudbasierte ERP-Software, die speziell für Agenturen, Berater und weitere Wissensdienstleister entwickelt wurde. Es vereint sämtliche Unternehmensprozesse wie Projektmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung in einer einzigen Lösung.
Features:
- All-in-One-Lösung: Zeiterfassung, Buchhaltung, Projektmanagement, CRM.
- Hosting auf deutschen Servern (DSGVO-konform) und Support aus Tirol.
- Ticket- und Aufgaben-System für Kundenprojekte.
- Finanzplanung, Forecasting und detaillierte Projektauswertungen (ab Teams-Lizenz).
- Intelligentes Vorlagensystem für Angebote und Rechnungen (Core-Lizenz).
Geeignet für: Agenturen, Beratungsunternehmen und Wissensdienstleister, die eine integrierte Lösung für alle Unternehmensprozesse suchen.
poool Preise: Kostenlose Basislizenz (Core), zzgl. €27/User/Monat für erweiterte Funktionen (Basislizenz Teams ab €129/Monat).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Integriert alle Prozesse (PM, Zeiterfassung, Buchhaltung) in einer Software. | Es fehlt die Möglichkeit, benachrichtigt zu werden, wenn man unterwegs ist. |
Sehr gute, durchdachte Zeiterfassung (mit Stoppuhr) und Rechnungsstellung. | Bestimmte Funktionen werden als komplex oder nicht vollständig intuitiv empfunden. |
Freundliches, reaktionsschnelles und kompetentes Support-Team aus Tirol. | Formatierungen in Rechnungen und Angeboten könnten besser sein. |
"Sehr gute, durchdachte Software, die es mir ermöglicht, mich auf meine eigentliche Arbeit als Designer zu konzentrieren. In den letzten Jahren habe ich mehr als 30 Softwarelösungen getestet, davon hat als einzige Software nur Poool verstanden, wie man Zeiten flott und dennoch ausführlich erfasst." - Michael, Geschäftsinhaber; Leitung Kreation bei Junker.Designagentur
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Fazit: Kostenloses Projektmanagement – Die beste Wahl für dein Team
Die Wahl der richtigen kostenlosen Projektmanagement Software hängt stark von den individuellen Bedürfnissen ab. Für Teams, die eine All-in-One-Lösung mit höchster Flexibilität und umfangreichen Wissensmanagement-Funktionen suchen, ist Notion (OMR Score: 4,6) die beste Wahl, auch wenn die Einarbeitung Zeit kostet. Suchst du ein klassisches Kanban-Tool mit der höchsten Benutzerfreundlichkeit und schneller Einarbeitung, greif zu Trello (OMR Score: 4,3) oder der DSGVO-konformen Alternative MeisterTask (OMR Score: 4,4). Asana (OMR Score: 4,3) und monday.com (OMR Score: 4,4) bieten einen idealen Kompromiss aus Flexibilität und Struktur, besonders für wachsende Teams. Für agile Softwareentwicklung mit komplexen Workflows und vielen Integrationen ist Jira (OMR Score: 4,2) der unangefochtene Standard. Poool (OMR Score: 4,7) ist der Geheimtipp für Agenturen, die Zeiterfassung und Buchhaltung in einem Tool benötigen.
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