ERP-Integration: Dein ultimativer Leitfaden

1. Was bedeutet ERP-Integration?
2. Integration in die Breite und die Tiefe
3. 8 Schritte zur ERP-System-Integration
4. Herausforderungen bei der ERP-Integration
5. Fallstudie: ERP-Integration in der Fertigung
6. Fazit: So gelingt die ERP-Integration

Du planst die Einführung eines ERP-Systems oder steckst bereits mittendrin? Dann hast du vermutlich bereits gemerkt: Hierbei geht es um Daten und Schnittstellen, aber auch um die Personen, die mit dem System arbeiten.

Wie du deine ERP-Integration ganzheitlich denkst und erfolgreich umsetzt, liest du in diesem Artikel – inklusive typischer Fallstricke und Lösungsansätze.

Was bedeutet ERP-Integration?

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“. Mit ERP-System ist eine Software gemeint, die zentrale Geschäftsbereiche abbildet. Darunter fallen beispielsweise Buchhaltung, Einkauf, Lager, Produktion oder Personalwesen.

Die ERP-Integration bedeutet: Das System wird nahtlos in deine bestehende IT-Umgebung eingebunden. Es tauscht Daten mit anderen Systemen aus, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Alle Informationen sollen frei zwischen verschiedenen Abteilungen fließen können.

Warum ist das wichtig für deinen Erfolg?

Eine gute ERP-System-Integration spart dir Zeit und Geld. Durch automatisierte Abläufe und weniger manuelle Arbeit werden Ressourcen frei. Du kannst Entscheidungen datenbasiert treffen durch einheitliche, aktuelle und stimmige Daten. So werden Abläufe transparenter und du kannst sie durchgehend verbessern. Du kannst schneller reagieren und einen besseren Kundenservice bieten. Außerdem förderst du dein Wachstum, denn ein gut integriertes ERP-System wächst mit deinem Unternehmen mit.

Wie lange dauert eine ERP-Integration? 

Die Dauer der Einführung hängt stark von der Komplexität und dem Umfang ab. Kleinere Projekte kannst du in drei bis sechs Monaten abschließen, während umfassende Integrationen in großen Unternehmen ein bis drei Jahre dauern können.

Integration in die Breite und die Tiefe

Grundsätzlich gib es zwei Ansätze bei der technischen ERP-Integration: die horizontale und vertikale Integration. Dein ERP solltest du in die Breite und Tiefe integrieren, statt nur in eine Richtung.

Horizontale Integration: Breite in der Wertschöpfungskette

Bei der horizontalen Integration deines ERP verbindest du verschiedene IT-Anwendungen derselben Ebene, die bisher getrennt nebeneinander existierten. Zum Beispiel Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung. Du bildest sozusagen die „Breite“ deiner Wertschöpfungskette ab und optimierst betriebsinterne Abläufe. 

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Vertikale Integration: Tiefe in der Organisationsstruktur

Bei der vertikalen Integration vernetzt du alle Unternehmensbereiche – von der operativen Ebene bis zur strategischen Managementebene. Deine IT-Systeme kommunizieren auf unterschiedlichen Ebenen miteinander. Die vertikale Integration bildet die „Tiefe“ deiner Organisationsstruktur ab.

Finde die richtige Balance: von der Maschine zur Chefetage

Berücksichtige beide Richtungen, die horizontale und vertikale Integration deines ERP. Wenn du nur horizontal integrierst, entstehen vielleicht gute operative Abläufe, aber auch isolierte Prozesse ohne strategische Ausrichtung. Integrierst du nur vertikal, hast du zwar gute Steuerbarkeit auf Managementebene, aber ineffiziente Prozesse im Arbeitsalltag.

8 Schritte zur ERP-System-Integration

1. Ziele und Anforderungen definieren

Analysiere deine Ausgangslage, bevor du ins Projekt startest. Welche Prozesse sollen durch die ERP-System-Integration durch welche Daten verbessert werden? Nimm deine bestehenden Systeme und Prozesse gründlich unter die Lupe:

• Bestandsaufnahme: Welche Systeme nutzt du bereits?
• Prozessanalyse: Wie laufen deine Geschäftsprozesse aktuell ab?
• Schwachstellen: Wo gibt es Brüche im Informationsfluss?

Beziehe alle wichtigen Personen ein, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Besonders die Fachabteilungen, die nach der ERP-Integration mit dem System arbeiten werden.

2. Budget und Ressourcen planen

Die Planung von Ressourcen und Budget entscheidet über den Erfolg deiner ERP-System-Integration. Laut des "The 2024 ERP Reports" der Panorama Consulting Group überschreiten etwa 32 % der ERP-Integrationen ihr ursprünglich geplantes Budget. Plane großzügige Puffer ein, falls das Projekt komplexer wird als zunächst gedacht:

• Budget: Lizenzkosten, Hardware, externe Beratung
• Personal: Projektteam, externe Beratung, Schulungsbedarf
• Zeit: Realistische Projektplanung mit Pufferzeiten

3. Integrationsstrategie entwickeln

Erstelle eine Strategie, wie du deine Systeme miteinander verbinden willst. Prüfe, welche Schnittstellen du bereits nutzt und leg fest, welche Daten regelmäßig zwischen den Systemen fließen müssen:

• Cloud-Integration: Einfachere Verbindung mit anderen Cloud-Diensten, aber mögliche Herausforderungen bei der Anbindung lokaler Systeme
• Lokale Integration: Volle Kontrolle über die Infrastruktur, aber höherer Wartungsaufwand
• Hybride Integration: Kombination von cloudbasierten und lokalen Systemen

4. ERP-Software auswählen

Triff die Entscheidung für oder gegen einen Software-Anbieter nicht nur aus technischer Sicht (Funktionsumfang), sondern auch aus strategischer Sicht (Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit).

Lösungen für große Unternehmen

Größere Unternehmen haben oft komplexere Prozesse. Hier eignen sich ERP-Suiten mit umfassenden Funktionen – von Finanzbuchhaltung bis Produktionsplanung:

SAP S/4HANA Cloud, public edition

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Oracle Fusion Cloud ERP

Lösungen für mittelständische Unternehmen

Für KMU können sich spezialisierte Lösungen besser eignen. Sie sind kostengünstiger und ihre ERP-Integration ist einfacher. Du kannst sie modular aufbauen und Schnittstellen nutzen, beispielsweise zu Rechnungsprogrammen oder E-Commerce-Plattformen:

Haufe X360

Odoo

Sage X3

Oracle NetSuite

weclapp

Xentral ERP

5. Datenmigration vorbereiten

Für die Übernahme bestehender Daten in das neue oder erweiterte ERP-System müssen diese vorher bereinigt sein. Entferne fehlerhafte Daten und bestimme außerdem, ob du alle Daten auf einmal oder schrittweise überträgst:

• Bereinigung: Erkenne und korrigiere fehlerhafte oder doppelte Daten
• Prüfung: Überprüfe die übertragenen Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zuordnung: Ordne Felder zwischen Quell- und Zielsystem zu

6. Schulungen durchführen

Die beste technische ERP-Integration ist wertlos, wenn deine Mitarbeiter*innen das System nicht annehmen. Sorge dafür, dass sie wissen, wie das neue System funktioniert – und warum es ihnen den Alltag erleichtert. Schule deine Mitarbeitenden rechtzeitig und praxisnah. Auch der Go-live sollte aktiv kommuniziert werden, etwa durch Newsletter oder einen Blogpost im Intranet. Definiere Key User in den Fachabteilungen, die als Multiplikator*innen dienen, stelle Dokumentationen bereit und sammle regelmäßig Feedback.

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7. Testlauf und Rollout

Eine Testphase ist unerlässlich, bevor ein ERP-System in den Livebetrieb geht. Prüfe einzelne Schnittstellen und Module auf deren Funktionalität. Durchlaufe komplette Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende und checke unmittelbar vor dem Go-live die Systemstabilität unter realistischen Bedingungen. Eine Rollback-Strategie, also das Zurücksetzen deines Systems in seinen vorherigen Zustand, bietet zusätzliche Sicherheit.

8. Optimiere kontinuierlich

Die ERP-Integration ist ein fortlaufender Prozess. Sammle regelmäßig Feedback aus den Fachabteilungen und überwache die Leistung und Stabilität der integrierten Systeme. Kennzahlen hierfür können Prozessgeschwindigkeit, Datenverfügbarkeit oder der Return on Investment (ROI) sein. Auf diese Weise erkennst du Verbesserungspotenziale und ziehst langfristig den maximalen Nutzen aus deiner ERP-System-Integration.

Herausforderungen bei der ERP-Integration

Ein ERP-System bringt nur dann Mehrwert, wenn es sich mit deinen vorhandenen Tools und Abläufen verzahnt. Ansonsten bremst es deine Prozesse eher. Trotz sorgfältiger Planung einer ERP-System-Integration können dir typische Fallstricke begegnen.

Altdaten und -systeme

Nutzen Unternehmen seit Jahren dieselben Lösungen, kann das die ERP-Integration behindern. Die Gründe dafür: nicht standardisierte Schnittstellen, verschiedene Softwarearchitekturen oder fehlende Dokumentationen.

So löst du das Problem: Setze Integrationsplattformen ein, durch die alte mit neuen Systemen kommunizieren. Vielleicht ist es in deinem Fall sogar sinnvoller, sich gegen eine ERP-Integration zu entscheiden und deine Altsysteme stattdessen schrittweise abzulösen.

Uneinheitliche Daten 

Zur weiteren Herausforderung deiner ERP-Integration können uneinheitliche Daten werden. Dazu zählen widersprüchliche oder veraltete Daten genauso wie dieselben Informationen in verschiedenen Systemen. 

So löst du das Problem: Bestimme ein System als „führendes System“ für jede Datenklasse. Verhindere Widersprüche durch eine automatische Synchronisation und regelmäßige Prüfung der Daten.

Komplexität

Je mehr Systeme du im Einsatz hast, desto anspruchsvoller wird die ERP-Integration. Änderungen in einem System können ein anderes beeinflussen, du musst jede Schnittstelle warten und überwachen. Das macht auch die Fehlersuche langwieriger.

So löst du das Problem: Setze auf eine modulare Architektur mit klar definierten Schnittstellen. Integrationsplattformen können die Komplexität reduzieren.

ROI sicherstellen

Nicht selten wird eine ERP-Integration oft teurer als zunächst geplant. Sei dir bewusst und kommuniziere ins Team, dass die Vorteile und der ROI erst mit Verzögerung eintreten.

So löst du das Problem: Erwäge eine schrittweise ERP-Integration, um früher erste Erfolge zu verzeichnen. Definiere smarte Ziele und etabliere ein kontinuierliches Controlling.

Mangelnde Ressourcen

Ob es ein Mangel an Zeit oder Expertise ist: Gerade bei einer komplexen ERP-System-Integration lohnt sich externe Unterstützung.

So löst du das Problem: Bewertungsplattformen wie OMR Reviews helfen dir, eine passende ERP-Beratung zu finden.

Fallstudie: ERP-Integration in der Fertigung

Du suchst nach bewährten Ansätzen für deine eigene ERP-Integration? Dann lasse dich von diesem Beispiel inspirieren: Die Alpenländische Veredelungs-Industrie GmbH (AVI) beispielsweise nutzte eine IT-Landschaft mit hohem manuellem Aufwand und einem veralteten ERP-System, das keine Weiterentwicklung mehr ermöglichte.

Die Software-Entscheidung fiel auf das Advanced Manufacturing Pack von COSMO CONSULT, eine Erweiterung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Das Tool unterstützt die Anforderungen der Prozess-, Projekt- und diskreten Fertigung. Statt alte Prozesse zu kopieren, blieb die AVI möglichst nahe am ERP-Standard und optimierte bestehende Abläufe. Aus allen Abteilungen wurden Key User von Beginn an eingebunden. Ein weiteres wichtiges Element war die Entwicklung eines Konfigurators für komplexe Produkte mit Checklisten und dynamischen Stücklisten.

Fazit: So gelingt die ERP-Integration

Eine erfolgreiche ERP-System-Integration erfordert mehr als nur die richtige Software. Entscheidend ist, dass du strategisch planst, dein Team abholst, dir bei Bedarf Unterstützung nimmst und lieber einen Testlauf zu viel als zu wenig durchführst.