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Marktsegment

Onboarding Software & Tools im Vergleich

Mithilfe von Onboarding-Software koordinieren und vereinfachen Unternehmen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen in ihre Rollen. Das gelingt, indem Onboarding-Software Einführungsprozesse streamlint, digitalisiert (und somit papierlos macht) und in einem einheitlichen System konsolidiert. Mithilfe von Onboarding-Tools kommunizieren Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in bereits vor dem ersten Arbeitstag der*des neuen Mitarbeiter*in. Dadurch können neue Kolleg*innen früher produktiv sein und ins Team integriert werden. In Onboarding-Softwares können außerdem alle Dokumente und Unterlagen geteilt und der Schulungsfortschritt getrackt werden. Unternehmen, die Onboarding-Software einsetzen, können die Mitarbeiter-Fluktuation im ersten Jahr verringern. Zudem muss der*die Recruiter*in oder einstellende Person weniger Zeit in die Betreuung der neuen Mitarbeiter*innen investieren.

Einige Onboarding-Softwares bieten weiterführende Funktionen, die über das Management von Onboarding-Formularen und -Vorlagen hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise die Möglichkeit, personalisierte Workflows für neue Angestellte zu erstellen, Willkommensportale einzurichten, Aufgaben zu verteilen, häufige Fragen zu beantworten oder Wissen zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich können neue Arbeitnehmer*innen bereits früher mit bestehenden Mitarbeiter*innen in Kontakt gebracht werden. 

Onboarding-Software ist häufig Teil eines HR-Management-Systems. Viele HR-Management-Suites enthalten Funktionen von Onboarding-Softwares. Des Weiteren lassen sich die meisten Onboarding-Softwares in HR-Management-Systeme oder Recruiting-Softwares integrieren.

Um sich als Onboarding-Software zu qualifizieren, muss die Lösung:

  • die Kommunikation zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen vor dem ersten Arbeitstag erleichtern
  • Formulare und Dokumente, die für den Onboarding-Prozess notwendig sind, digital bereitstellen und deren Status nachverfolgen
  • die Erledigung der an neue Mitarbeiter*innen gestellten Aufgaben – wie Schulungen oder Events – tracken

Personio

Was ist Personio?

Personio ist eine Personalsoftware für den HR-Bereich. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, Verzögerungen zu beseitigen und durch effiziente HR-Prozesse mehr Business-Chancen zu ergreifen. Personio deckt dafür alle HR-Kernaufgaben, z.B. Personalverwaltung, Recruiting und Lohnabrechnung, in einer Software ab und sorgt für abteilungsübergreifende, automatisierte Prozesse, nahtlose Integrationen und hilfreiche HR-Berichte. Unternehmen wie statista, Teufel oder Turck setzen Personio bereits erfolgreich für ihre HR-Arbeit ein.

Greenhouse

Was ist Greenhouse?

Greenhouse Software bezeichnet sich als führende Einstellungssoftware für wachsende Unternehmen. Tausende Unternehmen, darunter auch einige Enterprises, nutzen Greenhouse, um alle Aspekte des Hiring-Prozesses und des Onboardings zu digitalisieren und optimieren. Das Tool verspricht Nutzenden einen leistungsfähigen Hiring-Ansatz, eine vollständige Suite von Software und Dienstleistungen und ein großes Integrationsökosystem. Greenhouse hat seinen Sitz in New York City mit Niederlassungen in San Francisco, Denver und Dublin und weist derzeit über 5.000 Kunden auf.

Factorial

Was ist Factorial?

Factorial ist eine HR-Software, die Personaler:innen bei der Erledigung administrativer Aufgaben unterstützen soll. Nach Angaben der drei Gründer Jordi Romero, Bernat Farrero und Pau Ramón ist das Ziel, die Verwaltung von HR-Prozessen so einfach wie möglich zu gestalten, um mehr Zeit für Mitarbeiter:innen zu schaffen und Geschäftsentscheidungen zu verbessern. Zu den Funktionen gehören Abwesenheits- und Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen, digitale Personalakten, Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Onboarding und Performance. Factorial bietet außerdem eine App für iOS und Android an, in der Mitarbeiter:innen ihre Abwesenheiten, Termine, Geburtstage und vieles mehr verwalten können. Das Tool ist mittlerweile in über 40 Ländern weltweit verfügbar und kann ab 4 Euro pro Mitarbeiter:in genutzt werden.

BambooHR

Was ist BambooHR?

Bamboo HR ist eine HR Software-Lösung aus den USA, mit der sich Personendaten analysieren, Talente einstellen, neue Mitarbeiter:innen onboarden und die eigene Unternehmenskultur stärken lassen. Darüber hinaus bietet das Tool die Möglichkeit, Zeit zu erfassen, eine Payroll und eine Time-Off Management Option. Die Preise für die Nutzung variieren je nach Anzahl der Mitarbeiter:innen und ausgewählten Features.

Kenjo

Was ist Kenjo?

Der Softwareanbieter Kenjo unterstützt Nutzer:innen beim Human Resource Management (HRM). Die Features sind nach ‚motivierte Mitarbeiter‘ und ‚Einfache Verwaltung‘ kategorisiert. Unter ersteres fallen die Performance Review, Ziele, Mitarbeiterzufriedenheit, Onboarding und Organigramme. Unter zweiteres fallen Features zur Personalverwaltung, wie Abwesenheitsmanagement, Digitale HR, Zeiterfassung, Workflows, Lohnabrechnung oder Berichte. Neben einem 14tägigen Trial können Unternehmen zwischen Starter-Paket, welches preislich bei €4.05 pro Mitarbeiter:in/monatlich liegt und Growth-Paket, für €6.30 je Mitarbeiter:in/monatlich, auswählen (für 12 Monate)

Workday HCM

Was ist Workday HCM?

Workday HCM ist eine umfassende, cloudbasierte Human Capital Management-Lösung, die u.a. Organisations- und Geschäftsprozessmanagement, Mitarbeiter- und Manager-Selfservice sowie Reportings und Analysen ermöglicht. 2020 wurde sie als „Leader“ im „Gartner Magic Quadrant for Cloud HCM Suites“ ausgezeichnet. Neben einem flexiblen Rahmenkonzept, mit der sich die eigene Belegschaft nach unterschiedlichen Kriterien organisieren lässt, bietet Workday HCM u.a. ein Business Process Framework, die Möglichkeit, globale Belegschaften zu managen und eine stärkere Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter:innen (z.B. durch mobile Anwendungen).

elearnio

Was ist elearnio?

elearnio ist eine webbasierte Software für digitales Training, Entwicklung sowie Pre- und Onboarding von Mitarbeiter:innen. Das Tool bietet verschiedene Formate wie interaktive Videos, Quizzes oder automatisierte Pflichtschulungen, mit denen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen unterschiedliche Inhalte bereitstellen können. Interaktive Schulungen lassen sich mithilfe des Easy Editors erstellen und umsetzen. Damit ermöglicht elearnio es Unternehmen, Wissen nachhaltig zu vermitteln, Mitarbeiter:innen zu entwickeln und das Employer Branding zu stärken. Mithilfe der Software können auch Themen wie Brandschutz, Datenschutz und weitere Pflichtschulungen automatisiert wiederholt geschult werden. Das Tool bietet verschiedenen Schnittstellen, wie beispielsweise zu Personio und erleichtert damit das Synchronisieren von Daten.

reteach

Was ist reteach?

reteach ist eine Schulungsplattform für den Mittelstand. Mit reteach können Pflichtschulungen, Bedarfsschulungen, Onboarding und Wissensmanagement erstellt und verwaltet werden. Zudem ist interaktives Lernen durch Lernpfade mit multimedialen Inhalten und Live-Trainings über Zoom und MS-Teams möglich. Teilnehmer loggen sich in der Akademie ein und lernen voll automatisiert. Reteach ist in drei Preispaketen verfügbar: Grow, Premium und Enterprise. Die Preise starten bei 99€ pro Monat.

HCM4ALL

Was ist HCM4all?

HCM4all ist eine cloudbasierte HR Software zur Rekrutierung, Entwicklung und Verwaltung von Mitarbeitenden. Die einfach und intuitiv zu bedienende HR Software bildet den gesamten Personalprozess ab: von der klar definierten Anforderung über Stellenanzeigen, Karriereseite, Bewerberkommunikation und Workflow bis hin zu Talentmanagement. Weitere Features sind unter anderem Kompetenzmanagement, digitale Personalakten, OrgManagement, Onboarding, Analytics oder Learning. Eine kostenlose Demo kann auf der Website der Software angefragt werden. Das Tool bietet vier unterschiedliche Preispakete je nach Bedarf an. Diese können für 20 € pauschal im Monat oder startend ab 2,50 € im Monat je Mitarbeiter:in erworben werden.

UKG

Was ist UKG?

UKG ist ein HR-Software-Tool, das bei der Organisation der Personalabteilung unterstützt. Nutzer:innen können mit UKG digitale Prozesse im HR-Bereich umsetzen und so Prozesse automatisieren. Zudem unterstützt das Tool bei der Einhaltung der Compliance über alle Standorte hinweg. Über ein integriertes Mitarbeiterportal können Anfragen von Mitarbeitenden schneller beantwortet werden. Über 6.600 Kund:innen nutzen das HR-Tool UKG.

Appical

Was ist Appical?

Appical ist in erster Linie branchenübergreifende Onboarding Software, die "vom ersten Kontakt über die Vertragsunterzeichnung, das Onboarding bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses" alles aus einer Hand bietet. Der Leistungsumfang von Appical lässt sich also mit den Funktionen Pre-Onboarding, Onboarding, Reboarding, Offboarding umschreiben und auch für das Remote Onboarding im Homeoffice bietet die Software aus den Niederlanden eine Lösung. Preise sowie eine Demo können über die Website angefragt werden. In Deutschland wird die Onboarding Software ausschließlich von der WorkforceIT GmbH implementiert.

Freshteam

Was ist Freshteam?

Freshteam ist eine kostenlose, webbasierte Personalakte, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Mitarbeiterdaten zu verwalten. Mit Freshteam können Unternehmen ihre Mitarbeiterinformationen an einem zentralen Ort speichern und sie jederzeit und überall abrufen. Freshteam bietet eine Reihe von Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Dokumentenverwaltung. Freshteam ist als App sowohl für iOS als auch für Android verfügbar. Freshteam kann kostenlos genutzt werden. Umfangreichere Pakete starten bei 1,20 € pro Mitarbeiter:in und Monat.

Userlane

Was ist Userlane?

Userlane ermöglicht es Nutzer:innen, sich besser in neue Software- oder Web-Anwendungen einzuarbeiten. Das Tool bietet unter anderem Lösungen für die Beschleunigung von Software-Rollouts, schnellere digitale Transformation und für die Verbesserung von Support-Erfahrungen. Userlane ist sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte verfügbar und kann kostenlos heruntergeladen werden. Eine Demoversion und Preise können auf der Website angefragt werden.

Polario Onboarding App

Was ist Polario Onboarding App?

Polario ist eine Onboarding-App, die neuen Mitarbeiter:innen dabei hilft, sich in ihrem neuen Unternehmen zurechtzufinden. Die App bietet einen interaktiven Leitfaden, der die wichtigsten Informationen und Ressourcen bereitstellt. Polario bietet Zugriff auf ein Netzwerk von Mentor:innen, sodass neue Mitarbeiter:innen jederzeit Hilfe und Unterstützung erhalten können. Polario wird sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte angeboten und kann kostenlos heruntergeladen werden. Für kleine Projekte ist das Tool kostenlos nutzbar. Die Preise für eine umfangreichere Nutzung starten ab 590 € pro Monat.

ovos play

Was ist ovos play?

ovos play ist ein Lerntool für Unternehmen und Bildungseinrichtungen. Das Tool beinhaltet Module für Micro Learning, Gamification, Storytelling und Smart Learning. ovos play ist für mobile Endgeräte konzipiert und gleichzeitig auch für Desktopgeräte optimiert. ovos play ist ISO-zertifiziert. Das Tool kann kostenlos getestet werden. Preise können auf der Website von ovos play angefragt werden.

Talmundo

Was ist Talmundo?

Talmundo ist eine Cloud-basierte Talentmanagement-Suite, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Mitarbeiter:innen besser zu rekrutieren, zu entwickeln und zu behalten. Die Suite bietet eine Vielzahl an Funktionen, darunter ein Bewerbermanagement-System, ein Lernmanagement-System und ein Mitarbeiterbetriebshandbuch. Talmundo ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und kann in der Cloud oder on-premise gehostet werden. Eine Demoversion und Preise können auf der Website angefragt werden.

Haufe My Onboarding

Was ist Haufe My Onboarding?

Haufe My Onboarding ist eine webbasierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den E-onboarding-Prozess zu automatisieren und neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg in ihr Unternehmen zu erleichtern. Haufe My Onboarding bietet eine Reihe von Funktionen wie ein interaktives E-Learning-Modul, ein digitales Mitarbeiterhandbuch und die Möglichkeit, Dokumente online zu bearbeiten und zu unterschreiben. Das Tool bietet zudem Online-Seminare, Magazine und Studien an. Haufe My Onboarding kann kostenlos getestet werden. Preise lassen sich auf der Website anfragen.

Alle Tools von Haufe findet Ihr auf der Übersichts-Seite des Software-Herstellers.

SilkRoad RedCarpet Onboarding

Was ist SilkRoad RedCarpet Onboarding?

SilkRoad RedCarpet Onboarding ist ein kostenloses, cloudbasiertes System, das neuen Mitarbeiter:innen dabei hilft, sich in ihrem neuen Unternehmen zurechtzufinden und produktiver zu werden. SilkRoad RedCarpet Onboarding bietet eine Reihe von Tools und Ressourcen. Das System enthält einen interaktiven Einführungskurs, der die wichtigsten Aspekte des Unternehmens abdeckt, sowie ein umfangreiches Wissensarchiv mit Antworten auf häufig gestellte Fragen. Darüber hinaus bietet SilkRoad RedCarpet Onboarding den Nutzer:innen Zugriff auf ein soziales Netzwerk für neue Mitarbeiter:innen. Preise und weiterer Informationen können auf der Website von SilkRoad RedCarpet Onboarding angefragt werden.

Zavvy

Was ist Zavvy?

Zavvy ist eine Employee-Enablement-Plattform und beinhaltet Module zu Onboarding, Training und Entwicklung. Zudem enthalten sind Funktionen zu Microlearning, 360 Grad Feedback und Karriere-Frameworks. Zavvy kann mit HRIS- oder ATS-Systemen, wie Personio, bob oder workday verbunden werden. Eine Demoversion und Preise können auf der Website angefragt werden.

Paycom

Was ist Paycom?

Paycom ist ein Tool zum Finden, Einstellen und für das Onboarding von Top-Talenten. Das Tool bietet eine automatisierte Einstellung und Personalverwaltung in einer Software. Zu den Funktionen gehören unter anderem Bewerber-Tracking, Onboarding, Steuergutschriften und eine erweiterte Hintergrundprüfung. Ebenso sind Lösungen für die Talentsuche, Zeit- und Arbeitsmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Talent Management und HR-Management enthalten. Preise können auf der Website angefordert werden.

Mehr über Onboarding Software & Tools im Vergleich

Onboarding-Software-Definition: Was ist eine Onboarding-Plattform?

Onboarding-Software unterstützt Personalverantwortliche - aber letztlich ebenfalls Abteilungsleiter*innen und künftige Kolleg*innen - bei der Integration sowie Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen. Grundsätzlich bildet sie ein Medium, über welches Verantwortliche den Onboarding-Prozess digital und zentralisiert steuern können.

Mit einer solchen Plattform sind Onboarding-Strategien aufzusetzen und umzusetzen. In aller Regel fügen sich betreffende Prozesse nahtlos in andere Personal- bzw. HR-Vorgänge ein, zu denen unter anderem das Bewerber-Management oder die Personalentwicklung gehören. Onboarding-Software wird demgemäß oftmals auch als „HR-Onboarding-Software“ bezeichnet.

Im Backend bekommen Verantwortliche insbesondere die Chance, für das Onboarding wichtige Dokumente sowie zentrale Informationen für die neuen Mitarbeiter*innen zu organisieren, einen Fahrplan festzulegen, diesbezügliche Workflows zu schalten und das Fortschreiten der Einarbeitung zu tracken.

Im Frontend bietet ein Onboarding-Tool zumeist ein spezielles Interface im Corporate-Design des Unternehmens, das neue Mitarbeiter*innen nutzen können. Hier werden die frisch eingestellten Kolleg*innen durch alle Stufen des Onboarding-Prozesses geleitet. Sie können zudem nach Bedarf für sie wichtige Informationen abrufen und direkt mit Verantwortlichen in Kontakt treten.

Weshalb sollten Unternehmen ein HR-Onboarding-Tool einsetzen?

Das Onboarding ist ein sehr wichtiger, aber oft verkannter Unternehmensprozess. Hier werden neue Mitarbeiter*innen an ihre Rolle, die Unternehmensphilosophie und das Angebot der jeweiligen Firma gewöhnt. Außerdem trägt es stark zur Bindung von Arbeitskräften bei und sorgt dafür, dass sich jene für den Erfolg des Unternehmens engagieren. Durch gutes Onboarding werden neue Kolleg*innen sicher und schnell Teil des Teams und fühlen sich als akzeptierte Mitglieder. 

Zahlreiche Studien haben belegt, dass ein erheblicher Teil (oft zehn Prozent oder sogar noch deutlich mehr) der neuen Mitarbeiter*innen ein Unternehmen aufgrund eines schlechten Onboarding-Erlebnisses schnell wieder verlässt. Ohne angemessene Onboarding-Verfahren kommt es generell zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation. Auch Produktivitätsverluste sind ein kritisches Thema. Denn Fachkräfte, die nicht voll in die etablierten Workflows eines Betriebs eingebunden sind und sich zudem vielleicht nicht als Teil des Teams fühlen, arbeiten weniger effektiv und sind weniger motiviert. Diese Ineffizienz kostet vielen Unternehmen jedes Jahr große Summen.

Wenn Mitarbeiter*innen voll eingebunden und engagiert sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Unternehmen verlassen, tatsächlich um über 80 Prozent geringer!

Leider ist ein vorteilhaftes Onboarding jedoch alles andere als ein Selbstläufer. Es gilt eine spezifische Strategie für das eigene Unternehmen aufzustellen und zielgenau bzw. strukturiert umzusetzen. Dabei ist eine Vielzahl von offiziellen Dokumenten sowie Informationen für die neuen Kolleg*innen zusammenzutragen, die jenen dann möglichst barrierefrei zur Verfügung zu stellen sind. Idealerweise werden die Mitarbeiter*innen ab der Bestätigung der Stelle bis hin zum vollwertigen Mitglied des jeweiligen Teams bei ihrer Einarbeitung unterstützt – mit allem, was sie brauchen oder erwarten.

Die Realisierung derartiger Bedingungen erweist sich als eine überaus aufwendige und komplexe Angelegenheit. Nicht selten werden wichtige Schritte für das Onboarding übersehen oder andere Fehler gemacht. Im schlimmsten Fall werden neue Arbeitskräfte durch unstrukturierte Vorgehensweisen im Onboarding sogar besonders verstimmt. Die Abwanderungs-Wahrscheinlichkeit steigt damit erheblich.

Diese und weitere Gefahren sind mit einer passenden Onboarding-Software (natürlich) in Kombination mit einer guten Strategie praktisch auszuschließen. Wer sicher von allen Benefits einer guten Mitarbeitereinführung profitieren möchte, kommt also um den Einsatz einer solchen Lösung nicht herum.

Wie funktioniert Onboarding-Software?

Wie Onboarding-Software letztendlich funktioniert, hängt natürlich zentral von den jeweils integrierten Features ab. Die nachfolgend gelisteten Funktionen und betreffende Prozesse sind typisch.

  • Self-Service-Portal: Mit dieser Funktion können neue Mitarbeiter*innen den Onboarding-Prozess einsehen, bevor sie ihre Stelle antreten. Sie bekommen hier zudem Zugang zu wichtigen Ressourcen, sprich Regeln, Compliance, Schulungsplänen, Online-Kursen, Tutorial-Videos usw. Betreffende Personen können sich somit sicher einen umfassenden Überblick verschaffen und alle Hilfe einholen, die sie brauchen bzw. erwarten. Self-Service-Portale sind nicht in allen Onboarding-Programmen vorhanden.

  • Anpassbare Workflows: Einige Onboarding-Anbieter statten ihre Lösungen mit anpassbaren Onboarding-Prozessen aus. Diese können nach Faktoren wie Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Standorten, Sprachen und anderen flexibel gestaltet werden. Mit solchen Tools sind Einarbeitungsphasen individuell und Schritt für Schritt zu planen sowie zu vollziehen.

  • Formularverwaltung: Eine Bibliothek mit Formularvorlagen für den Einstellungs- und den Einarbeitungsprozess haben viele Tools an Board. Das betrifft auch Dokumente, die die Einhaltung von Vorschriften regeln.

  • Analytics und Berichterstattung: Einige Tools bieten spezifische Analytics. Diese Funktionen geben unter anderem Aufschluss darüber, wie lange es dauert, bis neu eingestellte Mitarbeiter*innen zu produktiven Teammitgliedern werden. Derartige Daten können für Unternehmen sehr nützlich sein, um ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern. Personalverantwortliche und Manager*innen bekommen mithilfe von Berichtsfunktionen die Chance, klar darzustellen, welche Komponenten des Onboardings erfolgreich sind und welche optimiert werden müssten.

  • Echtzeit-Dashboards: Über Dashboards werden Daten in Echtzeit gesammelt und angezeigt. Personalverantwortliche und Manager*innen können hier einen kurzfristigen Einblick in den Onboarding-Prozess von Mitarbeiter*innen im gesamten Unternehmen bzw. in allen Abteilungen erhalten.

  • Offboarding: Einige Onboarding-Tools unterstützen die Personalabteilung auch bei der Verwaltung des Offboarding-Prozesses. Sie bieten somit eine vollständige Lösung für den Lebenszyklus der Mitarbeiter*innen.

  • Integrationen: Mitarbeiter-Onboarding-Software kann innerhalb eines HR-Tools geliefert werden, das auch Funktionen für die Rekrutierung, die Bewerberverfolgung und das Offboarding bietet. Alternativ dazu gibt es Stand-alone-Onboarding-Lösungen. Diese bieten dann häufig Integrationen zu HR-Tools und/oder zu anderen eng mit der Einarbeitung verbundenen Systemen. Zu letzteren zählen unter anderem Gehaltsabrechnungs-Programme oder Leistungsmanagement-Lösungen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Onboarding-Tools?

Es gibt tatsächlich sehr viele Vorteile, die der Einsatz von Onboarding-Software in einem Unternehmen mit sich bringen kann. Einige wurde oben bereits herausgestellt. Die vier Hauptgründe, warum Firmen die Implementierung eines entsprechenden Systems in Betracht ziehen sollten, sind im Folgenden zusammengefasst.

  • Mitarbeitermotivation: Kein Unternehmen gibt gerne Geld für den Einstellungsprozess aus. Es lohnt sich jedoch, zu investieren. Wenn ein digital gestützter und damit effizienter Onboarding-Prozess zum Einsatz kommt, motiviert dieser die neuen Mitarbeiter*innen und erhöht die Verbleibquote. Viele Unternehmen kümmern sich nicht besonders um das Onboarding. Ein entsprechend unprofessioneller Umgang führt zu einer niedrigen Bindungsquote. Durch Onboarding mithilfe spezifischer Software stellen Unternehmen neuen Kolleg*innen hingegen optimal auf die jeweilige Position ein. Menschliche Fehler werden weitestgehend ausgeschlossen. Eine somit flüssige Einführung trägt stark zu einer erhöhten Motivation und schließlich einer größeren Produktivität bei.

  • Kostensenkung: Die Digitalisierung und Zentralisierung eines Onboarding-Prozesses senkt die Kosten für die Einführung neuer Mitarbeiter*innen. Eine entsprechende Software spart einfach viel Zeit. So entfällt die Notwendigkeit, wichtige Informationen immer wieder zu vermitteln oder auch Daten händisch in unterschiedliche Formulare einzutragen. Mit einem weitgehend automatisierten Onboarding lernen die neuen Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben schnell und selbstständig kennen. Sie werden in relativ kurzer Zeit zu produktiveren Mitgliedern des Unternehmens.

  • Effizienzsteigerung: Onboarding-Software ersetzt nicht die Menschen, die neue Mitarbeiter*innen willkommen heißen, aber sie unterstützt die Bemühungen der Personalverantwortlichen bei der Einarbeitung enorm. Das Onboarding ist keine leichte Aufgabe. Die Personalabteilung ist dafür zuständig, E-Mails zu organisieren, die Compliance zu gewährleisten, Arbeitsplätze zuzuweisen, Rechner zu stellen, Schulungen einzuleiten und, und, und. Wenn diese Aufgaben ohne eine zentrale Management-Basis erledigt werden, entstehen schnell Fehler. Eine gute Onboarding-Software unterstützt bei zentralen To-dos der Einarbeitung und erledigt diese teilweise sogar automatisiert. So bleibt viel händische Arbeit erspart und die Gefahr menschlicher Fehler sinkt.

  • Kein Papierkram: Onboarding-Software macht gedruckte Dokumente und die umständliche Organisation dieser nahezu überflüssig. Sie bietet alle benötigten Formulare in digitalen Formaten, die noch dazu online von jedem Ort aus einfach zugänglich sind. Sie erfasst sämtliche erforderlichen Informationen der neuen Mitarbeiter*innen in Windeseile. Es ist nicht einmal mehr nötig, den Arbeitsvertrag auf Papier zu unterschreiben. Onboarding-Tools bieten Features für elektronische Unterschriften. Alle relevanten Informationen werden an einem zentralen Ort digital gespeichert und können – wenn erforderlich - prompt abgerufen werden. Das spart Zeit und eine Menge Geld (für Papier und Lagerplatz).

Gibt es bei Onboarding-Software auch Nachteile? Leider ja - bei der Verwendung entsprechender Programme können zumindest gewisse Schwierigkeiten auftreten. Die nachfolgenden Probleme sind typisch.

  • Fehlende Strategie: Die Nutzung einer guten Onboarding-Software macht noch lange keinen guten Onboarding-Prozess. Zwar unterstützen die besten Anbieter entsprechender Programme Verantwortliche bei vielen Must-haves rund um die Erstellung vorteilhafter digitaler Einarbeitungsvorgänge. Die wesentliche Strategie muss jedoch vom jeweiligen Unternehmen selbst kommen. Nicht wenige Firmen unterschätzen den diesbezüglichen Aufwand. Sie arbeiten ihre Herangehensweise schließlich nicht detailliert genug aus und verschenken viel Potenzial.

  • Etablierungsschwierigkeiten: Personaler*innen, die seit Langem daran gewöhnt sind, bestimmte Prozesse auszuführen, sträuben sich mitunter gegen Veränderungen, wie sie die Einführung eines Onboarding-Tools mitbringen. Das kann selbst dann der Fall sein, wenn die neuen Prozesse ihnen letztlich viel Zeit und Ärger ersparen. Außerdem ist es durchaus möglich, dass digitale Onboarding-Maßnahmen nicht von allen neuen Mitarbeiter*innen gut angenommen werden. Es gibt bestimmte Gruppen, die möglicherweise deutlich weniger auf entsprechende Angebote eingehen. Das sind häufig vor allem ältere Menschen oder auch Fachkräfte, die beruflich bedingt einfach eine geringe Digitalaffinität haben. In solchen Kontexten müssen Unternehmen nicht auf die Vorzüge von Onboarding-Software verzichten. Sie sollten die digitalen Kanäle dann aber nicht zur Pflicht machen, sondern eher optional anbieten (vielleicht zusätzlich zu klassischen Onboarding-Maßnahmen).

Wie wählt man die passende Software für das Onboarding aus?

Bei der Auswahl einer Onboarding-Software sollten Verantwortliche insbesondere die nachfolgenden Faktoren beachten.

Die Bedarfe der Organisation
Jedes Unternehmen ist anders - und dementsprechend hat auch jede Firma andere Anforderungen, wenn es um die Auswahl einer Onboarding-Software geht. Der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Plattform besteht darin, die spezifischen Bedarfe der Organisation zu ermitteln.

Wird vielleicht in erster Linie nur eine Software für die Verwaltung von Onboarding-Dokumenten benötigt oder muss es doch eine umfangreichere Lösung für das komplette HR-Management sein? Sobald eine klare Vorstellung davon vorliegt, was das eigene Unternehmen braucht, können die Optionen schon drastisch eingegrenzt werden.

Nur dann, wenn man sich ausreichend Zeit nimmt, die jeweiligen Anforderungen des Onboardings im Betrieb zu ermitteln, können Verantwortliche sicherstellen, dass sie eine Plattform wählen, die ihnen effektiv hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Die Größe der Firma
Die Größe des Unternehmens spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahl der richtigen Onboarding-Software. Bei großen Belegschaften sind tendenziell auch mehr neue Mitarbeiter*innen zu managen. Die Onboarding-Plattform muss also eine entsprechend große Anzahl an Prozessen – mit womöglich sehr unterschiedlichen Bedingungen - umsetzen können.

Wenn hingegen nur wenige Mitarbeiter*innen vorhanden sind, kann auf ein weniger leistungsstarkes Programm zurückgegriffen werden. Dabei sollten Verantwortliche aber auch die möglichen zukünftigen Anforderungen im Blick behalten. Sie sind gut beraten, eine Lösung zu wählen, die flexibel mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten kann. Andernfalls kann es passieren, dass die Onboarding-Software früher oder später gewechselt werden muss, was natürlich ein zeitaufwendiges Unterfangen ist.

Die Bedarfe der neuen Mitarbeiter*innen
Es ist wichtig, eine Onboarding-Software zu wählen, die den spezifischen Anforderungen der neuen Mitarbeiter*innen entspricht. So brauchen Auszubildende womöglich eine andere Unterstützung als Fachkräfte, die schon seit Jahren in ihrem Beruf arbeiten. Auch in verschiedenen Branchen gibt es unterschiedliche Bedarfe oder ebenso spezielle gesetzliche Vorgaben.

Verantwortliche sollten darauf achten, eine Plattform zu wählen, die es ihren neuen Kolleg*innen möglichst leicht macht, sich einzuarbeiten und vom ersten Tag an produktiv zu sein. Eine gut konzipierte bzw. genau auf die Bedarfe der Mitarbeiter*innen zugeschnittene Plattform spart (auf lange Sicht) viel Zeit und Geld. Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, um die richtige Lösung zu finden.

Die Funktionen der Onboarding-Software
Bei der Auswahl einer Onboarding-Software ist es selbstverständlich essenziell, den Bedarf an Funktionen abzuschätzen. Je mehr Features an Bord sind, desto teurer wird die Lösung gemeinhin. 

Sind wirklich individuelle Workflows erforderlich, soll die komplette Kommunikation über die Plattform erfolgen oder doch lieber per E-Mail, Telefon etc. und müssen Schulungen direkt im Onboarding-Tool geschaltet werden oder ist dies auf anderem Wege sinnvoller?

Sobald die benötigten Funktionen ermittelt wurden, sollte die Auswahl an Plattformen recht gering geworden sein. Diese verbleibenden Optionen gilt es jetzt noch hinsichtlich der folgenden Punkte zu vergleichen.

Die Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Verantwortliche bei der Auswahl einer Onboarding-Software berücksichtigen sollten. Einige Plattformen sind tatsächlich deutlich benutzerfreundlicher als andere.

Interessierte sollten sich immer vor Augen halten: Selbst die mächtigste Onboarding-Lösung kann niemals ihr ganzes Potenzial entfalten, wenn Personaler*innen oder neue Mitarbeiter*innen sie aufgrund einer unvorteilhaften Usability nicht voll ausnutzen.

Das Letzte, was Verantwortliche wollen, ist, dass neue Kollege*innen mit der Software nicht zurechtkommen und die Nutzung aufgeben. Somit gilt es sehr genau darauf zu achten, dass die Plattform höchst benutzerfreundlich und generell einfach zu bedienen ist.

Der Support des Onboarding-Software-Anbieters
Bei der Auswahl einer Onboarding-Software sollte ebenfalls auf den Support des Anbieters geschaut werden. Einige Unternehmen bieten keinen unmittelbaren Kundendienst an. Andere punkten mit vielen Kontaktwegen und einem 24/7-Support.

Die beste Möglichkeit, sich über den Support eines Anbieters zu informieren, ist das Lesen von Online-Bewertungen. Es schadet zudem nicht, sich direkt an den Provider des Onboarding-Systems zu wenden und ihm einige (vielleicht kritische) Fragen zu stellen. Je nachdem, wie mit diesen umgegangen wird, ist der Service dann direkt zu bewerten.

Was kosten die Tools aus dem Onboarding-Software-Vergleich?

Onboarding-Tools gibt es im obigen Vergleich in einer sehr breiten Preisspanne. Manche Programme sind bereits für um die zehn Euro pro Monat erhältlich. Andere können sogar mehrere tausend Euro monatlich kosten. Wie teuer eine entsprechende Lösung schließlich ist, hängt vor allem vom jeweiligen Funktionsumfang ab.

Eine ausschließliche HR-Onboarding-Software, die zentral eine Management-Plattform für wichtige Dokumente und eine einfache Self-Service-Option für neue Mitarbeiter*innen bietet, gibt es schon für ca. 50 bis 100 Euro im Monat.

Umfangreichere Onboarding-Workflow-Software, die vielleicht noch in eine größere HR-Management-Lösung eingebettet ist, schlägt jedoch schnell mit mehreren hundert Euro zu Buche.