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Mit diesen 6 Schritten zum erfolgreichen ERP-Lastenheft

Laura Feldmann28.7.2023

Wir erklären dir, was genau ein ERP-Lastenheft ist und wie du Schritt für Schritt eines für dein Dienstleistungsunternehmen erstellen kannst

Inhalt

Was ist ein ERP-Lastenheft?
Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?
Wann benötigen Unternehmen ein ERP-Lastenheft?
Welche Vorteile bietet ein ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen?
Step-by-Step: Wie erstellt man ein ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen?
Welche Tools eignen sich für die Erstellung eines ERP-Lastenheftes für Dienstleistungsunternehmen?

Hey du! Möchtest du ein ERP-Lastenheft für dein Dienstleistungsunternehmen erstellen, um ein erfolgreiches Pflichtenheft zu entwickeln? Kein Problem! In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt vorgehen kannst, um ein aussagekräftiges ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen erstellen kannst. Los geht's!

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Was ist ein ERP-Lastenheft?

Bevor wir in die Details einsteigen, lass uns zunächst klären, was ein ERP-Lastenheft überhaupt ist. Ein ERP-Lastenheft ist ein Dokument, das die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens an ein Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System festhält. Es ist die Grundlage für die Entwicklung eines Pflichtenhefts, das als Leitfaden für die Implementierung des ERP-Systems dient.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?

Vielleicht fragst du dich, worin der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft liegt. Ein Lastenheft dient dazu, die Anforderungen eines Unternehmens an eine neue ERP-Lösung zu beschreiben. In der Regel wird es von Kund*innen selbst erstellt. Es legt fest, was das Unternehmen von der ERP-Lösung, wie z.B. JTL (Direkt zum Anbieter) erwartet und welche Funktionen und Eigenschaften sie haben sollte.

Im Gegensatz dazu beschreibt ein Pflichtenheft die Lösung aus Sicht des Software-Anbieters. Es wird vom Anbieter erstellt und basiert auf den Anforderungen, die im Lastenheft festgehalten wurden. Das Pflichtenheft legt genau fest, wie die ERP-Lösung gestaltet sein wird, welche Funktionen sie enthält und wie sie umgesetzt werden soll.

Das Lastenheft und das Pflichtenheft ergänzen sich also. Das Lastenheft gibt die Anforderungen und Wünsche der Kund*innen vor, während das Pflichtenheft die konkrete Umsetzung dieser Anforderungen beschreibt. Durch diese Aufteilung können Kund*innen sicherstellen, dass ihre Anforderungen erfüllt werden, während Software-Anbieter ihre Lösung genau auf die Bedürfnisse der Kund*innen zuschneiden können.

Wann benötigen Unternehmen ein ERP-Lastenheft?

Ein ERP-Lastenheft ist von besonderer Bedeutung, wenn ein Unternehmen entweder ein neues ERP-System, wie Billbee (Direkt zum Anbieter) einführen oder ein bestehendes System erweitern oder anpassen möchte. Das Hauptziel besteht darin, die Anforderungen des Unternehmens klar zu definieren und sicherzustellen, dass das ERP-System diese Anforderungen erfüllt. ERP-Produkte finden Anwendung in verschiedenen Branchen und eignen sich gleichermaßen für kleine Unternehmen und große Konzerne.

Besonders erwähnenswert ist die Verfügbarkeit von Softwarelösungen, die sich auf spezifische Branchen konzentrieren. Diese Lösungen sind besonders nützlich für professionelle Dienstleistungsunternehmen wie Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Sie sind speziell auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse dieser Branchen zugeschnitten. Dadurch können sie eine maßgeschneiderte und optimierte ERP-Lösung bieten, die den spezifischen Bedürfnissen dieser Unternehmen gerecht wird.

Welche Vorteile bietet ein ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen?

Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts für Dienstleistungsunternehmen bietet einige wichtige Vorteile. Erstens ermöglicht es eine genaue Dokumentation der Anforderungen, was zu einer besseren Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter führt. Zweitens dient es als Entscheidungshilfe bei der Auswahl des passenden ERP-Systems. Drittens legt es den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung, da alle Beteiligten ein klares Verständnis der Anforderungen haben.

Step-by-Step: Wie erstellt man ein ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen?

Kommen wir nun zum spannenden Teil: der Erstellung des ERP-Lastenhefts. Hier sind die Schritte, die du befolgen kannst, um ein aussagekräftiges Lastenheft zu erstellen:

1. Allgemeine Informationen & Unternehmensbeschreibung

⁠Gib einen Überblick über dein Unternehmen, einschließlich seiner Größe, Struktur und Geschäftsbereiche.
Beschreibe die Ziele und Strategien des Unternehmens, die mit der Implementierung des ERP-Systems unterstützt werden sollen.
Stelle deine Produkte und Dienstleistungen vor.

2. Key Stakeholders

Nenne die Kontaktpersonen innerhalb deines Unternehmens, das für das ERP-Projekt zuständig ist.
Gib die Kontaktdaten an, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.

3. ERP-Projektfakten

Beschreibe, wie du das Thema Change-Management im Unternehmen umsetzen willst.
Nenne die Entscheidungsträger*innen im Unternehmen, sowie das Budget.
Gib einen groben Zeitplan für die Implementierung des ERP-Systems an. Berücksichtige wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten.

4. Interne Projektstruktur

Beschreibe den Ablauf eines typischen Projekts in deinem Unternehmen.
Erläutere die Projektstruktur in deinem Unternehmen.

5. Funktionale Anforderungen (inkl. Reporting-Funktionen):

Beschreibe die wesentlichen Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Definiere detaillierte funktionale Anforderungen für das ERP-System, einschließlich der erforderlichen Module und Funktionen.
Berücksichtige auch spezifische Anforderungen an Reporting-Funktionen und Datenanalyse.

6. Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl):

Gib einen Überblick über die aktuelle IT-Infrastruktur deines Unternehmens.
Erläutere die vorhandenen Systeme, Anwendungen und Datenbanken.
Gib Informationen zur Anzahl der Benutzer*innen und den Benutzerprofilen.

Diese Gliederung bietet eine strukturierte Basis für die Erstellung eines ERP-Lastenhefts für Dienstleistungsunternehmen. Du kannst weitere Abschnitte hinzufügen oder vorhandene anpassen, um den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens gerecht zu werden. Denk daran, dass das Lastenheft präzise und klar formulierte Anforderungen enthalten sollte, um eine erfolgreiche Implementierung des ERP-Systems zu gewährleisten.

Bild: Darstellung der Autorin

Unter folgendem Link kannst du dir deine ERP-Lastenheft-Vorlage für Dienstleistungsunternehmen herunterladen.

Welche Tools eignen sich für die Erstellung eines ERP-Lastenheftes für Dienstleistungsunternehmen?

Es gibt verschiedene Tools, die dir bei der Erstellung eines umfassenden und strukturierten Lastenheftes helfen können. Hier sind einige der gängigen Tools:

Textverarbeitungsprogramme: Microsoft Word oder Google Docs sind weit verbreitet und bieten eine einfache Möglichkeit, ein Lastenheft zu erstellen. Sie ermöglichen das Schreiben, Formatieren und Organisieren von Text und Abschnitten sowie das Hinzufügen von Tabellen und Diagrammen.
Tabellenkalkulationsprogramme: Microsoft Excel oder Google Tabellen eignen sich gut für die Erstellung von Anforderungstabellen, in denen sie Funktionen, Prozesse, Datenstrukturen und andere spezifische Anforderungen detailliert beschreiben können.
Projektmanagement-Tools: Tools wie Microsoft Project, Asana, Trello oder Jira können dir helfen, den Erstellungsprozess zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Sie ermöglichen die Aufgabenverwaltung, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Terminplanung und Kollaboration im Team.
Anforderungsmanagement-Tools: Es gibt spezialisierte Software für das Anforderungsmanagement, wie z.B. IBM Rational DOORS, Jama Connect oder ReqView. Diese Tools ermöglichen eine strukturierte Erfassung, Verwaltung und Verfolgung von Anforderungen sowie die Zusammenarbeit und Versionierung.
Diagramm-Tools: Tools wie Microsoft Visio, Lucidchart oder draw.io helfen bei der Erstellung von Diagrammen, Flussdiagrammen, Prozessabläufen und anderen visuellen Darstellungen, um die Anforderungen zu veranschaulichen.

Die Wahl des Tools hängt von deinen individuellen Präferenzen, dem Umfang des Projekts und den Anforderungen deines Teams ab. Einige Unternehmen verwenden auch eine Kombination aus verschiedenen Tools, um den gesamten Prozess abzudecken. Wichtig ist, dass das gewählte Tool dir ermöglicht, die Anforderungen klar zu dokumentieren, zu organisieren und mit deinem Team zu teilen. Haufe X360 ist bespw. ein Tool für komlexe Anforderungsbereiche, die euch zusätzlich mit KI unterstützt.

Fazit

Herzlichen Glückwunsch! Du hast nun alle Schritte kennengelernt, um ein ERP-Lastenheft zu erstellen und somit den Grundstein für ein erfolgreiches Pflichtenheft gelegt. Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts bietet eine Vielzahl von Vorteilen und ermöglicht eine reibungslose Implementierung sowie optimierte Geschäftsprozesse.

Indem du deine Anforderungen klar definierst und im ERP-Lastenheft dokumentierst, schaffst du eine solide Basis für das Projekt. Dies ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen allen Beteiligten, einschließlich des ERP-Anbieters, und sorgt für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Anforderungen.

Ein gut erstelltes ERP-Lastenheft dient als Leitfaden bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems. Es hilft dir, das System zu identifizieren, das am besten zu den Anforderungen deines Unternehmens passt. Dadurch minimierst du das Risiko von Fehlinvestitionen und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass das gewählte ERP-System die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens erfüllt.

Darüber hinaus ermöglicht ein ERP-Lastenheft für Dienstleistungsunternehmen eine effiziente Umsetzung des Projekts. Es bietet eine klare Richtlinie für die Implementierungsteams und hilft dabei, den Umfang des Projekts, den Zeitplan und das Budget zu definieren. Dadurch können Ressourcen optimal eingesetzt und potenzielle Verzögerungen oder Überschreitungen vermieden werden.

Ein weiterer Vorteil eines ERP-Lastenhefts für Dienstleistungsunternehmen besteht darin, dass es als Kontrollinstrument während des gesamten Implementierungsprozesses dient. Du kannst den Fortschritt des Projekts überwachen und sicherstellen, dass alle Anforderungen und Ziele gemäß dem Lastenheft erfüllt werden. Dies hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Insgesamt bietet ein gut erstelltes ERP-Lastenheft eine klare Struktur, definierte Ziele und detaillierte Anforderungen. Es erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung und optimierte Geschäftsprozesse erheblich. Also, viel Erfolg bei deinem Projekt und nutze die Vorteile eines fundierten ERP-Lastenhefts für Dienstleistungsunternehmen!

Lade dir jetzt deine Lastenheft-Vorlage für Dienstleistungsunternehmen direkt herunter!

Arbeitsproduktivität

Autor*In

Laura Feldmann

Laura ist Managerin bei Greenlight Consulting in München. Als Partnermanagerin und Expertin für Deltek, einer führenden ERP-Softwarelösung im Projektmanagement, strebt sie danach, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen, um anderen dabei zu helfen, Projekte effizienter und erfolgreicher umzusetzen.

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