ERP-Beratung: Was machen ERP-Berater*innen?

Du willst wissen, was ERP-Berater*innen eigentlich machen? In diesem Artikel werde ich dir alle wichtigen Informationen rund um das Thema ERP-Beratung geben. Von den Aufgaben und Verantwortlichkeiten des ERP-Consultants bis hin zu den Qualifikationen und Fähigkeiten, die für diesen Beruf wichtig sind. Außerdem erfährst du, wie der Prozess der ERP-Beratung abläuft und die Vorteile einer professionelle Beratung. Ich werde auch auf die Herausforderungen bei der Auswahl des richtigen ERP-Anbieters eingehen und dir einige Erfolgsfaktoren für eine gelungene Zusammenarbeit aufzeigen. Am Ende werde ich dir noch einen Einblick geben, warum es sich lohnt, ERP-Berater*in zu werden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kompetente und erfahrene Beratung eine entscheidende Rolle bei der Einführung oder Optimierung eines ERP-Systems spielt.

Was ist ERP und warum braucht man dazu spezielle Berater*innen?

ERP steht für “Enterprise Resource Planning” und bezeichnet eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Bestimmt hast du in dem Zusammenhang schon mal SAP gehört, um damit die am weitesten verbreitete Lösung auf dem Weltmarkt zu nennen. Es gibt weit über 100+ ERP-Lösungen allein im deutschsprachigen Raum. Meist spezialisieren sich die Anbieter in einer Branche, so bietet Sage b7 viele Funktionen für produzierende Unternehmen z.B. in der Metallverarbeitung oder dem technischen Handel. Wenn du dich informieren willst, welche ERP-Systeme es noch im deutschsprachigen Raum gibt, dann schau gerne mal hier in die Auflistung von OMR Reviews zu ERP-Systeme. Das ERP-System stellt oft das Herzstück der IT-Prozesse eines Unternehmens dar, und hilft Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Wenn du noch mehr über Hintergrundwissen zu ERP-Systemen suchst, dann kann ich dir den Beitrag von OMR zu der Frage „Was ist ERP“ sehr empfehlen. Doch das Implementieren oder Optimieren eines ERP-Systems kann auch komplex sein und erfordert oft spezialisierte Kenntnisse. Hier kommen ERP-Berater*innen ins Spiel: Sie können mit ihrem Expertenwissen Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Systems unterstützen und den gesamten Prozess von der Analyse bis zur Implementierung begleiten. Eine professionelle Beratung kann dabei helfen, Schwierigkeiten im Vorfeld zu erkennen und Probleme während des Prozesses zu vermeiden. Auch nach der Einführung können ERP Berater*innen weiterhin Unterstützung bieten, zum Beispiel bei der Erschließung weiterer Systemfunktionen oder Anpassungen an neue Geschäftsanforderungen. Kurz gesagt: Wer ein erfolgreiches ERP-System einführen oder optimieren möchte, sollte nicht auf die Hilfe von erfahrenen Berater*innen verzichten.

Was müssen ERP-Berater*innen können?

ERP-Berater*innen haben meist einen Background, der sich in zwei Laufbahnen beschreiben lässt. Entweder sie sind ausgebildete Informatiker mit Fachwissen in einem bestimmten Themengebiet, oder es sind berufserfahrene Experten aus einschlägigen Branchen mit ausgeprägter Affinität zur Informatik. In jedem Fall haben Berater*innen eine Leidenschaft für systemgestützte Unternehmensprozesse. Es gibt oft Spezialisierungen wie zum Beispiel die Developer Consultants, die die jeweilige Programmiersprache der ERP-Software beherrschen und Anpassungen im ERP-System umsetzen können. Die Business Consultants müssen wiederum Fähigkeiten mitbringen, um die Prozesse des Kunden in das System zu übersetzen und diese adressatengerecht zu vermitteln, also müssen sie neben den erforderlichen ERP- und IT-Kenntnissen auch didaktische Grundfertigkeiten im persönlichen Skill-Werkzeugkoffer dabeihaben. In Stellenbeschreibungen wird oft unterschieden in Senior- und Junior-Berater*in, was in aller Regelmäßigkeit auf die notwendige Erfahrung oder Fähigkeiten zurückzuführen ist. Was alle Berater*innen eint, ist das Grundverständnis von Datenbankensystemen und so kann meist auch jeder mit SQL-Abfragen umgehen. SQL steht für Structured Query Language und ist eine Art Programmiersprache, mit der man Ergebnislisten aus Datenbanktabellen zusammenstellen kann, oder Daten ändern, einfügen, löschen oder verschieben kann. Der absolute Top-Skill ist neben dem analytischen Denken, die Flexibilität sich auf stetig ändernde Anforderungen einstellen können, und sich in die Lage des Kunden versetzen können. Mit weiteren Softskills wie sicherem Auftreten und Durchsetzungsstärke sollte man sich persönlich gut einschätzen, da beides in der täglichen Arbeit mit dem Kunden wichtig werden kann, wenn man sich täglich mit Geschäftsführern und Führungskräften auf Augenhöhe abstimmen muss.

Für einen Einstieg in das Berufsfeld sollte man also:

• Grundkenntnisse in der IT haben

• eine Affinität zu Systemprozessen besitzen

• das Thema Datenbank schon mal gehört haben

• selbständig SQL-Abfragen erstellen können

• ein gutes Verständnis von den Prozessen der Kunden haben

• Analytische Fähigkeiten und Durchsetzungsvermögen besitzen

In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die unterschiedlichen Aufgaben von ERP-Berater*innen ein und haben dazu ein klassisches ERP-Projekt in die einzelnen Phasen unterteilt.

Der Anfang eines jeden ERP-Projektes: Prozessanalyse und Anbieterauswahl

Die Grundlage für jede erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems ist eine gründliche Prozessanalyse für den Abgleich mit den Systemanforderungen. Hier kann eine unabhängige ERP Beratung bereits ansetzen, um den Kunden dabei zu unterstützen, um ihre spezifischen Anforderungen aufzunehmen und zu dokumentieren. Dabei ist es wichtig, nicht nur die aktuellen Anforderungen zu berücksichtigen, sondern auch die zukünftigen Wachstumspläne des Unternehmens im Auge zu behalten. Die Anforderungen werden in Konzepten schriftlich festgehalten. Oft ist die Rede vom sogenannten Lastenheft. Diese Methode ist zwar veraltet, jedoch findet diese in vielen Projekte noch heute Anwendung. Zusätzlich werden in Checklisten die erforderlichen Anforderungen gelistet, die das neue ERP-System erfüllen muss. Die Herausforderung ist hierbei, die Kernprozesse des Unternehmens genauestens zu beschreiben, damit der Anbieter im Auswahlverfahren erkennen kann, ob das System dafür geeignet ist.

In der Praxis könnt es so aussehen: Die ERP-Beraterin führt Interviews mit den verschiedenen Abteilungen, den sogenannten Process-Ownern, des Unternehmens durch, um die spezifischen Bedürfnisse jeder Abteilung zu erfassen. Dabei stellt sie fest, dass die Lagerverwaltung und die Bestandskontrolle besonders kritisch sind. Also wird der Prozess von Anfang bis Ende aufgezeichnet und dokumentiert, um herauszuarbeiten welche Kernfunktionen im ERP-System erforderlich sind.

Das Einführungsprojekt und das Customizing eines ERP-Systems

Der Kunde hat sein System ausgewählt. Das folgende Einführungsprojekt eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Diese Projekte dauern je nach Umfang auch mal mehrere Monate bis Jahre. Die Berater*innen des Anbieters arbeiten in dieser Phase sehr eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass das System zeitgerecht installiert und konfiguriert wird. Dies kann die Einrichtung von Workflows, die Datenmigration von Altsystemen und die Schulung der Mitarbeiter umfassen. Oft gibt es in großen Projekten für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche spezialisierte Berater*innen. In jedem Implementierungsprojekt gibt es in der Regel mindestens ein*e erfahren*e Senior Berater*in, die auch die Projektleitung innehat. Je nach Projektumfang gibt es dann weitere Projektbeteiligte, sowohl aufseiten des Anbieters als auch auf Seite des Kunden, die die vereinbarten Prozesse gemeinsam umsetzen. Zusätzlich gibt es dann meist noch Developer*innen, die dem Projektteam angehören, um Customizings von Funktionalitäten, Schnittstellen und Dokumenten im System umzusetzen. Führen große Unternehmen ein neues ERP-System ein, dann stellt der Konzern eigene Inhouse-Consultants ein. 

Theorie und Praxis: Schulung und Change-Management

Die Einführung eines ERP-Systems kann für die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens eine erhebliche Veränderung bedeuten. Die Berater*innen sind mit dafür verantwortlich, Schulungspläne zu entwickeln und diese durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Anwender*innen das neue System effektiv nutzen können. Darüber hinaus unterstützten sie das Change-Management, um die Akzeptanz des Systems in der Belegschaft zu fördern. Hier müssen die ERP-Berater*innen also nicht nur ihre fachliche Expertise einbringen, sondern auch Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichsten Menschen beweisen. Vom Digital Native bis zum Systemsprenger müssen alle Anwender*innen in die Prozesse einbezogen und abgeholt werden. Hier ist also eine große Portion Empathie gefragt.

Der große Tag: Das Go-Live

Vor der endgültigen Einführung eines ERP-Systems, auch Echtstart oder Go-Live genannt, müssen umfangreiche Tests durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei funktioniert und den Geschäftsanforderungen entspricht. Die Berater*innen spielen eine Schlüsselrolle bei der Planung und Durchführung dieser Tests. Alle Prozesse, vor allem jene, die direkten Einfluss auf die Wertschöpfung haben, müssen einmal von beiden Seiten getestet und die Freigabe dokumentiert werden.

Gemeinsam mit den Kunden werden dafür spezifische Testfälle abgestimmt, die verschiedene Szenarien im Unternehmen simulieren, z.B. die Bearbeitung von Bestellungen im Einkauf, oder die Auftragserfassung im Verkauf. Diese Testfälle werden dann von den Mitarbeitern des Kunden abgearbeitet, um sicherzustellen, dass alle Funktionen ordnungsgemäß am Tag-X funktionieren. Das Go-Live ist immer eine besondere Phase im Projekt, die auf beiden Seiten sehr fordernd sein kann.

Quelle: AVENTUM GmbH, Projekt-Team Meeting

⁠Nach dem Go-Live ist vor dem Systemausbau

Nach der erfolgreichen Implementierung des ERP-Systems endet die Arbeit der ERP-Berater*in zumeist nicht. Sie ist weiterhin für den Support und die Wartung des Systems verantwortlich. Dies kann die Behebung von auftretenden Fehlern, die Aktualisierung des Systems und die Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen umfassen. So wie sich ein Unternehmen ständig an neue Marktanforderungen anpassen können muss, so wird dies auch vom ERP-System abverlangt. Die Projektmethodik beim Systemausbau ähnelt sich dann wieder stark dem Implementierungsprozess nur eben dem Umfang der Anforderungen entsprechend. Dies kann zum Beispiel bei einem Releasewechsel sehr umfangreich werden, da hier oft alle Prozesse nochmal auf dem Prüfstand stehen. Je größer der Technologiesprung, desto größer auch immer der Projektumfang.

Hierzu vielleicht nochmal ein Beispiel aus der Praxis: Ein Produktionsunternehmen aus der Automobilzuliefererindustrie hat neue Anforderungen von seinem Kunden erhalten. Diese neuen Anforderungen müssen im ERP-System umgesetzt werden. Die ERP Beratung analysiert diese und macht eine Aufwandsabschätzung für die Umsetzung. Nach Freigabe durch den Kunden wird ein Projektplan aufgesetzt und die Aufgaben verteilt. Sind alle Aufgaben abgeschlossen, werden wieder alle Funktionen mit dem Kunden getestet. Bei kritischen Prozessen wird dann auch ein Testlauf mit dem Endkunden gefahren. Abschließend werden alle Prozesse geschult, dokumentiert und ins Produktiv-System eingespielt.

Du möchtest dir erstmal Tools anschauen? – dann nimm diese hier

In der Wüste von ERP-Systemen ist es nicht immer leicht, die richtige Software auszuwählen. Daher sind ERP-Berater*innen zumeist eine gute Entscheidung. Möchtest du dir zunächst einige Tools angucken, fang doch mit diesen an:

Billbee

microtech büro+

weclapp

Sage b7

In einem weiteren Artikel stellen wir dir die 7 besten ERP-Softwares vor und alle ERP-Systeme findest du auf unserer Kategorieseite zu ERP-Systeme.

Long Story short: Kurz und knapp zusammengefasst:

Ein*e ERP-Berater*in spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl, Einführung und Betreuung von ERP-Systemen in Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen. Von der Anforderungsanalyse über die Auswahl und Implementierung des Systems bis hin zur Schulung der Mitarbeiter und zur laufenden Unterstützung ist die ERP-Berater*in für den Erfolg des Projektes mitverantwortlich. Mithilfe seines Fachwissens kann die ERP-Berater*in dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und ihr Wachstum fördern.  Man versetzt dadurch den Kunden in die Lage sein Tagesgeschäft zu ermöglichen und für die Zukunft gut ausgestellt zu sein. 

Jetzt solltest du einen groben Überblick über die Aufgaben einer ERP-Berater*in erhalten haben. Haben wir etwas vergessen, dann schreibe es gerne in die Kommentare. Wir freuen uns auf den Austausch über den herausfordernden Alltag der ERP-Berater*in.