ERP-Wechsel: Wann ist ein neues ERP-System sinnvoll?

Ein ERP-Wechsel ist ein bedeutender Schritt für kleine und mittlere Unternehmen: Er ist mit einigen Herausforderungen und noch viel mehr Chancen verbunden. Damit der Wechsel deines ERP-Systems gelingt, haben wir dir die wichtigsten Informationen und eine detaillierte ERP-Wechsel-Anleitung für KMUs in diesem Artikel zusammengestellt.

Wann macht ein ERP-Wechsel Sinn?

Es gibt viele Gründe, die für den Wechsel deines ERP-Systems sprechen. In vielen Fällen treffen gleich mehrere Argumente zu.

„Always optimise a running system“ anstatt „Never change a running system“

Viele Unternehmen halten ewig an ihren veralteten Softwares fest, weil sie sich daran gewöhnt haben. Sie scheuen sich vor den vermeintlich hohen Kosten, die durch einen Systemwechsel entstehen könnten. Doch tatsächlich sollen laut des Beratungsunternehmens Aberdeen Group schon allein die Wartungskosten von Altsystemen jährlich zwischen 16 und 20 Prozent des Listenpreises ausmachen (Quelle: „The Cost of Doing Nothing: Why you can’t afford to sit on an ERP software decision“). Mit einem technologischen Upgrade könnten Unternehmen ihre ERP-Kosten senken (z. B. durch den Wegfall der Wartungskosten) und gleichzeitig höhere Einnahmen erzielen (z. B. durch die Optimierung ihrer Prozesse).

Unternehmenswachstum

Eine ERP-Lösung muss mit dem Unternehmen wachsen. Tut sie das nicht, dann ist der Einsatz eines moderneren Systems oftmals unabdingbar, um konkurrenzfähig zu bleiben. Der Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 hat kleine und mittlere Unternehmen befragt: Die Neuerungen im Zuge des Transformationsprozesses konnten etwa zu Fortschritten bei der Prozessoptimierung, Kundenzufriedenheit, Neukundengewinnung und Umsatzentwicklung führen.

Quelle: Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020

Senkung der IT-Kosten

Unternehmen können von einer Cloud-Lösung zu einer On-Prem-Lösung oder von einer On-Prem-Lösung zu einer Cloud-Lösung wechseln, um ihre IT-Kosten zu reduzieren. Der Vorteil einer On-Prem-Software ist der Besitz des ERPs. Das bedeutet, Nutzer*innen kaufen und installieren das ERP-System auf ihrem Rechner. Damit vermeiden Unternehmen laufende ERP-Kosten, denn die Anschaffungskosten sind nur einmal fällig. Mit einer Cloud-Lösung umgehen Unternehmen dagegen hohe Anschaffungskosten, denn sie zahlen (beispielsweise monatlich) pro Lizenz für die Nutzung der Software. So viel zu den Anschaffungskosten. Doch wie sieht es mit allen anderen Kosten aus?

Wird eine On-Prem-Lösung vom Anbieter weiterentwickelt, werden die Updates in der Regel nicht automatisch bei den Nutzer*innen installiert. So können diese selbst entscheiden, ob sie eine (möglicherweise kostenpflichtige) Softwareaktualisierung durchführen möchten oder nicht. Weiterhin können bei einer On-Prem-Lösung Kosten für die Rechenkapazität, den Speicherplatz, die Hardware und den Aufwand der internen IT-Abteilung hinzukommen. Im Vergleich zur Cloud-Lösung hat die Auslastung einer On-Prem-Lösung keine Auswirkung auf die Kosten.

Einige Unternehmen lösen sich von ihrem On-Prem-ERP, um ihre Betriebs- und Wartungskosten zu senken. Das bedeutet, sie kaufen eine Lizenz und somit das Nutzungsrecht für das ERP-System. Der Vorteil von Cloud-ERPs ist der geringe IT-Aufwand im eigenen Unternehmen. Die Systeme werden von den Anbieter*innen aktualisiert und gewartet – das alles spielt sich im Hintergrund ab. Für diese Nutzung zahlen Nutzer*innen fortlaufend einen festen Betrag.

Du siehst, sowohl Cloud- als On-Prem-Lösungen können sich positiv oder negativ auf deine IT-Kosten auswirken. Du solltest die Preise für jedes ERP-System unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Nutzungsdauer individuell durchrechnen.
⁠

Datensicherheit

⁠⁠Wo deine Daten sicherer aufgehoben sind, können wir nicht pauschal sagen. Aufgrund einer (vermeintlich) höheren Datensicherheit übersiedeln manche Unternehmen von einer Cloud-Lösung zu einem On-Prem-ERP oder umgekehrt.

Für die einen gilt On-Prem als sicherer, da die sensiblen Daten im eigenen Gebäude – auf den eigenen Servern – gehostet werden. Das lokale Backup bietet einen zusätzlichen Schutz. Für die anderen ist das lokale Hosting genau der Grund, weshalb sie sich für Cloud-ERPs aussprechen: Eine Georedundanz durch Rechenzentren an unterschiedlichen Standorten soll das Ausfallrisiko minimieren.

Benutzerfreundlichkeit

ERP-Systeme erfüllen nur ihren Zweck, wenn sie gerne und effektiv von Mitarbeiter*innen genutzt werden. Dafür müssen sie vor allem intuitiv sein und Spaß machen. Der ERP-Wechsel kann auch von Fachabteilungen selbst oder der Personalabteilung angestoßen werden. Diesen Aspekt solltest du nicht unterschätzen, denn die Usability hat insbesondere langfristige Folgen. Sie beeinflusst maßgeblich die Produktivität, Zufriedenheit und Fluktuationsrate deiner Mitarbeiter*innen und somit deinen gesamten Unternehmenserfolg.

Quelle: Eigene Darstellung

Business Intelligence

Alte ERP-Systeme haben oft keine, wenige oder schlechte Business Intelligence-Funktionen, mit denen die wichtigsten Unternehmenskennzahlen ermittelt und überwacht werden. Diese Features sind die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und daher in jeder Unternehmensabteilung von großer Bedeutung.

Quelle: microtech

Zusammenarbeit mit Externen

Die Einkaufs- und Verkaufsprozesse haben sich grundlegend verändert: Die Recherche, der Preisvergleich und der Bestell- und Reklamationsprozess finden in der Regel digital – am PC oder Handy – statt. Alle Funktionen, die die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden sowie Lieferant*innen vereinfachen (z. B. Kunden- und Lieferantenportale), können ein ERP-Wechselgrund sein.

Flexibilität

Viele alte ERP-Systeme verlangen die Anpassung der Anwender*innen ans System und nicht umgekehrt. Das kann Alltagsprozesse sehr mühevoll gestalten und die Produktivität einschränken. Darunter kann etwa die Notwendigkeit der mobilen Nutzung fallen: Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter*innen mindestens einen hybriden Workspace – teilweise sogar komplett im Homeoffice oder remote. Wenn das alte ERP-System hier nicht mithalten kann, ist das ein Wechselgrund.

Quelle: microtech

Compliance

Immer wieder ändern sich Gesetze und infolgedessen die Anforderungen an IT-Systeme. Anstatt eine separate Hinweisgeberlösung auszuwählen, kann sich ein Unternehmen beispielsweise auf die Suche nach einer Lösung mit einem integrierten Hinweisgeber-Management machen.

Kompatibilität des Tool-Sets

Ein Unternehmen verwendet in der Regel mehrere IT-Systeme – teilweise auch Eigenkreationen. Entscheidend bei der Wahl eines Tools ist nicht nur das Tool selbst, sondern das reibungslose Zusammenspiel des ganzen Tool-Sets, um einen fehler- und redundanzfreien sowie lückenlosen Datenfluss zu gewährleisten. Wenn dein ERP-System nicht alle erforderlichen Integrationen bietet, kann das ein Grund sein, es durch ein anderes System zu ersetzen.

Quelle: microtech

Staatliche Förderung

Staatliche Förderungen können dich ebenfalls zum Hinterfragen deines alten ERP-Systems anregen.

• Staatliche Fördermittel auf Bundesebene: „Digital jetzt – Investitionsförderung für KMU“ oder das Antragstool des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (für Unternehmen, die bereits seit einem Jahr existieren und auch Beratungen zu anderen Themen in Anspruch nehmen wollen)
• Staatliche Fördermittel auf Landesebene: Die Förderung richtet sich nach dem Kriterienkatalog von Investitions- und Förderbanken (von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich).
• KfW: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau vergibt günstige und langfristig angelegte Darlehen.

⁠Diese ERP-Systeme solltest du bei einem anstehenden Wechsel im Blick behalten

Auf OMR Reviews findest du viele ERP-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen. Du kannst deine Tool-Auswahl mittels Bewertungsfiltern verfeinern. Wirf einen Blick auf die verifizierten Nutzerbewertungen. Sie helfen dir bei der Entscheidungsfindung.

Die beliebtesten ERP-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen auf OMR Reviews sind:

microtech büro+

Billbee

orgaMAX Buchhaltung

weclapp

DreamRobot

Für welches ERP-System du dich auch entscheidest: Sorgfältige Planung ist das A & O bei der Einführung eines ERP-Systems bzw. bei einem ERP-Wechsel. Eine Hilfestellung bietet dir unser Artikel ERP-Implementierung in fünf Schritten. Lade dir am besten direkt das kostenlose Whitepaper von microtech herunter, um dich optimal auf die ERP-Implementierung vorzubereiten. Darin findest du unter anderem ausführliche Informationen zu

• den Methoden
• der Dauer und
• den Kosten deiner ERP-Einführung.

Quelle: Whitepaper microtech "ERP-Einführung erfolgreich planen und durchführen"
⁠

Das ERP-System von microtech ist dank seiner hohen Anpassungsfähigkeit und Flexibilität vor allem für kleine und mittlere Handels-, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen geeignet. Die Komplettlösung ersetzt Insellösungen oder ein veraltetes ERP-System mit den Modulen Warenwirtschaft, Finanzbuch- und Lohnbuchhaltung, E-Commerce, Logistik und Versand, Produktion und Fertigung sowie Kasse. Die OMR Community lobt die Benutzerfreundlichkeit, den Funktionsumfang und den Kundensupport. Aber ich kann dir viel erzählen – überzeuge dich am besten einfach selbst: Teste microtech jetzt kostenlos und unverbindlich!

Fazit: microtech ist eine gute Wahl für den ERP-Wechsel in kleinen und mittleren Unternehmen

Viele Gründe können für einen ERP-Wechsel sprechen oder ihn sogar unabdingbar machen. In jedem Fall solltest du ihn sorgfältig planen und strukturiert durchführen. Ein beliebtes Tool, das die häufigsten Wechselgründe abdeckt, ist microtech. Es ist intuitiv, modular aufgebaut, bietet einen großen Funktionsumfang (von den klassischen ERP-Funktionen bis Spezialfunktionen wie einer ERP-Produktionsplanung) und erstklassigen Support.