Pimp Your Employee Lifecycle: So verlängerst und verbesserst du den Mitarbeiterlebenszyklus
Der Employee Lifecycle umfasst alle Phasen und Prozesse von vor der Bewerbung bis nach der Kündigung
- Was umfasst der Employee Lifecycle?
- Warum ist es wichtig, den Employee Lifecycle optimal zu gestalten?
- Welche Umsetzungstipps helfen beim Optimieren des Employee Lifecycles?
- Wie lassen sich die Employee Lifecycles deiner Mitarbeitenden verbessern?
- Fazit: Darum ist ein guter Mitarbeiterlebenszyklus wichtig für dein Team
Wenn wir an die typischen Arbeitsschritte in der Personalabteilung denken, kommen uns vor allem Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Arbeitsverträge in den Sinn. Die HR-Verantwortlichen haben allerdings mittlerweile einen enormen Workload auf ihrem Schreibtisch. Denn selbst wenn Vakanzen besetzt werden, garantiert dies nicht, dass alle Mitarbeitenden zufrieden und dem Unternehmen lange treu bleiben werden.
Für alle Firmen, die Mitarbeitende einstellen und langfristig mit ihnen planen wollen, lohnt sich der Blick auf den gesamten Employee Lifecycle. Und dieser beginnt nicht erst mit dem eintrudelnden Lebenslauf und endet auch nicht mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag.
Vielmehr beginnt der Lebenszyklus deiner Teammitglieder bereits mit dem Ruf der Arbeitgebermarke und endet praktisch nie – auch nach Verlassen des Unternehmens. Um dieses immer größer werdende Arbeitspensum zu schaffen, sollten Personaler*innen auf ganzheitliche HR Tools setzen, mithilfe derer sich der Employee Lifecycle optimieren lässt.
Was umfasst der Employee Lifecycle?
Der Employee Lifecycle (kurz: ELC) bzw. auf Deutsch Mitarbeiterlebenszyklus beschreibt die verschiedenen Phasen, die Mitarbeitende während ihrer gesamten Laufbahn in einem Unternehmen durchlaufen. Dieses Modell dient als Leitfaden für dich als Arbeitgeber*in, um den Umgang mit deinen Angestellten strukturiert zu gestalten und ihre langfristige Bindung und Zufriedenheit zu fördern. Der Employee Lifecycle beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und setzt sich nach dem beendeten Arbeitsverhältnis fort, sofern du den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden pflegst.
Das Modell besteht aus sieben Phasen, die jede Interaktion zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden abdecken:
- Attraction (Anziehung): der erste (oft indirekte) Kontakt mit deinem Unternehmen
- Recruiting (Einstellung): der gesamte Bewerbungsprozess von Stellenausschreibung bis Zu- oder Absage
- Onboarding (Einarbeitung): die Eingliederung des*der neuen Mitarbeitenden
- Development (Weiterentwicklung): kontinuierliche Förderung und Entwicklungsmöglichkeiten durch Schulungen oder Karriereplanung
- Retention (Bindung): Maßnahmen wie Gehaltserhöhungen und regelmäßige Feedbackgespräche, um Anerkennung zu zeigen
- Exit (Ausstieg): bestenfalls ein professionelles und respektvolles Ausscheiden aus dem Unternehmen, inklusive eines Offboarding-Prozesses
- Alumni (Ehemalige): Funktion als wertvolle Markenbotschafter*in und die weitere Beziehungspflege
Übrigens: Die Phasen sind unterschiedlich lang und unterschiedlich relevant. Die erste und siebte Phase sind nur bedingt durch dein HR-Team beeinflussbar, daher liegt in vielen Unternehmen der Fokus auf der Zeit zwischen Recruiting und Offboarding. Recruiting und Onboarding stellen darüber hinaus die Candidate Journey dar; also die Zeitspanne, in der die Zielgruppe noch nicht angestellt ist.
Warum ist es wichtig, den Employee Lifecycle optimal zu gestalten?
Wenn du den Mitarbeiterlebenszyklus bereits durch Employer Branding verbesserst, erhöhst du deine Chancen, in den Phasen Attraction und Recruiting viele qualifizierte Jobsuchende anzusprechen. Genießt dein Unternehmen ein gutes Ansehen, merkst du das an der Anzahl an Bewerbungen und letztlich auch an größeren Erfolgen deiner Marke. Denn auch, wenn es nicht zur Einstellung kommt, können Bewerber*innen von einer positiven Candidate Experience profitieren und deine Arbeitgebermarke stärken.
Ein gut durchdachter Employee Lifecycle reduziert außerdem die Kosten für Personalbeschaffung. Durch Mitarbeiterzufriedenheit kannst du nämlich die Fluktuation senken und musst dich nicht noch einmal auf die kostspielige und zeitaufwendige Suche nach neuen Mitarbeitenden machen. So sparst du dir neben den Ausgaben für Stellenanzeigen auch die erforderlichen To-dos deines Recruiting-Teams.
Mitarbeitende, die sich durch gezielte Entwicklungsmaßnahmen gefördert fühlen, zeigen in der Regel eine höhere Leistungsbereitschaft und letztlich bessere Leistungen. Das trägt erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Insbesondere die Phasen Onboarding und Development spielen dabei eine tragende Rolle. Schließlich stellen sie sicher, dass Mitarbeitende zum einen schnell mit anpacken können und zum anderen in der Lage sind, ihr volles Potenzial zu entfalten.
Ein optimierter Employee Lifecycle fördert die Mitarbeiterbindung. Wenn die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden in jeder Phase des Lebenszyklus berücksichtigt werden, fühlen sie sich nämlich wertgeschätzt und sind motivierter, länger im Unternehmen zu bleiben.
Sobald ein*e Mitarbeitende*r dein Unternehmen verlässt, kannst du die beiden letzten Phasen des Employee Lifecycles dazu nutzen, dass du Feedback darüber erhältst, wieso jemand deine Firma verlassen möchte. In manchen Fällen kannst du aus den Kritikpunkten Rückschlüsse ziehen, um Mitarbeiterbindung, Arbeitsklima oder Recruiting zu verbessern. Nach dem Exit kann das ehemalige Teammitglied wiederum dazu beitragen, dass deine Firma eine gute Reputation als Arbeitgeberin genießen kann, wo sich nun der Lebenszyklus schließt.
Welche Umsetzungstipps helfen beim Optimieren des Employee Lifecycles?
Bei all diesen Schritten finden sich eine Reihe an möglichen Hindernissen, die du jedoch mit Tipps in der Umsetzung überwinden kannst:
Potenzielle Schwachstellen des Employee Lifecycles | Mit diesen Tipps optimierst du den Mitarbeiterlebenszyklus |
Fehlende Struktur und Konsistenz Ohne einen klaren Plan und eine Strategie dahinter vernachlässigst du wichtige Schritte bei Onboarding oder Entwicklung, was zu Unsicherheiten der Mitarbeitenden und zu einer höheren Fluktuation führen kann. | Frühzeitige Planung und klare Prozesse Jeder Employee Lifecycle beginnt bereits bei der Planung der Bewerbungsprozesse. Du solltest alle Schritte von Attraction bis Offboarding für die Bewerbenden positiv gestalten und feste Verantwortlichkeiten im Team festlegen. |
Schlechte oder ausbleibende Kommunikation Unzureichende Kommunikation betrifft sowohl den Bewerbungsprozess als auch den internen Austausch während der Anstellung. Frustration ist eine häufige Folge, wenn keine Transparenz vorliegt. | Ständiger und ehrlicher Kontakt Offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist entscheidend. Speziell beim Onboarding benötigen Mitarbeitende regelmäßiges Feedback. Aber sie sollten auch immer Kritik anbringen dürfen und nicht auf taube Ohren stoßen. |
Zeit- und Ressourcenaufwand Für die Implementierung eines effektiven Employee Lifecycles sind Zeit und Ressourcen erforderlich. Unternehmen, die kaum Kapazitäten für ihre Personalentwicklung freigeben, laufen Gefahr, dass Angestellte weniger leistungsstark, unzufrieden oder der Firma abtrünnig werden. | Minimierter Aufwand, aber genug Ressourcen Wende genug Ressourcen auf, damit sich dein HR-Team auf den (individuellen) Employee Lifecycle konzentrieren kann. Mache dir dazu die Vorteile bewusst und nutze Personalsoftware, um Prozesse effizienter zu gestalten – wie genau, erfährst du im nächsten Abschnitt. |
Wie lassen sich die Employee Lifecycles deiner Mitarbeitenden verbessern?
Klassische HR-Tools können dich bei fast allen Phasen des Employee Lifecycles unterstützen:
- Bewerbungsmanagement (Recruiting)
- Onboarding
- HR-Management (Development / Retention)
Oder du setzt bei dem gesamten Employee Lifecycle auf eine ganzheitliche Lösung wie Factorial. Die HR-Software zählt mehr als 11.000 Kund*innen in über zehn Ländern und richtet sich vorwiegend an Personalleitungen in mittelständischen Unternehmen. 2022 erreichte das Unternehmen mit Hauptsitz in Spanien Einhorn-Status.
Factorial zeigt eine Vielzahl von Funktionen, die speziell auf die Herausforderungen im Employee Lifecycle ausgelegt sind:
- Automatisierung beim Recruiting
Factorial vereinfacht den gesamten Rekrutierungsprozess, indem es Multi-Posten auf verschiedenen Jobportalen erlaubt. Außerdem bieten KI-generierte Stellenbeschreibungen, personalisierte Karriereseiten und Vorlagen für Bewerberkommunikation praktische Wege, effizienter zu arbeiten. - Effektives Onboarding
Mit den Onboarding-Funktionen von Factorial kannst du neuen Mitarbeitenden Aufgaben schon vor ihrem ersten Arbeitstag geben. Automatisierte Workflows gewährleisten, dass der Fortschritt des Einlernens transparent bleibt und sich alle nötigen Dokumente zentral managen lassen. - Nahtloser Übergang zwischen Recruiting und Onboarding
Die Software kümmert sich um eine reibungslose Datenübertragung zwischen Bewerbungs- und Onboarding-Phasen. Dabei hilft die spezielle Integration von Aufgaben- und Dokumentenmanagement.
Mehrere KI-Funktionen von Factorial helfen beim optimalen Employee Lifecycle.
Wenn der Lebenszyklus neuer Teammitglieder dann in die Entwicklungs- und Bindungsphasen geht, unterstützt Factorial Teams mit folgenden Features, beispielsweise in der eigenen HR-Portal-App:
- Dokumentenmanagement und elektronische Signaturen
- Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterengagement, einschließlich Umfragen und eNPS (Employee Net Promoter Score)
- Personaleinsatzplanung
- Abwesenheitsmanagement
- Zeiterfassung
- Verwaltung von persönlichen Informationen
- Ausgabenmanagement
- Bereitstellung eines Dashboards und eines Kalenders
Schichtpläne sind beispielsweise über das Portal von Factorial einsehbar.
Zusätzlich bietet Factorial als DATEV Corporate Partner diverse Pre-Payroll-Dienste an.
Die Implementierung eines umfassenden HRMS wie Factorial ist entscheidend, damit du den Employee Lifecycle der Mitarbeitenden effektiv verbesserst. Durch die Automatisierung und Prozessoptimierung in den Phasen Recruiting und Onboarding kannst du nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Mitarbeitererfahrung einfach aufpeppen.
Mithilfe von Performance-Funktionen von Factorial sorgst du für einen verbesserten Employee Lifecycle.
Fazit: Darum ist ein guter Mitarbeiterlebenszyklus wichtig für dein Team
Die ersten Schritte im Employee Lifecycle – die Bewerbung und das Onboarding – sind entscheidend für den Gesamterfolg des*der Mitarbeitenden im Unternehmen. Ein reibungsloser Bewerbungsprozess und ein effektives Onboarding tragen erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei.
Während der laufenden Anstellung trägt die Optimierung der Phasen Development und Retention dazu bei, dass du in deinem Unternehmen die Fluktuation senken kannst. Dazu müssen offenes Feedback und Möglichkeiten zur Weiterbildung gegeben sein. In der Exit-Phase erfolgt das Offboarding des Teammitglieds. Die allererste und die letzte Phase des Employee Lifecycles sorgen zudem für ein Employer Branding, um in Zeiten des Fachkräftemangels immer noch ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.
Oft finden diese Phasen jedoch durch ineffiziente und manuelle Abläufe statt, die sowohl zeitliche Kapazitäten als auch Personalkosten erfordern. Ganzheitliche HR-Softwares wie Factorial bieten mehrere Lösungen, um diese Schwachstellen zu umgehen, indem sie alle Schritte der Candidate Experience verbessern können.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
