Shopify und Warenwirtschaft: Die besten Systeme für dein E-Commerce-Business

1. Warum es sinnvoll ist, ein Warenwirtschaftssystem zu nutzen
2. Welche Anforderungen sollte eine Warenwirtschaft für Shopify erfüllen?
3. Einige der am häufigsten genutzten Shopify- Warenwirtschaftssysteme:
4. Tabellarischer Vergleich der Systeme
5. Integration in Shopify
6. Herausforderungen bei der Einführung und Integration eines Warenwirtschaftssystems mit Shopify 
7. Exkurs Migration: Daten von einem bestehenden System übertragen
8. Fazit
9. FAQ: ERP und Warenwirtschaft für Shopify

• Warenwirtschaftssysteme optimieren die Geschäftsprozesse und bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Beständen, Aufträgen, Kunden und Finanzen.
• Die richtige Wahl hängt von der Größe deines Unternehmens, deinem Budget und den Integrationsmöglichkeiten mit Shopify ab.
• Eine saubere Datenmigration ist entscheidend, um den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten.

Warum es sinnvoll ist, ein Warenwirtschaftssystem zu nutzen

• Zeitersparnis durch Automatisierung
  Mit einem Warenwirtschaftssystem kannst du viele manuelle und zeitaufwendige Prozesse automatisieren – von der Bestellabwicklung über das Lagerbestandsmanagement bis hin zur Rechnungsstellung. Das spart wertvolle Zeit, die du in andere, strategische Bereiche investieren kannst. Gerade im E-Commerce, wo die Prozessfrequenz hoch ist, bedeutet die Automatisierung eine enorme Entlastung und sorgt dafür, dass du auch bei hohem Bestellvolumen effizient bleibst.
• Fehlerreduktion und Prozessexzellenz
  Fehler bei der Bestandsführung, Auftragsverarbeitung und Rechnungsstellung können nicht nur Umsatzverluste verursachen, sondern auch die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Ein Warenwirtschaftssystem minimiert diese Fehler durch automatisierte Prozesse und hilft dir gleichzeitig, dein Geschäft skalierbar zu halten – ohne zusätzliche Ressourcen. Indem manuelle Eingriffe reduziert und Prozesse standardisiert werden, erreichst du eine hohe Prozessexzellenz, bei der du dich nicht mehr auf einzelne Mitarbeiter verlassen musst, um Fehler auszubügeln.
• Kostenersparnis durch optimierte Lagerhaltung
  Ein zentrales System zeigt dir genau, wie viel Bestand du benötigst und wann du nachbestellen musst. Dies hilft dir, Überbestände und unnötige Lagerkosten zu vermeiden und deine Kapitalbindung zu reduzieren. Gerade in einem E-Commerce-Betrieb mit vielen Prozessen kann ein gut abgestimmtes Warenwirtschaftssystem diese Optimierungen auf ein neues Niveau heben, indem es Lagerkosten senkt und Engpässe vermeidet.
• Skalierbarkeit bei steigendem Bestellvolumen
  E-Commerce-Unternehmen, die schnell wachsen, benötigen Systeme, die mit diesem Wachstum Schritt halten können. Warenwirtschaftssysteme sind darauf ausgelegt, auch bei einem Anstieg des Bestellvolumens ohne zusätzliche Ressourcen effizient zu arbeiten. Das ermöglicht dir, dein Geschäft ohne zusätzliche operative Engpässe zu skalieren.
• Fundierte Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Daten
  Echtzeit-Daten aus Bereichen wie Lager, Finanzen und Kundenservice verschaffen dir einen umfassenden Einblick in dein Unternehmen. Dies unterstützt fundierte Entscheidungen und fördert kontinuierliche Verbesserungen sowie Effizienzsteigerungen, etwa bei der Optimierung von Lieferketten, der Einführung neuer Produkte oder der Skalierung deines Geschäfts.
• Prozessfrequenz und Multi-Channel-Management
  Viele E-Commerce-Unternehmen verkaufen nicht nur über ihren eigenen Online-Shop, sondern auch über Marktplätze wie Amazon oder eBay. Warenwirtschaftssysteme ermöglichen die zentrale Verwaltung und Synchronisation aller Vertriebskanäle. Dadurch kannst du Bestellungen und Bestände über verschiedene Plattformen hinweg effizient verwalten, ohne dass es zu Engpässen oder Überverkäufen kommt. Gerade bei einer hohen Anzahl an täglichen Transaktionen sorgt die Prozessfrequenz der Systeme für eine reibungslose Abwicklung.

Welche Anforderungen sollte eine Warenwirtschaft für Shopify erfüllen?

1. Nahtlose Integration mit Shopify
   Eine reibungslose Integration mit Shopify ist entscheidend. Sowohl ein Shopify-Warenwirtschaftssystem sollten in der Lage sein, Bestellungen, Lagerbestände und Kundendaten in Echtzeit zu synchronisieren. Eine native Schnittstelle oder eine API sorgt dafür, dass Daten fehlerfrei und aktuell zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Besonders bei solchen Systemen, die zusätzliche Module für Finanzen und andere Bereiche bieten, ist eine vollständige Integration von zentraler Bedeutung.
2. Multi-Channel-Verwaltung
   Viele Shopify-Händler nutzen mehrere Vertriebskanäle, wie Marktplätze (z.B. Otto, Amazon, eBay) oder stationäre Geschäfte. Ein Warenwirtschaftssystem sollte in der Lage sein, Bestände und Aufträge über diese verschiedenen Kanäle hinweg zentral zu verwalten. Eine klare und zentrale Verwaltung der Kanäle verhindert Bestandsfehler und erleichtert die Synchronisation von Bestellungen und Lagerbeständen über alle Plattformen hinweg.
3. Skalierbarkeit
   Ein gutes Warenwirtschaftssystem muss mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten können. Achte darauf, dass das gewählte System modular erweiterbar ist und bei steigender Nachfrage zusätzliche Funktionen oder Ressourcen hinzugefügt werden können. Einige Systeme bieten beispielsweise eine modulare Architektur, die es ermöglicht, das System nach Bedarf zu erweitern. Systeme bieten hierbei oft noch mehr Möglichkeiten zur Skalierbarkeit, da sie zusätzliche Unternehmensprozesse abdecken, die bei wachsenden Unternehmen an Bedeutung gewinnen.
4. Automatisierung und Prozessoptimierung
   Automatisierung ist ein zentraler Vorteil von Warenwirtschaftssystemen. Durch die Automatisierung von Bestell-, Versand- und Buchhaltungsprozessen sparst du Zeit und vermeidest Fehler. Gerade ERP-Systeme bieten hier zusätzliche Möglichkeiten zur Automatisierung in Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Personalmanagement oder Lieferantenmanagement, was für ein wachsendes Unternehmen von großem Vorteil ist.
5. Anpassungsfähigkeit
   Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Das System sollte anpassbar sein, um spezifische Workflows und Geschäftsprozesse zu unterstützen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen oder spezielle Funktionen hinzuzufügen. Viele Systeme bieten weitreichende Anpassungsmöglichkeiten, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden können.
6. Benutzerfreundlichkeit
   Warenwirtschaftssysteme für Shopify müssen benutzerfreundlich sein, damit die Implementierung im Alltag reibungslos verläuft. Besonders für Shopify-Nutzer, die oft kleine oder mittlere Unternehmen sind, ist eine intuitive Benutzeroberfläche wichtig, um den Schulungsaufwand zu minimieren und die Einführung zu erleichtern. Eine komplizierte Software führt zudem schnell zu Fehlern und ineffizienten Arbeitsabläufen. Auch bei Shopify-Systemen, die umfangreicher sind, sollte die Bedienbarkeit für alle Mitarbeiter gewährleistet sein. Viele Systeme bieten eine Testversion an – nutze diese, um zu überprüfen, ob das System zu euch passt. 
7. Kosteneffizienz
   Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem sollten in einem angemessenen Verhältnis zu den Bedürfnissen und der Größe deines Unternehmens stehen. Warenwirtschaftssoftwares bieten oft mehr Funktionen als reine Warenwirtschaftssysteme, was sich in höheren Anschaffungs- und Betriebskosten niederschlagen kann. Es ist jedoch wichtig, dass die Kosten dem Funktionsumfang und dem Mehrwert, den das System bietet, gerecht werden. Flexible Preismodelle, die an die Unternehmensgröße und den Funktionsbedarf angepasst sind, sind hier von Vorteil.
8. Support und Dokumentation
   Achte darauf, dass der Anbieter einen guten Support bietet und umfassende Dokumentationen zur Verfügung stellt. Ein zuverlässiger Support ist hilfreich, um Probleme und Herausforderungen schnell zu lösen.

Einige der am häufigsten genutzten Shopify- Warenwirtschaftssysteme:

JTL auf OMR Reviews

JTL (Direkt zum Anbieter) ist besonders in Deutschland ein weit verbreitetes Warenwirtschaftssystem, das auf den E-Commerce-Bereich spezialisiert ist. Es bietet umfangreiche Funktionen für die Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung und den Versand. JTL lässt sich nahtlos mit Shopify verbinden und unterstützt Multi-Channel-Verkäufe, was es zu einer guten Wahl für Unternehmen macht, die verschiedene Vertriebskanäle betreiben.

Billbee auf OMR Reviews

Billbee (Direkt zum Anbieter) ist eine leichtgewichtige Lösung, die vor allem für kleinere E-Commerce-Unternehmen geeignet ist. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung von Bestellungen und Lagerbeständen über verschiedene Marktplätze wie Shopify, eBay und Amazon. Die Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Einrichtung machen Billbee ideal für Händler, die schnell eine funktionierende Lösung für die Auftragsabwicklung benötigen. Billbee ist kostengünstig und bietet dennoch eine solide Leistung für kleinere Shops.

Xentral ERP auf OMR Reviews

Xentral ERP (Kostenlos Testen) ist eine kompakte, intuitive und flexible Software, die sich an kleine und mittelständische E-Commerce-Unternehmen und Einzelhändler richtet. Xentral unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, darunter Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung. Das System ist besonders benutzerfreundlich und bietet eine hohe Anpassungsfähigkeit, was es zu einer ausgezeichneten Wahl für Shopify-Händler macht, die eine leistungsstarke und dennoch einfache Lösung suchen. Die native Integration mit Shopify sowie anderen Marktplätzen und Versanddienstleistern erfolgt über API- oder Standardschnittstellen. Xentral punktet vor allem durch seine Flexibilität und Modularität, die es für verschiedene Vertriebskanäle anpassbar macht.

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Odoo auf OMR Reviews

Hublify Commerce Plattform auf OMR Reviews

Hublify Commerce Plattform (Jetzt mehr erfahren) bietet eine flexible, cloudbasierte Plattform zur Digitalisierung des Handels, die modular aufgebaut ist und sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren lässt. Die Plattform umfasst eine Vielzahl an Apps, wie PIM (Product Information Management), Order Management, Warenwirtschaft und Analytics, die sich individuell an die Anforderungen von B2C-, B2B- oder Marktplatz-Betreibern anpassen lassen. Dank der API-first-Architektur kann Hublify leicht mit anderen Systemen verbunden werden, während Drag & Drop-Funktionen die Anpassung der Benutzeroberflächen ohne IT-Kenntnisse ermöglichen. Die Plattform reagiert auf aktuelle Herausforderungen im Markt, etwa durch low-code-Lösungen, die den Fachkräftemangel adressieren, und automatisierbare Workflows, die Effizienz und Kostenkontrolle verbessern.

Tabellarischer Vergleich der Systeme

1. Analyse der Geschäftsanforderungen
   Zunächst muss das Unternehmen klar definieren, welche Geschäftsprozesse automatisiert oder optimiert werden sollen. Dazu gehören die Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung oder Personalverwaltung. Je nach Komplexität und Größe des Unternehmens variieren die Anforderungen an das System erheblich. Es ist wichtig, alle Abteilungen in diesen Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das Warenwirtschaftssystem die Bedürfnisse aller Bereiche abdeckt.
2. Systemauswahl und Anpassung
   Nach der Definition der Anforderungen folgt darauf basierend die Auswahl des passenden Systems. Sobald das System der Warenwirtschaft ausgewählt ist, beginnt die Anpassung an die spezifischen Abläufe deines Unternehmens. Hier geht es darum, das System so zu konfigurieren, dass es den täglichen Anforderungen gerecht wird. 
3. Datenmigration (bei Bedarf)
   Die Übertragung bestehender Daten von deinem bisherigen System in das neue Warenwirtschaftssystem kann eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, alle relevanten Daten (z. B. Kundeninformationen, Bestellhistorie, Lagerbestände) vollständig und fehlerfrei zu migrieren. Hierfür bieten viele Shopify-Systeme spezielle Migrationswerkzeuge an, die diesen Prozess erleichtern. Ein genauer Plan für die Datenmigration, einschließlich einer Testmigration, sollte unbedingt erstellt werden, um Datenverluste zu vermeiden.
   Vor der Migration solltest du allerdings sicherstellen, dass deine Daten sauber und korrekt sind. Veraltete oder unvollständige Daten können bei der Synchronisation zu Problemen führen. Es ist ratsam, vor der Einführung eine umfassende Datenbereinigung durchzuführen.
4. Schulung des Teams
   Ein Warenwirtschaftssystem ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Eine umfassende Schulung ist daher entscheidend. Mitarbeiter in den relevanten Abteilungen müssen verstehen, wie sie das System bedienen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Ein guter Anbieter stellt Trainingsressourcen und Schulungsprogramme bereit, die es den Mitarbeitenden erleichtern, sich mit der neuen Software vertraut zu machen.
5. Testphase und Anpassungen
   Bevor das System vollständig live geschaltet wird, sollte eine Testphase durchgeführt werden. Dabei werden simulierte Bestellvorgänge, Lagerbewegungen und andere geschäftliche Aktivitäten im System abgebildet, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Eventuelle Anpassungen werden während dieser Phase vorgenommen, um das System noch besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen.

Integration in Shopify

1. 1. API-Anbindung
      Moderne Warenwirtschaftssysteme bieten in der Regel APIs (Application Programming Interfaces), die eine nahtlose Integration mit Shopify ermöglichen. Über diese Schnittstellen können zwei Systeme automatisch Daten austauschen, etwa für den Bestandsabgleich oder die Auftragsverarbeitung.
   2. Native Plugins
      Neben der API-Integration bieten viele Warenwirtschaftssysteme auch native Plugins an, die direkt über den Shopify App Store verfügbar sind. Native Plugins sind Erweiterungen, die speziell für Shopify entwickelt wurden und die Einrichtung sowie Nutzung des Systems erleichtern, da sie in der Regel keine Programmierkenntnisse erfordern.
   3. Middleware
      In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Middleware-Lösung zu nutzen, die als Vermittler zwischen Shopify und dem Warenwirtschaftssysteme fungiert. Diese Middleware ermöglicht es, komplexe Integrationsanforderungen zu erfüllen, indem sie Datenströme anpasst und automatisiert. Beispiele für solche Middleware-Lösungen sind Talend Cloud Data Integration, Jitterbit Harmony und Boomi, die flexible Workflows zwischen verschiedenen Systemen ermöglichen.

Herausforderungen bei der Einführung und Integration eines Warenwirtschaftssystems mit Shopify 

1. Datenqualität und -bereinigung
   
   Ein häufiger Stolperstein bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist die Qualität der vorhandenen Daten. Alte, fehlerhafte oder doppelte Daten können beim Übertragen in das neue System erhebliche Probleme verursachen. Deshalb ist es essenziell, vor der Migration eine gründliche Datenbereinigung durchzuführen. Dieser Prozess kann zeitaufwendig sein, ist aber entscheidend für eine reibungslose Einführung.
   Unsere Projekterfahrung zeigt, dass die Datenbereinigung oft zu den größten Herausforderungen gehört. Zudem wirken sich diese Daten auf verschiedene Endkunden-Features aus, wie etwa Produktinformationen und die Suche. Im nächsten Abschnitt erläutern wir das genaue Vorgehen bei einer Datenmigration detaillierter.
2. Komplexität der Anpassung
   
   Warenwirtschaftssysteme müssen oft stark an die individuellen Prozesse eines Unternehmens angepasst werden. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der eigenen Abläufe und eine enge Zusammenarbeit mit dem Implementierungsteam. Wenn diese Anpassungen nicht gründlich durchdacht sind, kann das System nicht die gewünschten Ergebnisse liefern. Hier hilft es, vorab klare Anforderungen zu definieren und regelmäßig Feedback während der Implementierung einzuholen.
3. Faktor Mensch
   Veränderungen – insbesondere bei der Einführung neuer Systeme – werden oft von den Mitarbeitenden kritisch betrachtet. Viele haben Bedenken, dass die neue Technologie zu kompliziert ist oder zusätzliche Arbeit bedeutet. Eine frühzeitige Einbindung der Stakeholder und umfassende Schulungen sowie klare Kommunikation über die Vorteile des Systems sind entscheidend, um die Akzeptanz zu fördern und den Widerstand zu minimieren.
4. Zeit- und Kostenüberschreitungen
   Die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems dauert in der Regel länger und ist teurer als ursprünglich geplant. Dies liegt oft daran, dass die Einführung unterschätzt oder das Projekt zu ambitioniert gestartet wird. Eine detaillierte Zeit- und Ressourcenplanung sowie die Priorisierung der wichtigsten Funktionen helfen, den Zeitplan und das Budget einzuhalten.
5. Technische Herausforderungen bei der Integration
   Die Integration eines Warenwirtschaftssystems in Shopify kann technisch herausfordernd sein. API-Schnittstellen müssen korrekt eingerichtet werden, und es besteht die Gefahr von Synchronisationsfehlern, wenn die Systeme nicht optimal kommunizieren. Eine intensive Testphase ist unerlässlich, um solche technischen Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
6. Fortlaufende Wartung und Anpassung
   Nach der Einführung eines neuen Systems hören die Herausforderungen nicht auf. Ein Warenwirtschaftssystem muss regelmäßig gewartet und möglicherweise an neue Geschäftsanforderungen angepasst werden. Diese laufenden Anpassungen sollten von Anfang an eingeplant und in die langfristige Strategie des Unternehmens integriert werden.

Exkurs Migration: Daten von einem bestehenden System übertragen

Fazit

FAQ: ERP und Warenwirtschaft für Shopify

Was ist ein Shopify-Warenwirtschaftssystem und was sind die Unterschiede?

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem wichtig für meinen Shopify-Shop?

Welche Warenwirtschaftssysteme lassen sich mit Shopify integrieren?

• JTL (Direkt zum Anbieter): Ein in Deutschland weit verbreitetes Warenwirtschaftssystem, das eine einfache Integration mit Shopify bietet und für kleine bis mittlere Unternehmen geeignet ist.
• Billbee (Direkt zum Anbieter): Eine leichtgewichtige Lösung für kleinere Händler, die Shopify und andere Marktplätze einfach verwalten möchten. Es ist besonders benutzerfreundlich und erfordert wenig technischen Aufwand.

Welche Lösungen sind für Shopify geeignet?

• Xentral ERP (Kostenlos Testen): Eine flexible und leicht zu bedienende Software, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine native Integration mit Shopify und ermöglicht die Automatisierung von Bestellungen, Zahlungen und Lagerbeständen.
• weclapp: Eine cloudbasierte Lösung, die Module für CRM, Finanzen und Projektmanagement bietet und eine einfache Verbindung mit Shopify ermöglicht.
• Odoo: Ein anpassbares System mit einer breiten Palette an Modulen. Die Integration mit Shopify erfolgt über Drittanbieter-Apps und bietet große Flexibilität für wachsende Unternehmen.