Die besten E-Mail-Verifizierungstools zum Verifizierung von E-Mail-Adressen

E-Mail-Verification-Tools-Definition: Was sind E-Mail-Verification-Services?

Zentral hilft Euch ein E-Mail-Verification-Tool Marketer:innen und Vertriebler:innen dabei, herauszufinden, ob E-Mail-Adressen gültig sind oder nicht. Derartige Lösungen werden auch E-Mail-Validation-Tools, E-Mail-Verify-Services, E-Mail-Checker-Tools oder im deutschsprachigen Raum E-Mail-Verifizierung-Software genannt.

Die Programme haben für viele Unternehmen eine hohe Relevanz: Denn nur, wenn entsprechende Kontakte optimal funktionieren, sprich wirklich die richtigen Personen über diese zu erreichen sind, entfalten E-Mail-Kampagnen ihr volles Potenzial. Weiterhin kann das häufige Versenden von Nachrichten an ungültige E-Mail-Adressen oder gar Spam-Adressen gewisse Risiken mit sich bringen.

Gute Tools sind in der Lage, nicht (mehr) erreichbare Adressen bzw. Spam-Fallen und bösartige E-Mail-Kontakte sicher zu erkennen. Weiterhin lassen sich E-Mail-Listen mit einigen dieser Lösungen differenziert verwalten. Es ist Euch über manche Anwendungen sogar möglich, weiterführende Informationen zu den Besitzer:innen einzelner Mail-Adressen zu bekommen.

Weshalb sollten Unternehmen ein E-Mail-Validation-Tool einsetzen?

Im E-Mail-Marketing steckt nach wie vor der potenziell höchste ROI aller Marketing-Maßnahmen. Ähnliches gilt auch für Vertriebsmaßnahmen per Mail. Entsprechende Aktivitäten sind somit ein unverzichtbarer Bestandteil im Marketing- und Sales-Mix vieler Unternehmen. Maximale Erfolge bringen sie Euch allerdings nur dann, wenn die genutzten E-Mail-Adressen auch tatsächlich funktionieren.

Unabhängig davon, ob E-Mails im Lead-Management, für die Kaltakquise oder im Newsletter-Marketing verwendet werden: Ihr solltet unbedingt für eine korrekte Zustellbarkeit der Nachrichten und die Ansprache der richtigen Personen sorgen. Ist beides nicht gewährleistet, lauern folgende Gefahren:

• Marketer:innen oder Sales-Mitarbeiter:innen können die Absender-Reputation ruinieren, wenn sie wiederholt E-Mails an ungültige Kontakte senden oder Empfänger:innen ihre Mails als Spam markieren. In schwerwiegenden Fällen werden die Absender-Adressen schon vom Provider der Zielpersonen geblockt. Werden zu viele E-Mails zurückgeschickt, kann dies die Zustellbarkeit insgesamt beeinträchtigen. Das bedeutet, dass selbst gültige Adressen möglicherweise nicht mehr beliefert werden.

• Vorbei sind die Zeiten, in denen man einfach eine riesige Liste von E-Mail-Adressen kaufen und damit Erfolge durch undifferenzierte Massensendungen erzielen konnte. Selbst das schnelle Hinzufügen von Personen zur E-Mail-Liste, deren Interesse an den jeweiligen E-Mail-Maßnahmen unklar ist, kann Euch heute keine Vorteile mehr verschaffen. Mehr noch: Derartige Praktiken rufen seit dem Inkrafttreten der DSGVO umso schneller die Datenschützer auf den Plan. Schon diejenigen, die viele Spam-Rückmeldungen bekommen, schweben hier in erhöhter Gefahr.

• Nicht zuletzt sind E-Mail-Marketing-Maßnahmen oder E-Mail-Sales-Aktivitäten, die an ungültige Adressen gehen, absolut ineffizient. Ihr verschenkt schlimmstenfalls viel Zeit für Kampagnen an spezielle E-Mail-Gruppen, von denen ein Großteil gar nicht erreichbar ist. Immer aber erschweren ungültige E-Mail-Kontakte die Erfolgsmessung entsprechender Marketing- oder Vertriebs-Kampagnen.

Ein E-Mail-Verification-Tool hilft Euch dabei, Kontaktdatenbanken zu bereinigen und problematische E-Mail-Adressen loszuwerden. Die Prüfung ist aber keine einmalige Sache, sondern sollte regelmäßig erfolgen. Verifizierte E-Mail-Adressen können schneller als gedacht nicht mehr funktionieren. Idealerweise wird vor jeder neuen Kampagne ein E-Mail-Validator-Tool eingesetzt. Aus folgenden Gründen werden E-Mail-Adresse am häufigsten ungültig.

• Der Wechsel des Arbeitsplatzes oder der Position der E-Mail-Benutzer:innen im Unternehmen.
• Die Schließung des Unternehmens, womit die Domain nicht mehr existiert.
• Tippfehler oder Syntaxfehler in den E-Mail-Adressen durch die Übermittler:innen.
• Wechsel des E-Mail-Dienstleisters durch das Unternehmen.

Wie funktionieren E-Mail-Verification-Tools?

Verschiedene E-Mail-Adress-Checker-Tools haben durchaus unterschiedliche funktionale Ansätze. Viele arbeiten aber entlang eines dreistufigen Prozesses. Zuerst wird die zu prüfende E-Mail-Liste in das Tool geladen. Danach finden die folgenden Schritte statt.

1. Syntaxprüfung: Damit wird sichergestellt, dass die E-Mails nicht aufgrund von Fehlern, wie Leerstellen und ungültige Zeichen, ungeöffnet zurückkommen.
2. Domain-Prüfung: Bei der Domain-Prüfung wird gecheckt, ob die E-Mail-Adressen in der Domain existieren und funktioniert.
3. E-Mail-Ping-Prüfung: Der Ping-Check ermittelt den Aktivitätsstatus einer E-Mail-Adresse in Echtzeit.

Generell stellt ein E-Mail-Validation-Service mit diesen und gegebenenfalls weiteren Prüfungsschritten sicher, dass die jeweilige Kontaktliste korrekt und fehlerfrei ist. Das Tool hilft Euch dabei, zu erkennen, ob die E-Mail-Adressen, die sie haben, aktuell sind und wirklich zu den Personen gehören, die sie kontaktieren möchten.

Ein E-Mail-Verify-Tool verhindert bestenfalls zuverlässig, dass E-Mails als Spam markiert werden, der Absenderwert herabgesetzt wird oder die Absender-IP-Adresse sogar auf eine schwarze Liste kommt.

Die E-Mail-Überprüfung bietet Euch weiterhin Unterstützung bei der Verfeinerung von Kontaktlisten. Manche Lösungen ermöglichen es Euch zum Beispiel, Leads nach ihrer Position im Kaufprozess zu segmentieren. So organisieren Marketer:innen oder Sales-Profis nützliche Informationen, um inaktive Abonnenten und uninteressierte Leads auszusortieren.

Mit Top-E-Mail-Verification-Services können sogar noch diverse weitere Informationen über die E-Mail-Adressen extrahiert werden. So ist es Euch möglich, unter anderem herauszufinden, ob die Domain kostenlos oder kostenpflichtig ist und ob Eigentümer:innen von E-Mail-Adressen Konten in sozialen Medien besitzen. Dies macht die E-Mail-Verifizierung-Software zu einem großartigen Werkzeug, wenn es darum geht, die eigenen Zielkund:innen besser kennenzulernen. 

Welche Vor- und Nachteile bietet E-Mail-Validation-Software?

Neben diversen Notwendigkeiten sind oben bereits einige klare Vorteile von E-Mail-Validation-Software herausgestellt worden. Im Folgenden nun aber eine detaillierte Aufstellung der zentralen Benefits.

• Reduzierung der Bounce-Rate: Wenn es zu viele Bounce-E-Mails gibt, kann der Ruf des Absender-Unternehmens massiv darunter leiden. Schlimmstenfalls gelangen genutzte E-Mail-Domains auf eine schwarze Liste. Eine E-Mail-Überprüfung-Software hilft durch die Eliminierung ungültiger Adressen dabei, die Bounce-Rate stark zu senken. Manche Software-Provider sprechen von mehr als 90 Prozent.

• Genauere Analysen: Nachdem ein E-Mail-Verifizierer eine Mailing-Liste bereinigt hat, habt Ihr einen Überblick der gültigen Adressen. E-Mail-Kampagnen, die nun genau an solche Kontakte gehen, lassen sich zuverlässiger analysieren. Es gibt hier keine Verluste – die Maßnahmen können sehr präzise als erfolgreich oder nicht erfolgreich bewertet werden.

• Geldersparnis: Die Speicherung von E-Mail-Adressen und der Versand von E-Mails sind nicht kostenlos. Es kostet Geld, eine Datenbank zu führen und E-Mails über spezialisierte Software zu versenden. Durch ein E-Mail-Checker-Tool können vielleicht sehr viele ungültige E-Mail-Adressen ausgeschlossen werden. Somit ist schon bei den Kosten für die Technik (Datenbankumfang, Tarif des Marketing-Automation-Tools etc.) einiges zu sparen.

• Reduzierung von Spam-Beschwerden: Spam-Beschwerden können noch deutlich negativer für Unternehmen sein als Bounces. Kommen viele solcher Meldungen vor, besteht ein stark erhöhtes Risiko, vom eigenen und anderen E-Mail-Providern gesperrt zu werden. Im Idealfall sollte die Zahl der Spam-Beschwerden weniger als fünf pro 5.000 gesendeter E-Mails betragen. Tools zur E-Mail-Überprüfung können E-Mail-Konten von Benutzer:innen identifizieren, die sehr häufig E-Mails als Spam klassifizieren. Der Verifizierer markiert solche E-Mail-Konten, sodass Ihr sie eindeutig herausfiltern und anschließend bei der Mail-Ausspielung auslassen könnt. Alternativ besteht die Chance, solche Kontakte (wenn sie grundsätzlich Potenzial für den jeweiligen Betrieb haben) auch mit speziellen Mail-Inhalten anzusprechen, welche die Gefahr einer schnellen Einstufung als Spam verringern.

• Steigern der Engagement- und Conversion-Rate: Wenn Ihr die E-Mail-Adressen in Eurer Liste kleinteilig überprüft, könnt Ihr diejenigen loswerden, die Euch wahrscheinlich in keiner Weise nutzen. Dadurch wird die Auflistung zwar kleiner, die Engagement-Rate steigt aber fast immer. Ihr profitiert von einer deutlich höheren Effizienz. Gewünschte Engagements und schließlich Conversions werden im Verhältnis mit weniger Aufwand häufiger erreicht.

• Versand an riskante E-Mail-Konten vermeiden: Gerade im Zuge der Lead-Generierung kommt es häufig zur Aufnahme von E-Mail-Adressen, die nicht zu einer echten Person gehören. Dahinter können diverse betrügerische Absichten stecken. Es ist wichtig, sich von diesen E-Mail-Konten fernzuhalten. Zum einen könnt Ihr Opfer krimineller Machenschaften werden, wenn sie Euch anschreiben. Zum anderen ist es aber auch möglich, dass Ihr auf eine schwarze Liste gelangt, wenn zu viele E-Mails an bekannte Betrugsadressen gehen. Ein gutes E-Mail-Verification-Tool filtert solche Kontakte zuverlässig heraus.

• Temporäre Konten entdecken: Temporäre E-Mail-Adressen werden immer häufiger verwendet, um Testversionen von Softwares freizuschalten oder an Gated-Content der Lead-Generierung zu gelangen. Auch schwerwiegendere Betrügereien sind mit entsprechenden Konten möglich. Sie löschen sich nach einem gewissen Zeitraum selbstständig und haben für E-Mail-Kampagnen natürlich keinen Nutzen. Mit einem E-Mail-Prüfer könnt Ihr derartige Kontakte in einer Liste identifizieren und entfernen.

• Absender-Reputation effizient schützen: Wenn Unternehmen E-Mails versenden, bauen sie im Laufe der Zeit einen Ruf bei E-Mail- und Internetdienstanbietern auf. Dieser Ruf wird als Absender-Reputation bezeichnet und basiert auf mehreren Faktoren. Solange E-Mails nur selten als Spam markiert werden und meistens korrekt ankommen, ist alles in Ordnung. Mit E-Mail-Listen, die über einen E-Mail-Verification-Service verifiziert werden, schützt Ihr Eure Absender-Reputation überaus effektiv und absolut effizient. Man überlege nur einmal, welchen Aufwand es bedeuten würde, schon eine kleine E-Mail-Liste manuell (!) auf ihre Spam- und Bounce-Anfälligkeit zu prüfen.

• DSGVO-konform vorgehen: Wenn E-Mail-Kampagnen zahlreiche Bounces oder Spam-Meldungen erhalten, ist das sehr ärgerlich. Schlimmstenfalls können massive Einschränkungen resultieren. Noch gravierender wird es jedoch, wenn sich (unter anderem aufgrund von Spam-Einstufungen) der Verdacht auf nicht datenschutzkonforme Vorgehensweisen erhärtet. In schwerwiegenden Fällen kommt es dann zu hohen Strafen. Wieder einmal hilft ein E-Mail-Verifizierung-Tool, dies zu vermeiden. Mit solcher Software könnt Ihr Mail-Adressen unterschiedlich kategorisieren. So auch nach spezifischen DSGVO-Standards.

• Aufbau einer zuverlässigen, konzeptionell stützenden Datenbank: Die Korrektheit und die Zuverlässigkeit von Mailing-Listen sind sehr wichtig, da der Vertrieb oder das Marketing sonst kaum Vorteile aus den Informationen ziehen können. So bringen Outreach-Kampagnen, wenn E-Mails einer Liste nicht verifiziert sind, niemals die gewünschten Ergebnisse. Die Metriken werden zudem nicht aussagekräftig sein. Des Weiteren kann es sein, dass anhand einer nicht geprüften Liste bzw. deren Namen und Domains Kampagnen ausgerichtet werden, die nur wenige relevante Personen erreichen, weil viele Adressaten inkorrekt sind. Ist die Datenbank dagegen sicher verifiziert, stützen derartige Informationen die strategische und konzeptionelle Arbeit an Mail-Kampagnen erheblich.

Das sind zweifelsohne eine Menge gewichtige Vorteile. Dennoch können auch bei der Nutzung von E-Mail-Verify-Tools spezifische Nachteile oder zumindest gewisse Herausforderungen aufkommen. Im Folgenden nun eine Zusammenfassung der häufigsten E-Mail-Verification-Software-Probleme.

• Falscher Umgang mit den verifizierten Listen: Wenn Ihr durch den Einsatz eines E-Mail-Validation-Service sehr sicher seid, dass Ihr wirklich relevante Personen mit Euren E-Mail-Kampagnen ansprecht, birgt das tatsächlich ebenfalls eine gewisse Gefahr. Dies kann zu übermäßig aggressiven Mailing-Praktiken führen, was früher oder später eine negative Reaktion der Empfänger:innen zur Folge hat. So ist es möglich, dass trotz E-Mail-Validator-Tool (oder deswegen) die Spam- und Newsletter-Abmelde-Raten steigen. Ihr solltet demnach auch mit validierten E-Mail-Listen umsichtig und zudem im Sinne der DSGVO umgehen.

• Validierung für problematische Listen kann kritisch sein: Wenn Ihr E-Mail-Checker-Tools dazu verwendet, problematische Listen zu optimieren, kann das ein gewisses Risiko bedeuten. Schwierig sind etwa solche Kontaktsammlungen, in denen sich auch Adressen befinden, die vielleicht aufgrund ihres Alters nicht ganz DSGVO-konform gesammelt wurden. E-Mail-Validation-Tools sind keine Garantie dafür, dass wirklich alle Adressen, die Negativeinflüsse bringen können, herausgefiltert werden. Es kann hier also zu Strafen kommen. Entsprechende Lösungen sind eher dazu gedacht, Qualitätslisten noch einmal aufzupolieren.

• Kosten: Qualitativ hochwertige Listenvalidierungsdienste sind nicht kostenlos und können bei größerem Funktionsumfang regelrecht teuer werden. Zusätzlich zu den eigentlichen Kosten für die E-Mail-Validierung müsst Ihr auch die Zeit einkalkulieren, die Ihr für die Auswahl eines Anbieters und die tatsächliche Validierung ihrer Listen aufwendet. Im schlimmsten Fall schmälert ein E-Mail-Verify-Service den ROI der E-Mail-Kampagnen erheblich!

Den besten E-Mail-Varifier finden: Wie wählt man ein passendes E-Mail-Verification-Tool aus?

Der heutige Markt bietet tatsächlich sehr viele verschiedene E-Mail-Verification-Softwares. Diese unterscheiden sich in erster Linie in ihrem Bereitstellungsformat und in der Ausrichtung bzw. der Tiefe der Verifizierung. Dementsprechend sind dies zwei der wichtigsten Punkte, die sich Interessierte bei der Auswahl einer solchen Lösung genau ansehen sollten. Was das genau bedeutet und worauf noch zu achten ist, um schließlich den für die eigenen Zwecke besten E-Mail-Verifier zu erhalten, wird im Folgenden dargelegt.

• Bereitstellungsformat: Heute werden die meisten E-Mail-Validation-Tools als Online-Programme angeboten. Eine solche Software-as-a-Service (SaaS) ist für die meisten Betriebe die beste Option. Die Anwendungen sind preiswert, benötigen keine internen Betriebs- oder Wartungsressourcen und können mit jedem internetfähigen Gerät, von überall her genutzt werden. Alternativ sind aber auch einige On-Premise-Lösungen auf dem Markt.

• Skalierbarkeit: Das ins Auge gefasste Tool sollte in der Lage sein, flexibel verschieden große E-Mail-Listen zu verwalten. Wachsende Unternehmen bekommen wachsende Kontaktdatenbanken. Diese müssen auch langfristig sicher verifiziert werden. Daher gilt es ein Tool zu wählen, das Eure steigende Bedarfe sichert und (bestenfalls) in Echtzeit mitgehen kann.

• Filter für geschäftliche und private E-Mails: Das E-Mail-Verifizierung-Tool sollte, sowohl geschäftliche als auch private E-Mail-Adressen verifizieren oder aussortieren können. Fast immer sind beide Arten von Adressen in E-Mail-Listen. Sie unterscheiden zu können, ist schon deshalb wichtig, da Geschäftskontakte und Privatpersonen in E-Mail-Kampagnen optimalerweise individuell angesprochen werden.

• Verifizierungsmechanismen: Die Verifizierungsmechanismen des E-Mail-Checker-Tools sollten nicht nur einen Ansatz verfolgen. Für aussagekräftige Ergebnisse sollten mindestens ein Domain-Check, ein Syntax-Check und ein E-Mail-Server-Ping integriert sein.

• Integration: In der Regel ist ein E-Mail-Verification-Service Teil eines größeren E-Mail-Marketing- oder E-Mail-Sales-Prozesses. Im Zuge dieser Vorgänge kommen heute unterschiedliche Programme zum Einsatz. Interessierte sollten dementsprechend darauf achten, dass die E-Mail-Validation-Software der Wahl optimal in die etablierte Software-Architektur integriert werden kann. Zu den typischen Helfern zählen Lead-Generation-Tools, Marketing-Automation-Software und Outreach-Tools.

Was kosten E-Mail-Verify-Tools?

Top E-Mail-Verification-Services haben ihren Preis. Unternehmen sollten in dieser Hinsicht darauf achten, dass sie den grundsätzlich sehr guten ROI von E-Mail-Kampagnen durch die zusätzlichen Kosten für ein Validierungs-Tool nicht zu sehr schmälern. Ein teures Produkt bedeutet nicht immer die beste Lösung - das gilt auch für E-Mail-Prüfprogramme.

Eine zielgenaue Berücksichtigung des Budgets ist bei den meisten Anbietern ohne Probleme möglich. Denn viele Bereitsteller entsprechender Softwares haben Pakete für verschiedene Anforderungen im Programm. Die Kosten staffeln sich dann im Normalfall an der Zahl der Mail-Adressen, die in einem bestimmten Zeitraum prüfbar sind, an der Tiefe der Verifizierung bzw. am Umfang der zusätzlichen Informationen, die das Tool herausfinden kann, und generell an der Breite der integrierten Funktionen.

Manche Provider lassen bis zu 100 Mail-Adressen pro Monat kostenlos testen. 1.000, 10.000, 100.000 oder sogar noch mehr Kontakte schlagen mit Kosten ab rund 30 Euro und bis hin zu mehr als 500 Euro monatlich zu Buche.