Mach dir eine Checkliste: ERP-Systeme richtig einsetzen in 10 einfachen Schritten

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass es sich für fast jedes Unternehmen anbietet, eine solide Strategie für die Implementierung einer ERP (Enterprise Resource Planning) einzusetzen. Dabei geht es nämlich um das Management mit unternehmerischen Ressourcen wie Kapital, Material und Arbeitsmittel, personelle Kapazitäten, Technologien, Systeme etc. Betriebswirtschaftlich kann dies beispielsweise für die Teams Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, Logistik und Finanzen interessant sein.

Auf dem Markt findest du einige Anbieter sogenannter ERP-Systeme. Allerdings reicht es nicht aus, einfach planlos eine Softwarelösung in die Prozesse einzubinden und dann aufs Beste zu hoffen. Vielmehr muss eine praktische Anleitung her, wie du das Tool deiner Wahl effektiv und für dich passend einsetzt. Wie gut, dass dir die folgende Checkliste für ERP-Systeme bei der Implementierung unter die Arme greift – ebenso wie die ERP-Software an sich.

Warum du eine Checkliste für dein ERP-System brauchst

ERP eignet sich für die Optimierung unternehmenseigener organisatorischer Arbeitsabläufe, insbesondere aus den folgenden Gründen:

• Du hast einen zentralen und sicheren Ort für mehrere Prozesse.
• Automatisierungen steigern die Effizienz und Mitarbeiterfreundlichkeit.
• Workflows bleiben aktuell, flexibel und individuell.

Insgesamt verbessert eine nachvollziehbare Ressourcenverwaltung eine Reihe von internen Abläufen, sodass dein Unternehmen effizienter und nachhaltiger arbeiten und letztlich dynamisch wachsen kann. 

Mit 10 Schritten zur Checkliste für ERP-Software

Nun aber zu besagter Checkliste: Da sich ERP-Systeme in der Regel für ein breites Spektrum an Branchen, Teams und Funktionen eignen, können sich die einzelnen Punkte in deinem Fall etwas unterscheiden.

So sieht die Vorarbeit der Checkliste aus

✔️ Erstelle einen Anforderungskatalog für eine Bestandsaufnahme. Damit du gezielt ERP einsetzen kannst, musst du im Vorfeld einmal Ziele definieren. Stell dir Fragen wie: Welche Prozesse gibt es und wie bedingen sie sich? Oder: Welche Geschäftsbereiche profitieren am ehesten vom ERP-System?

✔️ Beziehe dein Lasten- bzw. Pflichtenheft deiner Warenwirtschaft in deine Planung mit ein. Denn hier wird der aktuelle Ist-Zustand der Einzelschritte dokumentiert. Ein ERP-System sollte alle Prozesse fachkundig abbilden und keinen Bereich vernachlässigen. Und dieser Punkt der ERP-Checkliste berücksichtigt Ziele der ERP-Einführung.

✔️ Sorge dafür, dass dein Projektteam bzw. alle beteiligten Teams kompetent und informiert sind – inklusive der Führungspersonen und Geschäftsführer*innen. Der Umgang mit ERP sowie die Einführung einer ERP-Plattform will gelernt sein. Ansonsten droht Gefahr, dass dein Team zwar die technologischen Möglichkeiten hat, aber die gewünschten Effekte und Verbesserungen ausbleiben.

✔️ Entscheide dich, ob du die Einführung der ERP-Plattform mitsamt den Maßnahmen entweder in einem Schritt (als Big Bang) oder sukzessive ausrollst. In den meisten Fällen möchtest du das System wechseln. Hierbei solltest du immer auch auf ein ausgewogenes Change Management (Veränderungsmanagement) achten, damit kein Schritt der Checkliste untergeht.

✔️ Plane das Budget für alle erforderlichen Maßnahmen sowie Anschaffungskosten. Neben dem Preis für eine Software sind das Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend für deine Auswahl. Es bietet sich übrigens an, das neue ERP-System zunächst einmal testweise in Betrieb zu nehmen. So bleibt dir noch genügend Zeit, auf Störungen oder Unklarheiten zu reagieren, bevor das ganze Team bereits an der Einführung arbeitet.

So geht die detaillierte Planung der ERP-Einführung

✔️ Erarbeite ein Feinkonzept. Hierbei steht dein Zeitplan und die Fristen im Vordergrund. Bei Verzögerungen kannst du mit einer Planung entsprechend reagieren. Geh mit der Checkliste für ERP-Systeme auf deine Teams zu und stell sicher, dass sie auch wirklich den Nutzen verstanden haben.

✔️ Passe die Standardvorgaben der ERP-Software auf dein Business an. Prototyping/Customization bringt deinem Team zwar eine gewisse Freiheit und Flexibilität, aber immer noch die Option, automatisiert und doch hochindividuell eure Firmenvorgaben und -ziele umzusetzen. Achte also auf eine personalisierte Systemkonfiguration.

✔️ Stell eine einfache und effektive Möglichkeit zur Dokumentation der Geschäftsprozesse bereit. Nur dann hat dein Unternehmen eine reale Chance, Projekte im Sinne einer guten Ressourcenplanung vernünftig und risikoarm zu bewältigen.

✔️ Führe eine Stammdatenmigration aus. Dein neues ERP-System bringt dir nicht besonders viel, wenn die Daten aus deinem Altsystem fehlen. Bei höherer Datenqualität verläuft die ERP-Implementierung übrigens besser.

✔️ Entscheide dich nun für ein effektives und professionelles ERP-System. Dabei kannst du auf alle vorherigen Punkte der Checkliste achten, damit die Umsetzung der Tipps möglichst reibungslos abläuft.

Mit der Checkliste kann die Einführung eines ERP-Systems gelingen

Beim letzten Punkt der Checkliste geht es um die Auswahl der ERP-Tools. Das deutsche Softwareunternehmen microtech bietet ein solches Tool mit seiner Warenwirtschaftssoftware microtech Büro+. 

Das übergeordnete Ziel ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen – speziell, um Zeitverschwendung bei Routineaufgaben zu vermeiden. Daher kommt die Software bei diversen Firmen in Handels-, E-Commerce- und Produktionsbranche zum Einsatz. Sie beschleunigt Prozesse für Logistik und Versand und bringt Transparenz, Freiheiten und Nutzerfreundlichkeit unter den Usern.

Da die ERP-Software modular aufgebaut ist, kannst du ebenfalls andere Pakete integrieren: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, E-Commerce, Logistik/Versand oder Kasse. Somit lassen sich die Produkte von microtech als Lösung ganz personalisiert auf deine Branche und Anforderungen abstimmen. 

Fazit: Mit der Checkliste setzt du dein ERP-System richtig ein

Ein angemessenes und effektives ERP kann deinen Unternehmenserfolg so richtig ankurbeln. Doch es reicht nicht, einfach eine Software für die Ressourcenplanung an Land zu ziehen und dann auf gut Glück die vielseitigen Funktionen zu nutzen. Du solltest bei der Implementierung eines ERP-Tools stets vorab gesteckte Ziele im Hinterkopf behalten – und das am besten durch eine Checkliste.

Die Software microtech Büro+ bietet nicht nur eine zuverlässige Lösung als ERP-System. Auch das eigene E-Book aus dem Hause microtech hilft dir bei der Implementierung. So vermeidest du Chaos, Überbelastung und Verwirrung im Team und sorgst gleichzeitig für Struktur, stetige Checks mit dem Anforderungskatalog sowie dem gewünschten Erfolgspotenzial guten Enterprise Resource Plannings.