Was ist agiles Projektmanagement und wie könnt Ihr es einsetzen?

1. 1. Was ist agiles Projektmanagement?
2. 2. Was bedeutet es, agil zu arbeiten?
3. 3. Was ist das agile Manifest?
4. 4. Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
5. 5. Was sind die Vorteile von agilem Projektmanagement?
6. 6. Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?
7. 7. Welche Softwares sind für agiles Projektmanagement am besten geeignet?

Wir könnten weit mehr Seiten über agiles Projektmanagement füllen als dieser Artikel lang ist. Doch für jeden, der sich anfänglich damit beschäftigt oder sich neue Denkanstöße als Fortgeschrittene:r über agiles Projektmanagement abholen möchte, haben wir es komprimiert auf den Punkt gebracht. Schließlich geistern im Netz jede Menge Aussagen darüber herum.

Zeit aufzuräumen und zu klären, was agiles Projektmanagement eigentlich ist, was es bedeutet agil zu arbeiten und was dieses agile Manifest sein soll, von dem Projektmanager:innen gerne mal sprechen. Und weil selbst damit noch nicht die wichtigsten Fragen geklärt wären, empfanden wir es als eine gute Idee zu definieren, wann agiles Projektmanagement überhaupt sinnvoll ist und welche Methoden es gibt.

Kleiner Spoiler: Es gibt einige und agiles Projektmanagement ist nicht für jedes Vorhaben geeignet!

1. Was ist agiles Projektmanagement?

Fangen wir den Fragenkatalog simpel an: Was ist agiles Projektmanagement und worin unterscheidet es sich gegenüber der klassischen Form?

Klassisches Projektmanagement gibt den Umfang eines Projektes vor, woran sich Aufwand und Zeitraum anpassen. Sprich, mit dem Projektplan ist alles bereits festgelegt und das Projekt folgt aneinandergereihter Phasen – maximal mit etwas zeitlichem Spielraum. Dafür sind die Kosten und der Ressourcen-Aufwand absehbar, um ein konkretes Ergebnis zu erhalten.

Beim agilen Projektmanagement ist es genau andersherum: Der Umfang ist vorher unklar, Termine und Aufwand stehen dagegen fest. Tägliche Meetings erläutern den Fortschritt und die Zwischenergebnisse. Der Fokus liegt auf dem Geschäftswert sowie auf die Zusammenarbeit mit den Stakeholder:innen. Entstehen im Verlauf des Projektes Ideen im Team, die den Geschäftswert fördern, können diese innerhalb agilen Projektmanagements umgesetzt werden. Das Endergebnis wird dadurch zur bestmöglichen Version. Dafür sind Kosten und Ressourcen vorher nicht fest kalkulierbar. Oftmals sparen agile Projektmanagement-Methoden jedoch viel Geld ein, da während des Projektes an Problemen gearbeitet wird und nicht erst danach.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement

Agiles vs. klassisches Projektmanagement bedeutet unterm Strich ein Projekt flexibel oder vorgegeben anzugehen. Dadurch wird die klassische Herangehensweise nicht unzeitgemäß. Es muss viel mehr geschaut werden, welche Management-Art besser zum jeweiligen Projekt passt.

2. Was bedeutet es, agil zu arbeiten?

Agil bedeutet genauer gesagt, dass etwas leichtgewichtig und flexibel vonstattengeht. Entstehen während der Arbeit im Projekt Hindernisse, Neuerungen oder Vorschläge, können diese einfach geändert bzw. umgesetzt werden. Dadurch wird der Geschäftswert erheblich erhöht. Eingehalten werden müssen jedoch Termine, damit das Projektmanagement nicht ins Stocken gerät. Prozesse laufen teilweise gleichzeitig und sind aufeinander angewiesen. Verschiebt sich ein Prozess, hat das eine Auswirkung. Ergebnisse werden somit am laufenden Band geliefert und in Meetings bewertet.

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Darüber hinaus bedeutet agiles Projektmanagement, dass ein Team zusammenarbeitet – inklusive der Stakeholder:innen – und somit auch die Verantwortung teilt. Während beim klassischen Projektmanagement der:die Projektleiter:in den Hut aufhat und die Schnittstelle zwischen Stakeholder:innen und Team ist.

Beispiel monday.com

Wir veranschaulichen Euch den Unterschied an einem klassischen und einem agilen Projektmanagement-Beispiel:

Entwicklung einer App im Health-Sektor (B2C): Ziel ist es eine Anwendung zu erstellen, welche die Erwartungen der Zielgruppe erfüllt. Im Laufe der Entwicklung werden Meinungsumfragen und Marktanalysen gemacht, welche die Anforderungen an das Projekt verändern können. Außerdem können währenddessen weitere Ideen für Features der App entstehen. In diesem Fall bietet es sich an, agiles Projektmanagement anzuwenden, da auf sämtliche Veränderungen direkt eingegangen wird und das Ziel eine optimierte App ist. Wendet Ihr klassisches Projektmanagement an, wäre die Entwicklung vorab festgelegt und am Ende würde die Applikation nur mit den anfangs vorgesehenen Funktionen auf den Markt kommen.

Redesign und Content-Überarbeitung einer bestehenden Unternehmens-Website (B2B): Hierbei ist ein festes Ziel vorgegeben: Eine Website soll einen neuen Look und neue Inhalte erhalten, um das Google-Ranking zu verbessern und mehr Leads zu generieren. Das Ziel ist klar, jetzt wird der Weg dorthin in Phasen eingeteilt: Start, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss. Jede Phase erhält einen Meilenstein, der erreicht werden muss, um die darauffolgende zu beginnen. Es wird also eine Bestandsaufnahme der Website erstellt, ein neues Design gewählt, dieses kreiert und programmiert, SEO-Content erstellt und anschließend wird die Website online gestellt. Spiel, Satz und Sieg für klassisches Projektmanagement sozusagen!

3. Was ist das agile Manifest?

Irgendwie musste das agile Projektmanagement seine Entstehung haben. Dabei wurde es nicht von einem einzigen Menschen erfunden, sondern gleich von 17. Sie setzten sich 2001 zusammen, trugen ihre Projektmanagement-Erfahrungen zusammen und schrieben vier agile Werte sowie zwölf Prinzipien im „Manifesto for Agile Software Development“ nieder. Im Nachhinein stellte sich heraus, dass das Manifest nicht nur bei der Software-Entwicklung zum Tragen kommen kann. Agiles Projektmanagement orientiert sich daran, was durch das Projekt erreicht werden soll.

Die vier agilen Werte:

• Individuals and interactions over processes and tools
• Working software over comprehensive documentation
• Customer collaboration over contract negotiation
• Responding to change over following a plan

Zusammenfassend geht es also um Selbstkontrolle anhand von Ergebnissen, die Zufriedenheit des:der Kunde:in, schnelles, effektives und hinterfragtes Arbeiten sowie den Verzicht auf zu viel Planung und lange Meetings. Aufgabe der Projektleitung ist die stetige Motivation des Teams und die Direktion der Meetings. Der:die Projektleiter:in muss das Vertrauen haben, dass die Arbeit gemacht wird. Da agiles Projektmanagement viele erfolgreiche Beispiele in den letzten beiden Jahrzehnten geliefert hat, zeigt sich, dass agiles Projektmanagement funktioniert und dass die genannten Kernaussagen tatsächlich zu den gewünschten Ergebnissen führen.

4. Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?

Laut der Definition von agilem Projektmanagement könnte man schnell meinen, dass dieses immer relevant sein kann, wenn Flexibilität benötigt wird. Schließlich möchte man doch immer gerne auf alles eingehen können, was einem im Projekt begegnet. Einige Vorhaben würden demnach aber nie zu einem Ende kommen. Wann ist agiles Projektmanagement also sinnvoll?

• Wenn die Stakeholder:innen Teil des Projektes sein – und nicht nur das Endergebnis zu Gesicht bekommen – möchten.
• Wenn ein Produkt Potenzial hat, immer wieder optimiert zu werden.
• Wenn ein Projekt von vornherein in kein Framework passt und sich dieses im Verlauf definiert.
• Wenn ein iteratives Vorgehen mehr Sinn ergibt als Phase für Phase.
• Wenn es sich um ein digitales Projekt handelt, ist ein agiler Ansatz meist die beste Option.
• Grundsätzlich, wenn die Anforderungen an das Projekt ungenau sind, um flexibel zu bleiben und ohne viel Planung zu starten.
  

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5. Was sind die Vorteile von agilem Projektmanagement?

Nach den vorigen Parts liegen die Vorteile agilen Projektmanagements mindestens auf der Hand, wenn Ihr sie nicht bereits selbst während des Lesens verinnerlicht habt. Steht Ihr vor einem Projekt, welches die Voraussetzung hat, agil daran zu arbeiten, macht Euch nochmal folgende 10 Vorteile für agiles Projektmanagement bewusst:

1. Ihr seid flexibler.

2. Es ist kein detaillierter Projektplan notwendig, da ein agiles Projekt von Entdeckung lebt.

3. Der Fokus liegt auf der Zusammenarbeit im Team, weshalb sich auch die Verantwortung verteilt.

4. Verschiedene Rollen bringen unterschiedliche Expertise und Ideen mit ein.

5. Es wird in kurzen Sprints auf täglicher Basis gearbeitet, wodurch langwierige, oftmals nicht zielführende lange Aufgaben wegfallen.

6. Regelmäßige Meetings halten das Team und die Stakeholder:innen informiert. Weitere Transparenz wird durch einheitliche Kommunikations-Kanäle und Tools geschaffen.

7. Es ist kundenfreundlicher, da Stakeholder:innen meist intensiv im Projekt mitwirken.

8. Ihr verschwendet weder Zeit noch Ressourcen.

9. Schnellere Launches von Software oder anderen Produkten.

10. Geringes Risiko, dass ein Projekt vollständig scheitert.

6. Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Natürlich gibt es auch im agilen Projektmanagement nicht die eine Methode. Wäre das der Fall, würde das schließlich gegen die Definition von „agil“ verstoßen. Um immer auf die jeweilige Projekt-Natur eingehen zu können, sind mit der Zeit verschiedene agile Methoden entstanden. Wir stellen Euch fünf davon vor.

Projektmanagement Methode Kanban

Mit der Kanban-Methode habt Ihr die beste Möglichkeit ein Projekt visuell darzustellen, Transparenz zu liefern und die Abarbeitung von Aufgaben übersichtlich zu gestalten. Sogenannte Kanban-Boards bestehen aus mehreren Spalten, die zu erledigende Aufgaben, Aufgaben in Arbeit, Aufgaben zur Evaluierung und abgeschlossene Aufgaben beinhalten. Jede:r Projektbeteiligte:r hat somit einen Einblick ins aktuelle Geschehen. Aufgaben können den jeweiligen Personen zugeteilt werden und auf Grundlage des Ist-Zustandes können in Meetings Ergebnisse gemessen und Änderungsvorschläge umgesetzt werden. Entstanden ist Kanban 1947 bei Toyota. Mittlerweile haben viele Projektmanagement-Tools das Prinzip aufgegriffen, beispielsweise Trello und monday.com

Ihr seid auf der Suche nach den besten Digital-Kanban-Boards? Dann lest Euch unbedingt unseren Best-of-Artikel dazu durch.

Beispiel Trello

Projektmanagement Methode Scrum

Die agile Projektmanagement-Methode Scrum bekommt Ihr besonders im IT-Sektor zu sehen. Die Methode wurde 1995 durch Ken Schwaber und Jeff Sutherland vorgestellt, die auch am „Agilen Manifest“ mitgewirkt haben. Scrum bietet sich vor allem bei hochkomplexen und herausfordernden Projekten an, die keinerlei Planung zulassen. Alle Projektbeteiligten arbeiten in kurzen Sprints, die jedes Mal in Feedback-Runden enden. Dadurch wird der Erfolg der Sprints geprüft und weitere Schritte besprochen. Im Vordergrund der Scrum-Methode stehen eine offene und kontinuierliche Kommunikation sowie eine klare Verteilung der Rollen. Diese Methode des Projektmanagements sieht vor, dass in Product Owner, Scrum Master und Entwicklerteam unterteilt wird.

Projektmanagement Methode Scrumban

Der Name lässt es bereits erahnen: Scrumban ist der Mix aus Kanban und Scrum. Diese agile Projektmanagement-Methode strukturiert sich noch genauer durch tägliche Stand-Up-Meetings, in denen kleinere, schnell zu erreichende Sprints festgelegt werden. Die Kanban-Boards fördern dabei die Transparenz im Team. Besonders ideal ist Scrumban anzuwenden, wenn Ihr Probleme innerhalb von Management-Prozessen lösen wollt oder eine Produktentwicklung bevorsteht.

Projektmanagement Methode Design Thinking

Design Thinking gilt als eine noch junge agile Methode, die in Anbetracht der fortschreitenden Digitalisierung noch viel Anwendungspotenzial bereit hält. Das Team beim Design Thinking wird bunt gemischt, dabei wird sich auf Expertise, Position, Alter, Arbeitskultur oder Abteilung bezogen. Dadurch sollen bestehende oder neue Prozesse und Produkte durch neue Blickwinkel begutachtet werden. Die Design-Thinking-Methode kennt dabei kein festes Framework, um den Fokus komplett auf die Kreativität der Teilnehmer:innen zu legen. Sämtliche Ideen und Eindrücke werden beim Moderator gesammelt.

Projektmanagement Methode Extreme Programming

Bei Extreme-Programming-Projekten geht es schnell und gnadenlos effektiv zu. In sich immer wiederholenden Zyklen wird der schnellste Weg gefunden, um ein Produkt geschäftsfähig zu machen. Programmiert wird in Paaren, die sich gegenseitig kontrollieren, um optimieren zu können. Der geschriebene Code, der stetig um die Ergebnisse aus den Team-Arbeiten erweitert wird, unterliegt einer permanenten Überprüfung. Auf diese Weise wird sofort festgestellt, wenn etwas fehlerhaft ist. Täglich finden beim Extreme Programming ebenfalls Stand-Up-Meetings statt, um den Projektfortschritt zu erläutern. Sobald eine neue funktionsfähige Version einer Software zur Verfügung steht, wird diese dem:der Kunde:in übergeben. Dieses zyklische Vorgehen wiederholt sich immer wieder. Meist gibt es auch kein Ende wie beim traditionellen Projektmanagement, da eine Software schließlich immer mit Updates versorgt werden muss.

Weitere agile Projektmanagement-Methoden sind PRINCE2, Lean Startup, Spotify, Crystal Clear, Feature-Driven Development sowie DSDM. Viele davon basieren auf eine der gerade erklärten Vorgehensweisen oder machen sich ein paar deren Eigenschaften zunutze. Möchtet Ihr zudem mehr über klassische Projektmanagement-Methoden erfahren, um zum Beispiel noch besser einen Vergleich zu agilen Methoden ziehen zu können, findet Ihr alles Wissenswerte in dem verlinkten Artikel.

7. Welche Softwares sind für agiles Projektmanagement am besten geeignet?

In Zeiten der Digitalisierung ist es ratsam sich diese in Form von SaaS-Lösungen zunutze zu machen. Da es beim agilen Projektmanagement viel um Kommunikation und Transparenz geht, helfen Projektmanagement-Tools dabei, dabei ein ordentliches Fundament zu legen. Hat jede:r am Projekt Beteiligte Zugang zu den zum Start des Projektes ausgewählten Softwares, hat auch jeder Zugriff auf den Status Quo, den Zeitplan, die Aufgaben und andere wichtige Informationen.

Beispiel Asana

Wir beenden den Artikel somit krönend mit der Crème de la Crème der agilen Projektmanagement-Tools und werden noch eine Empfehlung für effiziente Kommunikation los. Weitere Tools findet Ihr auf unserer Vergleichs-Plattform OMR Reviews.

Asana

monday.com

Trello

MeisterTask

awork

Wrike

Jira

• Für die Kommunikation: Slack

Beispiel Slack

Wenn Ihr übrigens wissen wollt, warum sich ausgerechnet diese 7 Tools für agiles Projektmanagement lohnen, dann schaut in unserem Artikel über die 7 besten agilen Projektmanagement-Tools vorbei.