Das sind die 7 besten Tools für Digital-Kanban-Boards
Mit diesen Kanban-Tools verliert Ihr nie wieder den Überblick über Eure Projekte
Die Aufgabenliste wird immer länger, die Projekte immer umfangreicher und alles muss rechtzeitig erledigt werden. Vielleicht nicht heute, aber du kommst nicht drumherum. Die Gefahr, dass die Produktivität deines Teams mit zunehmender Anzahl von Projekten und steigender Komplexität sinkt, wurde bereits von vielen Studien nachgewiesen. Denn Multitasking ist nicht, wie häufig behauptet wird, ein Talent, sondern erschwert dir deine Arbeit. Tausend Dinge gleichzeitig im Kopf zu haben, zu beginnen und dann doch nicht fertigzustellen ist nicht nur ineffektiv, sondern auch äußerst unbefriedigend.
Damit du nicht unter Zeitdruck gerätst und den Überblick über alle anstehenden Themen behältst, kann dir ein Kanban-Board helfen. Kanban ist eine von vielen Projektmanagement-Methoden, die es gibt. Deswegen stellen wir dir in diesem Artikel vor, was die Kanban-Methode ist und wofür du sie nutzen kannst. Außerdem lernst du die Vorteile eines digitalen Kanban-Tools kennen und bekommst einen Überblick über die sieben besten Tools für digitale Kanban-Boards.
Empfehlenswerte Projektmanagement-Softwares
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Was ist die Kanban-Methode und wofür kannst du sie nutzen?
Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet in etwa so viel wie “Karte“. Ihren Ursprung fand sie im Jahr 1947 durch Taiichi Ohno in der Prozessoptimierung von Toyota. Die Einführung führte zu einer höheren Produktivität und einem erhöhten Fokus in der Produktion, sodass die Kanban-Methode später auch außerhalb dieses Bereiches angewendet wurde. Heute wird sie vor allem von Softwareentwicklungsteams genutzt. Aber du kannst sie auch in so gut wie jedem anderen Bereich deines Unternehmens einsetzen, wenn du das möchtest. Aber wie sieht diese Methode aus und worin liegt ihre Stärke?
Zuerst einmal richtest du dir ein sogenanntes Kanban-Board ein. Auf diesem sammelst du alle Aufgaben, die es abzuarbeiten gilt. Geht dabei so detailliert wie möglich vor. Natürlich kannst du eine einzelne Aufgabe wie bspw. „Blogartikel: Digital Kanban schreiben“ definieren – das wird nur dem dahinterstehenden Aufwand nicht gerecht werden. Darin steckt nämlich viel mehr: Struktur überlegen, Thema recherchieren, Artikel schreiben, Korrekturschleife etc. Also brich die Aufgabe in ihre einzelnen Arbeitsschritte herunter und schreib sie alle auf.
Durch die Kanban-Methode bekommst du also einen Überblick über alle offenen Aufgaben und kannst sie so in deine Projektmanagement-Planung berücksichtigen. Wenn du alle To-Dos kennst, kannst du dein Zeitmanagement optimieren. Hierbei hat dein Kanban-Board noch einen großen Vorteil gegenüber einer To-Do-Liste. Denn diese kannst du zwar Stück für Stück abarbeiten, allerdings könnt du einer Liste nicht entnehmen, ob du dir zu viele oder zu wenige Aufgaben zugemutet hast. Sie stehen dort, egal, ob du angefangen hast sie zu bearbeiten oder nicht, es ist als kein Fortschritt sichtbar, bis die Aufgabe erledigt ist und gestrichen werden kann.
Das ist bei der Kanban-Methode anders. Je nachdem, wie groß dein Team ist, wie viele Arbeitsschritte anfallen und wie ihr am besten arbeiten könnt – das Kanban-Board ist dir stets zu Diensten und lässt sich ganz so einrichten, wie du und dein Team es benötigt. Deswegen ist sie gerade bei umfangreichen Projekten, an denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig arbeiten, sehr beliebt, da der aktuelle Status jederzeit eingesehen werden kann und jede*r weiß, woran die restlichen Mitglieder gerade arbeiten. Euer Kanban-Board kann sowohl physisch, z. B. in Form eines Whiteboards, in Eurem Büro hängen, oder aber für alle digital einsehbar sein.
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Diese Vorteile hat ein digitales Kanban-Board
Eine Wand voller Zettel ist dir zu unordentlich und ihr arbeitet vielleicht sogar an verschiedenen Orten? Dann ist die digitale Version des Kanban-Boards deine Lösung. Dieses kannst du dir wie eine virtuelle Pinnwand vorstellen, auf der du die Kärtchen, auf denen die Aufgaben stehen, anpinnst. Hierzu erstellst du zunächst einmal Listen, denen du Namen zuweist. So hat z. B. die Liste, in der du zunächst alle Aufgaben sammelst, meistens den Namen „Backlog“. Jede weitere Liste stellt einen Schritt deiner Arbeit an dem Projekt dar.
Die meistgenutzten Listen für digitale Kanban-Boards sind „To Do“, „Work in Progress“ und „Done“. Die Aufgaben, die du dir für einen bestimmten Zeitraum, z. B. einen Arbeitstag, vorgenommen hast, schiebst du in die Spalte To Do. Sobald du eine Aufgabe aktiv angehst, verschiebst dusie in die Liste „Work in Progress“. Euer Ziel sollte es sein, am Ende eines Arbeitstages alle Aufgaben aus „To Do“ und „Work in Progress“ in „Done“ verschoben zu haben. Damit habt Ihr dann alles, was Ihr Euch vorgenommen habt, geschafft.
So kann ein physisches Kanban-Board aussehen
Der große Vorteil an einem digitalen Kanban ist, dass alle Personen, die an einem Projekt arbeiten, die aktuell zu erledigenden Aufgaben und den aktuellen Status einsehen können. Dabei ist es egal, ob ihr im gleichen Raum, in verschiedenen Etagen oder remote arbeitet – Alle haben zu jedem Zeitpunkt dieselben Informationen. Außerdem werden physische Board schnell unübersichtlich, wenn mehr und mehr Karten hinzukommen. Digitale Tools ermöglichen es dir, die Teamperformance zu visualisieren und somit die Effektivität des Workflows zu messen. Eine weitere Möglichkeit, die dir ein Digital-Kanban bietet, ist die Integration anderer Tools. So können z. B. Softwaretools oder CRM’s angebunden oder verschiedene Automatisierungen erstellt werden, die dir Arbeit abnehmen.
Die Auswahl an Kanban-Software ist mittlerweile riesig und die Möglichkeiten zur Optimierung Eures Projektmanagements erscheinen schier unerschöpflich. Wir haben die sieben besten digitalen Kanban-Tools unter die Lupe genommen und stellen sie dir im folgenden Abschnitt mit ihren Möglichkeiten sowie ihren Vor- und Nachteilen vor.
Die 7 besten Kanban-Tools
Nun aber mal Butter bei die Fische: Welche Online-Tools für Kanban gibt es? Neben den Vor- und Nachteilen der Top 7 Kanban-Tools erfahrt Ihr in diesem Abschnitt auch alles zu den Kosten und Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Digital-Kanban-Boards.
Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 27.11.2023.
1. Monday als Projektmanangement-Tool
Weiter geht es mit dem Projektmanagement-Tool Monday. Auch dieses verfügt über ein integriertes Kanban-Board. Hierbei bietet dir das Kanban-System zahlreiche Personalisierungsmöglichkeiten an, mit denen du deinen Workflow sowie die Bedienoberfläche nach deinen Wünschen und Bedürfnissen gestalten kannst. In diesem Kanban-Tool kannst du genau wie bei Trello verschiedene Automatisierungen hinzufügen. Zusätzlich hat Monday eine Zeiterfassung sowie einen Kalender als auch eine Dateiablage integriert. Die verschiedenen Versionen, zwischen denen du wählen kannst, unterscheiden sich nicht wie so häufig in den Nutzungsmöglichkeiten, sondern in der Anzahl der Nutzer*innen, die einen Monday-Zugang bekommen. Die Features für Zeiterfassung, Timeline Views, HR, Marketing, Remote Work und Softwareentwicklung sind allerdings nur in der höherpreisigen Version enthalten.
Monday-Kosten:
- Standard: 39 € pro Monat, Umfang: GANTT-Diagramme, Bis zu 250 Automatisierungen, Dashboard aus bis zu 5 Boards generieren.
- Basic: 59 € pro Monat, Umfang: 5 Nutzer*innen
Weitere Infos zu den Preisen von monday.com sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Ihr möchtet noch Monday-Alternativen kennenlernen? Auf OMR Reviews haben wir für dich Kundenbewertungen zu anderen Kanban-Tools. Schau jetzt vorbei.
2. Asana als Kanban-Tool
Asana ist nicht nur eine einfache Kanban-Software, sondern es bietet dir zusätzliche Checklisten und einen Kalender, in dem du die Fälligkeitstermine und Deadlines deiner Projekte einsehen kannst. Im Tool selbst kannst du Aufgaben kommentieren und zugehörige Dateien miteinander teilen. In Asanas Kanban-Board kannst du mit verschiedenen Boards, Labels und Aufgabenzuweisungen an Teammitglieder arbeiten. Ebenfalls kannst du Workflows automatisieren und dir dadurch dein Projektmanagement erleichtern. Weitere Funktionen wie das Setzen von Meilensteinen oder Timelines und die Anbindung weiterer Tools wie z. B. Adobe CC, stehen dir allerdings erst mit den kostenpflichtigen Varianten des Digital-Kanban-Tools zur Verfügung.
Asana-Kosten:
- Basic: Kostenlos, Umfang: Nutzung verschiedener Boards, bis zu 15 Benutzer:innen
- Premium: 10,99 € pro Monat und Nutzer*in, Umfang: Unbegrenzte Dashboards, Aufgabenvorlagen, Meilensteine
- Business: 24,99 € pro Monat und Nutzer*in, Umfang: Benutzerdefinierte Regeln und Felder
- Enterprise: Preis auf Anfrage
Weitere Infos zu den Preisen von Asana sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Möchtest du noch nach anderen Kanban-Tools suchen? Dann schaut Euch die Asana-Alternativen auf unserer OMR Reviews Plattform um.
3. awork für Euer Projekt- und Zeitmanagement
Awork nutzt einen anderen Ansatz, als es andere Kanban-Board-Tools tun, da es eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen vereint, die du in deinem Projektmanagement
benötigt. Neben der Planung des Projektes mit den humanitären Ressourcen vereint das Tool ebenfalls das Taskmanagement und Zeitmanagement sinnvoll miteinander. Dabei ist es intuitiv bedienbar und überzeugt durch sein aufgeräumtes Dashboard. In dieses kannst du verschiedene Widgets integrieren, wie z. B. deine täglichen Ziele, Zeitauswertungen, Notizen oder bevorstehende Geburtstage von Teammitgliedern.Für das Management deiner Projekte kannst du das hier bereits vorgestellte Kanban-Board nutzen. Außerdem kannst du Listenansichten oder Timelines hierfür verwenden. Für jedes Projekt kannst du die gearbeitete Zeit erfassen und die wichtigsten Parameter zu deinen Kund*innen hinterlegen. Im Projekt selbst können die Zugriffsrechte durch die Vergabe verschiedener Rollen gesteuert werden. Weiterhin verfügt Awork über eine Vielzahl von Automatisierungen und Integrationen an. Zudem hat das Tool ein Autopilot-System, das dich darüber informiert, wenn gewisse Ziele, die du dir gesetzt hast, gefährdet sind.
Awork-Kosten:
- Testversion: 14 Tage Kostenlos
- Premium: 10 € pro Nutzer*in, Umfang: Bis zu 50 Nutzer*innen
- Enterprise: 15 € pro Nutzer*in, Umfang: Individuell
Weitere Infos zu den Preisen von Awork sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Möchtet Ihr noch nach anderen Kanban-Tools suchen? Dann schau dir die Awork-Alternativen auf unserer OMR Reviews Plattform um.
4. Notion Kanban-Boards
Notion
ist das nächste Kanban-Tool im Bunde. Es bezeichnet sich selbst zurecht als „All-in-One Workspace“. Hierin kannst du Aufgaben, Kanban-Boards, Datenbanken, einfache Notizen oder Wikis hinterlegen, wodurch das Tool für verschiedenste Bereiche in deinen Unternehmen interessant sein kann. Notion kann als ein einziges großes Werkzeug zur Organisation verwendet werden. Mit der cloudbasierten Software kannst dir Euch sowohl in der Mobile- als auch in der Desktop-App eine eigene kleine Projektmanagement-Welt erschaffen.Notion-Kosten:
- Privat: Kostenlos
- Personal: $ 0 pro Monat, Umfang: Persönliche Nutzung, teilbar mit bis zu 5 Personen
- Personal Pro: $ 4 pro Monat, Umfang: Unlimitierter Dateiupload, unlimitierte Gästenanzahl
- Teams: $ 8 pro Monat und Nutzer*in, Umfang: Unlimitierte Anzahl an Teammitgliedern, Collaborativer Workspace
- Enterprise: Auf Anfrage
Weitere Infos zu den Preisen von Notion sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Notion ist noch nicht die passende Kanban-Software für dich? Kein Problem! Auf OMR Reviews haben wir mehrere Notion-Alternativen für dich, inklusive Kundenbewertungen und Nutzerfahrungen.
5. Trello für Digital-Kanban-Boards
Wir starten mit der Kanban-Software Trello. Mittlerweile ist es eines der am meisten genutzten Projektmanagement-Tools mit über 25 Millionen Nutzer*innen. Um es zu nutzen, registrierst du dich direkt bei trello. Du musst also kein zusätzliches Tool installieren, um das digitale Kanban-Board nutzen zu können. Das Tool legt seinen Fokus auf eine einfach handhabbare Oberfläche, schön aufbereitet, aber ohne viel Schnickschnack. Alle wichtigen Informationen kannst du in diesem Kanban-Tool auf den Karten festhalten: Von Notizen über Labels und Checklisten bis hin zu Fristen, Dateien, Kommentaren und den zuständigen Kolleg*innen, denen du eine Karte zuweisen kannst, alles ist an einem Ort bzw. einer Karte gebündelt. Die Karten können einfach per Drag & Drop von einer Liste zur nächsten verschoben werden.
Den einzelnen Aufgaben in Form von digitalen Karten kannst du zudem Power-Ups, sozusagen zusätzliche Leistungen für deine Boards, und Automatisierungen hinzufügen. Hierzu zählen beispielsweise die erweiterte Ansicht von Details auf der Vorderseite der Karten oder die ein zusätzlicher Kalender, in dem die Fälligkeitstermine deiner verschiedenen Aufgaben angezeigt werden. Wenn du deine Listen z. B. nach dem Ende eines Projektes ad Acta legen willst, bietet Trello dir die Möglichkeit des Archivierens an. Die Liste bzw. die Karten sind dann von deinem Board verschwunden, können im Archiv aber immer wieder eingesehen werden, falls du doch nochmal etwas nachschauen willst.
Trello-Kosten:
- Basis – Kostenlos, Umfang: 10 Boards
- Standard – $ 5 pro Benutzer*in und Monat, Umfang: Unbegrenzte Anzahl an Boards, erweiterte Automatisierungsfunktionen, erweiterte Checklisten, Benutzerdefinierte Felder
- Premium – $ 10 pro Benutzer*in und Monat, Umfang: Zusätzliche Vorlagen für Arbeitsbereiche, unbegrenzte Automatisierungsbefehle
- Enterprise – $ 17,50 pro Benutzerin und Monat, Umfang: Priority Support, erhöhter Sicherheitsumfang und mehr Kontrollmöglichkeiten
Weitere Infos zu den Preisen von Trello sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
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6. Jira für Euer agiles Projektmanagement
Das nächste Kanban-Tool das wir uns anschauen, ist Jira. Dieses sagt über sich selbst, dass es die „Nummer 1 unter den Entwicklungsteams für agile Teams“ sei. Es ist intuitiv aufgebaut und klar strukturiert. Du kannst ein Kanban-Board nutzen, welches sich durch verschiedene Features ausweiten lässt. Du hast die Möglichkeit, eigene Workflows anzulegen oder aus einer Reihe von vorkonfigurierten Flows zu wählen. Außerdem kannst du Software Roadmaps erstellen, die es deiner IT ermöglicht, den Entwicklungsprozess eines Produktes mit den Unternehmenszielen im Einklang zu halten. Jira ist ein wahrer Tausendsassa der App-Integration, denn du kannst mehr als 3000 verschiedene Apps einbinden. So kannst du das Projektmanagement-Tool genau an deine Bedürfnisse anpassen.
Jira-Kosten:
- Free: Kostenlos, Umfang: Bis zu 10 Benutzer*innen
- Standard: $ 70 pro Monat, Umfang: Bis zu 20.000 Benutzer*innen, Definition von Rollen
- Premium: $ 140 pro Monat, Umfang: Projektarchivierung, Kapazitätsplanung
- Enterprise: Auf Anfrage
Weitere Infos zu den Preisen von Jira sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
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7. MeisterTask für Eure Kanban-Borads
Das Kanban-Tool MeisterTask legt seinen Fokus auf die Kreativität in deinem Projektmanagement. Die Spalten auf deinen Kanban-Boards kannst du individuell benennen, hinzufügen oder verschieben, unterschiedliche Farben hinterlegen und eine Beziehung zwischen zwei Aufgaben hergestellt werden. Diese kann z. B. lauten, dass Aufgabe B erst begonnen werden kann, wenn Aufgabe A bereits erledigt wurde. Dies sorgt für eine bessere Übersicht bei Usern. Das Herzstück von MeisterTask ist das Dashboard. Über dieses kannst du deine Prioritäten festlegen, Projekt-Timelines einsehen und alle Aufgaben im Blick behalten. Das Kanban-Tool kann sowohl in einer Desktop- als auch als Mobile-App aufgerufen werden. Wenn du die Bundle-Version des Kanban-Tools kaufst, kannst du dort zusätzlich das zugehörige Mind-Mapping-Tool anbinden.
MeisterTask-Kosten:
- Basic: Kostenlos, Umfang: Bis zu 3 Projekte
- Pro: 8,25 € pro Monat und Nutzer*in, Umfang: Unlimitierte Projekte, Automatisierungen, WIP-Grenzwerte
- Business: 20,75 € pro Monat und Nutzer*in, Umfang: Vergabe von Rollen, Rechten und Gruppen innerhalb des Teams
- Enterprise: Auf Anfrage
Weitere Infos zu den Preisen von Meistertask sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
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Warum das Kanban-System ein großer Helfer für dich ist
Na, bist du überzeugt von digitalen Kanban-Tools? Sie unterstützen dich in der Zusammenarbeit an umfangreichen Projekten und können von jedem Ort der Welt und vollkommen zeitunabhängig eingesehen werden. So kann jedes Teammitglied zu den Zeiten und an den Orten arbeiten, an denen es am produktivsten ist und weiß trotzdem stets über den aktuellen Stand Bescheid. Der größte Vorteil an Online-Kanban-Boards ist, dass sie dir helfen, deine Aufgaben im Blick zu behalten, wodurch du dein Zeitmanagement optimal anpassen kannst. So kannst du alle Projekte abarbeiten, ohne dich selbst unter Druck setzen zu müssen, dass du nichts vergessen darfst.
Kanban-Boards sind also nicht nur ein Gewinn für deinen Arbeitsalltag, sondern auch für deine Freizeit. Denn selbst, wenn dir währenddessen noch eine Aufgabe einfallen sollte oder du eine*r Kolleg*in eine Notiz zu der bearbeiteten Aufgabe zukommen lassen willst, kannst du dies entspannt von unterwegs erledigen und kannst dich danach deinem Feierabend widmen. Welche digitale Kanban-Software am besten zu deinem Team passt, musst du natürlich selbst herausfinden. Macht dazu eine Bestandsaufnahme der Eigenschaften, die deinen Kolleg*innen von einem Tool erwarten und die es zwingend erfüllen muss. Hier gibt es kein „richtig“ und kein „falsch“. Erlaubt ist, was für dich funktioniert. Und wenn ein Tool dann doch nicht zu dir passen sollte, kannst du einfach das Nächste ausprobieren. Nun bleibt nur noch eines zu sagen: Ran an dein digitales Kanban-Board!
Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.
