ERP-Wechsel: Wann ist ein neues ERP-System sinnvoll?

1. Wann macht ein ERP-Wechsel Sinn?
2. ERP-Usability & Effizienz: Warum Benutzerfreundlichkeit entscheidend ist
3. ⁠Diese ERP-Systeme solltest du bei einem anstehenden Wechsel im Blick behalten
4. Fazit: microtech ist eine gute Wahl für den ERP-Wechsel in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Ein ERP-Wechsel ist ein bedeutender Schritt für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Er bringt einige Herausforderungen mit sich – aber vor allem enorme Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. In diesem Artikel erfährst du, wann ein Wechsel deines ERP-Systems sinnvoll ist und wie du ihn erfolgreich umsetzt.
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Wann macht ein ERP-Wechsel Sinn?

Es gibt viele gute Gründe, die für den Wechsel deines ERP-Systems sprechen. In den meisten Fällen treffen gleich mehrere Argumente zu.

„Always optimise a running system“ anstatt „Never change a running system“

Viele Unternehmen halten an veralteter ERP-Software fest, weil sie sich an das System gewöhnt haben – trotz ineffizienter Prozesse, hoher Wartungskosten und fehlender Cloud-Flexibilität. Dabei verursachen Legacy-ERP-Systeme oft mehr Kosten als ein Wechsel zu einer modernen Lösung.

Laut der Aberdeen Group liegen die jährlichen Wartungskosten veralteter ERP-Systeme bei 16 bis 20 % des Listenpreises (Quelle: „The Cost of Doing Nothing“). Ein ERP-Wechsel kann diese Kosten reduzieren und gleichzeitig neue Umsatzpotenziale erschließen – durch automatisierte Prozesse, Business Intelligence und bessere Skalierbarkeit.

Unternehmenswachstum & Skalierbarkeit

Ein ERP-System muss mit dem Unternehmen wachsen. Bleibt es hinter den Anforderungen zurück, führt das zu Wettbewerbsnachteilen. Laut dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020 konnten KMUs durch moderne ERP-Systeme signifikante Verbesserungen in folgenden Bereichen erzielen:

• Effizientere Prozesse
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Bessere Neukundengewinnung
• Steigerung des Umsatzes

Quelle: Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020

Senkung der IT-Kosten: Cloud vs. On-Premises

Ein ERP-Wechsel kann eine effektive Möglichkeit sein, IT-Kosten zu reduzieren – sei es durch den Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die Cloud oder umgekehrt. Doch welche Variante ist kosteneffizienter?

On-Premises-ERP: Vorteile & Nachteile

Ein On-Premises-ERP-System wird einmalig gekauft und auf eigenen Servern installiert. Dadurch hast du volle Kontrolle über deine Daten und kannst selbst entscheiden, wann Updates durchgeführt werden.

Vorteile:

• Keine monatlichen Gebühren, da einmalige Anschaffungskosten anfallen
• Volle Datenhoheit und Kontrolle über Sicherheitsmaßnahmen
• Anpassungsmöglichkeiten an spezifische Unternehmensanforderungen

Nachteile:

• Hoher Wartungsaufwand (Updates, Sicherheit, Hardware)
• Interne IT-Ressourcen notwendig
• Skalierung oft schwierig und kostspielig

Cloud-ERP: Vorteile & Nachteile

Bei einer Cloud-ERP-Lösung zahlst du eine monatliche Lizenzgebühr und erhältst dafür eine wartungsfreie, skalierbare Software. Updates und Sicherheitsmaßnahmen übernimmt der Anbieter.

Vorteile:

• Geringe Investitionskosten, da keine hohen Anschaffungskosten anfallen
• Automatische Updates und Wartung durch den Anbieter
• Skalierbarkeit: Flexible Anpassung der Lizenzen an das Unternehmenswachstum
• Remote-Zugriff von überall möglich

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Anbieter (SaaS-Modell)
• Monatliche Lizenzgebühren können langfristig teurer sein als eine Einmalzahlung
• Datenschutz- und Compliance-Vorgaben müssen sorgfältig geprüft werden

Welche Lösung ist günstiger?

Ob Cloud oder On-Premises günstiger ist, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, IT-Ressourcen und Sicherheitsanforderungen. Während Cloud-ERPs geringere Anfangskosten haben, können sich die monatlichen Gebühren langfristig summieren.

Deshalb solltest du die gesamten Betriebskosten beider Modelle individuell berechnen, um die beste Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.
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Datensicherheit & Compliance

⁠⁠Wo deine Daten sicherer aufgehoben sind, können wir nicht pauschal sagen. Aufgrund einer (vermeintlich) höheren Datensicherheit übersiedeln manche Unternehmen von einer Cloud-Lösung zu einem On-Premises-ERP oder umgekehrt.

Für die einen gilt On-Premises als sicherer, da die sensiblen Daten im eigenen Gebäude – auf den eigenen Servern – gehostet werden. Das lokale Backup bietet einen zusätzlichen Schutz. Für die anderen ist das lokale Hosting genau der Grund, weshalb sie sich für Cloud-ERPs aussprechen: Eine standortübergreifende Datensicherung durch Rechenzentren an unterschiedlichen Standorten soll das Ausfallrisiko minimieren.

ERP-Usability & Effizienz: Warum Benutzerfreundlichkeit entscheidend ist

Ein ERP-Wechsel wird oft von Mitarbeiter*innen selbst angestoßen – insbesondere, wenn das bestehende System schwer zu bedienen ist.

Vorteile einer modernen ERP-Oberfläche:

• Schnellere Einarbeitung & geringerer Schulungsaufwand
• Weniger Fehlerquellen durch intuitive Navigation
• Höhere Produktivität & Mitarbeiterzufriedenheit

Laut Nutzerbewertungen auf OMR Reviews sind Benutzerfreundlichkeit & Support zwei der wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines ERP-Systems.

Quelle: Eigene Darstellung

Business Intelligence & Automatisierung

Moderne ERP-Systeme bieten leistungsstarke Business Intelligence (BI)-Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten, die Unternehmen dabei helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse effizienter zu gestalten. Während ältere ERP-Lösungen oft nur begrenzte Analyse-Tools bieten, ermöglichen neue Systeme eine detaillierte Auswertung relevanter Kennzahlen in Echtzeit. Durch den Einsatz von Automatisierung können wiederkehrende Aufgaben, wie die Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung oder das Reporting, optimiert und Fehlerquellen minimiert werden. So lassen sich Abläufe beschleunigen, Mitarbeiter*innen entlasten und strategische Entscheidungen fundierter treffen. Unternehmen, die auf ein modernes ERP-System setzen, profitieren daher nicht nur von einer besseren Datenbasis, sondern auch von einer höheren Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.

Quelle: microtech

Zusammenarbeit mit Externen

Die Einkaufs- und Verkaufsprozesse haben sich grundlegend verändert: Die Recherche, der Preisvergleich und der Bestell- und Reklamationsprozess finden in der Regel digital – am PC oder Handy – statt. Alle Funktionen, die die Zusammenarbeit mit Kund*innen und Kunden sowie Lieferant*innen vereinfachen (z. B. Kunden- und Lieferantenportale), können ein ERP-Wechselgrund sein.

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Flexibilität

Viele alte ERP-Systeme verlangen die Anpassung der Anwender*innen ans System und nicht umgekehrt. Das kann Alltagsprozesse sehr mühevoll gestalten und die Produktivität einschränken. Darunter kann etwa die Notwendigkeit der mobilen Nutzung fallen: Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter*innen mindestens einen hybriden Workspace – teilweise sogar komplett im Homeoffice oder remote. Wenn das alte ERP-System hier nicht mithalten kann, ist das ein Wechselgrund.

Quelle: microtech

Compliance

Gesetzliche Vorgaben ändern sich regelmäßig und stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen – auch in der IT. Statt eine separate Hinweisgeberlösung zu implementieren, kann es sinnvoller sein, ein System zu wählen, das ein Hinweisgeber-Management bereits integriert hat.

Kompatibilität des Tool-Sets

Ein Unternehmen verwendet in der Regel mehrere IT-Systeme – teilweise auch Eigenkreationen. Entscheidend bei der Wahl eines Tools ist nicht nur das Tool selbst, sondern das reibungslose Zusammenspiel des ganzen Tool-Sets, um einen fehler- und redundanzfreien sowie lückenlosen Datenfluss zu gewährleisten. Wenn dein ERP-System nicht alle erforderlichen Integrationen bietet, kann das ein Grund sein, es durch ein anderes System zu ersetzen.

Quelle: microtech

Staatliche Förderung

Staatliche Förderungen können dich ebenfalls zum Hinterfragen deines alten ERP-Systems anregen.

• Staatliche Fördermittel auf Bundesebene: „Digital jetzt – Investitionsförderung für KMU“ oder das Antrags-Tool des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (für Unternehmen, die bereits seit einem Jahr existieren und auch Beratungen zu anderen Themen in Anspruch nehmen wollen)
• Staatliche Fördermittel auf Landesebene: Die Förderung richtet sich nach dem Kriterienkatalog von Investitions- und Förderbanken (von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich).
• KfW: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau vergibt günstige und langfristig angelegte Darlehen.

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⁠Diese ERP-Systeme solltest du bei einem anstehenden Wechsel im Blick behalten

Auf OMR Reviews findest du viele ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen. Du kannst deine Tool-Auswahl mittels Bewertungsfiltern verfeinern. Wirf einen Blick auf die verifizierten Nutzerbewertungen. Sie helfen dir bei der Entscheidungsfindung.

Die beliebtesten ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen auf OMR Reviews sind:

microtech büro+

Billbee

orgaMAX Buchhaltung

weclapp

DreamRobot

Für welches ERP-System du dich auch entscheidest: Sorgfältige Planung ist das A & O bei der Einführung eines ERP-Systems bzw. bei einem ERP-Wechsel. Eine Hilfestellung bietet dir unser Artikel ERP-Implementierung in fünf Schritten. Lade dir am besten direkt das kostenlose Whitepaper von microtech herunter, um dich optimal auf die ERP-Implementierung vorzubereiten. Darin findest du unter anderem ausführliche Informationen zu

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Das ERP-System von microtech ist dank seiner hohen Anpassungsfähigkeit und Flexibilität vor allem für kleine und mittelständische Handels-, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen geeignet. Die Komplettlösung ersetzt Insellösungen oder ein veraltetes ERP-System mit den Modulen Warenwirtschaft, Finanzbuch- und Lohnbuchhaltung, E-Commerce, Logistik & Versand, Produktion & Fertigung sowie Kasse. Die OMR Community lobt die Benutzerfreundlichkeit, den Funktionsumfang und den Kundensupport. Aber ich kann dir viel erzählen – überzeuge dich am besten einfach selbst: Teste microtech jetzt kostenlos und unverbindlich!

Fazit: microtech ist eine gute Wahl für den ERP-Wechsel in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Viele Gründe können für einen ERP-Wechsel sprechen oder ihn sogar unabdingbar machen. In jedem Fall solltest du ihn sorgfältig planen und strukturiert durchführen. Ein beliebtes Tool, das die häufigsten Wechselgründe abdeckt, ist microtech. Es ist intuitiv, modular aufgebaut, bietet einen großen Funktionsumfang (von den klassischen ERP-Funktionen bis Spezialfunktionen wie einer ERP-Produktionsplanung) und erstklassigen Support.