So optimierst du dein Business mit einem Shopify-ERP

1. Was sind die Vorteile eines Shopify-ERP?
2. Worauf soll man bei einem ERP-System für Shopify achten?
3. Diese Herausforderungen erwarten dich ohne zentrales Shopify-ERP
4. So hilft dir das Shopify-ERP Hublify zu effizienten Prozessen
5. Mit Hublify als Shopify-ERP zum Erfolg

Die meisten Brands im Onlinehandel sind mit den Vorteilen einer E-Commerce-Plattform sowie den eines ERP-Systems bereits vertraut. Während viele Unternehmer mit Shopify als Shoppingsystem ihrer Wahl erfolgreich sind, wird schnell klar, dass bei einer steigenden Anzahl von Produkten, Kunden, Aufträgen und Verkaufskanälen effiziente Prozesse unerlässlich sind. Die Hintergründe des Verkaufsprozesses, wie Warenverfügbarkeit, zügige Kommissionierung und Versand sowie die Abwicklung von Retouren und Cash Flows, sind entscheidend für den Unternehmenserfolg im E-Commerce.

Um deine Ressourcen optimal zu nutzen und deine Geschäftsabläufe zu verbessern, solltest du die Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) in Betracht ziehen, welches Shopify optimal ergänzt. In diesem Artikel erfährst du, warum die Wahl des richtigen Shopify-ERP für dein Business entscheidend ist und wie du das ideale Tool findest, um die Grenzen von Shopify zu überwinden und deinen Onlineshop noch produktiver zu machen.

Was sind die Vorteile eines Shopify-ERP?

Zunächst einmal: Was genau ist ein Shopify-ERP? ERP-Systeme gibt es viele, jedoch mit unterschiedlichem Fokus und Einsatzzweck. Hier lohnt es sich, darauf zu achten, ob das ERP-System auf E-Commerce-Prozesse ausgelegt ist: Soll es Komponenten für eine eigene Produktion beinhalten? Welche Systeme hast du bereits im Einsatz? Und essenziell: Besteht ein Konnektor zu Shopify, damit du das ERP nativ integrieren kannst?

Alternativ zu einem ERP-System könntest du Shopify mit diversen Plug-ins ergänzen, je nachdem, was du gerade brauchst. Damit hast du allerdings am Ende einen bunten Blumenstrauß an Anwendungen von unterschiedlichen Herstellern, mit unterschiedlichen Datenstrukturen und Benutzeroberflächen, die du tagtäglich benutzt und wie Zahnräder einer Maschine für ein optimales Zusammenspiel sorgen musst.

Ein übergreifendes ERP-System hingegen ist ein Backend für alle deine Shopify-Shops, das alle Commerce-Prozesse samt Daten zentral verwaltet. Damit gewinnst du den Überblick und steuerst mehrere Shops, mehrere Kanäle, verschiedene Unternehmensbereiche und selbst Daten aus Drittsystemen, z. B. einem E-Mail-Versand. Du erreichst dadurch mehrere Vorteile auf einmal.

Passende Use Cases von Shopify-ERP

Wenn mindestens einer dieser Punkte auf dich zutrifft, hilft dir ein Shopify-ERP:

• Du willst mehrere Onlineshops mit einem Backend verwalten.
• Du willst deine Produkte bzw. Dienstleistungen über möglichst viele Vertriebskanäle anbieten.
• Dein Business wächst und wächst und du kommst nicht mehr hinterher. Du zerbrichst dir den Kopf, wie du alle Aufträge bedienen kannst, Peak-Times (z. B. das Weihnachtsgeschäft) abfedern und deine Dropshipper oder Lieferschwierigkeiten managen kannst.
• Du hast genug davon, mit den verschiedensten Tools parallel und den damit verbundenen Schnittstellen zu arbeiten und suchst nach einer Anwendung, die all deine Geschäftsprozesse und -daten abdeckt. Du wünschst dir ein ERP, anstatt vieler Plug-ins.

Kurzum: aufgrund individueller Anforderungen stößt du mit Shopify als Shopsystem deiner Wahl oder deiner jetzigen Warenwirtschaft immer öfter an die Grenzen.

Was kann ein ERP-System, das Shopify oder eine Warenwirtschaft nicht kann?

Ein ERP-System steuert all deine Ressourcen und Geschäftsprozesse. Je nach Art deines Business kann das diese Unternehmensbereiche betreffen:

• Einkauf
• Marketing
• Vertrieb
• Produktinformationsmanagement
• Auftragsabwicklung
• Lagerhaltung
• Versand und Retouren
• Logistik
• Buchhaltung
• Kundenmanagement
• Fertigung
• Kundenservice

Die Begriffe ERP und Warenwirtschaftssystem werden im E-Commerce häufig synonym verwendet. Wenn man genauer hinsieht, lässt sich der Unterschied schon in den Begriffen erkennen. Ein Warenwirtschaftssystem (auch für Shopify) steuert die Warenflüsse, vom Einkauf und Disposition über die Fertigung und das Lager bis zum Versand. Ein ERP-System umfasst alle Unternehmensressourcen und ermöglicht dir, diese effizient zu steuern. Dazu gehören neben den Warenbewegungen auch Marketing und Kundenmanagement, Finanzflüsse, Produkte (Sortimentsgestaltung und Preise) sowie bei Bedarf Personalkapazitäten.

Ein ERP-System sorgt für folgende Punkte:

• Aktuelle Daten, die bei Verkäufen auf mehreren Kanälen ein absolutes Muss sind
• Eine hohe Auswertbarkeit der Daten in Echtzeit, Reporting und Dashboards
• Skalierbarkeit bei Spitzenzeiten
• Automatisierung von wiederkehrenden Abläufen, auch übergreifend
• Geringerer Personaleinsatz und eine höhere Auslastung des Lagers
• Einheitliche Datenstandards und konsistente Daten
• Mögliche Verknüpfung von Daten, um Zielgruppen zu segmentieren und personalisiert ansprechen zu können

Mit einem Shopify-ERP kannst du etwa die folgenden Prozesse abbilden bzw. Aufgaben erledigen:

• Zentrale Abwicklung und Automatisierung deiner Bestellungen von mehreren Shops
• Versand deiner Produkte aus mehreren Lagern
• Management unterschiedlicher Marktplätze
• Übersicht deines Bestands mit Echtzeit-Verfügbarkeit
• Durchführung der Bedarfsplanungen
• Auswertungen und Vergleiche mehrerer Verkaufskanäle über die Customer Journey hinweg
• Zentrale Verwaltung der Produkte inklusive ihrer Varianten
• Ausspielen länder- und kanalspezifischer Produktinformationen ausspielen
• Besondere Anforderungen (u. a. Mindesthaltbarkeitsdatum oder Nachverfolgbarkeit durch Seriennummern bzw. Chargen)
• Variable Gestaltung deiner Preise, Gutscheine oder Rabatte

Worauf soll man bei einem ERP-System für Shopify achten?

Wie bereits erwähnt, kommt es nicht darauf an, dass du ein Shopify-ERP verwendest, sondern eins, das zu deinem Business und zu deinen Zielen passt. Willst du beispielsweise als D2C in den Direktverkauf einsteigen, hast du andere Anforderungen, als wenn du Rohware in verschiedenen Kombinationen und Bundles über mehrere Shops verkaufst. Nimm dir deshalb genug Zeit beim Vergleich der Anbieter. Hier sind einige Tipps, worauf du bei der Auswahl achten solltest:

• Nahtlose Integration

Schnittstellen sind bei einer ERP-Integration elementar und können sehr viel Extra-Aufwand mitbringen. Mit einem ERP kannst du nur dann deine Ressourcen steuern, wenn alle Beteiligten die Daten hinsichtlich des gesamten Geschäftsprozesses in Echtzeit einsehen und auswerten können. Diese Daten umfassen deine Produkte, Kund*innen, Aufträge, Bestände, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen.

• Art des ERP-Systems: Cloud- oder On-Prem-Lösung

Während ERP-Systeme als Rückgrat eines Unternehmens früher fast ausschließlich On-Premises auf eigenen Servern eigenverantwortlich genutzt wurden, schätzen immer mehr die Vorteile eines cloudbasierten Shopify-ERP. Wenn für Datensicherheit gesorgt ist (und das nehmen große Hosting-Anbieter oft ernster als eigene IT-Abteilungen), ist SaaS für viele flexibler, von überall aus erreichbar, ohne Aufwand für Wartung und Installation. Insbesondere die Skalierbarkeit bei Auslastung kann über Cloud-ERP deutlich flexibler und kostengünstiger erreicht werden.

• Hohe Anpassbarkeit an die Branche

Unter den Besonderheiten der Branchen fallen beispielsweise besondere Auftragsfreigabeprozesse in der Pharmabranche. Zudem gehören individuelle Prozesse zu jedem Business. Hier lohnt es sich, die Anpassbarkeit der Software bis zu den Benutzeroberflächen und einzelnen Datenfeldern zu prüfen.

• Automatisierung und KI

Ein Kernthema von ERP-Systemen sind effiziente Prozesse. Damit reduzierst du nicht nur den Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit, wenn z. B. Zahlungsabgleich oder Kundenbenachrichtigungen automatisiert stattfinden. Manche dieser Prozesse sind bereits in die Software integriert. Ferner bieten einige ERP-Systeme Flow Builder für eigens erstellte Workflow-Automatisierungen. Frage bei der Auswahl nach, welche Use Cases die Anbieter bereits mithilfe von KI lösen.

• Hohe (Daten-)Sicherheit

Du kannst eine hohe Datensicherheit an Merkmalen wie diesen erkennen:

• DSGVO-Konformität
• Standort der Rechenzentren (innerhalb der EU)
• Backups
• Verschlüsselte Datenübertragungen

Diese Herausforderungen erwarten dich ohne zentrales Shopify-ERP

Shopify richtet sich im E-Commerce an kleinere Shops und anfangende Unternehmen. Doch sobald dein Business Fahrt aufnimmt, stehst du schnell vor folgenden Herausforderungen:

• Manuelle Abläufe führen zu Fehlern und sind ineffizient.
• Das Lager wird immer chaotischer und neue Mitarbeiter*innen können immer schwerer eingearbeitet werden.
• Der Aufwand bei der Datenpflege nimmt stetig zu.
• Durch Datensilos gibt es Unklarheiten darüber, wer eigentlich mit welchen Daten arbeitet.
• Stoßzeiten (z. B. Weihnachtssaison) können kaum bewältigt werden.
• Es gibt nur eine geringe Transparenz über Geschäftsprozesse und Verkaufskanäle sowie dazu, wie sie zusammenhängen.

Viele lösen ein bestimmtes Problem über ein Plug-in aus dem Shopify App Store. Doch kaum ist eine Hürde überwunden, kündigt sich schon die nächste an – die Suche nach einer schnellen Lösung beginnt von vorn. Am Ende nutzen sie etliche Plug-ins unterschiedlicher Anbieter, die sich nur mit Mühe und Not unter einen Hut bringen lassen.

So hilft dir das Shopify-ERP Hublify zu effizienten Prozessen

Wenn du mit dem Gedanken spielst, deine Shopify-Shops mit einem passenden Shopify-ERP zu verwalten, gibt es einige Tools wie die Hublify Commerce Plattform, die das leisten können.

Der Software-Anbieter ist im E-Commerce – vom Marktplatzaufbau über Dropshipping, Multi-Shops bis zum Abo-Commerce – breit auf.

Die zentralen Features von Hublify

1. Schritt für Schritt zum All-in-one ERP

Man kann mit einer Warenwirtschaft oder mit einem PIM starten und dann weitere Hublify Apps dazubuchen, je nach Bedarf in unterschiedlicher Ausprägung. Diese Apps greifen Hand in Hand wie ein komplettes ERP aus einem Guss.

2. Starke Schnittstellen, native Integration in Shopify

Hublify findest du im Shopify App Store. Es lässt sich mit beliebigen Systemen verbinden und fügt sich nahtlos in deine Systemlandschaft ein. Mit der gut dokumentierten Hublify API kommst du an alle Datenfelder, die du brauchst. Du könntest sogar damit starten, Hublify als reine Middleware oder als Migrations-Tool zu nutzen.

3. Hohe Anpassbarkeit und Flexibilität

Mit Hublify kannst du sämtliche Anpassungen (Prozesse, Dashboards und Reportings) selbst vornehmen, durch Low Code sogar von Laien über grafische Oberflächen und vorgefertigte Bausteine. Eigenentwicklungen lassen sich leicht andocken.

4. Commerce Know-how

In Hublify sind 20 Jahre Commerce Erfahrung eingeflossen. Dieses Know-how ist in die Software integriert, in der Datenstruktur, in den Prozessen, bei Workflow Automatisierungen und Commerce-spezifischen Reports.

5. Automatisierungsoptionen

Das Ziel eines ERP-Systems, Ressourcen effizient einzusetzen, unterstützt Hublify mit verschiedenen Ansätzen zur Workflow-Automatisierung. Du kannst auf integrierte Automatisierungen zurückgreifen (z. B. Benachrichtigungen) oder mit dem Flow Builder eigene automatisierbare Workflows bauen. 

6. Hohe (Daten-)Sicherheit

Hublify ist komplett „made in Germany“, DSGVO-konform und ausschließlich auf deutschen Servern, also in deutschen Rechenzentren (TÜV-zertifiziert nach ISO 27001) gehostet.

Shopify-ERP mit Hublify aufbauen (Quelle: Shopify, 2024)

Mit Hublify als Shopify-ERP zum Erfolg

Hublify ist als lokaler ERP-Partner von Shopify zertifiziert und im Shopify App Store. Wie Shopify ist auch Hublify eine cloudbasierte Software, eine modulare Baukastenlösung und ein Schritt-für-Schritt-Tool für den Auf- und Ausbau deines ERP.

In nahezu jedem Fall lohnt sich ein Shopify-ERP, wenn es perfekt zu deinem Business passt und mit dir wachsen kann. Denn sobald dein Business einmal skaliert und du etwa mitten im Weihnachtsgeschäft an deine Grenzen kommst, bist du froh, wenn du dann auf ein leistungsstarkes ERP-System neben Shopify zurückgreifen kannst.