Verstehen wir uns? Feedback richtig geben und nehmen

1. Was ist Feedback überhaupt?
2. Warum wird Feedback häufig als etwas Lästiges wahrgenommen?
3. Was ist Feedback nicht?
4. Warum brauchen wir Feedback?
5. Was heißt Feedback geben?
6. Wann wird Feedback gegeben?
7. Muss man Feedback immer annehmen?
8. Welche Feedback-Methoden gibt es?
9. Die wichtigsten Feedback-Regeln für Feedbackgeber*innen
10. Kriterien für Feedbacknehmer*innen
11. Die zwei wichtigsten Dinge zum Schluss:
12. Fazit

Feedback ist einer der wichtigsten Grundbausteine für gute Zusammenarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung, sowohl persönlich als auch im Team. Doch viel zu häufig wird diese wertvolle Methode nicht richtig genutzt. Missverständnisse, unklare Kommunikation und falsches Vorgehen führen dazu, dass Feedback seine Wirkung verliert. Wie also können wir dieses mächtige Tool sinnvoll nutzen?

Um die Vorteile von Feedback zu erkennen und zu verstehen, wie es zum Booster für Weiterentwicklung und wirklich gute Zusammenarbeit werden kann, braucht es ein paar Hintergründe und gute Methoden, um Feedback richtig zu geben und auch anzunehmen.

Was ist Feedback überhaupt?

Mal ganz nüchtern betrachtet, ist Feedback erst einmal nur eine Rückmeldung an eine Person oder auch eine Gruppe. Diese Rückmeldung kann sich auf das Verhalten, die Leistung oder auf Arbeitsergebnisse beziehen. Ursprünglich kommt der Begriff, wer hätte es gedacht, aus dem Englischen und aus der Technik. Er bedeutet so viel wie Rückfütterung von Daten. Dieses Konzept wurde auf den sozialen Bereich übertragen und wird seither als Feedback im Unternehmenskontext verwendet. Der*die Feedbacknehmer*in soll dadurch die Möglichkeit bekommen, Informationen zu erhalten, die er*sie selbst nicht wahrnehmen kann und die ihm*ihr Möglichkeiten aufzeigen, sich selbst weiterzuentwickeln.

Dabei besteht Feedback, wenn man es ganz genau nimmt, immer aus zwei Mitteilungen: Zum einen die Mitteilung an den*die Feedbacknehmer*in und zum anderen die Selbstmitteilung von dem*der Feedbackgeber*in. Da auch er*sie durch das Feedback etwas von sich selbst und den eigenen Erwartungen, Bedürfnissen und Erfahrungen, kurz genannt der eigenen „Landkarte“, preisgibt.

Der Begriff der „Landkarte“ stammt aus dem systemischen Kontext. Und umfasst alle Überzeugungen, Erfahrungen, Werte, Bedürfnisse und Einstellungen, die eine Person mitbringt. Ganz häufig gehen wir davon aus, dass unser eigenes Verhalten oder auch unsere eigenen Annahmen richtig sind. Dadurch bilden wir automatisch Kategorien von „erwünscht“ und „unerwünscht“ oder „normal“ und „unnormal“. Im Systemischen geht man jedoch davon aus, dass jede*r von uns eine eigene „Landkarte“ besitzt, die durch Erziehung, soziales Umfeld und Erfahrungen geprägt ist. Diese „Landkarte“ sieht bei jeder Person anders aus, weshalb es beim Feedback auch immer wichtig ist, nicht zu bewerten, sondern nur von der eigenen Beobachtung zu sprechen. Während man dies tut, öffnet man die eigene „Landkarte“ und lässt andere daran teilhaben.

Warum wird Feedback häufig als etwas Lästiges wahrgenommen?

Wenn du dich an Situationen in deinem Unternehmen erinnerst, was verbindest du dann mit Feedback?

Mir werden häufig Situationen wie diese geschildert:

• Feedback heißt bei uns: Mein*e Chef*in bewertet mich und meine Arbeit.
• Kolleg*innen stören ungefragt den eigenen Arbeitsprozess, geben ihr „Feedback“ von sich und gehen dann einfach wieder.
• Feedback ist bei uns in der Regel Kritik. 

Alleine schon in diesen drei Beispielen stecken viele Missverständnisse, die in Unternehmen immer wieder auftreten.

Was ist Feedback nicht?

• Feedback ist niemals nur eine Einbahnstraße von Führungskraft zu Mitarbeiter*in.
• Feedback sollte niemals ungefragt gegeben werden.
• Feedback ist immer ungleich Kritik.  

Es gibt eine klare Abgrenzung zwischen Feedback und Kritik. Wenn wir aufgefordert eine Rückmeldung geben, dann handelt es sich um Feedback. Das kann sowohl positiv als auch negativ sein. Tun wir das Ganze unaufgefordert, handelt es sich um Lob oder Kritik.

Viele von uns haben es vielleicht schon erlebt: Ein*e Kolleg*in kommt an den Schreibtisch und wird „etwas los“ und geht dann gleich wieder. Das wird dann als Feedback bezeichnet, weil in dem Unternehmen eine Feedbackkultur ja so wichtig ist und gelebt wird. In der Realität hat das aber wenig mit Feedback zu tun.

Quelle: eigene Darstellung

Feedback soll nicht zum „Abkotzen“ dienen, sondern immer dazu, die eigenen sogenannten blinden Flecken sichtbar zu machen und dadurch das persönliche Wachstum anzuregen und/oder die Zusammenarbeit zu verbessern.

Warum brauchen wir Feedback?

Ein hilfreiches Modell, um das zu verinnerlichen, ist das Johari-Fenster von Joseph Luft und Harry Ingham.

Quelle: eigene Darstellung

Das Johari-Fenster zeigt deutlich, weshalb Feedback so wertvoll ist, um sich selbst weiterzuentwickeln und damit auch die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern. Es gibt manche Bereiche, also manche Verhaltensweisen, die uns selbst unbekannt sind. Das sind die sogenannten blinden Flecken. Diese können einem selbst nur bewusst werden und damit in den Bereich der öffentlichen Person rutschen, wenn andere uns Feedback zu unserem Verhalten geben.

Ebenso verhält es sich mit dem Bereich „Mein Geheimnis“. Hier liegen Dinge, wie beispielsweise unsere Bedürfnisse, die uns selbst bekannt sind, aber den Teamkolleg*innen (noch) nicht. Diese Dinge rücken nur dann in den Bereich der „öffentlichen Person“, wenn wir beispielsweise in einem Feedbackgespräch benennen, weshalb uns manche Dinge gefallen und andere wiederum nicht. Hier sind wir im Bereich der Selbstmitteilung, also der zweiten Mitteilung in einem Feedback, gelandet.

Was heißt Feedback geben?

Feedback geben heißt also:

• Ich teile meine Beobachtung zum Verhalten, zur Leistung oder zu Arbeitsergebnissen einer anderen Person mit ihr.
• Ich teile der Person mit, wie dieses Verhalten, die Leistung oder das Arbeitsergebnis auf mich wirkt und
• Was ich mir von ihr wünsche bzw. was ich brauchen würde.

Wann wird Feedback gegeben?

Feedback sollte immer dann gegeben werden, wenn wir eine sogenannte Spannung spüren. Eine Spannung ist dabei etwas, das wir in uns selbst wahrnehmen. Das kann beispielsweise Freude sein oder Begeisterung, weil der*die Kolleg*in die Präsentation schön designt hat oder aber eine Frustration, weil man wütend ist über das Verhalten eines*r Kolleg*in. In diesen Situationen sollten wir die Kolleg*innen direkt darauf ansprechen. Hierbei handelt es sich um situatives Feedback. Die Situation ist noch relativ frisch, und wir geben direkt eine Rückmeldung dazu. Neben dem situativen Feedback gibt es auch noch das geplante Feedback, zu konkret festgelegten Zeiten: Wie beispielsweise nach abgeschlossenen Aufgaben, Projekten oder in dafür vorgesehenen Formaten wie Teamfeedbacks oder Mitarbeiter*innen-Gespräche.  

Muss man Feedback immer annehmen?

Doch egal, um welches Format es sich handelt: Ob das Feedback angenommen wird oder auch nicht, liegt immer in der Verantwortung des*der Feedbacknehmer*in.

Wichtig ist jedoch, sich erst einmal etwas Zeit zu lassen und das Feedback zu reflektieren. Denn auch wenn Feedback immer als Geschenk bezeichnet wird, kann es doch auch ganz schön wehtun, wenn man beispielsweise hört, was eine andere Person einem zum eigenen Verhalten mitteilt. Das braucht manchmal etwas Zeit, um die erste emotionale Reaktion sacken zu lassen und dann unvoreingenommen und offen zu überlegen, ob die Rückmeldung gerechtfertigt ist und wirklich hilfreich oder eben auch nicht.

Dies kann natürlich, je nach Situation und auch Grund für das Feedback, Konsequenzen haben. Erhält man beispielsweise mehrfach das Feedback, dass man das Team bezüglich des eigenen Fortschritts im Projekt auf dem Laufenden halten soll, und nimmt dies konstant nicht an, kann es je nachdem auch zu einem Ausschluss aus dem Projekt führen. Dennoch liegt die Entscheidung, das eigene Verhalten zu ändern, immer bei der Person selbst.

Welche Feedback-Methoden gibt es?

Methoden helfen uns dabei, unser Verhalten zu verändern und somit auf Dauer auch unser Mindset. Wollen wir Feedback also sinnvoll nutzen, macht es Sinn, sich mit verschiedenen Methoden auseinanderzusetzen, die uns dabei helfen, Feedback richtig zu geben und dadurch auch besser annehmen zu können.

Hier ein paar beispielhafte Methoden: 

I like – I wish

Für situatives Feedback eignet sich die kurze und sehr einprägsame Methode I like, I wish, die ich zum ersten Mal im Magazin neue Narrative entdeckt habe. Hier beschreibt man direkt nach einer Situation folgende zwei Punkte:

• I like – Was lief gut? Was mochte ich?
• I wish – Was wünsche ich mir noch für die Zukunft? 

Hat beispielsweise ein*e Kolleg*in im Team einen neuen Produkt-Pitch vorgestellt, kann man ihm*ihr direkt danach Feedback dazu geben.

„Dein Storytelling in der gesamten Präsentation hat mir sehr gut gefallen. Was ich mir noch wünschen würde für die Zukunft, ist zu Beginn ein kurzer Überblick, was uns in dem Pitch erwartet.“

Die drei W's

Die drei W's bestehen aus den Komponenten Wahrnehmung, Wirkung sowie Wunsch und helfen dabei, vor allem kritisches Feedback konstruktiv und aus der eigenen Perspektive zu geben.

Wahrnehmung: Im ersten Schritt geht es darum, die eigene Wahrnehmung, also die eigene Beobachtung, so genau wie möglich zu schildern.

„Thea, ich habe heute Morgen beobachtet, dass du die leere Milch wieder zurück in den Kühlschrank gestellt hast.“

Wirkung: Nach der Beobachtung geht es darum, zu schildern, welche Wirkung dieses Verhalten auf mich als Person hatte.

„Auf mich wirkt das unkollegial.“

Wunsch: Zum Schluss ist es wichtig, konkret zu benennen, was man sich anstelle des gezeigten Verhaltens wünschen würde.

„Ich würde mir wünschen, dass wir im Team alle darauf achten, dass wir beispielsweise die leere Milch in den Mülleimer werfen und eine neue in den Kühlschrank stellen.“

Durch die Formulierung in der Ich-Perspektive und das Schildern der eigenen Beobachtung schafft man beim Gegenüber bereits mehr Akzeptanz und Offenheit. Es klingt anders, ob man zu einem*r Kolleg*in sagt „Du bist unkollegial“ oder „Ich nehme dein Verhalten als unkollegial wahr“ und dabei auch noch genau benennt, woher diese Meinung kommt. Außerdem zeigt dieses Beispiel, dass es in diesem Fall nur um das Beispiel mit der Milch geht und der*die Kolleg*in sich nicht in jedem Verhalten als unkollegial zeigt. Auch das wiederum hat einen positiven Einfluss auf die Wirkung des Feedbacks.

Die gewaltfreie Kommunikation

Eine Erweiterung der drei W's bildet die gewaltfreie Kommunikation von Marshall B. Rosenberg. Sie bezieht zusätzlich noch die Ebene der eigenen Bedürfnisse mit ein und kann dadurch noch mehr Verständnis und Akzeptanz im Team schaffen. Indem in einem Team über Bedürfnisse gesprochen wird, können Konflikte vermieden werden und es entsteht ein vertrauensvolles Verhältnis untereinander.

Hierzu gehören:

Die eigene Beobachtung: Was habe ich beobachtet?

„Thea, ich habe heute Morgen beobachtet, dass du die leere Milch wieder zurück in den Kühlschrank gestellt hast.“

Das eigene Gefühl: Wie geht es mir mit dieser Beobachtung? Welche Gefühle löst das in mir aus?

„Das macht mich wütend.“

Die eigenen Bedürfnisse: Welches Bedürfnis wurde ggf. verletzt? Welches Bedürfnis steht hinter dem Gefühl?

„Für mich ist Fairness im Team sehr wichtig und die ist für mich durch so ein Verhalten nicht gegeben.“

Die eigene Bitte: Was brauche ich von dir?

„Könntest du zukünftig die leere Milchpackung bitte in den Mülleimer werfen und eine frische Milch in den Kühlschrank stellen?“

Retrospektiven

Retrospektiven eignen sich immer dann, wenn man sich im gesamten Team Feedback geben möchte, beispielsweise zur Zusammenarbeit im letzten Monat. Hierbei kann es sinnvoll sein, eine*n Moderator*in dabei zu haben, der*die nicht zum Team gehört, und als Team gemeinsam darauf zu schauen: Was lief in Bezug auf unsere Zusammenarbeit im letzten Monat?

• Gut?
• Weniger gut?
• Woran wollen wir die nächsten vier Wochen arbeiten?

Die wichtigsten Feedback-Regeln für Feedbackgeber*innen

• Beschreiben statt bewerten: Feedback ist immer subjektiv. Daher muss immer die eigenen Empfindungen benannt und keine Bewertung abgeben werden. „Du bist so egoistisch“ vs. „Ich nehme dich als egoistisch wahr.“
• Konkret statt allgemein: Alltagsbeispiele konkret beschreiben, damit klar ist, worum es geht. „Ich habe in letzter Zeit häufiger beobachtet, dass du die letzte Milch genommen und keine neue besorgt hast […].“
• Ich statt man: Feedback ist subjektiv. Daher ist es wichtig, Feedback immer in Ich-Botschaften zu formulieren und nicht in „Man“-Aussagen.
• Erwünscht statt aufgedrängt: Ist das Feedback erwünscht? Es ist immer wichtig zu fragen, ob man Feedback geben darf und der Zeitpunkt gerade passt.
• Wertschätzend statt verletzend: Jede*r hat seine eigene „Landkarte“. Sei dir daher immer bewusst, dass die andere Person aus einem guten Grund so handeln kann, und gehe wertschätzend, nicht verurteilend, mit ihr um.  
• Brauchbar: Frage dich davor, ob der*die Feedbacknehmer*in Einfluss auf das Verhalten, die Leistung oder das Ergebnis hat oder nicht.
• Unmittelbar statt irgendwann: Situatives Feedback ist meist besser verständlich, also lange aufgeschobenes. Der Zusammenhang ist so meist nachvollziehbarer.
• Wünsche formulieren: Vergiss nicht, deine Wünsche oder deine Bitte zu formulieren, sodass der*die Feedbacknehmer*in auch weiß, was sie aus deiner Sicht verändern kann.

Kriterien für Feedbacknehmer*innen

• Zuhören statt rechtfertigen: Höre dem*der Feedbackgeber*in aktiv zu und versuche zu verstehen, was er*sie dir mit dem Feedback mitteilen will.
• Annehmen statt verteidigen: Nimm das Feedback erst einmal an und versuche dich nicht zu verteidigen. Reflektiere das Feedback in Ruhe und schaue dann, was davon du annehmen möchtest, und was nicht.
• Nachfragen bei Unklarheiten: Ist dir irgendetwas im Feedback nicht ganz klar, frage gerne nach, um es zu verstehen. Fange aber nicht an, dich zu rechtfertigen.
• Selbstverantwortung: Jede*r entscheidet selbst, was er*sie annimmt und was nicht.  
• Rückmeldung an den*die Feedbackgeber*in: Was hat das Feedback bewirkt? War es hilfreich?
• Für Feedback danken.

Die zwei wichtigsten Dinge zum Schluss:

1. Werdet nicht komisch beim Feedback geben, nur weil ihr bestimmte Methoden anwendet. Versucht eure eigene Sprache innerhalb der Methodik, wie beispielsweise der gewaltfreien Kommunikation, zu finden.
2. Beim Feedback geht es immer um die Rolle, das Verhalten, die Leistung oder das Ergebnis, aber niemals um die Person. Im Kontext der neuen Arbeit spricht man hier auch von „Role vs. Soul“. Dieser Ausdruck stammt aus dem Konzept Holokratie und soll die Trennung zwischen Rolle und Person verdeutlichen.

Fazit

Feedback ist ein sehr kraftvolles Tool, um die persönliche Weiterentwicklung anzuregen, das eigene Selbstbild zu präzisieren und die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Wichtig dafür ist es, dass alle Mitarbeiter*innen verstehen, was genau hinter Feedback steckt, sie darin zu trainieren, Feedback auf eine wertschätzende Art und Weise zu geben und anzunehmen sowie eine Feedbackkultur zu schaffen, die genau das ermöglicht. Durch die Anwendung passender Methoden wird sich das Verhalten der Mitarbeiter*innen und somit auch das Mindset bezüglich Feedback verändern.

Buchtipps:

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity" von Kim Scott

“Gewaltfreie Kommunikation: Eine Sprache des Lebens“ von Marshall B. Rosenberg