Organigramm Software & Tools im Vergleich

Organigramm-Software-Definition: Was sind Organigramm-Tools?

„Organigramm“ ist ein zusammengesetzter Begriff aus „Organisation“ und „Diagramm“. Diese Komposition beschreibt im Allgemeinen die grafische Darstellung von Organisationsstrukturen in Unternehmen. Die Visualisierung erfolgt mithilfe von spezifischen Informationscontainern bzw. Kästchen und/oder Kreisen, Symbolen, Verbindungslinien sowie Textbereichen und Bildern.

Mit einem Organigramm lässt sich die Organisation in Betrieben grafisch abbilden: Alle Mitarbeiter*innen erkennen in einer solchen Struktur (idealerweise) sofort, wo sie selbst und andere im Gesamtgefüge stehen. Manager*innen und andere Kolleg*innen können so jede Abteilung (je nach Ausrichtung des Organigramms) mehr oder weniger kleinteilig auf ihre Zusammensetzung überprüfen und diese Insights für verschiedene Zwecke weiterverarbeiten.

Mit einem Organigramm-Programm bekommen Benutzer*innen die Chance, entsprechende Organisationsstrukturen digital zu erstellen und zu pflegen. Organigramm-Tools sind entweder als Einzellösungen erhältlich oder sie werden als Teil größerer Diagrammwerkzeuge oder HR-Plattformen angeboten. Klassischerweise sind Organigramme mühevoll per Hand zu generieren. Mit einem digitalen Helfer kann hier viel Zeit und Geld gespart werden.

Weshalb sollten Unternehmen einen Organigramm-Editor einsetzen?

Ein Organigramm kann ein wichtiges Instrument zur Stützung unterschiedlicher Unternehmensprozesse sein. Im Kern ist es natürlich „nur“ ein Verzeichnis der Mitarbeiter*innen und Abteilungen, aus dem hervorgeht, wo jeder Angestellte in einer Organisation seinen Platz hat und (optimalerweise) welche Aufgaben dort erledigt werden. Die Anordnung der Positionen zeigt hierarchische Beziehungen auf, um zu verdeutlichen, wer wem unterstellt ist, wer auf derselben Ebene steht und wer für ein Produkt, bestimmte Projekte oder andere Aufgaben zuständig ist.

Neben dieser grundlegenden Funktion (oder aus dieser heraus) trägt ein Organigramm aber auch dazu bei, Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern. Beispielsweise kann das Organigramm bei der Aufnahme neuer Teammitglieder verwendet werden, um jenen zu helfen, die Struktur der Organisation zu verstehen und zu erkennen, wie sie sich in diese einfügen sollten. Später können sie das Organigramm nutzen, um Mitarbeiter*innen in anderen Teams zu finden, die sie dann direkt kontaktieren, um spezifische Tasks gemeinsam umso effizienter zu bearbeiten, Fragen zu klären, Ideen zu besprechen und, und, und.

Weitere typische Zwecke für den Einsatz von Organigrammen sind folgende:

• Diskussionen mit Mitarbeit*innen über Karriere- und Entwicklungschancen im Unternehmen.

• Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen, um Doppelbearbeitungen oder Konkurrenzdenken zu verhindern.

• Neuaufstellung und Änderungen von Strategien sowie Prozessen im Zuge des Change-Managements.

• Darstellung der Firma gegenüber Kund*innen, Partnerunternehmen, Zulieferern, Banken und anderen Stakeholdern.

All das sind zweifelsohne überaus business-wichtige Angelegenheiten. Um hier eine effektive Organigramm-Basis schaffen zu können, ist es heute in aller Regel nicht mehr ausreichend, schnell zu Zettel und Stift zu greifen.

Alleine die oft hohe Fluktuation in Unternehmen, die schnellen Aufstiegschancen und nicht zuletzt ein stetiges Wachstum, sind gewichtige Gründe dafür, dass es zunehmend schwierig wird, ohne ein digitales Hilfsmittel den Überblick zu behalten. Tatsächlich ist die Erstellung von Organigrammen ohne Software inzwischen in den meistens Unternehmenskontexten hochgradig ineffizient.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Tools - von schlanker Freeware für Organigramme bis hin zu mächtigen Suiten - mit denen entsprechende Herausforderungen für Verantwortliche deutlich abgemindert werden.

Wie funktioniert das Organigramm-Erstellen mit einer Software?

Jede Software für Organigramme funktioniert etwas unterschiedlich. Die besten Lösungen lassen den Prozess der Organigramm-Erstellung weitgehend automatisieren. Benutzer*innen müssen schließlich nur noch Feinarbeiten erledigen. Ein typischer Ablauf gestaltet sich dann wie folgt.

1. Mitarbeiterdaten sammeln: Gut ausgestattete Organigramm-Programme verfügen über Importfunktionen und/oder Schnittstellen zu HR-Systemen sowie anderer datenliefernder Software. Über diese Funktionen können Nutzer*innen Datensammlungen – zum Beispiel in Form von Excel-Dateien – in das jeweilige System übertragen (lassen).

2. Datenimport für Organigramme: Wenn die Datenquellen feststehen, gilt es die Informationen in die Organigramm-Software zu übernehmen. Das geschieht entweder automatisch oder über einen manuellen Import. Nun ist alles bereit für die Organigramm-Erstellung. Es gilt noch den gewünschten Organigramm-Typ zu wählen und die Generierung zu bestätigen.

3. Organigramm generieren und ausstatten: Die importierten Daten werden als Organigramm angezeigt. Nutzer*innen können hier nach Bedarf Felder hinzufügen oder löschen und die Struktur mit Fotos, Texten, verschiedenen Schriftarten, Farben und mehr ausstatten. Oft sind entsprechende Anpassungen auch auf mehrere Container gleichzeitig anwendbar.

4. Organigramm einfach verwalten und bearbeiten: Organigramm-Software ermöglicht in aller Regel eine sehr unkomplizierte Verwaltung. So sind Mitarbeiterdaten oft per Drag-and-drop zu gruppieren oder zu ergänzen. Neue Formen können ganz einfach auf die Arbeitsfläche gezogen und gefüllt werden. Gruppierung nach Standort,
   Betriebszugehörigkeit oder anderen Attributen sollten mit wenigen Klicks erledigt sein.

5. Organigramm präsentieren und teilen: Mithilfe eines Präsentationsmodus kann ein Organigramm direkt über das Programm ansehnlich dargestellt werden. Alternativ ist die Struktur zu exportieren und in anderer Software aufrufbar oder ausdruckbar. Es wird manchmal auch ermöglicht, eine teilbare URL bzw. über den Browser aufrufbare Page mit speziellen Berechtigungen zu erstellen. Ebenfalls können Organigramme in bestimmten Business-Messengern angezeigt werden.

Welche Vor- und Nachteile bieten Organigramm-Apps?

Grundsätzlich lässt ein Organigramm-Programm typische Arbeiten rund um die Erstellung entsprechender Unternehmensstrukturen sehr effizient erledigen. Ohne derartige Software sind die Generierung und insbesondere auch die langfristige Verwaltung von Organigrammen kaum noch denkbar. Mit diesen Hauptvorteilen gehen spezielle weitere Benefits einher, die im Folgenden zusammengefasst sind.

• Klare Zuständigkeitsstruktur: Mitarbeiter*innen wissen über ein Organigramm, wem sie Bericht erstatten müssen und an wen sie sich wenden können, wenn es ein Problem zu lösen gilt. Sie können sich einen Überblick verschaffen, wo ihre Fragen zu spezifischen Themen beantwortet werden, mit wem anstehende Kooperationen anzustoßen sind usw. Das ist besonders wichtig in großen Organisationen, in denen es viele Abteilungen gibt. Jemand aus einem Bereich kann sich so ohne langes Suchen mit der zuständigen Person einer anderen Abteilung in Verbindung setzen.

• Mitarbeiter-Onboarding: Neue Mitarbeiter*innen können die Personen, mit denen sie zusammenarbeiten, schon kennenlernen, bevor sie sie überhaupt getroffen haben. Das sowie nicht zuletzt auch die klare Orientierung in puncto Zuständigkeiten und Ansprechpartner*innen kann stark dazu beitragen, dass Angestellte viel leichter Anschluss finden.

• Ressourcenplanung: Ein gut geführtes Organigramm hilft bei der Visualisierung der Arbeitsbelastung der einzelnen Kräfte. Es unterstützt die Planung der personellen Ressourcen für eventuelle zusätzliche Produktionsschritte, neue Aufträge oder Projekte und andere wachstumsbedingte Vorgänge. Man kann hier relativ schnell überblicken, wer was wo tut und welche (Wo-)Manpower für weitere Arbeiten zur Verfügung steht oder hinzugefügt werden muss. Die Visualisierung der Struktur ermöglicht eine sicherere Zukunftsplanung. Verantwortliche können die Ressourcen besser zuordnen, die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter*innen schneller ermitteln und alles den abzusehenden Entwicklungen gegenüberstellen.

Je nach Situation sind Organigramme manchmal aber tatsächlich auch von Nachteil. Hier die hauptsächlich auftretenden Schwierigkeiten.

• Tatsächliche Strukturen bleiben oft verborgen: Ein Organigramm kann die tatsächlichen Beziehungen in der informellen Organisationsstruktur nicht immer aufzeigen. So ist ein Organigramm zwar ein Abbild der Zuständigkeiten und Hierarchien, in vielen Unternehmen wird aber nicht streng nach diesen verfahren. Wer wirklich in welchem Kontext der*die richtige Ansprechpartner*in ist, kann zwar stark eingegrenzt, aber trotz Organigramm nicht zu 100 Prozent sicher definiert werden. Oftmals werden Organigramme zu vereinfacht dargestellt. Wichtige Details zu Aufgabenbereichen und Verbindungen innerhalb von Abteilungen fehlen. Auch die Einbindung von zeitweisen Projektzuständigkeiten ist schwierig. Wird zu oberflächlich vorgegangen, können Organigramme ihr volles Potenzial nicht ausspielen.

• Unterschätzter Wartungsaufwand: Organigramme funktionieren nur, wenn sie aktuell sind. Ein veraltetes Organigramm ist fast wertlos. Entsprechende Abbilder auf dem neuesten Stand zu halten, kann allerdings selbst mit Software recht aufwendig sein - besonders für große Organisationen. Mitarbeiter*innen wechseln innerhalb kurzer Zeit die Abteilungen, verlassen das Unternehmen, bekommen eine neue Rolle zugewiesen, neue Bereiche entstehen usw. All diese Änderungen müssen von einem oder mehreren Verantwortlichen im Auge behalten und auf das Organigramm übertragen werden (die Organigramm-Software kann das nicht leisten).

Wie wählt man die passende Organigramm-Software aus?

Schnell irgendeine Freeware für Organigramme wählen und loslegen wird den meisten Anforderungen in Unternehmen tatsächlich nicht gerecht.

Verantwortliche sollten sich Zeit nehmen, um die für ihre Zwecke wirklich beste Organigramm-Software auszuwählen. Je genauer die Lösung passt, desto besser kann ein Organigramm für eine Firma arbeiten.

Die nachfolgenden Faktoren sollten bei der Recherche besonders berücksichtigt werden.

Ziele für Organigramm-Software definieren
Bevor man sich für eine Organigramm-Software entscheidet, sollte man sich Gedanken über die jeweiligen Ziele mit dem Tool machen. Natürlich ist das primäre Bestreben bei der Anschaffung einer App für Organigramme die Erstellung eben solcher Organisationsstrukturen.

Interessierte sollten aber einen Schritt weiterdenken und sich fragen: „Was soll das Organigramm für mein Unternehmen leisten?“ Es gibt verschiedene Prozesse, die ein Organigramm massiv stützen kann. Ebenso bietet der Markt Softwares, die besser für das eine oder das andere Ziel geeignet sind. Die folgenden Anliegen gehören zu den gängigsten:

• Onboarding
• Analyse des Unternehmens
• Kolleg*innen finden
• Ressourcen planen
• Prozesse und Workflows optimieren
• Report-Unterstützung

Manuell vs. automatisiert Organigramm erstellen
Der Arbeitsaufwand für die Erstellung eines Organigramms ist mithilfe einer Software immer noch erheblich. Er hängt wesentlich davon ab, ob der Prozess manuell oder automatisiert abläuft - und natürlich von der Größe der Organisation.

Ein automatisiertes Vorgehen ist immer schneller - vorausgesetzt, die verwendeten Daten sind ideal aufgearbeitet. Manchmal ist die manuelle Erstellung jedoch die bessere Lösung. Das trifft insbesondere dann zu, wenn ein Organigramm zur Unterstützung einer sehr geschäftskritischen Angelegenheit angefertigt werden muss oder auch bei einer kleineren Organisationsstruktur. 

In diesen Zusammenhängen darf nicht vergessen werden: Die Möglichkeit einer umfangreich automatisierten Generierung ist häufig mit erheblichen Mehrkosten verbunden. Schon deshalb sollte man genau überlegen, ob entsprechende Features benötigt werden.

Welche Daten sind einzubinden?
Viele Softwares für Organigramme erlauben nur die Übernahme von Daten aus einer einzigen Quelle - meistens aus einem HR-System. Viele Unternehmen stellen jedoch bei einer genaueren Beschäftigung mit dem Thema fest, dass sie Informationen aus mehreren Quellen benötigen, um ein genaues und vollständiges Organigramm zu erstellen.

Dabei kann es sich um unterschiedliche HR-Komponenten, Collaboration-Tools, Management-Programme und ähnliche Software handeln. Verantwortliche sollten demnach schon frühzeitig herausfinden, welche Datenbedarfe bestehen und dann gezielt nach einer Lösung suchen, die diese auch wirklich bedienen kann. Ansonsten muss schlimmstenfalls doppelt gekauft bzw. sehr schnell umgestiegen werden.

Zugriffsmöglichkeiten festlegen
Es gibt mehr Möglichkeiten, auf eine Organigramm-Software zuzugreifen und Organigramme zu teilen, als die meisten Leute denken.

Interessierte sollten heute insbesondere die Remote-Fähigkeit im Blick haben. Immer mehr Mitarbeiter*innen befinden sich im Homeoffice - und auch diese sollten natürlich möglichst reibungslos auf ein Organigramm zugreifen bzw. es bearbeiten können.

Hier einige der typischen Zugriffsmöglichkeiten - es gibt durchaus Organigramm-Softwares, die alle davon abdecken:

• Zugang auf dem Arbeitscomputer
• Heruntergeladenes Remote-Programm
• Nutzung über den Webbrowser
• Mobiloptimierte Anwendung
• Native Organigramm-App
• Eingebettet in das Intranet
• Über Business-Messenger
• Via HR-Software

Statisches vs. dynamisches, interaktives Organigramm
Statische Organigramme sind mittlerweile eindeutig von gestern. Viele der heutigen Organigramm-Programme bieten Funktionen, mit denen Verantwortliche entsprechende Unternehmensabbildungen lebendiger und nutzerfreundlicher gestalten können. 

Features für mehr Dynamik und Individualität sollten unbedingt in Betracht gezogen werden. Sie können die Effektivität eines Organigramms enorm pushen. Nicht zuletzt werden derart ausgestattete Organigramme tendenziell intensiver genutzt.

Gewünschte bzw. benötigte Individualisierungen berücksichtigen
Bei der Anschaffung einer Software, die von vielen Mitarbeiter*innen für unterschiedliche Prozesse genutzt werden soll, gibt es zwangsläufig Aspekte, die ein Unternehmen anpassen möchte, damit sie den jeweiligen Arbeitsweisen nachkommt.

Das kann vom Branding über spezifische Organigramm-Felder bis hin zu eigenen Workflows reichen. Wichtig ist wieder einmal, frühzeitig zu bestimmen, was man braucht und zu schauen, welche Lösungen entsprechend liefern.

Systeme bewerten, die mit der Organigramm-Software integriert werden sollen
Mit jedem System, das mit einer Organigramm-Software verbunden wird, kann diese leistungsfähiger und wertvoller werden: Von der Integration von HR-Software über die Verknüpfung mit Collaboration-Tools bis hin zur Einbindung in Business-Messenger und Projektkoordinationssysteme gibt es viele Optionen, die in bestimmten Kontexten sinnvoll sind. 

Es gilt sich im Vorfeld des Kaufs genau zu erkundigen, welche Programme mit den einzelnen Organigramm-Softwares kompatibel sind. Man sollte unbedingt sicherstellen, dass alle relevanten Integrationsabsichten ermöglicht werden.

Was kostet Organigramm-Software für Unternehmen?

Die Kosten für eine gut ausgestattete Organigramm-Software sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Die Preise werden insbesondere von folgenden Bedingungen bestimmt:

• Funktionen
• Automatisierung
• Anzahl der Schnittstellen
• Sicherheitsfunktionen
• Einfachheit der Konfiguration
• Support
• Bereitstellung: Cloud bzw. webbasiert, On-Premise-Software oder Organigramm-Software mit Open-Source-Lizenz

Organigramm-Programme sind unter diesen Voraussetzungen in einer Preisspanne von ca. zwei bis 200 Euro pro Monat und Benutzer*in erhältlich.

Man kann tatsächlich auch Organigramm-Freeware in Anspruch nehmen. Wer zum Organigramme-Erstellen solche Freeware nutzen möchte, muss sich aber auf eine starke Funktionseinschränkung gefasst machen. Für die meisten Unternehmen ist ein Organigramm-Programm mit kostenloser Lizenz daher keine Option.