Die 7 besten Warenwirtschaftssysteme

Hört man Warenwirtschaftssystem (WWS), denkt man möglicherweise schnell an den Supermarkt eine Straße weiter oder – drei Nummern größer – an Amazon. Doch Warenwirtschaftssysteme sind in weitaus mehr Unternehmen anzutreffen. Komplex, detailreich und stetig optimierungsfähig. Die immer weiter expandierende Software-Landschaft hat in den vergangenen Jahren zahlreiche neue Umsetzungsmöglichkeiten auf den Markt gebracht, die bei Planung, Umsetzung sowie Optimierung der Warenwirtschaft unterstützen.

Wir erklären dir im Folgenden kurz und schmerzlos, wie sich ein Warenwirtschaftssystem definiert, welche Softwares es dafür gibt, welche Kosten und Vorteile mit diesen einhergehen und inwiefern sich ein Warenwirtschaftssystem von einem ERP unterscheidet. Jede Menge Antworten auf wesentliche Fragen, unabhängig davon, ob du dich das erste Mal oder das x-te Mal mit der Thematik Warenwirtschaft auseinandersetzt.

Definition: Was ist unter einem Warenwirtschaftssystem zu verstehen?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Fluss von Waren und Materialien innerhalb eines Unternehmens ab. Demnach werden die Abläufe in Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingang und Warenausgang definiert. Innerhalb dieser Strukturen muss ein Warenwirtschaftssystem daher zahlreiche Funktionen erfüllen, aber vor allem Informationen zwischen allen beteiligten Bereichen transportieren. Dabei kann jedes einzelne WWS ganz unterschiedlich aussehen, weshalb auch die Anforderungen an entsprechende Softwares wie ERP-Systeme divergent sind. Zusätzlich weisen Warenwirtschaftssysteme Schnittstellen zu anderen unternehmenswichtigen Systemen wie die Buchhaltung auf. Grundsätzlich kann jedes Warenwirtschaftssystem aus unterschiedlichen Modulen bestehen.

Übrigens sind Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) und Warenwirtschaftssysteme nicht dasselbe. Der ausführlichen Betrachtung des Unterschieds haben wir einen extra Artikel gewidmet. Demnach stellt sich ein ERP als erweitertes Warenwirtschaftssystem vor, das die Ressourcenplanung für weit mehr als nur die Warenbewegung innerhalb eines Unternehmens managt.

Diese Bereiche deckt ein Warenwirtschaftssystem alle ab.

Welche Arten von Warenwirtschaftssysteme gibt es?

Insgesamt spricht man von drei verschiedenen Arten eines Warenwirtschaftssystems. Je nachdem welche Art vom Unternehmen gewählt wird, kommen unterschiedliche Softwares und Module zum Einsatz. Also ist es bei derartigen Tools nicht so einfach, das richtige zu picken, wonach es beispielsweise nicht ausreicht nur nach der Bewertung auf OMR Reviews zu gehen. Viel mehr musst du schauen, welche Anforderung dein Unternehmen hat und daraufhin das richtige Warenwirtschaftssystem-Tool finden. Ein ERP-Tool hat dabei den Vorteil ein paar mehr Funktionen mitzuliefern, um ein ganzheitliches System zu bilden, weshalb sie immer mehr zum Tragen kommen.

Geschlossenes Warenwirtschaftssystem

Innerhalb eines geschlossenen Systems werden alle Tasks – von Einkauf, über Produktion bis hin zur Warenausgabe – von einem einzigen System abgedeckt. Es gibt kein rein und kein raus!

Offenes Warenwirtschaftssystem

Das Gegenteil ist beim offenen Warenwirtschaftssystem der Fall: Es bietet die Möglichkeit einen oder mehrere Parts des Systems durch ein externes Tool abdecken zu lassen. Das läuft über Schnittstellen.

Integriertes Warenwirtschaftssystem

Ebenfalls nach außen arbeitet die integrierte Variante; allerdings über die Grenzen eines Warenwirtschaftssystems hinaus. Entsprechend werden noch Externe wie Banken, Lieferanten oder Onlinehändler wie Amazon angeschlossen.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Unabhängig, ob du ein*e Onlinehändler*in mit überschaubarem Produkt-Portfolio oder ein riesiges Handelsunternehmen bist, funktioniert ein Warenwirtschaftssystem immer nach dem gleichen Prinzip: die physische und computergestützte Abwicklung von Waren und/oder Materialien. Dazu wird zunächst im Einkauf die Stammdaten festgehalten, wie Artikel, Lieferanten, Kund*innen, Mitarbeiter*innen, potenzielle Käufer*innen und andere für die Datenbank relevante Objekte. Dem gegenüber stehen die Bewegungsdaten, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Sämtliche Prozesse können auf diese Weise ab dem Zeitpunkt des Wareneingangs bis zum Warenausgang abgebildet und gesteuert werden.

Durch ein ordentliches Warenwirtschaftssystem hast du die Möglichkeit viel Zeit einzusparen. Zudem kannst du Daten in einem einzigen System einpflegen, hast Transparenz gegenüber den Prozessen, um sie zu optimieren, kannst mehrere Lager gleichzeitig nutzen, ohne den Überblick zu verlieren, und kannst dein Sortiment aufgrund von realen Statistiken anpassen. Denkst du noch ein paar Schritte weiter, verbindest du dein WWS mit einem CRM und anderen naheliegenden Funktionen. Damit ein Warenwirtschaftssystem reibungslos arbeitet, sollten dafür gedachte Programme mindestens folgende Funktionen mitbringen:

• Einkauf von Waren
• Wareneingang dokumentieren
• Lagerung organisieren und dokumentieren (Logistik & Disposition)
• Vertrieb
• Versand der Waren
• Warenausgang dokumentieren
• Übersichtliches User Interface

Was sind Aufgaben & Ziele eines Warenwirtschaftssystems?

Um die Komplexität deines Warenhandels abbilden und überblicken zu können, helfen dir die Softwares wesentlich. Meist kommen wie bereits erwähnt ERP-Systeme oder Accounting-Tools mit erweitertem Funktionsumfang zum Einsatz. Jedoch sind die grundsätzlichen Aufgaben jeder Warenwirtschaftssystem-Software gleich: Rechnungslegung, Inventur, Steuerung der Waren sowie die Auswertung statistischer Daten. Das bedeutet, dass du durch ein WWS immer die richtige Menge an Waren im Lager hast, die Qualität stimmt, die geringstmöglichen Laufkosten hast und sämtlichen Unternehmensbereichen alle wichtigen Informationen zugetragen werden. Meisterst du zusammen mit der richtigen Software die Aufgaben, erreichst du damit folgende Ziele für dein Unternehmen:

• Materielle Liquidität präzisieren – Durch ein gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem hast du immer die richtige Anzahl an Waren im Lager, entsprechend der Anzahl voraussichtlicher Bestellungen. Außerdem kannst du hierbei auf Qualität und Preis achten und ggf. optimieren.
• (Wirtschaftliche) Nachhaltigkeit fördern – Wirtschaftlich nachhaltig zugunsten des Unternehmens zu agieren, ist das eine. Das andere ist die Nachhaltigkeit auf den Umweltschutz bezogen. Hierbei kann ein WWS ebenfalls unterstützen, damit du keine Ressourcen verschwendest und weitere umweltfreundliche Schritte umsetzen kannst, wie zum Beispiel einen CO2-ärmeren Transport.
• Optimierung der Lagerung und der Warenströme – Um Kosten, Ressourcen und Platz zu sparen, kannst du mittels eines Warenwirtschaftssystems an allen Ecken optimieren. Dazu dienen vor allem zahlreiche Statistiken, die dir Lücken aufzeigen. Sich mit einem WWS auseinanderzusetzen und sich reinzufuchsen, ist anfangs allein diesem Punkt wegen zeitintensiv – unabhängig davon, wie groß dein Business ist.

Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Welche Vorteile haben Warenwirtschaftssysteme?

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems haben sich bis hier hin schon an manchen Stellen gezeigt. Vor allem, wenn du die Ziele eines WWS betrachtest, wird schnell klar, welchen Mehrwert es dir letztendlich bringen kann:

• Optimierung deiner Kosten und Warenbestände
• Analyse aller Zahlen
• Anpassen von Workflows und Prozessen
• Nachhaltigeres Handeln
• Qualitätsmanagement
• Transparenz in den Abläufen
• Effiziente Kommissionierung
• Sämtliche Informationen über die Betriebsabläufe an einem Ort
• Schnittstellen zu zahlreichen verwandten Bereichen, wie Buchhaltung und Management

Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems weisen eine große Spanne auf. Zwischen 30 und 1.000 Euro pro Monat sind möglich. Doch pauschal gibt es keine Antwort auf die Frage. Der Grund ist offensichtlich: Das Ökosystem eines jeden Unternehmens ist unterschiedlich, weshalb auch die Anforderungen an ein WWS-Tool stark variieren. Jemand, der einen kleinen Onlineshop führt, benötigt beispielsweise deutlich weniger Features als ein Unternehmen mit gleich mehren Jobs, Marktplatzanbindungen und eigener Logistik.

Die richtige Software zu finden, sollte einen großen Teil deiner Zeit in Anspruch nehmen, die du dem Projekt Warenwirtschaftssystem zugeteilt hast. Jeder Anbieter hat einen anderen Fokus, andere Schnittstellen und andere Module in Petto. Außerdem ist es klug zu schauen, welche Software und Prozesse ggf. bereits im Unternehmen laufen und das Warenwirtschaftssystem daran anzupassen oder das Vorhandene zu ersetzen.

Die Faustformel „Umso umfangreicher die Software, desto umfangreicher der Preis“ trifft auch bei Warenwirtschaftssystemen zu. Und da die heutigen guten Tools meist modular arbeiten, geben die Anbieter gerne an, dass du ein individuelles Angebot erhältst. Das hat für dich den Vorteil, dass du nur für das zahlst, was du auch benötigst. Ein modulares System passt sich zudem den Gegebenheiten an – schließlich entwickeln sich die meisten Unternehmen stetig. Verzichte auf Branchen- und starre Standard-Softwares, die wenig Spielraum bieten.

Die Top 7 Warenwirtschaftssystem-Softwares auf OMR Reviews

Damit du nun selbst ein Warenwirtschaftssystem planen und umsetzen kannst, empfehlen wir dir dafür 7 unterschiedliche Softwares, die du alle auf OMR Reviews findet. Diese werden bei uns der Einfachheit halber in der Kategorie ERP-Tools geführt. In allen Fällen gilt: Die Preise sind entweder auf Anfrage zu erfahren oder kalkulieren sich je nach Leistungsumfang mit einer Grundgebühr als Basis. Warenwirtschaftssystem-Softwares haben die Eigenschaft sehr individuell anpassbar zu sein, woran selten ein Vorab-Preisschild gehängt werden kann.

Billbee

orgaMAX Buchhaltung

microtech büro+

weclapp

DreamRobot

SAP S/4HANA Cloud, public edition

Sage 100

1. Billbee

Billbee auf OMR Reviews

Billbee ist eine cloudbasiertes Warenwirtschaftssystem, das alle wichtigen Funktionen für die Warenwirtschaft vereint. Dazu gehören die Auftragsabwicklung mit automatischer Erstellung von Auftragsdokumenten, den Zahlungsabgleich, die Versandabwicklung oder auch den Mailversand an Kund*innen. Das Besondere an Billbee ist, dass du ein All-Inclusive-System erhältst, das nach der Anzahl der monatlichen Aufträge richtet. Das Benutzerinterface ist intuitiv und lässt sich deinen Vorlieben entsprechend gestalten. Mit seiner Erfahrung und stetigen Weiterentwicklung positioniert sich Billbee als vertrauenswürdiger Partner in der Branche. Wenn du neu im Bereich Warenwirtschaftssysteme bist, wird dir Billbee den Einstieg erleichtern.

Billbee Preise

Das Tool gibt es für 30 Tage kostenlos zum Testen. Für aktuelle Preisinformationen zu Billbee und Nutzerbewertungen, die sich auf die Kosten beziehen, schau auf OMR Reviews nach.

Billbee Alternativen

Eine Liste von Alternativen zu Billbee und verifizierte Nutzererfahrungen findest du ebenfalls auf OMR Reviews. Damit kannst du das für dich passendste Warenwirtschaftssystem auswählen.

2. orgaMAX

orgaMAX auf OMR Reviews

orgaMAX präsentiert sich als ganzheitliches Warenwirtschaftssystem, welches weit über die reine Lagerhaltung und Verwaltung hinausgeht. Das System integriert CRM, Rechnungswesen und sogar digitale Schnittstellen für Online-Shops. Mit orgaMAX bekommst du ein flexibles System, das in mehreren Varianten mit unterschiedlichen Funktionen angeboten wird, die zu den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens passen. Das Tool kann zudem ohne Installation direkt im Browser genutzt werden.

orgaMAX Preise

Das Basis-Modul von orgaMAX kostet 8 € monatlich. Möchtest du genaue Preise zu orgaMAX und entsprechende Nutzerbewertungen, die sich auf Preisgestaltung beziehen, erhalten? Dann werfe einen Blick auf OMR Reviews.

orgaMAX Alternativen

Auf OMR Reviews kannst du eine Zusammenstellung von Alternativen zu orgaMAX entdecken. Dank verifizierter Nutzerfeedbacks fällt dir die Entscheidung für das passende Warenwirtschaftssystem leichter.

3. microtech büro+

microtech büro+ auf OMR Reviews

microtech büro+ ist ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem, das speziell für klein- und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Was microtech büro+ besonders auszeichnet, ist seine Modularität. Das bedeutet, dass du nur die Module hinzufügen kannst, die du wirklich benötigst, was Kosten spart und die Handhabung vereinfacht. Zu den Kernfunktionen gehören Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Lagerverwaltung. Dabei bietet microtech büro+ eine hohe Anpassungsfähigkeit, sodass du das System genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zuschneiden kannst. Ein weiterer Vorteil ist die Integration von E-Commerce-Lösungen, die den Online-Handel erleichtert.

microtech büro+ Preise

Das Grundmodul gibt es ab 99 € monatlich. Suchst du nach allen aktuellen Preisinformationen zu microtech büro+? Dann solltest du OMR Reviews besuchen.

microtech büro+ Alternativen

Eine umfangreiche Übersicht über Alternativen zu microtech büro+ und verifizierte Erfahrungsberichte von Nutzern findest du auf OMR Reviews. Hier kannst du das für dich am besten geeignete Warenwirtschaftssystem auswählen.

4. weclapp

weclapp auf OMR Reviews

weclapp ist ein cloud-basiertes Warenwirtschaftssystem, das ebenfalls für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist. Die Cloud-Lösung ermöglicht dir den Zugriff von überall und zu jeder Zeit, sodass du flexibel und ortsunabhängig arbeiten kannst. Ein herausragendes Merkmal von weclapp ist seine Benutzerfreundlichkeit und das intuitive Design. Das System deckt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen ab, von der Kundenverwaltung über die Lagerhaltung bis hin zur Fakturierung. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration von CRM- und ERP-Modulen. Dadurch können Vertrieb, Service und Buchhaltung effizient vernetzt werden, was die Geschäftsprozesse optimiert und den Überblick erleichtert.

weclapp Preise

Die Preise für das Tool starten bei 39 € pro Nutzer*in und Monat. Für aktuelle Preise von weclapp schaue bitte auf OMR Reviews.

weclapp Alternativen

Solltest du nach Alternativen für weclapp suchen, bietet dir OMR Reviews eine nützliche Übersicht sowie verifizierte Nutzerbewertungen, um das für dich optimale Warenwirtschaftssystem zu finden.

5. DreamRobot

DreamRobot auf OMR Reviews

DreamRobot ist ein Warenwirtschaftssystem, das sich vor allem auf den E-Commerce konzentriert. Wenn du einen Multi-Channel-Online-Handel betreibst, könnte DreamRobot genau das Richtige für dich sein. Das System bietet nahtlose Integrationen zu vielen gängigen Marktplätzen und Shop-Systemen, wodurch der Verkaufsprozess erheblich vereinfacht wird. Ein großes Plus ist die zentrale Auftrags-, Lager- und Kundenverwaltung, die den Verwaltungsaufwand minimiert und für klare Übersicht sorgt. Besonders nützlich sind auch die automatisierten Prozesse, wie z.B. die Rechnungserstellung oder die Kundenkommunikation, die dir viel Zeit und Mühe sparen. Durch die Cloud-Basis ist auch hier der Zugriff von überall möglich und du bleibst in deinem Geschäftsalltag stets flexibel.

DreamRobot Preise

Die Preise für DreamRobot starten bei 19,95 € monatlich. Möchtest du detaillierte Preisinformationen zu DreamRobot und entsprechende Nutzerbewertungen einsehen? Dann schau auf OMR Reviews vorbei.

DreamRobot Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine umfassende Liste von Alternativen zu DreamRobot. Durch verifizierte Nutzererfahrungen und -bewertungen kannst du das Warenwirtschaftssystem auswählen, das am besten zu dir passt.

6. SAP S/4HANA Cloud, public edition

SAP S/4HANA Cloud, public edition auf OMR Reviews

Wenn es um leistungsstarke Unternehmenslösungen geht, ist SAP oft unter den Spitzenreitern – und SAP S/4HANA Cloud, public edition, ist da keine Ausnahme. Dieses System ist eine Cloud-basierte ERP-Lösung, die speziell für größere Unternehmen und Konzerne entwickelt wurde, kann aber auch von mittelständischen Betrieben genutzt werden. Das Besondere an S/4HANA ist die Kombination von modernster In-Memory-Technologie mit einer vereinfachten Datenarchitektur. Dies ermöglicht blitzschnelle Analysen und Echtzeit-Entscheidungsfindung. Es bietet Module für alle Unternehmensbereiche – von Finanzen über Beschaffung bis hin zu Vertrieb und Marketing. Durch die Komplexität der Software kann die Implementierung allerdings zeitintensiv sein – Zeit, die am Ende des Tages aber gut investiert ist.

SAP S/4HANA Cloud, public edition Preise

Das Tool von SAP kannst du 14 Tage kostenlos testen, danach gibt es die Preise individuell auf Anfrage. Für aktuelle Preisinformationen für SAP S/4HANA Cloud, public edition schaue bitte auf OMR Reviews.

SAP S/4HANA Cloud, public edition Alternativen

Möchtest du Alternativen zu SAP S/4HANA Cloud, public edition in Betracht ziehen? Dann bietet OMR Reviews eine hilfreiche Übersicht und verifizierte Nutzerbewertungen, um das für dich optimalste Warenwirtschaftssystem zu finden.

7. Sage 100

Sage 100 auf OMR Reviews

Sage 100 ist ein weiteres Warenwirtschaftssystem, das sich hauptsächlich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Einer der Hauptvorteile von Sage 100 ist seine Skalierbarkeit. Du kannst mit einer Basisversion starten und bei Bedarf weitere Module hinzufügen, je nachdem, wie sich die Anforderungen deines Unternehmens entwickeln. Das System deckt eine breite Palette von Geschäftsfunktionen ab, darunter Auftragsverwaltung, Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Die Integration in die Cloud ermöglicht zudem einen ortsunabhängigen Zugriff und garantiert somit Flexibilität im Arbeitsalltag. Ein weiterer Pluspunkt von Sage 100 ist die hohe Benutzerfreundlichkeit, die es auch Einsteigern ermöglicht, sich schnell zurechtzufinden.

Sage 100 Preise

Das Modul Warenwirtschaft erhältst du ab 52 € pro Nutzer*in im Monat. Wenn du mehr über die Preise von Sage 100 erfahren möchtest und Nutzerbewertungen in Bezug auf Kosten einsehen willst, empfehlen wir dir, einen Blick auf OMR Reviews zu werfen.

Sage 100 Alternativen

Auf der Suche nach Alternativen zu Sage 100? OMR Reviews bietet dir eine umfangreiche Liste von möglichen Optionen sowie verifizierte Nutzererfahrungen und -bewertungen, um dir bei der Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems zu helfen.

Weitere Anbieter für Warenwirtschaftssystem-Software findest du auf OMR Reviews

Wie eingangs erwähnt, ist die Suche nach dem richtigen Tool für dein Warenwirtschaftssystem von zahlreichen Faktoren abhängig. Möglicherweise reichen die sieben Stück, die du in unserem Warenwirtschaftssystem-Vergleich vorgefunden hast, nicht aus. Auf OMR Reviews findest du noch einige weitere, sodass dein Vergleich an dieser Stelle nicht beendet sein muss.

Bedenkt nur: Nicht alle Warenwirtschaftssystem-Softwares lassen sich in der ERP-Rubrik finden; die Kategorien Accounting oder Shopsysteme sind ebenfalls mit von der Partie. Schau dich in Ruhe um und zieh die Erfahrung anderer User*innen zurate.