Checkliste für ERP-Einführung? In 10 einfachen Schritten erfolgreich von ERP-Auswahl zu Implementierung
Darum benötigst du zu deiner ERP-Software auch eine Checkliste ihrer Einführung
- Vorteile eines Anforderungskatalogs im ERP
- Mit 10 Schritten zur Checkliste für die ERP-Einführung
- Tipps zur Umsetzung
- Fazit: Checkliste zur ERP-Auswahl und -Einführung
Die Wahl des richtigen ERP-Systems kann eine der wichtigsten Entscheidungen für dein Unternehmen sein. Doch ohne eine strukturierte Checkliste im Auswahlprozess wird die Einführung einer ERP-Systems schnell zum chaotischen Unterfangen.
Eine passende ERP-Software hilft dir zwar, Unternehmensprozesse zu optimieren; doch nur mit einem durchdachten Anforderungskatalog und einer systematischen Planung kannst du hier das volle Potenzial ausschöpfen. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine ERP-Auswahl richtig angehst und welche Anforderungen du an das System stellen solltest, um den Implementierungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine strukturierte Checkliste erleichtert die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems in deinem Unternehmen.
- Ein zentraler Bestandteil ist ein detaillierter Anforderungskatalog, der Funktionen, Skalierbarkeit und Kompatibilität festlegt und als Leitfaden für den Prozess dient.
- Die vorgestellte 10-Schritte-Checkliste sorgt für einen reibungslosen Ablauf und langfristigen Erfolg bei deiner ERP-Implementierung.
Vorteile eines Anforderungskatalogs im ERP
Ein klar definierter Anforderungskatalog ist die Grundlage für jede ERP-Auswahl. Hier legst du fest, welche Unternehmensbereiche besonders von der neuen Software (ERP-Wechsel) profitieren sollen, welche Funktionen du benötigst und wie skalierbar das Tool deiner Wahl sein muss, um mit deinem Unternehmen zu wachsen.
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Bevor du in den Auswahlprozess eintrittst, musst du genau wissen, welche Kriterien für dich und dein Unternehmen entscheidend sind. Der Anforderungskatalog dient als Planungsgrundlage und hilft dir, den Überblick zu behalten. Dieser Katalog sollte Unternehmensdaten wie bestehende Prozesse, Systemkompatibilität, die Branchenkenntnisse deines Anbieters und alle notwendigen Integrationserfordernisse berücksichtigen. Nur so vermeidest du später Probleme bei der Datenmigration oder der Datenübernahme.
Merkmal | Mit ERP-Checkliste | Ohne ERP-Checkliste |
|---|---|---|
Ziele und Anforderungen | Klare Anforderungen werden im Vorfeld definiert | Unklarer Fokus, oft werden nicht alle Unternehmensbereiche berücksichtigt |
Projektplanung | Detaillierter Zeitplan und Meilensteine werden erstellt | Fehlende Planung, was zu Verzögerungen führt |
Risiko | Minimale Risiken durch vorausschauende Planung | Hohe Risiken, da wichtige Kriterien übersehen werden |
Mitarbeiterschulung | Gezielte Schulung für alle Mitarbeitende im Vorfeld | Unzureichende Schulung, was die Nutzung verzögert |
Datenmigration | Geplante Datenübernahme mit minimalem Aufwand | Ungeplante Datenmigration führt zu Verlusten und Fehlern |
Mit 10 Schritten zur Checkliste für die ERP-Einführung
Hier kommt deine Checkliste für die Auswahl des richtigen ERP-Systems.
Der folgende Leitfaden stammt vom Tool-Anbieter microtech. Als erfahrener ERP-Anbieter kommt das System bei diversen Firmen in Handels-, E-Commerce- und Produktionsbranchen zum Einsatz (siehe die Beispiele Fortdress Group und DIMOS). Es beschleunigt Prozesse für Logistik und Versand und bringt Transparenz, Freiheiten und Nutzerfreundlichkeit unter den User*innen.
Da die ERP-Software modular aufgebaut ist, kannst du ebenfalls andere Pakete integrieren: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, E-Commerce, Logistik & Versand oder Dokumentenmanagement. Somit lassen sich die Produkte des Anbieters microtech als Lösung ganz personalisiert auf deine Branche und Anforderungen abstimmen. Das übergeordnete Ziel ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen – speziell, um Zeitverschwendung bei Routineaufgaben zu vermeiden.
Mit den folgenden zehn Schritten navigierst du den Auswahlprozess strukturiert und effizient.
1. Definiere deine Unternehmensanforderungen: Erstelle eine Liste von Anforderungen, die die Software unbedingt erfüllen muss. Achte dabei besonders auf Anforderungen an Unternehmens-Software wie Integration mit bestehenden Systemen oder branchenspezifischen Funktionen.
2. Erstelle ein Lastenheft: Fasse alle Anforderungen und Fragen zu deinem Projektleitung oder Team zusammen. Ein detailliertes Lastenheft dient als klare Orientierung für den gesamten Auswahlprozess und stellt sicher, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.
3. Analysiere Anbieter und ihre Angebote: Vergleiche Anbieter und achte darauf, dass ihre Lösung zu den festgelegten Kriterien passt. Eine gute Unternehmens-Software sollte flexibel und anpassbar sein, um mit deinem Business zu skalieren. Ziehe auch spezifische Systeme wie die für Produktions-ERP in Betracht.
4. Prüfe die Software-Kompatibilität: Die Kompatibilität mit bestehenden Systemen, wie CRM (Customer Relations) oder Finanz-Software, ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Achte darauf, dass eine einfache Integration der Daten ohne großen Aufwand möglich ist.
5. Berücksichtige die Skalierbarkeit der Software: Die Software muss mit deinem Unternehmen wachsen können. Achte darauf, dass sie auch in den kommenden Jahren noch alle Unternehmensdaten problemlos verarbeiten kann, ohne dass du ständig aufrüsten musst.
6. Bewerte den Support und den Service des Anbieters: Die Service-Qualität ist besonders wichtig, da die Einführung des Systems oft von externen Partnern begleitet wird. Prüfe, ob der Anbieter ausreichend ERP-Support bietet, um bei Problemen schnell Lösungen zu finden.
7. Testphase einplanen: Setze das System zunächst in einer Testphase ein, um alle Funktionen auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen. So erkennst du frühzeitig, ob das System wirklich die Anforderungen erfüllt.
8. Entwickle eine detaillierte Implementierungsstrategie: Lege fest, wie die Datenmigration und die Datenübernahme organisiert werden. Ein gut geplanter Ablauf der ERP-Implementierung reduziert das Risiko von Fehlern und sorgt dafür, dass der gesamte Aufwand so gering wie möglich bleibt.
9. Schulung und Change Management: Damit das System von den Mitarbeitenden effektiv genutzt wird, ist eine umfassende ERP-Schulung notwendig. Bereite dein Team auf die Veränderungen vor und stelle sicher, dass die Mitarbeiter*innen das System effizient nutzen können.
10. Kontinuierliche Evaluierung und Anpassung: Überprüfe regelmäßig, ob die Software weiterhin die Kriterien erfüllt und passe sie bei Bedarf an. Denn auch die besten ERP-Systeme erfordern im Laufe der Zeit Anpassungen, um optimal zu bleiben.
Tipps zur Umsetzung
Die Tool-Einführung kann mit einer detaillierten Checkliste fürs ERP-System und einer klaren Projektplanung reibungslos verlaufen. Doch die Umsetzung erfordert konkrete Schritte und eine strukturierte Herangehensweise.
Stelle daher sicher, dass etwa Projektleiter*innen oder deine IT-Verantwortlichen alle Phasen des Projekts koordinieren. Dazu gehören unter anderem die Datenmigration, die Lastenheft-Erstellung und die Schulung der Mitarbeitenden:
- Frühzeitige Einbindung aller relevanten Unternehmensbereiche
- Erstellung eines detaillierten Zeitplans, um Verzögerungen zu vermeiden
- Kontinuierliche Kommunikation mit dem Anbieter, um alle Rahmenbedingungen während des gesamten Optimierungsprozesses zu klären
Eine praxisnahe ERP-Auswahl geht über das bloße Vergleichen von Software-Lösungen hinaus. Achte darauf, dass …
- Anbieter eine nachweisbare Erfahrung in deiner Branche haben.
- du im Vorfeld ausreichend Zeit in die Analyse der ERP-Anforderungen investierst.
- die Skalierbarkeit der Software jederzeit gewährleistet bleibt.
Fazit: Checkliste zur ERP-Auswahl und -Einführung
Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert präzise Planung und systematische Umsetzung. Mit einer detaillierten Checkliste für dein ERP-System kannst du sicherstellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden und der Prozess effizient verläuft. Anbieter wie microtech unterstützen dich dabei, indem sie maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die perfekt auf deine Unternehmensgröße und die spezifischen Anforderungen deiner Branche zugeschnitten sind. Die richtigen Unternehmensdaten, eine gut geplante Datenmigration und ein klarer Zeitrahmen sind der Schlüssel zum Erfolg.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.